Unidad 5 de Auditoria - Copia

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    21-Nov-2015

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CARACTERSTICAS DE LA ESCALA DE MEDICIN

Tomando en considerando que la medicin es aquel instrumento que nos permite realizar o llevar a cabo un anlisis profundo de las variables; es realmente necesario e importante que la medicin tenga una serie de caractersticas generales que deben analizarse y considerarse en cualquier proceso de auditora, y en tal sentido la medicin deber ser:

1.- ntegra: Debe ser aplicable a todas y a cada una de las variables de estudio de la organizacin.

2.- Indirecta: Dado que las variables administrativas solo son mesurables en las manifestaciones que se puedan observar dentro de la organizacin y a dems la medicin de actitudes de todos aquellos individuos integrantes de la organizacin.

3.- Cientfica: La realizacin y la metodologa empleada para su realizacin, debe de ser cientfica, tanto en la bsqueda u obtencin de informacin como en el tratamiento y anlisis de la misma.

4.- Referencial: Considerando que la finalidad de su realizacin est en relacin con las metas y los objetivos propuestos a alcanzar, o con los programas que han sido establecidos de manera previa.

5.- Continua e Integrada: Es de suma importancia y necesario que la medicin sea duradera, constante y siempre integrada a los procesos de todas las reas y por lo tanto de carcter formativo y de retroalimentacin.

6.- Descriptiva: Debido a que proporciona o genera elementos de informacin para que la organizacin obtenga sus propias vas de soluciones a un problema planteado.

Por otra parte, en general las escalas de medicin contribuyen o ayudan en el proceso de indicacin de las clases de anlisis estadsticos ms apropiados a la hora del tratamiento de los datos, a dems otra de las caractersticas de la escala de medicin se centra en que la medicin tiene que ver con la dependencia que se tiene de la posibilidad de que se genere una variacin, es decir, que la validez o confidencialidad de la medicin de una determinada variable dependen de las decisiones que se tomen en el momento de realizar las operaciones. TIPOS DE ESCALAS

Escala Nominal

Esta escala puede considerarse como la escala que posee el nivel ms bajo, la cual consiste en la asignacin, puramente arbitraria de nmeros o smbolos a cada una de las categoras diferentes, en las cuales podemos dividir el carcter que observamos, sin establecer relaciones entre las mismas, a no ser el de que cada elemento pueda pertenecer a una y solo una de estas categoras.

Esta escala trata de agrupar las cosas u objetos en clases, de manera tal de que todos aquellos que pertenezcan o formen parte de la misma sean equivalentes respecto del atributo o propiedad en estudio, despus se le asignaran nombres a dichas clases, y a veces, en lugar de atribuirle denominaciones, se le atribuyan nmeros, puede ser una de las razones por las cuales se le conoce como "medidas nominales".

Un ejemplo bien claro acerca de la escala de medicin nominal, sera el siguiente:

Por ejemplo nos interesamos en clasificar o agrupar a los estudiantes de la Universidad Nacional Experimental Martima del Caribe de conformidad a las carreras que cursan.

CarreraNmero asignada a la categora

Administracin 1

Ingeniera 2

Se ha de tener presente que los nmeros asignados a cada categora sirven nica y exclusivamente para identificar la categora y no poseen propiedades cuantitativas.

Escala Ordinal

La escala ordinal es una escala de medicin unidireccional, la cual consiste en una serie de juicios, reflexiones o sentencias que se presentan a una determinada persona la cual va a ser entrevistada., es decir, este tipo de escala est diseada para la recopilacin de datos diferentes de conformidad a con los diferentes puntos de vistas o individualidades de las personas entrevistadas. En la escala ordinal los niveles se presentan en trminos de acuerdo o desacuerdo con la pregunta o sentencia planteada, a dems puede decir que la escala de medicin ordinal se basa en un sistema cuantitativo porque permite que se ordenen una serie de eventos, siempre en funcin de la mayor o menor posesin que tengan de un rasgo en especial.

Un ejemplo claro sera el de las clases sociales, en cuanto a las formas ms habituales de esta escala, nos encontramos con una serie de tems actitudinales como los siguientes: totalmente de acuerdo, de acuerdo, indiferente, en desacuerdo y totalmente en desacuerdo.Escala de intervalos Iguales

La escala de intervalos iguales, se caracterizada por ser una unidad de medida comn y constante que asigna un nmero igual al nmero de unidades equivalentes a la de la magnitud que posea el elemento observado.

En este tipo de escala se presentan los siguientes puntos:

1.- Punto Inicial: Este punto representa una opinin extrema ya sea favorable o desfavorable.

2.- Puntos Intermedios: Representa una opinin neutra de la situacin.

3.- Punto Final: Esta representa por la opinin favorable o desfavorable, la cual est en contraposicin a la inicial.

Algunos ejemplos de una escala de intervalos iguales son:

1) a) excelente b) favorable c) necesita mejorar

2) a) Fcilmente b) Difcilmente c) Muy difcilmente

Escala de coeficientes o Razones

El nivel de medida ms elevada y a dems se diferencia de las escalas de intervalos iguales solo y nicamente por poseer un punto cero propio como origen; es decir, que el punto cero de esta escala de medicin significan o representa la ausencia de la magnitud que estamos midiendo. Si se observa una carencia total de propiedad, podemos disponer de una unidad de medida para tal efecto. A iguales diferencias entre los nmeros asignados corresponden iguales diferencias en el grado de atributo presente en el objeto de estudio. Adems, sabiendo que cero ya no es arbitrario, sino un valor absoluto, se puede afirmar que A posee dos, tres o cuatro veces la magnitud de la propiedad presente en B.

Ejemplo

Si realizamos una encuesta por los diferentes departamentos de la universidad Martima del Caribe, podremos observar que hay departamentos que no tienen computadoras, otros departamentos tienen 6 computadoras que es exactamente el doble de computadoras de aquellos que tienen 3 computadoras.

Otras Escalas o Matrices

Se encuentran o existen una serie o nmero indeterminado de escalas de aplicacin en las ciencias sociales. Para la realizacin o puesta en marcha de cualquier auditoria se pueden utilizar distintas opciones, que de igual manera permiten el manejo y control eficaz y eficiente de los datos.

Ejemplos

Resultados en el Periodo de ReferenciaResultados en el Periodo Anterior

Productos

Ganancias

Costo de Mano de Obra

Matriz de Manejo de Variables Organizacionales

Variables individualVariable GrupalVariable Organizacional

Preguntas

CLASIFICACIN Y CONTENIDO DE LOS CUESTIONARIOS

Su finalidad es obtener datos de varias personas cuyas opiniones interesan al investigador. Es muy popular, fcil de usar y presenta resultados directos. Es importante que este sea sencillo de contestar y que presente unas instrucciones claras y precisas para facilitar su solucin.

Como cualquier instrumento presenta problemas en su elaboracin que deben tomarse en cuenta para no caer en ellos:

Preguntas con ambigedad.

Preguntas mal estructuradas.

Secuencia inadecuada de las preguntas.

Errores en la codificacin de las preguntas.

Excesivo nmero de tems.

Escalas de medidas errneas.

Poblaciones de estudio mal elegidasLos cuestionarios se clasifican segn la estructuracin de las preguntas que contienen, es por esto que debemos conocer la clasificacin de cada una de ellas:

Preguntas Abiertas

Suelen ser de profundizacin, clarificacin o para recoger informacin del encuestado. Son muy adecuadas en los estudios exploratorios y en este caso el investigado aporta la informacin que se le requiere con sus propias palabras.

El nmero de respuesta posible es infinita por lo que requiere de mayor experiencia del entrevistador para centrar la respuesta. Sin embargo se presenta dificultades para clasificar las categoras, por el amplio numero de posibilidades. Ejemplo: PreguntaRespuesta

?

Preguntas Cerradas

Trata de un tipo de pregunta que le da las opciones al encuestado, dejndole a este la libertad de escoger sus respuestas.

Pueden ser dicotmicas (cuando las respuestas son una de dos), mltiples (cuando las respuestas son mas de una) y de escalas de medicin (la respuesta se da segn un grado determinado).

Pregunta cerrada simple: Estn limitadas a dos o tres posibilidades. Este tipo de preguntas nos permite registrar, interpretar, codificar y analizar con mucha facilidad, y no requiere de alto entrenamiento para el entrevistador. Ejemplo:

PreguntaRespuesta

SI No

Pregunta cerrada con respuestas mltiples: Este esquema propone un nmero mayor de alternativas, lo que permite ms posibilidades de respuesta. Su desventaja principal radica en la dificultad para obtener las categoras de respuestas ms adecuadas para el objeto de la investigacin. Ejemplo:

PreguntaRespuesta

a)Ventas

b) Compras

c) Contabilidad

d) Administracin general

Preguntas Semi-Cerradas

Combina las caractersticas de las preguntas cerradas y abiertas, porque permite emitir diferentes respuestas y deja tambin, una opcin abierta identificada, en la cual el encuestado puede expresarse con sus propias palabras.

Adems de las preguntas, los cuestionarios deben incluir las instrucciones que indican como contestarlo, es necesario que estn claramente formuladas, y sean comprensibles para los usuarios a quienes van dirigidas.

Sin embargo, los cuestionarios presentan ciertos riesgos que pueden ir desde la falta de sinceridad en las respuestas, tendencia a decir si a todas las preguntas, hasta la falta de comprensin de las preguntas.

CONTENIDO DE LOS CUESTIONARIOS

a) Informacin general de la organizacin: Aqu se establece el marco de referencia de la organizacin bajo estudio, lo que permitir su plena identificacin y ubicacin; elementos sustanciales para la determinacin del objetivo, alcance y estrategias idneos. Los datos que integran este apartado son:

Nombre o razn social

Giro

Objetivo o atribucin

Registro Federal de Causantes

Ordenamiento jurdico de creacin

Modificaciones

Organigrama

Domicilio oficina central y representaciones

Telfono

Fax

Correo electrnico

b) Informacin del rea: Una vez identificada la organizacin, se deben captar los datos del rea que se esta auditando, lo que har posible la precisin del nivel de anlisis, y la asignacin de responsabilidades y recursos para llevarlo a cabo. Los datos necesarios son:

Nombre del rea

Clave del rea

Fecha

rea de adscripcin

Objetivos

Responsables

Naturaleza (tipo de estudio)

Personal asignado al rea

Fase

Recursos

Instrucciones particulares

DISEOS

Para definir la estructura de una cdula, es necesario precisar con claridad el objetivo que debe cumplir, el rea a la cual est dirigida, el tipo de informacin que debe contener, la forma de llenado, el procedimiento para aplicarla y los resultados que se esperan obtener.

Por sus caractersticas, la cdula facilita el enriquecimiento de la informacin que se recaba al asociar las variables conceptuales con las prcticas, las variables generales con las particulares y relacionar los avances con los objetivos de la auditoria.

Para que las cdulas logren el efecto esperado, en su diseo. Debe observar los criterios siguientes:

1 Destinar un espacio en la parte superior para datos de identificacin, ttulo, fecha y nmero de pgina.

2 De preferencia, dividir la cdula en forma modular, para ordenar y estandarizar la informacin.

3 Reunir y jerarquizar la informacin de acuerdo con su importancia y utilidad.

4 El diseo debe prever el tamao de los espacios para no limitar la extensin del contenido, as como la secuencia y movimiento necesarios para su llenado.

5 Incluir un espacio en la parte inferior par las observaciones, anotaciones diversas y datos de la persona responsable de su aplicacin, de quien se revisa y de quien se audita.

6 Las cdulas que se utilizan para agrupar informacin evaluatoria debe prepararse de acuerdo con los requerimientos especficos de su objetivos.

Por su parte, el diseo de grficos debe desarrollarse en funcin de las necesidades de la auditoria, de forma que simplifique el registro de la informacin y las alternativas para integrar los resultados.

La periodicidad con que se utilicen las cdulas y los grficos est sujeta a las condiciones particulares de la auditoria y la decisin de realizar auditorias de seguimiento.

MODELOS ALTERNATIVOS

El manejo de informacin con estos instrumentos pueden adoptar diferentes formas, siempre y cuando respondan a los requerimientos de la organizacin y muestren los avances y resultados en forma precisa.

Por lo tanto, el auditor tiene que tener claro que, en mucho, el efecto de sus acciones depende de la eleccin que haga para plasmar el contenido de sus papeles de trabajo.

Para facilitar el acceso a los modelos de cdulas y grficos que se presentan, el tratamiento de estos instrumentos se ha dividido en tres partes:

1. Primera parte

Programa de trabajo

Herramientas de diagnstico de evaluacin

2. Segunda parte

Cdula de evaluacin de desempeo

Cdula de evaluacin de servicio

3. Tercera parte

Grficos par la presentacin de resultado

GRFICO

Es la representacin visual de la variacin de las magnitudes que caracterizan un fenmeno y permite establecer la funcin matemtica ms representativa del conjunto de puntos disponibles. Es una especie de esquemtico, formado por lneas, figuras,mapas, utilizado para representar, bien datos estadsticos aescalao segn una cierta proporcin, o bien los elementos de unsistema, las etapas de unprocesoy las divisiones o subdivisiones de unaclasificacin.Entre lasfunciones que cumplen los grficos odiagramasse pueden sealar las siguientes:

Hacen ms visibles los datos,sistemasy procesos.

Ponen de manifiesto sus variaciones y suevolucinhistrica o espacial.

Pueden evidenciar las relaciones entre los diversos elementos de un sistema o de un proceso y representar la correlacin entre dos o ms variables.

Sistematizan y sintetizan los datos, sistemas yprocesos.

Aclaran y complementan las tablas y las exposiciones tericas o cuantitativas.

Elestudiode su disposicin y de las relaciones que muestran pueden sugerirhiptesisnuevas.DISEO Y MODELOS DE GRFICOS

El diseo de grficos debe desarrollarse en funcin de las necesidades de la auditoria para as simplificar el registro de la informacin y las alternativas para integrar los resultados. El diseo debe prever el tamao de los espacios para as no limitar el contenido, la secuencia y movimiento necesarios para su llenado.

La periodicidad de uso de los grficos est sujeta a todas aquellas condiciones particulares de la auditoria ya la decisin de realizar auditoras de seguimiento.

Los modelos alternativos se utilizan para el manejo de informacin, la cual puede adoptar diferentes formas mientras se respondan los requerimientos de la organizacin y muestren los avances en forma precisa, por lo que el auditor debe tener presente que el efecto de sus acciones depender de la eleccin que haga para plasmar el contenido de sus papeles trabajo.

Existe una gran cantidad de modelos de grafico o tambin llamados diagramas y se har mencin de algunos, tales cuales como:

Grficos Univariados

Para trabajar los grficos univariables se debe primero saber lo que es el anlisis estadstico univariable y despus de esto trabajar los mtodos pedidos.

Grficos de Puntos

Es una variacin del diagrama lineal simple el cual est formado por lneas rectas o curvas, que resultan de la representacin, en un eje de coordenadas, de distribuciones de frecuencias, este construye colocando en el eje x los valores correspondientes a la variable y en el eje de las ordenadas el valor correspondiente a la frecuencia para este valor. Proporciona principalmente informacin con respecto a las frecuencias. Este seusacuando solo se necesita informacin sobre la frecuencia.

Grficos de Tallo y Hoja

Es una forma rpida de obtener una representacin visual ilustrativa del conjunto de datos, para construir un diagrama de tallo y hoja primero sedebeseleccionar uno ms dgitos iniciales para los valores de tallo, el dgito o dgitos finales se convierten en hojas, luego se hace una lista de valores de tallo en una columna vertical. Prosiguiendo a registrar la hoja por cada observacin junto al valor correspondiente de tallo, finalmente se indica las unidades de tallos y hojas en algn lugar del diagrama, este se usa para listas grandes y es un mtodo resumido de mostrar los datos, posee la desventaja que no proporciona sino los datos, y no aparece por ningn lado informacin sobre frecuencias y dems datos importantes.

Diagramas o Grficos de Barras

Nombre que recibe el diagrama utilizado para representar grficamente distribuciones discretas de frecuencias no agrupadas. Sellamaas porque las frecuencias de cada categora de la distribucin se hacen figurar por trazos o columnas de longitud proporcional, separados unos de otros. Existen tres principales clases de grficos de barras: Barra simple que se emplean para graficar hechos nicos, barras mltiples que es muy recomendable paracompraruna serie estadstica con otra, para ello emplea barras simples se distintocoloro tramado en un mismo plano cartesiano, una al lado de la otra y por ltimo las Barras compuestas: en este mtodo de graficacin las barras de la segunda serie se colocan encima de las barras de la primera serie en forma respectiva.

El diagrama de barras proporciona informacin comparativa principalmente y este es su uso principal, este diagrama tambin muestra la informacin referente a las frecuencias.

Grficos de Sectores

Es un grfico que se basa en una proporcionalidad entre la frecuencia y el ngulo central de una circunferencia, de tal manera que a la frecuencia total le corresponde el ngulo central de 360.

Grficos Divariados

Para trabajar los diagramas de dispersin, primero debemos saber que es el anlisis estadstico bivariable y las ventajas que este tiene. El anlisis estadstico bivariable es aquel anlisis que opera con datos referentes a dos variables y pretende descubrir yestudiarsus propiedades estadsticas. El anlisis estadstico bivariable se orienta fundamentalmente a lanormalizacinde los valores o frecuencias ce los datos brutos, determina la existencia,direcciny grado de la variacin conjunta entre las dos variables, lo que se realiza mediante el clculo de los coeficientes de correlacin pertinentes, calcula la covarianza oproductode las desviaciones de las dos variables en relacin a sus medias respectivas y por ultimo establece lanaturalezay forma de la asociacin entre las dos variables en el caso de las variables de intervalo.

Diagrama de Dispersin

Es un diagrama que representa grficamente, en un espacio de ordenadas, los puntos de dicho espacio que corresponden a los valores correlativos de una distribucin bivariante conjunta, estos diagramas deben usarse cuando tenemos un anlisis estadstico bivariable, sea una tabla de datos de doble entrada, la ventaja que tienen es que se puede graficar de una forma sencilla una distribucin bivariante conjunta y la desventaja principal es que no funciona si sucede que una dupla se repita

CONCLUSIN

Los indicadores brindan informacin cualitativa o cuantitativa conformada por uno o varios datos constituidos por porcentajes, hechos opiniones o medidas que permiten seguir el desarrollo de un proceso y su evaluacin, adems poseen unas caractersticas que permiten identificarlos y sean mas efectivos como ser til para tomar decisiones, verificados y aceptados por la organizacin ya que de esta manera puede ser utilizable y fcil de interpretar.

As como tambin puede medir el desempeo de un individuo, de un sistema y sus niveles, de una organizacin, la caracterstica del contexto, el costo y la calidad de los insumos, la efectividad de los procesos, la relevancia de los bienes y servicios producidos en relacin con necesidades especficas.

Los indicadores del proceso administrativo sirven para evaluar en trminos cualitativos y cuantitativos el puntual cumplimiento de sus etapas y propsitos estratgicos. El conduccin de estos indicadores en forma concurrente cumple al propsito de que el auditor tenga una visin general y completa de la organizacin, relacionando de esta manera la particularidad con las acciones y el comportamiento con los resultados.

El cuadro de comando de los indicadores nos muestra la formula de todos los rendimientos de una organizacin ya sea del capital, las inversiones, las ventas, la fuerza laboral, el abastecimiento y la rentabilidad, el cual es importante para el buen manejo de todos los recursos humanos y financieros de la empresa.

La escala tambin es un tema importante dentro de dicha investigacin ya es una determinacin de los objetos a medir a travs de una variable cuantitativa y cualitativa donde brinda confiabilidad y validez en una escala midiendo efectivamente los que se proponen realizar o medir.

La elaboracin de los cuestionarios nos lleva la forma de cmo estructurar las preguntas si son cerradas simples, siendo esta sencilla y una de las mas utilizadas por sus sencillas contestaciones como las de dar respuesta afirmativas o negativas, es decir, si o no, otra viene siendo las preguntas cerradas con respuestas mltiples, con varias opciones para dar la contestacin y la preguntas abiertas donde se puede dar una respuesta completa o extendida y otros tipos de preguntas que existen y que de alguna manera nos llevan a la elaboracin y realizacin del contenido de dicho cuestionario como obtener la informacin general de la organizacin el cual difieren datos para que se tenga claro de donde viene el cuestionario a realizar, el nombre, telfono y el objetivo que persigue entre otros aspectos a considerar, la informacin del rea ya que despus que se identifica la organizacin se obtienen los datos del rea que se esta auditando la cual permitir el anlisis y la asignacin de retos para as llevarlo a cabo, entre los datos estn el nombre del rea, la clave, fecha, adres de adquisicin, objetivos, responsables, entre otros.

Es por ello, que todos los puntos o aspectos tratados en la investigacin son de suma importancia de manera que nos lleva a una buena optimizacin de todos los recursos de la organizacin y a una buena realizacin de una auditoria.

BIBLIOGRAFA

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