Sistemas y Metodos Contables

  • Published on
    28-Sep-2015

  • View
    6

  • Download
    0

DESCRIPTION

sistemas y metodos contables

Transcript

CAPITULO II: MARCO TEORICO.2.1. ANTECEDENTES DE ESTUDIOS.La contabilidad es la base sobre la cual se fundamentan las decisiones gerenciales y por tanto, las decisiones financieras. No existe actividad econmica ajena al registro y afectacin de las tcnicas de la ciencia contable. Desde la actividad econmica ms pequea hasta las transacciones econmicas de grandes corporaciones, la ciencia contable aporta a un gran cmulo de conocimientos, los cuales requieren que sean aplicados por profesionales de la contadura pblica altamente capacitados.Hoy en da, es un poco confuso, para alguien nuevo en el tema de la contabilidad, poder entender con claridad que es un sistema contable; debido a dos factores que influyen propiamente en nuestro medio globalizado, por supuesto no dentro de la jerga contable, ya que de alguna manera estos se relacionan. Pero por razones obvias, nos vemos un poco confundidos por la terminologa, ya que hay personas que creen que cuando hablamos de un sistema contable nos referimos a un software de contabilidad, (Si bien es cierto, un software de contabilidad, comprende dentro de su algoritmo de programacin un sistema contable), pero veamos con amplitud algunos conceptos para un mejor entendimiento.a) Qu es Contabilidad?

Es una herramienta empresarial que permite el registro y control sistemtico de todas las operaciones que se realizan en la empresa, por ende no existe una definicin concreta de la contabilidad aunque todas estas definiciones tienen algo en comn.

A continuacin se presentan varias acepciones de la contabilidad que han sido definidas por diferentes autores y cuerpos colegiados de la profesin contable:

La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en trminos de dinero, las operaciones y los hechos que son cuando menos de carcter financiero, as como el de interpretar sus resultados.1

1 Instituto Americano de Contadores Pblicos Certificados.

La contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa informacin convirtindola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de tomar las decisiones2

La contabilidad es el arte de interpretar, medir y describir la actividad econmica3

La contabilidad es el lenguaje que utilizan los empresarios para poder medir y presentar los resultados obtenidos en el ejercicio econmico, la situacin financiera de las empresas, los cambios en la posicin financiera y/o en el flujo de efectivo4

La contabilidad tiene diversas funciones, pero su principal objetivo es suministrar, cuando sea requerida o en fechas determinadas, informacin razonada, en base a registros tcnicos, de las operaciones realizadas por un ente pblico o privado5

La contabilidad es una tcnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados, para que los gerentes a travs de ella puedan orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables; permitiendo as conocer la estabilidad, la solvencia de la compaa y la capacidad financiera de la empresa.

b) Evolucin de la contabilidad y sus principales aportes.

Debido a la actividad gregarias de los seres humanos, nuestros antepasados crearon formas de comercializacin asumidas inicialmente por las necesidades de abastecimiento de familias o clanes; luego se origina el intercambio con otros individuos dado que, a medida que le sobraban elementos, otros lo necesitaban, presentndose en ese momento un intercambio simple, trueque, a medida que avanzaban las formas de intercambio y la suntuosidad e parte de algunos individuos, la comercializacin de hace ms fuerte y compleja crendose la necesidad de darle un valor a un elemento que no sea muy comn, a la vez que sea de fcil transporte.6

2 Contabilidad - Horngren & Harrison. 1991- Pg. 23 Meigs, Robert., 1992.4 Catacora, Fernando,1998.5 Redondo, A., 2001.6 Sistemas Contables - Jairo Hernando Cardona. 1998- Pg. 1La contabilidad se remonta desde tiempos muy antiguos, cuando el hombre se ve obligado a llevar registros y controles de sus propiedades porque su memoria no bastaba para guardar la informacin requerida. Se ha demostrado a travs de diversos historiadores que en pocas como la egipcia o romana, se empleaban tcnicas contables que se derivan del intercambio comercial.

La contabilidad de doble entrada se inicio en las ciudades comerciales italianas; los libros de contabilidad ms antiguos que se conservan provienen de la ciudad de Gnova, datan del ao 1340, y muestran que, para aquel entonces, las tcnicas contables estaban ya muy avanzadas. El desarrollo en China de los primeros formularios de tesorera y de los bacos, durante los primeros siglos de nuestra era, permitieron el progreso de las tcnicas contables en oriente.7El inicio de la literatura contable queda circunscrito a la obra del monje veneciano Luca Pacioli titulada:La Suma de Aritmtica en donde se considera el concepto de la partida doble por primera vez. A pesar de que la obra de Pacioli, ms que crear, se limitaba a difundir el conocimiento de contabilidad, en sus libros se sintetizaban principios contables que han perdurado hasta nuestro das. Fray Luca Pacioli, quien en el ao 1494, estableci las bases de toda la teora contable. Entre uno de los varios mritos que tuvo este monje, estuvo el de haber explicado en forma detallada los procedimientos que se deban aplicar para el manejo de las cuentas lo cual se conoce hasta hoy como la teora de la partida doble o teora del cargo y del abono.8El valor de los principios establecidos por el monje Fray Luca Pacioli ha transcendido hasta nuestros das, en el sentido de que todos los negocios recurren de alguna manera al registro de sus operaciones a travs de la teora de la partida doble.9

La Revolucin Industrial provoco la necesidad de adoptar las tcnicas contables para poder reflejar la creciente mecanizacin de los procesos, las operaciones tpicas de la fbrica y la produccin masiva de bienes y servicios. Con la aparicin, a mediados del siglo XIX, de corporaciones industriales, propiedades de accionistas annimos, el papel de la contabilidad adquiri aun mayor importancia.La tenedura de libros, parte esencial de cualquier sistema, ha sido informatizndose a partir de la segunda mitad del siglo XX, por lo que, cada vez ms, corresponde a los ordenadores o computadoras la realizacin de estas tareas.

7 8 9 CONTABILIDAD - HORNGREN & HARRISON. 1991- Pg. 4El uso generalizado de los equipos informticos permiti sacar mayor provecho de la contabilidad utilizndose a menudo el trmino procesamiento de datos.La contabilidad como se conoce actualmente, es el producto de toda una gran cantidad de prcticas mercantiles dismiles que han exigido a travs de los aos, el mejorar la calidad de la informacin financiera en las empresas.La contabilidad hacia el siglo XXI se ve influenciada por tres variables: Tecnologa.La tecnologa a travs del impacto que genera el aumento en la velocidad con la cual se generan las transacciones financieras, a travs del fenmeno INTERNET. Complejidad y globalizacin de los negocios.Requiere que la contabilidad establezca nuevos mtodos para el tratamiento y presentacin de la informacin financiera. Formacin y educacin.Requiere que los futuros gerentes dominen el lenguaje de los negocios.Concepto De Sistema De Informacin Contable.A travs del tiempo, las formas de intercambio se fortalecan, conformando informaciones complejas y dispendiosas que se manejaban en la poca; no obstante, la tecnologa produca sus efectos en la produccin, en serie, y los procesos se hacan aun ms complejos, necesitndose sistemas contables ms rpidos que resumieran las actividades, hechos y documentos que originaban los procesos de administracin, produccin, distribucin e intercambio.10Hoy en da, observamos que la mayora de los procesos son sistematizados y se manejan asumiendo la necesidad de ordenar los procesos y la nueva tecnologa, sistematizando, para que se agilicen y se resuman toda la informacin de la competencia, con el escenario o franja del mercado.En una organizacin, el hilo conductor de los procesos debe corresponder con el ciclo del negocio; de ah que sea necesario conocer el sistema contable como centro financiero de la organizacin, donde estn conectadas cada uno de los subsistemas (tesorera, presupuesto, facturacin, almacn, ventas, compras, decisiones de gerencia, etc), por lo cual es necesario tratar en lo sucesivo este sistema para cualquier clase de negocio.11

10 11 Sistemas Contables - Jairo Hernando Cardona. 1998- Pg. 2

c) Sistema de Informacin Contable.

En nuestro medio, la contabilidad tradicionalmente ha sido llevado por los entes econmicos para satisfacer un exigencia legal en lo que respecta asuntos tributario. En la actualidad, para una acertada toma de decisiones, los administradores de las organizaciones consideran imprescindible contar con un adecuado sistema de informacin contable que adems les permita planear sus actividades y controlar sus operaciones.12

Un sistema de informacin contable comprende los mtodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma til para la toma de decisiones.Un sistema de informacin bien diseado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relacin aceptable de costo / beneficio. La importancia de la contabilidad es reconocida y aceptada por cualquier ente privado o gubernamental los cuales estn plenamente convencidos que para obtener una mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio, as como para cualquier informacin de carcter legal son imprescindibles los servicios prestados por la contabilidad. La administracin de un patrimonio, para ser eficiente, precisar de la ayuda de la contabilidad, la cual proporciona todos los datos requeridos para la toma de decisiones de una empresa basadas en informaciones tcnicas y razonadas. La contabilidad es igualmente esencial para la operacin exitosa de un negocio, una universidad, una comunidad, un programa social o una ciudad. Todos los ciudadanos necesitan cierto conocimiento de contabilidad si desean actuar en forma inteligente y aceptar retos que les impone la sociedad.

d) Sistema Contable:Un sistema contable, son todos aquellos elementos de informacin contable y financiera que se relacionan entre s, con el fin de apoyar la toma de decisiones gerenciales de una empresa, de manera eficiente y oportuna; pero esta informacin debe ser analizada, clasificada, registrada (Libros correspondientes: Diario, mayor, Auxiliares, etc.) y resumida (Estados financieros), para que pueda llegar a un sin nmero de usuarios finales que se vinculan con el negocio, desde los inversionistas o dueos del negocio, hasta los clientes y el gobierno.12 Contabilidad quinta edicin Gonzalo Sinisterra V.& Lus Enrique Polanco L. & Harvey Henao G. 2005 Pg. 25

Por lo tanto, el sistema contable, debe ajustarse plenamente a las necesidades de la empresa, considerando, el giro del negocio y su estrategia competitiva, que permita estandarizar procesos, definir estructuras de costos y por ende, presentar una informacin contable estandarizada que facilite su interpretacin, una eficiente toma de decisiones y que pueda procesarse para realizar los diferentes anlisis financieros del negocio.El sistema contable para organizaciones, como sistema central de tipo financiero, que origina una serie de encadenamientos articulados en los diferentes frentes o actividades para el desarrollo de sus operaciones.13Las empresas necesitan trabajar con un buen sistema informtico de contabilidad que sea eficiente y funcional y que asegure una generacin de informacin que permita conocer la situacin econmica y financiera de la organizacin, a la vez que asegure el cumplimiento de los requerimientos de la administracin tributaria.La importancia de la informacin que genera el sistema contable es vital para la buena toma de decisiones dentro de cualquier organizacin. Esta debe ser confiable para poder corregir cualquier desviacin que tengamos con respecto a lo presupuestado o respecto a los resultados que los accionistas han previsto lograr. Elementos Bsicos del sistema contable.14Los elementos bsicos de un sistema contable son: Documentos: Fundamentan una transaccin y poseen diversas formas, con base en las cuales se hacen sus registros; por ejemplo, recibos, facturas, notas, documentos valores, requisiciones, tiquetes, pedidos, vales, etc.13 Sistemas Contables - Jairo Hernando Cardona. 1998- Pg. 1114 Sistemas Contables - Jairo Hernando Cardona. 1998- Pg. 13

Al ingresar al sistema contable, los datos de los documentos o comprobantes de transaccin comercial, originaran listados.

Listados o estados de Resumen: como por ejemplo los de cartera, los de cartera, los cuales pueden necesitarse para el balance general, para crear actuaciones que logren una mayor rotacin de cartera, y muchas otras contribuciones. Los estados Financieros: sirven para conocer en un momento dado cmo se encuentra un negocio o un ente econmico, y para obtener informes especiales, tales como la declaracin de renta y complementarios, de comercio, etc., Informes a los accionistas sobre como v la empresa, y otros que pueden necesitarse.Del sistema Financiero surge el sistema contable, alrededor del cual giran los subsistemas de Ventas, Produccin, Recursos Humanos, etc. A este sistema llega la informacin de todos los departamentos.Siempre que se va a conocer cmo se mueven determinadas operaciones, hay que partir de lo general hacia lo particular, para que el sistema quede bien estructurado a nivel contable.Los elementos bsicos del sistema son todos aquellos que generan movimientos, transacciones e informacin, que le dan vida y funcionamiento a la empresa. e) Objetivos del sistema en la empresa. Lograr efectividad en la informacin suministrada por el sistema en cuanto a la calidad, periodicidad y estructura. Mejorar el sistema de control interno, es decir, mejorar la informacin financiera, contable, operativa y de gestin, con el fin de proteger los activos de la empresa, lograr sus objetivos y misin. Disminuir el costo econmico de produccin de la informacin, los bienes y los servicios. Lograr competitividad en el medio. Sistematizar los problemas y/o tareas de contabilidad Evolucin de los Sistemas de Informacin Contables.En la primera poca de la informtica, los sistemas informatizados se limitaban a reproducir los sistemas de contabilidad manuales. Mantenan controles e informes similares, es decir, repetan el mismo procedimiento pero con ordenador. Se recoga la misma informacin, se generaban los mismos informes, que se enviaban al mismo destinatario y se mantena la misma organizacin departamental. El entorno de trabajo era poco amigable y la aplicacin poco flexible pero, an as, supuso un avance espectacular la posibilidad de obtener los estados contables a partir de los datos del diario.El siguiente paso en la evolucin del ordenador se corresponde con el desarrollo de la computacin personal descentralizada, caracterizada por un ratio de una persona para un ordenador. A partir de 1980, la tecnologa de la informacin progres hasta el punto en el que cada individuo poda tener un ordenador. Esto gener el efecto de descentralizar el uso del ordenador y la creacin de un mercado para el desarrollo de una cantidad asombrosa de equipos y programas de contabilidad a precios asequibles. Aunque el entorno de trabajo, marcado por el sistema operativo MSDOS era ms amigable, los programas carecan de la flexibilidad necesaria.En las organizaciones modernas, tanto pblicas como privadas, la misin de las tecnologas de la informacin es facilitar la consecucin de sus objetivos estratgicos. En la actualidad se han automatizado tanto procesos como sistemas dentro de los cuales se integra, se ordena y se presenta la informacin contable. Esta integracin se hace de forma global dentro de la empresa, en este sistema se alimentan diferentes factores tales como la produccin, los inventarios de almacenaje, etc. Los cuales proveen informacin contable necesaria no solo para tomar decisiones, sino tambin para la forma de operacin diaria de la empresa.f) Se llama Software Contable a los programas de contabilidad o paquetes contables, destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. El Software contable registra y procesa las transacciones histricas que se generan en una empresa o actividad productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances, produccin de artculos, nminas, etc. Para ello solo hay que ingresar la informacin requerida, como las plizas contables, ingresos y egresos, y hacer que el programa realice los clculos necesarios.Estas funciones pueden ser desarrolladas internamente por la compaa o la organizacin que lo est utilizando o puede ser adquirido a un tercero, existiendo tambin una combinacin de ambas alternativas, es decir, un paquete de software desarrollado por un tercero con modificaciones locales.Frecuentemente los proveedores sirven a un solo mercado nacional, mientras que un gran nmero de proveedores ofrecen soluciones contables separadas en cada mercado nacional, tambin existen excepciones que proveen aplicaciones administrativas contables adaptables a casi todos los pases de un continente, para ello deben cumplir con integrar en sus procesos las Normas internacionales de contabilidad (NIC) y los Conceptos Generalmente Aceptados de Contabilidad (CGAC).Desde mediados de los aos 1990, el mercado ha sobrellevado una consolidacin considerable, muchos proveedores dejaron de hacer tratos en grandes grupos, notablemente por Sage y Microsoft. Desde el 2000 ha tenido un notable incremento el uso de soluciones de cdigo abierto, dirigidos por Turbo CASH al final del proceso y Open ERP, Compiere o Adempiere en el rango medio de sistemas.Hoy en da los Software Contables, son integrados entre la parte de gestin y la parte contable, ya no en procesos posteriores sino en lnea, es decir, en tiempo real. La poca de los programas modulares independientes, est pasando, ya que los empresarios an en las pyme, exigen integracin total entre todos los mdulos de sus aplicaciones.El siguiente motor del cambio en los programas de contabilidad es la revolucin en las tecnologas de la comunicacin, y especialmente Internet que representa el aumento en la velocidad con la cual se generan las transacciones financieras, el Intercambio Electrnico de Datos, la banca electrnica y la conexin con las administraciones pblicas-Hacienda, Seguridad Social y Registros.As mismo existen aplicaciones de software contable, de nivel medio multiusuario que tienen facilidad en la adaptacin de las necesidades de cada empresa, en cambio otros son solo para un tipo de mercado. Uno de los aspectos que las empresas evalan es el grado de dificultad a la hora de las actualizaciones, la facilidad de auto aprendizaje e implementaciones no traumticasEl uso de los software de contabilidad en la actualidad es muy requerido por empresas de diversas reas, ya que de esa manera llevan un control activo de todos sus movimientos.Ejemplos: Registrar la cantidad de productos que tiene en STOCK. Registrar el adecuado manejo de los ingresos y egresos que registra la empresa.a) Tipos de software de contabilidad: Software financiero: esta generalmente dirigido para informar a terceras personas,ya sean accionistas,entidades bancarias e inclusive para tomar una decisin determinante para la empresa. Software fiscal:esta generalmente dirigido para informar y/o hacer cumplir con las obligaciones tributarias de la empresa,generalmente es usado y requerido por la SUNAT. Software administrativo:esta generalmente dirigido para facilitar a la empresa en sus requerimientos administrativos ,tambin influye en su toma de decisiones,planeamientos de nuevas expectativas en beneficio de la empresa.b) Existen tres tipos de sistemas de software contable Sistema Patrimonial O Histrico: se origina con el matrimonio y tiene igual valor de los que se encargan de los sistemas tributarios. Sistema Presupuestario: Da entender que se base en el matrimonio y al tener ciertas variaciones con los que se produce los hechos (ex-ante) y luego se produce (ex-post). una diferencias entre ambas y se tendrn serios problemas de desviaciones. Sistema Complementario: su mismo nombre lo dice solo amplia de alguna manera lo ya dicho por los conceptos anteriores.

Ejemplos de software contable Siscont: Es el software para llevar el adecuado manejo de la caja chica,libro caja. Cntasis: Se utiliza mayormente para el uso de plantillas . Concar: Su uso en principalmente para el manejo empresarial de una empresa.c) Beneficios de usar un softwareUn benfico claro es que al usar un software, manejara una gran cantidad de informacin de una manera clara y concisa en el cual se vea un informe de tallado de recursos diarios, manejo de esa informacin en tiempo real.Todo lo contrario sera si se decidiera contar con apoyo de mano de obra, sera un trabajo lento , ya que lo se buscaba con la complementacin de estos software, era principalmente de optimizar el tiempo para poder tomas decisiones trascendentales para la empresa en tiempo real.

11