Sistema de Contabilidad GL III - ? Diseador de Formatos para Impresin de Cheques ... tipo la

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  • 2001 ... Ingeniera Avanzada en Sistemas Computacionales

    Sistema de Contabilidad GL III

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  • Sistema de Contabilidad GL IIII

    2001 ... Ingeniera Avanzada en Sistemas Computacionales

    Tabla de Contenidos

    0

    Parte I Introduccin 2

    ................................................................................................................................... 21 Contenido

    ................................................................................................................................... 22 Caractersticas

    Parte II Archivo de Empresas 5

    ................................................................................................................................... 51 Archivo de Empresas

    Parte III Tipos de Pliza 9

    ................................................................................................................................... 91 Tipos de Pliza

    Parte IV Centros de Costos 12

    ................................................................................................................................... 121 Centros de Costos

    Parte V Catlogo de Cuentas 14

    ................................................................................................................................... 141 Catlago de Cuentas

    ................................................................................................................................... 142 Diseo del Catlogo

    ................................................................................................................................... 153 Reglas para disear un buen Catlogo

    Parte VI Asientos Contables 18

    ................................................................................................................................... 181 Asientos Contables

    ................................................................................................................................... 202 Traspasos entre Cuentas

    ................................................................................................................................... 203 Informacin de Cheques y Depsitos

    Parte VII Polizas Frecuentes 23

    ................................................................................................................................... 231 Grabar una Pliza Frecuente

    ................................................................................................................................... 232 Utilizar una Pliza Frecuente

    ................................................................................................................................... 233 Programacin de una Pliza Frecuente

    Parte VIII Presupuestos 25

    ................................................................................................................................... 251 Capturar Presupuesto

    Parte IX Bancos 27

    ................................................................................................................................... 271 Bancos

    ................................................................................................................................... 272 Departamentos

    ................................................................................................................................... 283 Conceptos

    ................................................................................................................................... 284 Tipos de Transacciones

    ................................................................................................................................... 295 Transacciones de Bancos

  • IIContenido

    II

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    ................................................................................................................................... 296 Conciliacin Bancaria

    .......................................................................................................................................................... 29Conciliacin con Archivos

    .......................................................................................................................................................... 34Conciliacion Manual

    .......................................................................................................................................................... 38Estados de Cuenta del Banco

    .......................................................................................................................................................... 38Cheques en Trnsito

    .......................................................................................................................................................... 39Reporte de Conciliacin

    Parte X Operacin 41

    ................................................................................................................................... 411 Acumular Saldos

    ................................................................................................................................... 412 Cierre de Fin de Ao

    ................................................................................................................................... 423 Conciliacin de Clientes / Proveedores

    .......................................................................................................................................................... 42Conciliacin de Clientes / Proveedores

    ................................................................................................................................... 434 Aceptar Interfase

    Parte XI Reportes 46

    ................................................................................................................................... 461 Balance General y Estado de Resultados

    ................................................................................................................................... 462 Comparativo Anual

    Parte XII Utileras 48

    ................................................................................................................................... 481 Revisin de Plizas

    ................................................................................................................................... 482 Importar / Exportar Datos

    ................................................................................................................................... 483 Copia de Catalogos

    ................................................................................................................................... 484 Saldos Iniciales

    ................................................................................................................................... 485 Respaldar Base de Datos SQL

    Parte XIII Parmetros 50

    ................................................................................................................................... 501 Parmetros

    ................................................................................................................................... 512 Usuario y Contrasea

    Parte XIV Temas Varios 53

    ................................................................................................................................... 531 Manejo de Centros de Costos

    ................................................................................................................................... 532 Manejo de Dolares

    ................................................................................................................................... 553 Manejo de Perodos

    Indice 0

  • Capitulo

    I

  • Introduccin 2

    2001 ... Ingeniera Avanzada en Sistemas Computacionales

    1 Introduccin

    1.1 Contenido

    Introduccin Tipos de Pliza Catlogo de Cuentas Centros de Costos Asientos Contables Bancos Acumular Saldos Conciliacin de Clientes/Proveedores Reportes Parmetros

    1.2 Caractersticas

    Sistema de Contabilidad GL III

    Caractersticas Principales del Sistema:

    Manejo de hasta 10 niveles de desglose Cuentas con Clave de hasta 14 dgitos Diseo del catlogo de cuentas, tipo rbol invertido Nmero ilimitado de aos en lnea. Manejo de Sucursales Cierres Anuales no definitivos. Capacidad de exportar datos en pantalla a Excel. Diseador de Formatos para Impresin de Cheques Manejo de Plantillas para plizas repetitivas. Manejo de Usuarios para controlar el acceso Manejo de Cuentas Bancarias en Dlares Conciliacin de Cuentas Bancarias Automtica. Centros de Costos de hasta 8 posiciones Maneja los traspasos entre cuentas en una sola operacin genera 2 plizas

  • Sistema de Contabilidad GL III3

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  • Capitulo

    II

  • Sistema de Contabilidad GL III5

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    2 Archivo de Empresas

    2.1 Archivo de Empresas

    CAMBIANDO UNAEMPRESA

    En este archivo se capturanlas empresas que se van allevar en el sistema, junto conlos parmetros necesarios porempresa que le pide elsistema para personalizar eluso del sistema para cadauna de ellas.

    Ext:La extensin deber ser de 3 posiciones siempre, y de preferencia que sean letras para asociar a laempresa, las 2 nicas extensiones que no se deben de utilizar son CON y PRN ya que el sistemacrea un directorio con el nombre de la extensin para ah colocar los datos de esa empresa y no sepuede hacer un directorio que se llame CON porque es palabra reservada de windows (significaCONSOLE), y PRN (significa PRINTER)

    Nombre:Aqu le indicamos el nombre completo de la empresa.

    Cta. ActivoEl nmero de la primer cuenta de activo, en este caso deber ser tambin la primer cuenta en elcatlogo.

    Cta. PasivoEl nmero de la primer cuenta de pasivo.

    Cta. CapitalEl nmero de la primer cuenta de capital

    Cta. IngresosEl nmero de la primer cuenta de Ingresos o de Ventas. Es tambin la primer cuenta de Resultados.

  • Archivo de Empresas 6

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    Cta. EgresosEl nmero de la primer cuenta de Egresos, o mas bien la primer cuenta de resultados que no seaIngresos. Puede ser Gastos o Costo de Venta segn se disee el catlogo.

    Cta. AcumEl nmero de la cuenta de Resultados Acumulados o Resultados de Ejercicios Anteriores, Al hacerun cierre anual el sistema utiliza esta cuenta para hacer el cuadre del total de cuentas de Resultado.

    Cta. ResultadosEl nmero de la cuenta de Resultados del Ejercicio. Esta cuenta no deber de tener movimientomanual, ya que la utiliza el sistema para asignarle la suma de las cuentas de resultados, pero soloen memoria ya que si revisamos sus movimientos o saldos no deber tener nada.Adems deber ser la ltima cuenta de capital o sea que es la ltima cuenta de mayor, ya que deah siguen las cuentas de resultados empezando por Ingresos o Ventas.

    Cta. Ret. ISREsta cuenta es la de retencin de ISR para cuando se utilice la opcin de captura de cheques yestos sean de pago de Honorarios

    Porc. Ret ISRAqu se le indica el porcentaje de retencin del ISR que normalmente debe ser 10%

    Cta. Ret. IVAEsta cuenta es la de retencin de IVA para cuando se utilice la opcin de captura de cheques yestos sean de pago de Honorarios

    Porc. Ret IVAAqu se le indica el porcentaje de retencin del IVA que normalmente debe ser 10%

    Fecha de CierreEsta fecha NO ES cuando se va a terminar el perodo actual, esta fecha nos sirve para bloquear loscambios a los asientos que sean de esa fecha o anterior. O sea que no permitir cambios a esosasientos, solo consultas.

    Cuenta de TraspasosEsta es la cuenta que se utilizar para realizar los traspasos bancarios, el sistema hace unapregunta al momento de detectar que se est capturando una pliza de egresos, Es un TraspasoBancario ?, si responde SI, el sistema no pedira los asientos sino que solo pide el valor a traspasary la cuenta que recibir el traspaso, con esta informacin el sistema genera 2 plizas, una para elegreso y otra para el ingreso, utilizando para ello la cuenta puente que se encuentre en este campo.

  • Sistema de Contabilidad GL III7

    2001 ... Ingeniera Avanzada en Sistemas Computacionales

    Cta. Utilidad CambiariaEsta cuenta se utilizar cuando se registre una diferencia en tipo de cambio y que la diferencia es afavor de la empresa.

    Cta. Perdida CambiariaEsta cuenta se utilizar cuando se registre una diferencia en tipo de cambio y que la diferencia seaen contra de la empresa.

    Cta. OrdenAqu se captura la primer cuenta de orden, las cuentas de orden debern de estar al final delcatlogo, despus de las cuentas de resultados. .

  • Capitulo

    III

  • Sistema de Contabilidad GL III9

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    3 Tipos de Pliza

    3.1 Tipos de Pliza

    El Archivo de Tipos de Pliza o Tabla de Auxiliares, es donde damos de alta los tipos que vamos autilizar en cualquiera de las plizas a capturar en el sistema.

    Aparte de identificar o agrupar la pliza en auxiliares, este archivo nos sirve para ligar un tipo depliza a una cuenta de banco en el caso de plizas de egresos o ingresos, si la pliza no es de esetipo la informacin del Banco se queda en blanco y el seleccionador de Tipo de Movimiento debeestar en Otros.

    Este archivo tambin nos sirve para determinar la cuenta que representa contablemente a esa

  • Tipos de Pliza 10

    2001 ... Ingeniera Avanzada en Sistemas Computacionales

    chequera, ya que esa informacin la trae el registro del Banco, esa cuenta es entonces utilizada porla captura de asientos para verificar que esa cuenta sea incluida dentro de la pliza, de lo contrariola pliza no se guarda, tambin se verifica que si ese tipo de pliza esta registrada como que es deegresos, la cantidad asignada a la cuenta del Banco debe ser un cargo, y si esta registrada como deIngresos entonces la cantidad debe ser un crdito. De lo contrario el sistema dar un error y nodejar grabar la pliza hasta que se corrija esa situacin. El Tipo Transferencia se considera como sifuera un egreso, solo se agreg para poder llevar un consecutivo para las transferencias al igual quelas chequeras.

    Otro de los datos que contiene este archivo es "Cancela Valor en Bancos", esta opcin es para elcaso especifico de un tipo de pliza para reevaluacin de Bancos, ya que para la reevaluacin deBancos vamos a necesitar que el sistema modifique las cantidades en MN cuando los dlares sequeden fijos. Adems se puede utilizar para capturar la pliza de saldos iniciales para que sepuedan capturar varias cuentas que representen un banco.

  • Capitulo

    IV

  • Centros de Costos 12

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    4 Centros de Costos

    4.1 Centros de Costos

    En esta opcin se dan de alta los nombres de los Centros de Costos que se van a utilizar ensistema.

  • Capitulo

    V

  • Catlogo de Cuentas 14

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    5 Catlogo de Cuentas

    5.1 Catlago de Cuentas

    La forma tradicional para dar de alta una cuenta en el sistema de contabilidad GL es con 2 dgitos unpunto y 4 dgitos despus del punto, despus de ello hay que poner la cuenta de la cual depende (ocuenta superior), y luego la descripcin de la cuenta.

    Uno de los cambios introducidos con el GL III es que el tamao de la cuenta ya no est limitada a 7caracteres, sino que tenemos un mximo de 14 caracteres para definir una cuenta, y ahora ya no esnecesario llenar todos los espacios, por lo que una cuenta de 1 solo carcter es vlida en GL III.Adems puede utilizar como separador puntos o guiones.

    Otra adicin al sistema es que maneja Centros de Costos y estos se activan en cada una de lascuentas de ltimo nivel o de detalle, checando la opcin de "Utilizar Centro de Costos", al momentode estar capturando un asiento nos activar la casilla de centro de costos para que le demos unvalor que debe de existir en el maestro de centros de costos.

    El diseo de un buen catlogo de cuentas es primordial para el buen funcionamiento del sistema decontabilidad.

    5.2 Diseo del Catlogo

    Definicin de la estructura utilizada para el catlogo.

    La ayuda que pueda prestar el Sistema de Contabilidad GL depender en parte de un buen diseodel Catlogo de Cuentas. La numeracin que se utiliza en el GL para identificar una cuenta secompone de seis caracteres: dos de mayor y cuatro de subcuenta. Aunque en realidad estaseparacin es indiferente para el sistema, sirve para mayor comprensin del usuario y para unacaptura ms eficiente por los motivos que se mostrarn ms adelante. Para la captura de las cuentasque compondrn el catlogo se solicitan nicamente tres datos:

    Nmero de Cuenta Cuenta Superior Descripcin de la Cuenta

    El mtodo para definir niveles de desglose no es el mismo que se utiliza en la contabilidad

  • Sistema de Contabilidad GL III15

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    tradicional : cuenta, subcuenta, sub-subcuenta, etc. Si se utilizara el sistema tradicional se requerirade 15 caracteres para indicar los 4 niveles de desglose: Ejemplo Sistema Tradicional :

    Cuenta Sub cuenta Ssub Cuenta Ssscta Descripcin1000 Activo1000 100 Circulante1000 100 101 Bancos1000 100 101 1 Banamex1000 100 101 2 Bancomer

    En el Sistema GL slo se utilizan 6 caracteres para determinar cualquier nmero de cuenta, lo cualno quiere decir que se est limitado en cuanto a niveles de desglose que se pueden obtener. Alindicar las cuentas superior (o cuenta de la cual depende) se ahorra espacio y se define como sigue.Ejemplo Sistema GL :

    Cuenta Cuenta Sup. Descripcin10.0000 Activo11.0000 10.0000 Circulante12.0000 11.0000 Bancos12.0001 12.0000 Banamex12.0002 12.0000 Bancomer

    As pues son seis dgitos para el nmero de cuenta (y seis para la cuenta superior ) y permitentener un mximo de 10 niveles de desglose con el propsito de no extender demasiado elcatlogo, lo que resultara en una grave disminucin de la velocidad de respuesta del sistema.Adems difcilmente se necesitarn ms de 10 niveles de desglose en la prctica.

    Existen ciertas reglas para disear un buen catlogo de cuentas que nos pueda servir a nuestrospropsitos.

    5.3 Reglas para disear un buen Catlogo

    Existen dos reglas fundamentales para un buen diseo de un catlogo de Cuentas que permita: Tener un mejor control de la empresa debido a los niveles de desglose. Ahorrar tiempo de captura y codificacin de los movimientos contables.

    Primera ReglaTodas las cuentas de cualquier nivel que contengan descripcin de cuentas iguales, debern tenernmeros de subcuentas iguales, esta es la regla ms importante, puesto que si se cumple, se ahorramucho tiempo de la codificacin de plizas ya que se facilita la memorizacin de los nmeros.Ejemplo:

    Segunda ReglaDefinir nmeros pequeos en las subcuentas (sobre todo cuando son ltimo nivel) que son las quepodrn llevar movimientos, para evitar teclear de ms. Ejemplos:

    La cuenta 80.1001 se captura 80.1001 (8 teclas).

    La cuenta 80.0001 se captura 80.1 (5 teclas).

    Esto es debido a que el sistema justifica el nmero de la subcuenta hacia la derecha y rellena deceros los espacios de la izquierda.

  • Catlogo de Cuentas 16

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  • Capitulo

    VI

  • Asientos Contables 18

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    6 Asientos Contables

    6.1 Asientos Contables

    El archivo de Asientos Contables, es en donde se pueden ver, modificar o Agregar PlizasContables para que el sistemas las procese.

    Esta es la forma de captura de las plizas contables, los campos a capturar son los siguientes:

    Tipo de PlizaEl tipo de Pliza es el que identifica la pliza en forma de auxiliares contables, existe un catlogo de

  • Sistema de Contabilidad GL III19

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    tipos de plizas, los cuales estan libres a la imaginacin del usuario.Ejemplo: DI - POLIZAS DE DIARIO

    FA - POLIZAS DE DIARIO (FACTURAS) EB - POLIZAS DE EGRESOS DE BANCO 1 EC - POLIZAS DE EGRESOS DE BANCO 2 IB - POLIZAS DE INGRESOS DE BANCO 1 etc.

    ReferenciaLa referencia nos viene dando la llave dentro de el auxiliar escogido, generalmente al iniciar elagregado de una pliza, al capturar el tipo de pliza el sistema nos pone el nmero de referenciacomo el siguiente dentro de ese auxiliar.

    En algunos auxiliares el nmero de referencia es bastante significativo, como por ejemplo:En tipo de pliza FA, la referencia es el nmero de factura, en EB es el nmero del cheque. Pero entipo de pliza DI es solo un consecutivo dentro del mes en cuestin.

    FechaEsta es la fecha de la pliza contable.

    ConceptoEsta es una descripcin general de la pliza, ya que individualmente cada partida tambin trae sudescripcin.

    ValorEsta casilla es de solo lectura y ahi se mostrar el valor del movimiento solo cuando esa plizaincluya una cuenta de banco y esta cantidad representar la cantidad del banco, y es la que seincluir al hacer una conciliacin bancaria.

    Adicionalmente hemos incluido un botn de Plantillas, lo que significa que Ud podr guardar unapliza para poder utilizarla como un machote o plantilla para capturar otras iguales o equivalentes.Ejemplo:Un ejemplo para usar Plantillas seria el pago de la renta, todo en la poliza es exactamente igual solocambia la descripcion en la que se describe que es la renta correspondiente a otro mes.

  • Asientos Contables 20

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    Para agregar un asiento el sistema le pide el nmero de cuenta, el centro de costo, si la cuenta lonecesita, el documento, el concepto que bsicamente es una descripcin para cada partida y suvalor, el valor si es capturado en positivo se toma como cargo y si es capturado como negativo setoma como crdito, tambin para hacerlo negativo puede capturarlo positivo y utilizar la tecla gris ( - )o el negativo que se encuentra en el teclado numrico, esto hace la cantidad negativa.Adicionalmente se muestra un tipo de cambio y un Valor en Moneda Nacional, esto es para lasplizas en dlares que se vea la conversin al tipo de cambio y que en el movimiento de la cuentaque pertenece al banco, se puede cambiar el tipo de cambio o incluso el Valor MN para cuando lapliza no cuadre por centavos por la conversin de dlares a pesos, usted la puede ajustar a manoen este campo.

    Tambin cuenta con 4 iconos para ayudarle a calcular valores, el que tiene la forma de unacalculadora, al oprimirlo aparece una ventana como calculadora para hacer operaciones y elresultado al cerrar la ventana aparecer como si se hubiera capturado, luego hay 3 botones paracalculo del IVA, el primero que dice IVA -, al valor que capturemos le quitara el IVA, el siguientebotn que dice IVA + le agregar a la cantidad capturada el IVA y por ltimo el botn que dice soloIVA

    En GL III hemos incluido 2 campos mas que son el Centro de Costos al que corresponde elmovimiento, para que esta casilla se encuentra habilitada la cuenta deber estar marcada paraaceptar centros de costos en el catlogo de cuentas. El otro campo es un nmero de Documento quedepende de lo que se registre podemos poner una referencia como un nmero de factura, oremision, etc.

    Adems como en GL III ya maneja dlares en la seccin de Bancos, al capturar una pliza deIngresos o de Egresos esta deber de ser capturada en dlares, y el sistema hara el clculo de laconversin a Moneda Nacional segn el Tipo de Cambio que se le captur en la ventana delencabezado.

    6.2 Traspasos entre Cuentas

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    6.3 Informacin de Cheques y Depsitos

    Cuando la pliza es de Egresos o de Ingresos y est ligada a bancos por medio del tipo de pliza,entonces aparecer esta ventana para pedir la informacin necesaria de cheques para podercompletar la liga a Bancos

  • Sistema de Contabilidad GL III21

    2001 ... Ingeniera Avanzada en Sistemas Computacionales

    .

  • Capitulo

    VII

  • Sistema de Contabilidad GL III23

    2001 ... Ingeniera Avanzada en Sistemas Computacionales

    7 Polizas Frecuentes

    7.1 Grabar una Pliza Frecuente

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    7.2 Utilizar una Pliza Frecuente

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    7.3 Programacin de una Pliza Frecuente

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  • Capitulo

    VIII

  • Sistema de Contabilidad GL III25

    2001 ... Ingeniera Avanzada en Sistemas Computacionales

    8 Presupuestos

    8.1 Capturar Presupuesto

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  • Capitulo

    IX

  • Sistema de Contabilidad GL III27

    2001 ... Ingeniera Avanzada en Sistemas Computacionales

    9 Bancos

    9.1 Bancos

    En el archivo de Bancos vamos a dar de alta las cuentas de cheques que tengamos, si tiene variascuentas de un mismo banco, entonces se van a dar de alta una por una.

    Para ligar la informacin de un banco a las plizas de egresos e ingresos, se dan de alta dentro delos auxiliares o tipos de pliza.

    De no ligar esta informacin, el sistema de contabilidad no podr capturar la informacin de uncheque o de un depsito aunque estemos capturando plizas de egresos o ingresos.

    Adems el sistema lleva una contabilidad de ingresos y egresos solo con la informacin de laschequeras, para ver un flujo de efectivo, de este modo la informacin de bancos pide un departamento y un concepto de ingreso/egreso.

    9.2 Departamentos

    El departamento nos sirve para asignar la informacin de bancos a centros distintos para poderluego ver estadisticas en base a estos.

  • Bancos 28

    2001 ... Ingeniera Avanzada en Sistemas Computacionales

    Ver: Flujo de Efectivo

    9.3 Conceptos

    El archivo de conceptos se separa en dos, los conceptos de ingresos y los conceptos de egresos,los ingresos se definen con los numero del 1 al 10, y del 11 en adelante son conceptos de egresos.

    Estos tienen la misma finalidad que los departamentos, solo que esta vez la estadistica sera por elconcepto de ingreso o egreso, adems de contar tambin con un flujo de efectivo.

    9.4 Tipos de Transacciones

    Los tipos de transacciones, nos dan el nombre de los cargos y/o crditos que pudieran haber dentrode la contabilidad de la informacin de las chequeras, este archivo cuenta con una serie de tipos yapre-definidos y que usted los puede cambiar a su gusto.

    IMPORTANTEExisten algunos tipos que no debe cambiar como el 01-Pago de Clientes, ya que el sistema lo utilizapara mandar los pagos desde Cuentas por Cobrar.

  • Sistema de Contabilidad GL III29

    2001 ... Ingeniera Avanzada en Sistemas Computacionales

    9.5 Transacciones de Bancos

    Las transacciones de bancos, son los movimientos que se generan con el uso de las chequeras,dentro de los cuales pueden haber cargos y/o crditos, tipos definidos previamente. El saldo actualde una chequera, nos lo d el saldo inicial del mes mas todos los movimientos de cargos y crditostomando en cuenta su signo para darnos el saldo actual de la chequera.

    9.6 Conciliacin Bancaria

    9.6.1 Conciliacin con Archivos

    CONCILIACION CON ARCHIVOS

    En esta opcin como su nombre lo indica conciliamos los movimientos del sistema con losdel banco a partir de un archivo de texto que nos proporciona el banco va internet.

    Paso 1: Damos click en el botn de los 3 puntos el cual esta enseguida del campo delarchivo , nos mandara un navegador en donde seleccionamos el archivo, en el cualtenemos los movimientos del banco a procesar.

  • Bancos 30

    2001 ... Ingeniera Avanzada en Sistemas Computacionales

    Paso 2: Posteriormente damos click en el botn de Leer, nos manda un men en el cualelegimos si el archivo esta separado por comas por pipe, elegimos la opcionescorrespondiente para que nos cargue el archivo al visor. Nota: Las columnas del archivo deben de estar separadas por comas por pipe.Nota: Si ya tenemos un Formato guardado ve al Paso 5.

  • Sistema de Contabilidad GL III31

    2001 ... Ingeniera Avanzada en Sistemas Computacionales

    Paso 3: Enseguida empezaremos la asignacin de las columnas , damos click derecho enel rea del ttulo de cada una de las columnas y nos mandar un men en el cual elegimosel tipo de dato que corresponde, y asi sucesivamente hasta terminar todas las columnasnecesarias.

    Paso 4: Ya teniendo asignadas la columnas elegimos el formato de la fecha (en este casoes mes/da/ao) , damos click en el botn de finalizar diseo para guardar la configuracindel formato, el sistema pedir el nombre con el cual se grabar el formato para su usoposterior.

  • Bancos 32

    2001 ... Ingeniera Avanzada en Sistemas Computacionales

    Paso 5: Si ya tenemos un formato guardado lo podemos elegir en el rea de "AplicaFormato Existente" y damos click en el botn de Aplica Formato, nos acomodar lascolumnas de acuerdo al formato elegido.

  • Sistema de Contabilidad GL III33

    2001 ... Ingeniera Avanzada en Sistemas Computacionales

    Paso 6: Enseguida seleccionamos el banco , para que nos cargue los movimientos delbanco, y empezamos la conciliacin.

    Paso 7: A continuacin describimos las opciones de asignacin.

    Automtica: Al darle click en esta opcin todos los movimientos que tengan la mismareferencia se marcarn.Manual: Al darle click en esta opcin solo se marcar el movimiento seleccionado en elvisor de arriba y abajo.Limpiar: Al darle click en esta opcin solo se desmarcara el movimiento seleccionado en elvisor de arriba y abajo.Limpiar Todo: Al darle click en esta opcin se desmarcaran todos los movimientos.

    Paso 8: En el caso que alguno de los movimientos del archivo del banco no se encuentreen el sistema damos doble click sobre el movimiento y nos mandara una forma con algunos

  • Bancos 34

    2001 ... Ingeniera Avanzada en Sistemas Computacionales

    datos , ya despus de haber complementado los datos damos click en el botn de generar,lo que generar el asiento contable y lo agregar al las dos partes de esta pantalla.

    Paso 9: Al Finalizar la conciliacin damos click en Guardar, para finalizar.

    Paso 10: Despus de haber grabado la informacin se debe de imprimir el Reporte deConciliacin para terminar el proceso.

    Ver Tutorial

    9.6.2 Conciliacion Manual

    CONCILIACION MANUAL

    En esta opcin como su nombre lo indica conciliamos los movimientos del sistema con losdel banco.

    Paso 1: Seleccionamos el Banco a procesar, posteriormente en el visor izquierdo nosmostrara Todos los movimiento del Banco correspondientes al mes, y en el visor derecholos movimientos ya se han verificado anteriormente.Nota:Tambin nos carga los cheque en Trnsito.

  • Sistema de Contabilidad GL III35

    2001 ... Ingeniera Avanzada en Sistemas Computacionales

    Paso 2: Para indicar que el movimiento si lo tenemos registrado en el Estado de Cuenta delBanco damos doble click sobre el movimiento seleccionamos el registro y ledamos un click al botn de (>), esto me lo mandara al Estado de Cuenta.Nota: Antes de mandar el movimiento al Estado de Cuenta ingresamos la fecha(por defaulnos dara la fecha que el movimiento tiene registrado en el sistema) del movimiento, la fechase ingresa en el campo que esta en medio de los dos visoresNota: Previamente tenemos que tener impreso el Estado de Cuenta del Banco para podercomparar con los movimientos del sistema.

  • Bancos 36

    2001 ... Ingeniera Avanzada en Sistemas Computacionales

    Paso 3: En el caso de que alguno de los movimientos que se mando al estado de cuentacon un fecha incorrecta , damos doble click sobre el movimiento seleccionamos el registroy le damos en el click al botn de (

  • Sistema de Contabilidad GL III37

    2001 ... Ingeniera Avanzada en Sistemas Computacionales

    botn de agregar y nos mandara una pantalla en la cual capturamos la informacion delmovimiento , posteriormente le damos click al botn de generar ,lo que generar el asientocontable y lo agregar al estado de cuenta.

    Paso 5: Ya que se ha revisado los movimientos guardamos la informacion.Nota:Este proceso se puede estar realizando por dia , ya que cada vez que se cargar lainformacion nos carga solo lo que esta pendiente en el visor de los movimientos del sistema y en el visor del estado de cuenta lo que yahabiamos verificado anteriormete.

    Paso 6: Si ya no hay movimientos por checar en el mes se debe de imprimir el Reporte deConciliacin para terminar el proceso.

  • Bancos 38

    2001 ... Ingeniera Avanzada en Sistemas Computacionales

    9.6.3 Estados de Cuenta del Banco

    Para agregar movimientos al estado de cuenta para poder realizar la conciliacion de Bancos contrael banco, necesitamos dar de alta los movimientos del banco que aparecen en el estado de cuentadel banco, en esta opcin capturamos la clave del banco, la referencia, fecha del movimiento, el tipoy su valor, la moyora de las veces solo vamos a capturar la clave del banco y su referencia, porqueal capturar esos campos el resto aparecern porque el sistema los busca y despliega la informacincorrespondiente.

    Una vez capturados todos los movimientos del estado de cuenta del banco se podr correr el reportede conciliacin bancaria, que compara los movimientos reales con los del estado de cuenta para darcomo resultado los movimientos que sobran, que deben de ser los cheques en trnsito del messiguiente.

    9.6.4 Cheques en Trnsito

    En el archivo de los cheques en trnsito se guarda el resultado de la conciliacin bancaria, que sonlos cheques con fecha del mes, que segn el banco no se han cobrado hasta fin de mes.

  • Sistema de Contabilidad GL III39

    2001 ... Ingeniera Avanzada en Sistemas Computacionales

    La primera vez que se corra el reporte de la conciliacion bancaria deber de darse de alta loscheques en trnsito que se tengan en nuestra conciliacin manual, para que se pueda empezar allevar en el sistema de Contabilidad.

    9.6.5 Reporte de Conciliacin

    Al pedir el reporte de la conciliacin, se presume que ya se ha hecho la captura de los datos delestado de cuenta de banco, y el reporte primeramente hace el proceso de comparacin de losmovimientos del banco y los movimientos que nosotros tenemos, para eso le tenemos que dar comodato la cuenta del banco la cual queremos conciliar y su saldo inicial, este solo la primera vez senecesita capturar, ya que de ahi en delante lo obtiene del resultado de la conciliacin del mesanterior.

  • Capitulo

    X

  • Sistema de Contabilidad GL III41

    2001 ... Ingeniera Avanzada en Sistemas Computacionales

    10 Operacin

    10.1 Acumular Saldos

    Esta opcin permite generar los saldos de cada una de las cuentas del catlogo a partir de laspartidas de las plizas contables.

    Debe ejecutarse despus de hacer cualquier cambio al archivo de asientos contables y antes dehacer cualquier consulta o listado que no sea Catlogo de Cuentas o Asientos Contables (ya questos son los nicos que no requieren de la informacin de saldos).

    El sistema permite generar los saldos de varios meses en una sola operacin:

    Indicando el mes inicial y final del ao seleccionado.

    Nota: Al realizar un cierre anual se afectan los saldos del mes de Diciembre del aoseleccionado, para poder deshacer un cierre anual, solo se vuelve a Acumular Saldos del mesde Diciembre.

    10.2 Cierre de Fin de Ao

    Mediante esta opcin el sistema cancela de manera automtica las cuentas de resultados y obtienela utilidad o prdida del ejercicio, mandando el resultado a la cuenta en donde se reporta elresultado acumulado de ejercicios anteriores, que debe estr sealada en el archivo de empresas enel campo que se llama "Cta Acum".

    Adems obtiene un listado del asiento contable del cierre realizado por el sistema.

  • Operacin 42

    2001 ... Ingeniera Avanzada en Sistemas Computacionales

    Nota: Esta opcin solo afecta al mes de Diciembre del ao seleccionado.

    10.3 Conciliacin de Clientes / Proveedores

    10.3.1 Conciliacin de Clientes / Proveedores

    El sistema de contabilidad cuenta tambin con un proceso para obtener la conciliacin de lascuentas de clientes y/o proveedores, siempre y cuando se lleve dentro de la captura de las plizasque pudieran participar en estas transacciones.

    Para poder contar con esta ventaja del sistema, tendremos que utilizar el campo de concepto decada partida como sigue:

    CLIENTESal registrar una factura:

    en este caso no se utiliza el concepto sino el tipo de pliza que debe ser FAy la referencia que debe ser el nmero de la factura.

    al hacer un pago a una factura:

    PF#1234 Distribuidora Mexicana

    al hacer una nota de crdito:

    NC s/F#1234 Distribuidora Mexicana

    PROVEEDORESal registrar una factura:

    F#1234 Distribuidora Mexicana

    al hacer un pago a una factura:

    PF#1234 Distribuidora Mexicana

    al hacer una nota de crdito:

  • Sistema de Contabilidad GL III43

    2001 ... Ingeniera Avanzada en Sistemas Computacionales

    NC s/F#1234 Distribuidora Mexicana

    Si estos movimientos han sido creados por el Sistema Fussin, no debe de preocuparle ya queutiliza estas mismas reglas para poder hacer uso de esta opcin.

    10.4 Aceptar Interfase

    Esta opcin es para importar los datos de otros sistemas administrativos que no sean los deIngeniera Avanzada en Sistemas Computacionales, para utilizar esta opcin el sistema a comunicardeber generar un archivo ASCII con la informacin de los datos a importar.

    Dentro de este archivo se podr importar informacin de varios tipos como son, cuentas del catlogode cuentas, asientos contables

    El formato de este archivo permite definir varios tipos de registros como son:

    CAT - Para insertar una cuenta en el catlogo de cuentasASI - Para insertar un encabezado de un asiento contablePOL - Para insertar una partida dentro de un asiento contableBCO - Para insertar informacin de un cheque dentro de un asiento contable

    Formato de Registro tipo CAT

    CAT,,,,,Ejemplo:

    CAT,110-001-001,110-001,"BANAMEX",N,"IASC"

    Formato de Registro tipo ASI

    ASI,,,,,,,,,Ejemplo:

    ASI,2006,001,EB,2345,05/10/2006,"PAGO DE FACTURAS VARIAS",NAL,1,"IASC"

    Nota: Las fechas debern de estar en formato MM/DD/AAAA

    Formato de Registro tipo POL

    POL,,,,,Ejemplo:

    POL,110-001-001,"PF#001235 WALL-MART DE MEXICO",12000,0,1235

    Formato de Registro BCO

    BCO,,,,,,,Ejemplo:

    BCO,BA01,2,1,14,12000,"WALL-MART DE MEXICO, S. A. DE C.V.",S

  • Operacin 44

    2001 ... Ingeniera Avanzada en Sistemas Computacionales

    Nota: la secuencia de los registros debe de concordar, despus de un registro tipo ASI, debern deestar todos los registros tipo POL que pertenezcan a ese encabezado, despus de los registros tipoPOL, si el asiento es un egreso o un ingreso, deber de haber un registro tipo BCO para describir lainformacin del ingreso o egreso. El registro tipo CAT no tiene secuencia y podr estar en cualquierposicin.

  • Capitulo

    XI

  • Reportes 46

    2001 ... Ingeniera Avanzada en Sistemas Computacionales

    11 Reportes

    11.1 Balance General y Estado de Resultados

    Estos reportes son los ms conocidos en contabilidad ya que generalmente son los que se utilizancomo base para la toma de decisiones en una empresa.

    Una de las ventajas de este sistema es que se pueden obtener estos reportes a cualquier nivel, demanera que el usuario puede tener varias opciones de presentacin de estos reportes segn elgrado de desglose que requiera.

    11.2 Comparativo Anual

    El comparativo anual es un Estado de Resultados igual que el reporte anterior, solo que en ste semuestran todos los meses del ao, uno en cada columna y al final el acumulado anual.

    Este reporte es de gran ayuda porque fcilmente se puede ver la tendencia de las cuentas deresultados dentro de un mismo reporte.

  • Capitulo

    XII

  • Utileras 48

    2001 ... Ingeniera Avanzada en Sistemas Computacionales

    12 Utileras

    12.1 Revisin de Plizas

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    12.2 Importar / Exportar Datos

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    12.3 Copia de Catalogos

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    12.4 Saldos Iniciales

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    12.5 Respaldar Base de Datos SQL

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    XIII

  • Parmetros 50

    2001 ... Ingeniera Avanzada en Sistemas Computacionales

    13 Parmetros

    13.1 Parmetros

    Debido a que el sistema de contabilidad 'GL' es multi-empresas, se podrn llevar lascontabilidades de todas las empresas que usted necesite, sin mas lmite que la capacidad de sudisco duro. Los 'Parmetros' nos van a ayudar a cambiarnos de una empresa a otra, o bien deun ao a otro dentro de la misma empresa.

    Extensin

    Cada extensin consta de 3 caracteres y representa una determinada empresa. Las empresasse dan de alta por medio del men de Archivos (Empresas), y al entrar al sistema de contabilidadmuestra una lista de empresas para seleccionar la que queremos sea la empresa activa para esasesin, adems por medio de parmetros podremos cambiar la empresa activa.

    Por ejemplo:ISC = INGENIERA AVANZADA EN SISTEMASDYC = DESARROLLO Y CONSTRUCCIONES URBANAS, S. A.

    Para poder tener esa empresa como una opcin para cambiarse a ella se deber de haber dadode alta en el Archivo de Empresas con anterioridad

    Ao

    El ao es el parmetro por el cual se le dice al sistema de contabilidad, cual es el ao de laempresa activa en el cual se quiere trabajar, ya sea para consultar, obtener reportes o inclusocapturar movimientos. El sistema de contabilidad puede tener en lnea cualquier cantidad deaos con informacin y esto solo es limitado por la capacidad en disco duro.

    IVAEn esta casilla podemos poner el porcentaje de Impuesto al Valor Agregado que corresponda.

    Dolares en InglsEsta opcin es para decirle al sistema que cuando mandemos imprimir un cheque de una cuentade dolares, la cantidad en letra ser en ingls de lo contrario saldr en espaol.

    Impresiones B & NEsta es una opcin para desactivar los colores en los reportes, existen algunos reportes quemuestran las cantidades negativas en rojo, pero las impresoras laser no imprimen bien este

  • Sistema de Contabilidad GL III51

    2001 ... Ingeniera Avanzada en Sistemas Computacionales

    color por lo que se activa esta opcin para que en los reportes no se utilize el color rojo pararepresentar los valores negativos.

    Vista PreviaEsta opcin es solamente para la impresin de los cheques, si est desactivada entonces loscheques se mandarn directo a la impresora sin dar una vista previa, y si esta activada estavista previa se mostrar.

    Usar FMTEl usar FMT es tambin para la impresin de cheques, y determina el tipo de formato que seest utilizando, en este caso lo mas normal es utilizar este parmetro activado, ya que son losformatos mas nuevos, los anteriores se conservan para compatibilidad con el sistema anterior.

    Nota: Adems de la forma tradicional para entrar en la opcin de parmetros que es por mediode seleccionar la opcin del men de archivos y parmetros, tambin se activar esta opcin sile damos un click con el mouse al rea en donde se despliega el mes y el ao, al lado derechode los botnes del men. (como se muestra en la imagen)

    13.2 Usuario y Contrasea

    Al instalar el Sistema de Contabilidad GL III por primera vez, el sistema detecta que no existenusuarios dados de alta y pide se seleccione un usuario de otro sistema ya instalado o que lecapturemos un usuario nuevo.

    Una vez adentro usted puede agregar mas usuarios y adems cambiar las contraseas de losusuarios existentes, para tener el control de la seguridad del sistema.

  • Capitulo

    XIV

  • Sistema de Contabilidad GL III53

    2001 ... Ingeniera Avanzada en Sistemas Computacionales

    14 Temas Varios

    14.1 Manejo de Centros de Costos

    14.2 Manejo de Dolares

    MANEJO DE DOLARES

    El manejo de dlares en el sistema se maneja solamente para la informacin de chequeras, ya queen la contabilidad aparecer con el valor en pesos al tipo de cambio del da del movimiento.

    EN MAESTRO DEBANCOS

    El que una cuenta debanco se maneje o noen dlares sedetermina en el archivode Bancos, el cualdescribe la cuenta, yadems se define lamoneda que se va autilizar.

  • Temas Varios 54

    2001 ... Ingeniera Avanzada en Sistemas Computacionales

    EN CAPTURA DEASIENTOS

    Una vez que la cuentaquede registrada comoque es dlares, alcapturar un asientoeste lo capturamos endlares pero al verlo enel sistema stos seconvertirn en pesos altipo de cambio del dadel asiento, si este tipode cambio de ese dano existe y es el primermovimiento que secaptura de ese da,entonces el sistemapedir el tipo decambio para ese dia,todos los demsmovimientos despusde ese, que sean delmismo da tendrn elmismo tipo de cambio.

    Al mandar a imprimir uncheque de una cuentaen dlares, ste seimprimir con lacantidad en letra eningles o espaoldependiendo de laopcin que se escogien parmetros, eindicando que sondlares.

  • Sistema de Contabilidad GL III55

    2001 ... Ingeniera Avanzada en Sistemas Computacionales

    EN HISTORIA DETIPOS DE CAMBIO

    Todos los tipos decambio que se hanpedido para hacer lascapturas en dlares sevan guardando en elarchivo de Historias deTipo de Cambio, solose guarda una por da,de hecho solo cuandono existe valor para unda se piden, yposteriormente si ya setiene un valor grabadoen ese da, se utilizaese valor ya sinpreguntarlo.

    14.3 Manejo de Perodos

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    IntroduccinContenidoCaractersticas

    Archivo de EmpresasArchivo de Empresas

    Tipos de PlizaTipos de Pliza

    Centros de CostosCentros de Costos

    Catlogo de CuentasCatlago de CuentasDiseo del CatlogoReglas para disear un buen Catlogo

    Asientos ContablesAsientos ContablesTraspasos entre CuentasInformacin de Cheques y Depsitos

    Polizas FrecuentesGrabar una Pliza FrecuenteUtilizar una Pliza FrecuenteProgramacin de una Pliza Frecuente

    PresupuestosCapturar Presupuesto

    BancosBancosDepartamentosConceptosTipos de TransaccionesTransacciones de BancosConciliacin BancariaConciliacin con ArchivosConciliacion ManualEstados de Cuenta del BancoCheques en TrnsitoReporte de Conciliacin

    OperacinAcumular SaldosCierre de Fin de AoConciliacin de Clientes / ProveedoresConciliacin de Clientes / Proveedores

    Aceptar Interfase

    ReportesBalance General y Estado de ResultadosComparativo Anual

    UtilerasRevisin de PlizasImportar / Exportar DatosCopia de CatalogosSaldos InicialesRespaldar Base de Datos SQL

    ParmetrosParmetrosUsuario y Contrasea

    Temas VariosManejo de Centros de CostosManejo de DolaresManejo de Perodos