Procesos Administrativos y Contables.2

  • Published on
    18-Jul-2015

  • View
    2.550

  • Download
    0

DESCRIPTION

PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES PARA LA ADQUISICIN Y DOTACIN DE BIENES Y CONTRATACIN DE SERVICIOS EN EL MBITO PBLICO

Transcript

PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES PARA LA ADQUISICIN Y DOTACIN DE BIENES Y CONTRATACIN DE SERVICIOSAUTORA MARA INMACULADA MEDINA RODRGUEZ

INDICEPg.

CAPITULO I

EL PROBLEMA

......................................

2

CAPITULO II

MARCO TERICO

.

11

CAPITULO III

MARCO METODOLGICO

..

58

CAPTULO I EL PROBLEMA

INVESTIGACIN CUANTITATIVA

AMBIENTE

DONDE

ALCALDIA MUNICIPAL

1

CAPITULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

Las organizaciones, tanto pblicas como privadas tienen como propsito fundamental la utilizacin adecuada de los recursos con que cuentan para alcanzar sus metas y objetivos. Para lograr dicho fin, la Gerencia de las mismas, conjuntamente con sus directivos, crean una serie de lineamientos, con la finalidad de implantar un control claro y preciso de los recursos financieros con los que cuenta, buscando con esto salvaguardar tales recursos. En este orden, los procedimientos para la adquisicin y dotacin de bienes y contratacin de servicios, de acuerdo a Esteves (2001) son procesos que se dan en todas las instituciones y niveles del Estado. Cada unidad departamental adscrita a dichas instituciones necesitan obtener bienes y servicios para cumplir con los objetivos y metas que se han planteado (p.17). De all radica la importancia en la implementacin de mecanismos de controles y polticas que hagan seguimiento en el desarrollo de tales procesos, en este sentido, existen unidades orgnicas adscritas a las Alcaldas que estn facultadas para aplicar y establecer las pautas y guas en el desarrollo de los procedimientos para la adquisicin de bienes y contratacin de servicios. Por otra parte, la Direccin de Administracin, de esas Alcaldas, adems de ser las encargadas del control y registro de la contabilidad de las cuentas de activos, pasivos, patrimonio, ingresos y egresos, tambin procesan y asignan, en conjunto con el Departamento de Presupuesto, el presupuesto anual correspondiente en

2

concordancia con los planes de desarrollo plasmados en los planes operativos anuales (POA), y establecen los procedimientos administrativos y contables aplicados para la adquisicin de bienes y contratacin de servicios utilizados. Posteriormente deben presentar los Estados Financieros en las Memorias y Cuentas, exigido por el Estado.

En este orden Alvarz (2008) seala: La Unidad Departamental que tenga la necesidad de adquirir un bien, para su mejor funcionamiento y eficiencia dentro de la Alcalda, tiene que elaborar un memorndum u oficio, el cual es enviado al Departamento de Compras, que tiene fijado, dentro de sus funciones ms importantes, la programacin de compras, con el propsito de garantizar, de manera efectiva, el suministro de materiales (p.30). Asimismo el autor antes mencionado sostiene que los documentos y cuentas por pagar son partidas que conforman el pasivo, tanto de las empresas privadas como de las instituciones pblicas. stos se originan, entre otros, por transacciones que se realizan con los proveedores, bien sea, por la adquisicin de bienes o por la contratacin de servicios, y pueden surgir como consecuencia de la aplicacin de criterios estimativos de la gerencia.

En este sentido, Barone (2006) indica: La Direccin de Compras y Contratacin Pblica (ChileCompra) es un servicio pblico descentralizado que depende del Ministerio de Hacienda y est sometido a la supervigilancia del Presidente de la Repblica. Chile compra es el Sistema de Compras y Contratacin de bienes y servicios del Sector Pblico, una plaza de negocios administrada por la Direccin de Compras y Contratacin Pblica, que permite el encuentro de compradores pblicos con los proveedores del Estado. Su objetivo es garantizar elevados niveles de transparencia, eficiencia y uso de tecnologas en el mercado de las compras pblicas, beneficiando as a empresarios, Organismos Pblicos y ciudadana. (p.20). Vale decir, que una de las grandes fallas que presentan los rganos y Entes de la Administracin Pblica, sean del mbito Nacional, Estadal o Municipal, es que no utilizan un inventario de materiales, que debe encontrarse ubicado en la Dependencia

3

de Compras, y slo se limitan a satisfacer las demandas de papelera que tienen los Departamentos, Dependencias, Coordinaciones y Oficinas. Igualmente, Prez (2008) con respecto al tema en cuestin, expresa: Que la apropiacin de funciones, entre algunas oficinas, las cuales slo se limitan a la evaluacin y escogencia del proveedor, conlleva a que no se realice el proceso correctamente (p.26). Por ejemplo, el Departamento de Compras y Suministros, evala la cotizacin y la factura emitidas por el proveedor, hace una revisin del nombre o razn social del vendedor, su domicilio fiscal, el registro de informacin fiscal y sus pagos y contribuciones tributarias realizadas al Estado. Igualmente, la informacin contable que se genera, no se utiliza con idoneidad, slo se usan los detalles aportados por las conciliaciones bancarias para saber cunto es la disponibilidad del efectivo con que cuenta la Institucin, cuando el proceso debera conllevar a realizar una evaluacin ms profunda de los proveedores a escoger y por supuesto de la disponibilidad presupuestaria y financiera que tenga la institucin. Por consiguiente, ubicando el tema en el mbito Municipal, que es hacia donde esta investigacin se dirige, pareciera que en la Alcalda del Municipio Palavecino no hay evidencia alguna de que estas deudas con proveedores se originan mediante un criterio estimativo o por poltica de esta institucin. Estos compromisos surgen, algunas veces, por la necesidad que tiene este Organismo de abastecerse de bienes y servicios. Es significativo sealar que en este proceso slo se describen los compromisos hechos por la institucin, enfocados en las carencias que tienen dichas Direcciones, Coordinaciones y Oficinas y que van desde la presentacin de la necesidad del Servicio hasta su aplicacin. En algunos casos han existido usurpaciones de funciones entre Departamentos, la Unidad de Servicios Generales ha hecho peticiones a los proveedores sin cotizaciones algunas y sin previa consulta a la Direccin de Administracin. En cuanto a la disponibilidad financiera, hay un indebido recorrido de los

documentos en el desarrollo de los procedimientos, lo que trae como consecuencia

4

que estos funcionen de manera errada. Pues primeramente se enva, desde la Coordinacin de Compras y Suministros, la Solicitud de Compras a la Direccin de Administracin para determinar si hay recursos financieros y, no a la Dependencia de Presupuesto para precisar si existe disponibilidad presupuestaria cuando debera ser al contrario, primero se verifica si la Oficina o Unidad Solicitante del bien posee en la partida la imputacin del gasto y seguidamente si la Administracin cuenta con el efectivo suficiente para cubrir dicha partida. Lo antes descrito lleva a considerar la necesidad de implementacin de mecanismos de controles y polticas que hagan seguimiento en el desarrollo de tales procesos, dado que en cuanto a los procesos administrativos y contables las direcciones de Administracin, Tesorera y el Departamento de Contabilidad de la Alcalda del Municipio Palavecino estn facultadas para aplicar, establecer, coordinar y llevar a cabo los mismos; e igualmente la Direccin de Administracin y la comisin de Contratacin de la Alcalda del Municipio estn facultadas para establecer y aplicar las pautas y guas en el desarrollo de los procedimientos para la adquisicin de bienes y contratacin de servicios, lo que implica establecer interrogantes como: El proceso administrativo y contable que lleva la Alcalda del Municipio Palavecino es suficiente y eficiente para garantizar que las adquisiciones y dotaciones de bienes y servicios se hagan conforme a la ley? Se cumplen los trmites administrativos para la adquisicin y dotacin de bienes y servicios en la Alcalda del Municipio Palavecino Se lleva a cabo el proceso administrativo y contable y el cumplimiento de los trmites administrativos para la adquisicin y dotacin de bienes y servicios en la Alcalda del Municipio Palavecino?. Las interrogantes antes descritas permitirn determinar los procesos

administrativos y contables llevados a cabo para la adquisicin y dotacin de bienes y contratacin de servicios, y evaluar los niveles de eficiencia y eficacia de los mismos, para verificar su efectividad, estableciendo una relacin entre ellos, para posteriormente coadyuvar a que se lleven conforme a la ley, y as garantizar la buena

5

utilizacin del patrimonio pblico del estado, en la alcalda del Municipio Palavecino. Asimismo contribuir a la implementacin de nuevas polticas y normas de control en lo que respecta a la situacin planteada

Objetivos

General

Determinar los procesos administrativos y contables

para la adquisicin y

dotacin de bienes y contratacin de servicios en la Alcalda del Municipio Palavecino del Estado Lara. Especficos Describir los procesos administrativos y contables que lleva la Alcalda del Municipio Palavecino del Estado Lara. Verificar el cumplimiento de los trmites administrativos para la adquisicin y dotacin de bienes y contratacin de servicios por parte de la Alcalda del Municipio Palavecino del Estado Lara. Comparar los procesos administrativos y contables y el cumplimiento de los trmites administrativos para la adquisicin y dotacin de bienes y contratacin de servicios por parte de Alcalda del Municipio Palavecino del Estado Lara. . Justificacin

Las Alcaldas surgen por primera vez en Venezuela en el ao 1.990, rigindose por los lineamientos polticos y administrativos, definidos en conjunto por los Alcaldes y Concejales como institucin de derecho pblico, que tiene, entre sus objetivos,6

promover y prestar buenos servicios a la comunidad, dedicada a la recaudacin de Impuestos Municipales, los cuales constituyen una de sus principales fuentes de ingresos propios, que son posteriormente utilizados para la prestacin de servicios y construccin de obras para la comunidad. Es de hacer notar que las Direcciones de Administracin y Tesorera y el Departamento de Contabilidad, debera recopilar, registrar y analizar, entre otros aspectos, datos relativos a la dotacin y adquisicin de bienes y contratacin de servicios, los cuales son procesados mediante un flujo de actividades, realizadas en las diferentes Direccin y Departamentos adscritas a la Alcalda. Todo esto para producir informacin financiera y contable, de manera oportuna y confiable, que debe servir para la toma de decisiones administrativa, sin embargo, pareciera que esto se queda tericamente en la visin y misin. De all, que el presente estudio radica su importancia, en que tericamente se encamina a analizar las polticas administrativas y contables aplicadas, que se traducen en consecuencias del funcionamiento o no en la implementacin de normas y procedimientos contables, con lo cual se busca controlar la adquisicin de bienes y contratacin de servicios por parte de la Alcalda en estudio. Esta bsqueda pudiera traducirse en soluciones como: que los responsables de hacer o llevar a cabo los procedimientos contables sientan la necesidad de tener un manual de Procedimientos Administrativo lo cual investigacin. Igualmente, la investigacin est orientada, entre otros aspectos, al anlisis de los procedimientos administrativos y contables aplicados para la adquisicin de bienes y contratacin de servicios. De all que la informacin que se obtenga servir para la profundizacin en el estudio de las reglamentaciones administrativas, existentes en dicha institucin, y contribuir a la implementacin de nuevas polticas y normas de control en lo que respecta a la situacin planteada. Profundizando investigacin de la maestra en gerencia de las finanzas y los negocios. Aunado a ello, servira como referente terico para otros estudios que analicen las competencias de los Municipios en cuanto al gobierno y administracin de los la lnea de pudiera convertirse en uno de los aportes de esta

7

intereses propios y la gestin de las materias que la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela y las leyes nacionales y locales les confieran en todo lo relativo a la vida local, en especial, la utilizacin eficiente del patrimonio pblico en la dotacin y adquisicin de bienes y contratacin de servicios, que a la larga influirn en la ordenacin y promocin del desarrollo econmico y social y prestacin de los servicios pblicos. De este modo, el estudio genera instrumentos para medir tanto la variable procesos administrativos y contables como la variable adquisicin y dotacin de bienes y contratacin de servicios, y que una vez validados y buscado su confiablidad adaptndolos en otros contextos, se aplique para buscar informacin fiable y que de respuestas a las necesidades planteadas en la investigacin. Desde la perspectiva del anlisis estadstico, la informacin de los referentes que sirven para calcular informacin en funcin al diseo investigativo se deja claramente establecidos el cmo y por qu aplicar anlisis inferencial y no descriptivo en investigaciones de carcter expostfacto.

Alcance

El estudio pretende determinar los procesos administrativos y contables llevados a cabo para la adquisicin de bienes y contratacin de servicios de la Alcalda del Municipio Palavecino del Estado Lara, siendo este el lugar donde se llevar a cabo la investigacin, para ello necesitar: Estudiar cada unidad departamental que constituyen dicha institucin, donde se obtengan bienes y servicios, conformada por el Departamento de Servicios Generales, la Direccin de Administracin y la Comisin de Licitaciones creada para algunos tipos de adquisiciones que estn por encima de los parmetros establecidos en la Ley de Contrataciones Pbicas. Por tanto la poblacin estar conformada por cada uno de los trabajadores que estn adscritos a dichas unidades departamentales y la muestra ser censal, en el sentido que ser igual a la poblacin por ser finita.

8

Implementar nuevas polticas y normas de control en lo que respecta a la situacin planteada. La investigacin se realizar, como se dijo anteriormente, en la Alcalda del Municipio Palavecino en un tiempo no mayor a un perodo presupuestario (enero a diciembre 2011), por cuanto el presupuesto es aprobado para un ao fiscal.

9

CAPTULO II MARCO TERICO

10

CAPITULO II

MARCO TERICO

El presente captulo est conformado por una revisin bibliogrfica-documental, que seala aspectos tericos que se han elaborado con respecto al objeto de este tema de estudio, basado en las posiciones o enfoques de diferentes autores. En tal sentido, se debe procurar obtener informaciones de autores, cuyas investigaciones sean afines con este tpico, adems se insertan aspectos entre los cuales se destacan, los antecedentes de la investigacin, bases tericas, bases legales, definicin de trminos bsicos y sistemas de variables.

Antecedentes de la Investigacin

Antes de indicar los antecedentes de la investigacin, se precisa referir que con respecto a la licitacin y contratacin, antiguamente las organizaciones ejecutaban directa y centralizadamente las actividades para dotarse y adquirir bienes y contratar servicios, en otras palabras, tales requerimientos eran solicitados al gerente de la organizacin, llmese este: Presidente, Director, Gerente, a quien le corresponda facilitar los medios para gestionar la operacin. En los ltimos aos, se han creado instrumentos, que permiten manejar los procedimientos para la compra de los referidos bienes y contratacin de servicios. Reseado lo anterior, seguidamente se trae a colacin algunos de los antecedentes encontrados en relacin al tema de investigacin. Por su parte Rivas (2004), orientada hacia el Anlisis de los Servicios de Contratacin a Empresas de Obras, Bienes y Servicios para CNPC Services Venezuela LTD, s.a., utiliz una investigacin de tipo descriptivo complementaria al

11

utilizarse informacin documental y de campo, basado en la necesidad de reconocer la verdad de los hechos, es decir, lo que est pasando, ha pasado o est por pasar. Y esta realidad est representada por los eventos que se suscitan, y que estarn representados por los factores de contratacin y su incidencia en la capacidad financiera de las empresas a participar en el proceso de licitacin de CNPC Services Venezuela LTD, S.A. Concluy en su investigacin, que no existe un departamento de contratacin de bienes y servicios de manera estructurada, donde hayan definiciones de roles y responsabilidades. El hecho de no existir empresas especializadas para la ejecucin de trabajos puntuales, produce ineficiencia en la ejecucin de los servicios, prdida de tiempo y dinero por repeticin de trabajos ya realizados, debido a fallas. Se viola la ley antimonopolio en el proceso de contratacin de obras, bienes y servicios estipulados por la Legislacin de la Repblica Bolivariana de Venezuela. La Empresa CNPC Services Venezuela LTD, S.A., no tiene un registro detallado por especialidad de empresas en el ramo de bienes y servicios. Y recomend lo siguiente: La creacin de un Departamento de Contratacin para obras, bienes y servicios, con un personal tcnicamente preparado o calificado; Descripcin de roles y responsabilidades de cada una de las posiciones en el organigrama del departamento; Realizar conforme lo exige la Ley de Licitaciones el proceso de contratacin. Crear un Registro de Proveedores por especializacin para obtener ms fluidez y rapidez en la bsqueda de los mismos y hacer el proceso ms eficiente. Es decir, como se pudo observar en la descripcin de las obras, bienes y servicios contratados por la Empresa CNPC Services Venezuela LTD, S.A. Igualmente Vegas (1999 citado por Rivas, 2004), realiz una investigacin descriptiva centrada en su informe de pasantas titulado: Anlisis del Proceso de Licitacin para la Contratacin de Equipos de Transporte de Fluidos en reas Operacionales, llevado a cabo por la Superintendencia de Transporte del Distrito Punta de Mata-Estado Monagas, de la empresa PDVSA Exploracin y Produccin. El mismo centrado en una observacin directa a la Superintendencia de Transporte a travs de un registro descriptivo cerrado aplicado a un grupo de trabajadores (4), de

12

acuerdo al anlisis de la informacin lleg a las siguientes conclusiones, entre otras: (a) El acta inicio del proceso es general, es decir, se utiliza para cualquier tipo de licitacin, lo que trae como consecuencia que se pueda incurrir en errores u omisiones al momento de ser llenada. (b) En cuanto a las estrategias de contratacin se obvian algunos criterios de suma importancia para los criterios de seleccin de las empresas contratistas, tales como: promedio de la experiencia del personal propio y el de ejecucin de los trabajos de transporte, adems de los planes, polticas, normas y aseguramiento de la calidad (Certificacin ISP 9001). Estos criterios por supuesto no estn incluidos en la matriz de evaluacin tcnico/econmica. Por otro lado, Monagas (2005), efectu un trabajo, orientado hacia: Una visin de Localidad del Sistema de Informacin Contable de la Empresa Construcciones, C.A. desde la ptica Gerencial, cuyo objetivo se bas en analizar la calidad del sistema de informacin contable de la empresa Construcciones C.A. ubicada en la ciudad de Mrida Venezuela. La metodologa utilizada fue de una investigacin de campo con base en una revisin bibliogrfica. Concluy la autora, que la ausencia de un sistema de control interno bien elaborado y configurado y de un sistema de aseguramiento de la calidad afecta la calidad del producto o servicio que se da en forma directa o indirecta y adems imposibilita a la empresa de practicar auditorias que le diagnostiquen su estado en cuanto a la calidad de su proceso. Asimismo Lovera (2006), realiz un trabajo cuyo tema de investigacin se ubica en dos reas: el control interno y el sistema contable, orientado a Realizar una Propuesta de un Plan nico de Cuentas para la Universidad Nacional de los Llanos Occidentales Ezequiel Zamora (UNELLEZ), con el fin de contribuir a la optimizacin de las actividades administrativas y contables que se ejecuten en las unidades de Control Previo, Control Posterior y Sistemas de la UNELLEZ. Metodolgicamente la investigacin se concibi dentro de la modalidad de proyecto factible, con apoyo en investigacin de campo. Entre las principales conclusiones destac, la necesidad de la institucin de aplicar un plan nico de cuentas que unifique la contabilidad presupuestaria con la contabilidad financiera, la necesidad de disponer de manuales de procedimientos contables en las unidades de Control Previo,

13

Control Posterior y Sistema con el propsito de generar oportunamente los reportes financieros con la calidad y productividad esperada. En el trabajo de investigacin efectuado por Avils (2007), referida a Los Procesos de Adquisicin y Contratacin de Bienes, Servicio y Obras del Estado Peruano se plante como objetivo analizar los procesos de adquisicin y contratacin de bienes, servicio y obras del Estado Peruano segn denuncias, informes, observaciones y presunciones de actos de corrupcin y lo orient a profundizar en los detalles de los actos de corrupcin que se dan en las adquisiciones y contrataciones, su incidencia y el perjuicio que ocasionan lesionando el inters pblico. En este trabajo el investigador utiliz una investigacin descriptiva y la

metodologa aplicada contiene los siguientes instrumentos en secuencia: (a) Un catlogo de denuncias, para identificar casos de corrupcin distintos. (b) Anlisis de las Fases de la Contratacin, de las Modalidades y Tipos de Procesos de Seleccin, identificando los riegos de corrupcin. (c) Contraste entre los casos de corrupcin identificados vs la normativa vigente para describir las oportunidades o transgresiones a la Ley. (d) Organizacin de los casos de corrupcin por: fases del contrato, modalidades de adquisicin y tipos de seleccin, con comentarios de incidencia y perjuicios. Analizados y triangulada la informacin el autor concluy, entre otras que: Las adquisiciones y contrataciones del Estado Peruano estn expuestas a un alto riesgo de corrupcin, y el revelar, describir y analizar cmo es que se dan estos actos de corrupcin constituye una alerta y cartilla de prevencin para que los actores del sistema de adquisiciones sean conscientes de que es posible que todo quede en simples percepciones o denuncias, y que de repente estos actos descubiertos nunca sean sancionados y que por tanto es negocio participar de estos. Y recomend, entre otras, que el gobierno debe implementar polticas desarrollar y fomentar campaas pro probidad del funcionario pblico e implementar el Sistema Nacional Anticorrupcin que fue parte de la mesa de trabajo del Acuerdo Nacional. El objetivo debe estar en tratar de modificar la actitud del funcionario orientado hacia el inters pblico.

14

Por su parte Barrios (2007), gener un trabajo relacionado con el Sistema de Informacin Financiero para la Toma de Decisiones y Control de la Alcalda de Barinas, cuyo objeto de estudio estuvo orientado hacia el anlisis de los procedimientos municipales de la Alcalda de Barinas en el perodo 2005-2006, para identificar los requerimientos de informacin de sus actores, y as generar estrategias que faciliten el diseo de un nuevo sistema, con apoyo tecnolgico. La investigacin fue de tipo descriptiva, con un diseo no experimental, transversal y de campo. La poblacin de estudio estuvo conformada por un total de 16 individuos, que incluyen al personal que labora en los departamentos: Tesorera, Contabilidad y Presupuesto, los cuales constituyen la muestra, dado que, la poblacin es pequea y finita. Luego de efectuado el anlisis del sistema de informacin financiero de la Alcalda, concluy lo siguiente: el sistema de informacin es fragmentado y

disperso, hay exceso de trabajo, el equipo disponible es insuficiente, la tecnologa es obsoleta, los procedimientos son manuales y lentos, muchos procesos son cambiados segn la administracin de turno, se improvisan algunos pasos, la informacin no llega de forma oportuna, adems de que hay informacin importante que no se genera. En funcin de las debilidades encontradas, propuso como estrategias: la mayor dotacin de equipos de trabajo, la automatizacin de los procedimientos y la implantacin de una red de informacin, pero no sin antes cambiar los procedimientos de operacin para hacerlos menos burocrticos. Por ltimo, Marcano (2009) realiz una investigacin titulada: Anlisis de la Contribucin de los Sistemas de Informacin Contable en la Eficiencia de la Toma de Decisiones: Una Perspectiva desde Suramericana de Licores Centro, C.A., cuyo objetivo fue demostrar que el empleo efectivo de una informacin veraz, oportuna y exacta permite a la organizacin una toma de decisiones ms acertada y por consiguiente el xito de la misma, tomando en consideracin que los sistemas de informacin son elementos determinantes para el logro de la eficiencia en las organizaciones modernas. La investigacin fue de tipo documental, lo que conllev la revisin de la bibliografa y leyes existente en materia de licores y un estudio de la situacin actual

15

de los sistemas de informacin gerencial para el proceso de toma de decisiones utilizados por Suramericana de Licores Centro, C.A. analtica y de campo. Los datos representativos fueron obtenidos a travs de las tcnicas de la observacin documental, observacin participante y la entrevista; entendiendo por observacin documental la estrategia que permiti la elaboracin de un marco terico conceptual para formar un cuerpo de ideas sobre la investigacin y como instrumento, la gua de observacin documental. Para la observacin participante se utiliz como instrumento de recoleccin de datos la gua de observacin participante Para el caso de la tcnica de la entrevista, se utiliz como instrumento la gua de entrevista dirigida a los informantes clave. Como tcnicas de procesamiento y anlisis de datos, se utiliz el anlisis de contenido y el anlisis estadstico de tipo descriptivo e inferencial. Concluy en su investigacin que, la informacin derivada orienta a afirmar que el sistema contable es til slo algunas veces motivado a que es difcil unificarlo, por lo que se encuentra por partes. Por lo que infiri que la informacin no resulta completamente confiable para la toma de decisiones oportunas y certeras. La emisin de los estados financieros en casos especiales trae como consecuencia no determinar la situacin financiera de la empresa de manera permanente. Y recomend, entre otras a la empresa, la utilizacin de un sistema de informacin integral, diseado y construido ntegramente de manera holstica para operar bajo ambiente Windows que ofrezca capacidades de adaptacin sin precedentes, desarrollado con herramientas estndar de la industria. Como se puede observar, los trabajos presentados guardan estrecha relacin con el que se lleva a cabo en la presente investigacin, al colocar de manifiesto la importancia de un ptimo procedimiento administrativo y contable, en otras palabras, de un ptimo sistema contable, e igualmente la relevancia de la contratacin pblica para la adquisicin de bienes y contratacin de servicios, de una forma transparente en las instituciones pblicas, aspecto ste de gran relevancia para salvaguardar el patrimonio pblico en el nivel que se trate: Nacional, Estadal o Municipal. En E igualmente fue de tipo

16

consecuencia, los antecedentes antes descritos permiten expresar que existen argumentos tericos-empricos para trabajar con los procedimientos administrativos y contables y la adquisicin de bienes y contratacin de servicios.

Bases Tericas

Las base tericas que sustentan esta investigacin estn centradas en describir caracterizar y analizar los enfoques que hablan sobre: procedimientos administrativos y contables y su sistematizacin, valuacin, procesamiento, evaluacin e informacin. Y sobre la adquisicin y dotacin de bienes y contratacin de servicios a travs de contrataciones pblica, esta ltima relacionada con, la asignacin presupuestaria, contratistas y proveedores, contratos administrativos, y control fiscal.

Procedimientos Administrativos y Contables

Como primera aproximacin terica se parte de considerar lo relativo a los procedimientos administrativos y contables. Pero para ello se comenzar, por lo que se conoce como procedimiento

Procedimiento

Con respecto a este trmino Gmez (1993) expresa: Las empresas para poder ejecutar sus actividades de manera efectiva necesitan poner en prctica ciertas tcnicas y mtodos que conllevan a desarrollar coordinadamente las operaciones. Son como el seccionamiento funcional del acto administrativo, y se dan en todos los niveles de la empresa, por lo que se define entonces como Un plan de trabajo, preciso y minucioso, previamente elaborado y verificado en la prctica experimentalmente (pp. 3-4). Se tiene entonces que los procedimientos son actuaciones importantes en la consecucin de los objetivos de toda organizacin, puesto que ellos indican la manera de ejecutar las diferentes rutinas, laborales que all se llevan a cabo, facilitando las funciones administrativas.

17

Melinkoff (1990), seala entre las caractersticas de los procedimientos las siguientes: No son de aplicacin general: son especficos, es decir pueden elaborarse diferentes procedimientos para una misma labor dependiendo de las necesidades y caractersticas particulares de cada organizacin. Son continuos y sistemticos: por lo tanto son de gran aplicacin en los trabajos que se repiten, y de esta manera se evita a la gerencia a tomar decisiones cada vez que tenga que ejecutarse ese trabajo. Son estables: porque siguen una misma secuencia elaborada con antelacin. Son flexibles: esto es, que pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones y circunstancias; como estos son instrumentos, medios para alcanzar objetivos, su condicin est supeditada a tales situaciones, lo que significa que sus modificaciones y alteraciones, dependen en lo esencial, del curso de los objetivos, por eso, los procedimientos deben tomar en cuenta para su implantacin y aplicacin los elementos disponibles: el personal, trabajo, objetivos, materiales (pp. 28-29).

La importancia de los procedimientos radica en que son medios utilizados para facilitar la realizacin de las labores especficas y reiterativas que conforman funciones administrativas y productivas. Se debe mantener buenos sistemas de procedimientos y actualizados, para que sirvan como norma a todas las personas involucradas en la ejecucin de las labores, y as lograr el xito de la empresa. En este orden, definido lo que es un procedimiento en sentido genrico, se pasa al campo ms especfico de los procedimientos administrativos y los procedimientos contables. Gmez (ob.cit), define los Procedimientos Administrativos como: Norma detallada de comportamiento a la cual deben administrarse o adecuarse todos los elementos y recursos para que el sistema en su conjunto, funcione con eficiencia (p.3). Seala el referido autor como caractersticas de los procedimientos

administrativos: Enfoca el efecto completo de una decisin por anticipado. Suministrando datos completos, exactos y oportunos para los procesos de planeacin y toma de decisiones. Emplea datos y mtodos ordinarios en la preparacin de planes de largo y corto plazo.18

Reduce el tiempo y volumen de informacin requerida mediante una informacin de cada nivel de direccin, de slo los grados de detalles necesarios. Satisface las necesidades de cada unidad de la organizacin, con un mnimo de duplicacin sirviendo al mismo tiempo a la organizacin como un todo. Presenta los datos a quienes son responsables de la toma de decisiones y planeacin, en forma tal que disminuye al mnimo el tiempo o esfuerzo necesario para su anlisis e interpretacin (p.3).

Por otro lado Rosemberg (1989), define los Procedimientos Contables como: Todos aquellos procesos, secuencias de pasos e instructivos que se utilizan para el Registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad (p.32). Estos procedimientos son utilizados con la finalidad de reflejar la situacin financiera ms exacta a la realidad de la empresa u organismo. El manejo de registros constituye una fase o procedimiento de la contabilidad. El mantenimiento de los registros conforma un proceso en extremo importante, toda vez que el desarrollo eficiente de las otras actividades contables depende en alto grado, de la exactitud e integridad de los procedimientos de la contabilidad. El referido autor seala como caractersticas de los procedimientos contables las siguientes: Registrar y clasificar en los registros permanentes toda la informacin necesaria que se encuentre en las operaciones diarias para que puedan entenderse con facilidad. Provee informacin que permita el control de las operaciones de la empresa. Suministra informacin que permita la toma de decisiones en la empresa. Resume e informa, es decir, ordena la informacin registradas y clasificadas en los estados financieros que muestran las utilidades del perodo y la situacin financiera de un negocio en una fecha determinada. Provee informacin que permita la planeacin de las operaciones de la organizacin. Evala la gestin de la organizacin (p.32).

19

Procedimientos Contables De acuerdo con Rosemberg (ob.cit.), los procedimientos contables son: Cuentas; dbitos y crditos; cargos y crditos a las cuentas; cuentas de activos, pasivo y capital; resumen del funcionamiento de los dbitos y crditos; registros de las operaciones; cuentas por cobrar y por cagar; el diario y el mayor; pases al mayor; determinacin de los saldos de las cuentas y el balance de comprobacin (pp. 3334). Ahora bien, los procedimientos contables involucran una serie de dimensiones, como lo son: la sistematizacin, valuacin, procesamiento evaluacin e informacin. Al respecto, Elizondo (2006) refiere que el proceso contable: Es el conjunto de fases a travs de las cuales la Contadura Pblica obtiene y comprueba la informacin financiera (p.4). Contina Elizondo (ob.cit), e indica con respecto al origen del proceso contable que: El proceso contable surge en contabilidad como consecuencia de reconocer una serie de funciones o actividades eslabonadas entre s, que desembocan en el objetivo de la contabilidad, esto es, obtener informacin financiera. Para ello es necesario inicialmente, seleccionar, disear e implantar el sistema por medio del cual sea posible el tratamiento de los datos, desde su obtencin hasta su presentacin en trminos de informacin terminada. Esta fase del Proceso Contable se denomina Sistematizacin. Posteriormente se requiere cuantificar los elementos que intervienen en las transacciones financieras en trminos de unidades monetarias, de acuerdo con las reglas de cuantificacin contenidas en la Teora Contable. Dicha Cuantificacin constituye la segunda fase denominada Valuacin. Una vez valuados los datos financieros, es necesario someterlos a un tratamiento por medio de instrumentos especficos, con el fin de captarlos, clasificarlos, registrarlos, calcularlos y sistematizarlos de manera accesible para sus usuarios, esta fase recibe el nombre de Procesamiento. La informacin plasmada en los Estados Financieros debe analizarse e interpretarse, con el objeto de conocer la influencia que las transacciones celebradas por el ente econmico tuvieron sobre su situacin financiera. Como consecuencia de dicho anlisis e interpretacin, se emite una calificacin sobre el efecto que las transacciones celebradas por el ente econmico consignada en los Estados Financieros tuvieron sobre las situacin financiera de dicha entidad, con el fin de darla a conocer a los responsables de tomar decisiones. Este Fase se denomina Evaluacin. Por ltimo, El Proceso Contable termina20

con la fase de Informacin, a travs de la cual se comunica a los interesados de la situacin financiera del ente econmico, como consecuencia de las transacciones celebradas por la entidad durante el periodo (p.4).

En resumen parafraseando al autor, las fases del proceso contable estn constituidas por: Sistematizacin: Es la fase inicial del proceso contable que establece el sistema de informacin financiera en un ente econmico. Valuacin: Es la segunda fase del proceso contable y es la que cuantifica en unidades monetarias los recursos y obligaciones que adquiere un ente econmico en la celebracin de transacciones financieras. Procesamiento. Tercera fase del proceso contable y es la que elabora los Estados Financieros resultantes de las transacciones celebradas por un ente econmico. Evaluacin: Cuarta fase del proceso contable y es la que califica el efecto de las transacciones celebradas por el ente econmico sobre su situacin financiera. Informacin: Quinta fase del proceso contable y es la que comunica la informacin financiera obtenida por la Contabilidad (Elizondo, 2006, p.6). Por otra parte, y una vez esbozadas las fases del proceso contables, se traen a colacin otros trminos de contabilidad que tienen intima relacin con este proceso, y que son necesarios referir en este punto.

Registros Contables

En este orden, Catacora (2000), define los Registros Contables como: Registros destinados a asentar consecutivamente cualquier clase de transaccin, que afecta o pueda afectar, transformar o modificar el patrimonio de la empresa, con indicacin de los detalles esenciales que puedan necesitarse para consulta posterior (p. 236). Y seala, como importancia de estos registros contable, lo siguientes: Permite efectuar un seguimiento preciso a grupos de operaciones o alguna operacin especfica; son la base para la elaboracin de los estados financieros; y ayuda a tomar decisiones en diferentes reas de la empresa (p.236). Catacora (ob.cit.) seala igualmente las etapas del Registro Contable, que son:

21

Recoleccin de Registros: Corresponde a toda la recopilacin de informacin susceptible de registro para una entidad. Clasificacin de Registros: Consiste en la separacin de las operaciones de acuerdos con criterios previamente establecidos. La clasificacin de registros puede ser realizada con base en tipos de operaciones, o en los ciclos de operaciones que tpicamente son efectuadas en una empresa. Codificacin de Registros: Consiste en la asignacin de una identificacin a cada uno de los elementos de una lista. Todo sistema que las operaciones o registros sean codificado de alguna manera, ello hace necesario que una empresa requiera la adopcin de algn mtodo de codificacin. Registro de las Operaciones: Consiste en grabar o reflejar en algn medio de almacenamiento, todos los datos, de tal forma que se pueda acceder posteriormente a la informacin. Control Interno Contable: Consiste en el plan de organizacin y los mtodos, procedimientos y registros referentes a la salvaguarda de los activos y a la fiabilidad de los registros financieros y, en consecuencia, est diseado para proporcionar una razonable seguridad de que: 1. Las transacciones se efectan d acuerdo con la autorizacin general o especfica de la direccin. 2. Las transacciones se registran segn sea necesario: a) Para permitir la preparacin de estados financieros de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados o cualesquiera otros criterios aplicados a tales estados. b) Para mantener el control sobre los activos. 3. El acceso a los activos est permitido nicamente con la autorizacin de la direccin. 4. El activo contabilizado se compara con el existente a intervalos de tiempos razonables (p. 237). Control Interno Contable

Contina Catacora (ob.cit), sealando aspectos importantes del control interno contable, que se hace necesario traer a colacin, como lo son: Principios del Control Interno: Justificacin por escrito de los hechos sujetos a registros; es decir todas las transacciones y operaciones deben estar respaldadas con la suficiente documentacin justificativa, dichos documentos deben contener una informacin completa y exacta. Registros cronolgicos de los hechos; las transacciones deben registrarse de acuerdo a la cantidad apropiada, en la cuenta adecuada y en el perodo en el cual se llev a cabo la transaccin.

22

Divisin del trabajo y mutuo control; la segregacin de las obligaciones deben estar claramente definidas, mediante normas e instrucciones escrita dentro de cada organizacin Contabilizacin rpida y metdica de toda la operacin; es decir, la contabilidad debe ser y realizarse cuidadosamente con el propsito de garantizar la correcta y exacta imputacin en cada cuenta de control. Clases de Control Interno Contable segn su Finalidad: Control Formal: Controlando la existencia de los documentos que justifican las anotaciones contables. Se limitar el control formal, por consiguiente, a examinar si todas y cada una de las anotaciones contables presentan el justificante correspondiente, notificando cualquier anomala que se presente. Control de Validez: Controlando la validez de todos los documentos justificantes de las operaciones contables viendo si contiene todas las formalidades necesarias. Control de Actuacin: Implica no solamente un control de validez, sino la comparacin de los documentos con las normas establecidas, por ejemplo, en una compra de mercadera, hay que ver si las mercancas adquiridas corresponden a las que estaban presupuestadas en lo concerniente a calidad, precio y cantidad, y comprobar si los documentos justificativos de dicha compra tiene la firma de las personas autorizadas para ello (pp.239-240). Control Interno Administrativo Igualmente indica Catacora (ob.cit.), lo que se entiende por control interno administrativo y sus principios: Control Interno Administrativo: Los controles administrativos son procedimientos y mtodos que se relacionan sobre todo con las operaciones de una empresa y con la directiva, poltica e informes administrativos. Son mtodos medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia. Principios del Control Interno Administrativo: Es necesario reflejar la responsabilidad: El control interno ser deficitario sino se delimita con nitidez la responsabilidad de cada una de las direcciones, departamentos y personas. Las operaciones y el registro contable de las mismas tienen que estar separadas: Un empleado no debe desempear un puesto en que tenga control sobre la contabilidad y al mismo tiempo sobre las operaciones que generan registros contables. Por ejemplo, el tenedor de los libros que lleva el

23

Mayor General no debe tener acceso a la caja o al registro de ventas al contado (pp.241-242). Por consiguiente, las bases tericas, antes citadas, con respecto a los procesos administrativos y contables, nos hace indicar, en primer lugar, que la administracin es una actividad basada en tareas operativas que se llevan a cabo mediante el esfuerzo de los miembros del grupo para permitir el funcionamiento adecuado de una organizacin, para tal efecto el proceso administrativo es fundamental para especificar en forma sistemtica y ordenada las actividades dentro de la empresa. Esta actividad basada en tareas, est conformada por procedimientos, entre ellos los procedimientos contables, pero seguidamente se dan otras etapas, como lo son, el registro contable, el control interno contable y el control interno administrativo, todas estas etapas o actividades se dan dentro del campo de la contabilidad, que llevan las empresas tanto pblicas en el manejo de presupuesto como privadas en el manejo de su capital. En segundo lugar, el proceso contable, es el manejo de registros que constituye una fase o procedimiento de la contabilidad, cuyas fases estn conformadas por: La sistematizacin, la cual necesitar un sistema de informacin financiera que contenga los procedimientos y mtodos, ingresos de los datos, validacin de los datos, actualizacin de los datos y emisin de los reportes. La valuacin, donde se cuantifique tanto los recursos como las obligaciones, que conllevar a la valuacin del efectivo, del efectivo en bancos, de inversiones, de derechos a cargo deudores, de propiedad, planta y equipo. El procesamiento, contentivo de etapas, como lo son la captacin, clasificacin, registro, clculo y sntesis de datos. La evaluacin, que involucra el efecto de las transacciones de cuentas, dbitos y crditos, cargos y crditos a las cuentas, cuentas de activos, cuentas de pasivos y capital, resumen de funcionamiento de dbitos y crditos, registros de operaciones, y cuentas por cobrar y pagar. Por ltimo la informacin que corresponde a la contabilidad (control Interno), comprendida por, el registro de la actividad financiera, clasificacin de la

24

informacin, resumen de la informacin, control, compatibilidad y flexibilidad, hardware y software, recursos humanos, polticas y normas contables, ingresos de los datos, validacin de los datos, actualizacin de los datos y emisin de reportes. Todos estos trminos contenidos dentro de los aspectos tericos antes sealados. Esto conlleva a que el mantenimiento del registro conforma un proceso en extremo importante, toda vez que el desarrollo eficiente de las otras actividades contables depende en alto grado, de la exactitud e integridad de los registros de la contabilidad. Por consiguiente, los registros contables son la memoria permanente de toda empresa, llmese pblica o privada, lo que le va a permitir conocer la claridad y objetividad del manejo transparente de todas sus operaciones y as comprobar la exactitud y confiabilidad de cada uno de los pasos que se toman en cuenta para registrar la informacin obtenida. Adquisicin y Dotacin de Bienes y Contratacin de Servicios

En otro orden de ideas, se har referencia en esta investigacin, a la adquisicin y dotacin de bienes y contratacin de servicios, como segunda aproximacin terica para ello se comenzar, con lo que es conocido en doctrina como Contratacin pblica.

Contratacin Pblica

Anteriormente las contrataciones pblicas realizadas por el Estado y otros entes pblicos, se regan por la extinta Ley de Licitaciones, de all que el trmino definido hasta el 14 de marzo del 2008 era el de Licitaciones Pblicas hoy en da Contrataciones pblicas, en este orden, Cabanellas (1997), define la Licitacin como: Accin y efecto de licitar, de ofrecer precio por una cosa en subasta o moneda. Tiene especial importancia en derecho administrativo, ya que los contratos con particulares sobre suministros, ejecucin de obras o prestacin de servicios pblicos, tiene que hacerse por ese procedimiento para su adjudicacin, de acuerdo con el pliego de condiciones al licitante que ofrezca mejor precio y mayores ventajas (p. 434).25

Para el referido autor, el proceso de licitar ofrece a la empresa u organizacin de una manera difana, ordenada y participativa la seleccin de los proveedores de bienes y servicios para la ejecucin de un trabajo determinado. Este proceso llamado desde marzo de 2008 contrataciones pblicas, conlleva una serie de pasos, que segn el Manual de Normas y Procedimientos de Contratacin de PDVSA (1997) son: La gerencia contratante es el ente responsable de promover y conducir el proceso de contratacin y, en consecuencia, de establecer la estrategia de contratacin que sea ms conveniente. Una vez definida realizar entre otras, y no necesariamente en el mismo orden, las siguientes acciones preliminares al iniciar el proceso de contratacin: Verificar la previsin presupuestaria. Obtener del correspondiente nivel de delegacin de autoridad financiera, la aprobacin para iniciar el proceso de seleccin del contratista. Tramitar la autorizacin para iniciar el proceso de licitacin. Elaborar las especificaciones. Preparar el estimado de costos. Establecer las condiciones de contratacin y licitacin, cronograma de eventos, modalidad de seleccin, criterios de preseleccin, matriz de evaluacin, lista de empresas contratistas, especificaciones y tipo de contrato, todo lo cual se someter a la consideracin de la comisin de licitacin que sea competente (p.9). Por consiguiente, esta investigadora seala que, la contratacin pblica, es un procedimiento que se sigue para las contrataciones del Estado y otros entes pblicos, mediante la cual se selecciona a proveedores de un bien o servicio requerido dentro de los programas o proyectos que se desarrollan en el marco de la Planificacin Institucional. Esta seleccin se hace sobre la base de una previa justificacin de la idoneidad tica, tcnica y financiera de los mismos, y tiende a establecer la mejor oferta, el precio ms conveniente, para la adquisicin o enajenacin de bienes, prestacin de servicios o ejecucin de obras. Continua esta investigadora e indica, que la justificacin y fundamentacin de las contrataciones pblicas est en que los recursos econmicos del Estado deben ser administrado con eficiencia, eficacia y honradez para satisfacer los objetivos a los que estn destinados, en consecuencia se asegura al Estado las mejores condiciones

26

disponibles en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y dems circunstancias pertinentes. Se tiene entonces un control de los recursos econmicos y se evitan las prcticas corruptas dentro de los procedimientos de contratacin. Y a esto ltimo se une, la vigilancia, fiscalizacin, que realiza el rgano de Control Fiscal, llmese Contralora General de la Repblica (mximo ente Rector del Sistema Nacional de Control Fiscal), de los Estados y de los Municipios, a travs de sus auditoras fiscales, como garante de los recursos del estado venezolano. Siguiendo el orden anterior, el proceso de contrataciones pblicas para la adquisicin de bienes y contratacin de servicios comporta una serie de aspectos para que se pueda llevar a cabo, como lo son, la asignacin presupuestaria, los contratistas y proveedores con sus modalidades de seleccin a travs de la Ley de Contrataciones Pblicas (LCP), la formalizacin del acuerdo a travs del contrato administrativo, y por ltimo el control fiscal realizado por las Contraloras: Repblica, Estado y Municipio, dependiendo el mbito donde ellas se produzcan.

Presupuesto Pblico

Sobre este aspecto, la pgina web de la Enciclopedia Libre Wikipedia lo define como: Presupuesto pblico, presupuestos del Estado o presupuestos generales de los poderes pblicos es el documento financiero del estado u otro poder del la administracin pblica, que balancea ingresos pblicos y gastos pblicos en el ao fiscal. El presupuesto constituye la expresin cifrada, conjunta y sistemtica de las obligaciones (gastos) que, como mximo, pueden reconocer y los derechos (ingresos) que prevean liquidar durante el correspondiente ejercicio (anual). La aprobacin de los presupuestos constituye una de las atribuciones bsicas del congreso o parlamento de un pas, mediante la correspondiente Ley de presupuestos; que es una norma legal, contemplada en diversos ordenamientos jurdicos dictada por este rgano a finales de ao (generalmente los ltimos das de diciembre) que regula todo lo concerniente a los presupuestos para el ao siguiente. Esta ley incluye la relacin de gastos que puede ejercer el Estado y los ingresos que ste debe alcanzar en el prximo ao. Adems, es una ley de naturaleza mixta puesto que su funcin es legislativa pero tambin de control.

27

Por sus especiales caractersticas, la ley de presupuestos puede tener una tramitacin especial o distinta de las otras leyes. Se entienden por gastos al conjunto de erogaciones, generalmente dinerarias que realiza el Estado para cumplir con sus fines, es decir, satisfacer las necesidades de la sociedad. Por el contrario, los recursos son el grupo de ingresos que tiene el Estado, preferentemente dinero para la atencin de las erogaciones determinadas por las exigencias administrativas o de ndole econmico-social. Para obtener estos recursos el Estado establece leyes tributarias que deben estar acorde a lo que garantiza la Constitucin del pas. Definido el presupuesto en su contexto general, se definir que se entiende por presupuesto a nivel municipal, por cuanto la investigacin est enmarcada en este mbito.

Presupuesto Municipal

Para Acosta (1996), El Presupuesto del Municipio es un documento contentivo de especificaciones obligatorias que norman la accin administrativa y de gobierno del Municipio, cuyos gastos autoriza y cuyos ingresos estima y el cual se le atribuye naturaleza jurdica por cuanto debe ser aprobado con iguales formalidades que las ordenanzas y en efecto, es una Ordenanza ( p. 170). De la misma manera, el autor define el Presupuesto de Ingresos, e indica: El Presupuesto de Ingresos contendr la enumeracin de los diversos ingresos fiscales cuya recaudacin se autorice, con la estimacin prudencial de las cantidades que se propone habrn de ingresar por cada ramo en el ao econmico que se siga a su aprobacin, as como cualesquiera otros recursos financieros permitidos por la Ley. El Presupuesto de Gastos. Y seala con respecto a la ejecucin del presupuesto de ingresos que: Los ingresos aparecen en el Presupuesto como resultado de una estimacin que no tiene carcter restrictivo, y al Fisco Municipal le es permitido percibir ingresos por encima de la cuanta prevista en el Presupuesto, pero a la vez, la recaudacin puede ser afectada por factores extraos que provoquen su cada por

28

debajo de las estimaciones. As pues, la inclusin de una cifra en el Presupuesto de Ingresos no implica una obligacin de percibirla. (p. 171). Igualmente define el Presupuesto de Gastos, indicando que. contendr, por sectores, los programas, subprogramas, proyectos y dems categoras presupuestarias equivalentes bajo responsabilidad directa del Municipio, as como los aportes que pudieran acordarse, todo de conformidad con las disposiciones tcnicas que establezca la Oficina Central de Presupuesto (p.172). Continua y seala con respecto a la ejecucin que: El Presupuesto de Gastos representa para la Administracin Municipal o Distrital, la autorizacin para efectuar los gastos cuando stos estn justificados. De otra forma, el Presupuesto de Gastos no supone una obligacin de efectuar el gasto presupuestado, como tampoco a la Administracin a comprometer el mximo de los recursos presupuestados. Mediante la Ordenanza de Presupuesto se faculta a la Administracin Municipal o Distrital, segn sea el caso, para efectuar el gasto presupuestado mediante un proceso en el cual se pueden considerar cuatro (4) fases: compromisos, liquidacin, orden de pago y pago; atendiendo las dems normas legales de la materia con vistas a facilitar la ejecucin (p. 173).

Control de la Ejecucin Presupuestaria del Municipio: Contralora General de la Repblica y Contralora Municipal

Otro aspecto, que seala Acosta (ob.cit) y que es interesante resaltar es lo que respecta al Control de la Ejecucin Presupuestaria. Esta es la fase en la cual se comprueba si, efectivamente, los actos financieros se desarrollan conforme a las autorizaciones establecidas en la Ordenanza de Presupuesto, y al ordenamiento jurdico vigente. Corresponde a la Contralora Municipal, donde exista de conformidad con la Ley Orgnica de Rgimen Municipal, y la Ordenanza respectiva; o en su defecto, a la Contralora General de la Repblica, ejercer el control de la ejecucin presupuestaria(p. 194).

29

Asimismo indica el autor, que en el control de la Hacienda Pblica Municipal intervienen dos rganos externos de control; uno de ellos es la Contralora General de la Repblica, y el otro, la Contralora Municipal, y seala que: La responsabilidad mxima de control de la Hacienda Nacional recae, constitucionalmente, en la Contralora General de la Repblica. A este rgano le corresponde el control, vigilancia y fiscalizacin de los ingresos, gastos y bienes nacionales, as como las operaciones relativas a los mismos. Esta facultad de control puede considerarse mxima, porque Constitucionalmente le otorga la potestad de extender su funcin contralora a la administracin descentralizada nacional, como es el caso de los Institutos Autnomos, as como a las administraciones Estadales y Municipales, sin menoscabo de la autonoma que a stas garantiza la Constitucin ( p. 213). Y en cuanto a la atribucin de la Contralora Municipal, refiere lo siguiente: La Contralora Municipal es el rgano de control externo de la Hacienda Pblica Municipal, previsto en la Ley Orgnica de Rgimen Municipal. A ste le corresponde ejercer, con autonoma orgnica y funcional y bajo la responsabilidad y direccin del Contralor Municipal, el control, la vigilancia y fiscalizacin de los ingresos, gastos y bienes pblicos municipales, as como las operaciones relativas a los mismos(p. 218). Como se puede observar, del concepto de presupuesto pblico y de los planteamientos realizados por Acosta, siendo el presupuesto pblico, un balance realizado por las entidades pblicas de la Repblica, de los Estado y de los Municipios, entre los ingresos y los gastos pblicos que se permiten realizar durante un perodo fiscal o bien un ejercicio fiscal correspondiente. Este presupuesto pblico, aparte necesita estar aprobado por el rgano encargado para ello, llmese Asamblea Nacional, Consejo Legislativo o Consejo Municipal, como rganos deliberantes que conforma el Poder Legislativo, en cada mbito. El presupuesto, una vez ejecutado, queda sometido al control fiscal ejercido por un rgano de Control Fiscal, llmese: Contralora General de la Repblica, Contralora General de los Estados o Contralora Municipales, a quienes les va a corresponder en cada mbito ejercer el control, vigilancia y fiscalizacin, de los ingresos, gastos y bienes pblicos y de las operaciones relativas a los mismos, para garantizar la

30

correcta utilizacin de tales recursos. rganos de rango constitucional, cuyas atribuciones estn establecidas en las leyes respectivas.

Control Fiscal y Sistema Nacional de Control Fiscal

Por consiguiente, siguiendo los planteamientos tericos anteriores, fiscal se puede definir segn Pia (2011) como:

el control

Aquel que va dirigido a vigilar la gestin de la administracin y de los particulares o entidades que manejan fondos o bienes de la Nacin y est concebido de la siguiente manera. El control externo, Comprende la vigilancia, inspeccin y fiscalizacin ejercida por los rganos competentes del control fiscal externo sobre las operaciones sometidas a su control. El control Fiscal interno: Es el instrumento que permite a los administradores medir los resultados obtenidos en el ejercicio de sus funciones y el grado de cumplimiento de sus metas y objetivos. De igual manera seala la autora que el Sistema Nacional de Control Fiscal: tiene como visin ser un sistema integrado de control fiscal en el cual el control interno y externo queden debidamente coordinados y se entrelacen armoniosamente para coadyuvar al logro de una efectiva, eficiente y econmica administracin del patrimonio pblico. En consecuencia, se entiende por Sistema Nacional de Control Fiscal: El conjunto de rganos, estructuras, recursos y procesos, que integrados bajo la rectora de la Contralora General de la Repblica, interactan coordinadamente a fin de lograr la unidad de direccin de los sistemas y procedimientos de control que coadyuven al logro de los objetivos generales de los distintos entes y organismos sujetos a la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, as como tambin al buen funcionamiento de la administracin pblica (Art 4 LOCGSNCF).

31

Contratos Administrativos:

Se debe tambin referir, en este punto de las contrataciones pblicas, que las mismas estn enmarcadas dentro de los contratos administrativos, razn por la cual se har referencia a los contratos administrativos o contratos de la Administracin Pblica, parafraseando la doctrina existen ciertas caractersticas que definen el contrato administrativo como aquel contrato celebrado con la Administracin Pblica, cuyo objeto es la prestacin directa de un servicio pblico que incluye clusulas exorbitantes que exceden de las facultades de contratacin de los particulares. As lo ha establecido la Sala Poltico-Administrativa del Tribunal Supremo de Justicia en la sentencia de fecha 30 de junio de 2005, caso Riesgos y Lagunas C.A. en los siguientes trminos: ...que una de las partes contratantes sea un ente pblico, que el objeto del contrato sea la prestacin de un servicio pblico y, como consecuencia de lo anterior, la presencia de clusulas exorbitantes de la Administracin, aun cuando no estn expresamente establecidos en el resto de la convencin. El contrato administrativo en Venezuela no se encuentra definido por el ordenamiento jurdico, es la doctrina y la jurisprudencia que se han encargado de encontrar una verdadera definicin al respecto cuya influencia tiene su origen en el derecho administrativo francs. Lo que est claro es, que los elementos o las

caractersticas del contrato administrativo son las establecidas por la sentencia del Tribunal Supremo de Justicia, antes referida. Por su parte Dromi (2001), indica que la administracin resulta: Del objeto del contrato, es decir, las obras y servicios pblicos cuya realizacin y prestacin constituyen precisamente los fines de la administracin. De la participacin de un rgano estatal o de un ente pblico en ejercicio de la funcin administrativa. De las prerrogativas especiales de la administracin en orden a su interpretacin, modificacin y resolucin (p. 26). caracterizacin del contrato de la

32

Es evidente que la consecucin de un contrato debe clarificar con qu fin se ha producido, y establecer el ente regidor de la parte administrativa. De igual forma queda claro que todo contrato debe tener una manifestacin de voluntades de forma bilateral, que permitan definir los trminos de conveniencias contractuales y personales de cada ente. Tanto la definicin anteriormente citada, dada por la Sala Poltico Administrativa del Tribunal Supremo de Justicia como el desglose realizado por Dromi (2001) sobre las caractersticas de los contratos, convergen en una idea central, y es, que todo contrato conlleva a relaciones bilaterales, donde existe una previa manifestacin de voluntades, y una de las partes asume la funcin administrativa, con fines a la consecucin de una obra o servicio especfico.

Seleccin de Contratistas y Proveedores

Por otra parte estas contrataciones pblicas implican la seleccin de contratistas y proveedores, para ello Mnaco (2011) seala, ciertos aspectos doctrinarios sobre las modalidades de seleccin de contratista, entre las que se tienen: Concurso abierto: permite que, todas las personas inscritas en el Registro Nacional de Contratistas (RNC), salvo en las excepciones establecidas en el artculo 29 de la LCP, puedan presentar sus manifestaciones de voluntad en participar, conjuntamente con los documentos que demuestren que califican para contratar con la Administracin Pblica y su respectiva oferta. Y podr tener tres mecanismos para realizarse, segn se establezca un acto nico de entrega de sobres, con apertura diferida o no de ofertas, o actos separados para la entrega del sobre contentivo de manifestacin de voluntad, los documentos de calificacin y el sobre contentivo de la oferta respectiva. Concurso cerrado: se distingue del concurso abierto en que sta no posee un procedimiento previo de calificacin de los participantes, sino que estos ltimo son invitados previamente para presentar de forma directa sus ofertas por los bienes, servicios u obras a contratar, por cumplir stos con los requisitos de calificacin. El concurso cerrado proceder en los siguientes Consulta de precios: consiste en solicitar al menos tres (3) cotizaciones de precios a proveedores inscritos en el RNC, para seleccionar aquella que fuese mejor.

33

Contratacin directa: constituye una modalidad de seleccin de contratistas, mediante la cual la Administracin Pblica puede contratar sin necesidad de requerir varias ofertas vlidas para la seleccin del contratista. Existen 2 tipos de supuestos en los cuales sta procede independientemente del monto de los bienes, servicios u obras involucrados. La primera se encuentra referida a aquellos casos en los cuales se debe justificar su procedencia mediante acto motivado, en la cual se constate, entre otras razones, que no existe suficiente tiempo para seguir otra modalidad de seleccin de contratista, las caractersticas tcnicas de los bienes o servicios a adquirir, o se pudieran comprometer secretos o estrategias comerciales del ente u rgano contratante. La segunda categora corresponde a los casos en los cuales no se requiere dicho acto motivado para contratar de manera directa, y procede en los siguientes casos: Estados de Excepcin; Bienes y servicios urgentes para la seguridad de la Nacin, en los cuales no sea posible la aplicacin de modalidades de seleccin de contratista; Bienes o servicios declarados de primera necesidad, en condiciones de desabastecimiento por produccin nacional insuficiente (pp.25). Como se puede observar del contenido del artculo, el objeto principal de la LCP es regular el procedimiento de contrataciones pblicas, realizado por los rgano o Instituciones de carcter pblico, con personalidad jurdica, para proceder a la seleccin de contratistas y garantizar la transparencia en la escogencia de los mismos, y salvaguardar el uso del patrimonio pblico del Estado en pro del bienestar colectivo. Y la manifestacin de voluntades de carcter bilateral, queda sustentada en un documento formal denominado contrato administrativo. Sealados los aspectos tericos, en cuanto a los procesos administrativos y contables y la adquisicin y dotacin de bienes y contratacin de servicios, de seguida se pasa a realizar un esboce de las bases legales por las cuales estos se rigen.

Bases Legales

Indica la autora de esta investigacin que, en la Administracin Pblica en nuestro pas, los procedimientos y polticas para la adquisicin de bienes, contratacin de servicio y ejecucin de obras, estn reguladas por Leyes, Reglamentos, Decretos, de obligatorio cumplimiento por parte de los organismos pblicos, entre esas normativas se tena anteriormente la extinta Ley de Licitaciones Pblicas y su Reglamento, hoy

34

en da denominada Ley de Contrataciones Pblicas y su Reglamento, aunado a los Decretos que se dicten para complementar dichas normativas, encargadas de establecer los parmetros para la adquisicin de bienes y contratacin de servicios. La antigua Ley Orgnica de la Hacienda Pblica Nacional (1974), en su artculo 427, est0ableca una recomendacin, en la que indicaba que, en cuanto sea posible, los contratos para la construccin de obras y los de suministros y servicios, sean objeto de licitacin. Esta ley exceptuaba los contratos en que est interesada la defensa nacional, los relativos a servicios tcnicos y aquellos cuyo monto no exceda de Bs. 10.000,00. Segn este rgimen, fuera de los contratos de obra pblica y de suministros, los otros contratos de la Administracin no tenan previstos la necesidad de su contratacin por licitacin pblica. Con el paso de los aos, una vez que se produce el nacimiento de la administracin descentralizada, las instituciones en ellas creadas, se encargaron de licitar en su mbito los bienes y servicios que requeran, el 29 de Abril de 1983, mediante decreto, se dicta el Reglamento sobre Licitaciones Pblicas, Concursos Privados y Adjudicaciones Directas para la Construccin de Obras y Adquisicin de Bienes Inmuebles por la Administracin Central, el cual fue modificado tres veces y rigi hasta el ao de 1990 cuando se promulgo la primera Ley de Licitaciones. En este orden, las actividades de adquisicin de bienes, contratacin de servicios y construccin de obras, anteriormente estaba sujeta a la Ley de Licitaciones, su reglamento y normativas internas de carcter general, hoy en da estn sujetas a la Ley de Contrataciones Pblicas. La referidas Leyes tanto la extinta Ley de Licitaciones y su Reglamento como la vigente Ley de Contrataciones Pblicas y su Reglamento, as como las normativas internas de carcter general, fueron promulgadas por el Ejecutivo Nacional con la finalidad de reglamentar y dotar de transparencia la ejecucin de los recursos pblicos utilizados en la adquisicin de bienes, contratacin de servicios y ejecucin de obras por parte de los organismos del Estado, en virtud de la cuanta de recursos financieros que tales actividades involucran.

35

Contratos de Inters Pbico

Indicado lo anterior, se trae a colacin una serie de normativas que tienen relacin con el tema de investigacin, se comienza con la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, vigente, en lo que respecta a los Artculos 150 y 151, relativos a los Contratos de Inters Pblico: Artculo 150: La celebracin de los contratos de inters pblico nacional requerir la aprobacin de la Asamblea nacional en los casos que determine la ley. No podr celebrarse contrato alguno de inters pblico municipal, estadal o nacional, o con Estados o entidades oficiales extranjeras o con sociedades no domiciliadas en Venezuela, ni traspasarse a ellos sin la aprobacin de la Asamblea Nacional. La ley podr exigir en los contratos de inters pbico determinadas condiciones de nacionalidad, domicilio o de otro orden, o requerir especiales garantas. Artculo 151: En los contratos de inters pblico, si no fuere improcedente de acuerdo con la naturaleza de los mismos se considerar incorporada, aun cuando no estuviere expresa, una clusula segn la cual las dudas y controversias que puedan suscitarse sobre dichos contratos y que no llegaren a ser resueltas amigablemente por las partes contratantes, sern decididas por los tribunales competentes de la repblica, de conformidad con sus leyes, sin que por ningn motivo ni causa puedan dar origen a reclamaciones extranjeras. La competencia para celebrar los contratos de inters nacional por parte del Presidente o Presidente de la Repblica est sealada en el Artculo 236 relacionado con las atribuciones y obligaciones del mismo, all se establece en su numeral 14, que podr celebrar los contratos de inters nacional conforme a esta Constitucin y la ley Se considera entonces, que en los contratos de Inters Pblico, celebrados por la Nacin, en los casos en que la ley as lo establezca debe existir la aprobacin previa de la Asamblea Nacional. Y en cuanto a la celebracin de contratos de inters pblico de la nacin, el Estado o el Municipio con estado o entidades oficiales extranjeras siempre deber existir la aprobacin previa de la Asamblea Nacional, y ello es as, por cuanto el dinero a utilizar es dinero del erario pblico del Estado Venezolano, en cualquiera de sus respectivas entidades territoriales. Por otra parte el Artculo 186 de la referida Constitucin Nacional, relacionado con las atribuciones de la Asamblea Nacional, refuerza lo antes comentado al indicar:

36

Artculo 187: Corresponde a la Asamblea Nacional: omissis9. Autorizar al Ejecutivo Nacional para celebrar contratos de inters nacional, en los casos establecidos en la Ley. Autorizar los contratos de inters pblico municipal, estadal o nacional con Estados o entidades oficiales extranjeros o con sociedades no domiciliadas en Venezuela.

Contrataciones Pblicas Sealados los Artculos de la Constitucin que tienen que ver con los contratos de inters pblico, se trae a referencia la norma de rango legal que rige hoy en da tales contrataciones, como lo es la Ley de Contrataciones Pblicas, vigente, creada mediante Decreto Presidencial con Rango, Valor y Fuerza de Ley, es decir, el presidente de la Repblica fue habilitado por la Asamblea Nacional para dictar el Decreto en mencin con tal carcter. El mbito objetivo de esta Ley est contenido en el artculo que de seguida se trascribe Artculo 1: Objeto. El presente Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley, tiene por objeto regular la actividad del Estado para la adquisicin de bienes, prestacin de servicios y ejecucin de obras, con la finalidad de preservar el patrimonio pblico, fortalecer la soberana, desarrollar la capacidad productiva y asegurar la transparencia de las actuaciones de los rganos y entes sujetos al Presente Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley, de manera de coadyuvar al crecimiento sostenido y diversificado de la economa. De la misma manera, establece cual ser su mbito de aplicacin subjetiva, incluido en el siguiente artculo Artculo 3: mbito de Aplicacin. El presente Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley, ser aplicado a los sujetos que a continuacin se sealan: 1. Los rganos y entes del Poder Pblico Nacional, Estadal, Municipal, Central y Descentralizado. 2. Las Universidades Pblicas. 3. El Banco Central de Venezuela. 4. Las asociaciones civiles y sociedades mercantiles en las cuales la Repblica y las personas jurdicas a que se contraen los numerales anteriores tengan participacin, igual o mayor al cincuenta por ciento (50%) del patrimonio o capital social respectivo.

37

5. Las asociaciones civiles y sociedades mercantiles en cuyo patrimonio o capital social, tengan participacin igual o mayor al cincuenta por ciento (50%), las asociaciones civiles y sociedades a que se refiere el numeral anterior. 6. Las fundaciones constituidas por cualquiera de las personas a que se refieren los numerales anteriores o aquellas en cuya administracin stas tengan participacin mayoritaria. 7. Los Consejos Comunales o cualquier otra organizacin comunitaria de base que maneje fondos pblicos. Y en su Artculo 4, establece que contratos estn excluidos de la aplicacin del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley, contentivo de la Ley de Contrataciones Pblicas, que indica: Artculo 4: Exclusiones. Se excluyen de la aplicacin del presente Decreto con rango, Valor y Fuerza de Ley, los contratos que tengan por objeto la ejecucin de obras, la adquisicin de bienes y la prestacin de servicios, que se encuentren en el marco del cumplimiento de acuerdos internacionales de cooperacin entre la Repblica Bolivariana de Venezuela y otros Estados, incluyendo la contratacin con empresas mixtas constituidas en el marco de estos convenios. Como se puede observar, en la referida Ley, se establece cual ser su mbito objetivo, subjetivo, y quienes quedan excluidos de la aplicacin de dicho decreto, pero as mismo seala una serie de aspectos que involucran la actividad del Estado relacionada con la celebracin de contratos para la adquisicin de bienes, prestacin de servicios y ejecucin de obras, como lo son: La comisin de contrataciones; expediente de contratacin; la participacin de los consejos comunales; el sistema nacional de contrataciones: contentivo del servicio nacional de contrataciones y del registro nacional de contratistas; las modalidades de seleccin de contratistas que son: concurso abierto, concurso cerrado, consulta de precios, contratacin directa, contrataciones electrnicas; y otros aspectos relativos al procedimiento como son la adjudicacin o la declaratoria desierta del referido concurso pblico para la contratacin. Por consiguiente, la referida Ley blinda el procedimiento que deben llevar los rganos y entes pblicos cuando realicen adquisicin de bienes, prestacin de servicios y ejecucin de obras, para que el mismo se realice de forma transparente y con la finalidad de salvaguardar el patrimonio pblico del estado venezolano.38

Presupuesto Pblico

En este orden, se trae a colacin, normativas legales que tiene que ver con el presupuesto asignado a los rganos y entes de la Administracin Pblica, para llevar a cabo sus operaciones y cumplir con los planes y objetivos propuesto en el Plan Operativo Anual, entre ellas: La Ley de Reforma parcial de la Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Pblico (LRPLOAFSP) del 2009, de la cual se transcriben algunos de sus artculos, en lo que respecta al presupuesto pblico: Artculo 1: Esta Ley tiene por objeto regular la administracin financiera, el sistema de control interno del sector pblico y los aspectos referidos a la coordinacin macroeconmica, al Fondo de Estabilizacin Macroeconmica y al Fondo de Ahorro Intergeneracional Artculo 2: La administracin financiera del sector pblico comprende el conjunto de sistemas, rganos, normas y procedimientos que intervienen en la captacin de ingresos pblicos y en su aplicacin para el cumplimiento de los fines del Estado, y estar regida por los principios constitucionales de legalidad, eficiencia, solvencia, transparencia, responsabilidad, equilibrio fiscal y coordinacin macroeconmica. Artculo 6: Estn sujetos a las regulaciones de esta Ley, con las especificidades que la misma establece, los entes u organismos que conforman el sector pblico, enumerados seguidamente: 1. La Repblica. 2. Los estados. 3. El Distrito Metropolitano de Caracas y el Distrito Alto Apure. 4. Los distritos. 5. Los municipios. 6. Los institutos autnomos. 7. Las personas jurdicas estatales de derecho pblico. 8. Las sociedades mercantiles en las cuales la Repblica o las dems personas a que se refiere el presente artculo tengan participacin igual o mayor al cincuenta por ciento del capital social. Quedarn comprendidas adems, las sociedades de propiedad totalmente estatal, cuya funcin, a travs de la posesin de acciones de otras sociedades, sea coordinar la gestin empresarial pblica de un sector de la economa nacional. 9. Las sociedades mercantiles en las cuales las personas a que se refiere el numeral anterior tengan participacin igual o mayor al cincuenta por ciento del capital social.

39

10. Las fundaciones, asociaciones civiles y dems instituciones constituidas con fondos, pblicos o dirigidas por algunas de las personas referidas en este artculo, cuando la totalidad de los aportes presupuestarios o contribuciones en un ejercicio, efectuados por una o varias de las personas referidas en el presente artculo, represente el cincuenta por ciento o ms de su presupuesto. Artculo 9: El sistema presupuestario est integrado por el conjunto de principios, rganos, normas y procedimientos que rigen el proceso presupuestario de los entes y rganos del sector pblico. Artculo 10: Los presupuestos pblicos expresan los planes nacionales, regionales y locales, elaborados dentro de las lneas generales del plan de desarrollo econmico y social de la Nacin aprobadas por la Asamblea Nacional, en aquellos aspectos que exigen, por parte del sector pblico, captar y asignar recursos conducentes al cumplimiento de las metas de desarrollo econmico, social e institucional del pas; y se ajustarn a las reglas de disciplina fiscal contempladas en esta Ley y en la Ley del marco plurianual del presupuesto. El plan operativo anual, coordinado por el Ministerio de Planificacin y Desarrollo, ser presentado a la Asamblea Nacional en la misma oportunidad en la cual se efecte la presentacin formal del proyecto de ley de presupuesto. Artculo 12: Los presupuestos pblicos comprendern todos los ingresos y todos los gastos, as como las operaciones de financiamiento sin compensaciones entre si, para el correspondiente ejercicio econmico financiero Artculo 13: Los presupuestos pblicos de ingresos contendrn la enumeracin de los diferentes ramos de ingresos corrientes y de capital y las cantidades estimadas para cada uno de ellos. No habr rubro alguno que no est representado por una cifra numrica. Las denominaciones de los diferentes rubros de ingreso sern lo suficientemente especficas como para identificar las respectivas fuentes. Artculo 14: Los presupuestos pblicos de gastos contendrn los gastos corrientes y de capital, y utilizarn las tcnicas ms adecuadas para formular, ejecutar, seguir y evaluar las polticas, los planes de accin y la produccin de bienes y servicios de los entes y rganos del sector pblico, as como la incidencia econmica y financiera de la ejecucin de los gastos y la vinculacin de stos con sus fuentes de financiamiento. Para cada crdito presupuestario se establecer el objetivo especfico a que est dirigido, as como los resultados concretos que se espera obtener, en trminos cuantitativos, mediante indicadores de desempeo, siempre que ello sea tcnicamente posible. El Reglamento de esta Ley establecer las tcnicas de programacin presupuestaria y los clasificadores de gastos e ingresos que sern utilizados. Artculo 16: Sin perjuicio del equilibrio econmico de la gestin fiscal que se establezca para el periodo del marco plurianual del presupuesto, los presupuestos pblicos deben mostrar equilibrio entre el total de las cantidades autorizadas para gastos y aplicaciones financieras y el total de las cantidades estimadas como ingresos y fuentes financieras.40

Artculo 18: Las autoridades correspondientes designarn a los funcionarios encargados de las metas y objetivos presupuestarios quienes participarn en su formulacin y respondern del cumplimiento de los mismos y la utilizacin eficiente de los recursos asignados. Cuando sea necesario establecer la coordinacin entre programas de distintos entes u rganos se crearn mecanismos tcnico-administrativos con representacin de las instituciones participantes en dichos programas. Artculo 19: Cuando en los presupuestos se incluyan crditos para obras, bienes o servicios cuya ejecucin exceda del ejercicio presupuestario, se incluir tambin la informacin correspondiente a su monto total, el cronograma de ejecucin, los recursos erogados en ejercicios precedentes, los que se erogarn en el futuro y la respectiva autorizacin para gastar en el ejercicio presupuestario correspondiente. Si el financiamiento tuviere diferentes orgenes se sealar, adems, si se trata de ingresos corrientes, de capital o de fuentes financieras. Las informaciones a que se refiere este artculo se desagregarn en el proyecto de ley de presupuesto y se evaluar su impacto en el marco plurianual del presupuesto. Asimismo, la referida LRPLOAFSP, antes indicada, establece otros aspectos relacionados con el presupuesto pblico y que tienen que ver con la parte contable, como lo es, el sistema de contabilidad pblica y sistema de control interno, en su Ttulo V y VI, en los artculos que van desde el 121 al 130 y 131 al 145, respectivamente, de los cuales se har mencin slo de los mas resaltantes: Sistema de Contabilidad Pblica Artculo 121. El Sistema de Contabilidad Pblica comprende el conjunto de principios, rganos, normas y procedimientos tcnicos que permiten valorar, procesar y exponer los hechos econmicos-financieros que afecten o puedan llegar a afectar el patrimonio de la Repblica o de sus entes descentralizados. Artculo 122. El Sistema de Contabilidad Pblica tendr por objeto: 1. El registro sistemtico de todas las transacciones que afecten la situacin econmico financiera de la Repblica y de sus entes descentralizados funcionalmente. 2. Producir los estados financieros bsicos de un sistema contable que muestren los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos de los entes pblicos sometidos al sistema. 3. Producir informacin financiera necesaria para la toma de decisiones por parte de los responsables de la gestin financiera pblica y para los terceros interesados en la misma.

41

4. Presentar la informacin contable, los estados financieros y la respectiva documentacin de apoyo, ordenados de tal forma que facilite el ejercicio del control y la auditora interna o externa. 5. Suministrar informacin necesaria para la formacin de las cuentas nacionales. Artculo 123. El Sistema de Contabilidad Pblica ser nico, integrado y aplicable a todos los rganos de la Repblica y sus entes descentralizados funcionalmente; estar fundamentado en las normas generales de contabilidad dictadas por la Contralora General de la Repblica y en los dems principios de contabilidad de general aceptacin vlidos para el sector pblico. La contabilidad se llevar en los libros, registros y con la metodologa que prescriba la Oficina Nacional de Contabilidad Pblica y estar orientada a determinar los costos de la produccin pblica. Artculo 124. El Sistema de Contabilidad Pblica podr estar soportado en medios informticos. El Reglamento de esta Ley establecer los requisitos de integracin, seguridad y control del sistema. Artculo 125. Por medios informticos se podrn generar comprobantes, procesar y transmitir documentos e informaciones y producir los libros Diario y Mayor y dems libros auxiliares. El Reglamento de esta Ley establecer los mecanismos de seguridad y control que garanticen la integridad y seguridad de los documentos e informaciones. Artculo 126. Se crea la Oficina Nacional de Contabilidad Pblica, como rgano rector del Sistema de Contabilidad Pblica, la cual estar a cargo de un Jefe de Oficina quien ser de libre nombramiento y remocin del Ministro de Finanzas. Sistema de Control Interno Artculo 131. El sistema de control interno tiene por objeto asegurar el acatamiento de las normas legales, salvaguardar los recursos y bienes que integran el patrimonio pblico, asegurar la obtencin de informacin administrativa, financiera y operativa til, confiable y oportuna para la toma de decisiones, promover la eficiencia de las operaciones y lograr el cumplimiento de los planes, programas y presupuestos, en concordancia con las polticas prescritas y con los objetivos y metas propuestas, as como garantizar razonablemente la rendicin de cuentas. Artculo 131. El sistema de control interno de cada organismo ser integral e integrado, abarcar los aspectos presupuestarios, econmicos, financieros, patrimoniales, normativos y de gestin, as como la evaluacin de programas y proyectos, y estar fundado en criterios de economa, eficiencia y eficacia. Artculo 133. El sistema de control interno funcionar coordinadamente con el de control externo a cargo de la Contralora General de la Repblica. Artculo 134. Corresponde a la mxima autoridad de cada organismo o entidad la responsabilidad de establecer y mantener un sistema de control interno adecuado a la naturaleza, estructura y fines de la organizacin. Dicho sistema42

incluir los elementos de control previo y posterior incorporados en el plan de organizacin y en las normas y manuales de procedimientos de cada ente u rgano, as corno la auditora interna. Artculo 135. La auditora interna es un servicio de examen posterior, objetivo, sistemtico y profesional de las actividades administrativas y financieras de cada ente u rgano, realizado con el fin de evaluarlas, verificarlas y elaborar el informe contentivo de las observaciones, conclusiones, recomendaciones y el correspondiente dictamen. Dicho servicio se prestar por una unidad especializada de auditora interna de cada ente u rgano, cuyo personal, funciones y actividades deben estar desvinculadas de las operaciones sujetas a su control. Artculo 137. Se crea la Superintendencia Nacional de Auditora Interna, como rgano rector del Sistema de Control Interno, integrado a la Vicepresidencia Ejecutiva de la Repblica, con autonoma funcional y administrativa, con la estructura organizativa que determine el Reglamento respectivo. Igualmente, la Ley Orgnica del Poder Pblico Municipal (LOPPM) del 2010 establece lo relativo al sistema presupuestario y contable, de los que se trae alguno de los artculos, que a continuacin se sealan: Artculo 228. El presupuesto municipal es un instrumento estratgico de planificacin, administracin y de gobierno local, que exige captar y asignar recursos conducentes al cumplimiento de las metas de desarrollo econmico, social e institucional del Municipio, ser ejecutado con base en los principios de eficiencia, solvencia, transparencia, responsabilidad y equilibrio fiscal. Artculo 229. Los municipios estn obligados a normar su accin administrativa y de gobierno por un presupuesto aprobado anualmente por el respectivo Consejo Municipal, el cual se publicar en una ordenanza que se denominar ordenanza de presupuesto anual de ingresos y gastos. Artculo 230. El proceso presupuestario de los municipios se regir por esta Ley, las ordenanzas municipales, por las leyes aplicables a la materia y se ajustar, en cuanto sea posible, a las disposiciones tcnicas que establezca la Oficina Nacional de Presupuesto. Artculo 238: El presupuesto de ingresos, contendr la enumeracin de los diversos ingresos fiscales cuya recaudacin se autorice, con la estimacin prudencial de las cantidades que se presupone habrn de ingresar por cada ramo en el ao econmico siguiente a su aprobacin, as como cualesquiera otros recursos financieros permitidos por la ley. La ejecucin del presupuesto de ingresos, se regir por las correspondientes ordenanzas de Hacienda Pblica Municipal. Artculo 239: El presupuesto de gastos contendr por sectores, los programas, subprogramas, proyectos y dems categoras presupuestarias equivalentes bajo responsabilidad directa de la entidad, as como los aportes que pudieran acordarse, todo de conformidad con las disposiciones tcnicas que establezca la

43

Oficina Nacional de Presupuesto. En las categoras programticas de gastos, se identificarn las partidas que expresarn la especie de los bienes y servicios que cada uno de los organismos ordenadores se propone alcanzar en el ejercicio y los crditos presupuestarios correspondientes. Artculo 240: El monto del presupuesto de gastos, no podr exceder del total del presupuesto de ingresos. Cuando fuere indispensable para cumplir con esta disposicin, en el presupuesto de ingresos se podr incluir hasta la mitad de las existencias del Tesoro no comprometidas y estimadas para el ltimo da del ejercicio fiscal vigente al momento de la presentacin del proyecto de ordenanza de presupuesto anual de ingresos y gastos. Artculo 242: Los crditos presupuestarios del presupuesto de gastos por programas, subprogramas, proyectos, partidas y dems categoras presupuestarias equivalentes, constituyen el lmite mximo de las autorizaciones disponibles para gastar, no pudiendo el alcalde o alcaldesa acordar ningn gasto ni pago para el cual no exista previsin presupuestaria. El alcalde o alcaldesa, dentro de los lmites cuantitativos y cualitativos que establezcan las disposiciones generales de la ordenanza de presupuesto de ingresos y gastos del ejercicio econmico financiero, podr acordar traspasos de crditos entre partidas, proyectos, subprogramas, programas y otras categoras presupuestarias equivalentes. Artculo 243: Los municipios a distritos estn obligados a regirse por las normas generales de contabilidad, as como por las normas e instrucciones sobre los sistemas y procedimientos de contabilidad dictados por la Oficina Nacional de Contabilidad Pblica, con el propsito de lograr una estructura contable uniforme, sin perjuicio de las variaciones necesarias que permitan el registro de sus operaciones, as ramo la regularizacin y coordinacin de los procedimientos contables de cada Municipio. Artculo 245: El presupuesto deber contener en forma especificada las inversiones, as como los gastos de operaciones, de las diversas unidades de la entidad y los aportes para fundaciones, empresas, mancomunidades y dems organismos de carcter municipal e intermunicipal. Contraloras Ahora bien, tales rganos y entes pblicos, no manejan el patrimonio pblico a su completa discrecin, sus actuaciones estn enmarcadas dentro de un marco legal, y deben realizar un Pan Operativo Anual que contenga cuales son los objetivos y metas a alcanzar, el cual debe ser especificado por cada unidad que conforma esos rgano o entes pblicos, y que les servir para sustentar el respectivo presupuesto que soliciten para el funcionamiento de los mismos. Aunado a esta situacin, estn sometidos a la

44

vigilancia del rgano de Control Fiscal, respectivo, por consiguiente, sealados los artculos arriba indicado, se quiere por ltimo hacer alusin, a las normativas de rango constitucional, que corresponde a tales rgano de Control Fiscal, encargados del control, vigilancia y fiscalizacin de los bienes, ingresos y gastos del patrimonio pblico y de las operaciones relativas a los mismos, entre ellos, la celebracin de contratos. Dichos rganos de Control estn ubicados en todas las instancias territoriales: Nacional: Contralora General de la Repblica; Estadal: Contralora General del Estado; y Municipal: Contralora Municipal, y tienen rango constitucional, contenidos en los siguientes Artculos de la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela: Artculo 163: Cada Estado tendr una contralora que gozar de autonoma orgnica y funcional. La Contralorea del Estado ejercer, conforme a esta Constitucin y la Ley, el control, la vigilancia y la fiscalizacin de los ingresos, gastos y bienes estadales, sin menoscabo del alcance de las funciones de la contralora General de la Repblica. Dicho rgano actuar bajo la direccin y responsabilidad de un Contralor o contralora, cuyas condiciones para el ejercicio del cargo ser determinado por la ley, la cual garantizar su idoneidad e independencia, as como la neutralidad en su designacin, que ser mediante concurso pblico. Artculo 176: Corresponde a la Contralora Municipal el control, vigilancia y fiscalizacin de los ingresos, gastos y bienes municipales, as como las operaciones relativas a los mismos, sin menoscabo del alcance de las atribuciones de la Contralora General de la Repblica y ser dirigida por el Contralor o Contralora Municipal, designado o designada por el Consejo mediante concurso pblico que garantice la idoneidad y capacidad de quien sea designado o designada para el cargo, de acuerdo con las condiciones establecidas por la ley. Artculo 287: La Contralora General de la Repblica es el rgano de control, vigilancia y fiscalizacin de los ingresos, gastos y bienes pblicos y bienes nacionales, as como de las operaciones relativas a los mismos. Goza de autonoma funcional, administrativa y organizativa, y orienta su actuacin a las funciones de inspeccin de los organismos y entidades sujetos a su control. Las referidas Contraloras de rango constitucional, tiene sus atribuciones establecidas y bien determinadas en las leyes respectivas, como lo son: A Nivel Nacional, Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema45

Nacional de Control Fiscal (LOCGRSNCF) del 2010; a nivel estadal Leyes de las Contralora Generales de los Estados, desarrolladas conforme a la LOCGRSNCF y, a nivel Municipal, Ley Orgnica del Poder Pblico Municipal, ordenanza de creacin de las Contralora Municipales y la LOCGRSNCF, est ltima, aplica en el mbito estadal y municipal, por cuanto, las contraloras esta inmersas en un Sistema Nacional de control, regido por la Contralora General de la Repblica. As se tiene, para la Contralora General de la Repblica, como normativa legal la LOCGRSNC (2010), de la que se traen algunos Artculos: Artculo 2: La Contralora General de la Repblica, en los trminos de la Constitucin de la Repblica y de esta Ley, es un rgano del Poder Ciudadano, al que corresponde el control, la vigilancia y la fiscalizacin de los ingresos, gastos y bienes pblicos, as como de las operaciones relativas a los mismos, cuyas actuaciones se orientarn a la realizacin de auditoras, inspecciones y cualquier tipo de revisiones fiscales en los organismos y entidades sujetos a su control. Artculo 9. Estn sujetos a las disposiciones de la presente Ley y al control, vigilancia y fiscalizacin de la Contralora General de la Repblica: 1. Los rganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Pblico Nacional. 2. Los rganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Pblico Estadal. 3. Los rganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Pblico en los Distritos y Distritos Metropolitanos. 4. Los rganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Pblico Municipal y en las dems entidades locales previstas en la Ley Orgnica del Poder Pblico Municipal. 5. Los rganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Pblico en los Territorios Federales y Dependencias Federales. 6. Los institutos autnomos nacionales, estadales, distritales y municipales. 7. El Banco Central de Venezuela. 8. Las universidades pblicas. 9. Las dems personas de derecho pblico nacionales, estadales, distritales y municipales. 10. Las sociedades de cualquier naturaleza en las cuales las personas a que se refieren los numerales anteriores tengan participacin en su capital social, as como las que se constituyan con la participacin de aqullas. 11. Las fundaciones, asociaciones civiles y dems instituciones creadas con fondos pblicos o que sean dirigidas por las personas a que se refieren los numerales anteriores o en las cuales tales personas designen sus autoridades, o cuando los aportes presupuestarios o contribuciones efectuados en un ejercicio presupuestario46

por una o varias de las personas a que se refieren los numerales anteriores representen el cincuenta por ciento (50%) o ms de su presupuesto. 12. Las personas naturales o jurdicas que sean contribuyentes o responsables, de conformidad con lo previsto en el Cdigo Orgnico Tributario, o que en cualquier forma contraten, negocien o celebren operaciones con cualesquiera de los organismos o entidades mencionadas en los numerales anteriores o que reciban aportes, subsidios, otras transferencias o incentivos fiscales, o que en cualquier forma intervengan en la administracin, manejo o custodia de recursos pblicos. Artculo 26: Son rganos del Sistema Nacional de Control Fiscal los que se indican a continuacin: 1. La Contralora General de la Repblica. 2. La Contralora de los Estados, de los Distritos, Distritos Metropolitanos y de los Municipios. 3. La Contralora General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana. 4. Las unidades de auditora interna de las entidades a que se refiere el artculo 9, numerales 1 al 11, de esta Ley. Para las Contraloras, en la presente investigacin, Municipal, la Ley Orgnica del Poder Pblico Municipal, antes reseada, en sus Artculos: Artculo 100: En cada Municipio existir un Contralor o Contralora Municipal, que ejercer de conformidad con las leyes y la ordenanza respectiva, el control, vigilancia y fiscalizacin de los ingresos, gastos y bienes municipales, as como de las operaciones relativas a los mismos. Artculo 101: La Contralora Municipal gozar de autonoma orgnica, funcional y administrativa, dentro de los trminos que establezcan esta Ley y la ordenanza respectiva. Como puede inferirse, en cada mbito territorial, llmese Nacin, Estado o Municipio, existe una Contralora, que velar y garantizar que las operaciones realizadas por los rganos y entes adscritos a cada una de esas entidades, realicen sus operaciones, con transparencia y apegados al principio de legalidad que debe regir a todas las operaciones realizadas por estos rganos o entes, bien sea, que se establezcan los procedimientos en normativas de carcter legal, como en normativas de carcter sub legal, como Decretos, Reglamentos o Normativas Internas.

47

Definicin de Trminos Bsicos

Activo Fijo o Permanente: Es un activo tangible de naturaleza relativamente permanente que normalmente no est disponible para la venta. Generalmente incluye las propiedades, plantas, equipos y recursos naturales. Los Activos se dividen en dos grandes grupos: los sujetos a depreciacin (edificio, maquinarias, herramientas y equipos); y los no sujetos a depreciacin como los terrenos.) (Diccionario de Trminos Contables y Administrativo, 1998). Administracin: Es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar los esfuerzos de los miembros de la organizacin, y de aplicar los dems recursos de ella para alcanzar las metas establecidas. (Stoner y Wankel, 1996). Administracin: Es un proceso muy particular consistente en las actividades de planeacin, organizacin, ejecucin y control, desempeadas para determinar y alcanzar los objetivos sealados con el uso de seres humanos y otros recursos. (WWW.elprisma.com). Alcalda: Es la denominacin oficial del rgano ejecutivo del municipio, representado por la figura del Alcalde, quien ejerce la funcin ejecutiva y le corresponde el gobierno y administracin del municipio. (Ley Orgnica del Poder Pblico Municipal Rgimen Municipal, 2010). Anticipo: Adelantos efectuados en dinero o en especie por el ente econmico a personas naturales o jurdicas, con el fin de recibir beneficios o contraprestacin futura de acuerdo con las condiciones pactadas... (Plan nico de Cuentas Contables, 2000). Asignacin: Suma autorizada de dinero destinada a pagar ciertos costos conocidos o anticipados de un determinado bien o servicio. (Rosenberg, 1983). Bienes de Compra: Los que slo se adquieren despus de haber comparado las ventajas y desventajas de todas las mercancas similares. Rosenberg, (1983). Buena Pro: Consiste en la decisin del contratante de manifestarle a una de las empresas participantes en la licitacin, su conformidad con la oferta presentada y por

48

lo tanto la disposicin a contratar con esa empresa el servicio, la obra o la adquisicin licitada. (CORPOVEN, S.A., 1994). Calificacin: Es el resultado del examen de la capacidad legal, tcnica y financiera de un participante para cumplir con las obligaciones derivadas de un contrato. Clasificacin: Es la ubicacin del interesado en las categoras de especialidades del Registro Nacional de Contratistas, definidas por el Servicio Nacional de Contrataciones, con base a su capacidad tcnica general. (LCP). Comprobante: Es un documento que se extiende para demostrar una transaccin. (Diccionario Pequeo Larousse Ilustrado, 1991). Conciliacin: Proceso para determinar las diferencias entre dos renglones o partidas de una cuenta para concordarla; por ejemplo un estado de cuentas y un libro de comprobantes puesto al da. (Rosenberg, 1983) Contabilidad: Es el nombre genrico de todas las anotaciones, clculos y estados numricos que se llevan a cabo en una empresa con objeto de proporcionar una imagen numrica, una base de cifras y una justificacin en cifras, para orientar las actuaciones de la gerencia. (Goxens, 1996). Contratista: Toda persona natural o jurdica que ejecuta una obra, suministra bienes o presta un servicio no profesional ni laboral, para alguno de los rganos y entes sujetos al presente Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley, en virtud de un contrato, sin que medie relacin de dependencia. (LCP). Contrato: Es el instrumento jurdico que regula la ejecucin de una obra, prestacin de un servicio o suministro de bienes, incluidas las rdenes de compra y rdenes de servicio, que contendrn al menos las siguientes condiciones: precio, cantidades, forma de pago, tiempo y forma de entrega y especificaciones contenidas en el pliego de condiciones, si fuere necesario.(LCP). Control: Es la gestin administrativa que permite conocer si se han cumplido, y se estn cumpliendo los programas propuestos, los principios establecido, las instrucciones y las rdenes impartidas, con el propsito de detectar eventuales desviaciones, a fin de efectuar los ajustes pertinentes a tiempo, para tomar medidas apropiadas y evitar que se repitan los errores cometidos. (Gmez, 1993).

49

Control Administrativo: Proceso que utilizan los directivos para influir sobre las actividades, los acontecimientos y las fuerzas de la organizacin, para propiciar que los objetivos que se han marcado y las tareas que se han impartido se ejecutan de acuerdo a los requerimientos, planes o programas de la organizacin. Formulacin continua de planes, evaluaciones, mtodos de organizacin, sanciones, anlisis, verificaciones y sincronizacin. (Rosenberg, 1983). Control Fiscal: Cuando actan los funcionarios de los rganos de control externo en las instituciones del estado; tal es el caso de las Contraloras, llmese Repblica, Estados o Municipios; las cuales ejercita este control sobre los inventarios de las cuentas, que exige por mandato de ley, para ser revisadas en forma de auditoras, las cuales son acciones que realiza o practica en forma permanente los rganos de Control Externo o Unidades de Auditora Interna, en los organismos pblicos que son de su competencia o sujetos a su control, por mandato legal. (Propio de la investigadora). Control Interno: Comprende el plan de organizacin y el conjunto de mtodos y medidas adoptadas dentro de la entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud veracidad de su informacin financiera y administrativa para promover la eficiencia en las operaciones, estimular la observancia de la poltica prescrita, y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados. (www.interconsulting.com). Cuenta (s): Son unidades bsicas de la contabilidad, en que se refleja el movimiento de todo lo que recibi y todo lo que entrego esa cuenta. (Brito. 1999). Deduccin: Suma que los trabajadores deben pagar de su salario en concepto de tasas estatales, seguridad social y otros impuestos. (Rosenberg, 1983). Direccin: Consiste en sacarle el mejor provecho a todos los recursos con que cuenta la empresa; misin que se distribuye entre todos los ejecutivos, a cada uno la parte que le corresponde dentro de su rea de responsabilidades. (Gmez, 1993). Emergencia Comprobada: Son los hechos o circunstancias sobrevenidas que tienen como consecuencia la paralizacin, o la amenaza de paralizacin total o parcial de sus actividades o del desarrollo de las competencias del rgano o ente contratante. (LCP).

50

Estructura Organizacional: Es el arreglo, interrelacin y posicin de las unidades orgnicas que componen a una compaa. (Stoner y Wankel, 1996). Funcin Financiera: Analiza la obtencin de los recursos necesarios, para hacer frente a los compromisos de la empresa. (Goxens, 1996). Gerencia Contratante: Es la organizacin responsable de promover y conducir el procedimiento de contratacin a llevar a cabo, y en consecuencia, de establecer la estrategia de contratacin que sea ms conveniente con el apoyo de las organizaciones asesoras. (PDVSA: Manual de Mecanismos de Contratacin, 1997). Manual de Procedimientos: Un manual de normas y procedimientos detalla todos los procedimientos que se vienen realizando en la empresa. Por otra parte, este tipo de manual establece las pautas especficas acerca de las normas aplicables en forma general o especfica para los procedimientos identificados en la organizacin. (Catacora, 1997). Modalidades de Contratacin: Son las categoras que disponen los sujetos Establecidos en el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Pblicas, creadas para efectuar la seleccin de contratistas para la adquisicin de bienes, prestacin de servicios y ejecucin de obras. (LCP). Municipio: Constituye la unidad poltica primaria de la organizacin nacional de la Repblica, goza de personalidad jurdica y ejerce sus competencias de manera autnoma, conforme a la Constitucin de la Repblica y la ley.(Ley Orgnica del Poder Pblico Municipal, 2010). Oferta: Es aquella propuesta que ha sido presentada por una persona natural o jurdica, cumpliendo con los recaudos exigidos para suministrar un bien, prestar un servicio o ejecutar una obra. (LCP). Oferente: Es la persona natural o jurdica que ha presentado una manifestacin de voluntad de participar una oferta en alguna de las modalidades previstas en el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Pblicas. (LCP). Orden de pago: Es la obligacin de un organismo gubernamental, extendida para liquidar deudas y pagadera inmediatamente por el tesoro de la unidad gubernamental correspondiente. (Kohler, 2004).

51

Organizar: Es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organizacin, de tal manera que stos puedan alcanzar las metas de la organizacin. (Stoner y Wankel, 1996). rgano o Ente Contratante: Todos los sujetos, sealados en el artculo 3 del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Pblicas, que pueden proceder a contratacin para la adquisicin de bienes, prestacin de servicios y ejecucin de obras. (Ley de Contrataciones Pblicas (LCP). Participante: Es cualquier persona natural o jurdica que haya adquirido el pliego de condiciones para participar en un Concurso Abierto o un Concurso Abierto Anunciado Internacionalmente, o que sea invitado a presentar oferta en un Concurso Cerrado o Consulta de Precios.(LCP). Pliego de Condiciones: Es el documento donde se establecen las reglas bsicas, requisitos o especificaciones que rigen para las modalidades de seleccin de contratistas establecidas en el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Pblicas.(LCP). Presupuesto Base: Es una estimacin de los costos que se generan por las especificaciones tcnicas requeridas para la ejecucin de obras, la adquisicin de bienes o la prestacin de servicios. (LCP). Presupuesto por Programas: Es un presupuesto que atiende ms a los fines de la accin gubernamental que a los componentes de las compra del gobierno. (Diccionario de Trminos Contables, 1998). Presupuesto Pblico: Es una herramienta de carcter financiero, econmico y social, que permite a la autoridad estatal planear, programar y proyectar ingresos y gastos pblicos, a fin de que lo programado o proyectado presupuestal sea lo ms cercano de la ejecucin. (Romero, 2001). Procedimientos: Puede considerarse como la sucesin cronolgica y secuencial de operaciones relacionadas entre s, que constituyen una unidad, en funcin de la realizacin de una actividad o tarea especfica dentro de un mbito predeterminado de aplicacin. (Gmez, 1993).

52

Procesos: Son una serie de acciones u operaciones que se realizan de acuerdo con unas normas, unos principios, leyes y reglas. (Melinkoff, 1990). Servicios Profesionales: Son los servicios prestados por personas naturales o jurdicas, en virtud de actividades de carcter cientfico, tcnico, artstico, intelectual, creativo, docente o en el ejercicio de su profesin, realizados en nombre propio o por personal bajo su dependencia. (LCP). Sistema de Contabilidad Pblica: Ser nico, integrado y aplicable a todos los rganos de la Repblica y a sus entes descentralizados funcionalmente; estar fundamentado en las normas generales dictadas por la Contralora General de la Repblica y en los dems principios de contabilidad de general aceptacin vlidos para el sector pblico. (Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico, 2009). Sistemas y Procedimientos: Es el anlisis de los planes de accin colectivo, procedimientos, formas y equipos, con el fin de simplificar y estandarizar las operaciones de la empresa. (Haslett, 1991).

Sistema de Variables

Este punto se refiere a las variables relacionadas con el objeto de estudio, procediendo a exponer su definicin conceptual y operacional. Para Balestrini (2001) Una variable es un aspecto o dimensin de un objeto o una propiedad de estos aspectos o dimensiones que adquiere distintos valores y por lo tanto varia (p. 113). La autora, antes referida, igualmente expresa que: La funcin de las hiptesis es la de indicar los aspectos del problema en estudio que deben ser tomados en consideracin, sin embargo, no es menos cierto, que esta funcin de las hiptesis es posible alcanzarla en la media en que se logre un mayor nivel de concrecin o especificacin de las variables que contiene la hiptesis. Si bien es cierto, que un concepto es una abstraccin de la realidad, una variable es un concepto (p.113).

53

Por su lado, Hernndez y otros (1999) indican que, Una variable propiedad que puede variar y cuya variacin es susceptible de medirse (p.75).

es una

Segn los autores citados, las variables son observables, son cualidades de una cosa, de un objeto, factible de cambio o de variacin de valores y por ende medible Es por ello que segn el planteamiento del problema de esta investigacin, las variables a medir son: los procesos administrativos y contables y la adquisicin y dotacin de bienes y contratacin de servicios. Las variables entonces representan los elementos examinados en la investigacin las cuales se operacionalizan, como seala Balestrini (ob.cit.) A travs de un proceso de mediacin entre el concepto y los indicadores (p.115). Y esta operacionalizacin, no es ms que dividir o desglosar las variables en aspectos ms sencillos, para poder medirla, es pasar, segn la autora referida, del concepto de la variable en su

definicin nominal y real, a las dimensiones consideradas esenciales que integran el concepto, hasta llegar a los indicadores de las dimensiones.

Definicin Conceptual

Segn Balestrini (ob.cit.), se puede entender que dentro del concepto se tiene una definicin nominal: Se encuentra estrechamente relacionada con el cuerpo terico en el cual est contenida la hiptesis en cuestin o la variable en estudio. En esta etapa del proceso de operacionalizacin de las variables, se establece especficamente el significado que ha de otorgrsele a un determinado trmino dentro de la investigacin. Las definiciones nominales, tiene la ventaja de proporcionar una mayor precisin en el establecimiento de los objetivos de la investigacin (p. 114). Asimismo indica, la autora sealada, que dentro del concepto se tiene una: definicin real, dentro del proceso de operacionalizacin de las variables, est relacionado con los enjunciados relativos a las propiedades (dimensiones) consideradas esenciales del objeto u hecho referido en la definicin. Se trata aqu de descomponer el concepto original en las dimensiones que lo integran (p.114).

54

Se tiene entonces que definir en esta investigacin, lo que se entiende por: procesos administrativos y contables y por adquisicin y dotacin de bienes y contratacin de servicio.

Procesos Administrativos y Contables La Universidad Centro Occidental Lisandro Alvarado, Decanato de

Administracin y Contadura, definen en su Programa de la asignatura Sistemas Administrativos y Contables (2006) en su fundamentacin, lo siguiente: Los Sistemas Administrativos y Contables representan la concrecin en trminos operativos de las actividades necesarias para que los datos ingresados a la organizacin y los que ella misma genera, se conviertan en informacin relevante para la toma de decisiones. Los Sistemas Administrativos y Contables implican adems, la expresin operativa de los criterios emanados de la Teora de la Administracin. As los procesos de departamentalizacin, programacin, y otros, se conviertan en Manuales de Organizacin y Procedimientos, en los cuales se definen las misiones y funciones concretas de los sectores organizativos. El Sistema Administrativo es bsicamente una estructura de relaciones formales. Implica la definicin del flujo de informacin, el diseo del soporte de los datos y la descripcin de las tareas administrativas en cada sector en forma de rutina y procedimiento. Dada la interrelacin entre las operaciones de la organizacin, se requiere normalizar el tratamiento de la informacin de manera que el mismo presente un proceso de integracin anlogo al requerido para tomar decisiones en las organizaciones. Adquisicin y Dotacin de Bienes y Contratacin de Servicios Para la autora de esta investigacin, los procedimientos para la adquisicin de bienes y contratacin de servicios, son procesos que se dan en todas las instituciones y niveles del Estado. Cada unidad departamental adscritas a dichas instituciones necesitan obtener bienes y servicios para cumplir con los objetivos y metas que se han planteado, de all radica la importancia en la implementacin de mecanismos de controles y polticas que hagan seguimiento en el desarrollo de tales procesos. Por tanto, lo que se pretende en esta investigacin, es diagnosticar los procesos administrativos y contables y dependiendo de lo que se encuentre, proponer mejoras viables con el fin que sean aplicadas en la institucin y que contribuyan a que dichos

55

procesos sean ms eficiente y efectivos y que coadyuven en el cumplimiento de los objetivos de la institucin, para los cuales se hace necesario, la adquisicin de bienes y contratacin de servicios. Por cuanto, los rganos y entes de la administracin pblica, no funcionaran sin los implementos necesarios (materiales y humanos) para cumplir sus metas y objetivos. Pero como la Administracin Pblica est sometida al principio de legalidad, necesita cumplir con lo que le establezcan las normas en materia de sistemas contable y en materia de contrataciones pblicas.

Definicin Operacional

Para Balestrini (ob.cit.), La definicin operacional de una variable, implica seleccionar los indicadores contenidos de acuerdo al significado que se le ha otorgado a travs de sus dimensiones a la variable den estudio. Supone la definicin operacional la referencia emprica. Hay que recordar, que es necesario definir las variables tericas en trminos de variables empricas o indicadores. Esta etapa del proceso de operacionalizacin de una variable debe indicar de manera precisa el qu, cundo y cmo de la variable y las dimensiones que la contienen. Se trata de encontrar los indicadores para cada una de las dimensiones establecidas (p.114). Las dimensiones en las que se encuentran inmersas estas variables se indican seguidamente. Para la variable independiente referente a procesos administrativos y contables, son: sistematizacin, valuacin, procesamiento, evaluacin e informacin, y sus indicadores: sistema de informacin financiera; cuantificacin de recursos y cuantificacin de obligaciones; etapas; efecto de las transacciones; y contabilidad. Para la variable dependiente relacionada con la adquisicin y dotacin de bienes y contratacin de servicios es: contratacin pblica y sus indicadores: asignacin presupuestaria; contratistas y proveedores; contratos administrativos y control fiscal. A continuacin se presenta la tabla de operacionalizacin de las variables con sus dimensiones, indicadores, sub-indicadores, fuentes, instrumentos e tems.

56

CUADRO: OPERACIONALIZACIN DE LAS VARIABLESVARIABLES DIMENSIN Sistematizacin INDICADOR Sistema de informacin financiera SUBINDICADOR Procedimientos y mtodos. Ingresos de los datos. Validacin de los datos. Actualizacin de los datos. Emisin de reportes FUENTES Documental y de Campo: aplicada a la Direccin de Administracin Departamento de Presupuesto y Seccin de Contabilidad INSTRUMENTOS Cuestionario estructurado. ITEMS

C 1-2

Valuacin PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES (VI)

Cuantificacin de recursos Cuantificacin de obligaciones

Valuacin del efectivo. Valuacin del efectivo en bancos. Valuacin de Inversiones. Valuacin de derechos a cargo deudores. Valuacin de Propiedad Planta y Equipo

C 3-4

Procesamiento

Etapas

Captacin. Clasificacin. Registro. Calculo. Sntesis de datos

C 5-6

Evaluacin

Efecto de las transacciones

Dbitos y crditos.

Cuentas.

C 7-9

57

Cargos y Crditos a las cuentas. Cuentas de activos. Cuentas de Pasivos y Capital. Resumen de funcionamiento de dbitos y crditos. Registros de operaciones. Cuentas por Cobrar y pagar.

Informacin

Contabilidad.

Registro de la actividad financiera. Clasificacin de la informacin. Resumen de la informacin. Control, compatibilidad y flexibilidad. Hardware y software. Recursos humanos. Polticas y normas contables. Ingresos de los datos. Validacin de los datos. Actualizacin de los datos. Emisin de reportes.

C 10-12

58

Contratacin Pblica

Asignacin presupuestaria

Presupuesto anual.

Documental y de Campo: aplicada a la Direccin de Administracin

Cuestionario estructurado

C 13-14

Contratistas y proveedores. ADQUISICIN Y DOTACIN DE BIENES Y CONTRATACIN DE SERVICIOS (VD) Contratos administrativos

Modalidades de seleccin: Ley de Contrataciones Pblicas.

Departamento de Presupuesto y Seccin de Contabilidad y a la Comisin de Licitaciones

C 15-16

Formalizacin del acuerdo bilateral de voluntades.

C 17-18

Control Fiscal

rganos de ControlFiscal: Auditorias, fiscalizaciones, inspecciones.

C 19-20

Fuente:

Elaborado con informacin obtenida de Arturo Elizondo Lpez y Datos propios de la Investigadora

59

CAPTULO III MARCO METODOLGICO

POBLACIN

TCNICA DE RECOLECCIN DE DATOS

INSTRUMENTO DE RECOLECCIN DE DATOS

VALIDEZ DEL INSTRUMENTO

ANLISIS DE LOS RESULTADOS

60

CAPITULO III

MARCO METODOLGICO

El presente captulo enmarca la metodologa utilizada para el desarrollo de la investigacin, comprende un conjunto de actividades as como procedimientos los cuales debe realizar el investigador para dar respuesta a los objetivos planteados, siendo el propsito de estudio determinar los procesos administrativos y contables para la adquisicin y dotacin de bienes y contratacin de servicios en la Alcalda del Municipio Palavecino del Estado Lara

Naturaleza, Tipo y Diseo de Investigacin

Se debe comenzar este punto, indicando lo que se entiende por el enfoque positivista del paradigma cuantitativo, para Hurtado (1998) las caractersticas de este paradigma son: Utiliza tcnicas cuantitativas de recoleccin y anlisis de datos. Es positivista y presta poca atencin a los estados subjetivos de quien acta. Medicin controlada y a veces intervencin. Se dice objetivo. Orientado a la comprobacin, confirmatorio e hipottico deductivo. Orientado al resultado. nfasis en la confiabilidad de los datos: replicabilidad. Intenta generalizar: estudios de muchos casos. Asume la realidad como estable (p.7). Por su parte Palella y Martins (2008), indican: El paradigma con enfoque cuantitativo se fundamenta en el positivismo, el cual percibe la uniformidad de los fenmenos, aplica la concepcin hipottica-deductiva como una forma de acotacin y predica que la materializacin del dato es el resultado de procesos derivados de la experiencia. Esta concepcin se organiza sobre la base de procesos de

61

operacionalizacin que permiten descomponer el todo en sus artes e integrar stas para logra el todo. El positivismo (Comte, 1787-1857) afirma que el espritu humano debe renunciar a conocer el ser mismo (la naturaleza) de las cosas y contentarse con las verdades que proporciona la observacin y la experimentacin (p.40). En este orden y tomando en cuenta las caractersticas del estudio, el mismo se enfoca en el paradigma positivista. Siendo su enfoque de naturaleza

cuantitativa, en la que se recogen y analizan datos numricos sobre variables, sustentndose en la induccin probabilstica del positivismo lgico. Desde el punto de vista metodolgico, el presente estudio corresponde a una investigacin de campo con base documental, por lo que se utilizarn fuentes primarias de informacin, es decir, datos aportados por la Direccin de Administracin, Direccin de Tesorera, Departamento de Contabilidad y la Comisin de Licitaciones, en consecuencia, con esta informacin, obtenida directamente de los sujetos involucrados se obtendrn los datos necesarios para analizar el objeto de estudio. Para Balestrini (1998), los trabajos de campo permiten observar y recolectar los datos directamente de la realidad en su situacin natural. Con el doble propsito que el investigador pueda profundizar en la comprensin del hallazgo encontrado mediante la aplicacin de los instrumentos; y por la otra parte, formarse una aproximacin cercana al conocimiento de la realidad objeto de estudio. Hernndez y Otros (1999) citan a Kerlinger (1975), el cual define el experimento de campo como un estudio de investigacin en una situacin realista en la que una o ms variables independientes son manipuladas por el experimentador e condiciones tan cuidadosamente controladas como lo permite la situacin (p.167). Parafraseado los autores el estudio de campo: es la informacin obtenida directa de la realidad; residiendo su innegable valor en el hecho de permitir al investigador cerciorarse de las verdaderas condiciones en que se han conseguido los datos.

62

Considerando esta premisa y tomando en cuenta que la investigacin se realizar en las Direcciones de Administracin y Tesorera, Departamento de Contabilidad y Comisin de Licitaciones de la Alcalda del Municipio Palavecino del Estado Lara para determinar los procesos administrativos y contables para la adquisicin y dotacin de bienes y contratacin de servicios, la misma cobra relevancia de investigacin de campo. Por consiguiente, basado en la descripcin anterior y tomando en cuenta que los datos a observar se tomarn directamente de la realidad es conveniente seleccionar el diseo en mencin. De este modo, se dice que es documental pues se aplicar la tcnica de observacin documental a travs de consultas a diversos materiales, tanto fuentes primarias como secundarias, libros, documentos, manuales, tesis, leyes, fuentes electrnicas y otros recursos tales como estudio de expediente,

informes de auditora que se consideran importantes y que guardan relacin con esta investigacin. Al respecto cabe mencionar la definicin de investigacin documental de Ramrez (1999), quien expresa: que es un variante de la investigacin cientfica cuyo objetivo fundamental es el anlisis de diferentes fenmenos de la realidad a travs de la indagacin exhaustiva, sistemtica y rigurosa, utilizando tcnicas muy precisas de la documentacin existente que directamente e indirectamente aporten la informacin atinente al fenmeno estudiado (p 40). En cuanto al diseo de investigacin, se debe indicar que es la estructura real que la investigacin asumir para lograr los objetivos planteados, en este caso es, expostfacto , de carcter comparativo, no experimental, segn Hernndez y Otros (ob.cit), se refiere a que se realiz sin manipular deliberadamente las variables (p184). Segn los autores antes mencionado, sealan que la

perspectiva temporal es transeccional, por cuanto la informacin se recolectar una sola vez por cada elemento muestral durante el periodo de estudio, adems

63

se trata de una bsqueda retrospectiva de las posibles causas que han producido el fenmeno como el caso del estudio planteado. Para Hurtado (ob.cit) el carcter de la expresin ex-post-facto significa fuera y despus de hecho Se denomina as una investigacin de nivel integrativo e la cual el investigador observa el evento despus que ste ha ocurrido. En este tipo de diseo el investigador no tiene control sobre la variable independiente o el proceso causal, y la muestra no est seleccionada al azar (p.392). En consecuencia, primero se produce el hecho y despus se analizan las posibles causas y consecuencias, por lo que se trata de un tipo de investigacin en donde no se modifica el fenmeno o situacin objeto de anlisis Este tipo de investigacin es apropiada para establecer posibles relaciones de causa-efecto observando que ciertos hechos han ocurrido y buscando en el pasado los factores que los hayan podido ocasionar. Se diferencia del

verdadero experimento en que en ste la causa se introduce en un momento determinado y el efecto se viene a observar algn tiempo despus. La investigacin expostfacto estudia dos grupos diferentes y busca qu es lo que hace la diferencia para establecer la relacin causa-efecto. El investigador examina el efecto de una variable independiente que ocurre de forma natural despus que esta ha sucedido y trata de relacionar esta variable con un resultado o variable dependiente. La principal caracterstica de este tipo de investigacin es que el investigador escoge uno o ms efectos que le es dable observar y se retrotrae en el tiempo en busca de posibles causas, relaciones y su significado. Es apropiado cuando por razones prcticas, econmicas o ticas, no es posible realizar experimentos. Proporciona informacin til sobre la naturaleza del problema: qu factores estn asociados, bajo qu circunstancias, en qu secuencia aparecen. Actualmente las posibles relaciones causales que puedan determinarse por estudios expostfacto, se benefician considerablemente de tcnicas estadsticas tales como la correlacin parcial y la regresin mltiple

64

Para Hernndez y Otros (ob.cit) la correlacin: Es una prueba estadstica para analizar la relacin entre dos variables medidas en un nivel por intervalos o de razn(p.376). Y la regresin mltiple la definen como: Un mtodo para analizar el efecto de dos o ms variables independientes sobre una dependiente. Asimismo, es una extensin de la regresin lineal slo que con un mayor nmero de variables independientes. Es decir, sirve para predecir el valor de una variable dependiente conociendo el valor y la influencia de las variables independientes incluidas en el anlisis (p.411). Sobre este particular, en el presente estudio se determinar la situacin actual de los procesos administrativos y contables para la adquisicin y

dotacin de bienes y contratacin de servicios, se describir tales procesos, se verificar el cumplimiento de los trmites administrativos para la adquisicin y dotacin de bienes y contratacin de servicios y se comparar los procesos administrativos y contables y el cumplimiento de los trmites administrativos para la adquisicin y dotacin de bienes y contratacin de servicios por parte de la Alcalda del Municipio Palavecino del Estado Lara. Finalmente con base a la informacin que se desprenda del estudio de campo establecer estrategias y lineamientos gerenciales organizativos, normativos y de procedimientos convenientes para actualizar y sincerizar tales actividades, que permitan mejorar los procesos administrativos y contables para la adquisicin de bienes y contratacin de administracin pblica, de auditora y de gestin.

Poblacin o Muestra

Segn Arias (1999), la poblacin o universo se refiere al conjunto para el cual sern vlidas las conclusiones que se obtengan a los elementos o unidades (personas, instituciones o cosas) involucradas en la investigacin (p.49). Los sujetos de estudio corresponden a un conjunto finito o infinito de elementos

65

con caractersticas comunes para las cuales sern extensivas las conclusiones del estudio (p.50). Contina Arias (ob.cit.) y expresa que para seleccionar la poblacin es necesario considerar cual ser la unidad de anlisis, lo que permitir determinar con que elementos (personas u organizacin) se va a realizar el estudio de la definicin antes citada. Por otra parte Selltiz (1974) citado por Hernndez y Otros (ob.cit), sealan bajo el enfoque cuantitativo que: .poblacin o universo es el conjunto de todos los casos que concuerdan con determinadas especificaciones (p.204) En este orden Tamayo y Tamayo (1998) en cuanto a poblacin la

consideran como la totalidad del fenmeno a estudiar en donde las unidades de poblacin poseen una caracterstica comn, la cual se estudia y da origen a los datos de la investigacin ( p.60) En la presente investigacin debido a que la poblacin es pequea y de fcil acceso en la investigacin, se consider la poblacin como muestra en su totalidad, por representar un nmero finito de elementos fcilmente controlables por el investigador. En consecuencia, la muestra es censal: por tanto la muestra es igual a la poblacin por ser esta finita. Por lo tanto, al mostrarse equitativamente poblacin y muestra, se obviaran los procesos de muestreo y aleatorizacin. La muestra en la investigacin es una parte representativa de una poblacin, cuyas caractersticas segn Balestrini, (2001): debe reproducirse en ella, lo ms exactamente posible. (p.142). Por su parte Bernal (2000) define como muestra: la parte de la poblacin que se selecciona, y de la cual realmente se obtiene informacin para el desarrollo del estudio y sobre la cual se efectuarn la medicin y la observacin de las variables objetos de estudio (p.45) En tal sentido, la poblacin involucrada en este estudio estuvo conformada por 21 trabajadores pertenecientes a las siguientes unidades orgnicas:

Direccin de Administracin, Direccin de Tesorera y Departamento de

66

Contabilidad de la Alcalda del Municipio Palavecino y la Comisin de Licitaciones conformada de acuerdo a la Ley de Contrataciones Pblicas, por la Mxima autoridad de la Alcalda, es decir por el Alcalde. De la muestra depende la investigacin, por eso, es necesario que los sujetos a estudiar sean cuidadosamente escogidos de modo que la poblacin est totalmente representada.

Tcnicas de Recoleccin de Datos o Procedimientos.

En funcin de los objetivos definidos en el presente estudio, se emplearn una serie de instrumentos y tcnicas de recoleccin de informacin, orientados de manera esencial a alcanzar los fines propuestos. En este orden, la recoleccin de datos es un proceso meticuloso y difcil, pues requiere un instrumento de medicin que sirva para obtener la informacin necesaria para estudiar un aspecto o el conjunto de aspectos de un problema. Segn Hurtado (ob.cit), las tcnicas: comprenden procedimientos y actividades que le permiten al investigador obtener informacin necesaria para dar respuesta a su pregunta de investigacin (p.409). Es decir, las tcnicas tienen que ver con los procedimientos utilizados para la recoleccin de datos, es decir, el cmo. Contina la autora e indica que las tcnicas pueden ser: observacin, entrevista, encuesta, sociometra y sesin en profundidad (p.410) Por consiguiente, para tal fin, se utilizar la tcnica de la encuesta, que segn Sabino (1978), se refiere: a la obtencin de informacin de inters mediante la interrogacin de la poblacin en estudio, con el fin de detectar un problema y ofrecer solucin. Se trata entonces de requerir informacin a un grupo socialmente significativo de personas acerca de los problemas en estudio para luego, mediante un anlisis de tipo cuantitativo, sacar las conclusiones que se correspondan con los datos recogidos. (p. 71) Para lograr el alcance de esta tcnica, es necesaria la utilizacin del instrumento indicado para tal fin, como es el Cuestionario Estructurado, el cual

67

se centra en la aplicacin a un determinado nmero de personas de un listado invariable de preguntas donde, el grado de estructuracin del mismo depender del carcter abierto o cerrado de las preguntas. Con respecto el cuestionario Bavaresco (1988) define el cuestionario como el instrumento o herramienta que recoge la informacin directa por el encuestador o indirecta por correo. (p.104). Asimismo Hernndez y Otros (ob.cit) definen el cuestionario como el instrumento ms utilizado para recolectar datos, consiste en un conjunto de preguntas respecto a una o ms variables a medir (p.276). Este instrumento perteneciente a la tcnica de la encuestase aplicar en forma de cuestionario con preguntas cerradas y estructuradas con el criterio dicotmico Si o No, a los Directores y Jefe pertenecientes a las reas de Administracin, Tesorera, Contabilidad y a la Comisin de Licitaciones de la Alcalda del Municipio Palavecino del Estado Lara que representan un total de 21 trabajadores pertenecientes a las siguientes unidades orgnicas, antes mencionadas, seleccionadas para el estudio y que representan la muestra estadstica de la poblacin, es decir, constituirn las unidades de anlisis de la investigacin. En lo que respecta al procedimiento, luego de recolectar la informacin a travs del instrumento escogido, se proceder a ordenarla y clasificarla tomando en cuenta los requerimientos definidos para facilitar su procesamiento y anlisis. Los resultados de los cuestionarios se analizaron a travs de la tabulacin y grfico de los resultados. En el desarrollo de la presente investigacin se utilizar la medida de tendencia central, es decir la medida donde se calcula el promedio aritmtico de una distribucin de frecuencias, donde se observan claramente los datos arrojados por la aplicacin de los instrumentos de recoleccin de informacin. Esta medicin bajo el parmetro estadstico, se realizar a travs del clculo de repeticin en las respuestas arrojadas por los consultados, donde cada tem ser analizado por medio de la ilustracin grfica y analtica a nivel porcentual, de

68

los distintos datos obtenidos de la tabulacin de encuestas. Estos datos arrojados sirvieron de iniciativa a la formulacin de conclusiones y recomendaciones para el cumplimiento de los objetivos propuestos. Los procedimientos a realizar en el estudio fueron: 1. Revisin documental de textos, documentos, manuales, tesis, leyes,

fuentes electrnicas, entre otros. En esta etapa se fundamenta el problema y estructura los antecedentes y marco terico de la investigacin. 2. Seleccin de los sujetos de estudio. En esta etapa se establece contacto

con los sujetos que conforman el marco muestral para informarles el propsito de la investigacin y solicitudes su colaboracin al responder el instrumento. 3. 4. Diseo del instrumento de recoleccin de datos. Determinacin de validez del instrumento a travs de la tcnica juicio de

expertos. 5. 6. 7. 8. Aplicacin de prueba piloto. Determinacin del coeficiente de confiabilidad. Aplicacin del instrumento a la muestra seleccionada. Anlisis y tabulacin de resultados, la cual se ilustra en grficos, para su

mayor precisin. 9. Establecimiento de conclusiones y recomendaciones.

Instrumento

En cuanto a los instrumentos, son los medios materiales empleados para recoger y almacenar la informacin. Al respecto Hurtado (ob.cit), sostiene que los instrumentos: constituyen un conjunto de pautas e instrucciones que orientan la atencin del investigador hacia un tipo de informacin especfica para impedir que se aleje del punto de inters; los instrumentos le indican que tipo de preguntas hacer y con cul contenido, o cules situaciones observar y en qu momento. Si bien la tcnica indica el cmo se va a recoger la informacin el instrumento seala el cul informacin seleccionar (p.409).

69

En este orden, los instrumentos representan la herramienta con la cual se va a recoger, filtrar, y codificar la informacin, es decir, el cul, y estos pueden estar ya elaborados e incluso regulados. La misma autora seala que los instrumentos dependiendo de la tcnica utilizada pueden ser: Para la

observacin: Gua de observacin, lista de cotejo, registro anecdtico, matriz de anlisis. Para la entrevista: Gua de entrevista. Para la encuesta: cuestionario, escala, test, prueba de conocimiento. Para sociometra: test sociomtrico. Para la sesin en profundidad: gua de observacin (p.410). Con respecto a este punto Padua (1989) seala: un instrumento de recoleccin de datos es cualquier recurso de que se vale el investigador para acercarse a los fenmenos y extraer de ellos la informacin. La recopilacin de datos se remite al uso de tcnicas que establecen la forma o reglas para construir los instrumentos apropiados que permitan el acceso a la informacin requerida (p.17) Contina el autor en la misma obra en cuanto a las tcnicas de recoleccin de datos que establecen la manera de construir instrumentos apropiados para llegar a la informacin y seala lo que se debe entender por encuesta: la encuesta es una forma especfica de interaccin social, que tiene por objeto recolectar datos para una indagacin. El investigador formula preguntas a las personas capaces de aportarles datos de inters estableciendo un dilogo peculiar donde una de las partes busca recoger informaciones y otra es la fuente de la misma. El propsito de esta tcnica es conferenciar de manera informal sobre algn tema establecido previamente y, a la vez reunir datos (p.28). En orden a lo anterior, la encuesta ser la tcnica que se disear y utilizar como herramienta para obtener la informacin necesaria para el objeto de la presente investigacin. Y el instrumento operacional ser el cuestionario con preguntas cerradas y estructuradas con el criterio dicotmico con alternativas (S y No). Las preguntas o tems son referentes a las variables que se estudiarn: procesos administrativos y contables y adquisicin y dotacin de bienes y contratacin deservicios. El mismo constar de 41 tems.

70

Validez del Instrumento Es innegable que para que la investigacin tenga mayor credibilidad y confiabilidad, deber contar con la validacin por parte de expertos del instrumento a ser utilizado. En este orden se tiene un concepto de validez expresado por Hernndez, y Otros (ob.cit), indicando: la validez se refiere al grado en que un instrumento de medicin mide realmente la variable que pretende medir (p.236). Continan los autores y sealan que la validez es un concepto del cual pueden tenerse diferentes tipos de evidencia: Evidencia relacionada con el contenido: se refiere al grado en que un instrumento refleja un dominio especfico de contenido de lo que se mide. Evidencia relacionada con el criterio: establece la validez de un instrumento de medicin comparndola con algn criterio externo. Este criterio es un estndar con el que se juzga la validez de un instrumento. Evidencia relacionada con el constructo: probablemente es la ms importante sobre todo desde una perspectiva cientfica y se refiere al grado en que una medicin se relaciona consistentemente con otras mediciones de acuerdo con hiptesis derivadas tericamente y que conciernen a los conceptos (constructos) que estn siendo medidos (pp.236-238). Agregan igualmente los autores que: la validez total de un instrumento de medicin se evala sobre la base de tres tipos de evidencia. Entre mayor evidencia de validez de contenido, validez de criterio y validez de constructo tenga un instrumento de medicin, ste se acerca ms a representar la variable o variables que pretende medir (p.238). En tal sentido, los instrumentos sern sometidos a validacin de contenido, de criterio y de constructo, a travs del juicio de expertos, para lo cual se solicitar la colaboracin de un metodlogo, y dos expertos en materia de derecho pblico: del rea de contabilidad y contrataciones pblicas, quienes juzgarn el instrumento y realizarn las respectivas

observaciones, de acuerdo a la claridad, congruencia y pertinencia de los tems. Para ello, a cada experto se le har entrega de una carpeta contentiva

71

de: ttulo, objetivos, operacionalizacin de las variables, instrumento y formato de validacin, a fin de que opinen sobre la claridad de los tems, pertinencia y exactitud. De esta manera se determinar la relacin del tem seleccionado con los objetivos e indicadores de las variables objeto de estudio. Asimismo realicen las observaciones pertinentes para mejorar los instrumentos en su elaboracin definitiva. Con los resultados obtenidos en el procedimiento de validacin se realizarn las modificaciones a que d lugar para finalmente considerarlos vlidos para medir las variables en estudio y una vez concluido, se efectuar la recoleccin en el cuestionario prototipo y se editar la versin definitiva para la aplicacin de una prueba piloto.

Confiabilidad del Instrumento

La confiabilidad, es considerada como el grado de seguridad que presenta el instrumento en su aplicacin, las veces que sea necesario a uno o varios sujetos. En este sentido Hernndez y otros (ob. cit.), acotan: la confiabilidad de un instrumento se refiere al grado en que su aplicacin repetida al mismo sujeto u objeto produce iguales resultados (p. 235). Los autores en mencin sealan igualmente que existen diversos procedimientos para calcular la confiabilidad de un instrumento de medicin. Todos utilizan formulas que producen coeficientes de confiabilidad. Estos coeficientes pueden oscilar entre 0 y 1. Donde un coeficiente 0 significa nula confiabilidad y 1 representa un mximo de confiabilidad (p.241). Asimismo, para determinar la confiabilidad de los instrumentos utilizados en la investigacin, se aplicar una prueba piloto, aplicada a 8 personas no incluidas en la poblacin pero que tengan que ver de alguna manera con el tema de investigacin: procesos administrativos y contables para la dotacin y adquisicin de bienes y contratacin de servicios.

72

En cuanto a la prueba piloto, Hernndez y Otros (ob.cit) sealan: se aplica a personas con caractersticas semejantes a las de la muestra o poblacin de la investigacin. En este prueba se analiza si las instrucciones se comprenden y si lo tems funcionan adecuadamente. Los resultados se usan para calcular la confiablidad y, de ser posible, la validez del instrumento de medicin ( p.254). Con respecto a la prueba piloto Balestrini (2001) indica: Una vez que se han definido y diseado los instrumentos y procedimientos de recoleccin de los datos, atendiendo al tipo de estudio de que se trate, antes de aplicarlos de manera definitiva en la muestra seleccionada, es conveniente someterlo a prueba con el propsito de establecer la validez de estos en relacin al problema investigado. Esta prueba previa de los instrumentos y procedimientos de recoleccin de los datos, denominada prueba piloto, estudio piloto, pre test, test preliminar o investigacin de ensayo, debe ser introducida en el marco del proceso de toda investigacin en la medida que permita someterlos a ciertos correctivos, refinarlos y validarlos ( p. 167). Por consiguiente, comparando las definiciones dadas por los autores, la prueba piloto se aplica a una pequea muestra lo ms representativamente posible a la muestra definitiva de la poblacin investigada. Esta prueba piloto permitir hacer dos comprobaciones necesarias: primero, la verificacin de la forma de administrar el instrumento al personal de las unidades orgnicas involucradas: Direcciones de Administracin y Tesorera, Departamento de Contabilidad y, Comisin de Licitaciones de la Alcalda del Municipio Palavecino del Estado Lara, y segundo determinar su confiabilidad. Siguiendo este misma direccin, aunque existe diversas formas de de evaluar la confiabilidad de la medicin realizada por el instrumento se puede afirmar que las estrategias test-retest y las de consistencia interna son las ms utilizadas. La estrategia test-retest, segn Muiz (1996): consiste en la aplicacin de un mismo instrumento a una misma muestra de sujetos en al menos dos momentos diferentes. La consistencia interna segn Muiz (ob.cit), permite aplicar el

73

instrumento tan slo una vez, las dos ms utilizadas son la confiabilidad por mitades y el coeficiente Alfa de Cronbach (p.40). Para Hernndez y Otros (ob.cit.) El Mtodo de Mitades Partidas requiere slo una aplicacin de la medicin. Especficamente el conjunto total de tems es dividido en dos mitades y las puntuaciones o resultados de ambos son comparadas. Si el instrumento es confiable, las puntuaciones de ambas mitades debes estar fuertemente correlacionadas. En cuanto al Coeficiente de Alfa de Cronbach, requiere una sola administracin del instrumento de medicin y produce valores que oscilan entre 0 y 1. Su ventaja reside en que no es necesario dividir en dos mitades a los tems del instrumento de medicin, simplemente se aplica la medicin y se calcula el coeficiente. (p. 242). A efecto de esta investigacin, la confiabilidad del cuestionario se calcular mediante el mtodo de mitades partidas de Rulon-Guttman, para llevar a cabo dicho mtodo se correlacionar a las dos mitades, la frmula utilizada ser la siguiente: A efecto, de esta investigacin, la confiabilidad del cuestionario se calcular mediante la tcnica de Kuder-Richardson (KR20), utilizada para instrumentos con tems dicotmicos (S No). Para Hurtado (ob.cit), Esta tcnica se basa en el supuesto de que cada tem del instrumento constituye una prueba paralela, de modo que cada tem es tratado como paralelo de todos los dems tems. Esta tcnica slo es aplicable en aquellos casos en que las respuestas a cada tem pueden calificarse como 1 0 cada una. La frmula para calcular la confiabilidad de un instrumento con n tems ser:

Donde: K=

nmero de tems del instrumento.

???????????????????????????????????? =

????????????1

????????????

.

????????????????????????2 ????????????.???????????? ????????????????????????2

p = Porcentajes de personas que responden correctamente cada tems. q = Porcentajes de personas que responden incorrectamente cada tems S2t = Varianza total del instrumento (p.424).

74

Tericamente la ecuacin KR20, segn Magnusson (1985), citada por Hurtado (ob.cit), representa un coeficiente de consistencia interna del instrumento, que proporciona la media de todos los coeficientes de divisin por mitades para todas las posibles divisiones del instrumento en dos partes (p.424). Una manera prctica de interpretar la magnitud de un coeficiente de confiabilidad puede ser guiada por la escala que a continuacin se indica, en la que se establecen los criterios para el anlisis, y sus valores oscilan entre cero (0) y uno (1), siendo "0" una confiabilidad nula y 1 una confiabilidad mxima, mientras ms se acerca el valor a cero ms factible es el error en la medicin Valores Entre 0,81 y 1,00 Entre 0,61 y 0,80 Entre 0,41 y 0,60 Entre 0,21 y 0,40 Entre 0,00 y 0,20 Criterios Muy alta. Alta. Moderada. Baja. Muy baja

Una vez que se efectu el clculo, se ubicar el resultado en la escala de valores la cual indicara cual ser su confiabilidad. Por ltimo se indica, que es requisito que un instrumento de medicin sea confiable y valido, para que los resultados de la investigacin sean tomados en serio.

Anlisis de Datos.

Segn Hernndez y Otros (ob.cit), el tipo de anlisis de datos a llevar a cabo en un trabajo de investigacin depende de los datos recolectados. Por la naturaleza del instrumento de medicin, en este caso cuestionario, se decidi hacer uso de un anlisis de datos cuantitativos.

75

Por consiguiente, en la presente investigacin se proceder a la recoleccin de datos en las unidades orgnicas objeto de estudio, ya mencionada, dentro de los cuales se puede mencionar, informaciones referidas a los procesos administrativos y contables y a la dotacin y adquisicin de bienes y contratacin de servicio. Para el anlisis de los datos recolectados se separar la informacin verbal que estar constituida por el cuestionario a ser aplicado, de la informacin numrica que podr ser obtenida mediante cualquier otra informacin de relevancia que posean las unidades orgnicas involucradas. Para llevar a cabo dicho anlisis, una vez que se aplique el instrumento se proceder a organizar la informacin a travs de la tabulacin y cuantificacin de los datos obtenidos. Luego se proceder a graficar los resultados expuestos en el cuadro de distribucin de frecuencias, a travs de la modalidad de grafico tipo circular, donde se distinguen las opciones o categoras a travs de colores, analizando cada resultado expuesto de todas las preguntas realizadas. Se utilizar la estadstica descriptiva, lo que implicar el clculo de medidas de tendencia central como: media, mediana y moda, as como medidas de variabilidad como la desviacin estndar donde la informacin se procesar de forma manual, determinando la frecuencia y porcentaje, los cuales se interpretarn sobre la base de cada una de las dimensiones, indicadores e tems, de las variables en estudio. Para el clculo del anlisis de datos del presente estudio se emplear el programa SPSS y Microsoft Excel, debido a que son programas que contienen herramientas que facilitan el procesamiento de datos estadsticos de esta ndole. Otra de las tcnicas que se emplear en esta investigacin, y que forma parte de la gerencia estratgica, es la Matriz FODA, la cual es una herramienta de comparacin de las debilidades (D) y fortalezas (F) internas con las amenazas (A) y oportunidades(O) externas, la cual conduce a cuatro tipos de estrategias alternativas FO, DO, FA, DA. La estrategia DO tiene como objetivo mejorar las debilidades internas valindose de las oportunidades externas. La estrategia FA

76

se basa en la utilizacin de las fortalezas internas para reducir las amenazas externas. Siguiendo este mismo orden, se indica que para hacer el anlisis inferencial se utilizar el mtodo analtico deductivo- inductivo, considerado como el procedimiento que parte de lo general, como dato valido, para llegar a una conclusin de tipo particular. De esa forma, se estableci la relacin causaefecto entre los elementos que componen el objeto de investigacin; se realiz la descomposicin del todo en sus partes para el estudio, tal como constata Ramrez (1999): Esto es que a partir de situaciones de carcter general se llegue a identificar explicaciones de carcter particular contenidas explcitamente en la situacin general, y de la teora general acerca de un fenmeno o situacin se explican hechos o situaciones particulares (p.32). Igualmente, se utilizar el anlisis de divisiones o anlisis de contingencia, que permite describir los comportamientos en forma conjunta de las dos variables y sus valores nominales, se representan en tablas de doble entrada donde en la horizontal se colocan los niveles alto, medio y bajo y en la vertical se colocan las variable dependiente e independientes. Y el mtodo analtico,

para analizar los conceptos relacionados con el problema en estudio para conocer la relacin que puede existir entre las variables Posteriormente, los datos recopilados se representarn en cuadros y grficos que facilitarn su comprensin, para luego proceder a su anlisis mediante la comparacin de los objetivos apoyado con el sistema de variables, que permitirn redactar la conclusiones y recomendaciones respectivas.

77