PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL Cdigo: ? certificado de trabajo en alturas *Copia del certificado

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  • Cdigo: FSE.18

    Versin: 03

    Riesgo

    Qu puede ocurrir?

    Descripcin

    En qu consiste o cules son sus caractersticas?

    Por qu se puede

    presentar?Por qu ? Por qu ? Por qu?

    Fecha

    inicioFecha fin

    Divulgacin de los eventos

    con mnimo 10 das de

    anticipacin a su

    realizacin.

    Mantener el calendario

    cultural actualizado

    (Sede Central, Sede

    Barrancabermeja)

    Comunicacin interna

    permanente con

    Publicaciones haciendo

    nfasis en las fechas de

    entrega del material

    impreso.

    Fallas o

    suspensin del

    servicio elctrico

    sin previo aviso.

    Planta elctrica para el

    funcionamiento exclusivo

    del escenario (sede

    Central). No

    existen controles en las

    sedes regionales porque

    hace referencia a factores

    externos.

    *Solicitar el

    diligenciamiento

    del formato de

    control del

    mantenimiento

    preventivo

    realizado.

    *Profesional (Sede

    Central)

    Enero de

    2018Junio de 2019

    *Formato de control

    diligenciado

    /Mantenimiento

    preventivo realizado

    100%

    100%

    RE

    DU

    CIR

    *Implementacin

    de estrategias de

    Marketing en el

    uso de canales de

    comunicacin

    masiva como los

    medios sociales.

    * Divulgacin a

    travs de

    peridicos medios

    radiales, cartas a

    instituciones/gremi

    os y voz a voz en

    las aulas de clase.

    *Realizar plan de

    accin

    considerando las

    actividades que

    requieren de la

    toma de decisiones

    por parte de los

    profesionales

    encargadas

    *Profesional (Sede

    Barrancabermeja)

    *Profesional

    CU (Sede Central)

    Enero de

    2018Junio de 2019

    *Calendario cultural

    en medios sociales

    actualizado (Sede

    Central, Sede

    Barrancabermeja)

    *Cumplimiento en la

    fecha de entrega del

    material impreso

    * # de participantes

    que asistieron al

    evento / # de

    participantes

    convocados

    *Evidencia fsica o

    digital de

    comunicacin interna

    para la toma de

    decisiones

    TO

    LER

    AB

    LE (

    10)

    PR

    OB

    AB

    ILID

    AD

    BA

    JA (

    1)

    IMP

    AC

    TO

    MO

    DE

    RA

    DO

    (10

    )

    Cancelacin o

    suspensin de

    eventos artsticos y

    culturales

    Cancelar la

    realizacin de un

    evento que ha sido

    divulgado a la

    poblacin objetivo.

    Integrantes del

    proceso de

    gestin cultural

    Responsables

    externos o

    internos de

    realizacin del

    evento

    La poblacin

    objetivo no se

    informa

    oportunamente

    Los medios de

    difusin no son

    efectivos.

    Demora en la

    divulgacin del

    evento.

    Fallas en la

    capacidad de

    respuesta de la

    UAA

    autorizada por

    la Universidad

    para la

    elaboracin del

    material

    impreso.

    La informacin

    del Evento es

    incompleta o

    errada.

    La toma de

    decisiones

    sobre el tiempo

    de las

    actividades

    Deterioro de la

    imagen

    Institucional.

    Detrimento de la

    participacin de la

    Comunidad

    Universitaria y de

    la sociedad en

    general.

    Disminucin de

    clientes (internos y

    externos).

    Prdida de

    recursos

    financieros.

    Incumplimiento de

    los objetivos

    misionales.

    GR

    AV

    E (

    20)

    ME

    DIA

    (2)

    IMP

    OR

    TA

    NT

    E(4

    0)

    Observaciones

    Pro

    bab

    ilid

    ad

    Eva

    luac

    in

    Rie

    sgo

    Controles existentes

    Val

    ora

    ci

    n r

    iesg

    o

    Op

    cio

    nes

    de

    Man

    ejo

    Acciones Responsables

    Cronograma

    Indicador de la

    AccinMeta

    Nivel de

    Cumplimiento

    PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL

    MAPA DE RIESGOS

    PROCESO: GESTIN CULTURAL OBJETIVO DEL PROCESO: Contribuir a la formacin integral de la comunidad universitaria y nutrir el proceso cultural de la regin, mediante el desarrollo de actividades artsticas y culturales

    Riesgo

    ( Evento que puede afectar el logro del objetivo )

    Agente

    generador

    ( Sujeto u objeto con capacidad

    para generar

    el riesgo)

    Causas

    ( Factores internos o externos)

    Efecto /

    Consecuencias

    (Cmo se refleja en la entidad?)

    Imp

    acto

  • Cdigo: FSE.18

    Versin: 03

    Riesgo

    Qu puede ocurrir?

    Descripcin

    En qu consiste o cules son sus caractersticas?

    Por qu se puede

    presentar?Por qu ? Por qu ? Por qu?

    Fecha

    inicioFecha fin

    Observaciones

    Pro

    bab

    ilid

    ad

    Eva

    luac

    in

    Rie

    sgo

    Controles existentes

    Val

    ora

    ci

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    o

    Op

    cio

    nes

    de

    Man

    ejo

    Acciones Responsables

    Cronograma

    Indicador de la

    AccinMeta

    Nivel de

    Cumplimiento

    PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL

    MAPA DE RIESGOS

    PROCESO: GESTIN CULTURAL OBJETIVO DEL PROCESO: Contribuir a la formacin integral de la comunidad universitaria y nutrir el proceso cultural de la regin, mediante el desarrollo de actividades artsticas y culturales

    Riesgo

    ( Evento que puede afectar el logro del objetivo )

    Agente

    generador

    ( Sujeto u objeto con capacidad

    para generar

    el riesgo)

    Causas

    ( Factores internos o externos)

    Efecto /

    Consecuencias

    (Cmo se refleja en la entidad?)

    Imp

    acto

    Fallas en los

    trmites

    administrativos

    requeridos para

    la presentacin

    del evento

    No realizar

    trmites con

    suficiente

    anticipacin

    No cumple con

    los requisitos

    requeridos

    Lista de chequeo para

    verificar la pertinencia y el

    cumplimiento de los

    requerimientos necesarios

    para la realizacin del

    evento.

    Hacer seguimiento

    a la Lista de

    chequeo

    *Profesional

    (Sede Central)

    *Profesional

    Coordinacin

    Bienestar

    Universitario (Sede

    Barrancabermeja,

    Sede Socorro, Sede

    Barbosa, Sede

    Mlaga)

    Enero de

    2018Junio de 2019

    *Lista de

    chequeo/Evento

    realizado

    100%

    Falta de locacin

    para realizar el

    evento (Sede

    Socorro)

    No existen controles

    porque hace referencia a

    factores externos (

    Proyecto de Ampliacin

    planta fsica Campus

    Bicentenario Sede UIS

    Socorro)

    Incumplimiento

    por parte del

    organizador del

    evento de las

    normas de

    seguridad.

    Omisin de las

    instrucciones

    referentes a

    normas de

    seguridad.

    *Capacitacin y

    certificacin de

    curso en altrura a

    los auxiliares

    logsticos de los

    eventos en el

    Auditorio Luis A

    Calvo.

    * Profesional CU

    (Sede Central)

    *Auxiliares de Eventos

    Culturales y personal

    tcnico del Auditorio

    Luis A Calvo

    Enero de

    2018Junio de 2019

    *Copia del

    certificado de trabajo

    en alturas

    *Copia del

    certificado del curso

    bsico de trabajo en

    alturas de auxiliares

    logsticos

    100%

    No aplicacin del

    Programa de

    Proteccin

    Contra Cadas -

    PGTH.07 del

    Sistema de

    Gestin

    Integrado de la

    UIS, Proceso

    Talento Humano,

    Subproceso

    Seguridad y Salud

    Ocupacional

    Falta de

    supervisin por

    parte de los

    Auxiliares

    logsticos de

    Eventos

    Culturales

    *Capacitacin y

    vincluacin de

    auxiliares en

    primeros auxiltios

    * Profesional CU

    (Sede central)

    *Auxiliares de Eventos

    Culturales y personal

    tcnico del Auditorio

    Luis A Calvo

    Enero de

    2018Junio de 2019

    *Formatos de

    Permiso de Trabajo

    en Alturas

    diligenciados /

    Formatos de Permiso

    en Trabajo en Alturas

    requeridos.

    *Registo de

    experiencia en

    primeros auxilios de

    auxiliar(es)

    logstico(s)

    100%

    Vinculacin a la Brigada de

    Emergencias de la UIS.

    Implementacin del

    Programa de Proteccin

    Contra Cadas.

    Exigir al organizador del

    evento el certificado de

    trabajo en alturas para

    montajes escenogrficos.

    Diligenciar el Formato

    Permiso de Trabajo en

    Alturas

    TO

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    10)

    PR

    OB

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    JA(1

    )

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    AC

    TO

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    DE

    RA

    DO

    (10

    )

    EV

    ITA

    R Accidente de trabajo

    durante el montaje o

    desarrollo del evento

    (Sede central)

    Suceso repentino

    que ocasiona

    lesin corporal a

    una persona

    durante el montaje

    o desarrollo de

    eventos en el

    Auditorio Luis A.

    Calvo.

    Personal

    Operativo o

    Tcnico

    Artistas

    Pblico

    Asistente

    Lesiones

    personales o

    muerte

    Disminucin de

    clientes (internos y

    externos).

    Gastos adicionales

    derivados de los

    daos y perjuicios

    producidos.

    GR

    AV

    E (

    20)

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    1)

    MO

    DE

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    DO

    (20)

    RE

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    CIR

    TO

    LE

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    BLE

    (10

    )

    PR

    OB

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    ILID

    AD

    BA

    JA (

    1)

    IMP

    AC

    TO

    MO

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    RA

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    (10)

    Cancelacin o

    suspensin de

    eventos artsticos y

    culturales

    Cancelar la

    realizacin de un

    evento que ha sido

    divulgado a la

    poblacin objetivo.

    Integrantes del

    proceso de

    gestin cultural

    Responsables

    externos o

    internos de

    realizacin del

    evento

    Deterioro de la

    imagen

    Institucional.

    Detrimento de la

    participacin de la

    Comunidad

    Universitaria y de

    la sociedad en

    general.

    Disminucin de

    clientes (internos y

    externos).

    Prdida de

    recursos

    financieros.

    Incumplimiento de

    los objetivos

    misionales.

    GR

    AV

    E (

    20)

    ME

    DIA

    (2)

    IMP

    OR

    TA

    NT

    E(4

    0)

  • Cdigo: FSE.18

    Versin: 03

    Riesgo

    Qu puede ocurrir?

    Descripcin

    En qu consiste o cules son sus caractersticas?

    Por qu se puede

    presentar?Por qu ? Por qu ? Por qu?

    Fecha

    inicioFecha fin

    Observaciones

    Pro

    bab

    ilid

    ad

    Eva

    luac

    in

    Rie

    sgo

    Controles existentes

    Val

    ora

    ci

    n r

    iesg

    o

    Op

    cio

    nes

    de

    Man

    ejo

    Acciones Responsables

    Cronograma

    Indicador de la

    AccinMeta

    Nivel de

    Cumplimiento

    PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL

    MAPA DE RIESGOS

    PROCESO: GESTIN CULTURAL OBJETIVO DEL PROCESO: Contribuir a la formacin integral de la comunidad universitaria y nutrir el proceso cultural de la regin, mediante el desarrollo de actividades artsticas y culturales

    Riesgo

    ( Evento que puede afectar el logro del objetivo )

    Agente

    generador

    ( Sujeto u objeto con capacidad

    para generar

    el riesgo)

    Causas

    ( Factores internos o externos)

    Efecto /

    Consecuencias

    (Cmo se refleja en la entidad?)

    Imp

    acto

    Esp. FRANCISCO JAVIER ACEVEDO

    DIRECTOR CONTROL INTERNO Y EVALUACIN DE GESTIN

    * Ver hoja de vida de indicador FSE.14

    ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO

    VoBoVoBo

    VoBoVoBo

    15 mayo de 2018

    Msc. ANGLICA MARA DAZ GMEZ

    LIDER DE PROCESO GESTIN CULTURAL SEDE CENTRAL

    Msc. EDGAR AUGUSTO SARMIENTO LEN Esp. DEICY DALILA DELGADO DAZ

    COORDINADOR SEDE BARBOSA COORDINADORA SEDE MLAGA

    Esp. JAVIER ORLANDO ACEVEDO BELTRN Msc. JULIO ALFONSO MARTNEZ MOLINA

    COORDINADOR SEDE BARRANCABERMEJA COORDINADOR SEDE SOCORRO

    FECHA DE ACTUALIZACIN

    100%

    INDICADORES DEL RIESGO *

    (Ocurrencia del riesgo en el

    proceso)

    Nombre del indicador

    Eventos no realizados

    *Indicador de

    nmero de eventos

    Culturales del

    Proceso CU.

    *Nmero de

    solicitudes de

    alianza/Alianzas

    concretadas

    RE

    DU

    CIR

    *Generacin de

    alianzas en la

    bsqueda del

    aumento de

    recursos para

    mantener y/o

    aumentar la oferta

    de eventos

    cultrales dirigidos a

    la comunidad UIS y

    de extensin (Sede

    Mlaga, Sede

    Barbosa)

    *Promocin de los

    Semileros de los

    Grupos Artsticos

    de las sedes

    regionales

    *Lder del proceso

    Gestin Cultural

    (Sede Mlaga, Sede

    Barbosa, Sede

    Barrancabermeja,

    Sede central)

    Enero de

    2018Junio de 2019

    TO

    LER

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    10)

    PR

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    IMP

    AC

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    DO

    (10

    )

    Disminucin de la

    oferta de los eventos

    culturales y artsticos.

    (Sede Central, Sede

    Barrancabermeja,

    Sede Socorro,Sede

    Barbosa)

    Dificultad para

    mantener y /o

    maximizar el

    nmero de

    eventos con

    respecto a

    periodos

    anteriores que

    alimentan el indicar

    del Proceso.

    Integrantes del

    Proceso de

    Gestin

    Cultural de la

    Sede Central.

    Beneficiarios

    Comunidad

    Local

    Carencia o baja

    oferta cultural en

    la regin

    Baja inversin de

    recursos en

    propuestas

    culturales.

    Ausencia de

    profesionales,

    grupos

    artsticos y

    recursos

    financieros.

    No asignacin

    de recursos a la

    sedes

    regionales para

    la ejecucin de

    actividades

    artsticas y

    culturales por

    centralizacin

    de los recursos

    en la Sede

    central (Sede

    Barbosa, Sede

    Mlaga)

    Deterioro de la

    imagen

    Institucional.

    Detrimento de la

    participacin de la

    Comunidad

    Universitaria y de

    la

    sociedad en

    general.

    Incumplimiento de

    los objetivos

    del Proceso.

    MO

    DE

    RA

    DO

    (10

    )

    ME

    DIA

    (2)

    MO

    DE

    RA

    DO

    (20

    )

    *Plan de eventos culturales

    y artsticos. Consolidacin

    de grupos semilleros y

    artsticos propios de la

    Sede.

    *Elaborar el Plan

    presupuestal de la Sede

    con asignacin de recursos

    para Eventos culturales y

    artsticos (Sede central,

    Sede Socorro, Sede

    Barrancabermeja).

    *Elaborar planeacin de

    actividades artsticas y

    culturales, teniendo en

    cuenta el potencial apoyo

    de otras entidades pblicas

    o privadas

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