Procedimientos Contables de ?· CONTABLES AREA: FINANZAS Y CONTABILIDAD Mayo, 2004 PROCEDIMIENTOS CONTABLES…

  • Published on
    23-Sep-2018

  • View
    212

  • Download
    0

Transcript

  • MANUAL SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

    CONTABLES AREA: FINANZAS Y CONTABILIDAD Mayo, 2004

    PROCEDIMIENTOS CONTABLES DE EGRESOS

  • MANUAL SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

    CONTABLES AREA: FINANZAS Y CONTABILIDAD Mayo, 2004

    1. Procedimiento: Clculo, registro de las Vacaciones y Bono Vacacional.

    Objetivo: Describir las actividades correspondientes en el proceso de clculo de las Vacaciones y Bono Vacacional.

    Normas Especficas: Debe crearse el compromiso del gasto correspondiente a la partida 4.01 Gastos de Personal al inicio de cada ao por la Coordinacin de Presupuesto.

    Responsable Accin

    Gerencia de Gestin Interna 1. Enva la solicitud firmada para la aprobacin de la Presidencia.

    Presidencia 2. Firma en seal de aprobacin. Asesora Legal 3. Recibe, revisa y firma conformando lo indicado

    por la gerencia de gestin interna y devuelve. Coordinacin de Finanzas y Contabilidad

    4. Recibe de la Gerencia de Gestin Interna la Solicitud para el clculo de las Vacaciones y lo correspondiente al Bono Vacacional.

    5. Efecta clculo de las vacaciones en el momento en que elabora la nmina mensual.

    6. Efecta clculo del bono vacacional en el momento en que este cumple el ao de servicio, y es incluido en la respectiva nmina del mes en que corresponde, ordenando su cancelacin en la primera quincena del mes respectivo.

    141

  • MANUAL SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

    CONTABLES AREA: FINANZAS Y CONTABILIDAD

    N Pgina

    Mayo, 2004

    2. Procedimiento: Elaboracin y Registro de la Nmina del Personal que labora en

    FUNDACITE Mrida.

    Objetivo: Instruir sobre los pasos a realizar al momento de elaborar y registrar la nmina del personal que labora en la Fundacin para el Desarrollo de la Ciencia y Tecnologa del Estado Mrida.

    Normas Especficas: Debe crearse el compromiso del gasto correspondiente a las partida 4.01 Gastos de Personal al inicio de cada ao por la Coordinacin de Presupuesto.

    Responsable Accin

    Coordinacin de Finanzas y Contabilidad

    1. Recibe en los primeros cinco das de cada mes, de la Gerencia de Gestin Interna los recaudos por variaciones o modificaciones solicitadas que tengan relacin con la nmina (tanto de personal fijo como contratado).

    2. Elabora la nmina mensual entre los das nueve (9) y Diez (10) de cada mes.

    3. Revisa todas las variaciones por los diferentes conceptos tales como: Incremento salarial, Prstamos de Caja de Ahorros, Cuentas por Cobrar a CANTV, entre otros.

    4. Realiza todos los clculos necesarios (salarios, sueldos, deducciones de Ley (SSO, Paro Forzoso, LPH, Fondo de Pensiones y Jubilaciones, Caja de Ahorro, etc.) aportes patronales(SSO, Paro Forzoso, LPH, Fondo de Pensiones y Jubilaciones, Caja de Ahorros), previsin de antigedad, Vacaciones de acuerdo a la Ley y Reglamentos pertinentes en el programa de Excel y el mdulo de nmina del sistema administrativo contable SIGESP.

    5. Procede a Imprimir la nmina con sus respectivos auxiliares de Deducciones y de Aportes Patronales.

    6. Se elabora un oficio como Orden de pago para que sea dirigido al Banco.

    7. Enva Oficio y los dems recaudos a la Gerencia de Gestin Interna.

    Gerencia de Gestin Interna 8. Recibe el oficio y todos los recaudos. 9. Revisa toda la documentacin. 10. Enva a Presidencia. Presidencia 11. Aprueba la nmina, firma todos los recaudos y la

    secretaria sella el oficio(Orden de Pago). 12. Enva a la Coordinacin de Finanzas y Contabilidad.

    143

  • MANUAL SISTEMA Y PROCEDIMIENTOS

    CONTABLES AREA: FINANZAS Y CONTABILIDAD

    N Pgina

    Mayo 2004

    2. Procedimiento: Elaboracin y Registro de la Nmina del Personal que labora en

    FUNDACITE-Mrida.

    Responsable Accin

    Coordinacin de Finanzas y Contabilidad

    13. Se procede a fotocopiar el oficio (nmina).

    14. Enva el oficio al Banco (Escrito y en versin electrnica) para que efectu la cancelacin de la nmina quincenal a travs de las ordenes de pagos respectivas.

    15. Si es personal contratado se elabora la orden de pago y se enva al apoyo administrativo para que elabore el cheque.

    16. Se realiza el registro contable de la nmina. 17. Se elabora un memorando dirigido al apoyo

    administrativo para que elabore al final del mes los cheques para el pago de los aportes y deducciones anexando copia de la nmina con sus respectivos auxiliares.

    18. Se archiva la nmina en su carpeta respectiva. 19. Se archiva el asiento contable y sus respectivos

    soportes por fecha e Institucin Financiera. 20. Elabora los recibos de los sueldos de nmina. 21. Se envan los recibos de sueldos y salarios a la

    Gerencia de Gestin Interna para que realice la distribucin de los mismos.

    Gerencia de Gestin Interna 22. Recibe de la Coordinacin de Finanzas y Contabilidad los recibos de sueldos y salarios.

    23. Realiza la distribucin de los Recibos de sueldos y salarios al personal de la Fundacin.

    144

  • MANUAL SISTEMA Y PROCEDIMIENTOS

    CONTABLES AREA: FINANZAS Y CONTABILIDAD

    N Pgina

    Mayo 2004

    3. Procedimiento: Registro de la Cancelacin de indemnizacin a empleados y

    obreros de FUNDACITE-Mrida.

    Objetivo: Ilustrar los pasos para registrar la indemnizacin a empleados y obreros de FUNDACITE-Mrida.

    Normas Especficas: Debe crearse el correspondiente compromiso presupuestario al inicio de cada ao de la partida 4.01 Gastos de Personal y dems subpartidas correspondientes a este rubro por la Coordinacin de Presupuesto.

    Responsable Accin

    Gerencia de Gestin Interna 1. Enva la solicitud a Consultara Jurdica para la elaboracin de las indemnizaciones del personal que labora en la Fundacin.

    Consultora Jurdica 2. Elabora los clculos de la respectiva indemnizacin de acuerdo a lo establecido por la Ley Orgnica del Trabajo.

    3. Enva el documento a la Coordinacin de Finanzas y Contabilidad

    Coordinacin de Finanzas y Contabilidad

    4. Revisa los clculos de la Indemnizacin realizados por la Consultora Jurdica y firma.

    5. Enva a Consultara Jurdica Consultora Jurdica 6. Revisa y Coloca la media Firma

    7. Enva a Presidencia Presidencia 8. Aprueba

    9. Enva a la Coordinacin de Finanzas y Contabilidad

    Coordinacin de Finanzas y Contabilidad

    10. Elabora un oficio dirigido a la Gerencia de Fideicomisos de Prestaciones Sociales para que se ordene el pago a travs de un cheque de gerencia por lo correspondiente al Fideicomiso adquirido en la cuenta Bancaria.

    11. Ordena el pago por la diferencia a cancelar, enviando memorando al apoyo administrativo para que proceda a la elaboracin del cheque.

    12. Ingresa los datos en el mdulo financiero el apoyo administrativo por lo cual queda registrado contablemente la liquidacin o indemnizacin.

    13. Elabora cheque cumpliendo con el proceso de la firma.

    147

  • MANUAL SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

    CONTABLES AREA: FINANZAS Y CONTABILIDAD

    N Pgina

    Mayo, 2004

    3. Procedimiento: Registro de la Cancelacin de indemnizacin a empleados y

    obreros de FUNDACITE-Mrida.

    Responsable Accin

    Coordinacin de Finanzas y Contabilidad

    14. Se entrega el cheque al Beneficiario.

    15. Se archiva el asiento contable, el oficio enviado al Banco y los respectivos soportes de los clculos en contabilidad y en la carpeta auxiliar de Prestaciones Sociales y de Nmina.

    148

  • MANUAL SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

    CONTABLES AREA: FINANZAS Y CONTABILIDAD

    N Pgina

    Mayo, 2004

    4. Procedimiento: Registro de la Cancelacin de la nmina de Becas Ayudantias

    Objetivo: Ilustrar los pasos para registrar la cancelacin de la nmina de Becas Ayudantias.

    Normas Especficas: Debe crearse el correspondiente compromiso presupuestario al inicio de cada ao de la partida 4.01 Gastos de Personal por la Coordinacin de Presupuesto.

    Responsable Accin

    Coordinacin de Becas 1. Recibe las solicitudes de pago de cada unidad (lo cual incluye oficio y horas mensuales).

    2. Prepara la nmina de las Becas Ayudantias (lo cual incluye un formato de identificacin por cada tipo de Gerencia, Coordinacin y Unidad.

    3. Elabora un (1) oficio, este debe indicar el mes que se est pagando, el concepto del mismo y dems indicaciones que se consideren importantes.

    4. Se enva a la Coordinacin de Finanzas y Contabilidad.

    Coordinacin de Finanzas y Contabilidad

    5. Revisa la nmina y el respectivo Oficio.

    6. Coloca la media firma si la nmina fue bien calculada y firma el oficio, registra en el control de ordenamiento de pagos(interno).

    7. Se enva la nmina a Presidencia Presidencia 8. Aprueba la nmina 9. Enva a Coordinacin de Becas la nmina ya

    autorizada. Coordinacin de Becas 10. Recibe la nmina de Becas autorizada. 11. Enva el original al respectivo Banco, junto con

    las dos (2) copias para el Depsito Bancario en cuenta previamente asignada al becario.

    12. Enva una copia a la Coordinacin de Finanzas y Contabilidad

    Coordinacin de Finanzas y Contabilidad

    13. Registra el asiento de cancelacin de Becas Ayudantias.

    14. El asistente administrativo procede a archivar los soportes por la fecha de la operacin y por entidad financiera.

    150

  • MANUAL SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

    CONTABLES AREA: FINANZAS Y CONTABILIDAD

    N Pgina

    Mayo, 2004

    5. Procedimiento: Registro de la Cancelacin de la nmina de los becarios externos

    de FUNDACITE-Mrida.

    Objetivo: Ilustrar los pasos para registrar la cancelacin de la nmina de los becarios externos de la Fundacin.

    Normas Especficas: El gasto est correctamente imputado a la correspondiente partida del presupuesto.

    Responsable Accin

    Coordinacin de Becas 1. Procede a dar seguimiento a los becarios de cualquier nivel educativo.

    2. Determina la cantidad a pagar 3. Procede a elaborar un oficio, este debe indicar el

    mes que se est pagando, el concepto del mismo y dems indicaciones que se consideren importantes.

    4. Se enva los quince primeros das de cada mes a la Coordinacin de Finanzas y Contabilidad para que revise la nmina de los becarios de Educacin bsica, media y diversificada, a travs del sistema S.I.E.T.E va on line .

    Coordinacin de Finanzas y Contabilidad

    5. Revisa la nmina y el respectivo Oficio.

    6. Firma los oficios y anexos respectivos. 7. Procede a enviar a Presidencia Presidencia 8. Aprueba la nmina de becarios externos 9. Devuelve a la oficina de Coordinacin de Becas Coordinacin de Becas 10. Recibe la nmina ya autorizada. 11. Se comunica con la Coordinacin de Finanzas y

    Contabilidad para consultar si existe disponibilidad financiera en la Entidad Bancaria.

    Coordinacin de Finanzas y Contabilidad

    12. Informa a la Coordinacin de Becas sobre la disponibilidad de Fondos en la entidad financiera.

    13. Si no existe procede a ordenar Transferencias financieras entre bancos.

    14. Procede a firmar la nmina en el sistema S.I.E.T.E., en seal de conformidad indicndole por esta va a la entidad bancaria que puede proceder a abonar a cada becario.

    15. Registra contablemente la operacin. 16. Archiva los soport es por fecha y por entidad

    financiera.

    152

  • MANUAL SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

    CONTABLES AREA: FINANZAS Y CONTABILIDAD Mayo, 2004

    6. Procedimiento: Registro de la compra de bienes para FUNDACITE Mrida Objetivo: Ilustrar los pasos para el registro de la compra de bienes para FUNDACITE Mrida.

    Normas Especficas: Se debe regir de acuerdo a la normativa interna para la compra y adjudicacin directa tomando las decisiones adoptadas por la Comisin de Compras, Servicios Generales, Seguro y Cctel. Adems debe cumplir con el articulo 38 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Republica de Venezuela en el capitulo II que trata sobre el Control Interno, la cual seala a continuacin lo siguiente: El sistema de Control Interno que implante en los entes y organismos a que se refiere al articulo 9, numerales 1 al 11 de esta ley; deber garantizar que antes de proceder a la adquisicin de bienes o servicios o a la elaboracin de contratos que impliquen compromisos financieros, los responsables se aseguren del cumplimiento de los requisitos siguientes: 1. Que el gasto est correctamente imputado a la correspondiente partida del

    presupuesto o en su caso a crditos adicionales. 2. Que exista disponibilidad presupuestaria. 3. Que se hayan previsto las garantas necesarias y suficientes para responder por las

    obligaciones que ha de asumir el contratista 4. Que los precios sean justos y razonables, salvo las excepciones establecidas en la ley 5. Que hubiere cumplido con los trminos de la ley de Licitaciones, en los casos que sea

    necesario y dems leyes que sean aplicables.

    Responsable Accin

    Coordinaciones requeriente 1. Hace la solicitud a la Unidad de Servicios Generales de acuerdo a sus metas u objetivos tomando en consideracin la disponibilidad asignada a su programa.

    Unidad de Servicios Generales 2. Solicita la cotizacin a proveedores segn la normativa interna para la compra o adjudicacin directa de bienes.

    3. Canaliza la orden de compra (ver procedimiento administrativo Elaborar y canalizar la compra)

    4. Enva a La Coordinacin de Presupuesto la nota de pedido

    Coordinacin de Presupuesto 5. Procede a Imputar la partida de gasto por programa (ver procedimiento presupuestarioElaborar la Ejecucin financiera del presupuesto de gasto de la Fundacin)

    154

  • MANUAL SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

    CONTABLES AREA: FINANZAS Y CONTABILIDAD Mayo, 2004

    6. Procedimiento: Registro de la compra de bienes para FUNDACITE Mrida.

    Responsable Accin

    Coordinacin de Finanzas y Contabilidad

    6. Solicita la informacin del compromiso a travs del mdulo de Cuentas por pagar en el programa administrativo contable SIGESP, solicitando los datos: N de solicitud, nombre del proveedor beneficiario.

    7. Solicita el pago a travs del sistema administrativo SIGESP en la cual se identifica el N de solicitud y se determina la fecha por lo cual se causa el compromiso.

    8. Se procede a contabilizar a travs del mdulo, registrando la informacin la cual debe aparecer en el modulo financiero.

    9. Se procede a ordenar el pago de acuerdo a la decisin que tome la Coordinadora de Finanzas y Contabilidad.

    10. El apoyo administrativo procede a elaborar el cheque.

    11. Se entrega cheque al beneficiario, de acuerdo al horario preestablecido.

    12. Se archiva el asiento contable y los soportes de acuerdo al banco y la fecha.

    10

  • MANUAL SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

    CONTABLES AREA: FINANZAS Y CONTABILIDAD Mayo, 2004

    7. Procedimiento: Registro de la cancelacin de Servicios No Personales adquiridos

    por FUNDACITE-Mrida. Objetivo: Ilustrar los pasos a seguir para el registro de la cancelacin de los servicios no personales adquiridos por la Fundacin.

    Normas Especficas: Debe crearse el compromiso de la partida 4.03 Servicios No Personales al comienzo del ao por la Coordinacin de Presupuesto, dependiendo del tipo de servicio. Adems debe cumplir con el articulo 38 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Republica de Venezuela en el capitulo II que trata sobre el Control Interno que seala a continuacin lo siguiente: El sistema de Control Interno que implante en los entes y organismos a que se refiere al articulo 9 , numerales 1 al 11 de esta ley deber garantizar que antes de proceder a la adquisicin de bienes o servicios o a la elaboracin de contratos que impliquen compromisos financieros, los responsables se aseguren del cumplimiento de los requisitos siguientes: 1. Que el gasto este correctamente imputado a la correspondiente partida del presupuesto o en su caso a crditos adicionales 2. Que exista disponibilidad presupuestaria. 3. Que se hayan previsto las garantas necesarias y suficientes para responder por las obligaciones que ha de asumir el contratista 4. Que los precios sean justos y razonables, salvo las excepciones establecidas en la ley 5. Que hubiere cumplido con los trminos de la Ley de Licitaciones, en los casos que sea necesario y dems leyes que sean aplicables.

    Responsable Accin

    Gerencia, Coordinacin o Unidad, solicitante

    1. Eleva la solicitud ante presidencia

    Presidencia 2. Enva la solicitud de la elaboracin de contratos de servicios

    Consultara Jurdica 3. Elabora el Contrato de Servicio en dos(2) originales ver procedimiento administrativo Elaborar contratos

    4. Envalos dos (2) ejemplares a la Coordinacin de presupuesto

    Coordinacin de Presupuesto 5. Procede a revisar e imputar el gasto a la partida especifica y el programa correspondiente ver procedimiento presupuestario:Elaborar la Ejecucin Financiera del Presupuesto de Gastos de la fundacin.

    157

  • MANUAL SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

    CONTABLES AREA: FINANZAS Y CONTABILIDAD Mayo, 2004

    7. Procedimiento: Registro de la cancelacin de Servicios No Personales adquiridos

    por FUNDACITE Mrida

    Responsable Accin

    Coordinac in de Finanzas y Contabilidad

    6. Recibe los nuevos compromisos o gastos causados, los revisa y ordena el pago en el momento en que corresponda.

    Gerencia interna 7. Da el visto bueno al informe presentado y lo enva a la Coordinacin de Finanzas y Contabilidad.

    Coordinacin de Finanzas y Contabilidad

    8. Analiza el gasto de acuerdo al programa correspondiente (si tiene parte corriente o capitalizable).

    a. Si se cancela con la presentacin de informes.

    b. Si existe un anticipo se carga a la cuenta de activo: Anticipo a Proveedores y se abona al banco.

    c. Si corresponde efectuar ordenar y efectuar Retencin de ley.

    9. Se elabora el cheque de acuerdo al proceso. 10. Se entrega el cheque al beneficiario. 11. Se procede archivar el asiento y los soportes

    de la transaccin.

    158

  • MANUAL SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

    CONTABLES AREA: FINANZAS Y CONTABILIDAD Mayo, 2004

    8. Procedimiento: Registro de la Reposicin del Fondo de Caja Chica Objetivo: Ilustrar los pasos a seguir para el registro de la Reposicin del Fondo de Caja Chica. Normas Especficas: Se debe contabilizar la reposicin cuando se ha gastado el 75% del Fondo; ya que el mismo se contabiliza al comienzo o al final del ao; es decir cuando se crea y cuando se cierra. Se establece que el lmite de gastos establecidos para este Fondo es de 50.000, 00 Bs. Las partidas 4.01 Gastos de Personal y 4.03 Servicios No Personales no se pueden cubrir por este Fondo, igualmente de la partida 4.02Materiales y Suministros que haya en existencia en Almacn. Los soportes deben cumplir con las disposiciones referidas a la resolucin N 320 emitida por el Servi cio Nacional Integrado de Administracin Tributaria SENIAT sobre la Impresin y Elaboracin de Facturas y Otros Documentos Similares.

    Responsable

    Accin

    Coordinacin de Presupuesto 1. Se recibe del o los responsable(s) del Fondo, un memorando solicitando la reposicin del Fondo de Caja Chica (este memorando debe contener: El nmero de reposicin y la relacin de los gastos con sus respectivos soportes)

    Coordinacin de Finanzas y Contabilidad

    2. Revisa la solicitud de reposicin y la relacin detallada de los recibos soportes de Caja Chica.

    3. Revisa la relacin de gastos para crear el compromiso presupuestario, es decir; realiza la imputacin presupuestaria (esta debe contener los soportes necesarios y la media firma de la Coordinacin de Presupuesto en cada soporte).

    4. Autoriza el pago si estas revisiones contienen todos los requerimientos, si no se devuelve a la Coordinacin de Presupuesto para que corrija las fallas existentes.

    5. Se enva al apoyo administrativo una autorizacin para que realice el cheque por el mdulo de pagos directos del sistema administrativo contable SIGESP.

    6. Enva el cheque con sus respectivos soportes a la Asistente de la Contralora Interna.

    Asistente de Contralora Interna

    7. Revisa el cheque y soportes y coloca sello de revisado y lo consigna en la Coordinacin de Finanzas y Contabilidad.

    Coordinacin de Finanzas y Contabilidad

    8. Recibe cheque y soportes y consigna ante Presidencia para su respectiva firma.

    Presidencia 9. Firma cheque y ordena a secretaria que lo consigne a la Coordinacin de Finanzas y Contabilidad.

    Coordinacin de Finanzas y Contabilidad

    10. Recibe cheque con sus respectivos soportes.

    11. Entrega el cheque al responsable del Fondo. 12. Archiva los soportes relacionados con la Reposicin.

    161

  • MANUAL SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

    CONTABLES AREA: FINANZAS Y CONTABILIDAD Mayo, 2004

    9. Procedimiento: Registro de la Reposicin del Fondo de Trabajo Objetivo: Ilustrar los pasos a seguir para el registro de la reposicin del Fondo de Trabajo Normas Especficas: Se debe contabilizar la reposicin cuando se halla producido el gastado del 80% del fondo. Los soportes deben cumplir con las disposiciones referidas a la Resolucin N 320 emitida por el SENIAT sobre la Impresin y Elaboracin de Facturas y Otros Documentos Similares.

    Responsable

    Accin

    Coordinacin de Presupuesto 1. Se recibe de los responsables de los Fondos un memorando solicitando la reposicin de los Fondos de Trabajo para crear el compromiso presupuestario (Este memorando debe contener: El nmero de reposicin y la relacin de los gastos con sus respectivos soportes) (ver procedimiento denominado Reposicin de los fondos de Trabajo

    Coordinacin de Finanzas y Contabilidad

    2. Revisa la solicitud de reposicin (para determinar si el nmero de reposicin de los Fondos de Trabajo coinciden con el nmero posterior de la solicitud de reposicin anterior.

    3. Revisa la relacin de gastos (esta debe contener los soportes necesarios y la media firma de la coordinacin de presupuesto en cada soporte).

    4. Autoriza el pago si estas revisiones contienen todos los requerimientos, si no se devuelve a la Coordinacin de Presupuesto para que corrija las fallas existentes

    5. Se enva al apoyo administrativo una autorizacin para que realice el cheque por el modulo de pagos directos del sistema administrativo contable SIGESP.

    6. Enva cheque con sus respectivos soportes a la Asistente de Contralora Interna.

    Asistente de Contralora Interna

    7. Recibe cheque y soportes, revisa y coloca sello, devuelve a la Coordinacin de Finanzas y Contabilidad.

    Coordinacin de Finanzas y Contabilidad

    8. Recibe cheque y soportes y lo enva a Presidencia para su firma.

    Presidencia 9. Recibe cheque y soportes, firma el presidente y la secretaria consigna en la Coordinacin de Finanzas y Contabilidad.

    Coordinacin de Finanzas y Contabilidad

    10. Recibe Cheque firmado por el presidente.

    11. Entrega el cheque al responsable del Fondo de Trabajo. 12. Archiva los soportes de la Reposicin del Fondo de Trabajo.

    163

  • MANUAL SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

    CONTABLES AREA: FINANZAS Y CONTABILIDAD Mayo, 2004

    10. Procedimiento: Registro de la compra de material para mantener existencias

    mnimas en almacn. Objetivo: Ilustrar los pasos a seguir para el registro de la compra de material para mantener existencias mnimas en almacn.

    Normas Especficas: El encargado del almacn debe elaborar una relacin de los materiales usados por Presidencia, Gerencia, Coordinacin y Unidad de acuerdo a las partidas presupuestarias y programas con el objeto de que cuando se efectu la compra para surtir el mismo, se lleve el gasto del programa contra la cuenta 1.01.03.07 Inventario de Materiales y Suministros de Oficina

    Adems se debe cumplir con lo establecido en el artculo 38 de la Ley Orgnica de Contralora General de la Republica Bolivariana de Venezuela que habla sobre los requisitos de control interno para la adquisicin de bienes y servicios conjuntamente con los pagos de los mismos

    Responsable Accin

    Almacn 1. Realiza estimacin de la cantidad de material que se va a utilizar para un periodo de tiempo

    2. Elabora y enva memorando de solicitud de material para mantener existencia mnima en almacn a Unidad de Servicios Generales

    Unidad de Servicios Generales 3. Solicita la cotizacin a proveedores segn la normativa interna para la compra o adjudicacin directa de bienes.

    4. Canaliza la orden de compra (ver procedimiento administrativo Elaborar y canalizar la compra.

    5. Enva la Orden de Compra a la Coordinacin de Presupuesto.

    Coordinacin de Presupuesto 6. Procede a Imputar la partida de gasto por programa ver procedimiento presupuestario: Elaborar la Ejecucin financiera del Presupuesto de Gasto de la Fundacin

    Coordinacin de Finanzas y Contabilidad

    7. Solicita la informacin del compromiso a travs del mdulo de Cuentas por Pagar en el programa administrativo contable SIGESP, solicitando los datos: N de solicitud, nombre del proveedor, beneficiario

    165

  • MANUAL SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

    CONTABLES AREA: FINANZAS Y CONTABILIDAD Mayo, 2004

    10. Procedimiento: Registro de la compra de material para mantener existencias

    mnimas en almacn

    Responsable Accin

    Coordinacin de Finanzas y Contabilidad

    8. Solicita el pago a travs del sistema administrativo SIGESP en la cual se identifica el N de solicitud y se determina la fecha por lo cual se causa el compromiso.

    9. Se procede a contabilizar a travs del mdulo, registrando la informacin la cual debe aparecer en el mdulo financiero.

    10. Se procede a ordenar el pago de acuerdo a la decisin que tome la Coordinadora de Finanzas y Contabilidad.

    11. El apoyo administrativo procede a elaborar el cheque.

    12. La Coordinadora de Finanzas y Contabilidad procede a revisar el cheque, lo firma y enva a la Asistente de Contralora Interna para su revisin.

    Asistente de Contralora Interna 13. Recibe cheque y soportes, revisa , coloca sello y devuelve a la Coordinacin de Finanzas y Contabilidad.

    Coordinacin de Finanzas y Contabilidad

    14. Recibe cheque y soportes y lo enva a presidencia para la firma.

    Presidencia 15. Recibe cheque y soportes, firma el presidente, entrega a la secretaria para que lo consigne a la Coordinacin de Finanzas y Contabilidad.

    Coordinacin de Finanzas y Contabilidad

    16. Recibe cheque con soportes, firmado por el Presidente.

    17. Entrega cheque al beneficiario, en la fecha preestablecida.

    18. Archiva el asiento contable y los soportes (solicitud de material para el almacn, relacin de material utilizado por programa, cotizaciones, orden de compras) por fecha, institucin financiera.

    166

  • MANUAL SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

    CONTABLES AREA: FINANZAS Y CONTABILIDAD Mayo, 2004

    11. Procedimiento: Registro de los Viticos solicitados por el personal de FUNDACITE-

    Mrida Objetivo: Ilustrar los pasos para el registro de los viticos realizados por el personal de FUNDACITE-Mrida.

    Normas Especficas: Debe comprometerse la partida 4.03.07.01 (Viticos y pasajes dentro del pas); 4.03.07.02 (Viticos y Pasajes Fuera del Pas); 4.03.07.03 (asignacin por Kilmetros Recorridos, por la Coordinacin de Presupuesto y el gasto de esta partida de Egresos ocupa el tercer lugar como prioridad para el ordenamiento de los pagos de acuerdo a la planificacin segn decisin adoptada. Los Viticos y Pasajes segn reglamento se ordena el pago y se hace efectivo el mismo, mnimo 3 das antes del viaje.

    Responsable Accin

    Presidencia, Gerencia, Coordinacin y Unidades

    1. Realiza el procedimiento administrativo general de solicitud de Viticos

    Solicitantes 2. Enva la solicitud de viticos a la Unidad de Servicios Generales; si existe el requerimiento de pasajes.

    Unidad de Servicios Generales 3. Canaliza la Orden de Pasajes (ver procedimiento administrativo Elaborar y canalizar la compra

    4. Enva la Orden de compra a La Coordinacin de Presupuesto

    Coordinacin de Presupuesto 5. Procede a Imputar la partida de gasto correspondiente por programa ver procedimiento presupuestario:Elaborar la Ejecucin Financiera del Presupuesto de Gasto de la Fundacin

    Coordinacin de Finanzas y Contabilidad

    6. Solicita la informacin del compromiso a travs del mdulo de Cuentas por Pagar, solicitando los datos: N de solicitud, nombre del beneficiario.

    7. Solicita el pago a travs del mdulo de Cuentas por Pagar del sistema administrativo SIGESP, en la cual se identifica el N de solicitud y se determina la fecha por lo cual se causa el compromiso.

    8. Se procede a contabilizar a travs del mdulo, registrando la informacin la cual debe aparecer en el mdulo financiero de banco del sistema SIGESP.

    168

  • MANUAL SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

    CONTABLES AREA: FINANZAS Y CONTABILIDAD Mayo, 2004

    11. Procedimiento: Registro de los Viticos solicitados por el personal de

    FUNDACITE Mrida

    Responsable Accin

    Coordinacin de Finanzas y Contabilidad

    9. Se procede a ordenar el pago de acuerdo a la decisin que tome la Coordinadora de Finanzas y Contabilidad.

    10. El apoyo administrativo procede a elaborar el cheque.

    11. La Coordinadora de Finanzas y Contabilidad, revisa cheque, firma y enva a la Asistente de Contralora Interna.

    Asistente de Contralora Interna 12. Recibe cheque con sus respectivos soportes, revisa ,coloca sello, firma y devuelve a la Coordinacin de Finanzas y Contabilidad.

    Coordinacin de Finanzas y Contabilidad

    13. Recibe cheque, soportes y enva a Presidencia para la firma del Presidente.

    Presidencia 14. Recibe cheque, soportes, firma el presidente y ordena a la secretaria que se enve a la Coordinacin de Finanzas y Contabilidad.

    Coordinacin de Finanzas y Contabilidad

    15. Recibe cheque firmado por el presidente.

    16. Se entrega el cheque al beneficiario. 17. Se archiva el asiento contable y los soportes

    por fecha y banco

    169

  • MANUAL SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

    CONTABLES AREA: FINANZAS Y CONTABILIDAD Mayo, 2004

    12. Procedimiento: Registro de la adquisicin de Pasajes Boletos Areos Objetivo: Ilustrar los pasos para el registro de la adquisicin de pasajes o Boletos Areos Normas Especficas: Debe comprometerse las partidas 4.03.07.01 (Viticos y pasajes dentro del pas dentro del pas); 4.03.07.02 (Viticos y Pasajes Fuera del Pas), por la Coordinacin de Presupuesto.

    Responsable Accin

    Presidencia, Gerencia, Coordinacin y Unidad

    1. Realiza el procedimiento administrativo general: Pasajes o Boletos Areos

    Solicitante 2. Enva nota de pedido a la Unidad de Servicios Generales. Unidad de Servicios Generales 3. Realiza el procedimiento administrativo: Elaborar y

    canalizar las ordenes de com pra 4. Enva la orden de compra a la Coordinacin de

    Presupuesto Coordinacin de Presupuesto 5. Procede a imputar el gasto a la partida especifica y el

    programa correspondiente ver procedimiento presupuestario:Elaborar la ejecucin Financiera del Presupuesto de gastos de la Fundacin.

    Coordinacin de Finanzas y Contabilidad

    6. Solicita la informacin del compromiso a travs del mdulo de Cuentas por pagar, solicitando los datos: N de solicitud, nombre del proveedor beneficiario.

    7. Solicita el pago, a travs del mdulo de Cuentas por Pagar en la cual se identifica el N de solicitud y se determina la fecha por lo cual se causa el compromiso.

    8. Se procede a contabilizar a travs del mdulo, registrando la informacin la cual debe aparecer en el mdulo financiero.

    9. Se procede a ordenar el pago de acuerdo a la decisin que tome la Coordinadora de Finanzas y Contabilidad.

    10. El apoyo administrativo procede a elaborar el cheque, una vez recibida la instruccin por el o la Coordinadora de Finanzas y Contabilidad.

    11. La Coordinadora de Finanzas y Contabilidad procede a firmar el cheque y enviarlo a la Asistente de Contralora Interna.

    Asistente de Contralora Interna 12. Recibe cheque y soportes, revisa, coloca sello, firma el voucher y devuelve a la Coordinacin de Finanzas y Contabilidad.

    Coordinacin de Finanzas y Contabilidad

    13. Recibe cheque con sus respectivos soportes y lo enva a Presidencia para la firma del cheque.

    Presidencia 14. Recibe cheque, soportes, firma el presidente y ordena a la secretaria que lo consigne ante la Coordinacin de Finanzas y Contabilidad.

    Coordinacin de Finanzas y Contabilidad

    15. Recibe cheque firmado por el presidente.

    16. Entrega al Beneficiario en la fecha preestablecida. 17. Archiva el asiento y los soportes por fecha y banco

    171