Procedimientos administrativos y Contables

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    06-Jan-2017

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  • PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES

    El Banco Cooperativo Espaol, cuentan con un procedimiento de revisin y autorizacin de la informacin financiera que es remitida a los mercados con la periodicidad marcada por la normativa vigente y aplicable a la Entidad y su Grupo. En este sentido, en el artculo 6 Funciones relativas al proceso de elaboracin de la informacin econmico-financiera del Reglamento del Comit de Auditora, se determina que entre las funciones de este Comit se encuentran las siguientes:

    1.- Revisar la informacin econmico-financiera y de gestin relevante del Banco destinada a terceros (Banco de Espaa, Comisin Nacional del Mercado de Valores, accionistas, inversores, etc.) as como cualquier comunicacin o informe recibido de stos. 2.- Vigilar el cumplimiento de los requerimientos legales y la correcta aplicacin de los principios de contabilidad generalmente aceptados en relacin con las Cuentas Anuales y al Informe de Gestin del Banco. 3.- Evaluar cualquier propuesta de la Direccin sobre cambios en las polticas y prcticas contables.

    Por tanto, y en base a lo anterior, el Comit de Auditora se encarga de verificar la integridad y consistencia en los estados financieros trimestrales y semestrales del Banco y del Grupo, as como las cuentas anuales, memoria y el informe de gestin, individuales y consolidados, con carcter previo a su aprobacin o propuesta por el Consejo de Administracin y a su publicacin, y supervisa la poltica del Banco en relacin con folletos de emisin de deuda y otras modalidades de informacin pblica. La generacin, elaboracin y revisin de la informacin financiera del Banco y su Grupo se lleva a cabo desde Intervencin General, que recaban del resto de reas de la Entidad la colaboracin y documentacin necesaria para obtener el nivel de detalle de dicha informacin que se considera adecuado. Asimismo, ejecuta los controles establecidos al efecto de manera que exista una coherencia entre la informacin pblica y los estados financieros individuales y consolidados del Banco y Grupo Banco Cooperativo Espaol, respectivamente.

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    La generacin y la revisin de la informacin financiera se fundamenta en unos adecuados medios humanos y tcnicos, que permiten a la Entidad facilitar informacin precisa, veraz y comprensible de sus operaciones, de conformidad con la normativa vigente. A este respecto, resaltar lo siguiente:

    En relacin a los recursos humanos, el perfil profesional de las personas que intervienen en el procedimiento de revisin y autorizacin de la informacin financiera es adecuado, con amplios conocimientos y experiencia en materia de contabilidad, auditora y/o gestin de riesgos.

    Por lo que respecta a los medios tcnicos y los sistemas de informacin, los mismos garantizan, mediante el establecimiento de mecanismos de control, la fiabilidad e integridad de la informacin financiera.

    Adicionalmente a lo anterior, y partiendo de la base de unos adecuados recursos humanos y tcnicos, la informacin financiera es objeto de supervisin por los distintos niveles jerrquicos de la Intervencin General (en su funcin de Direccin Financiera) y de contraste, en su caso, con otras reas de la Entidad. Para ello, la Entidad tiene establecidos mecanismos de control y supervisin a distintos niveles de la informacin financiera que se elabora:

    Existe un primer nivel de control, desarrollado por las distintas reas de la Entidad que generan la informacin financiera, cuyo objetivo es garantizar la correcta imputacin de saldos y transacciones en la contabilidad.

    Un segundo nivel de control es del Departamento de Contabilidad, dependiente de Intervencin General. Su funcin bsica es la ejecucin del control contable, referido a las aplicaciones de negocio gestionadas por las diferentes reas de la Entidad, que permite validar y asegurar tanto el correcto funcionamiento contable de las aplicaciones como que las mismas contabilicen de acuerdo con los circuitos contables definidos, los principios contables generalmente aceptados y las normas contables aplicables.

    Para ello se han establecidos diferentes procedimientos mensuales de revisin y verificacin, tales como la realizacin de cuadres contables, anlisis de variaciones respecto al mes anterior, anlisis comparativos de la evolucin real respecto al presupuestado y la elaboracin de indicadores de la evolucin de los negocios y de la posicin financiera.

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    Por ltimo, un tercer nivel de control realizada por el rea de Control Interno, dependiente de Intervencin General, quin evala que las prcticas y los procesos desarrollados en la Entidad para elaborar la informacin financiera garantizan la fiabilidad de la misma y su conformidad con la normativa aplicable. En concreto, se evala que la informacin financiera elaborada por las distintas reas y entidades del Grupo cumple con los siguientes principios:

    o Las transacciones, hechos y dems eventos recogidos por la informacin financiera efectivamente existen y se han registrado en el momento adecuado (existencia y ocurrencia).

    o La informacin refleja la totalidad de las transacciones, hechos y dems eventos en los que la Entidad es parte afectada (integridad).

    o Las transacciones, hechos y dems eventos se registran y valoran de conformidad con la normativa aplicable (valoracin).

    o Las transacciones, hechos y dems eventos se clasifican, presentan y revelan en la informacin financiera de acuerdo con la normativa aplicable (presentacin, desglose y comparabilidad).

    o La informacin financiera refleja, a la fecha correspondiente, los derechos y obligaciones a travs de los correspondientes activos y pasivos, de conformidad con la normativa aplicable (derechos y obligaciones).

    Paralelamente a todo lo anterior, el Departamento de Auditora Interna incluye dentro de sus planes de auditora anuales, la revisin de la informacin financiera de forma previa a su publicacin al mercado. Esta informacin financiera se centra, fundamentalmente, en las cuentas anuales individuales y consolidadas del Banco y su Grupo, respectivamente.

    En la fase final de esta revisin y supervisin de la elaboracin financiera, y tal como indicamos anteriormente, el Comit de Auditora interviene en el proceso, informando al Consejo de Administracin de sus conclusiones sobre la informacin financiera presentada. En ltima instancia, es el Consejo de Administracin quin aprueba la informacin financiera que la Entidad deba hacer pblica peridicamente. Su realizacin queda formalizada a travs de las actas de las distintas reuniones del Consejo y/o Comit.

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    Por otro lado, resaltar que los estados financieros anuales individuales y consolidados del Banco y su Grupo, respectivamente, se encuentran sometidos a la auditora de cuentas anuales y los auditores externos emiten su opinin de auditora e informan directamente a la Direccin y la Comit de Auditora del Entidad, sobre el proceso de revisin realizado y las conclusiones alcanzadas.

    En el marco de las actividades y controles especficos sobre las transacciones que puedan afectar de modo material a la informacin financiera, la Entidad tiene identificadas las reas materiales y de riesgo especficas, as como los procesos significativos dentro de ellas, habiendo documentado de forma descriptiva cada uno de los procesos crticos, los flujos de actividades, los riesgos existentes, los controles realizados, la frecuencia de los mismos, as como los responsables de su realizacin.

    Los procesos y actividades crticas que por su relevancia pudieran impactar en la informacin financiera, son los siguientes:

    Mercados: 1.- Tesorera. 2.- Mercado de Capitales.

    Banca Comercial: 3.- Crdito a la Clientela. 4.- Depsitos de la Clientela.

    Gestin de Activos: 5.- Gestin de Activos.

    Estructura de Soporte: 6.- Organizacin y Sistemas. 7.- Recursos Humanos. 8.- Asesora Jurdica y Fiscal. 9.- Contabilidad y Control Interno.

    La documentacin de estos procesos crticos, que se actualiza peridicamente, establece los procedimientos y controles que deben ser observados en todo momento, para qu se ejecuta (riesgo que pretende mitigar), quin debe ejecutarla y con qu frecuencia y/o el personal con responsabilidad sobre stos. Las descripciones cubren controles sobre el adecuado registro, valoracin, presentacin y desglose de dichas reas.

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    En relacin a la contabilidad del Banco y sus filiales, destacar que la misma est mecaniza en su prctica totalidad y se desencadena de forma automtica a partir del registro de cada operacin y/o transaccin. Por esta razn, el SCIIF presta especial atencin a los procesos contables manuales y al proceso de lanzamiento de nuevos productos, operativas u operaciones / transacciones especiales y no recurrentes. En relacin a la operativa contable manual, es importante destacar que la contabilidad va asientos manuales est limitada a usuarios especializados en el rea de operaciones y de contabilidad. Los asientos realizados son perfectamente trazables pues quedan registrados con el usuario que ha realizado el asiento y descripcin del mismo. A parte de los controles a nivel de proceso y actividad crtica, se realizan controles de segundo nivel con el objeto de detectar errores materiales que pudieran afectar a la informacin financiera. Entre estos controles destacan los siguientes:

    Cuadres de inventarios y bases de datos contables.

    Controles de cuentas de entrada y salida y diversas.

    Control de partidas pendientes de aplicacin.

    Conciliacin de cuentas y saldos con otras entidades financieras.

    Razonabilidad de la evolucin de saldos, rendimientos y costes en relacin a la evolucin de los tipos de inters y la actividad.

    Desviaciones con presupuestos.

    Control de apuntes de elevado importe.

    Etc.

    Por lo que respecta al proceso de cierre contable y revisin de juicios y estimaciones, valoraciones y proyecciones relevantes, las actuaciones realizadas en esta materia se enmarcan dentro del proceso establecido por la Intervencin General, y las mismas se describen en detalle en la memoria legal de las cuentas anuales individuales y consolidadas del Banco y el Grupo, respectivamente.

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    El proceso de juicios y estimaciones, tiene por objeto la validacin y confirmacin de las estimaciones realizadas que puedan tener un impacto relevante en la informacin financiera, y que bsicamente se refieren a:

    Las prdidas por deterioro de determinados activos.

    Las hiptesis utilizadas en el clculo actuarial de los pasivos y compromisos por las retribuciones post-empleo.

    La vida til de los activos tangibles e intangibles.

    La valoracin de los fondos de comercio de consolidacin.

    El valor razonable de determinados activos financieros no cotizados en mercados organizados.

    Estimaciones por el clculo de otras provisiones.

    Clculo del impuesto sobre beneficios y activos y pasivos fiscales diferidos.

    En este sentido, indicar que estos juicios y estimaciones son realizadas por las reas expertas en cada una de las cuestiones y por tanto son responsabilidad de las mismas en cuanto a su metodologa de clculo, estimacin y aprobacin definitiva. Dichas estimaciones se realizan en funcin de la mejor informacin disponible a la fecha de preparacin de los estados financieros, empleando mtodos y tcnicas generalmente aceptadas y datos e hiptesis observables y contrastadas. Adicionalmente, la Intervencin General del Banco y/o la Direccin Financiera y Contable de cada una de sus filiales en su caso, en el proceso de elaboracin de la informacin financiera, analiza las mismas a los efectos de contrastar su consistencia y razonabilidad, siendo finalmente aprobados por el Consejo de Administracin. Intervencin General se encarga de definir y mantener actualizadas las polticas contables aplicables a las operaciones realizadas tanto por la matriz como por las empresas filiales del Grupo Banco Cooperativo Espaol. Las novedades normativas son analizadas por esta unidad que se encarga de dar instrucciones para su implantacin en los sistemas de informacin. Por lo que respecta a la existencia de manuales, la Entidad cuenta con un Manual de Procedimientos Contables para el Banco y su Grupo, que est en permanente proceso de desarrollo y actualizacin, y que se encuentra disponible para todo el personal del Grupo involucrado en la elaboracin y supervisin de la informacin financiera.

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    Las polticas contables del Grupo estn basadas en las propias Circulares del Banco de Espaa (fundamentalmente la Circular 4/2004, de 22 de diciembre, a entidades de crdito, sobre normas de informacin financiera pblica y reservada y modelos de estados financieros, y sus modificaciones posteriores), indican las opciones especficas tomadas por la Entidad, en su caso, y cubren la totalidad de la tipologa de operativa y transacciones desarrolladas por el Banco y su Grupo. Asimismo, se ha incluido en el mencionado Manual, de manera particular, determinados criterios o principios contables que, si bien no pudieran no figurar de manera expresa en las Circulares del Banco de Espaa, s que tienen su origen en las Normas Internacionales de Informacin Financiera adoptadas por la Unin Europea (en adelante, NIIF-UE), fuente ltima sobre la que se establecen los actuales estndares contables consolidados del Grupo. El Comit de Auditora tambin interviene en el proceso de determinacin de las normas y polticas contables a aplicar en el Grupo. En este sentido en el punto 3 del artculo 6 del Reglamento del Comit de Auditora se determina que entre las funciones de este Comit est la de Evaluar cualquier propuesta de la Direccin sobre cambios en las polticas y prcticas contables. Respecto a las filiales del Grupo, las directrices y normas contables son las establecidas por Intervencin General, en base a criterios y formatos homogneos que faciliten la elaboracin de la informacin financiera consolidada del Grupo.

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