pdf | 3.8 Mb Modelo de acta entrega - recepcin

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    12-Feb-2017

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V MODELO DE ACTAENTREGA - RECEPCIN32Pg. La Entrega-Recepcin de la documentacin y los recursos se har constar por escrito, mediante la elaboracin de un acta administrativa, en la cual se redactarn los hechos que el acto de entrega-recepcin comprende, es decir, el sealamiento de las personas que intervienen en l, la relacin de los documentos y recursos que se entregan y reciben, as como las situaciones que acontezcan durante su desarrollo.Requisitos para la elaboracin.El contenido del Acta de Entrega-Recepcin deber establecerse de conformidad con el modelo que se presenta en el apartado siguiente y, en su elaboracin, las o los servidores pblicos salientes debern observar los siguientes requisitos:Usar papel membretado de la dependencia o entidad correspondiente. Elaborar el acta a rengln seguido y sin sangra. Cancelar con guiones todos los espacios sobrantes de renglones, as como renglones no utilizados. Relacionar nicamente la documentacin que sea aplicable a la dependencia, entidad o al rea administrativa. Cuidar que el acta no contenga borraduras, tachaduras o enmendaduras. Numerar las hojas que formen parte del acta bajo el formato: hoja (nmero progresivo de hoja) de (nmero total de hojas). Presentar los anexos del Acta de Entrega-Recepcin integrados en carpetas. Foliar en forma consecutiva las hojas que integren los anexos del Acta Administrativa de Entrega-Recepcin.Al respecto, la forma en que habr de elaborarse la parte del Acta de Entrega-Recepcin correspondiente a la relacin de los documentos y recursos objeto de entrega-recepcin, se seala a continuacin:1. Tomar como base el listado presentado en el Modelo de Acta de Entrega-Recepcin y relacionar en primer lugar los ttulos de los quince anexos, incluyendo los de los tres apartados en que se subdivide el anexo III, independientemente de que alguno de ellos no sea aplicable a la dependencia, entidad rea administrativa de que se trate, respetando el nmero de anexo que se le ha asignado, con la finalidad de mantener el orden consecutivo otorgado en los Lineamientos.33Pg.2. Anotar en la columna denominada FOLIO, la leyenda No aplica para sealar aquellos anexos o subdivisiones (stas ltimas en el caso del anexo III), en que la totalidad de los documentos que comprenden no sea aplicable.3. Relacionar, dentro de cada uno de los quince anexos solamente los documentos que sean aplicables dependiendo de la dependencia, entidad y rea administrativa de que se trate, los documentos que no resulten aplicables se debern omitir, con el objetivo de evitar Actas de Entrega-Recepcin con listados de documentos que no aplican.4. Anotar en la columna denominada No. ANEXO/No. DOCTO., el nmero consecutivo que le corresponda a cada uno de los documentos integrados de acuerdo con la naturaleza de la dependencia, entidad o rea administrativa de que se trate y los requerimientos mnimos establecidos en el catlogo de documentacin por niveles jerrquicos (por tal razn en la columna antes mencionada en el modelo presentado, a los documentos enlistados no se les asign un nmero). Iniciar con el nmero correspondiente al anexo pero en arbigo, seguido de un punto.5. Anotar en la columna denominada FOLIO, el nmero o intervalo que corresponda en cada caso, tanto al anexo como al documento.A continuacin se presenta un caso que ejemplifica la utilizacin del procedimiento antes mencionado:34Pg.35Pg.El Acta de Entrega-Recepcin deber firmarse en forma autgrafa y se elaborar en cuatro tantos originales, con la siguiente distribucin: Una para la o el servidor pblico saliente. Una para la o el servidor pblico entrante. Una para el rgano Interno de Control. Una para el archivo del rea que corresponda.En caso de que la situacin hubiera requerido la intervencin de un representante de la Direccin General de Fiscalizacin Interna, se elaborar un tanto adicional para l.Se elaborarn tres originales de los anexos, los cuales debern ser firmados por quienes entregan, reciben y quienes funjan como representantes, se conservar un tanto en el archivo, uno a la o el servidor pblico que entrega y otro a la o el que recibe.La documentacin soporte que respalde la informacin proporcionada en el Acta de Entrega-Recepcin, deber cumplir con las disposiciones jurdico administrativas aplicables segn sea el caso, asimismo, deber estar perfectamente ordenada y actualizada.36Pg.(NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD)(NOMBRE DEL REA ADMINISTRATIVA QUE SE ENTREGA)ACTA ADMINISTRATIVA DE ENTREGA-RECEPCINEn la ciudad de (ciudad), Veracruz, siendo las (hora) horas del da (da) de (mes) de (ao), se renen en las oficinas de (nombre del rea administrativa a la que pertenece el puesto cuya titularidad se deja de ocupar) ubicadas en (calle, nmero exterior e interior en su caso, colonia y cdigo postal), la o el C. (nombre de la o el servidor pblico que entrega), quien deja de ocupar el cargo de (nombre del puesto cuya titularidad deja de ocupar la o el servidor), y la o el C. (nombre de la o el servidor pblico que recibe), quien fue designada/o por parte del (nombre del puesto oficial de la o el servidor pblico que expide el nombramiento o que formaliza el encargo, en caso de que no exista designacin de la o el titular o encargada/o, se requiere utilizar la siguiente redaccin: quien ha sido designada/o por la o el C. nombre y puesto de la o el servidor pblico responsable, mediante oficio nmero, de fecha, para efectuar la recepcin de los asuntos y recursos), para ocuparlo con fecha (da, mes y ao a partir de los cuales surte efecto el nombramiento de la o el servidor pblico que recibe) y con carcter de (titular o encargada/o), con el objeto de realizar la entrega-recepcin de los asuntos y recursos correspondientes al rea administrativa bajo el mando, de conformidad con lo dispuesto en los Lineamientos que debern observar los servidores pblicos al separarse de su empleo, cargo o comisin, para realizar la entrega-recepcin de los recursos que tenga asignados y del informe de los asuntos bajo su responsabilidad.-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Ambas/os servidores se identifican con credenciales para votar vigentes con folio (nmero de folio de la credencial para votar de la o el servidor pblico que entrega) y (nmero de folio de la credencial para votar de la o el servidor pblico que recibe), y manifiestan tener sus domicilios particulares en (domicilio particular de la o el servidor pblico que entrega) y (domicilio particular de la o el servidor pblico que recibe), respectivamente.------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Designacin de las o los testigos de asistencia: Intervienen como testigos de asistencia la o el C. (nombre completo del la o el primer testigo) y la o el C. (nombre completo del la o el segundo testigo), manifestando la o el primero prestar sus servicios en (nombre de la Dependencia o Entidad), como (nombre del puesto que ocupa la o el testigo, as como el rea administrativa a la que se encuentra adscrito), identificndose con credencial para votar con folio (nmero de folio); la o el segundo manifiesta prestar sus servicios en (nombre de la Dependencia o Entidad), como (nombre del puesto que ocupa la o el testigo, as como el rea administrativa a la que se encuentra adscrito), y se identifica con credencial para votar con folio (nmero de folio).-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------37Pg.Designacin de representantes: la o el C. (nombre de la o el servidor pblico que entrega) designa a la o el C. (nombre de la persona designada para proporcionar datos, documentacin e informacin relativa al acto y al estado de los asuntos), quien ocupa el cargo de (nombre del puesto que ocupa la o el representante, as como el rea administrativa a la que se encuentra adscrita/o) en (nombre de la Dependencia o Entidad), para que en su nombre y representacin verifique el contenido del Acta de Entrega-Recepcin y proporcione los datos, documentacin e informacin relativa al acto y al estado de los asuntos objeto del mismo. Por su parte, la o el C. (nombre de la o el servidor pblico que recibe) designa a la o el C. (nombre de la persona designada para recibir y solicitar la informacin y documentacin pertinente. En caso de que la persona que recibe designe para este fin a la misma persona que fue designada para proporcionar la informacin, sta deber hacer las anotaciones necesarias en los registros a fin de mostrar con toda claridad la situacin y movimientos correspondientes a la gestin de la o el servidor pblico saliente a la persona que recibe o asume el cargo. Esta designacin coincidente no exime del requisito de proporcionar la informacin mencionada en el Acta, la cual deber cumplir con los documentos de soporte y comprobacin requeridos) para que en su nombre y representacin verifique el contenido del Acta de Entrega-Recepcin y la documentacin soporte, y reciba y solicite la informacin y documentacin pertinente. Ambas personas aceptan la designacin de que fueron objeto, haciendo constar este hecho mediante sus firmas en el presente documento.-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Intervencin del rgano Interno de Control y/o, en su caso, de la Direccin General de Fiscalizacin Interna: Se encuentra presente en este acto la o el C. (nombre de la persona comisionada) en representacin del (nombre del rgano Interno de Control y/o, en su caso, especificar:.. de la Direccin General de Fiscalizacin Interna), comisionada/o mediante oficio no. (nmero del oficio) de fecha (da, mes y ao), quien se identifica con credencial para votar con folio (nmero de folio), para intervenir en la presente Acta, de conformidad con lo establecido en el artculo (especificar, segn sea el caso 18, fraccin XLIII y/o 31, 32, 33, 34, fraccin XXXVI) del Reglamento Interior de la Contralora General del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Alcance de la Intervencin: la intervencin de la o el representante del rgano Interno de Control (y/o, en su caso, especificar de la Direccin General de Fiscalizacin Interna), se circunscribe a supervisar la formulacin del Acta, por lo que la requisicin de los formatos y la verificacin de los recursos y documentos objeto de la entrega-recepcin ser responsabilidad de las o los servidores pblicos entrante y saliente.--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Acto seguido, la o el C. (nombre de la o el servidor pblico que entrega), procede a realizar la entrega del informe de los asuntos a su cargo y del estado que guardan, as como los recursos financieros, humanos y materiales asignados para el ejercicio de las atribuciones legales, y la documentacin y archivos ordenados y clasificados correspondientes al rea administrativa bajo su mando conforme a la siguiente relacin: (relacionar los ttulos de los quince anexos, incluyendo los de los tres apartados en que se subdivide el anexo III y, dentro de cada uno de ellos, anotar solamente 38Pg.los documentos que sean aplicables dependiendo de la dependencia, entidad y rea administrativa de que se trate, los documentos que no resulten aplicables se debern omitir. Utilizar la leyenda No aplica nicamente para sealar aquellos anexos o sus subdivisiones (en el caso del anexo III), en que la totalidad de los documentos que comprenden no sea aplicable.--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Otros hechos: (situaciones acontecidas durante el desarrollo del acto, aclaraciones o cualquier otro hecho relevante que sea necesario destacar nicamente en caso de ser necesario).----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Declaraciones finales: la o el C. (nombre de la o el servidor pblico que entrega), manifiesta haber proporcionado todos los elementos necesarios para la formulacin de la presente Acta de entrega-recepcin, declarando que no fue omitido ningn asunto o aspecto importante relativo a su gestin. Asimismo, manifiesta tener conocimiento de que el contenido del Acta y de sus anexos ser verificado dentro de los treinta das hbiles contados a partir de la fecha de entrega-recepcin, por lo que podr ser requerido para realizar las aclaraciones y proporcionar la informacin adicional que se le requiera, aceptando que la presente entrega no lo exime de las responsabilidades en que hubiera incurrido con motivo del desempeo de su cargo y que pudieran llegarse a determinar con posterioridad con fundamento en el artculo sptimo de los Lineamientos de Entrega - Recepcin aplicables-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Por su parte, la o el C. (nombre de la o el servidor pblico que recibe) recibe, con las reservas de ley, de la o el C. (nombre de la o el servidor pblico que entrega), todos los recursos y documentos que se precisan en el contenido de la presente Acta y sus anexos, declarando tener conocimiento de que la verificacin del contenido del Acta podr realizarla en un trmino no mayor de treinta das hbiles contados a partir de la fecha de entrega-recepcin, en trminos del artculo sptimo de los Lineamientos de Entrega - Recepcin aplicables. Asimismo, manifiesta conocer que en caso de detectar alguna irregularidad en relacin con el contenido del Acta respectiva o de los anexos y la documentacin soporte de la misma durante el trmino sealado, deber hacerlo del conocimiento del rgano Interno de Control en la dependencia o entidad correspondiente, para que se aclare por la o el servidor pblico saliente o, en su caso, se proceda de conformidad con la Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos para el Estado Libre y Soberano de Veracruz de Ignacio de la Llave, ya que de no hacerlo as, incurrir en responsabilidad en trminos de la Ley antes citada.----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------La o el C. (nombre de la persona comisionada por el rgano Interno de Control o, en su caso, por la Direccin General de Fiscalizacin Interna), comunica a las o los servidores pblicos, tanto al que entrega como al que recibe, la obligacin que tienen de presentar ante la Contralora General la Declaracin de Situacin Patrimonial, de conformidad con el Artculo 80 de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos para el Estado Libre y Soberano de Veracruz de Ignacio de la Llave.---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------39Pg.Se hace constar que la negativa a firmar la presente Acta no afecta el valor probatorio de la misma.----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Cierre del Acta: Previa lectura de la presente y no habiendo nada ms que hacer constar, siendo las (hora) horas del da (da) de (mes) de (ao), se da por concluida, firmando para constancia en todas sus fojas al margen y al calce los que en ella intervinieron.-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------El original de los (nmero total de documentos) documentos correspondientes a los (nmero total de anexos) anexos que se mencionan en esta Acta se firman en todas sus fojas por quienes entregan y reciben, y quienes fungen como representantes, para su conservacin en el archivo.------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ENTREGA RECIBE(Nombre y firma de la o el servidor pblico que entrega) (Nombre y firma de la o el servidor pblico que recibe)REPRESENTANTES(Nombre y firma de la o el representante designado para entregar) TESTIGOS(Nombre, puesto y firma de la o el testigo de asistencia) (Nombre, puesto y firma de la o el testigo de asistencia) RGANO INTERNO DE CONTROL Y/O, EN SU CASO, DIRECCIN GENERAL DE FISCALIZACIN INTERNA(Nombre, puesto y firma de la o el servidor pblico comisionado)(Nombre y firma de la o el representante designado para recibir)40Pg.41Pg.42Pg.43Pg.Manual_Operacion_Cierre 10Manual_Operacion_Cierre 12Manual_Operacion_Cierre 13Manual_Operacion_Cierre 14Manual_Operacion_Cierre 15Manual_Operacion_Cierre 16Manual_Operacion_Cierre 17Manual_Operacion_Cierre 18Manual_Operacion_Cierre 19Manual_Operacion_Cierre 20Manual_Operacion_Cierre 21Manual_Operacion_Cierre 22Manual_Operacion_Cierre 23