Nuevos Formatos de Libros y Registros Contables Pacfico I I-12 N 210 Primera Quincena - Julio 2010 Actualidad y Aplicacin Prctica Nuevos Formatos de Libros y Registros Contables

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Instituto PacficoII-12 N 210 Primera Quincena - Julio 2010Actualidad y Aplicacin PrcticaNuevos Formatos de Libros y Registros Contables vinculados a Asuntos Tributarios (R.S. N 234-2006/SUNAT)1. IntroduccinSiendo que el 01.07.10 entr en vigen-cia la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT, en la que se esta-blecen los nuevos formatos de los Libros y Registros Contables vinculados a asuntos tributarios para aquellos contribuyentes obligados a llevar Contabilidad Com-pleta, resulta necesario la recapitulacin de la normativa vigente desde el 2007 y prorrogada ao tras ao.El artculo 65 del TUO de la Ley del Im-puesto a la Renta precisa la Contabilidad que los perceptores de Rentas de tercera categora del Rgimen General1 debe-rn llevar; esta se determina en base a los Ingresos Brutos Anuales2 obtenidos y a la UIT3, debiendo llevar como mnimo los siguientes registros:Hasta el 30.09.08Desde 01.10.08 hasta la actualidadIngresos Brutos Anuales hasta 100 UIT:- Registro de Ventas e Ingresos- Registro de Compras- Libro de Inventario y Balances- Libro Caja y BancosContabilidad SimplificadaIngresos Brutos Anuales hasta 150 UIT:- Registro de Ventas- Registro de Compras- Libro Diario de For-mato SimplificadoIngresos Brutos Anuales mayores a 100 UIT: Con-tabilidad Completa(Libro Caja y Bancos; Libro de Inventarios y Balances, Libro Diario, Libro Mayor, Registro de Compras, re-gistro de Ventas).Contabilidad CompletaIngresos Brutos Anuales mayores a 150 UIT: Con-tabilidad Completa(Libro Caja y Bancos; Libro de Inventarios y Balances, Libro Diario, Libro Mayor, Registro de Compras, registro de Ventas).A la vez la norma hace precisin que en el caso de encontrarse obligados, debern llevar otros libros o registros, por parte de los contribuyentes cuyos ingresos brutos anuales no superen las 100 UIT y las 150 1 En el Art. 2 del Anexo del Decreto Supremo N 007-2008-TR, publicado el 30.09.2008, Se hace la precisin de la Contabilidad del Rgimen General del Impuesto a la Renta a lo indicado en el Art. 65 de la Ley del TUO del Impuesto a la Renta.2 Ingresos Brutos Anuales; se refiere a aquellos obtenidos en el ejercicio gravable anterior; en el caso de aquellos contribuyentes que recin inicien actividades econmicas; debern presumir los ingresos que obtendrn en el transcurso de dicho ejercicio. (Art. 38 Reglamento del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta).3 La UIT, para determinar este lmite, corresponde a la del ejercicio en curso.Autor : C.P. Luz Hirache FloresTtulo : Nuevos Formatos de Libros y Registros Contables vinculados a Asuntos Tributarios (R.S. N 234-2006/SUNAT)Fuente : Actualidad Empresarial, N 210 - Primera Quincena de Julio 2010Ficha Tcnica UIT, respectivamente; tal es el caso de Registro de Retenciones, Percepciones, Registro de Costos, Registro de Activos Fijos, etc.Asimismo, resulta necesario precisar que para los contribuyentes que deban llevar Contabilidad Simplificada, los nuevos for-matos entraron en vigencia el 01.01.09.Se hace hincapi que la normativa a desarrollar slo amerita respecto de la in-formacin mnima que deban contemplar los libros y registros contables, as como de los formatos a utilizarse, ms no de la dinmica respecto del llenado de los libros y registros contables, los mismos que se encuentran precisados en el art. 33 del Cdigo de Comercio.Esta normativa contempla las siguientes disposiciones para el tratamiento tribu-tario de los libros y registros vinculados a asuntos tributarios:- El procedimiento para la autorizacin de los libros y registros contables.- La forma en la cual debern ser lleva-dos (mensual o anual)- Los plazos mximos de atraso.- La prdida o destruccin de los Libros y Registros Contables. - Libros y Registros considerados en la Contabilidad Completa.- Informacin mnima y formato del Libro Diario de Formato Simplificado (vigente a partir del 2009).2. Marco legal- Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT Nuevos Formatos de Libros y Registro Contables vinculados a asuntos tributarios.- Resolucin de Superintendencia N 230-2007/SUNAT Prorroga de los Art. 12 y 13 de la R. S. N 234-2006/SUNAT.- Resolucin de Superintendencia N 239-2008/SUNAT Modifican Re-solucin que establece nuevos formatos de libros y registros contables vinculados a asuntos tributarios. - Resolucin de Superintendencia N 017-2009/SUNAT Suspenden temporalmente el art. 13 de la R.S. N 234-2006/SUNAT y modificatorias.- Decreto Legislativo N 1086 Art. 27 Sustituye primer y segundo p-rrafo del Art. 65 Ley del IR).- Art. 65 de la Ley del TUO del Im-puesto a la Renta.- Art. 38 del Reglamento del TUO del Impuesto a la Renta.- Art. 33 del Cdigo de Comercio.3. Adecuacin de los Nuevos Formatos de Libros y Regis-tros Contables vinculados a asuntos tributariosLa normativa en mencin fue publicada el 15.12.06, vigente a partir del 16.12.06, y ha sufrido postergaciones ao a ao respecto de los Art. 12 y 13 referidos a la Contabilidad Completa (informacin mnima), fue prorrogada inicialmente has-ta el ejercicio 2008 (R.S. N 230-2007/SUNAT), nuevamente prorrogada para el ejercicio 2009 (R.S. N 239-2008/SUNAT); se ampla la prrroga hasta el 31.12.09 (R.S. N 017-2009/SUNAT), cuando ya se crea la entrada en vigencia para el ejercicio 2010 de estos formatos y libros contables, Sunat emite una nueva prrroga hasta el 30.06.10 (R.S. N 286-2009/SUNAT).Siendo que la adecuacin se realiza a me-diados de un ejercicio gravable, los contri-buyentes tienen una gran incertidumbre respecto de cmo realizar la adecuacin respectiva; pues bien, vamos a plantear algunos procedimientos a considerar.3.1. Para los contribuyentes que lleven Sistema Contable ManualSe sugiere realizar el cierre de sus libros y registros contables que contengan formatos distintos a los establecidos en la R.S. N 234-2006/SUNAT, y aperturar los nuevos libros con los formatos esta-blecidos debidamente legalizados antes de uso.Para la legalizacin de los nuevos libros, los contribuyentes debern tener en cuen-ta el mayor tiempo de atraso permitido para el llevado de los libros y registros con-tables, anexados a la R.S. N 234-2006/SUNAT; siendo que es requisito mostrar el ltimo libro utilizado para efectos de la legalizacin del libro subsiguiente.La adquisicin de estos libros con el for-mato preimpreso, sugiere la adquisicin de tantos libros como formatos contenga el mencionado libro o registro contable.Ejemplo:El Libro Caja y Bancos contiene 2 forma-tos, deber adquirir 2 libros:Formato 1.1 => Libro Caja y Bancos Detalle de los Movimientos del efectivoFormato 1.2 => Libro Caja y Bancos Actualidad Empresarial Irea TributariaI-13N 210 Primera Quincena - Julio 2010Detalle de los Movimientos de la cuenta corriente3.2. Para los contribuyentes que lleven Sistema Contable Computarizado/ Mecanizado: Los contribuyentes que impriman sus Li-bros y Registros Contables en Hojas sueltas o continuas, debern adecuar mediante el uso de soporte informtico propio o contratado, los parmetros respecto de los reportes que su Software contable generan para la impresin de los Libros y Registros contables, considerando adems si con-templa la informacin mnima solicitada en la R.S. N 234-2006/SUNAT. Por ende, en caso de tener folios an sin imprimir, podr utilizarlos sin ningn inconveniente hasta agotarlos.Asimismo, si el contribuyente requiere-mostrar mayor informacin adicional a aquella mnima solicitada por la Sunat, podr consignarla sin perjuicio a lo esta-blecido por la norma.4. Plan Contable General vi-gente y su implicancia en los nuevos formatos de los Libros y Registros Contables vinculados a asuntos tributa-riosA partir del ejercicio gravable 2009, en el Per se encuentran vigentes DOS planes contables:- Plan Contable General Revisado (PCGR)- Plan Contable General Empresarial (PCGE)Respecto del PCGE (Plan contable gene-ral empresarial), ste fue aprobado el 23.10.08 mediante Resolucin CNC N 041-2008-EF/94, y fija su uso optativo a partir del ejercicio 2009, y su uso obliga-torio a partir del 2011 (fecha prorrogada por Resolucin CNC N 042-2009-EF/94), este catlogo de cuentas responde a las exigencias establecidas por las Normas Internacionales de Informacin Financiera NIIFs, y contempla su aplicacin para todos los tipos de actividades econmicas que se desarrollen.Resulta necesario remarcar la diferencia en la estructura de los cdigos de estos catlogos de cuentas, ya que resultan de mucha importancia para un adecuado llevado de los Libros y Registros Conta-bles vinculados a asuntos tributarios y se detalla a continuacin:II. Contenido del registro de las opera-ciones:1. Orden cronolgico o correlativo 2. Legibilidad y Fiabilidad (No debe contener espacios ni lneas en blanco, interpolacio-nes, enmendaduras, ni seales de haber sido alteradas).3. Utilizacin del Plan Contable General vigen-te 5, o Manual Contable que se encuentre obligado a llevar.4. Totalizacin de importes:a) Libros Manuales, debern totalizar por cada folio, columna o cuenta contable hasta obtener el total general del pe-rodo o ejercicio gravable. b) Hojas sueltas o continuas, la totaliza-cin se realizar al finalizar el perodo ejercicio. 5. Registro en Moneda Nacional y en Caste-llano. (Salvo excepciones previstas por el Cdigo Tributario Art. 87, Num. 4). Notas:En caso no se realizara operacin alguna en de-terminado perodo o ejercicio gravable, se deber consignar la leyenda: SIN OPERACIONES en el folio correspondiente.Adicionalmente los Libros y Registros Contables debern contener:- Los registros o asientos de ajuste, reclasificacin o rectificacin que se realicen. - Folios originales, no se admite adhe-sin de hojas o folios, salvo disposi-cin legal en contrario.- El Libro de Inventarios y Balances, deber ser firmado al cierre de cada perodo o ejercicio gravable, segn corresponda, por el deudor tributario o su representante legal, as como por el Contador Pblico Colegiado o el Contador Mercantil responsable de su elaboracin.6. Otros Aspectos a considerar:LegalizacinLa oportunidad de la legalizacin es antes de su USO, y se realizar por notarios o jueces de paz letrados o jueces de paz, de la provincia en la que se encuentre ubicado el domicilio fiscal del deudor tributario.En el caso de las provincias de Lima y Callao, la legalizacin podr ser efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de dichas provincias.La Constancia de Legalizacin deber contener:a. Nmero de legalizacin b. Apellidos y Nombres, Denominacin o Razn Social (Deudor tributario)c. Nmero de RUC;d. Denominacin del libro o registro;e. Fecha de la incautacin o registro anterior de la misma denominacin y la autoridad que orden la diligencia.f. Nmero de foliosg. Fecha y lugar en que se otorgah. Sello y firma del notario o juezCon la aprobacin y vigencia del Nuevo PCGE, la Administracin Tributaria se vio en necesidad de realizar una modificatoria a la R. S. N 234-2006/SUNAT, en la que se precisa que los nuevos formatos de li-bros y registros contables vinculados a asuntos tributarios, identifican las cuentas contables segn el Plan Contable General vigente, los que se mostrarn de manera desagregada a su mnimo nivel; en caso de ser necesario por requerimientos normativos se desagregar a su mximo nivel. (R. S. N 239-2009/SUNAT).5. Forma en que deben ser lle-vados los Libros y Registro Contables vinculados a asun-tos tributariosEl artculo 6 de la R.S. N 234-2006/SUNAT y sus modificatorias precisan que los libros y registros vinculados a asuntos tributarios que los deudores tributarios se encuentran obligados a llevar, debe-rn contar con la siguiente informacin4 mnima necesaria:I. Datos de cabecera:- Denominacin del libro o registro.- Perodo y/o ejercicio al que corresponde la informacin registrada.- Nmero de RUC del deudor tributario, Apellidos y Nombres, Denominacin y/o Razn Social de ste. Notas:En caso de libros o registros llevados en forma ma-nual, bastar con incluir estos datos en el primer folio de cada perodo o ejercicio.Respecto del Libro de Ingresos y Gastos, bastar con incluir como datos de cabecera: Denominacin del libro o registro y Perodo o ejercicio al que corres-ponde la informacin registrada.4 Estos requerimientos no sern de aplicacin para:- Libro de Actas de una EIRL (Regulado por la Ley de la EIRL.)- Libro de Actas de la Junta General de Accionistas, Libro de Actas del Directorio, Libro de Matrcula de Acciones (Regulados por la Ley General de Sociedades)- El Libro de Planillas (Regulado por D.S. N 001-98-TR y normas modificatorias)5 Hasta diciembre de 2008, slo estaba vigente el PCGR, se determi-naba que aquellos deudores tributarios que hubieran obtenido en el ejercicio anterior ingresos brutos hasta 100 UIT, debern desagregar a un mximo de 3 dgitos, y en el caso que superasen las 100 UIT, debern desagregar hasta 4 dgitos. Esta indicacin fue modificada por al vigencia del Plan Contable General Empresarial. El artculo 6, numeral b. iii) fue modificado mediante R.S. N 239-2008/SUNAT.Plan Contable General Revisado (PCGR) Plan Contable General Empresarial (PCGE)Nivel mnimo: 2 DgitosEjemplo:Cuenta: 60 ComprasNivel mnimo: 2 DgitosEjemplo:Cuenta: 60 ComprasNivel mximo: 3 DgitosEjemplo:Cuenta : 60 ComprasSubcuenta: 604 Compra de Materias PrimasNivel mximo: 5 DgitosEjemplo:Cuenta: 60 ComprasSubcuenta : 609 Costos vinculados a las com-prasDivisionaria : 6092 Costos vincul. a las compras de materias primas Subdivisionaria : 60921 TransporteInstituto PacficoII-14 N 210 Primera Quincena - Julio 2010Actualidad y Aplicacin PrcticaLegalizacin del Segundo y siguientes librosa. Tratndose de hojas sueltas o continuas, se deber presentar el ltimo folio legalizado por notario del libro o registro anterior.b. Tratndose de libros o registros llevados en forma manual, se deber acreditar que se ha concluido con el anterior, mediante la presentacin del libro o registro concluido o fotocopia legalizada del folio donde conste la legalizacin y del ltimo folio del mencionado libro o registro.De tratarse de libros o registros llevados en forma manual que hubieran sido incautados por autori-dad competente, bastar la presentacin del docu-mento en el que conste la referida diligencia.Empaste de los LibrosDe tratarse de hojas sueltas o continuas debern em-pastarse, de ser posible, hasta por un ejercicio gravable.En el caso que el nmero de hojas sueltas o conti-nuas a empastar sea menor a 20, el empaste podr comprender 2 o ms ejercicios gravables.El empaste deber efectuarse, como mximo, dentro de los 4 primeros meses del ejercicio gravable siguien-te al que correspondan las operaciones contenidas en dichos libros o registros. Asimismo, el empaste incluye las hojas que hayan sido anuladasLas hojas sueltas o continuas correspondientes a un libro o registro de una misma denominacin, que no hubieran sido utilizadas en el ejercicio, podrn emplearse para el ejercicio inmediato siguiente.El empaste en varios tomos, incluir como primera pgina una fotocopia del folio que contenga la le-galizacin del libro o registro al que corresponde.Cambio de Denominacin o Razn Social Se deber comunicar a la Sunat conforme lo esta-blece la R.S. N 210-2004/SUNAT y modificatorias, y podr optar por:a. Continuar utilizando los libros y registros vincu-lados a asuntos tributarios con la denominacin o razn social anterior hasta que se terminen, se deber consignar adicionalmente mediante algn medio mecanizado, computarizado o un sello legible, la nueva denominacin o razn social, sin superponerse a la anterior.b. Aperturar nuevos libros y registros debidamen-te legalizados, consignando la nueva denomi-nacin o razn social, (deber haber cerrado los libros y registros u hojas sueltas o continuas no utilizados que fueron legalizados con la anterior denominacin o razn social).Prdida o Destruccin por siniestro, asalto y otros- De ser el caso que las operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o que estn relacionados con ellas, respecto de tributos no prescritos, deber comunicarse a la Sunat dentro del plazo de 15 das hbiles.La comunicacin deber contener:- Detalle de los libros, registros, documentos y otros antecedentes- Perodo tributario y/o ejercicio al que corres-ponden- Fecha de legalizacin, nmero de legalizacin, Apellidos y Nombres del Notario o el nmero del Juzgado. - Adjuntar copia certificada expedida por la autoridad policial de la denuncia.Plazo para Rehacer los LibrosEl plazo es de 60 das calendarios para rehacer los libros y registros vinculados a asuntos tributarios, documentos y otros antecedentes, contados a partir del da siguiente de ocurrido los hechos.El deudor tributario podr solicitar de resultar necesario un plazo mayor, la SUNAT otorgar la prrroga correspondiente, previa evaluacin 6.7. Plazo mximo de atraso:Mediante la R.S. N 234-2006/SUNAT se establece el ANEXO 2, que especifica el tiempo de atraso permitido para la legalizacin e impresin o llevado de los libros y registros contables vinculados a asuntos tributarios, as como la forma de determinarlos. Ejemplo:6 De verificarse la falsedad de los hechos comunicados por el deudor tributario, la SUNAT podr utilizar directamente los procedimientos de determinacin sobre base presunta, en aplicacin del numeral 9 del artculo 64 del Cdigo Tributario.Asimismo este Anexo ha sido modificado, mediante la R.S. N 196-2010/Sunat, publicada el 26.06.10; especficamente referido al plazo mximo de atraso del Libro de Inventarios y Balances y resta-blece la obligacin del llevado Registro de Inventario Permanente en unidades Fsicas y Registro de Inventario Perma-nente Valorizado.(*) Si el contribuyente elabora un ba-lance para modificar el coeficiente o porcentaje aplicable al clculo de los pagos a cuenta del Rgimen Ge-neral del IR, deber tener registradas las operaciones que lo sustenten con un atraso no mayor a dos (2) meses contados desde el primer da hbil del mes siguiente a enero o junio, segn corresponda.(**) En los casos previstos en el numeral 3.2 del artculo 13(Fusin, escisin y dems formas de reorganizacin de sociedades o empresas, cierre o cese definitivo), el plazo mximo de atraso ser de tres (3) meses compu-tado a partir del da siguiente: a) A la fecha del Balance de Liqui-dacin.b) Al otorgamiento de la Escritura Pblica de cancelacin de sucur-sales de empresas unipersonales, sociedades o entidades de cual-quier naturaleza, constituidas en el exterior o de producido el cese de las actividades de las agencias u otros establecimientos perma-nentes de las mismas empresas, sociedades y entidades.c) A la entrada en vigencia de la fusin o escisin o dems formas de reorganizacin de sociedades o empresas. d) Al cierre o cese definitivo de la empresa Asimismo, respecto del Registro de Inventario Permanente en unidades Fsicas y Registro de Inventario Per-manente Valorizado; hasta el 2008, y en aplicacin al artculo 62 del TUO de la Ley del IR y el artculo 35 del Reglamento de la Ley del IR, aquellos contribuyentes cuyos ingresos brutos anuales del ejercicio anterior supe-rasen las 1500 UIT, estn obligados a llevar un sistema de contabilidad de costos, compuesto por: Registro de Costos, Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas y Registro de Inventario Permanente Valorizado. Mediante R.S. N 239-2008/SUNAT, en su artculo 5, establece la ex-cepcin del llevado del Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas, para aquellos contribuyentes obligados a llevar el Registro de In-ventario Permanente Valorizado. Esta excepcin ha sido eliminada mediante R.S. N 196-2010/Sunat, publicada el 26.06.10 y vigente a partir del 27.06.10.Registro de Compras 10 das hbilesContados desde el primer da hbil del mes siguiente a aquel en que se recepcione el comprobante de pago respectivo.Libro Caja y Bancos 3 mesesContados desde el primer da hbil del mes siguiente a aquel en que se realizaron las operaciones relaciona-das con el ingreso o salida del efectivo o equivalente del efectivo.CdigoLibro o registro vinculado a asuntos tributariosMximo atraso permitidoActo o circunstancia que determina el inicio del plazo para el mximo atraso permitido3 Libro de inventarios y balancesTratndose de deudores tributarios pertenecientes al Rgimen General del IR:Tres (3) meses (*) (**)Desde el da hbil siguiente al cierre del ejercicio gravable.Tratndose de deudores tributarios pertenecientes al Rgimen Especial del IR:Diez (10) das hbilesDesde el da hbil siguiente al del cierre del mes o del ejercicio gravable, segn el Anexo del que se trate.

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