Mta 5 - Los Ajustes Contables

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    05-Oct-2015

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Los ajustes contables son importantes para una buena gestion

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EPE UPC Online Estimados estudiantes: Este es tu quinto Material de Trabajo Autnomo 5 MTA 5, del curso de Contabilidad. A travs de este material vamos a repasar y complementar las explicaciones tericas y prcticas desarrolladas desde la primera hasta la cuarta Sesin Presencial. Su desarrollo te permitir afianzar los conceptos relacionados con el Los Ajustes Contables. Te recomendamos que tengas al alcance todo el material de estudio de nuestro curso; asimismo, te recuerdo que siempre uses el Guion del Estudiante de cada semana. 1 EPE UPC Online A continuacin te presentamos el temario del MTA 5. Como se puede apreciar seguimos avanzando con el desarrollo de los temas, complementando los ya estudiados en nuestra sesin presencial de la presente semana y las semanas anteriores. El objetivo de este MTA 5 es complementar y explicar a mayor detalle los temas indicados 2 EPE UPC Online Te invitamos a visualizar la siguiente diapositiva relacionada con las transacciones que se pueden presentar en las actividades comerciales de una empresa. Luego responde las siguientes preguntas: 1. Qu transacciones puedes identificar? 2. Cmo se registran estas transacciones? 3. Qu es el ajuste contable? 4. Por qu algunas transacciones deberan ajustarse? 5. Qu origina el ajuste? 6. Qu libros contables utilizaramos para registrar las operaciones? 7. Cmo afecta los estados financieros los ajustes contables? 8. Los ajustes involucra movimiento del efectivo? 3 EPE UPC Online Como tema 1 a desarrollar te presentamos Los Errores 4 EPE UPC Online Te invito a visualizar la presentacin y luego responder las siguientes preguntas: 1. Qu son los errores? 2. Cmo se originan? 3. Por qu tengo que ajustar las cuentas? 4. Y si no corrijo el error, que informacin obtengo? 5 EPE UPC Online En esta diapositiva te presentamos los posibles errores clasificados de la siguiente manera: Errores de preparacin del Balance de Comprobacin Errores en la determinacin de los saldos de las cuentas Errores en el registro de la informacin en el Libro Mayor Te invitamos a reflexionar y responder lo siguiente: 1. Cul error se presenta con mayor frecuencia? 2. Por qu se presentan? 3. Cul sera el origen del error? 4. Qu piensas si el error es reiterativo y frecuente? 5. Sera un error si se presenta la intencin de hacerlo? 6. Cmo reducir la posibilidad de originar un error? Se debe tener en cuenta que un error no es un acto intencional; sin embargo, es importante reducir a cero, si es posible. 6 EPE UPC Online Un error con intencin es un fraude, penalizado y antitico, de darse el caso. 6 EPE UPC Online En esta diapositiva te presentamos el concepto de Los Ajustes Contables Los ajustes contables es el asiento contable o registro contable, que se realiza para llevar el saldo de una cuenta a su valor REAL. Tiene por finalidad elaborar Estados Financieros, con informacin confiable y objetiva. 7 EPE UPC Online A continuacin podemos apreciar las caractersticas de un Ajuste Contable 1. Se realizan al final de cada periodo: sea mensual o anual. 2. Se realizan antes de la preparacin de los Estados Financieros: usualmente en el proceso de elaboracin, al preparar el Balance de Comprobacin. 3. Estn en funcin del periodo contable: sea mensual o anual. 8 EPE UPC Online A continuacin te presentamos los tipos de ajustes contables: 1. Gastos diferidos o Gastos pagados por adelantado 2. Ingresos diferidos o Ingresos no devengados 3. Gastos acumulados o Pasivos acumulados 4. Ingresos acumulados o Activos acumulados 5. Diferencia de cambio 6. Incobrables 7. Inventarios 8. Depreciacin de activos fijos Te invitamos a estudiarlos en las siguientes presentaciones 9 EPE UPC Online Como tema 2 a desarrollar te presentamos Gastos diferidos o Gastos pagados por adelantado 10 EPE UPC Online Te invito a visualizar la presentacin y luego responder las siguientes preguntas: 1. Qu puede ser un Gasto diferido o Gasto pagado por adelantado? 2. Qu se entiende por diferido? 3. Tiene que ver con el tiempo? 4. Cmo se originan? 5. Por qu tengo que ajustar esta cuenta? 6. En qu momento tengo que realizar el ajuste? 7. Y si no realizo el ajuste, que informacin obtengo? 11 EPE UPC Online Cuando una empresa an no consume o utiliza los servicios por los que ha desembolsado efectivo o pactado un pago, esos bienes son activos y se contabilizan en la cuenta Servicios y otros contratados por anticipado. Debes tener en cuenta que al cierre del periodo debe evaluarse qu porcin del contrato o servicio ya se consumi y registrarse como gasto. 12 EPE UPC Online A continuacin te presentamos un ejemplo de una transaccin relacionado con Gastos diferidos o Gastos pagados por adelantado. Debes tener en cuenta que la compra del servicio est afecta al Impuesto General a las ventas IGV. Se aplica la Partida doble y la teora de la Ecuacin contable Nos ayudaremos de preguntas para poder razonar y entender el registro contable: 1. Qu operacin voy a registrar? Voy a registrar la adquisicin de un derecho de alquiler anual de una oficina, vigente a partir del 16/01/2014. 2. Esta operacin est afecta al IGV? S est afecta al IGV, debido a que es una operacin de compra de servicio. En consecuencia, necesito identificar el Valor de compra, el IGV y el Precio de compra. 3. Qu cuentas contables necesito emplear para registrar la operacin? Si la empresa est comprando un derecho de alquiler anual de oficina, al contado, necesitara emplear las siguientes cuentas contables: a) Por el valor de la compra, ascendente a S/.6,000, empleo la cuenta 13 EPE UPC Online Gastos pagados por adelantado. b) Por el IGV determinado en la transaccin de compra, empleo la cuenta Tributos por Pagar IGV. c) Por el precio de compra, ascendente a S/.7,080, pagado en la operacin, empleo la cuenta Efectivo y equivalente de efectivo. 4. A qu variables pertenecen las cuentas seleccionadas? a) La cuenta Gastos pagados por adelantado pertenece al elemento del Activo. b) La cuenta Tributos por Pagar IGV pertenece al elemento del Pasivo. c) La cuenta Efectivo y equivalente de efectivo pertenece al elemento del Activo. 5. Cmo vara el saldo de la cuenta? aumenta o disminuye? a) La cuenta Gastos pagados por adelantado aumenta, porque la empresa va a tener ms derecho de uso, por un ao. b) La cuenta Tributos por Pagar IGV disminuye, porque la empresa va a tener ms crdito fiscal a su favor. c) La cuenta Efectivo y equivalente de efectivo disminuye, porque sale el efectivo para cancelar la compra al contado. 6. Aplicando la teora de la Ecuacin Contable: a) La cuenta Gastos pagados por adelantado pertenece a la variable del Activo y aumenta, entonces se contabiliza en el Debe de la cuenta. b) La cuenta Tributos por Pagar IGV pertenece a la variable del Pasivo y disminuye, entonces se contabiliza en el Debe de la cuenta. c) La cuenta Efectivo y equivalente de efectivo pertenece a la variable del Activo y disminuye, entonces se contabiliza en el Haber de la cuenta. 13 EPE UPC Online A continuacin te presentamos la mayorizacin de las cuentas contables involucradas en el ejemplo desarrollado en la diapositiva anterior. Recuerda que la mayorizacin de las cuentas contables la hemos estudiado en las sesiones anteriores. 14 EPE UPC Online A continuacin te presentamos el asiento del ajuste relacionado con el ejemplo desarrollado en la diapositiva anterior. Durante el mes de enero slo se utiliz la oficina alquilada por medio mes, debido a que la vigencia se inici el 16/01/2014; por lo tanto, al cierre de enero, el Gasto por alquiler que debe registrase es de S/.250 (S/.6,000 entre 12 meses, entre 2 para obtener medio mes de gasto devengado) y disminuir la cuenta del activo Gastos pagados por adelantado. 15 EPE UPC Online Como tema 3 a desarrollar te presentamos Ingresos diferidos o Ingresos no devengados 16 EPE UPC Online Te invito a visualizar la presentacin y luego responder las siguientes preguntas: 1. Qu puede ser un Ingreso diferido o Ingreso no Devengado? 2. Qu se entiende por diferido? 3. Tiene que ver con el tiempo? 4. Cmo se originan? 5. Por qu tengo que ajustar esta cuenta? 6. En qu momento tengo que realizar el ajuste? 7. Y si no realizo el ajuste, que informacin obtengo? 17 EPE UPC Online Cuando la empresa an no realiza o entrega el bien o servicio por el que ha recibido dinero o pactado una cobranza , la empresa mantiene pasivos por los montos percibidos, ya que de no cumplir con la entrega del bien, tendr una contingencia de pagar o devolver el monto recibido. Debes tener en cuenta que al cierre del periodo debe evaluarse que porcin del contrato o servicio ya se realiz y registrarse como ingreso. 18 EPE UPC Online A continuacin te presentamos un ejemplo de una transaccin relacionado con Ingresos diferidos o Ingresos no devengados. Debes tener en cuenta que el cobro por adelantado de est afecta al Impuesto General a las ventas IGV. Se aplica la Partida doble y la teora de la Ecuacin contable Nos ayudaremos de preguntas para poder razonar y entender el registro contable: 1. Qu operacin voy a registrar? Voy a registrar el cobro por adelantado de un servicio de fabricacin de sillas, cuya mitad ser entregada a fin de mes (31/01/2014). 2. Esta operacin est afecta al IGV? S est afecta al IGV, debido a que es una operacin de venta de servicio. En consecuencia, necesito identificar el Valor de venta, el IGV y el Precio de venta. 3. Qu cuentas contables necesito emplear para registrar la operacin? Si la empresa est cobrando un servicio de fabricacin de sillas, al contado, necesitara emplear las siguientes cuentas contables: a) Por el precio de venta, ascendente a S/.9,440, cobrado en la operacin, 19 EPE UPC Online empleo la cuenta Efectivo y equivalente de efectivo. b) Por el IGV determinado en la transaccin de compra, empleo la cuenta Tributos por Pagar IGV. c) Por el valor de la venta, ascendente a S/.8,000, empleo la cuenta Anticipo recibido de clientes. 4. A qu variables pertenecen las cuentas seleccionadas? a) La cuenta Efectivo y equivalente de efectivo pertenece al elemento del Activo. b) La cuenta Tributos por Pagar IGV pertenece al elemento del Pasivo. c) La cuenta Anticipo recibido de clientes pertenece al elemento del Activo. 5. Cmo vara el saldo de la cuenta? aumenta o disminuye? a) La cuenta Efectivo y equivalente de efectivo aumenta, porque ingresa el efectivo producto de la cobranza efectuada al cliente. b) La cuenta Tributos por Pagar IGV aumenta, porque la empresa va a tener ms deuda que pagar al Estado. c) La cuenta Anticipo recibido de clientes aumenta, porque la empresa va a tener ms deudas que pagar, si no cumple con entregar el bien. 6. Aplicando la teora de la Ecuacin Contable: a) La cuenta Efectivo y equivalente de efectivo pertenece a la variable del Activo y aumenta, entonces se contabiliza en el Debe de la cuenta. b) La cuenta Tributos por Pagar IGV pertenece a la variable del Pasivo y aumenta, entonces se contabiliza en el Haber de la cuenta. c) La cuenta Anticipo recibido de clientes pertenece a la variable del Activo y aumenta, entonces se contabiliza en el Haber de la cuenta. 19 EPE UPC Online A continuacin te presentamos la mayorizacin de las cuentas contables involucradas en el ejemplo desarrollado en la diapositiva anterior. Recuerda que la mayorizacin de las cuentas contables la hemos estudiado en las sesiones anteriores. 20 EPE UPC Online A continuacin te presentamos el asiento del ajuste relacionado con el ejemplo desarrollado en la diapositiva anterior. Durante el mes de enero se fabricaron las sillas y al cierre del mes tenemos el anticipo pero an no hemos entregado nada al cliente. Por lo tanto, al cierre de enero, el monto pagado permanecer en el pasivo corriente como un anticipo recibido de clientes. Ntese que esta ltima cuenta, a pesar de ser una cuenta de activo, se comporta como pasivo. Al cierre del mes de enero, se cumpli con entregar la mitad de las sillas de acuerdo al contrato, por consiguiente en el ingreso se debe registrar la venta por S/.4,000 y disminuir la cuenta de anticipo. 21 EPE UPC Online Como tema 4 a desarrollar te presentamos Gastos Acumulados o Pasivos Acumulados 22 EPE UPC Online Cuando la empresa consume o utiliza bienes o servicios de terceros que an no ha pagado, pero sabe con certeza que los ha utilizado, esos bienes o servicios son gastos que la empresa debe registrar dependiendo de su naturaleza, as no cuente con el documento de sustento correspondiente 23 EPE UPC Online A continuacin te presentamos un ejemplo de una transaccin relacionado con Gastos Acumulados o Pasivos Acumulados. Se aplica la Partida doble y la teora de la Ecuacin contable Nos ayudaremos de preguntas para poder razonar y entender el registro contable: 1. Qu operacin voy a registrar? Voy a registrar la provisin de los gastos de sueldos y salarios acumulados a fin de mes. 2. Esta operacin est afecta al IGV? No est afecta al IGV, debido a que es una operacin relacionada con la planilla de sueldo y salarios. 3. Qu cuentas contables necesito emplear para registrar la operacin? Si la empresa est reconociendo un gasto, pese a que no lo ha pagado, necesitara emplear las siguientes cuentas contables: a) Por el gasto devengado de la planilla, ascendente a S/.15,000, empleo la cuenta Gastos por sueldos y salarios. 24 EPE UPC Online b) Por el pasivo generado, ascendente a S/.15,000, pendiente de pago, empleo la cuenta Remuneraciones por pagar. 4. A qu variables pertenecen las cuentas seleccionadas? a) La cuenta Gastos por sueldos y salarios pertenece al elemento del Costo/Gasto. b) La cuenta Remuneraciones por pagar pertenece al elemento del Pasivo. 5. Cmo vara el saldo de la cuenta? aumenta o disminuye? a) La cuenta Gastos por sueldos y salarios aumenta, porque la empresa va a tener ms gasto devengado. b) La cuenta Remuneraciones por pagar aumenta, porque al no poder pagar, se incrementa la deuda con terceros. 6. Aplicando la teora de la Ecuacin Contable: a) La cuenta Gastos por sueldos y salarios pertenece a la variable del Costo/Gasto y aumenta, entonces se contabiliza en el Debe de la cuenta. b) La cuenta Remuneraciones por pagar pertenece a la variable del Pasivo y aumenta, entonces se contabiliza en el Haber de la cuenta. 7. Aplicando la teora de la Ecuacin Contable: Se evidencia el asiento del ajuste. Se sabe que el personal ha trabajado durante todo el mes y si no se puede pagar, a fin de mes se debe registrar ese pasivo, ya que de todas maneras se debi pagar en su momento. 24 EPE UPC Online Como tema 5 a desarrollar te presentamos Ingresos Acumulados o Activos Acumulados 25 EPE UPC Online Cuando la empresa ha entregado un bien o prestado un servicio y an no lo ha facturado o cobrado se debe provisionar ese derecho que tiene por cobrar por el bien o servicio entregado. Estos bienes o servicios son ingresos que la empresa ya ha realizado y deben registrase. 26 EPE UPC Online A continuacin te presentamos un ejemplo de una transaccin relacionado con Ingresos Acumulados o Activos Acumulados. Se aplica la Partida doble y la teora de la Ecuacin contable Si la empresa cumple con su parte de lo pactado, entregando el bien o servicio, a satisfaccin del cliente, ya debe reconocerse el ingreso por venta. 27 EPE UPC Online Como tema 6 a desarrollar te presentamos Diferencia de Cambio 28 EPE UPC Online Los ajustes por diferencia de cambio se originan por la disimilitud entre el tipo de cambio de la fecha de registro de las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar o las cuentas de efectivo o equivalente de efectivo, y el tipo de cambio de la fecha de cierre de las mismas. Se conoce como reexpresin de las cobranzas, deudas o efectivo en moneda extranjera. Los tipos de cambio (T/C) que se usan para ajustar las cuentas en moneda extranjera, al cierre son, son los siguientes: T/C Compra para activos T/C Venta para pasivos 29 EPE UPC Online Como tema 7 a desarrollar te presentamos Incobrables 30 EPE UPC Online Te invito a visualizar la presentacin y luego responder las siguientes preguntas: 1. Qu son los incobrables? 2. Cmo se originan? 3. Estn relacionados con el tiempo? 4. Por qu tengo que ajustar las cuentas por cobrar? 5. Y si no corrijo el error, que informacin obtengo? 31 EPE UPC Online Las cuentas incobrables se originan cuando se concluye que no se tendr xito en el cobro de las cuentas por cobrar. Para efectuar la provisin de cobranza dudosa deben analizarse las probabilidades de cobranza de las cuentas por cobrar y establecer una poltica que represente esa probabilidad. Hay diferentes mtodos para realizar el clculo de la provisin. Puede estimarse sobre las ventas al crdito, sobre el saldo de las cuentas por cobrar o haciendo un anlisis ms detallado de la antigedad de los saldos de las cuentas por cliente. 32 EPE UPC Online A continuacin te presentamos un ejemplo de una transaccin relacionado con los Incobrables. Se aplica la Partida doble y la teora de la Ecuacin contable Si la empresa ha definido como poltica de incobrables, reconocer el 3% de las ventas al crdito, debe reconocerse el gasto, en cumplimiento de dicha poltica adoptada. 33 EPE UPC Online Como tema 8 a desarrollar te presentamos Inventarios 34 EPE UPC Online Te invito a visualizar la presentacin y luego responder las siguientes preguntas: 1. Qu son los inventarios? 2. Por qu tengo que ajustar su valor? 3. Cmo se originan? 4. Estn relacionados slo el tiempo? 5. Cmo determino el ajuste? 6. Y si no corrijo el error, que informacin obtengo? 35 EPE UPC Online Los ajustes referidos a inventarios se refieren a la correcta valuacin de los mismos, ya sean porque se hayan vencido o consumido, hayan sufrido deterior de valor; se hayan vuelto obsoletos o, al hacer el inventario fsico se hayan encontrado ms o menos unidades a las registradas contablemente. 36 EPE UPC Online A continuacin te presentamos un ejemplo de una transaccin relacionado con el reconocimiento de un Gasto por desvalorizacin de existencias Se aplica la Partida doble y la teora de la Ecuacin contable. 37 EPE UPC Online Te invitamos a analizar las existencias reconocidas como Costos de venta y los suministros reconocidos como Gastos 38 EPE UPC Online A continuacin te presentamos un ejemplo de una transaccin relacionado con el reconocimiento del Costo de venta de existencias Se aplica la Partida doble y la teora de la Ecuacin contable De debe tener en cuenta el PCGA de Realizacin, que indica que solo hay venta, siempre y cuando se cumpla con entregar el bien vendido al cliente. A travs de este asiento, se registra la salida del stock de las existencias entregadas a los clientes, como consecuencia de una venta. 39 EPE UPC Online A continuacin te presentamos un ejemplo de una transaccin relacionado con el reconocimiento de un Gasto por consumo de existencias Se aplica la Partida doble y la teora de la Ecuacin contable De debe tener en cuenta el PCGA de Prudencia, que indica que si generamos un gasto, en este caso, por consumo de suministros, estas deben ser reconocidas como tal. A travs de este asiento, se registra la salida del stock de las existencias (suministros) consumidos en el mes. 40 EPE UPC Online Como tema 9 a desarrollar te presentamos Depreciacin de Activo Fijo 41 EPE UPC Online Te invito a visualizar la presentacin y luego responder las siguientes preguntas: 1. Qu son los activos fijos? 2. Por qu tengo que ajustar su valor? 3. Cmo se originan? 4. Estn relacionados slo el tiempo? 5. Cmo determino el ajuste? 6. Y si no corrijo el error, que informacin obtengo? 42 EPE UPC Online El ajuste por la depreciacin del Activo fijo: Inmuebles, maquinarias y equipos, est relacionada con la correcta valuacin del mismo, producto del desgaste por el uso normal que se le da. El activo va perdiendo valor y esto debe reflejarse como gasto de depreciacin en los estados financieros. En un activo fijo debemos distinguir su Valor o Costo de adquisicin, el Valor residual y su Vida til. El valor o costo de adquisicin son todos los desembolsos realizados para tener operativo el activo adquirido. Por ejemplo: en una compra de un vehculo al exterior se incluye el valor de factura ms los fletes, seguros y pago de derechos de aduana; as como, las comisiones de agente. Si el equipo requiere ser instalado, calibrado y se necesita capacitar personal para operarlo correctamente, esos desembolsos tambin forman parte del costo de adquisicin. No son parte del costo el Impuesto General a las Ventas IGV ni los costos de financiamiento, a menos que sea un activo calificado. 43 EPE UPC Online A continuacin te presentamos la forma como calcular la depreciacin. Es importante definir el concepto de Vida til: es el tiempo que se espera utilizar el activo. La vida til tambin se puede medir en unidades producidas. Otro concepto a tener en cuenta es el de Valor Residual: Tambin llamado Valor de deshecho o de Recuperacin, es una estimacin del activo que tendr al final de su vida til. Dentro de los Mtodos de depreciacin pueden ser lineales o acelerados. En los lineales el gasto se distribuye igual para los aos de vida del activo, y en los acelerados, la depreciacin puede ser menor en los primeros aos y mayor hacia el final, o al revs, dependiendo si se aplica los mtodos de doble saldos decrecientes o el de la suma de aos dgitos. En esta diapositiva te presentamos la forma de calcular la depreciacin en lnea recta. 44 EPE UPC Online A continuacin te presentamos la forma como calcular la depreciacin segn el mtodo de unidades producidas. 45 EPE UPC Online A continuacin te presentamos un ejemplo de una transaccin relacionado con el reconocimiento de un Gasto por depreciacin Se aplica la Partida doble y la teora de la Ecuacin contable De debe tener en cuenta el PCGA de Prudencia, que indica que si generamos un gasto, en este caso, por el uso normal de un camin (activo fijo), estas deben ser reconocidas como tal. A travs de este asiento, se registra el gasto por depreciacin el mes, determinado segn el mtodo de lnea recta. 46 EPE UPC Online A continuacin te presentamos otro ejemplo de una transaccin relacionado con el reconocimiento de un Gasto por depreciacin; pero, en esta oportunidad determinado segn el mtodo de unidades producidas. 47 EPE UPC Online Muy bien, estamos llegando casi al final del presente material y es necesario que no olvides lo siguiente: 1. Los ajustes nos permiten actualizar los saldos de las cuentas al cierre de cada periodo 2. Los principales PCGA que se vinculan con los ajustes son: Devengado, Realizacin, Conservadurismo o Prudencia. 3. Los ajustes son necesarios para presentar adecuadamente los saldos de las cuentas, al cierre de cada periodo. 48 EPE UPC Online A continuacin te presentamos algunos temas de reflexin, te invitamos a responder las siguientes preguntas: 1. Qu pasara si no se ajustaran los saldos contables al cierre de cada periodo? 2. Las cuentas podran tener saldos diferentes a su naturaleza, si no la ajustamos? 3. Es necesario el movimiento del efectivo para registrar un ajuste contable? 4. Es necesario un documento de sustento para registrar los asientos de ajustes? 5. La empresa no debera ajustar las cuentas porque generan slo ms gastos? 49 EPE UPC Online Ahora si llegamos a la parte final del curso y te presentamos las principales conclusiones: 1. El proceso de cierre involucra evaluar y detectar posibles errores, antes de elaborar los estados financieros 2. Los ajustes a las cuentas son necesarias para que se presenten informacin razonable en los estados financieros 3. Muchos ajustes estn vinculados con la aplicacin de polticas contables que previamente la empresa debe establecer 4. La aplicacin de los PCGA, sustenta el registro de muchos ajuste contables. 50 EPE UPC Online Para ampliar o complementar los temas desarrollados en este material, te invitamos a leer la bibliografa que se presenta en la diapositiva. 51 EPE UPC Online Si, luego del estudio de este material, tienes dudas sobre alguno de los temas, ingresa al Aula Virtual y participa en el foro de dudas acadmicas de la unidad 52 EPE UPC Online Contina con las actividades propuestas en la sesin. 53