MODULO BASE DE DATOS AVANZADOS PROFESOR JESUS GORDILLO R (1).pdf

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    13-Apr-2016

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    TCNICO SUPERIOR EN INFORMTICA

    EMPRESARIAL

    MDULO INSTRUCCIONAL

    BASE DE DATOS AVANZADOS

    FACILITADOR:

    PROF. JESS U. GORDILLO R.

    AGOSTO 2015

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    INTRODUCCIN

    Una Base de Datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenamiento sistemticamente para su posterior uso. Los Sistemas Gestores de Bases de Datos nos permiten almacenar y acceder a la informacin contenida de una forma rpida y estructurada a travs de consultas. Las propiedades de estos Gestores de Bases de Datos, su utilizacin y administracin, son tema de estudio en el mbito de la informtica. A continuacin te presento un Mdulo que contiene una gran cantidad de informacin que te ser de gran utilidad para el desarrollo de las actividades propuestas en esta materia. Recordemos que la utilizacin de las herramientas tecnolgicas y en especial las informticas, se orientan a la automatizacin de los procesos, haciendo de estos ms fciles de acceder y con una mayor capacidad.

  • Las bases de datos Qu son las bases de datos?

    Se le llama base de datos a los bancos de informacin que contienen datos relativos a diversas temticas y categorizados de distinta manera, pero que comparten entre s algn tipo de vnculo o relacin que busca ordenarlos y clasificarlos en conjunto. Una base de datos es un almacn que nos permite guardar grandes cantidades de informacin de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar fcilmente. A continuacin te presentamos una gua que te explicar el concepto y caractersticas de las bases de datos. El trmino de bases de datos fue escuchado por primera vez en 1963, en un simposio celebrado en California, USA. Una base de datos se puede definir como un conjunto de informacin relacionada que se encuentra agrupada o estructurada. Desde el punto de vista informtico, la base de datos es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos. Cada base de datos se compone de una o ms tablas que guarda un conjunto de datos. Cada tabla tiene una o ms columnas y filas. Las columnas guardan una parte de la informacin sobre cada elemento que queramos guardar en la tabla, cada fila de la tabla conforma un registro. Definicin de base de datos Se define una base de datos como una serie de datos organizados y relacionados entre s, los cuales son recolectados y explotados por los sistemas de informacin de una empresa o negocio en particular. Caractersticas Entre las principales caractersticas de los sistemas de base de datos podemos mencionar:

    Independencia lgica y fsica de los datos. Redundancia mnima. Acceso concurrente por parte de mltiples usuarios. Integridad de los datos. Consultas complejas optimizadas. Seguridad de acceso y auditora. Respaldo y recuperacin. Acceso a travs de lenguajes de programacin estndar.

    Sistema de Gestin de Base de Datos (SGBD) Los Sistemas de Gestin de Base de Datos (en ingls Data Base Management System) son un tipo de software muy especfico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan. Se compone de un lenguaje de definicin de datos, de un lenguaje de manipulacin de datos y de un lenguaje de consulta. Ventajas de las bases de datos

    Control sobre la redundancia de datos: Los sistemas de ficheros almacenan varias copias de los mismos datos en ficheros distintos. Esto hace que se desperdicie espacio de almacenamiento, adems de provocar la falta de consistencia de datos.

    Consistencia de datos: Eliminando o controlando las redundancias de datos se reduce en gran medida el riesgo de que haya inconsistencias.

  • Comparticin de datos: En los sistemas de ficheros, los ficheros pertenecen a las personas o a los departamentos que los utilizan.

    Mantenimiento de estndares: Gracias a la integracin es ms fcil respetar los estndares necesarios, tanto los establecidos a nivel de la empresa como los nacionales e internacionales.

    Mejora en la integridad de datos: La integridad de la base de datos se refiere a la validez y la consistencia de los datos almacenados.

    Mejora en la seguridad: La seguridad de la base de datos es la proteccin de la base de datos frente a usuarios no autorizados.

    Mejora en la accesibilidad a los datos: Muchos SGBD proporcionan lenguajes de consultas o generadores de informes que permiten al usuario hacer cualquier tipo de consulta sobre los datos, sin que sea necesario que un programador escriba una aplicacin que realice tal tarea.

    Mejora en la productividad: El SGBD proporciona muchas de las funciones estndar que el programador necesita escribir en un sistema de ficheros. A nivel bsico, el SGBD proporciona todas las rutinas de manejo de ficheros tpicas de los programas de aplicacin.

    Mejora en el mantenimiento: En los sistemas de ficheros, las descripciones de los datos se encuentran inmersas en los programas de aplicacin que los manejan.

    Aumento de la concurrencia: En algunos sistemas de ficheros, si hay varios usuarios que pueden acceder simultneamente a un mismo fichero, es posible que el acceso interfiera entre ellos de modo que se pierda informacin o se pierda la integridad.

    Mejora en los servicios de copias de seguridad: Muchos sistemas de ficheros dejan que sea el usuario quien proporcione las medidas necesarias para proteger los datos ante fallos en el sistema o en las aplicaciones.

    Desventajas de las bases de datos

    Complejidad: Los SGBD son conjuntos de programas que pueden llegar a ser complejos con una gran funcionalidad. Es preciso comprender muy bien esta funcionalidad para poder realizar un buen uso de ellos.

    Coste del equipamiento adicional: Tanto el SGBD, como la propia base de datos, pueden hacer que sea necesario adquirir ms espacio de almacenamiento.

    Vulnerable a los fallos: El hecho de que todo est centralizado en el SGBD hace que el sistema sea ms vulnerable ante los fallos que puedan producirse.

  • Tipos de Campos Cada Sistema de Base de Datos posee tipos de campos que pueden ser similares o diferentes. Entre los ms comunes podemos nombrar:

    Numrico: entre los diferentes tipos de campos numricos podemos encontrar enteros sin decimales y reales decimales. Booleanos: poseen dos estados: Verdadero Si y Falso No.

    Memos: son campos alfanumricos de longitud ilimitada. Presentan el inconveniente de no poder ser indexados. Fechas: almacenan fechas facilitando posteriormente su explotacin. Almacenar fechas de esta forma posibilita ordenar los registros por fechas o calcular los das entre una fecha y otra.

    Alfanumricos: contienen cifras y letras. Presentan una longitud limitada (255 caracteres).

    Autoincrementables: son campos numricos enteros que incrementan en una unidad su valor para cada registro incorporado. Su utilidad resulta: Servir de identificador ya que resultan exclusivos de un registro.

    Tipos de Base de Datos Entre los diferentes tipos de base de datos, podemos encontrar los siguientes:

    MySql: es una base de datos con licencia GPL basada en un servidor. Se caracteriza por su rapidez. No es recomendable usar para grandes volmenes de datos.

    PostgreSql y Oracle: Son sistemas de base de datos poderosos. Administra muy bien grandes cantidades de datos, y suelen ser utilizadas en intranets y sistemas de gran calibre.

    Access: Es una base de datos desarrollada por Microsoft. Esta base de datos, debe ser creada bajo el programa access, el cual crea un archivo .mdb con la estructura ya explicada.

    Microsoft SQL Server: es una base de datos ms potente que access desarrollada por Microsoft. Se utiliza para manejar grandes volmenes de informaciones.

    Modelo entidad-relacin Los diagramas o modelos entidad-relacin (denominado por su siglas, ERD Diagram Entity relationship) son una herramienta para el modelado de datos de un sistema de informacin. Estos modelos expresan entidades relevantes para un sistema de informacin, sus inter- relaciones y propiedades.

    Cardinalidad de las Relaciones El diseo de relaciones entre las tablas de una base de datos puede ser la siguiente:

    Relaciones de uno a uno: una instancia de la entidad A se relaciona con una y solamente una de la entidad B.

    Relaciones de uno a muchos: cada instancia de la entidad A se relaciona con varias instancias de la entidad B.

    Relaciones de muchos a muchos: cualquier instancia de la entidad A se relaciona con cualquier instancia de la entidad B.

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    Estructura de una Base de Datos Una base de datos, a fin de ordenar la informacin de manera lgica, posee un orden que debe ser cumplido para acceder a la informacin de manera coherente. Cada base de datos contiene una o ms tablas, que cumplen la funcin de contener los campos. En el siguiente ejemplo mostramos una tabla comentarios que contiene 4 campos.

    Los datos quedaran organizados como mostramos en siguiente ejemplo:

    Por consiguiente una base de datos posee el siguiente orden jerrquico: Tablas Campos Registros Lenguaje SQL

    El lenguaje SQL es el ms universal en los sistemas de base de datos. Este lenguaje nos permite realizar consultas a nuestras bases de datos para mostrar, insertar, actualizar y borrar datos. A continuacin veremos un ejemplo de ellos:

    Mostrar: para mostrar los registros se utiliza la instruccin Select. Select * From comentarios.

    Insertar: los registros pueden ser introducidos a partir de sentencias que emplean la instruccin Insert. Insert Into comentarios (titulo, texto, fecha) Values ('saludos', 'como esta', '22-10-2007')

    Borrar: Para borrar un registro se utiliza la instruccin Delete. En este caso debemos especificar cual o cuales son los registros que queremos borrar. Es por ello necesario establecer una seleccin que se llevara a cabo mediante la clusula Where. Delete From comentarios Where id='1'.

    Actualizar: para actualizar los registros se utiliza la instruccin Update. Como para el caso de Delete, necesitamos especificar por medio de Where cules son los registros en los que queremos hacer efectivas nuestras modificaciones. Adems, tendremos que especificar cules son los nuevos valores de los campos que deseamos actualizar. Update comentarios Set titulo='Mi Primer Comentario' Where id='1'.

    Partes de una base de datos de Access En las secciones siguientes, se describen brevemente los componentes de una base de datos de Access tpica.

    Tablas Formularios Informes Consultas

  • Macros Mdulos

    Tablas Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de clculo, en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, normalmente es bastante fcil importar una hoja de clculo en una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de clculo y hacerlo en una base de datos es la forma de organizarse los datos. Para lograr la mxima flexibilidad para una base de datos, la informacin tiene que estar organizada en tablas, para que no haya redundancias. Por ejemplo, si se almacena informacin sobre empleados, cada empleado se insertar una sola vez en una tabla que se configurar para contener nicamente datos de los empleados. Los datos sobre productos se almacenarn en su propia tabla, y los datos sobre sucursales tambin tendrn su tabla aparte. Este proceso se conoce como normalizacin.

    Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es donde se almacena cada informacin individual. Cada registro consta de campos (al menos uno). Los campos corresponden a las columnas de la tabla. Por ejemplo, puede trabajar con una tabla denominada "Empleados", en la que cada registro (fila) contiene informacin sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene un tipo de informacin diferente, como el nombre, los apellidos, la direccin, o similares. Los campos se deben configurar con un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha, hora, numrico, o cualquier otro tipo.

    Formularios Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos en las tablas. Los formularios proporcionan un formato fcil de utilizar para trabajar con los datos. Adems, se les puede agregar elementos funcionales, como botones de comando. Puede programar los botones para determinar qu datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o informes, o realizar otras tareas diversas. Por ejemplo, podra crear un formulario denominado "Formulario de cliente" para trabajar con datos de clientes. El formulario de cliente podra tener un botn para abrir un formulario de pedido en el que se pudiese escribir un pedido nuevo del cliente..

    Informes Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente, un informe responde a una pregunta especfica, como "Cunto dinero se ha facturado por cliente este ao?" o "En qu ciudades estn nuestros clientes?" Cada informe se puede disear para presentar la informacin de la mejor manera posible. Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejar los datos actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero tambin se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrnico.

    Consultas Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Pueden realizar numerosas funciones diferentes. Su funcin ms comn es recuperar datos especficos de las tablas. Los datos que desea ver suelen estar distribuidos por

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    varias tablas y, gracias a las consultas, puede verlos en una sola hoja de datos. Adems, puesto que normalmente no desea ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos hasta obtener solo los registros que desee. Las consultas a menudo sirven de origen de registros para formularios e informes. Algunas consultas son "actualizables", lo que significa que es posible editar los datos de las tablas base mediante la hoja de datos de la consulta. Si trabaja con una consulta actualizable, recuerde que los cambios se producen tambin en las tablas, no solo en la hoja de datos de la consulta. Hay dos tipos bsicos de consultas: las de seleccin y las de accin. Una consulta de seleccin simplemente recupera los datos y hace que estn

    disponibles para su uso. Los resultados de la consulta pueden verse en la pantalla, imprimirse o copiarse al portapapeles. O se pueden utilizar como origen de registros para un formulario o un informe.

    Una consulta de accin, como su nombre indica, realiza una tarea con los datos. Las consultas de accin pueden servir para crear tablas nuevas, agregar datos a tablas existentes, actualizar datos o eliminar datos.

    Macros Las macros en Access se pueden considerar como un lenguaje de programacin simplificado, que se puede utilizar para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Por ejemplo, puede adjuntar una macro a un botn de comando en un formulario, de modo que la macro se ejecute cuando se haga clic en el botn. Las macros contienen acciones que realizan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de datos. Casi todas las operaciones de bases de datos que normalmente se realizan manualmente se pueden automatizar mediante macros, ahorrando as mucho tiempo.

    Mdulos Los mdulos, como las macros, son objetos que sirven para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Mientras que las macros en Access se crean seleccionando acciones de una lista, los mdulos se escriben en el lenguaje de programacin de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Un mdulo es una coleccin de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan conjuntamente como una unidad. Un mdulo puede ser de clase o estndar. Los mdulos de clase se adjuntan a formularios o informes, y normalmente contienen procedimientos especficos del formulario o el informe al que se adjuntan. Los mdulos estndar contienen procedimientos generales que no estn asociados a ningn otro objeto. Los mdulos estndar se enumeran en Mdulos en el panel de exploracin, pero los mdulos de clase no.

    CREACION DE UNA BASES DE DATOS Evaluacin prctica

    Los/las participantes deben realizar prcticas para ser evaluados por el/la facilitador.

    Crear una base de datos Para crear una nueva base de datos debemos:

    Hacer clic sobre la opcin Nuevo del Botn de Office (haciendo clic en el icono de Office en la parte superior izquierda de la pantalla) que aparece a la derecha de la pantalla.

    Aparecer la ventana de Introduccin a Microsoft Office Access.

  • Selecciona la opcin Base de datos en blanco. En la parte inferior tambin podrs seleccionar una plantilla para crear una nueva base de datos basada en ella.

    A continuacin aparecer en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:

    Aqu debers indicar el Nombre de archivo de la base de datos. Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en el botn Buscar

    ubicacin . Se abrir el siguiente cuadro de dilogo donde indicaremos el nombre de la base de datos que estamos creando y el lugar donde se guardar.

    En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpeta donde vamos a guardar la base de datos. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta seleccionada. Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo. En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de datos.

    Hacer clic sobre el botn Aceptar. Se cerrar el cuadro de dilogo y volvers a la pantalla de Introduccin a Microsoft Office

    Access. En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecer la ruta y el nombre que escogiste. Pulsar el botn Crear para crear la base de datos.

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    Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access asignar la extensin

    .ACCDB. Por defecto, Access abrir una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus datos.

    Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los dems objetos se crean a partir de stas. Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploracin, desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos. En principio slo encontraremos el de Tabla1 pues es el que Access crear por defecto.

    Puedes ocultarlo haciendo clic en el botn Ocultar . Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qu objetos mostrar y de qu forma.

    Aqu veremos cmo crear una tabla de datos para poder introducir datos en la base de datos en los temas siguientes y luego trabajar con stos utilizando las ventajas que nos proporciona Access 2007.

    Crear una tabla de datos. Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaa Crear para visualizar sus opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:

    El botn Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los

    datos en la tabla y segn el valor que introduzcamos en la columna determinar el tipo de datos que tiene la columna.

    Vista diseo es el mtodo que detallaremos en esta unidad didctica Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una

    tabla de este tipo y slo tendrs que rellenarla con sus datos. Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint

    desde el que podrs compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personas con acceso al mismo sitio.

  • Explicaremos a continuacin la forma de crear una tabla en vista diseo. Este mtodo consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendr y otras consideraciones como claves, etc... Otra forma rpida de llegar a la vista Diseo es seleccionando la vista desde la pestaa Hoja de datos, o haciendo clic en el botn de Vista de Diseo en la barra de estado:

    Aparecer la vista de Diseo de la tabla:

    En la pestaa tenemos el nombre de la tabla (como todava no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1).

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    A continuacin tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una lnea para cada columna, as en la primera lnea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y as sucesivamente. En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestaas (General y Bsqueda) para definir propiedades del campo es decir caractersticas adicionales de la columna que estamos definiendo. Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algn tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este nomento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres.

    Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondr la tabla:

    En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo. Observa como una vez tengamos algn tipo de dato en la segunda columna, la parte inferior de la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se activa para poder indicar ms caractersticas del campo, caractersticas que veremos con detalle en la unidad temtica siguiente. A continuacin pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la rejilla. Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que nicamente sirve para introducir un comentario, normalmente una descripcin del

  • Valor Tipo de datos Tamao Texto (Predeterminado) Texto o combinaciones

    de texto y nmeros, as como nmeros que no requieran clculos, como los nmeros de telfono.

    Hasta 255 caracteres o la longitud que indique la propiedad Tamao del campo (el menor de los dos valores).

    Memo Texto extenso, o combinacin extensa de texto y nmeros.

    Hasta 65.535 caracteres.

    Numrico Datos numricos utilizados en clculos matemticos.

    1, 2, 4 u 8 bytes (16 bytes si el valor de la propiedad Tamao del campo es Id. de rplica).

    Fecha/Hora Valores de fecha y hora para los aos del 100 al 9999.

    8 bytes.

    Moneda Valores de moneda y datos numricos utilizados en clculos matemticos en los que estn implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisin es de hasta 15 dgitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dgitos a la derecha del mismo.

    8 bytes.

    Autonumrico Nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmero aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumrico no se pueden actualizar.

    4 bytes (16 bytes si el valor de la propiedad Tamao del campo es Id. la rplica).

    S/No Valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (S/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

    1 bit.

    Objeto OLE Objeto (como por ejemplo una hoja de clculo de Excel, un documento de

    Hasta 1 gigabyte (limitado por el espacio

    campo de forma que la persona que tenga que introducir datos en la tabla sepa qu debe escribir ya que este cometario aparecer en la barra de estado de la hoja de datos. Repetir el proceso hasta completar la definicin de todos los campos (columnas) de la tabla.

    Tipo de datos Puede usar la propiedad Tipo de datos para especificar el tipo de datos almacenado en un campo de una tabla. El tipo de datos determina aspectos muy importantes sobre los datos que se podrn introducir en ese campo y sobre el propio campo. En concreto: La clase de datos que se podrn introducir en el campo. El espacio que Access reservar para los datos que se introduzcan en el campo. Las operaciones que se podrn efectuar con los datos de ese campo. Si se podr utilizar ese campo como ndice o para ordenar la tabla.

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    Valor Descripcin

    Fecha general (Predeterminado) Si el valor es slo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es slo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinacin de los valores de Fecha corta y Hora larga.Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.

    Fecha larga Igual que el valor de Fecha larga del cuadro de dilogo Propiedades de Configuracin regional del Panel de control de Windows.Ejemplo:

    Word, grficos, sonidos u otros datos

    binarios) vinculado o incrustado en una tabla de Access.

    disponible en disco)

    Hipervnculo Texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y utilizada como direccin de hipervnculo.

    Cada una de las tres partes del tipo de datos hipervnculo puede contener hasta 2048 caracteres.

    Asistente para bsquedas

    Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

    Tamao igual al del campo clave principal utilizado para realizar la bsqueda (habitualmente 4 bytes).

    Tamao del campo en campos de tipo Numrico

    Valor Descripcin P. decimal

    Tamao

    Byte Almacena nmeros entre 0 y 255 (no admite fracciones). Ninguna 1 byte

    Entero 32.768 y 32.767 (no admite fracciones). Ninguna 2 bytes

    Entero largo

    2.147.483.648 y 2.147.483.647 (no admite fracciones). Ninguna 4 bytes

    Simple De 3,4 x 1038 a 3,4 x 1038 7 4 bytes

    Doble De 1,79 x 10308 a 1,79 x 10308 15 8 bytes

    Id. de rplica

    Identificador global nico (GUID) N/D 16 bytes

    Decimal Almacena nmeros entre -1038 y -1 y 1038 -1(.ADP)

    Almacena nmeros entre -1028 y 1028 -1 (.MDB) 28 12 bytes

    Formato Puede utilizar la propiedad Formato para personalizar la forma en que los nmeros, las fechas, las horas y el texto se muestran e imprimen. Puede utilizar uno de los formatos predefinidos o bien puede crear un formato personalizado mediante los smbolos de formato. Formatos predefinidos La tabla siguiente muestra los valores predefinidos de la propiedad Formato (Format) para el tipo de datos Fecha/Hora.

  • Smbolo Descripcin

    : (dos puntos)

    Separador de hora. Los separadores se establecen en el cuadro de dilogo Propiedades de Configuracin regional del Panel de control de Windows.

    / Separador de fecha.

    c Igual que el formato predefinido Fecha general.

    d Da del mes en uno o dos dgitos numricos, segn sea necesario (1 a 31).

    dd Da del mes en dos dgitos numricos (01 a 31).

    ddd Tres primeras letras del da de la semana (Lun a Dom)

    dddd Nombre completo del da de la semana (Lunes a Dom).

    ddddd Igual que el formato predefinido Hora corta.

    dddddd Igual que el formato predefinido Fecha larga.

    s Da de la semana (1 a 7).

    ss Semana del ao (1 a 53).

    m Mes del ao en uno o dos dgitos numricos, segn sea necesario (1 a 12).

    mm Mes del ao en dos dgitos numricos (01 a 12).

    mmm Tres primeras letras del mes (Ene a Dic).

    mmmm Nombre completo del mes (Enero a Diciembre).

    t Fecha mostrada como trimestre del ao (1 a 4).

    a Nmero de da del ao (1 a 366).

    aa Dos ltimos dgitos del ao (01 a 99).

    aaaa Ao completo (0100 a 9999).

    h Hora en uno o dos dgitos, segn sea necesario (0 a 23).

    hh Hora en dos dgitos (00 a 23).

    n Minuto en uno o dos dgitos, segn sea necesario (0 a 59).

    nn Minuto en dos dgitos (00 a 59).

    s Segundo en uno o dos dgitos, segn sea necesario (0 a 59).

    ss Segundo en dos dgitos (00 a 59).

    ttttt Igual que el formato predefinido Hora larga.

    AM/PM Reloj de 12 horas con las letras maysculas "AM" o "PM", segn sea apropiado.

    am/pm Reloj de doce horas con las letras minsculas "am" o "pm", segn sea apropiado.

    A/P Reloj de doce horas con la letra mayscula "A" o "P", segn sea apropiado.

    a/p Reloj de doce horas con la letra minscula "a" o "p", segn sea apropiado.

    Sbado, 3 de Abril de 1993.

    Fecha mediana Ejemplo: 3-Abr-93.

    Fecha corta Igual que el valor de Fecha corta del cuadro de dilogo

    Formatos personalizados Puede crear formatos de fecha y hora personalizados mediante los smbolos siguientes.

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    Smbolo Descripcin

    , (coma) Separador decimal. Los separadores se establecen haciendo doble clic en Configuracin regional en el Panel de control de Windows.

    . (punto) Separador de miles.

    0 Marcador de posicin de dgitos. Muestra un dgito 0.

    AMPM Reloj de doce horas con el designador de maana/tarde apropiado establecido

    en el cuadro de dilogo Propiedades de Configuracin regional del Panel de control de Windows.

    Valor Descripcin

    Nmero general

    (Predeterminado) Muestra el nmero tal como se introduce.

    Moneda Utiliza el separador de miles; muestra los nmeros negativos entre parntesis; el valor predeterminado de la propiedad LugaresDecimales (DecimalPlaces) es 2.

    Fijo Muestra al menos un dgito; el valor predeterminado de la propiedad LugaresDecimales (DecimalPlaces) es 2.

    Estndar Utiliza el separador de miles; el valor predeterminado de la propiedad LugaresDecimales (DecimalPlaces) es 2.

    Porcentaje Multiplica el valor por 100 y anexa un signo de porcentaje; el valor predeterminado de la propiedad LugaresDecimales (DecimalPlaces) es 2.

    Cientfico Utiliza la notacin cientfica estndar.

    Euro () Aade el smbolo Euro

    Los formatos numricos personalizados pueden tener entre una y cuatro secciones con signos de punto y coma (;) como separador de lista. Cada seccin contiene la especificacin de formato para un tipo de nmero diferente.

    Seccin Descripcin

    Primera El formato para los nmeros positivos.

    Segunda El formato para los nmeros negativos.

    Tercera El formato para los valores cero.

    Cuarta El formato para los valores Null.

    Por ejemplo, puede utilizar el siguiente formato Moneda personalizado: $#.##0,00[Verde];($#.##0,00)[Rojo];"Cero";"Null" Este formato numrico contiene cuatro secciones separadas por signos de punto y coma y utiliza un formato diferente para cada seccin. Si utiliza varias secciones pero no especifica un formato para cada seccin, las entradas para las que no hay ningn formato no mostrarn nada o tomarn como valor predeterminado el formato de la primera seccin. Puede crear formatos numricos personalizados mediante los smbolos siguientes.

  • Smbolo Significado

    (espacio) Muestra espacios como caracteres literales.

    "ABC" Muestra todo el contenido de las comillas tipogrficas como caracteres literales.

    ! Realiza la alineacin a la izquierda en lugar de la alineacin a la derecha.

    * Rellena el espacio disponible con el siguiente carcter.

    \ Muestra el siguiente carcter como un carcter literal. Tambin puede mostrar caracteres literales incluyndolos entre comillas tipogrficas.

    [color] Muestra los datos con el color especificado entre los corchetes. Colores disponibles: Negro, Azul, Verde, Aguamarina, Rojo, Fucsia, Amarillo, Blanco.

    # Marcador de posicin de dgitos. Muestra un dgito o nada.

    $ Muestra el carcter literal "$".

    % Porcentaje. El valor se multiplica por 100 y se le anexa un signo de porcentaje.

    E o e Notacin cientfica con un signo menos () junto a los exponentes negativos y nada junto a los exponentes positivos. Este smbolo debe utilizarse con otros smbolos, como en el ejemplo 0,00E00 o 0,00E00.

    E+ o e+ Notacin cientfica con un signo menos junto a los exponentes negativos y un signo ms (+) junto a los exponentes positivos. Este smbolo debe utilizarse con otros smbolos, como en el ejemplo 0,00E+00.

    Smbolo Descripcin

    @ Se necesita un carcter de texto (ya sea un carcter o un espacio).

    & No se necesita un carcter de texto.

    < Convertir todos los caracteres a minsculas.

    > Convertir todos los caracteres a maysculas.

    Los formatos personalizados para los campos Texto y Memo pueden tener hasta dos secciones. Cada seccin contiene la especificacin de formato para diferentes datos de un campo.

    Seccin Descripcin

    Primera Formato para los campos con texto.

    Segunda Formato para los campos con cadenas de longitud cero y valores Nulos.

    Por ejemplo, si tiene un control de cuadro de texto en el que desea que aparezca la palabra "Ninguno" cuando no exista ninguna cadena en el campo, puede introducir el formato personalizado @;"Ninguno" como el valor de la propiedad Formato (Format) del control. El smbolo @ hace que se muestre el texto del campo; la segunda seccin hace que aparezca la palabra "Ninguno" cuando haya una cadena de longitud cero o un valor Nulo en el campo. Puede utilizar los siguientes smbolos en formatos personalizados para cualquier tipo de datos.

  • 17

    Carcter Descripcin

    0 Dgito (0 a 9, entrada obligatoria, signos ms [+] y menos [] no permitidos).

    9 Dgito o espacio (entrada no obligatoria, signos ms y menos no permitidos).

    # Dgito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en el modo Edicin, pero se eliminan cuando se guardan los datos; signos ms y menos permitidos).

    L Letra (A a Z, entrada obligatoria).

    ? Letra (A a Z, entrada opcional).

    A Letra o dgito (entrada obligatoria).

    a Letra o dgito (entrada opcional).

    & Cualquier carcter o un espacio (entrada obligatoria).

    C Cualquier carcter o un espacio (entrada opcional).

    . , : ; - / Marcador de posicin decimal y separadores de miles, hora y fecha (el carcter depende del valor del cuadro de dilogo Propiedades de Configuracin regional en el Panel de control de Windows).

    < Hace que todos los caracteres se conviertan a minsculas.

    > Hace que todos los caracteres se conviertan a maysculas.

    ! Hace que la mscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de mostrarse de izquierda a derecha. Los caracteres introducidos en la mscara siempre se rellenan de izquierda a derecha. Puede incluir el signo de

    No puede mezclar los smbolos de formato personalizados para los tipos de datos Numrico y Moneda con los smbolos de formato de los campos Fecha/Hora, S/No, o Texto y Memo.

    Mscara de entrada Puede utilizar la propiedad MscaraDeEntradapara facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir en un control de cuadro de texto. La propiedad MscaraDeEntrada (InputMask) puede contener hasta tres secciones separadas por signos de punto y coma (;).

    Seccin Descripcin

    Primera Especifica la mscara de entrada propiamente dicha, por ejemplo, !(999) 999- 9999. Para ver una lista de los caracteres que puede utilizar para definir la mscara de entrada, vea la tabla siguiente.

    Segunda Especifica si Microsoft Access almacena los caracteres de visualizacin literales en la tabla al introducir datos. Si utiliza 0 para esta seccin, todos los caracteres de visualizacin literales (por ejemplo, el parntesis de una mscara de entrada de un nmero de telfono) se almacenan con el valor; si introduce 1 o deja esta seccin en blanco, slo se almacenan los caracteres introducidos en el control.

    Tercera Especifica el carcter que Access muestra para el espacio en el que el usuario debe escribir un carcter en la mscara de entrada. Para esta seccin puede utilizar cualquier carcter; para mostrar una cadena en blanco, utilice un espacio entre comillas (" ").

    Puede definir una mscara de entrada mediante los siguientes caracteres.

  • exclamacin en cualquier lugar de la mscara de entrada.

    \ Hace que el carcter siguiente se muestre como un carcter literal (por ejemplo, \A se muestra slo como A).

    Ttulo Puede usar la propiedad Ttulo para proporcionar informacin til al usuario mediante de ttulos sobre los objetos en distintas vistas:

    Los ttulos de campos especifican el texto de las etiquetas adjuntas a los controles creados al arrastrar un campo desde la lista de campos, y sirven como encabezados de columna para los campos en la vista Hoja de datos de una tabla o consulta.

    Los ttulos de formularios especifican el texto que aparece en la barra de ttulo en la vista formulario.

    Los ttulos de informes especifican el ttulo del informe en la Vista preliminar. Valor predeterminado Puede utilizar la propiedad Valor Predeterminado para especificar un valor que se introduce automticamente en un campo cuando se crea un nuevo registro. Por ejemplo, en la tabla Direcciones puede establecer el valor predeterminado del campo Ciudad a Nueva York. Cuando los usuarios agregan un registro a la tabla, pueden aceptar este valor o introducir el nombre de una ciudad diferente.

    Regla de validacin y texto de validacin Puede utilizar la propiedad Regla de validacin con el fin de especificar requisitos para los datos introducidos en un registro, un campo o un control. Cuando se introducen datos que infringen el valor de la propiedad Regla de validacin, puede utilizar la propiedad Texto de validacin para especificar el mensaje que se mostrar al usuario.

    Ejemplos de reglas de validacin para campos:

    Valor de Regla de validacin

    Valor de Texto de validacin

    0 Introduzca un valor distinto de cero.

    0 O >100 El valor debe ser 0 o mayor que 100.

    Como "K???" El valor debe constar de cuatro caracteres y comenzar por la letra K.

    =#1/1/97# Y

  • 19

    Si utiliza esta expresin Microsoft Access presenta

    =[Subtotal]+[Cargo] La suma de los valores de los controles Subtotal y Cargo.

    Valores La propiedad Indexado puede tener los valores siguientes:

    Valor Descripcin

    No (Predeterminado) Sin ndice.

    S (Con duplicados)

    El ndice admite valores duplicados.

    S (Sin duplicados)

    El ndice no admite valores duplicados.

    Qu es una expresin? Las expresiones son un componente fundamental de numerosas operaciones en Microsoft Access. Una expresin es una combinacin de smbolos (identificadores, operadores y valores) que produce un resultado. Por ejemplo, puede utilizar la expresin siguiente en un control de un formulario o de un informe para mostrar la suma de los valores de los controles Subtotal y Transporte:

    = [Subtotal] + [Transporte] stos son algunos ejemplos de operaciones comunes en las que se utilizan expresiones:

    Establecer una propiedad que define un control calculado, establecer una regla de validacin o establecer un valor predeterminado de un campo.

    Introducir una expresin de criterio, crear un campo calculado o actualizar los registros de una consulta o filtro.

    Establecer una condicin para realizar una accin o serie de acciones de una macro, o especificar argumentos para varias acciones.

    Especificar argumentos para funciones, instrucciones y mtodos de procedimientos de Visual Basic para aplicaciones.

    Editar una consulta SQL en la vista SQL de la ventana Consulta o utilizar una instruccin SQL como valor de una propiedad o como argumento.

    Usar los operadores! y. (punto) en las expresiones Puede utilizar los operadores! y. (punto) en un identificador para indicar el tipo de elemento que va inmediatamente a continuacin. El operador! indica que el elemento siguiente ha sido definido por el usuario (un elemento de una coleccin). Por ejemplo, puede usar el operador! para hacer referencia a un formulario abierto, a un informe abierto o a un control de un formulario o informe abierto.

    Identificador Hace referencia a

    Formularios![Pedidos] El formulario abierto Pedidos

    Informes![Factura] El informe abierto Factura

    Formularios![Pedidos]![IdPedido] El control IdPedido del formulario abierto Pedidos

    Operadores aritmticos

  • =[FechaRequerida]- [FechaEnviado]

    La diferencia entre los valores de los controles FechaRequerida y FechaEnviado.

    =[Precio]*1.06 El producto del valor del control Precio y 1.06 (incrementa un 6 por ciento al valor de Precio).

    =[Cantidad]*[Precio] El producto de los valores de los controles Cantidad y Precio.

    =[TotalEmpleado]/[TotalPas] El cociente de los valores de los controles TotalEmpleado y TotalPas

    La clave principal Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal. La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningn tipo de equivocacin el registro al cual identifica. No podemos definir ms de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por ms de un campo. Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos: Hacer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal. Hacer clic sobre el botn Clave principal en el marco Herramientas de la pestaa Diseo.

    A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que dicho campo es la clave principal de la tabla. Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los campos pulsando simultaneamente la tecla Ctrl y el campo a seleccionar y una vez

    seleccionados todos los campos hacer clic en el born anterior . Importante: Recordar que un campo o combinacin de campos que forman la clave principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal. Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error de este tipo:

    . TRABAJANDO CON REGISTROS Modificar tablas de datos Aqu veremos las tcnicas de edicin de registros para modificar tanto la definicin de una tabla como los datos introducidos en ella. Modificar el diseo de una tabla.

  • 21

    Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definicin (por ejemplo, aadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc...) tendremos que realizar una modificacin en su diseo: Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo estuviera. Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar, seleccionar Vista Diseo en el men contextual:

    Aparecer la ventana de diseo de tablas estudiada en la unidad temtica anterior. Para modificar la definicin de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias. Para aadir un nuevo campo,

    ir al final de la tabla y escribir la definicin del nuevo campo, bien,

    situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botn de la pestaa Diseo, en este ltimo caso el nuevo campo se insertar delante del que estamos posicionados.

    Para eliminar un campo,

    posicionarse en el campo y hacer clic en el botn de la pestaa Diseo. bien,

    seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo izquierdo y cuando est remarcada pulsar la tecla Supr o Del.

    Se borrar el campo de la definicin de la tabla y los datos almacenados en el campo tambin desaparecern.

    Introducir y modificar datos en una tabla. Para introducir datos en una tabla, podemos elegir entre:

    Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploracin. Desde el Panel de Exploracin hacer clic derecho sobre la tabla a rellenar y

    seleccionar la opcin en el men contextual. Si estamos en la vista de Diseo de tabla, hacer clic sobre el botn Vistasde objeto y

    elegir Vista Hoja de datos en la pestaa Inicio o diseo.

    En los tres casos aparecer la ventana Hoja de datos:

  • Cada fila nos sirve para introducir un registro. Escribir el valor del primer campo del registro. Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro. Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar INTRO para introducir los datos del segundo registro. En el momento en que cambiamos de registro, el registro que estabamos introduciendo se almacenar, no es necesario guardar los registros de la tabla.

    Hacer clic sobre el botn Cerrar para terminar con dicha tabla. Si lo que queremos es borrar un registro entero:

    Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro. El registro quedar seleccionado. Pulsar la tecla SUPR del teclado o haz clic en el boton Eliminar que se encuentra en el panel Registros de la pestaa Inicio.

    Si lo que queremos es modificar algn valor introducido no tenemos ms que situarnos sobre el valor a modificar y volverlo a escribir. Si queremos cambiar algo de la estructura de la tabla, tenemos que pasar a la Vista Diseo haciendo clic sobre el botn de Vista de objeto de la pestaa Inicio.

    Desplazarse dentro de una tabla.

    Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de desplazamiento:

    La barra nos indica en qu registro estamos situados y el nmero total de registros de la tabla.

  • 23

    El recuadro en blanco nos est diciendo el registro actual. Al final donde pone de 3 nos indica el nmero total de registros que en nuestro caso es tres. Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a continuacin:

    para ir al primer registro de la tabla. para ir al registro anterior en la tabla. para ir al registro siguiente en la tabla. para ir al ltimo registro de la tabla. para crear un nuevo registr que se situar automticamente al final de la tabla.

    Podemos ir tambin directamente a un registro determinado de la siguiente forma: Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el nmero del registro actual. Escribir el nmero del registro al cual queremos ir. Pulsar INTRO.

    Tambin podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando las teclas FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del teclado. Propiedades de los campos Cada campo de una tabla dispone de una serie de caractersticas que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo. Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la vista Diseo de tabla cuando tenemos un campo seleccionado.

    Las propiedades se agrupan en dos pestaas, la pestaa General donde indicamos las caractersticas generales del campo y la pestaa Bsqueda en la que podemos definir una lista de valores vlidos para el campo, esta ltima pestaa est explicada en el tema 3 junto con el asistente de bsqueda. Las propiedades de la pestaa General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la pestaa Bsqueda cambian segn el tipo de control asociado al campo. Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo despus de haber introducido datos en l se pueden perder estos datos introducidos. A continuacin explicaremos las propiedades de que disponemos segn los diferentes tipos de datos.

    CONSULTAS

  • Crear la primera relacin. Para crear relaciones en Access 2007 primero deberemos acceder a la ventana Relaciones deberemos hacer clic en el botn Relaciones que se encuentra en la pestaa Herramientas de base de datos.

    Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla de la derecha esperando indicarle las tablas que formarn parte de la relacin a crear. Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relacin haciendo clic sobre ella, aparecer dicha tabla remarcada. Hacer clic sobre el botn Agregar. Repetir los dos pasos anteriores hasta aadir todas las tablas de las relaciones a crear. Hacer clic sobre el botn Cerrar.

    Ahora aparecer la ventana Relaciones con las tablas aadidas en el paso anterior.

    Para crear la relacin: Ir sobre el campo de relacin de la tabla principal (en nuestro caso codigo). Pulsar el botn izquierdo del ratn y mantenindolo pulsado arrastrar hasta el campo numero de la tabla secundaria (aulaClic_Facturas). Soltar el botn del ratn.

    Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones siguiente:

  • En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas (aulaClic_clientes y aulaClic_Facturas) y debajo de stos el nombre de los campos de relacin (codigo y numero). Ojo! siempre deben ser campos que contengan el mismo tipo de informacin y por lo tanto del mismo tipo. Observa en la parte inferior el Tipo de relacin que se asignar dependiendo de las caractersticas de los campos de relacin (en nuestro caso uno a varios). Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre ste. Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados.

    Aadir tablas a la ventana Relaciones.

    Si ya hemos creado una relacin y queremos crear otra pero no se dispone de la tabla en la ventana Relaciones debemos aadir la tabla a la ventana: Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botn Relaciones en la pestaa Herramientas de base de datos. Para aadir la tabla hacer clic sobre el botn Mostrar tabla en la pestaa Diseo.

    Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tablas estudiado en el apartado anterior. Aadir las tablas necesarias. Cerrar el cuadro de dilogo.

    Quitar tablas de la ventana Relaciones. Si queremos eliminar una tabla de la ventana Relaciones: Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botn Relaciones en la pestaa Herramientas de base de datos. Despus podemos elegir entre:

    Hacer clic con el botn derecho sobre la tabla y elegir la opcin Ocultar tabla del men contextual que aparecer,

    Hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic

    en el botn Ocultar tabla en la pestaa Diseo.

    25

  • Modificar relaciones. Para modificar relaciones ya creadas: Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos formas:

    hacer clic con el botn derecho sobre la relacin a modificar y elegir la opcin Modificar relacin... del men contextual que aparecer,o bien,

    hacer clic sobre la relacin a modificar y hacer clic en el botn Modificar relaciones que encontrars en la pestaa Diseo de la banda de opciones.

    Se abrir el cuadro de dilogo Modificar relaciones estudiado anteriormente. Realizar los cambios deseados. Hacer clic sobre el botn Aceptar. Eliminar relaciones. Si lo que queremos es borrar la relacin podemos:

    Hacer clic con el botn derecho sobre la relacin a borrar y elegir la opcin Eliminar del men contextual, o bien,

    Hacer clic con el botn izquierdo sobre la relacin, la relacin quedar seleccionada, y a continuacin pulsar la tecla DEL o SUPR. La relacin queda eliminada de la ventana y de la base de datos. Limpiar la ventana relaciones Cuando nuestra base de datos contiene muchas tablas y muchas relaciones, la ventana Relaciones puede llegar a ser tan compleja que sea difcil interpretarla. Podemos salvar esta dificultad limpiando la ventana y visualizando en ella nicamente las tablas que nos interesen y sus relaciones. Para ello utilizaremos la opcin Borrar diseo y Mostrar relaciones directas que describiremos a continuacin. Para limpiar la ventana Relaciones haz clic en el botn Borrar diseo en la pestaa Diseo:

    Desaparecern todas las tablas y todas las relaciones de la ventana Relaciones. Desaparecen las relaciones de la ventana

  • 27

    pero siguen existiendo en la base de datos, nicamente hemos limpiado la ventana. A partir de ese momento podemos ir aadiendo a la ventana las tablas que nos interesan (con la opcin Mostar tabla estudiada anteriormente) y las relaciones definidas con esas tablas con la opcin Mostrar directas que explicaremos a continuacin. Mostrar relaciones directas Esta opcin nos permite visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones basadas en una tabla determinada para ello: Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre:

    Hacer clic con el botn derecho sobre la tabla y elegir la opcin Mostrar directas del men contextual que aparecer,

    hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic

    en el botn Mostrar relaciones directas en la pestaa Diseo.

    Aparecern todas las relaciones asociadas a la tabla y

    todas las tablas que intervienen en estas relaciones. Visualizar todas las relaciones Si queremos visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones: Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre:

    Hacer clic con el botn derecho sobre el fondo de la ventana y elegir la opcin Mostrar todo del men contextual que aparecer,

    pulsar el botn Mostrar todas las relaciones en la pestaa Diseo.

    Tipos de consultas. Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla. Existen varios tipos de consultas:

    Consultas de seleccin. Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podr hacer o no segn la consulta). Una consulta de seleccin genera una tabla lgica (se llama lgica porque no est fsicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular).

    Consultas de accin.

  • Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:

    Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.

    Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de accin, de eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de creacin de tablas.

    Consultas especficas de SQL. Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrcula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL.

    Crear una consulta.

    Hacer clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear:

    Tambin tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en la imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda. Si haces clic en el botn Asistente para consultas aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

    El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de seleccin sencilla como definimos en el apartado anterior. Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremos ms adelante. Nosotros explicaremos detenidamente la opcin Diseo de consulta que te permitir crear

    cualquiera de las anteriores por ti mismo. Al entrar en la Vista Diseo de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacar los datos con un cuadro de dilogo parecido al siguiente: Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botn Agregar. Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las dems tablas. Finalmente hacer clic sobre el botn Cerrar. Aparecer la ventana Vista Diseo de consultas.

    La vista Diseo.

  • 29

    Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las tablas aadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrcula QBE definimos la consulta. Cada columna de la cuadrcula QBE corresponde a un campo. Cada fila tiene un propsito que detallamos brevemente a continuacin, ms adelante iremos profundizando en la explicacin: Campo: ah ponemos el campo a utilizar que en la mayora de los casos ser el campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y tambin puede ser un campo calculado. Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos ser til cuando definamos consultas basadas en varias tablas. Orden: sirve para ordenar las filas del resultado. Mostrar: si la casilla de verificacin aparece desactivada la columna no aparecer en el resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero no queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo si queremos que la consulta nos saque todos los alumnos de Valencia, necesitamos el campo Poblacion para seleccionar los alumnos pero no queremos que aparezca la poblacin en el resultado ya que todos son de la misma poblacin. Criterios: sirve para especificar un criterio de bsqueda. Un criterio de bsqueda es una condicin que deben cumplir los registros que aparecern en el resultado de la consulta. Por lo tanto est formado por una condicin o varias condiciones unidas por los operadores Y (AND) y O (OR). O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.

    Aadir campos

    Para aadir campos a la cuadrcula podemos:

    Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este se colocar en la primera columna libre de la cuadrcula.

    Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar el botn del ratn arrastrar el campo sobre la cuadrcula, soltar el botn cuando estemos sobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo que estamos aadiendo.

    Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vaca de la rejilla, aparecer a la derecha la flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas que

  • aparecen en la zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias tablas podemos reducir la lista seleccionando primero una tabla en la fila Tabla:, as en la lista desplegable slo aparecern campos de la tabla seleccionada.

    Tambin podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de una columna vaca de la cuadrcula.

    Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta podemos utilizar el asterisco * (sinnimo de 'todos los campos').

    Definir campos calculados Los campos calculados son campos obtenidos del resultado de una expresin o de una funcin. Encabezados de columna Podemos cambiar el encabezado de las columnas del resultado de la consulta. Normalmente aparece en el encabezado de la columna el nombre de la columna, si queremos cambiar ese encabezado lo indicamos en la fila Campo: escribindolo delante del nombre del campo y seguido de dos puntos ( : ). Se suele utilizar sobre todo para los campos calculados. En la consulta que aparece ms arriba tienes el ejemplo de la segunda columna, esta tendr en el encabezado Mes_Factura y en la columna se visualizar el mes de la fecha de la factura (tenemos un campo calculado que utiliza la funcin mes( ), funcin que obtiene el mes de una fecha). Cambiar el orden de los campos Si hemos incluido campos en la cuadrcula y queremos cambiar el orden de estos campos podemos mover una columna (o varias) arrastrndola o bien cortando y pegando.

    Para mover una columna arrastrndola: Posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la flecha

    hacer clic, la columna aparecer resaltada (est seleccionada).

    Mover un poco el cursor para que aparezca la flecha . Pulsar el botn del ratn y sin soltarlo arrastrar la columna hasta la posicin deseada. Para mover una columna cortndola: Seleccionar la columna (posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y

    cuando aparece la flecha hacer clic).

    Hacer clic sobre el icono en la pestaa Inicio (o bien teclear Ctrl+X), desaparecer la columna. Podemos Guardar la consulta

    Haciendo clic sobre el botn de la barra de Acceso Rpido, o bien, Seleccionando la opcin Guardar del Botn de Office .

    Si es la primera vez que guardamos la consulta aparecer el cuadro de dilogo para darle un nombre. Ejecutar la consulta Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseo de consulta o bien desde el Panel de Exploracin.

    Desde el Panel de Exploracin: Haciendo doble clic sobre su nombre.

    Desde la vista diseo de la consulta: Haciendo clic sobre el botn Ejecutar de la pestaa Diseo: Modificar el diseo de una consulta Si lo que queremos es modificar el diseo de una consulta:

  • 31

    Situarse en el Panel de Exploracin y hacer clic derecho sobre el nombre de la consulta.

    En el men contextual seleccionar . Ordenar las filas Para ordenar las filas del resultado de la consulta: Hacer clic sobre la fila Orden: del campo por el cual queremos ordenar las filas, hacer clic sobre la flecha que aparecer para desplegar la lista y elegir el tipo de ordenacin. Puede ser Ascendente en este caso se ordenarn de menor a mayor si el campo es numrico, por orden alfabtico si el campo es de tipo texto, de anterior a posterior si el campo es de tipo fecha/hora, etc..., o bien puede ser Descendente en orden inverso. Podemos ordenar tambin por varios campos para ello rellenar la fila Orden: de todas las columnas por las que queremos ordenar. En este caso se ordenan las filas por la primera columna de ordenacin, para un mismo valor de la primera columna, se ordenan por la segunda columna, y as sucesivamente. El orden de las columnas de ordenacin es el que aparece en la cuadrcula, es decir si queremos ordenar por ejemplo por provincia y dentro de la misma provincia por localidad tenemos que tener en la cuadrcula primero la columna provincia y despus la columna localidad. El tipo de ordenacin es independiente por lo que se puede utilizar una ordenacin distinta para cada columna. Por ejemplo ascendente por la primera columna y dentro de la primera columna, descendente por la segunda columna. Seleccionar filas

    Para seleccionar filas tenemos que indicar un criterio de bsqueda, un criterio de bsqueda es una condicin que debern cumplir todas las filas que aparezcan en el resultado de la consulta. Normalmente la condicin estar basada en un campo de la tabla por ejemplo para seleccionar los alumnos de Valencia la condicin sera poblacin = "Valencia". Para escribir esta condicin en la cuadrcula tenemos que tener en una de las columnas de la cuadrcula el campo poblacion y en esa columna ponemos en la fila Criterios: el resto de la condicin o sea ="Valencia". Cuando la condicin es una igualdad no es necesario poner el signo =, podemos poner directamente el valor Valencia en la fila Criterios: ya que si no ponemos operador asume por defecto el =. Tampoco es necesario poner las comillas, las aadir l por defecto. Siempre que se encuentra un texto lo encierra entre comillas. Si en la fila Criterios: queremos poner un nombre de campo en vez de un valor (para comparar dos campos entre s) tenemos que encerrar el nombre del campo entre corchetes [ ]. Por ejemplo queremos poner la condicin precio = coste en la que precio y coste son dos campos, tenemos que poner en la fila criterios: [coste], si no ponemos los corchetes aadir las comillas y entender Precio = "coste", precio igual al valor Coste no al contenido del campo Coste. Para indicar varias condiciones se emplean los operadores Y y O.

    En un criterio de bsqueda en el que las condiciones estn unidas por el operador Y, para que el registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones. Por ejemplo precio > 100 y precio < 1200, aparecen los registros cuyo precio est comprendido entre 101 y 1199. En un criterio de bsqueda en el que las condiciones estn unidas por el operador O, el registro aparecer en el resultado de la consulta si cumple al menos una de las condiciones.

  • Todas las condiciones establecidas en la misma fila de la cuadrcula quedan unidas por el operador Y. En el ejemplo siguiente seran alumnos de Valencia Y cuya fecha de nacimiento est comprendida entre el 1/1/60 y el 31/12/69.

    Del mismo modo pasa con cada una de las filas o: Si queremos que las condiciones queden unidas por el operador O tenemos que colocarlas en filas distintas (utilizando las filas O: y siguientes). Por ejemplo, si en la cuadrcula QBE tenemos especificado los siguientes criterios:

    Visualizaremos de la tabla Alumnado los campos Apellidos, Nombre, Poblacin y Fecha nacimiento, los alumnos aparecern ordenados por Apellidos pero nicamente aparecern aquellos que sean de Valencia y hayan nacido entre el 1/1/60 y el 31/12/69, o bien aquellos de Alicante sea cual sea su fecha de nacimiento. Consultas con parmetros A menudo, en una consulta necesitamos utilizar un valor que no es conocido en ese momento sino que queremos que lo introduzca el usuario cuando se ejecute la consulta. Por ejemplo, queremos hacer una consulta para obtener los alumnos de una determinada Poblacin, la poblacin la introducir el usuario cuando Access se lo pida. En este caso necesitamos utilizar en nuestra consulta un parmetro. Un parmetro funciona de forma parecida a un campo de tabla, pero el valor que almacena lo introduce el usuario cuando se ejecuta la consulta. En una consulta cuando utilizamos un nombre de campo que no est en el origen de datos, Access considera este campo como un parmetro y cuando se ejecuta la consulta nos pide Introducir el valor del parmetro mediante un cuadro de dilogo como este:

    En el ejemplo anterior, en la consulta tendramos que aadir una condicin de bsqueda que especifique que la Poblacin es igual al Valor a introducir, de esta manera:

  • 33

    Diseo.

    Ojo! cuando pongamos el nombre del parmetro es importante escribirlo entre corchetes, de lo contrario Access le aadir comillas y no lo considerar como un nombre de parmetro sino como un valor. Otra forma de utilizar un parmetro en una consulta es definindolo mediante el botn Parmetros de la pestaa

    En este caso, despus de elegir la opcin, se abre el cuadro de dilogo Parmetros de la consulta donde podemos indicar el nombre del parmetro y el tipo de dato.

    La diferencia entre escribir directamente un nombre de parmetro y definirlo con el botn Parmetros es que, si le hemos asignado un tipo de dato, Access comprueba automticamente el tipo del valor introducido por el usuario. Las consultas multitabla Una consulta multitabla es una consulta que obtiene datos de varias tablas por lo que deber

    contener en la zona de tablas de la ventana Diseo las distintas tablas de donde obtiene esos datos. Para aadir una tabla a la zona de tablas (una vez en la ventana Diseo de consulta) haremos clic en el botn Mostrar tabla de la pestaa Diseo:

    Si las tablas no estn relacionadas o no tienen campos con el mismo nombre, la consulta obtiene la concatenacin de todas las filas de la primera tabla con todas las filas de la segunda tabla, si tenemos una tercera tabla concatenar cada una de las filas obtenidas en el primer paso con cada una de las filas de la tercera tabla, y as sucesivamente. Vemos que no interesa basar la consulta en muchas tablas ya que el resultado de la concatenacin puede alcanzar dimensiones gigantescas. Adems, normalmente la mayora de las concatenaciones obtenidas no nos sirven y entonces tenemos que aadir algn criterio de bsqueda para seleccionar las filas que al final nos interesan. Por ejemplo me puede interesar datos de la tabla Alumnado y de la tabla Cursos porque quiero sacar una lista con los datos de cada alumno y nombre del curso al que pertenece, en este caso no me interesa unir el alumno con cada uno de los cursos sino unirlo al curso que tiene asignado; en este caso tenemos que combinar las dos tablas. Combinar tablas Combinamos dos tablas por un campo (o varios) de unin de la misma forma que relacionamos tablas en la ventana Relaciones arrastrando el campo de unin de una de las tablas sobre el campo de unin de la otra tabla. De hecho si aadimos a la zona de tablas

  • tablas relacionadas, estas aparecern automticamente combinadas en la zona de tablas de la ventana Diseo de Consulta. Tambin se combinan automticamente tablas que tengan un campo con el mismo nombre en las dos tablas aunque no exista una relacin definidad entre ellas. Cuando dos tablas estn combinadas en una consulta, para cada fila de una de las tablas Access busca directamente en la otra tabla las filas que tienen el mismo valor en el campo de unin, con lo cual se emparejan slo las filas que luego aparecen en el resultado y la consulta es ms eficiente. Cuando las tablas estn combinadas aparecen en la ventana diseo de la consulta de la siguiente manera:

    Las composiciones vistas hasta ahora son composiciones internas ya que todos los valores de las filas del resultado son valores que estn en las tablas que se combinan. Con una composicin interna slo se obtienen las filas que tienen al menos una fila de la otra tabla que cumpla la condicin, veamos un ejemplo: En la lista de alumnos comentada anteriormente no saldrn los alumnos que no tengan curso asignado. Pues en los casos en que queremos que tambin aparezcan las filas que no tienen una fila coincidente en la otra tabla, utilizaremos la Composicin externa. La composicin externa La composicin externa se utiliza cuando queremos que tambin aparezcan las filas que no

    tienen una fila coincidente en la otra tabla. Este tipo de combinacin se define de la siguiente manera: Aadir las dos tablas a la zona de tablas de la consulta. Combinar las dos tablas por los campos de unin: Hacer doble clic sobre la lnea que une las dos tablas. En el cuadro de dilogo que aparecer haz clic en el botn Tipo de combinacin. Aparece el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin

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    Por defecto la combinacin es interna (incluye slo las filas donde los campos combinados (campos de unin) de ambas tablas sean iguales), si queremos definir una combinacin externa deberemos seleccionar la opcin 2 o la 3 segn lo que queramos obtener. Si seleccionamos la opcin 2,

    , la combinacin aparecer de la siguiente forma:

    Si seleccionamos la opcin 3

    , la combinacin aparecer de la siguiente forma:

    El sentido de la flecha nos indica de qu tabla obtendremos todos los registros.

    Las Consultas de resumen

  • Definicin En Access podemos definir un tipo de consultas cuyas filas resultantes son un resumen de las filas del origen de la consulta , por eso las denominamos consultas de resumen, tambin se conocen como consultas sumarias. Es importante entender que las filas del resultado de una consulta de resumen tienen una naturaleza distinta a las filas de las dems tablas resultantes de consultas, ya que corresponden a varias filas de la tabla origen. Para simplificar, veamos el caso de una consulta basada en una sola tabla, una fila de una consulta 'no resumen' corresponde a una fila de la tabla origen, contiene datos que se encuentran en una sola fila del origen, mientras que una fila de una consulta de resumen corresponde a un resumen de varias filas de la tabla origen, esta diferencia es lo que va a originar una serie de restricciones que sufren las consultas de resumen y que veremos a lo largo del tema. Por ejemplo este tipo de consulta no permite modificar los datos del origen. En el ejemplo que viene a continuacin tienes un ejemplo de consulta normal en la que se visualizan las filas de una tabla de oficinas ordenadas por regin, en este caso cada fila del resultado se corresponde con una sola fila de la tabla oficinas, mientras que la segunda consulta es una consulta resumen, cada fila del resultado se corresponde con una o varias filas de la tabla oficinas.

    Una consulta de resumen se define haciendo clic sobre el botn Totales en la pestaa de Diseo.

    En cualquiera de los dos casos se aade una fila a la cuadrcula QBE, la fila Total: Todas las columnas que incluyamos en la cuadrcula debern tener un valor en esa fila, ese valor le indicar a Access qu hacer con los valores contenidos en el campo escrito en la fila Campo: Los valores que podemos indicar en la fila Total: son los que aparecen al desplegar la lista asociada a la celda como puedes ver en la imagen de la derecha: Las funciones de agregado Las funciones de agregado son funciones que permiten obtener un resultado basado en los valores contenidos en una columna de una tabla, son funciones que slo se pueden utilizar en una consulta de resumen ya que

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    obtienen un 'resumen' de los valores contenidos en las filas de la tabla. Para utilizar estas funciones podemos escribirlas directamente en la fila Campo: de la cuadrcula como veremos ms adelante pero podemos utilizar una forma ms cmoda que es seleccionando en la fila Total: de la cuadrcula la opcin correspondiente a la funcin. A continuacin describiremos esas opciones.

    La opcin Suma calcula la suma de los valores indicados en el campo. Los datos que se suman deben ser de tipo numrico (entero, decimal, coma flotante o monetario...). El resultado ser del mismo tipo aunque puede tener una precisin mayor.

    La opcin Promedio calcula el promedio (la media aritmtica) de los valores contenidos en el campo, tambin se aplica a datos numricos, y en este caso el tipo de dato del resultado puede cambiar segn las necesidades del sistema para representar el valor del resultado.

    La opcin DesvEst calcula la desviacin estndar de los valores contenidos en la columna indicada en el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos registros, el resultado es nulo.

    La opcin Var calcula la varianza de los valores contenidos en la columna indicada en el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos registros, el resultado es nulo.

    Es interesante destacar que el valor nulo no equivale al valor 0, las funciones de resumen no consideran los valores nulos mientras que consideran el valor 0 como un valor, por lo tanto en el promedio y la desviacin estndar los resultados no sern los mismos con valores 0 que con valores nulos.

    Las opciones Mn y Max determinan los valores menores y mayores respectivamente de la columna. Los valores de la columna pueden ser de tipo numrico, texto o fecha. El resultado de la funcin tendr el mismo tipo de dato que la columna. Si la columna es de tipo numrico Mn devuelve el valor menor contenido en la columna, si la columna es de tipo texto Mn devuelve el primer valor en orden alfabtico, y si la columna es de tipo fecha, Mn devuelve la fecha ms antigua y Max la fecha ms posterior.

    Las opciones Primero y ltimo se utilizan para obtener el primer y ltimo registro del grupo sobre el que se realizan los clculos. El orden lo determina el orden cronolgico en el que se escribieron los registros. Ordenar los registros no tiene ningn efecto sobre estas opciones.

    La opcin Cuenta cuenta el nmero de valores que hay en la columna, los datos de la columna pueden ser de cualquier tipo, y la funcin siempre devuelve un nmero entero. Si

    la columna contiene valores nulos esos valores no se cuentan, si en la columna aparece un valor repetido, lo cuenta varias veces.

    Para que cuente en nmero de registros hay que utilizar la funcin Cuenta(*) devuelve el nmero de filas por lo tanto contar tambin los valores nulos. En este caso tenemos que seleccionar la opcin Expresin y escribirlo as:

    Agrupar registros

    Hasta ahora las consultas de resumen que hemos visto utilizan todas las filas de la tabla y producen una nica fila resultado.

    La opcin AgruparPor permite definir columnas de agrupacin. Una consulta de resumen

  • sin columnas de agrupacin obtiene una nica fila resultado y los clculos se realizan sobre todos los registros del origen. Cuando se incluye una columna de agrupacin Access forma grupos con todos los registros que tienen el mismo valor en la columna de agrupacin y cada grupo as formado genera una fila en el resultado de la consulta y adems todos los clculos definidos se realizan sobre los registros de cada grupo. De esta forma se pueden obtener subtotales. Por ejemplo queremos saber cuntos alumnos tenemos en cada poblacin. Tenemos que indicar que queremos contar los registros de la tabla Alumnado pero antes agrupndolos por el campo Poblacion. De esta manera la funcin cuenta() la calcular sobre cada grupo de registros (los alumnos de la misma poblacin). La consulta quedara as:

    Los campos de tipo memo u OLE no se pueden definir como columnas de agrupacin. Se pueden agrupar las filas por varias columnas, en este caso se agrupan los registros que

    contienen el mismo valor en cada una de las columnas de agrupacin. Todas las filas que tienen valor nulo en la columna de agrupacin, pasan a formar un nico

    grupo.

    Incluir expresiones

    La opcin Expresin permite poner en la fila Campo: una expresin en vez de un nombre de columna. Esta expresin tiene ciertas limitaciones. Slo puede contener operandos que sean funciones de agregado (las funciones que acabamos de ver (suma( ), Promedio( ), DesvEst( ), Mn( ), Max( )...) valores fijos o nombres de columna que aparezcan con la opcin AgruparPor. En una expresin se pueden combinar varias funciones de agregado pero no se pueden anidar funciones de agregado, por ejemplo en una expresin puedo poner Max(nhoras)- Mn(nhoras) pero no Max(suma(nhoras)).

    Incluir criterios de bsqueda La opcin Dnde permite poner un criterio de bsqueda que se aplicar a las filas del

    origen de la consulta antes de realizar los clculos. Por ejemplo queremos saber cuntos alumnos tenemos de Valencia, para ello tenemos que contar los registros de la tabla alumnado pero seleccionando previamente los de Valencia, esto se definira de la siguiente forma:

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    Tambin podemos incluir un criterio de bsqueda en una columna que no tenga la opcin Dnde, en este caso la condicin se aplicar a las filas resultantes de la consulta. Para la condicin de seleccin se pueden utilizar los mismos operadores de condicin que en una consulta normal, tambin se pueden escribir condiciones compuestas (unidas por los operadores OR, AND, NOT), existe una limitacin, en la fila Criterios: no se podr poner un nombre de columna si esta columna no es una columna de agrupacin. IMPRIMIENDO LA INFORMACION Los formularios Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o consulta. En esta unidad veremos cmo crear un formulario, manejarlo para la edicin de registros y cambiar su diseo. Para crear un formulario tenemos varas opciones. Podemos acceder a todas ellas desde la pestaa Crear:

    Diseo del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo no se suele utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoformulario o utilizar el asistente y despus sobre el formulario creado modificar el diseo para ajustar el formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms adelante cmo modificar el diseo de un formulario.

  • Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del formulario.

    Formulario consiste en crear automticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin.

    Grficos dinmicos abrir un formulario en blanco basado en la utilizacin de grficos dinmicos.

    Explicaremos a continuacin la forma de crear un formulario utilizando el asistente. El asistente para formularios.

    Para arrancar el asistente para formularios haz clic en la opcin Asistente para formularios que puedes ver en la imagen anterior. Aparece la primera ventana del asistente: En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el formulario. Primero seleccionamos la tabla o consulta

    de donde coger los datos del cuadro Tablas/Consultas, este ser el origen del formulario. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del formulario esa consulta. A continuacin seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el

    campo y clic sobre el botn o simplemente doble clic sobre el campo.

    Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn y el campo se quita de la lista de campos seleccionados.

    Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn o

    deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn . Una vez seleccionada la distribucin que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la siguiente pantalla:

    En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del formulario. Seleccionando un formato aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el formulario con esa distribucin.

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    En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al formulario, podemos elegir entre los estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el formulario con ese estilo. Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la ltima pantalla del asistente para formularios:

    En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del formulario, este ttulo tambin ser el nombre asignado al formulario. Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre:

    Abrir el formulario para ver o introducir informacin en este caso veremos el resultado del formulario preparado para la edicin de registros, por ejemplo:

    o bien Modificar el diseo del formulario, si seleccionamos esta opcin aparecer la vista Diseo

    de formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario, por ejemplo:

    Para editar datos de una tabla utilizando un formulario, debemos abrir el formulario posicionndonos en l en el Panel de Exploracin, hacer clic derecho y seleccionar la opcin

    en el men contextual.

  • O simplemente hacer doble clic sobre el nombre del formulario. Aparecern los datos del origen del formulario con el aspecto definido en el formulario (la vista

    Formulario). Podemos a continuacin buscar datos, reemplazar valores, modificarlos como si estuviramos en la vista Hoja de datos de una tabla, desplazarnos a lo largo de la tabla

    utilizando la barra de desplazamiento por los registros que ya conocemos, lo nico que cambia es el aspecto de la pantalla. La vista diseo de formulario

    La vista diseo es la que nos permite definir el formulario, en ella le indicamos a Access cmo debe presentar los datos del origen del formulario, para ello nos servimos de los controles que veremos ms adelante.

    Para entrar en la vista diseo debemos buscar el formulario en el Panel de Exploracin y hacer clic derecho sobre l para seleccionar

    la opcin en el men contextual. Nos aparece la ventana Diseo de formulario:

    El rea de diseo consta de tres secciones: La seccin Encabezado de formulario, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del formulario. La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del formulario, o varios registros o uno slo por pantalla segn el tipo

    de formulario. Aunque se visualicen varios registros en una pantalla, debemos indicar en la seccin Detalle el diseo correspondiente a un slo registro. La seccin Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del formulario. Podemos mostrar u ocultar el encabezado o el pie haciendo clic en el botn Encabezado o Pie del formulario de la pestaa Organizar:

    Alrededor del rea de diseo tenemos unas reglas que nos permiten medir las distancias y los controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a colocar los controles dentro del rea de diseo. Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos las opciones Regla y Cuadrcula respectivamente, que puedes ver en la imagen anterior. La pestaa Diseo de formulario En este apartado veremos las opciones ms interesantes de la pestaa de Diseo que aparece cuando entramos en la Vista Diseo del formulario.

    El primer botn que vemos es uno de los ms tiles cuando trabajamos con formularios, permite pasar de una vista a otra

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    Si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo la que estamos describiendo ahora y la Vista Formulario que nos presenta los datos del origen del formulario tal como lo tenemos definido en la vista diseo. Access 2007 introduce la Vista Presentacin que nos permite trabajar casi del mismo modo en que lo hacemos con la Vista de Diseo pero con las ventajas de la Vista Formulario, pues nos muestra a tiempo real los datos del formulario para que nos hagamos una idea aproximada de cmo ser su aspecto final. Tambin podremos acceder a las vistas Tabla dinmica, Hoja de datos y Grfico dinmico, que ya hemos comentado, si previamente lo permitimos en las propiedades del formulario.

    En la seccin Herramientas podrs encontrar el botn Agregar campos existentes, que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante. En la parte central puedes ver la seccin Controles y campos en el que aparecen todos los tipos de controles para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante.

    La seccin Controles y campos Para definir qu informacin debe aparecer en el formulario y con qu formato, se utilizan lo que llamamos controles. Un control no es ms que un objeto que muestra datos, realiza acciones o se utiliza como decoracin. Por ejemplo, podemos utilizar un cuadro de texto para mostrar datos, un botn de comando para abrir otro formulario o informe, o una lnea o un rectngulo para separar y agrupar controles con el fin de hacerlos ms legibles. En el panel Controles y campos de la pestaa Diseo tenemos un botn por cada tipo de controles que se pueden aadir al formulario.

    Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control haciendo doble clic sobre l (aparecer rodeado de una lnea ms oscura), a partir de ese momento se podrn crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botn correspondiente cada vez. Para quitar el bloqueo hacemos clic

    sobre el botn .

    El botn activar o desactivar la Ayuda a los controles. Si lo tenemos activado (como en la imagen) al crear determinado tipo de controles se abrir un asistente para crearlos.

    El resto de la seccin se compone de los siguientes tipos de controles:

    Etiqueta sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente dentro del control o en su propiedad Ttulo.

    Para insertar un hipervnculo tenemos el botn .

    Cuadro de texto se utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado en un campo del origen del formulario. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de texto dependiente porque depende de los datos de un campo y si modificamos el contenido del cuadro en la vista Formulario estaremos cambiando el dato en el origen. Los cuadros de texto tambin pueden ser independientes, por ejemplo para presentar los resultados de un clculo, o para aceptar la entrada de datos de un usuario. Los datos de un cuadro de texto independiente no se guardan en ningn sitio. En la propiedad Origen del control tenemos el

  • nombre del campo de la tabla al que est asociado (cuando es un dependiente) o una frmula de clculo cuando queremos que nos presente el resultado de ese clculo, en este ltimo caso hay que preceder la frmula por el signo de igualdad =.

    Cuadro combinado . En muchos casos, es ms rpido y fcil seleccionar un valor de una lista que recordar un valor para teclearlo. Una lista de posibilidades ayuda tambin a asegurar que el valor que se ha introducido en el campo es correcto. Si no disponemos de suficiente espacio en el formulario para mostrar la lista en todo momento se utiliza un cuadro combinado, ya que el cuadro combinado muestra un slo valor (el almacenado en el campo asociado al control) y si queremos ver la lista, la desplegamos con la flecha que tiene a la derecha. Cuando aadimos un cuadro combinado al rea de diseo, se abre el asistente que nos ayuda a definir el control.

    Cuadro de lista . A diferencia del cuadro combinado en el cuadro de lista la lista de valores aparece desplegada en todo momento. Al igual que los cuadros combinados un cuadro de lista puede tener una o ms columnas, que pueden aparecer con o sin encabezados. Cuando aadimos un cuadro de lista al rea de diseo, se abre el asistente que nos ayuda a definir el control.

    Grupo de opciones Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas. Un grupo de opciones hace fcil seleccionar un valor, ya que el usuario slo tiene que hacer clic en el valor que desee. Slo se puede seleccionar una opcin del grupo a la vez. Las opciones deben ser pocas sino es mejor utilizar un cuadro de lista, o un cuadro combinado en vez de un grupo de opciones. Un grupo de opciones consta de un marco de grupo as como de un conjunto de casillas de verificacin, botones de opcin y botones de alternar. Cuando insertamos en el formulario un grupo de opciones, se abre el asistente que nos ayuda a definir el grupo de opciones.

    Botn de opcin , se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S, el botn tendr este aspecto , sino, este otro .

    Casilla de verificacin , se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor

    S, la casilla tendr este aspecto , sino este otro .

    Botn de alternar , se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado, tambin se puede utilizar para presentar un campo de tipo S/No, si el campo contiene el valor S, el botn aparecer presionado.

    Botn de comando . Un botn de comando permite ejecutar una accin con un simple clic, por ejemplo abrir otro formulario, borrar el registro, ejecutar una macro, etc... Al hacer clic en el botn, no slo se ejecutar la accin correspondiente, sino que tambin parecer que se presiona y se suelta el botn. Tambin tiene un asistente asociado que permite crear botones para realizar ms de treinta acciones predefinidas distintas.

    Control pestaa , se utiliza cuando queremos presentar para cada registro del origen muchos campos que no caben en una sola pantalla y queremos organizarlos en varias pestaas.

    Control imagen para insertar imgenes en el formulario, esta imagen no variar al cambiar de registro.

    Marco de objeto independiente para insertar controles como un archivo de sonido, un documento Word, un grfico, etc... Sern controles que no variarn al cambiar de registro.

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    Marco de objeto dependiente para insertar una imagen u otro objeto que cambia de un registro a otro.

    Salto de pgina , el salto de pgina no tiene efecto en la vista Formulario pero s en la

    vista Preliminar y a la hora de imprimir.

    Lnea para aadir una lnea en el formulario.

    Rectngulo para aadir un rectngulo al formulario.

    Seleccionar controles. Para seleccionar un control basta hacer clic sobre l. Cuando un control est seleccionado aparece rodeado de cuadrados que llamaremos controladores de movimiento (los ms grandes) y controladores de tamao (los ms pequeos) como vemos en la siguiente imagen:

    A veces puede resultar un poco complicado seleccionar controles porque, o bien son demasiado pequeos o finos (como en el caso de las lneas), o porque se encuentran solapados. En estos casos es muy til utilizar la lista desplegable de seleccin de controles que se encuentra en la parte superior de la Hoja de Propiedades que puedes mostrar haciendo clic en el botn Hoja de Propiedades en la pestaa Diseo.

    Seleccionar un control de esta forma es muy sencillo, solo tienes que desplegar la lista y seleccionar el control que te interesa.

    Para seleccionar varios controles hacer clic sobre uno de los controles a seleccionar, mantener pulsada la tecla Maysculas y hacer clic en cada uno de los controles a seleccionar. Si queremos seleccionar varios controles contiguos hay una forma ms rpida: pulsar el botn izquierdo del ratn sobre el fondo del rea de diseo y sin soltarlo arrastrarlo, vemos que aparece dibujado en el rea de diseo un cuadrado, cuando soltemos el botn del ratn, todos los controles que entren en ese cuadrado quedarn seleccionados (no hace falta que el control se encuentre completamente dentro del cuadrado).

    Aadir controles Para aadir al formulario un nuevo campo del origen, debers abrir la Lista de campos haciendo clic en el botn Agregar campos existentes en la pestaa Diseo. En esta ventana aparecen todos los campos del origen del formulario. A

  • continuacin hacer clic sobre el campo a aadir y sin soltar el botn del ratn arrastrar el campo en el rea del formulario hasta el lugar donde queremos que aparezca el campo. Access crear automticamente una etiqueta con el nombre del campo, y un cuadro de texto asociado al campo. Tambin podremos aadir campos de otras tablas distintas a la de origen.

    Si queremos aadir otro tipo de control, como por ejemplo una imagen, utiliza la seccin Controles y campos que hemos visto en el apartado anterior, lo encontrars en la pestaa Diseo. Haz clic sobre el tipo de control que queremos aadir, vers que el cursor ha tomado otra forma, ahora nos posicionamos en el rea del formulario donde queremos definir el control, apretamos el botn izquierdo del ratn y mantenindolo apretado arrastramos el ratn hasta dejar el control del tamao deseado. Copiar controles

    Copiar controles es muy rpido y til si deseas introducir varios contorles de un mismo tipo. Slo tienes que seleccionar el control a duplicar y hacer clic en el botn Copiar de la pestaa Inicio (tambin puedes utilizar la combinacin de teclas Ctrl + C). Luego pgalos en el formulario utilizando el botn Pegar de la pesaa Inicio o la combinacin de teclas Ctrl + V. Este mtodo te ayudar a crear rpidamente varios controles de un mismo tipo sin tener que repetir la operacin de seleccionar el tipo de control que quieres dibujar en el formulario en el cuadro de controles. Ten en cuenta que cuando un control es duplicado, su copia aparece con un nombre diferente. Puedes modificar este nombre haciendo clic derecho sobre l y seleccionando la opcin Propiedades en el men contextual.

    Para mover un control de sitio, seleccionamos el control y movemos un poco el ratn sobre el control hasta que el puntero del ratn tome forma de mano. En ese momento pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado arrastrar el control hasta su posicin definitiva. Cuando seleccionamos un control tambin se selecciona la etiqueta que tiene asociada y se movern tanto el control como su etiqueta. Para mover nicamente su etiqueta mover el ratn encima del controlador de movimiento de la etiqueta y cuando el puntero del ratn toma la forma de un dedo ndice arrastrar la etiqueta. Tambin podemos mover el control sin su etiqueta del mismo modo pero el dedo ndice debe aparecer encima del controlador de movimiento del control. Para mover varios controles a la vez, seleccionarlos y mover uno de ellos, se movern todos. Contina viendo como trabajar con controles en la siguiente pgina...

    Cambiar el tamao de los controles. Para cambiar el tamao de un control seleccionarlo para que aparezcan los controladores de tamao, a continuacin mover el ratn encima de uno de los controladores de tamao, cuando el puntero toma la forma de una flecha doble pulsar el botn izquierdo del ratn y sin soltarlo arrastrarlo hasta que el control tome el tamao deseado. Para cambiar el tamao de varios controles a la vez, seleccionarlos y cambiar el tamao de uno de ellos, se cambiarn todos.

    Con el botn Autoformato que se encuentra en la pestaa Organizar podemos cambiar con un clic el aspecto de nuestro formulario asignndole un diseo de los que tiene Access predefinidos, son los estilos que aparecen tambin en el asistente para formularios.

    Por ltimo podemos aadir ms controles, controles ms complejos con el botn . Trabajar con controles

  • Mdulo presentado por el Prof. Alexis Villarreal ajvillarreal7012@hotmail.com

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    Tambin podemos agregar un subformulario haciendo clic en el botn Subformulario de la pestaa Diseo (junto al resto de los controles). Un subformulario es un formulario que se inserta en otro. El formulario primario se denomina formulario principal, y el formulario dentro del formulario se denomina subformulario. Una combinacin formulario/subformulario se llama a menudo formulario jerrquico, formulario principal/detalle o formulario principal/secundario. Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con una relacin uno a varios. Por ejemplo, podemos crear un formulario para mostrar los datos de la tabla Cursos con un subformulario para mostrar los alumnos matriculados en cada curso. El formulario principal y subformulario de este tipo de formularios estn vinculados para que el subformulario presente slo los registros que estn relacionados con el registro actual del formulario principal (que el subformulario presente slo los alumnos matriculados en el curso activo).

    Adems de poder utilizar la pestaa Organizar para modificar el formato de nuestros formularios podemos aprovechar unas cuantos opciones que nos sern muy tiles para mejorar la presentacin de los objetos que creemos:

    Para alinear varios controles, podemos moverlos uno a uno guindonos por la cuadrcula pero tenemos una opcin del men Formato que nos permite realizarlo de forma ms cmoda. Seleccionamos los controles de la seccin Alineacin: izquierda, derecha, arriba, abajo.

    Podemos utilizar el botn para que los controles se alineen automticamente.

    Utiliza las opciones de la seccin Tamao para ajustar el tamao de los controles. Se procede de la misma forma que para alinear controles, seleccionamos los controles que queremos ajustar y pulsamos la opcin ms adecuada a lo que queremos hacer. Podemos elegir Ajustar, hace el control lo suficientemente grande para que quepa todo su contenido. A la cuadrcula: ajusta a la cuadrcula. Ajustar al ms alto: todos los controles toman la altura del ms alto. Ajustar al ms corto: todos los controles toman la altura del menos alto. Ajustar al ms ancho: todos los controles toman la anchura del ms ancho. Ajustar al ms estrecho: todos los controles toman la anchura del menos ancho. Cuando queremos alinear y dejarlos del mismo tamao es preferible primero ajustar el tamao y despus alinearlos porque a veces al cambiar la anchura se pierde la alineacin. Utiliza la opcin Delimitacin para enlazar dos controles diferentes, de modo que si modificas uno el otro se actualice para cuadrar con el primero.

    Ajustar el espacio entre controles. Si queremos cambiar la distancia entre controles,

  • adems de moverlos libremente por el rea de diseo, podemos utilizar unas opciones de la seccin Posicin. Seleccionamos los controles que queremos ajustar y elegimos la opcin ms adecuada a lo que queremos hacer: dejarlos con el mismo espacio entre controles (Igualar), aumentar el espacio entre todos los controles seleccionados tal como muestra la imagen a la izquierda de la opcin (Aumentar), o reducir ese espacio (Disminuir).

    Tambin podemos hacer lo mismo con el espacio vertical, como dejar el mismo espacio entre controles (Igualar), aumentar el espacio entre todos los controles seleccionados tal como muestra la imagen a la izquierda de la opcin (Aumentar), o reducir ese espacio (Disminuir).

    Los informes

    Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos. La diferencia bsica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe slo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar ms facilmente la informacin y sacar totales por grupos. En esta unidad veremos cmo crear un informe utilizando el asistente y cmo cambiar su diseo una vez creado.

    Introduccin.

    Para crear un informe podemos utilizar a seccin Informess que encontrars en la pestaa Crear:

    Diseo de informe abre un informe en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo no se suele utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoinforme o utilizar el asistente y despus sobre el informe creado modificar el diseo para ajustar el informe a nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms adelante cmo modificar el diseo de un informe.

    Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del informe.

    Informe consiste en crear automticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin.

    Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentacin. Explicaremos a continuacin la forma de crear un informe utilizando el asistente.

    El asistente para informes.

    Para arrancar el asistente para informes haz clic en el botn Asistente para informes que puedes ver en la imagen anterior.

    Aparece la primera ventana del asistente:

  • Mdulo presentado por el Prof. Alexis Villarreal ajvillarreal7012@hotmail.com

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    En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe. Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del cuadro Tablas/Consultas este ser el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del informe esa consulta. A continuacin seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo para seleccionarlo y

    clic sobre el botn o simplemente doble clic sobre el campo.

    Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn y el campo se quita de la lista de campos seleccionados.

    Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn o

    deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn . A continuacin pulsamos el boton Siguiente> y aparece la ventana que puedes ver en la siguiente pgina..

    En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto aadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarn totales de ese grupo. Para aadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo

    por el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botn (o directamente hacer doble clic sobre el campo). En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendr nuestro informe, en la zona central aparecen los campos que se visualizarn para cada registro, en nuestro ejemplo, encima aparece un grupo por poblacin, y encima un grupo por cdigo postal. Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al grupo

  • para seleccionarlo y pulsar el botn .Si queremos cambiar el orden de los grupos

    definidos utilizamos los botones , la flecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el grupo un nivel.

    Con el botn podemos refinar el agrupamiento. Haciendo clic en ese botn aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

    En este cuadro aparecen los distintos grupos que tenemos definidos, y por cada grupo tenemos el campo que define el grupo en Campos de grupo: y el cuadro Intervalos de agrupamiento:, desplegando el cuadro podemos indicar que utilice para agrupar el valor completo contenido en el campo o que utilice la primera letra, las dos primeras, etc... Despus de pulsar el botn Aceptar volvemos a la ventana anterior. Una vez tenemos los niveles de agrupamiento definidos hacemos clic en el botn Siguiente> y pasamos a la siguiente ventana que vers en la siguiente pgina...

    En esta pantalla podemos elegir ordenar los registros por hasta cuatro campos de ordenacin. Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que saldrn en el informe, y elegimos si queremos una ordenacin ascendente o descendente, para elegir una ordenacin descendente hacer clic sobre el botn Ascendente y pasar a ser Descendente.

  • Mdulo presentado por el Prof. Alexis Villarreal ajvillarreal7012@hotmail.com

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    Podemos elegir un tipo de ordenacin diferente en los distintos campos de ordenacin. Para seguir con el asistente hacemos clic sobre el botn Siguiente> y aparece la siguiente ventana:

    En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del informe. Seleccionando una distribucin aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el informe con esa distribucin. En el cuadro Orientacin podemos elegir entre impresin Vertical u Horizontal (apaisado). Con la opcin Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una pgina, se supone que el asistente generar los campos tal como lo dice la opcin. A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece la ventana que podremos ver en la siguiente pgina...

    En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al informe, podemos elegir entre los estilos que tiene definidos Access.

    Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el informe con ese estilo. Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la ltima pantalla del asistente para informes:

  • En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del informe, este ttulo tambin ser el nombre asignado al informe. Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre:

    Vista previa del informe en este caso veremos el resultado del informe preparado para la impresin o bien

    Modificar el diseo del informe, si seleccionamos esta opcin aparecer la ventana Diseo de informe donde podremos modificar el aspecto del informe.

    La vista diseo de informe La vista diseo es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access cmo debe presentar los datos del origen del informe, para ello nos servimos de los controles que veremos ms adelante de la misma forma que definimos un formulario.

    Para entrar en la vista diseo debemos posicionarnos en la ventana Base de datos con el

    informe seleccionado y a continuacin hacemos clic en el botn . Nos aparece la ventana diseo:

    El rea de diseo consta normalmente de cinco secciones: La seccin Encabezado del informe, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del informe. La seccin Encabezado de pgina, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio de cada pgina. La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del informe, o varios registros o uno slo por pgina segn el tipo de informe. Aunque se visualicen varios registros en una pgina, debemos indicar en la seccin Detalle el diseo correspondiente a un slo registro.

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    La seccin Pie de pgina, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final de cada pgina. La seccin Pie de informe, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del informe. Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o pie de pgina y encabezado o pie de pgina del informe que encontrars en la pestaa Organizar: Si quitamos las secciones perderemos todos los controles definidos en ellas. Para abrirlas, slo tenemos que volver a seleccionar la opcin.

    Alrededor del rea de diseo tenemos las reglas que nos permiten medir las distancias y los controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a colocar los controles dentro del rea de diseo. Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos en la seccin Mostrar u ocultar las opciones Regla y Cuadrcula respectivamente, en la imagen anterior puedes ver estas opciones.

    La pestaa Diseo de informe Si has entrado en diseo de informe podrs ver la pestaa de Diseo que muestra las siguientes opciones:

    Esta barra la recuerdas seguro, es muy parecida a la que estudiamos en los formularios. A continuacin describiremos los distintos botones que pertenecen a esta barra. El primer botn nos permite pasar de una vista a otra, si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo la que estamos describiendo ahora, la Vista Presentacin que muestra un hibrido entre la vista Informes y Diseo y finalemente la Vista Informes que muestra el informe en pantalla. La Vista Preliminar nos permite ver cmo quedar la impresin antes de mandar el informe a

    Haciendo clic en el botn Agregar campos existentes hars aparecer y desaparecer el cuadro lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante.

    El botn permite modificar los niveles de agrupamiento como veremos ms adelante.

    Todo informe tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esa pgina

    de cdigo haciendo clic sobre el botn .

    Con el botn hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del

    control seleccionado. Las propiedades del informe son parecidas a las de un formulario.

    Recuerda que siempre podemos acceder a la ayuda de Access haciendo clic en el botn .

    La seccin Controles y campos

  • impresora.

    Para definir qu informacin debe aparecer en el informe y con qu formato, se pueden utilizar los mismos controles que en los formularios aunque algunos son ms apropiados para formularios como por ejemplo los botones de comando. En la pestaa Diseo encontrars los mismo controles que vimos en el tema anterior:

    Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control haciendo doble clic sobre l (aparecer rodeado de una lnea ms oscura), a partir de ese momento se podrn crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botn correspondiente cada vez. Para quitar el bloqueo hacemos clic

    sobre el botn . El cuadro incluye los siguientes tipos de controles:

    Etiqueta sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente dentro del control o en su propiedad Ttulo.

    Para insertar un hipervnculo tenemos el botn .

    Grupo de opciones Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas. Se suele utilizar ms en formularios, para ms detalle repasar la unidad de formularios.

    Botn de alternar , se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No, si el campo contiene el valor S, el botn aparecer presionado.

    Botn de opcin , se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S, el botn tendr este aspecto , sino, este otro .

    Casilla de verificacin , se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No. Si el

    campo contiene el valor S, la casilla tendr este aspecto , sino, este otro .

    Cuadro de texto se utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado en un campo del origen del informe. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de texto dependiente porque depende de los datos de un campo. Los cuadros de texto tambin pueden ser independientes, por ejemplo para presentar los resultados de un clculo. En la propiedad Origen del control tenemos el nombre del campo de la tabla al que est asociado (cuando es un dependiente) o una frmula de clculo cuando queremos que nos presente el resultado de ese clculo, en este ltimo caso hay que preceder la frmula por el signo de igualdad =.

    Cuadro combinado , Cuadro de lista , Grupo de opciones , Botn de comando y

    Control pestaa . Se suelen utilizar ms en formularios, para ms detalle repasar la unidad de formularios.

    Control imagen para insertar imgenes en el informe, esta imagen no variar al cambiar

    de registro.

    Marco de objeto independiente para insertar controles como un documento Word, un grfico, etc... Sern controles que no variarn al cambiar de registro.

    Marco de objeto dependiente para insertar una imagen u otro objeto que cambia de u

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    registro a otro.

    Salto de pgina , el salto de pgina produce un cambio de pgina aunque no se haya llegado al final de la pgina.

    Tambin podemos agregar un sub informe . Un subinforme es un informe que se inserta en otro. El informe primario se denomina informe principal, y el informe dentro del informe se denomina sub informe. Una combinacin informe/subinforme se llama a menudo informe jerrquico, informe principal/detalle o informe principal/secundario. Funciona de forma idntica a los subformularios que vimos en el tema anterior.

    Lnea para aadir una lnea en el informe.

    Rectngulo para aadir un rectngulo al

    informe.

    Por ltimo podemos aadir ms controles, ms complejos con el botn

    . Puesto que el manejo de los controles en informes es idntico al de los controles de un formulario, si tienes alguna duda sobre cmo aadir un control, cmo moverlo de sitio, copiarlo, cambiar su tamao, cmo ajustar el tamao o la alineacin de varios controles, repasa la unidad anterior.

    Glosario N1

    1. Base de datos 2. Tabla 3. Campo 4. Registro 5. ndice 6. Relaciones 7. Consulta 8. Formularios 9. Plantilla 10. Diseo

    Glosario N2

    1. Etiquetas 2. Informes 3. Asistente 4. Macro 5. Hoja de datos 6. Controles 7. Hoja de propiedades 8. Autoformato 9. Tipos de datos 10. Mascara

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