MANUAL PROCEDIMIENTOS 2002 - Cruz ??manual de procedimientos octubre 2002 1.1 manual de procedimientos

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  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA

    OFICINAS Y CENTROS DE CRUZ ROJA ESPAOLA

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    ______________________________________________________________________________________ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OCTUBRE 2002

    MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OFICINAS Y CENTROS DE CRUZ ROJA ESPAOLA

    I N D I C E

    Pginas INTRODUCCIN

    1. MANTENIMIENTO MANUAL ................................................................... 1.1 2. RECOMENDACIONES GENERALES ........................................................ 2.1 2.5 3. INMOVILIZADO MATERIAL ..................................................................... 3.1 3.3 4. INMOVILIZADO INMATERIAL ................................................................ 4.1 5. EXISTENCIAS ................................................................................................. 5.1 5.3 6. INMOVILIZADO FINANCIERO ................................................................. 6.1 6.2 7. INGRESOS DIVERSOS .................................................................................. 7.1 7.7 8. TESORERIA: Caja, Bancos y Tesorera compartida .................................. 8.1 8.4 9. COMPRAS Y GASTOS .................................................................................. 9.1 9.3

    10. PRESTAMOS .................................................................................................. 10.1 10.2 11. PROVISIONES, CONTINGENCIAS Y COMPROMISOS ........................ 11.1 11.2 12. FONDO SOCIAL, RESERVAS Y RESULTADOS

    PENDIENTES DE APLICACIN................................................................. 12.1 13. CUENTAS CORRIENTES INTERNAS ....................................................... 13.1 13.2 14. PERSONAL ..................................................................................................... 14.1 14.3 15. ORGANISMOS PUBLICOS HACIENDA PUBLICA SEGURIDAD SOCIAL ................................................................................... 15.1 15.2 16. INVERSIONES FINANCIERAS TEMPORALES ....................................... 16.1 16.2 17. SUBVENCIONES: .......................................................................................... 17.1 17.16

    17.1 Subvencin Programa Operativo Plurirregional. Red Interlabor@ 17.2 Subvencin con cargo al 052% de IRPF

    18. DONACIONES .............................................................................................. 18.1 19. CUENTAS A COBRAR OTROS DEUDORES ........................................ 19.1 19.2 20. CUENTAS A PAGAR OTROS ACREEDORES ...................................... 20.1 21. AJUSTES POR PERIODIFICACION PASIVO .......................................... 21.1 22. CONSOLIDACIN ....................................................................................... 22.1 22.2 23. OFICINAS LOCALES ................................................................................... 23.1 23.2 24. ASPECTOS A CONSIDERAR AL CIERRE DE CADA EJERCICIO ...... 24.1 24.4 25. COOPERACIN INTERNACIONAL. CONTRIBUCIN DE LA RED TERRITORIAL ........................................................................ 25.1 25.3 26. RELAIN DE MODELOS Y ANEXOS INCLUIDOS EN EL MANUAL ......................................................................................... 26.1

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    MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ===========================

    I N T R O D U C C I O N Una vez que todas las Oficinas y Centros de Cruz Roja Espaola han sido objeto de auditora y, en base a las deficiencias detectadas, se hace necesario el contar con un Manual de Procedimientos en el que se incluyan los controles, procedimientos y modelos que contribuyan a conseguir un ambiente de control adecuado, logrando la unificacin y homogeneizacin en todas las reas funcionales de Cruz Roja. Sin duda, una correcta implantacin de los procedimientos que en pginas posteriores se relacionan, contribuirn a una mejora en la gestin y un refuerzo en el control econmico-financiero. Por otro lado, se ha intentado incluir en este Manual todos aquellos procedimientos que se consideran mnimos para conseguir un adecuado ambiente de control interno. No obstante este Manual es abierto, por lo que en el futuro se podrn incorporar nuevos procedimientos que puedan considerarse necesarios o que puedan contribuir a mejorar los ya implantados. Sealar, por otro lado, que tanto las caractersticas tan particulares de la Institucin como la relacin que existe entre el coste de implantacin de un determinado procedimiento y el beneficio a obtener por ese procedimiento, hacen que en determinados casos se haga necesario evaluar la implantacin o no de uno o varios de los procedimientos que en hojas posteriores se relacionan, si el coste de su implantacin supera al beneficio que se desea. Igualmente, al tratarse de un Manual abierto, las sugerencias y comentarios que deseen hacerse al mismo desde la red territorial sern tenidas en cuenta y, en su caso, incorporadas al mismo.

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    1.1

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    1. MANTENIMIENTO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS El mantenimiento del Manual de Procedimientos ser responsabilidad del Servicio de Contabilidad (Jefe de servicio si lo hubiese) as como el control del cumplimiento de las instrucciones que emanan del mismo. El Jefe de contabilidad, si existe, o el Servicio de Contabilidad, en todo caso, guardar las hojas sustituidas en una carpeta de modificaciones a fin de poder volver sobre la informacin anterior ante cualquier eventualidad que se presente. Toda modificacin que pueda surgir, se remitir para su inclusin en el Manual, procediendo a sustituir la/s hoja/s modificada/s.

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    2.1 2. RECOMENDACIONES GENERALES Como paso previo a las especificaciones propias de cada rea, enumeramos una serie de recomendaciones generales, que podemos resumir en los siguientes puntos: 1. La contabilidad deber llevarse de acuerdo con el Plan General de Contabilidad de Cruz Roja

    Espaola, adaptado para las Oficinas y Centros. 2. Debern prepararse estados financieros mensuales (Balances de Situacin y Cuentas de

    Prdidas y Ganancias). 3. Debera establecerse un organigrama funcional de cada Oficina/Centro, de tal forma que

    quede claramente fijado el nivel de responsabilidades, la asignacin de las funciones de autorizacin, custodia y registro, estableciendo una adecuada segregacin de funciones y donde se muestre de forma clara y concisa las responsabilidades y las relaciones de los distintos niveles de la Oficina/Centro. El organigrama funcional nos ofrecer una visin resumida e inmediata de la organizacin establecida y, en fin, de la divisin del trabajo.

    4. Las funciones contables y de tesorera debern estar separadas claramente, de tal forma que

    la misma persona no ostente la responsabilidad de ambas funciones. 5. Todas las Oficinas y Centros de Cruz Roja debern proceder a la creacin y puesta en

    funcionamiento de aquellos comits y comisiones establecidos como obligatorios en los Estatutos de Cruz Roja, Reglamento General Orgnico y Reglamento General de los establecimientos sanitarios de Cruz Roja Espaola. Igualmente, proceder a la constitucin de otras comisiones que, no siendo obligatorias, puedan contribuir a la mejora del control econmico financiero y de la gestin. En todos los casos habr que tener en cuenta los siguientes extremos: Hospitales y Centros Sanitarios: JUNTA DE GOBIERNO - Es el rgano colegiado de superior rango en la direccin del Centro. - Se deber reunir, con carcter ordinario, al menos cuatro veces al ao y con carcter

    extraordinario, cuando lo decide el Presidente por s o a propuesta de un tercio de sus miembros o del Director del Centro.

    - El Secretario de la Junta ser el encargado de redactar el acta de cada una de las sesiones, debiendo custodiar el libro de actas.

    - Una copia del acta de cada reunin ser remitida por el Secretario de la Junta a la Oficina Central.

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    2.2

    JUNTA TECNICO-SANITARIA - Es el rgano consultivo de la Junta de Gobierno y del Director. - Deber reunirse al menos una vez al trimestre, una de ellas necesariamente para informar

    del Plan Econmico del Centro. - Sern miembros natos el Director, el Subdirector y los responsables de Enfermera y

    Administracin. - Los informes propuestos de esta Junta Tcnico-Sanitaria sern trasladados a la Junta de

    Gobierno.

    Oficinas Territoriales: - Las reuniones de los rganos colegiados de asesoramiento, rganos de gobierno y de los

    rganos de control, debern contar con el acta que deber levantar el Secretario de la misma. Estas actas debern prepararse por triplicado, custodiando una en el libro de actas, enviando otra al Presidente del rgano superior y por ltimo, remitiendo otra a la Oficina Central.

    - Las reuniones de estos rganos sern, por analoga, las mismas que las reuniones que deban celebrarse en cuantos rganos colegiados y comisiones puedan existir en la Oficina.

    COMITES LOCALES, COMARCALES, PROVINCIALES Y AUTONOMICOS - Se reunirn, con carcter ordinario, al menos dos veces al ao y, con carcter

    extraordinario, cuando lo convoque su Presidente por decisin propia o a solicitud, como mnimo de un tercio de sus componentes.

    COMISIN DE CONTROL PRESUPUESTARIO Y COMIT DE DIRECCION - Aunque la creacin y posteriores reuniones de estos rganos no es obligatoria, en el caso

    de que fueran creados, deber quedar constancia escrita en actas, tanto de su creacin como de las posteriores reuniones que puedan realizarse. Igualmente, deber remitirse copia a Oficina Central y custodiarse en la propia Oficina otra copia.

    COMISIN DE FINANZAS - La Comisin de Finanzas, que deber estar constituida en los mbitos autonmicos y

    provincial, se ocupa de los presupuestos y de los aspectos financieros y contables, es un rgano de asesoramiento y control.

    - Del acta de su constitucin as como de todas las reuniones que se produzcan deber quedar constancia escrita. Una copia se custodiar en la Oficina en el Libro de Actas abierto al efecto y otra copia se remitir a la Oficina Central.

    - El acta de cada reunin ser aprobada en la reunin posterior que se celebre.

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    2.3 COMISIN DE GARANTAS DE DERECHOS Y DEBERES

    - Se ocupa de la resolucin de conflictos motivados por infracciones contra los Principios Fundamentales de la Cruz Roja o por transgresiones de derechos y deberes en el mbito de la Institucin por miembros de Cruz Roja Espaola o de los rganos de Gobierno de la Institucin en todos los mbitos territoriales.

    - En los mbitos autonmicos y provinciales podrn constituirse estas Comisiones por decisin de la Comisin Nacional.

    - De cada reunin quedar constancia escrita en un acta. Esta acta ser aprobada en la reunin posterior que se celebre.

    6. Todas las Actas debern estar debidamente firmadas por las personas que en cada caso

    ostenten la necesaria representacin de las mismas. 7. La Comisin de Finanzas o el rgano colegiado de Gobierno correspondiente, sern los

    encargados de fijar las normas y criterios en cuanto a nivel de autorizaciones, aprobaciones, contratacin de personal y, en general, todas aquellas que puedan influir sobre la gestin de cada Oficina/Centro. Este nivel de autorizaciones y aprobaciones establecido deber respetarse escrupulosamente, quedando constancia escrita de los mismos.

    8. Implantacin de los procedimientos, normas y formularios recogidos tanto en este Manual

    como en el que emiti la Intervencin General de la Administracin del Estado (IGAE) y que obra en poder de todas las Oficinas Territoriales.

    9. Deber establecerse un adecuado sistema de archivo de documentos y/o justificantes econmico-contables generados por la Oficina/Centro. Sera recomendable el establecimiento de un sistema de archivo en el que todos los documentos y/o justificantes se numeren de forma correlativa utilizando para ello cualquier criterio que facilite su localizacin. (Nmeros que automticamente asigne el ordenar, nmero de asiento, etc.). Todos estos documentos y/o justificantes as numerados se archivarn en carpetas A-Z ordenados de menor a mayor, adjuntando a cada hoja de codificacin todos los documentos que soporten el/los asiento/s incluido/s en la misma, de tal forma que se facilite su localizacin para consultas, modificaciones, etc.

    10. Como regla general y para todo tipo de cuentas, se utilizar obligatoriamente el denominado

    Principio del devengo como norma a seguir, es decir, contabilizar un ingreso o gasto en el momento en que se produce y no cuando se produce la corriente financiera del cobro o pago.

    11. Igualmente, todas las Oficinas/Centros, debern aplicar de forma ineludible, los principios de

    contabilidad generalmente aceptados:

    Principio de prudencia: Slo se contabilizarn los beneficios realizados al cierre del ejercicio. Por el contrario, los riesgos previsibles y las prdidas eventuales con origen en el ejercicio o en otro anterior, debern contabilizarse tan pronto sean conocidos, distinguiendo entre los reversibles o potenciales de los irreversibles o realizados.

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    2.4 Principio del registro: Los hechos econmicos deben registrarse cuando nazcan los

    derechos u obligaciones que los mismos originen. Principio del precio de adquisicin: Como norma general, todos los bienes y derechos se

    contabilizarn por su precio de adquisicin o coste de produccin. Principio de correlacin de ingresos y gastos: El resultado del ejercicio estar constituido

    por los ingresos de dicho periodo menos los gastos del mismo realizados para la obtencin de aquellos, as como todos aquellos beneficios y/o prdidas no relacionados claramente con la actividad.

    Principio de no compensacin: En ningn caso podrn compensarse las partidas del

    activo y del pasivo del balance ni los gastos e ingresos que componen la cuenta de resultados.

    Principio de uniformidad: Adoptado un criterio en la aplicacin de los principios

    contables, deber mantenerse en el tiempo y aplicarse a todos los elementos patrimoniales que tengan las mismas caractersticas.

    Principio de importancia relativa: Podr administrarse la no aplicacin estricta de

    algunos principios contables siempre y cuando la importancia relativa en trminos cuantitativos de la variacin sea escasamente significativa.

    Principio de empresa en funcionamiento: La gestin de la Oficina/Centro, tiene

    prcticamente una duracin ilimitada. 12. La Comisin de Control Presupuestario, si est creada, deber reunirse de forma peridica.

    Debe ser la encargada de la autorizacin de las diferentes compras en base a presupuestos, establecimiento de criterios contables, dietas, etc...

    13. Las plizas de seguros se debern archivar y custodiar en un archivo abierto al efecto. En

    caso de considerarse conveniente (turismos, ambulancias, vehculos adaptados, etc.)la custodia en el vehculo para los casos de existencia de algn siniestro, se utilizarn fotocopias de los documentos originales. De esta forma se evitarn prdidas de documentacin y desconocimiento de importes pagados y riesgos cubiertos.

    14. Todos los gastos e inversiones debern acomodarse al presupuesto ordinario anual aprobado

    al comienzo del ejercicio. 15. Las cuentas de Partidas Pendientes de Aplicacin (Cta. 555 del PGC.-CRE.) deber

    utilizarse slo de modo extraordinario, investigando la naturaleza de los conceptos incluidos en la misma y traspasando, lo ms rpidamente posible, esos importes a sus cuentas correspondientes. Al cierre de cada ejercicio su saldo debe ser cero.

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    2.5 16. Al cierre del ejercicio y en las fechas que se determine desde Oficina Central, deber

    procederse al cierre del ejercicio, obteniendo el Balance de Situacin de la Oficina (consolidado) y de cada Centro, as como las correspondientes cuentas de resultados.

    17. En caso de existencia de gastos e ingresos de otros ejercicios y/o extraordinarios, deber

    establecerse un criterio que se aplicar de manera uniforme en sucesivos ejercicios, para su contabilizacin en una u otra cuenta. Igualmente deber dejarse constancia de su concepto, tanto en el asiento contable como en el documento que soporte el mismo. De esta forma, su agrupacin por conceptos al cierre se facilitar notablemente.

    18. Los asientos contables a introducir debern estar firmados por la persona que los prepara y

    autorizados por persona responsable. Antes de proceder a actualizar los asientos codificados debern ser revisados (en base al listado de diario) y autorizados, una vez verificada su correcta grabacin. Se dejar evidencia escrita (mediante sello de caucho) de la fecha de grabacin, persona que lo graba y persona que lo autoriza.

    19. Una vez obtenido el Balance definitivo, se proceder a su inclusin en la aplicacin SICRE

    (Sistema de Informacin de CRE). Una vez cumplimentado el manual SICRE, y en las fechas que se determine desde Oficina Central, se remitir a sta en soporte magntico.

    20. Igualmente, al cierre del ejercicio, en base a los controles presupuestarios que cada

    Oficina/Centro debe obtener y analizar, se proceder a incluir en la aplicacin SICRE o en hojas separadas, las explicaciones a las desviaciones producidas en las diferentes cuentas de resultados. A la fecha de emisin de este Manual (Enero 1999), la desviacin a explicar esta establecida en aquellas que supere el 10%. No obstante este porcentaje podr variar en ejercicios futuros comunicndose oportunamente desde Oficina Central.

    21. El acceso a los equipos informticos deber estar restringido exclusivamente a aquellas

    personas para las que, en base a sus funciones, necesiten acceder a los mismos. 22. Sealar, por ltimo, que cuando se habla de Archivo individualizado preparado al efecto,

    se entiende que esto significa que la documentacin objeto de archivo se encuentra en algn tipo de carpeta, A-Z, memorando, etc. en el que la custodia es adecuada y es fcilmente accesible, tanto para el propio personal del Departamento de Contabilidad como para la Direccin/Gerencia de la Oficina/Centro como para terceras personas (auditora externa, interna, IGAE, etc.). Por tanto cuando se cita esta denominacin debe entenderse que se trata de cualquier tipo de custodia de documentos que, segn los casos, podra variar en base a espacio fsico, ubicacin del Departamento de Contabilidad, etc., pero que, en definitiva, persigue el fin de informar adecuadamente.

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    3.1 3. INMOVILIZADO MATERIAL Y AMORTIZACIONES Descripcin General del rea La caracterstica esencial de este rea es que su vida til alcanzar un nmero determinado de aos; en consecuencia, su coste no se imputa como gasto del ejercicio en que se activa, sino que se distribuye a lo largo de todo el periodo de su vida til esperada. La depreciacin calculada sobre la base de coeficientes definidos para hacer efectiva su distribucin se cargar como gasto de cada periodo contable por ser la parte de coste necesario para la obtencin de los ingresos derivados del empleo del inmovilizado material. Los gastos ocasionados por la adquisicin o mejora de elementos de inmovilizado material son una inversin capitalizable y no se cargan como gastos del ejercicio en que se producen, si no que se reparten a lo largo del periodo de utilizacin, como se ha indicado anteriormente. No obstante los gastos de mantenimiento de esos mismos bienes s corresponden al ejercicio y deben cargarse a resultados a medida que se van produciendo, en base al principio del devengo. Procedimientos 1. La Oficina/Centro deber confeccionar un inventario de todo el inmovilizado material

    propiedad de la misma. Una vez elaborado este inventario, se debera abrir un archivo mediante fichas individuales para cada uno de los elementos en el que se deber especificar claramente su descripcin y ubicacin, fecha de adquisicin, valor de coste, coeficiente anual de amortizacin, amortizacin acumulada, valor neto, etc. (Anexo 3.1) En cualquier caso, la existencia de aplicaciones informticas de inmovilizado y amortizaciones podrn suplir la realizacin manual de estas fichas individualizadas. No obstante, cada Oficina/Centro, en base a las herramientas informticas de que disponga o pueda disponer en un futuro, utilizar stas para un efectivo control del inmovilizado.

    2. Los elementos de inmovilizado debern registrarse, siguiendo principios de contabilidad

    generalmente aceptados, a su valor de coste o al valor de mercado, el menor de los dos. 3. Todos los elementos que componen el inmovilizado material debern amortizarse en base a

    los coeficientes legales que fijan las tablas de amortizacin, excepto los terrenos, que no se amortizan. (Anexo 3.2)

    4. Cualquier plan de amortizacin acelerada que suponga coeficientes de amortizacin

    superiores a los legalmente establecidos en las tablas, deber contar con la autorizacin de la Oficina Central de Cruz Roja.

    5. Igualmente, en el caso de prdidas de valor del inmovilizado material, podr procederse a

    provisionar esa prdida, independientemente de la amortizacin que corresponda en cada ejercicio. Esta depreciacin del inmovilizado material tambin se podr dotar para los Terrenos, en el caso de una prdida significativa en su valor contabilizado.

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    3.2

    Estas prdidas de valor debern estar documentadas adecuadamente y se dotarn cuando sean ciertas o probables, adems de ser reversibles y susceptibles de valoracin razonable. En cualquier caso, la suma de las amortizaciones acumuladas ms las provisiones dotadas, nunca podr ser superior al valor de coste (contabilizado) del elemento en cuestin.

    6. Deberan realizarse inventarios peridicos como mnimo una vez al ao, de todos los

    elementos del inmovilizado material, para as detectar la falta de alguno de ellos o posibles obsolescencias. Para facilitar ese inventario y la identificacin de los distintos elementos, se deberan numerar stos de forma que se hiciera ms sencilla su localizacin. (Anexo 3.3) Igualmente y en base a las fichas individualizadas de cada elemento, debern actualizarse stas en funcin de los resultados obtenidos del inventario.

    7. Los elementos del inmovilizado totalmente amortizados deben estar incluidos en los inventarios fsicos que se realicen y, por tanto, en el inventario de inmovilizado que se obtenga cada ejercicio. A efectos de un mejor control sobre estos elementos de inmovilizado, deber abrirse un archivo individualizado en el que se incluyan todos los elementos en esta situacin y los documentos soporte correspondientes: copia de ficha de inmovilizado individualizada, fotocopia de la factura, copia, en su caso, de la concesin de la subvencin en capital que financi su adquisicin, copia de cualquier otro documento que justifique mejoras posteriores, etc. Este archivo de elementos totalmente amortizados se actualizar anualmente al cierre de cada ejercicio, incorporando toda la documentacin referida a los nuevos elementos que se incorporen por estar amortizados en su totalidad. Estos datos se incorporarn en la aplicacin SICRE en el formulario habilitado para ello.

    8. En el caso de que se produzcan bajas de elementos de inmovilizado, deber darse tambin de

    baja a la amortizacin acumulada de ese elemento y, en su caso, la posible provisin que pudiera existir. Se abrir un archivo de bajas, donde se incluyan las fichas individuales de los elementos dados de baja y su documentacin soporte.

    9. Debera establecerse por parte de la Comisin/Junta correspondiente de la Oficina/Centro, el

    criterio que establezca el importe mnimo a partir del cual se considerar como inmovilizado y por debajo del cual se considerar gasto del ejercicio. Es importante que este criterio, una vez establecido, se aplique de forma uniforme en los siguientes ejercicios.

    10. Todas las compras y/o reposiciones de elementos de inmovilizado que sean de importes

    elevados debern estar autorizados por la Comisin de Control Presupuestario o Junta de Gobierno, que someter el tema, a su vez, a la aprobacin de la Comisin de Control Presupuestario de la Oficina Central, segn las normas que en cada momento se puedan establecer desde la misma.

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    3.3 11. Todos los elementos del inmovilizado tales como solares, terrenos, locales, edificios, etc.,

    debern estar registrados a nombre de Cruz Roja Espaola, custodiando en archivos individualizados los soportes documentales legales, tales como escrituras, inscripcin en el registro, escrituras de hipotecas, etc. En el formulario correspondiente de la aplicacin SICRE se tendrn que relacionar todos aquellos bienes que estn sujetos a garantas, litigios y situaciones anlogas.

    12. Los criterios de valoracin y amortizacin de cualquier elemento del inmovilizado, una vez

    establecidos, se aplicarn de forma uniforme a lo largo de la vida til del elemento. 13. En caso de que se produzcan donaciones de elementos de inmovilizado, se dar de alta

    cargando en la cuenta de inmovilizado que corresponda, a su valor venal de mercado estimado, abonando a una cuenta de ingresos diferidos o de subvenciones, segn se d todo en el ejercicio como ingreso o se distribuya entre varios ejercicios. Anualmente, se considerar como ingreso la parte que corresponda, segn los criterios que se hayan fijado.

    14. Es necesario establecer los procedimientos en cuanto a autorizaciones de adquisiciones y de

    bajas que se produzcan en los elementos que configuran este rea. Sera aconsejable que este tema fuese abordado por el Comit de Direccin o Comisin de Control Presupuestario o la Junta de Gobierno de cada Oficina/Centro definiendo las autorizaciones necesarias para cada adicin o retiro.

    15. Si se produjera la cesin, para su uso, de algn elemento de inmovilizado material (edificio,

    local, vehculo, etc.), se deber considerar como elemento de inmovilizado en los inventarios fsicos, pero sin ningn tipo de valoracin. Si se aplican a esos elementos mejoras y/o incorporaciones que, por lo elevado de su importe, se considere necesario periodificar e imputar como gasto en varios ejercicios, se adoptar el criterio de amortizar esas adiciones en el mismo periodo de tiempo que dure la cesin del elemento de inmovilizado. Evidentemente, se aplicarn los mismos criterios de archivo, contabilizacin, etc., que para el resto del inmovilizado material. No obstante, en este caso, deber incluirse tambin la escritura pblica de cesin o copia compulsada del acuerdo del organismo que lo cede en uso.

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    4.1 4. INMOVILIZADO INMATERIAL Descripcin general El inmovilizado inmaterial comprende conceptos tales como aplicaciones informticas, patentes, marcas comerciales, derechos de autor, franquicias y elementos adquiridos por arrendamiento financiero, pero no los gastos amortizables. Cuando se inmovilice un activo inmaterial para recuperarlo con una corriente de ingresos futuros ser necesario comprobar si es o no razonable que tales rendimientos vayan a obtenerse efectivamente. Procedimientos 1. La valoracin de los activos que configuran el inmovilizado inmaterial se realizar al cierre

    del ejercicio, en base a documentos soporte. Igualmente deber mantenerse un inventario actualizado de elementos del inmovilizado inmaterial.

    2. Para el clculo de las amortizaciones, altas, bajas, etc., se seguirn los mismos criterios que los

    establecidos para el Inmovilizado Material (punto 3 anterior). 3. El periodo mximo de amortizacin se establece en cinco (5) aos. 4. Para cada elemento que se active, deber llevarse ficha individualizada, en la que se incluyan

    todos los movimientos que se produzcan en el periodo de vida til. A esta ficha se adjuntar el documento soporte de coste histrico y toda aquella documentacin que justifique los importes contabilizados.

    5. Habitualmente, los activos integrantes del inmovilizado inmaterial se valorarn por su precio

    de adquisicin o coste de su obtencin, debidamente justificada y soportada. 6. Igualmente, en el caso de prdidas de valor del inmovilizado inmaterial, podr procederse a

    provisionar esa prdida, independientemente de la amortizacin que corresponda en cada ejercicio. Estas prdidas de valor debern estar documentadas de manera adecuada y se dotarn cuando sean ciertas o posibles, adems de ser reversibles y susceptibles de una valoracin razonable.

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    5.1 5. EXISTENCIAS Descripcin general Las existencias son el activo circulante por excelencia, estando sujetas, en general, a una gran movilidad. Se incluirn dentro de este concepto todos aquellos elementos que por su naturaleza sean inventariables pero no supongan un inmovilizado, es decir, bienes que se poseen para su venta o utilizacin en el curso ordinario de la explotacin. Procedimientos 1. Los bienes comprendidos dentro del epgrafe de existencias se valorarn a su precio de

    adquisicin (precio en factura ms todos los gastos necesarios que se puedan devengar o se hacen necesarios hasta su ubicacin en el almacn). Los impuestos indirectos que graven las existencias, al no ser recuperables, se incluirn como un mayor coste de adquisicin. Si el precio de adquisicin es superior al de mercado, se valorar a este ltimo, es decir, siempre la valoracin de realizar al menor precio.

    2. Para un mejor control de estos materiales inventariables, sera conveniente llevar unas fichas

    de control de inventarios individualizados para cada artculo o conjunto de artculos, en las que se incluyan los movimientos producidos. Estas fichas individuales se cuadrarn, peridicamente, con los inventarios fsicos realizados y con las cuentas contables donde se encuentren valoradas. (Anexo 5.1) En cualquier caso, la existencia de aplicaciones informticas de control de almacenes, podr suplir la realizacin manual de las fichas individualizadas as como las fichas de entradas y salidas de productos en almacenes. No obstante, cada Oficina/Centro, en base a las herramientas informticas de que disponga o pueda disponer en un futuro, utilizar stas para un efectivo control de las existencias en almacenes, as como de las entradas y salidas que se produzcan en los mismos.

    3. Cuando el valor de mercado de un bien sea inferior a su precio de adquisicin o a su coste de produccin, se proceder a efectuar las correcciones valorativas necesarias, dotando la correspondiente provisin por depreciacin de existencias. En el caso de que la depreciacin sea irreversible, se modificar el criterio de valoracin de las existencias, procediendo a valorarlas a ese menor valor (justificado de forma adecuada). Estas provisiones y/o modificaciones a valores debern estar debidamente autorizadas por persona responsable.

    4. En el caso que los bienes comprendidos en las existencias no tengan un precio de adquisicin

    identificable de modo individualizado, se adoptar con carcter general el precio medio o coste medio ponderado. Los mtodos de valoracin FIFO (primera entrada, primera salida), LIFO (ltima entrada, primera salida) u otros anlogos son tambin aceptados.

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    5.2 5. Peridicamente y en especial al cierre del ejercicio, debern realizarse inventarios fsicos de

    todas las existencias de la Oficina/Centro, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones para la toma de inventarios:

    Instrucciones detalladas, a ser posible por escrito, para una correcta realizacin del mismo

    y su amplitud. Inventario fsico realizado por personal distinto del encargado de su custodia y control. Se realizar un adecuado corte de operaciones, con instrucciones claras sobre el

    tratamiento a dar a las distintas situaciones que se puedan producir. A saber: a) Todo lo recibido antes del cierre del ejercicio se ha incluido en la cuenta de existencias

    y se ha reconocido su pasivo b) Todo lo expedido antes del cierre del ejercicio se ha dado de baja de la cuenta de

    existencias, se ha contabilizado como ventas y como un derecho de cobro. c) Todo lo recibido despus del cierre no se ha incluido como existencias ni se ha

    reconocido ningn pasivo. d) Todo lo suministrado despus del cierre, est incluido en inventarios y no se ha

    contabilizado como ventas y deudores. Deber dejarse constancia escrita de los conteos de existencias realizados, custodindose stos, junto con las directrices de la tarea de inventarios, las incidencias surgidas y los inventarios definitivos valorados en un archivo abierto al efecto. (Anexo 5.2).

    6. Las diferencias que puedan surgir entre los importes contabilizados y los obtenidos de los inventarios fsicos debern ser analizados para su explicacin y realizacin de los ajustes necesarios, una vez autorizados por persona responsable

    7. Para un mejor control, deber existir un nico almacn donde estn guardadas todas las

    existencias colocadas de forma ordenada y por grupos homogneos para facilitar as su localizacin y conteo.

    8. Deber existir una adecuada segregacin de funciones, de tal forma, que las funciones de

    custodia, peticin, autorizacin, recepcin, expedicin, y registro se hagan por personas diferentes. Por lo tanto se hace necesario el nombramiento de una persona encargada del almacn que se responsabilice de una correcta ordenacin y de las entradas y salidas de existencias. Esta persona ser distinta de la encargada de autorizar las compras y de realizar los inventarios fsicos.

    9. Para los movimientos fsicos de existencias que se produzcan, tanto de entradas como de

    salidas, debern utilizarse documentos prenumerados en los que debern figurar, como mnimo, la fecha del movimiento, referencia del producto y nmero de unidades que entran o salen. Para las entradas, deber obrar en poder de la persona que lo recibe, copia de la orden de compra sin valorar, para comprobar la cantidad y calidad del material recibido. Peridicamente se revisarn las secuencias numricas para detectar saltos en la misma y analizar stas: anulaciones, errores, etc. Este documento deber ir firmado por la persona que recibe la mercanca y/o por el encargado del almacn.

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    5.3 Para las salidas el documento de envo deber estar aprobado por las personas autorizadas al efecto. De la misma manera, deber obtenerse copia firmada del documento de envo, como acuse de recibo de los materiales entregados. Peridicamente se verificar la numeracin correlativa, para detectar posibles saltos en la secuencia y analizarlos: anulaciones, errores, etc. Igualmente sera conveniente el establecimiento de modelos normalizados para pedidos, salidas de almacn y entradas en almacn. Estos documentos debern ir prenumerados de forma correlativa y debern contar siempre con el visto bueno de persona responsable. (En anexos 5.3, 5.4 y 5.5 se incluyen modelos de los documentos mencionados)

    10. En el caso de que existan materiales en consignacin, en poder de terceros, o guardados en

    almacenes de otra Oficina (Central o Provincial) deben ser confirmados peridicamente por los tenedores de la mercanca. Estas confirmaciones debern ser realizadas mediante conteo fsico o a partir de adecuados registros de stocks, y debern ser firmados por un encargado responsable. En el caso de existencias en poder de terceros, la confirmacin por escrito, a una determinada fecha, de las existencias en su poder, ser absolutamente necesaria para proceder a su valoracin e inclusin como ms importe de las existencias de la Oficina/ Centro.

    11. Sera conveniente que las existencias, basndose en la utilizacin de las fichas citadas en los

    puntos anteriores, se controlaran por el mtodo del inventario permanente, es decir, contabilizando con cargo a las existencias las entradas y con abono a las mismas las salidas de existencias, de forma que la cuenta refleje constantemente el saldo de las existencias a una determinada fecha.

    12. Peridicamente deber procederse a una revisin de todas aquellas partidas que estn

    obsoletas o que puedan presentar un lento movimiento. En base a esta revisin deber dotarse la correspondiente provisin por depreciacin de existencias.

    13. Cualquier dotacin que se pretenda realizar deber contar con la autorizacin de persona

    responsable. Como justificante del asiento contable de la dotacin deber quedar constancia la autorizacin para la misma y los motivos que la producen, quedando archivados todos aquellos documentos y/o justificantes de tal dotacin.

    14. Peridicamente debern conciliarse los saldos contables con lo que reflejen los inventarios

    fsicos valorados, analizando las diferencias y procediendo a realizar las modificaciones necesarias para cuadrar ambos.

    15. Debern establecerse por parte de la Direccin de cada Oficina/Centro, directrices estrictas

    acerca de la tarea de inventarios, personas responsables, amplitud del conteo, etc. 16. Igualmente, los cargos / abonos que se realicen en las cuentas de variacin de existencias,

    debern contar con todos aquellos documentos que se considere necesarios para entender y comprobar la razonabilidad de esos cargos / abonos y su correcta realizacin. Igualmente debern custodiarse en archivos especficos abiertos al efecto y estar autorizados por persona responsable.

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    6.1 6. INMOVILIZADO FINANCIERO Descripcin general Este rea tiene por objeto reflejar las inversiones que se realicen en Empresas o Sociedades fuera del mbito de CRE. En l se refleja el valor asignado a las participaciones que se posean en el capital de otras compaas, as como de los ttulos emitidos por Entidades Pblicas o Privadas; de igual forma se considerarn en este rea los saldos correspondientes a prstamos concedidos con vencimiento a largo plazo, a otras Oficinas y Centros de CRE. Lo que se pretende, en trminos generales es lo siguiente: Correcta valoracin en base a su coste de adquisicin (importe satisfecho al vendedor ms

    gastos inherentes a la compra). Este criterio tiene dos limitaciones: Si son ttulos con cotizacin oficial, la valoracin no podr exceder del precio de mercado

    (Ver normas de valoracin del captulo V del PCG.). Si no cotizan en bolsa, la valoracin no podr exceder de la que resulte de aplicar criterios

    generalmente admitidos en la prctica. A efectos de una correcta valoracin, hay que tener en cuenta que la venta de derechos de suscripcin disminuye, por el valor terico de los mismos, el importe de la inversin.

    Reflejo de la naturaleza e importe de las diferentes partidas comprendidas en el inmovilizado

    financiero (acciones, bonos, prstamos, etc.). Clara resea de las bases de valoracin empleadas, con indicacin, si procede, de los tipos de

    cotizacin aplicados. Detalle, si procede, del importe de los ajustes por minusvalas efectuados; normalmente se

    reflejar por separado en la cuenta Provisin por depreciacin de Inversiones Financieras. Referencia si procede, de las cantidades pendientes de desembolsar sobre acciones y/o

    participaciones suscritas. La inversin financiera estar en funcin de la intencin y motivo por los que la misma se

    lleva a cabo, bien con idea de permanencia o con idea temporal de materializar un excedente de tesorera.

    Por todo lo anteriormente comentado, lo que se pretende es una exposicin clara y concisa de todas las inversiones que posea la Oficina/Centro en sociedades ajenas a la actividad social de la Cruz Roja Espaola, as como un reflejo objetivo del importe de las mismas, debidamente documentados y archivado.

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    6.2 Procedimientos 1. Descripcin adecuada de las inversiones existentes con indicacin expresa de las posibles

    garantas, hipotecas u otros gravmenes, que las afecten. 2. La cartera de participaciones en otras sociedades aparecer valorada al precio de adquisicin

    de los ttulos representativos de tales participaciones, constituido por el importe satisfecho al suscribir o comprar los ttulos incluidos los derechos de suscripcin ms los gastos inherentes de la operacin.

    3. Se dotarn las correspondientes provisiones en el supuesto de que se produzca alguna

    minoracin fehaciente del valor contabilizado, en cuyo caso se considerarn las siguientes distinciones:

    a. Ttulos admitidos a cotizacin oficial en Bolsa, su valor no podr superar el de la

    cotizacin media del ltimo trimestre del ejercicio econmico, o el de la fecha de cierre si ste fuera inferior al anterior.

    b. Ttulos sin cotizacin oficial en Bolsa, su valor se obtendr anualmente aplicando criterios de prudencia en base al valor terico de la participacin.

    c. Cuando el valor de mercado o el valor econmico sea inferior al valor de adquisicin se dotar una provisin con cargo a la Cta. Provisin por depreciacin de valores mobiliarios a largo plazo.

    4. El tratamiento de las plusvalas ser el siguiente:

    No se harn figurar plusvalas de la cartera de participaciones como consecuencia de que la cotizacin o el valor terico o el valor de rentabilidad de los ttulos supere el precio de adquisicin, salvo que procedan de regularizaciones o actualizaciones legalmente autorizadas.

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    7.1 7. INGRESOS DIVERSOS Descripcin general El rea de ingresos diversos abarcar los canales habituales sobre los que confluyen la gran mayora de recursos procedentes de la puesta en marcha y realizacin de las actividades que realiza Cruz Roja Espaola como Institucin Social, afectando principalmente a las Oficinas Territoriales. Por ello incluiremos los procedimientos y tcnicas aplicables que nos permiten una correcta aplicacin de los mismos en los resultados del ejercicio correspondiente. Procedimientos 1. Se deber contabilizar cada ingreso en la cuenta, que segn su concepto, le corresponda,

    abriendo tantas subcuentas como sean necesarias para una mejor identificacin de los diferentes ingresos. Se deber abrir una cuenta individualizada, desagregada, desagregada al mximo nmero de dgitos, para cada tipo de ingreso existente, no debindose agrupar en una misma cuenta ingresos con diferente concepto o procedencia.

    2. Deber utilizarse el principio del devengo, es decir, contabilizar los ingresos cuando existe

    constancia de los mismos y no cuando se genere la corriente monetaria del cobro. 3. Deber existir correlacin entre ingresos y gastos, es decir, cualquier tipo de subvencin

    obtenida para la realizacin de actividades, cursos o programas, deber considerarse como ingreso a la vez que se consideran los gastos que generen esas actividades, cursos o programas, independientemente de que la subvencin sea concedida e incluso recibida con antelacin a la realizacin de cualquier gasto. En caso de cobro anticipado, se utilizar una cuenta de ajuste por periodificacin para considerar ese cobro, dndose de baja de esta cuenta y llevndose a ingresos a medida que se vayan produciendo los diferentes gastos imputables a la actividad, programa o curso.

    4. Mantenimiento, si procede, de registros para el control de riesgo por deudor y detalle de la

    antigedad de la deuda. Apertura de archivos individualizados para cada deudor dudoso. De esta forma, cualquier provisin a dotar contar en todo momento con la documentacin que la soporta.

    5. Confirmacin y conciliacin, en los casos que as lo requieran, peridica de los saldos de

    deudores junto con el anlisis y explicacin de las discrepancias que surjan de las mismas. 6. Conciliacin peridica entre los saldos de las cuentas del mayor y los saldos de los registros

    extracontables que se deben establecer a tal efecto para deudores. 7. Como regla general, los ingresos se contabilizarn por su importe bruto, llevando los gastos

    imputables a los mismos a su correspondiente cuenta de gastos.

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    7.2 8. Eficiente control de cobros en efectivo o por cheques, por parte del responsable de caja, hasta

    que su ingreso en banco se produzca. 9. Establecimiento de mtodos de control que nos permitan asegurar que se estn presentando

    adecuadamente los ingresos del periodo. 10. Adecuada y correcta clasificacin y descripcin de ingresos ajenos a la actividad de la

    Oficina/Centro. 11. En caso de que el ingreso se realice directamente en los bancos, se mantendr como

    justificante del ingreso el justificante del banco, debidamente autentificado. Otros procedimientos especficos 12. SORTEO DEL ORO Instrucciones y Procedimientos En el transcurso de los meses de Abril y Mayo las Oficinas irn recibiendo las papeletas correspondientes al sorteo del ao en curso. Para un mejor control de las mismas, debern implantarse los siguientes procedimientos mnimos: El total de papeletas recibidas debern incluirse en la aplicacin informtica habilitada al

    efecto Aplicacin de Gestin del Sorteo del Oro, en adelante Aplicacin. El fichero de consignacin de papeletas a cada Oficina se remite a travs del correo electrnico, importndose directamente desde la Aplicacin.

    Se comprobar que todas las papeletas incluidas en el albarn de entrega coinciden con las

    incluidas en la aplicacin. Igualmente se verificar que las papeletas del albarn coinciden con las recibidas fsicamente en soporte papel.

    Todas las Oficinas se quedarn con una copia del Albarn de entrega en el que deber

    constar la conformidad a las papeletas recibidas o, en su caso, las anomalas y deficiencias detectadas.

    Todas las Oficinas Locales del mbito territorial debern remitir un certificado de ventas (se

    puede utilizar el modelo de certificado de ventas de las provinciales). Cada Oficina Provincial, en base a la experiencia acumulada y el grado de cumplimiento de cada Oficina Local, fijar el calendario para remisin del certificado de ventas y de las papeletas no vendidas (en un principio podra admitirse un listado de papeletas no vendidas; no obstante, las papeletas no vendidas originales tambin debern remitirse a la Oficina Provincial para su revisin y posterior destruccin), de tal forma que, una vez agrupados todos los certificados de Locales y aadido el de la propia Oficina Provincial, puede obtenerse el Certificado de Ventas del mbito y remitirse antes de la hora y fecha fijados al Departamento de Gerencia de Oficina Central. Una copia de todos los certificados (total, provincial y oficinas locales) deber custodiarse en la Oficina para su posterior revisin.

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    7.3 Destacar que las Oficinas (Provinciales y Locales) no podrn quedarse con papeletas para ser

    jugadas por ellas mismas.

    Debern arbitrarse los procedimientos que permitan saber en todo momento las papeletas entregadas a voluntarios y vendedores, las vendidas e ingresado su importe, las vendidas y pendientes de ingreso (deudores), las papeletas en situaciones especiales (robadas, perdidas, deterioradas, etc.) y cualquier otra circunstancia que se pueda poner de manifiesto. En cualquier caso, haciendo uso de forma adecuada y completa de la Aplicacin, se pueden obtener los datos anteriormente sealados de forma automtica.

    Para facilitar el control de los ingresos es conveniente el habilitar una o varias cuentas bancarias especficas para el ingreso de las ventas. Estas cuentas se cancelaran una vez cerrado el Sorteo. Igualmente, la apertura de una caja para el ingreso de las ventas y pago de gastos, sera conveniente. Esta caja desaparecera al finalizar el sorteo. Destacar aqu, que los ingresos en metlico que se produzcan, debern coincidir con el valor facial de las papeletas vendidas. Es decir, los ingresos nunca debern netearse, siempre lo sern por su importe bruto. En el caso de pagos por gastos imputables al sorteo del oro (comisiones, comidas, gasolina, transporte, etc.) stos se abonarn de forma independiente a la recaudacin por ventas de papeletas.

    Los pagos por comisiones, en el supuesto de que se realicen, debern contar con un recibo,

    firmado por el perceptor, en el que conste el nmero de papeletas vendidas, a ser posible relacionadas todas ellas, el D.N.I. del vendedor y su direccin y la correspondiente retencin fiscal del 2 %. El importe neto del recibo coincidir con el pago realizado por banco o caja. Todos estos recibos sern custodiados como soporte del pago, para su posterior revisin. Igualmente, para el pago de comisiones a vendedores, se podrn establecer relaciones contractuales con los mismos, por el tiempo que dure la venta, o bien, si el vendedor se encuentra dado de alta en el IAE (Impuesto sobre actividades econmicas)ser el propio vendedor el que facture a Cruz Roja.

    En el caso de que el importe bruto de papeletas vendidas no sea coincidente con los ingresos

    en metlico habidos, debern explicarse esas diferencias con un certificado o documento, firmado por persona responsable (Secretario/a, Presidente/a de Oficina Local, etc.) con el V B del Presidente Provincial para, en su caso, exigir el reintegro del dinero no ingresado. Dejar muy claro que, en el caso de que existan papeletas que en el certificado aparezcan como vendidas pero, al cierre del sorteo, no exista ingreso en metlico de las mismas, al poder existir multitud de situaciones que provoquen esa falta de ingreso (jugadas por la propia Oficina, remanente para venta de ltimos das, vendidas pero sin ingresar su importe, vendidas pero utilizadas para satisfacer gastos imputables al sorteo, etc.) y ante la imposibilidad de comprobar cual ha sido el motivo que ha provocado esa situacin tan irregular, sern los responsables del sorteo en cada Oficina los que, a ttulo privado, ingresen los importes faltantes cuando no puedan justificar fehacientemente el destino de esas papeletas o no aporten un certificado en el que se responsabilicen de su destino o situacin final.

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    7.4 No obstante, en el caso, poco probable, de que existan papeletas no vendidas, pero incluidas en el certificado de ventas como vendidas, se debern obtener y custodiar las mismas. Las Provinciales las reclamarn a las Oficinas Locales y stas las custodiarn para su posterior revisin. La devolucin de esas papeletas por parte de las Oficinas Locales (o la propia Provincial) debern estar soportadas por un certificado debidamente sellado y firmado. Igualmente, si se da la circunstancia de que existen papeletas devueltas fuera de plazo, stas debern considerarse como gasto del sorteo. En cualquier caso, en estas situaciones, es completamente necesario que se obtengan las papeletas originales y la confirmacin, por parte del deudor y siempre con anterioridad a la celebracin del sorteo, de las papeletas en esa situacin, relacionando todas ellas (nmero y serie) en documento que se remitir por correo electrnico, fax, etc., de tal forma que se tenga conocimiento de las papeletas en esas situaciones con anterioridad a la celebracin del sorteo. De no ser as se deber exigir el ingreso en metlico a los responsables de la Oficina (nunca la propia Oficina Local) e incluso podrn establecerse las acciones legales pertinentes.

    Por todo lo anterior es conveniente que las Oficinas sean conscientes de que, en caso de diferencias entre ventas brutas e ingresos en metlico, y al poder demostrar tanto las papeletas entregadas como los ingresos producidos, la Secretara Provincial se reserva el derecho de acudir a la justicia ordinaria para reclamar judicialmente los ingresos faltantes.

    Cuando se entreguen papeletas para su venta en entidades bancarias, empresas, etc., deber

    emitirse recibo en el que consten las papeletas que se entregan. Deber estar firmado por la persona responsable de la entidad receptora. Peridicamente, o antes de la fecha de cierre del sorteo, se exigir a la entidad vendedora certificado en el que consten las papeletas entregadas, las vendidas y las devueltas (se comprobar que coinciden con las papeletas fsicas que devuelven) y el ingreso en metlico. Para verificar que el ingreso en metlico coincide con el realmente habido, se llevar un control individualizado de los ingresos que realicen estas entidades.

    Para el control contable del sorteo del oro, se utilizar la cuenta 720: Ingresos sorteo del oro.

    En esta cuenta se contabilizarn la totalidad de ingresos brutos y ser coincidente con las papeletas vendidas que aparecen en el certificado de ventas.

    Para un control ms exhaustivo del Sorteo del Oro, se habilitar estructura contable especfica

    en la que se incluyan los ingresos (cuenta 720) y todos los gastos imputados al mismo: comisiones, marketing telefnico, papeletas robadas, perdidas, deterioradas, gastos de manutencin, traslados, publicidad y propaganda, material diverso, papeletas regaladas, etc. Los datos que se obtengan de esta estructura contable (individualizada para cada Oficina Local y consolidada para el mbito provincial) sern los que sirvan para preparar la informacin que se solicita y que se debe remitir al Departamento de Auditora Interna.

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    7.5 Es completamente necesario que, para poder obtener conclusiones lo ms razonable posible

    acerca del Sorteo del Oro, de su incidencia en los presupuestos locales y provinciales y, en fin, el beneficio neto obtenido del mismo, se establezcan los controles y procedimientos que garanticen que todos los gastos devengados por el Sorteo estn incluidos en la estructura contable del mismo.

    Documentacin a preparar Como ya se ha comentado, toda la informacin referida al Sorteo del Oro de cada ejercicio, deber encontrarse debidamente archivada y custodiada en un archivo especfico abierto al efecto en el que se incluyan todos los certificados de ventas, los soportes de los ingresos en metlico (extractos bancarios, diario de caja, etc.), los soportes de los gastos devengados y cualquier otro documento que justifique las incidencias que puedan aparecer. A efectos de cuadrar los ingresos contables con los ingresos en metlico y relacionar los gastos, por conceptos, en los que se incurre, se han diseado tres hojas de clculo con los datos requeridos y que se obtienen de la documentacin archivada. Para aclarar los conceptos a incluir en cada una de las hojas de clculo, a continuacin se detallan stas. Hay que tener en cuenta que se han incluido dos hojas para cada una de tal forma que, en los casos que as puedan ocurrir, se incluyan tanto la Oficina Provincial como todas las Oficinas Locales del mbito territorial. En Anexos 7.1 a 7.3 se incluyen modelos de las mismas. HOJA 1 Debern relacionarse las papeletas recibidas en cada Oficina, las vendidas, las devueltas, las anuladas y, en los espacios en blanco, las papeletas en otras situaciones. Todos los importes aqu incluidos estarn soportados por los correspondientes certificados. El importe total de papeletas recibidas, vendidas, devueltas y anuladas, sustradas, etc. deber coincidir con los importes incluidos en el Certificado de Ventas remitido al Departamento de Gerencia de Oficina Central y con el importe contabilizado en la cuenta 720. HOJA 2 En esta hoja se incluirn las papeletas vendidas por todas y cada una de las Oficinas del mbito territorial. Este importe ser coincidente con el que se haya tenido que contabilizar en la cuenta 720 de Ingresos por Sorteo del Oro. Como se supone que estos ingresos brutos deben ser coincidentes con los ingresos en metlico habidos, se cumplimentarn las columnas de ingresos en bancos e ingresos en caja. Estos importes que se incluyan en estas columnas, debern estar debidamente soportados por los extractos bancarios y/o por los diarios de caja. La diferencia entre los ingresos contabilizados en la cuenta 720 y los ingresos en metlico realmente habidos aparecer en la columna de Diferencias a conciliar. Para incorporar esas diferencias, de tal forma que no aparezcan partidas sin conciliar, se han habilitado seis columnas, en las que se deber indicar claramente el concepto de la diferencia (neteo de ingresos por pagos por comisiones, compensacin de gastos, devolucin de papeletas fuera de plazo, deudores por ventas de papeletas, papeletas jugadas por la propia Oficina, etc.). En cualquier caso esas diferencias debern estar debidamente soportadas y explicadas.

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    7.6 Por ltimo hacer aqu dos aclaraciones:

    1. Lo lgico es que, si se aplican los procedimientos aqu descritos, no existan partidas en conciliacin. Si excepcionalmente existen, se debern cumplimentar las columnas habilitadas.

    2. De la misma forma, no es probable que la ltima columna de Diferencias no conciliadas presente ningn importe. En el caso, tambin muy especial, de que si lo presentara, deber explicarse y, si ello es posible, soportarse adecuadamente.

    HOJA 3 Por ltimo, deber cumplimentarse esta hoja. Se trata de que se incluyan en la misma todos los gastos que se han imputado al sorteo: comisiones, retenciones fiscales, marketing telefnico, papeletas fuera de plazo, manutencin, transporte, publicidad, relaciones pblicas, etc., desagregndolos por Oficinas del mbito. En cualquier caso, los importes totales que aparezcan en cada una de las columnas (habr que escribir el concepto de cada gasto en cada una de las columnas) debern coincidir con los importes que aparezcan por los mismos conceptos en la estructura contable del sorteo del oro abierta a efectos del mismo. Las tres hojas comentadas anteriormente, se remitirn anualmente por correo electrnico. Simplemente habr que acceder a las mismas y proceder a su cumplimentacin, relacionando todas las Oficinas Locales del mbito (si las hay), poniendo el nombre de la Oficina Territorial y escribiendo los conceptos e importes que en cada caso apliquen. A efectos de poder agrupar la totalidad de las hojas que se reciban, es muy importante que no se modifiquen ni las formulas ni el diseo de la hoja. Una vez cumplimentadas y cuadradas debern remitirse, mediante correo electrnico, a la direccin del Departamento Auditoria Interna. Como se ha comentado anteriormente, los soportes documentales debern custodiarse en la propia Oficina Territorial en archivo abierto al efecto, para su posterior revisin y comprobacin. 13. CURSOS En caso de cursos impartidos por la Oficina/Centro, se tomar como criterio a seguir el que slo se formalizar la inscripcin de un alumno cuando ste aporte el justificante de haber ingresado el dinero del curso en la cuenta corriente establecida por la Oficina/Centro. (Anexo 7.4). En el caso de que sea obligatorio, todos los alumnos debern contar con el correspondiente seguro que los ampare. 14. RIFAS Y SORTEOS Deber contarse con la respectiva autorizacin gubernamental. Se establecer un control de papeletas entregadas, vendidas y devueltas. Se seguir el mismo criterio para su contabilizacin que el seguido en el sorteo del oro

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    7.7 15. CUOTAS DE SOCIOS Como regla general, se contabilizarn los ingresos por este motivo en su correspondiente cuenta. En el caso de que existan devoluciones de cuotas, aparte de comunicar al Departamento de Socios el hecho para proceder a su cobro por otras vas, se contabilizarn estas devoluciones como un menor importe de la cuenta de ingresos. En el caso de remesas de recibos que se envan a los bancos al cierre del ejercicio y, dado que no existe una obligacin de pago por parte del socio, en el caso de que el cierre definitivo no se produzca el da 31 de diciembre, se debern considerar las devoluciones que se produzcan de los mismos hasta que se realice el cierre definitivo De esta forma, cualquier devolucin de un recibo posterior al 1 de enero del ejercicio siguiente deber regularizarse, cargando en la cuenta de ingresos y, por tanto, reconociendo un menor ingreso por socios y un menor ingreso en las cuentas bancarias.

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    8.1 8. TESORERIA Descripcin general Las cuentas financieras representan una parte muy importante del activo de la Oficina/Centro. Los saldos incluidos en estas cuentas debern incluir nicamente el efectivo en caja y los depsitos disponibles en bancos, siendo estos depsitos inmediatamente lquidos y no estando sujetos a restricciones internas o externas de ningn tipo. Todos los procedimientos estarn enfocados a la salvaguarda fsica de los activos lquidos. Para enumerar los distintos procedimientos que seran conveniente se aplicaran, los dividimos entre Caja y Bancos. CAJA 1. Es conveniente que las Oficina/Centros establezcan un Fondo Fijo de Caja. El importe del

    mismo se determinar en funcin a las necesidades reales que la experiencia pueda aconsejar. Este fondo fijo se establecer con un cheque que, una vez cobrado, se ingresa en caja. Al realizarse los diferentes pagos e ingresos por caja, se numeran y se guardan los recibos y justificantes de los mismos. Cuando el fondo est a punto de agotarse se expide un cheque por el importe exacto de los justificantes satisfechos y cobrados, restaurando as el fondo a su importe inicial. Este asiento se har con un cargo / abono a cada una de las cuentas implicadas y un abono, por el importe total (cobros menos pagos) a caja. (Anexo 8.1)

    2. Diariamente deber realizarse un Parte de Caja (Anexo 8.2) en el que partiendo del saldo

    del da anterior, se aaden todos los cobros y pagos que se realicen, obteniendo as el saldo final del da. En este parte se incluirn los recibos que hayan sido anulados para as seguir la secuencia numrica y poder detectar posibles faltas de alguno de ellos. Todos los justificantes y recibos se archivarn cosidos al Parte de Caja, archivndose por orden cronolgico en un archivo de partes de caja.

    3. Es necesaria la utilizacin de recibos prenumerados, tanto para pagos como para cobros.

    (Anexo 8.3). Estos recibos constarn de original y dos copias, de tal forma que el original pase a contabilidad, una copia se archive junto con el parte de caja y la otra copia sea para el interesado.

    4. Peridicamente y utilizando para ello el modelo incluido en el anexo 8.4, se deber realizar un

    arqueo de caja. El importe obtenido de este arqueo deber coincidir con los importes incluidos en el libro de caja y en el parte diario de caja. Igualmente, este importe coincidir con el importe del saldo contable.

    5. Deber establecerse por parte de la Comisin de Control Presupuestario o Junta de Gobierno

    el importe mximo a pagar por caja. Los pagos superiores a ese importe fijado, debern efectuarse mediante cheque bancario nominativo.

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    8.2 6. Una vez que todos los justificantes han sido revisados, aprobados y firmado el cheque de

    reposicin de fondos, debern ser cancelados con un sello de pagado. 7. Deber existir una adecuada segregacin de funciones, de tal forma que la persona encargada

    de la caja, no contabilice ni realice los arqueos peridicos. BANCOS 1. Mensualmente debern realizarse conciliaciones de todos las cuentas bancarias que tenga la

    Oficina/Centro. Para la realizacin de estas conciliaciones podra utilizarse el modelo que incluimos en el anexo 8.5. A este impreso debidamente confeccionado se le unir una copia del extracto bancario en la que conste el saldo final de dicho mes, custodindose en un archivo abierto al efecto.

    2. No debern mantenerse abiertas muchas cuentas bancarias. Aquellas que no se utilicen

    debern cancelarse, dejando as solo efectivas aquellas con las que se opere de forma permanente.

    3. Todas las cuentas bancarias debern estar abiertas mancomunadamente, de tal forma que al

    menos tres personas tengan firma: Presidente/a, Secretario/a, Director/a Gerente, Administrador/a, etc. La firma para la disposicin e ingreso de fondos ser conjunta de dos cualesquiera de los titulares.

    4. Cuando existan cheques que lleven en circulacin un periodo grande de tiempo y que, por

    tanto, sea una partida conciliatoria, se deber dar entrada en el banco y crear, a su vez, una cuenta suspensiva tal como partidas pendientes de aplicacin bancos, para que as quede constancia del mismo en la cuenta suspensiva.

    5. Las conciliaciones bancarias debern realizarse por personas ajenas a los movimientos de

    fondos y a los registros de caja y bancos. 6. Debern existir registros extracontables por cada una de las cuentas bancarias. Estos registros

    debern conciliarse con las cuentas de Mayor y con los extractos bancarios recibidos de los bancos, de forma peridica y siempre al cierre del ejercicio.

    7. Todos los cheques que se emitan, debern ser nominativos, evitando en la medida de lo

    posible la emisin de cheques al portador. 8. Los cheques que se reciban por cobros de servicios prestados (cursos, atencin pacientes,

    actividades, etc.), debern estar siempre emitidos a favor de Cruz Roja, nunca al portador, protegindose de forma inmediata mediante endoso a favor de la propia Oficina/Centro.

    9. Los cheques extendidos errneamente o estropeados, se cancelarn con la palabra

    ANULADO, cosindose a la matriz del talonario, una vez destruida la parte que lleva la firma.

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    8.3 10. Al efectuarse la firma de los cheques, o en el momento de registro de los mismos, los

    justificantes originales se cancelarn con el sello de pagado, indicando en el mismo la fecha, nmero de cheque y banco pagador.

    11. No debern dejarse, en ningn caso, cheques firmados en blanco por alguna de las personas

    con poder para ello. 12. En caso de que existan plizas de crdito o descubiertos en cuenta corriente, autorizados por

    el banco, aparte de la necesaria autorizacin de la Comisin de Control Presupuestario de la Oficina Central (ver recomendaciones dictadas en prstamos a largo y corto plazo), debern considerarse en el pasivo del balance, nunca como menor importe de las cuentas financieras. Tampoco deber considerarse, en el caso de plizas de crdito, como ms importe de las cuentas financieras la diferencia que exista entre el importe total disponible y el importe real dispuesto. Exclusivamente se considerar en el pasivo del balance, en las cuentas existentes, el importe real dispuesto, procediendo a realizar la correspondiente conciliacin entre el saldo dispuesto segn el banco y segn la contabilidad, dejando constancia escrita de la misma en documento normalizado.

    13. Todos los cheques emitidos debern registrarse en el momento de su preparacin,

    procedindose de forma inmediata a su contabilizacin. A efectos de llevar un mejor control de estos cheques, debera llevarse un libro auxiliar de cheques emitidos, en donde se refleje su nmero, banco pagador, fecha, importe y nombre de la persona, empresa o entidad que recibe el pago.

    14. Apertura de una ficha individual para cada uno de los prstamos concedidos a otras

    Oficinas/Centros en las que se detalle la siguiente informacin: clase de prstamo, criterio de valoracin y efectos en resultados, importes pendientes de amortizar, tipo de inters (si procede), vencimientos parciales y final, separando la parte a corto y a largo plazo, fecha de vencimiento, intereses abonados a resultados, etc.

    15. Se deberan cancelar o proceder al cambio de firmas, todas aquellas cuentas bancarias en las

    que figuren como titulares personas ya desvinculadas de la Oficina/Centro o que no ocupen puestos que requieran su firma.

    TESORERIA COMPARTIDA: NORMAS PARA SU CONTABILIZACIN La denominada Tesorera Compartida surgi como una necesidad y una forma de incrementar los recursos para aquellos excesos de liquidez que permanecan ociosos en las Oficinas y Centros. Poco a poco se ha ido implantando en toda la red territorial de tal forma que es muy posible que, a finales del presente ejercicio y una vez solucionados los problemas que en determinadas Oficina y Centros se han ido presentando, est implantada en el 100 % de la red territorial de Cruz Roja Espaola.

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    8.4 Por este motivo que se hace necesario conocer (su filosofa parece que es clara y ha sido comprendida por la red territorial) los criterios contables de contabilizacin, por su incidencia en las transacciones y los saldos que las Oficinas y Centros mantienen, en el transcurso de cada ejercicio, con la Oficina Central de Cruz Roja Espaola. Las normas a seguir por todas las Oficinas y Centros son las siguientes: Apertura de dos cuentas bancarias en la entidad financiera que facilita la tesorera

    compartida (actualmente el BSCH); una cuenta bancaria de barrido (5519) y otra cuenta bancaria operativa (572).

    Cuando la Oficina Territorial transfiere los fondos a la cuenta de barrido, deber cargar en

    la cuenta de barrido (5519) abonando en la cuenta operativa (572). En el caso de crditos, se cargar en la cuenta operativa (572) y se abonar a una cuenta de

    Crdito dispuesto a corto plazo de tesorera compartida (5159)(siempre que existan las correspondientes autorizaciones).

    Al finalizar el periodo durante el cual se mantuvieron inmovilizados los fondos

    depositados por la Oficina Territorial y, por tanto, stos son transferidos por la entidad financiera a la cuenta de barrido, se deber cargar en la cuenta operativa (572) y abonar en la cuenta interna con Oficina Central de tesorera compartida (5519).

    Por ltimo, cuando se procede a la liquidacin de los rendimientos financieros obtenidos

    en el periodo, el abono (cargo por gastos financieros devengados en el caso de crditos) se realizar directamente en la cuenta bancaria operativa. En el caso de ingresos, el asiento contable ser el siguiente: cargo en cuenta operativa (572) con abono a una cuenta de ingresos de crditos a corto plazo con Oficina Central (7630). Si se trata de gastos financieros, el cargo ser en una cuenta de intereses de deudas a corto plazo con Oficina Central (6630) con abono a la cuenta corriente operativa (572). Cualquier duda que pueda producirse en la contabilizacin de estas operaciones ser consultada con el Departamento Econmico de la Oficina Central.

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    9.1 9. COMPRAS Y GASTOS Descripcin general El rea de compras y gastos nos debe reflejar la correcta identificacin y tratamiento contable de los recursos aplicados en la captacin y adquisicin de elementos y servicios necesarios para el desarrollo de las actividades de la Oficina/Centro. Se incluyen dentro de este epgrafe del balance las cuentas que suponen un pasivo a corto plazo para la Oficina/Centro, as como las cuentas relacionadas con prdidas y ganancias. Procedimientos 1. En todos los casos deber utilizarse el principio del devengo, es decir, se considerar el gasto

    en el momento en que se produce y no cuando se produce la corriente financiera del pago. 2. Sera conveniente la apertura de una ficha individual por cada uno de los acreedores, en la

    que se detallen todos los datos del mismo, es decir, nombre, direccin, CIF/DNI, nmero de factura, importe, pedido, forma de pago, deuda pendiente y todos aquellos datos que pudieran ser de inters. Esta ficha individual servir de base para la creacin de un archivo de acreedores, donde se incluirn todas las facturas, pedidos y cualquier tipo de documentacin relacionada con cada acreedor.

    3. Es conveniente que en la contabilidad se lleve una subcuenta por cada acreedor, intentando

    en la medida de lo posible, no agrupar todas estas cuentas en una cuenta genrica de Acreedores.

    4. Todas las facturas, recibos, etc., una vez que haya sido satisfecho su importe, debern quedar

    anulados con un sello, preparado al efecto, de PAGADO. De esta forma se evitarn duplicidades en los pagos y se mejorar el control de la deuda pendiente de pago en cada momento.

    5. Para todos aquellos materiales para los que existan diversos acreedores, se debern solicitar

    varios presupuestos (tres es lo ms adecuado), para elegir aqul que represente una mejor relacin calidad-precio.

    6. Una vez seleccionado el acreedor con la oferta ms interesante, se realizar la peticin de

    compra, segn modelo de pedido normalizado (Anexo 5.6), que conste de original y dos copias. El original y una copia se enviar al acreedor para que devuelva la primera copia firmada aceptando el pedido. Esta copia enviada por el acreedor se conservar en el archivo de acreedores. La segunda copia se conservar en un denominado archivo de pedidos pendientes de suministro.

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    9.2 Cuando se recibe la mercanca o servicio, se emitir un albarn numerado correlativamente que se coser al albarn del acreedor, si existe, y al pedido aprobado conservado en el archivo anterior, y se introduce en otro denominado archivo de pedidos pendientes de recibir factura. Una vez que se reciba la factura, que se solicitar por duplicado, la copia de la misma se unir a la documentacin conservada en el anterior archivo, verificando cantidades, precios, operaciones aritmticas, condiciones, etc., y dando su conformidad a la misma la persona encargada de la revisin mediante su firma. Una vez verificada la exactitud de la factura, toda la documentacin anterior (pedido aprobado por acreedor, albarn y factura verificada) se archivar en el archivo del acreedor correspondiente. El original de la factura, una vez dada su conformidad por la persona responsable, pasar a contabilidad para su contabilizacin y archivo por orden numrico en los archivadores A-Z de la contabilidad. Esta factura se adjuntar como soporte del asiento contable realizado y junto con la propuesta de gasto (Anexo 9.1).

    7. Para aquellas adquisiciones que superen los lmites mximos fijados por la Comisin de

    Control Presupuestario o Junta de Gobierno, para autorizaciones y aprobaciones de compras, deber quedar constancia escrita en el acta de la reunin de la aprobacin expresa de esa adquisicin.

    8. Sera conveniente que anualmente se realizaran circularizaciones a todos los proveedores y

    acreedores para confirmar los saldos que se mantienen con ellos y, en caso de diferencias, regularizarlas. Esta regularizacin de saldos deber estar autorizada por el Secretario/Administrador, una vez verificada la razonabilidad de la misma.

    9. Se deber tener especial cuidado en el denominado corte de operaciones que se realiza al

    cierre del ejercicio, de tal forma que todas las compras y gastos realizados hasta el da 31 de diciembre, estn incluidos en la cuenta de prdidas y ganancias del ejercicio, y en caso de material inventariable, tambin est considerado en las existencias finales.

    10. Las funciones de compras, recepcin de mercancas, registro de las cuentas a pagar y

    realizacin de los pagos debern realizarse por personas distintas, es decir, existir una adecuada segregacin de funciones.

    11. Debera establecerse, por parte de persona responsable o por la Comisin de Control

    Presupuestario/ Junta de Gobierno, polticas definidas para la contabilizacin de los gastos y la determinacin de cuales son los importes que se consideran gastos y a partir de que nivel se considera adquisicin de inmovilizado, para evitar as la activacin de importes poco significativos que slo impliquen una mayor dificultad a la hora del clculo de las amortizaciones anuales.

    12. Sera conveniente tambin el establecimiento de un registro de control de los vencimientos de

    pagos a realizar. 13. Cuando los pagos a realizar sean mediante efectos aceptados, deberan utilizarse las

    correspondientes cuentas de Efectos a pagar, dndoles de baja de la cuenta de proveedores.

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    9.3 14. Todos los gastos incluidos en la cuenta de prdidas y ganancias debern tener el soporte

    documental que lo justifique, estando ste perfectamente accesible e identificable partiendo de la cuenta de Mayor, (nmero de asiento, nmero de justificante, etc.).

    15. Sera conveniente el establecimiento de una adecuada normativa de control interno en

    materia de realizacin de gastos y compras, en la que se defina de forma clara y concisa quin debe autorizar las compras y gastos, qu documentos hay que utilizar para efectuar los mismos, quin debe dar el visto bueno a la compra o gasto, quin autoriza el pago, etc., y fijar un da determinado para realizar los pagos a acreedores siempre con la orden firmada por persona responsable autorizndolo (pueden ser dos das al mes) de forma que se puedan llevar a cabo previsiones de tesorera a corto plazo.

    16. Al cierre del ejercicio debern efectuarse las oportunas provisiones de gastos, tales como

    agua, luz, telfono, pagas extraordinarias y otros gastos devengados para los que no se conoce con exactitud su importe, que sean imputables al ejercicio pero que no se van a pagar hasta el siguiente. Caso de no conocer los importes exactos se estimarn los mismos, ajustando las diferencias cuando se conozca su importe.

    17. Caso de que el personal de la Oficina/Centro tenga que realizar un viaje, se podra

    cumplimentar algn documento normalizado de autorizacin de viaje. Igualmente, una vez finalizado el viaje, en otro documento normalizado se debera proceder a la liquidacin de gastos incurridos en el mismo. Ambos documentos deberan estar debidamente autorizados por persona responsable y as contribuiran a mejorar el control interno existente A ttulo indicativo, en los Anexos 9.2 y 9.3 se incluyen dos modelos (de autorizacin de viaje y liquidacin de gastos de viaje) que podran utilizarse en caso de considerarse necesario.

    18. Existe una poltica de contratacin de seguros por accidentes, responsabilidad civil e

    incendios centralizado en la Oficina Central. Por tanto se recomienda que no se contrate por parte de la Oficina/Centro seguros de este tipo. Cuando se reciba el cargo de la Oficina por estos seguros, se contabilizar cargando a la cuenta de gastos y abonando a la cuenta corriente con Oficina Central. No obstante, existen otros tipos de plizas, principalmente por responsabilidad civil, vehculos, etc., que debern ser contratados directamente por cada Oficina/Centro, de tal forma que cualquier riesgo potencial quede cubierto por las mismas y se evite la realizacin de pagos por siniestros, responsabilidades o reclamaciones (contagios de enfermedades, errores mdicos, etc.) que afecten de forma grave al patrimonio de Cruz Roja y puedan suponer desembolsos muy significativos.

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    10.1 10. PRESTAMOS Descripcin general En este captulo se incluyen todos aquellos saldos a pagar derivados de la obtencin de financiacin de terceros, que no corresponden a las operaciones normales de trfico. Para la clasificacin de saldos a pagar por prstamos se debe tener en cuenta lo siguiente:

    Prstamos a corto plazo: cuyo vencimiento no sea superior a 12 meses Prstamos a largo plazo: cuyo vencimiento es superior a 12 meses

    Procedimientos 1. Los prstamos y crditos figurarn en el pasivo del balance, clasificados en cuanto a sus

    vencimientos (corto y largo plazo). 2. Los prstamos, crditos y emprstitos se contabilizarn en el momento de su formalizacin

    por el valor de reembolso pactado o por el valor total del mismo. Si existe diferencia entre el valor de reembolso y el importe recibido, esa diferencia se registrar en el activo del balance dentro del captulo de gastos amortizables, cargndose a gastos durante el periodo de vida del prstamo o emprstito, generalmente en funcin del capital amortizado en cada periodo.

    3. Si el prstamo se concede por un determinado importe que se recibe en su totalidad, este

    importe total aparecer reflejado en el pasivo del balance. Los intereses del mismo se considerarn como gastos financieros del periodo y solo se disminuir el valor del prstamo por las amortizaciones que peridicamente se vayan haciendo del mismo, en base a las cuotas que se vayan satisfaciendo.

    4. Sera conveniente la apertura de una ficha individual por cada uno de los prstamos /

    emprstitos en la que debera constar, como mnimo, la siguiente informacin: clase o tipo de prstamo, criterios de valoracin y efectos en resultados, importes pendientes de amortizacin, tipos de inters, vencimientos parciales y final, separando la parte a corto de la de largo plazo, fechas de vencimientos, intereses cargados en resultados, etc.

    5. Sera recomendable, en todo caso, la obtencin por parte de la entidad financiera que concede

    el prstamo, de un cuadro de amortizacin de toda la vida del prstamo. 6. Es totalmente necesario que la obtencin de esta financiacin externa venga precedida de la

    autorizacin expresa de la Comisin de Control Presupuestario de la Oficina Central, previa solicitud de la Junta de Gobierno de la Oficina/Centro. Esto se har para cualquier tipo de prstamo, pliza de crdito o descubierto en cuenta corriente.

    7. Para la obtencin de estos prstamos, se deber realizar una negociacin tendente a obtener

    las mejores condiciones financieras posibles, consultando el mayor abanico posible de entidades financieras.

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    10.2 8. Sera conveniente que al final del ejercicio se realizara una periodificacin de los intereses que

    an no han sido cargados por la entidad financiera pero que corresponden al periodo que se cierra. Si en el momento de realizar esta periodificacin no se conoce el importe exacto de los intereses devengados, se podr hacer una estimacin de los mismos, ajustando los importes cuando se conozca el cargo real.

    9. Mensualmente se debern conciliar los saldos de las cuentas de Mayor con los saldos segn

    los registros individuales extracontables mantenidos, para comprobar si existen diferencias y analizar el origen de stas. Al cierre del ejercicio deber prepararse una conciliacin entre los saldos contabilizados y los que aparecen en los extractos que emite el banco, analizando las diferencias existentes. De esta conciliacin de prstamos deber quedar constancia escrita, debidamente firmada por la persona que la prepara y con el visto bueno de persona responsable.

    10. Anualmente debera solicitarse confirmacin de saldos y de intereses devengados a las

    entidades financieras que otorgan los diferentes emprstitos, para verificar que coinciden con las cuentas de Mayor y con las fichas individuales mantenidas. De esta conciliacin deber quedar constancia escrita en documento normalizado.

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    11.1 11. PROVISIONES, CONTINGENCIAS Y COMPROMISOS Descripcin general Las provisiones tienen como finalidad la rectificacin de valores del balance, con vistas a que ste sea fiel reflejo de la realidad econmica de la Oficina/Centro. Las provisiones son prdidas ciertas no realizadas o de cobertura de gastos futuros necesarios; se tiene certeza de que el hecho o riesgo que cubren se producir, aunque se desconoce el momento y su cuanta y siempre se dotarn con cargo a las cuentas de explotacin y de resultados que correspondan. Procedimientos 1. Cualquier provisin que se dote deber contar con los correspondientes documentos que

    soporten sta, conservando los mismos y la estimacin realizada en archivos abiertos al efecto.

    2. Segn la normativa actual vigente, cualquier saldo deudor, con una antigedad superior a

    seis meses se podr provisionar en un 100%. 3. Entre las distintas provisiones que se pueden dotar tenemos las siguientes:

    Provisin por depreciacin de inmovilizado: ver comentarios en puntos 5 y 8 de Inmovilizado Material, pginas 3.1 y 3.2, y en punto 6 de Inmovilizado Inmaterial, pgina 4.1.

    Provisin por depreciacin de existencias: ver comentarios en punto 3 de Existencias, pgina 5.1.

    Provisiones para riesgos y gastos: ver comentarios en punto 17 de Compras y Gastos, pgina 9.3.

    Provisiones para insolvencias: ver comentarios en punto 5 de Cuentas a Cobrar - Otros Deudores, pgina 19.1.

    Provisiones financieras: ver comentarios en punto 4 de Ingresos Diversos, pgina 7.1. 4. En cualquier caso, toda provisin que se dote deber contar con la autorizacin de persona

    responsable, de forma que quede constancia en el asiento de realizacin de la misma de la persona que autoriz tal dotacin.

    5. Debern realizarse anlisis peridicos de la misma para detectar la posibilidad de aumentar

    las dotaciones ya realizadas o proceder a su eliminacin en el caso de desaparecer el motivo que la origin.

    6. Las provisiones para riesgos y gastos no podrn utilizarse para corregir el valor de los

    elementos de activo. En consecuencia slo recogern gastos, prdidas o deudas.

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    11.2 No se permitirn dotaciones generales, es decir, debern estar referidas a situaciones y partidas concretas, debiendo ser ciertas o posibles, contabilizndose en el pasivo del balance de forma desglosada, a saber:

    Provisiones para pensiones y obligaciones similares, Provisiones para impuestos y Otras provisiones.

    Si el grado de probabilidad de ocurrencia del hecho es cierto y se puede estimar de forma razonable, se contabilizar en el balance y en la cuenta de resultados. Si el grado de probabilidad de ocurrencia del hecho es incierto y se puede estimar de forma razonable, se contabilizar en el balance y en la cuenta de resultados. Si no se puede estimar se informar en la memoria. En el caso de que sea remoto y no se pueda estimar no har falta informar.

    7. La valoracin de las provisiones requiere recurrir a estimaciones razonables, no considerndose adecuada la aproximacin estadstica. Por ejemplo, si la probabilidad de no cobrar un saldo de 6.000 es del 85%, se provisionar los 6.000 euros y no 5.107 .

    8. En el caso, excepcional y poco probable, de que una provisin no pueda ser valorada con un

    mnimo de razonabilidad, la provisin se tratar como una contingencia. Entre las contingencias ms frecuentes podemos citar: fiscales, relacionadas con el personal, insolvencias, etc.

    9. En todos los casos, cualquier provisin que se desee dotar, por motivos distintos a los de insolvencias, deber contar con el visto bueno de la Oficina Central (Departamento de Auditoria Interna). Una vez realizada la consulta y verificada su razonabilidad o no, ser comunicada por el Departamento la decisin tomada.

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    12.1 12. FONDO SOCIAL, RESERVAS Y RESULTADOS PENDIENTES DE APLICACIN Descripcin general El Fondo Social y las Reservas representan el Neto Patrimonial de cada Oficina/Centro. El Fondo Social se ha obtenido por diferencia entre el activo y el pasivo de la Oficina/Centro en la fecha en que se comenz a contabilizar por el principio de la Partida Doble. Procedimientos 1. La cuenta del Fondo Social, una vez establecida, no deber sufrir ningn tipo de

    modificaciones. 2. Los beneficios o prdidas que se produzcan anualmente se considerarn en cuentas

    perfectamente identificadas (Resultados Ejercicios Anteriores), apareciendo por tanto el Neto Patrimonial.

    3. Deber establecerse un registro individual para cada una de estas cuentas, en el que se detalle

    de forma clara y concisa la composicin del saldo y como se han obtenido los diferentes importes que forman esos saldos.

    4. Todos los ejercicios, en el momento de la apertura de cada uno de ellos, se proceder a

    traspasar el resultado del ejercicio anterior a la cuenta de resultados que corresponda (Remanente o Resultados Negativos). De esta forma debern aparecer perfectamente identificadas en el Patrimonio las prdidas o beneficios de los cinco ltimos ejercicios. Cada ejercicio al incorporar los resultados del mismo, los resultados del ejercicio ms antiguo se incorporarn a una cuenta genrica de Resultados Ejercicios Anteriores, de tal forma que siempre se puedan conocer los resultados de los cinco ltimos ejercicios.

    5. Todos los apuntes que se produzcan en estas cuentas, distintas del traspaso anual de los

    resultados de cada ejercicio, debern estar autorizados por la Comisin de Control Presupuestario/ Junta de Gobierno y debern contar con el Visto Bueno de la Oficina Central. En principio, excepto las cuentas de Resultados de Ejercicios Anteriores, ninguna cuenta de las aqu consideradas deber sufrir modificaciones.

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    13.1 13. CUENTAS CORRIENTES INTERNAS Descripcin general Dentro de estas cuentas se incluyen, tanto las Cuentas Corrientes Internas como la de Partidas Pendientes de Aplicacin. Las cuentas corrientes internas se utilizarn para incluir en ellas todos los movimientos que existan entre Oficinas/Centros de CRE. Procedimientos 1. Las P.P.A. son cuentas suspensivas que solo se utilizarn cuando existan partidas cuya

    procedencia es desconocida o incierta. Una vez aclarada esta procedencia, se deber traspasar de esta cuenta a la que corresponda. En cualquier caso, solo se utilizar el tiempo necesario para aclarar su procedencia y, por tanto, proceder a su contabilizacin de forma adecuada.

    2. Dependiendo del saldo que presente esta cuenta, deudor o acreedor, podr contabilizarse en

    el activo o en el pasivo, segn corresponda. 3. En cuanto a las denominadas Cuentas Corrientes Internas se utilizarn para incluir todos los

    movimientos que existan entre las distintas Oficinas y Centros de Cruz Roja. Deber abrirse una cuenta individualizada para cada saldo que se mantenga.

    4. Estas cuentas, y segn el signo que tengan, podrn considerarse en el activo o en el pasivo del

    balance de situacin. 5. No obstante, aparte de lo comentado en estos puntos, ver otros procedimientos comentados

    en Compras y Gastos, pginas 9.1 a 9.3. 6. Anualmente debern conciliarse estas cuentas con las que recprocamente, y con signo

    contrario, mantienen las Oficinas/Centros con los que se han realizado esas operaciones. Para realizar esta conciliacin, deber obtenerse confirmacin por escrito del saldo mantenido por la otra Oficina/Centro. Por tanto, todos los ejercicios deber prepararse, en documento normalizado (Anexo 13.1), la relacin de saldos y transacciones que se han mantenido o mantienen con otras Oficinas/Centros de la Institucin. En base a estas contestaciones se analizarn y ajustarn las diferencias que puedan existir. En caso de discrepancias, ser la Oficina Central la que, en ltima instancia, determine el importe definitivo a contabilizar. Para los saldos y transacciones con la Oficina Central y el Fondo de Solidaridad, el importe que siempre prevalecer ser el que tengan registrado estos dos Centros. En caso de diferencias, sern las Oficinas/Centros, los que debern ajustar sus importes registrados para hacerlos coincidentes con los circularizados.

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    13.2

    7. En caso de que existan programas y/o servicios prestados que se subvencionen desde otra Oficina/Centro como Refugiados, Toxicomanas, etc., se abrirn cuentas individuales para cada uno de ellos. De esta forma, en caso de que existan cargos y/o abonos que no supongan movimiento fsico de dinero, estas cuentas servirn como puente para poder realizar el asiento correspondiente.

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    14.1 14. PERSONAL Descripcin general Registrar este epgrafe la carga total salarial del personal, cualquiera que sea el concepto por el que se satisface, incluso la correspondiente a la regularizacin de empleo temporal a cargo de la Seguridad Social. Los gastos de personal se vinculan con tesorera por los pagos, representando los servicios prestados por el personal en relacin de dependencia con la Oficina/Centro. Procedimientos 1. La contabilizacin de los gastos de personal se efectuar atendiendo el principio del devengo,

    periodificando las pagas extras, vacaciones, etc., en base a lo que establezca el convenio colectivo vigente.

    2. Deben separarse, en la medida de lo posible, las funciones de contratacin, confeccin de

    nminas, su pago y registro contable de la misma. 3. Es completamente necesario el establecimiento de un archivo extracontable individualizado

    para cada trabajador, en el que debe constar, nombre del empleado, nmero de trabajador en plantilla, nmero de cartilla de la seguridad social (copia de la cartilla), categora inicial y cambios posteriores, sueldo bruto inicial y aumentos posteriores (indicando la fecha en que se producen) debidamente autorizados, declaracin jurada firmada por el trabajador con su situacin familiar, tanto por ciento de retencin por IRPF, y en general, todos aquellos datos que puedan ser de especial inters. A este archivo individual se adjuntar el contrato firmado por el trabajador, una vez diligenciado en la Oficina del INEM correspondiente.

    4. El archivo anterior deber actualizarse cada vez que se produzca una variacin en cualquier

    trabajador y/o cuando se registren altas o bajas de trabajadores. 5. Las modificaciones y cambios de estos archivos de personal as como la nmina a pagar, una

    vez revisada, deber estar aprobada y autorizada por persona responsable de la Oficina/Centro.

    6. El libro de matrcula deber estar firmado por todos los trabajadores, tanto en el alta en la

    empresa como en el caso de baja del trabajador. 7. Mensualmente se deber verificar que el importe de la nmina coincide con los registros

    contables y con los recibos de nmina 8. Todos los recibos de nmina debern constar de original y copia, llevar el sello de la

    Oficina/Centro y estar firmados por el Secretario/Director y por el trabajador, siendo el original para el trabajador y la copia para la Oficina/Centro.

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    14.2 9. Para facilitar la preparacin de la nmina mensual en cuanto a gastos devengados,

    retenciones, etc., se obtendr (en el caso de preparacin por una gestora, se solicitar) un resumen mensual de nmina, en el que aparezcan todos y cada uno de los trabajadores de la Oficina/Centro, con sus nombres y apellidos, devengos brutos por los diferentes conceptos de nmina, retenciones practicadas por IRPF y seguridad social, coste empresa de la misma y neto a percibir. Este resumen de nmina se utilizar para: Preparar el asiento de nmina y proceder a su contabilizacin. Una copia de este resumen

    ser el soporte documental del asiento. Preparar las transferencias y/o los cheques para el pago de la nmina. Verificacin de la correcta imputacin de los gastos en el momento de su devengo en la

    cuenta adecuada.

    10. Se abrir un archivo especfico en el que se custodien los resmenes de nmina para cada uno de los meses del ejercicio y el resumen anual. Este resumen anual se utilizar para cuadrar los gastos devengados en el ejercicio por gastos de personal con los realmente contabilizados. Las diferencias que entre unos y otros puedan existir se analizarn y regularizarn al cierre de cada ejercicio. Igualmente, este resumen anual se utilizar para comprobar el correcto pago de la retencin efectuada a cada trabajador por IRPF, su correcta contabilizacin y la adecuada imputacin de los mismos a cada trabajador en el certificado que se le extiende para su declaracin. De la misma manera, se utilizar para cuadrar las retenciones por seguridad social con los importes contabilizados y los finalmente satisfechos.

    11. Deber controlarse de manera especial, tanto las faltas al trabajo cono las deducciones en

    nmina de anticipos y prstamos al personal, los salarios no reclamados, cheques bancarios para pago de nminas no hechos efectivos durante mucho tiempo, etc.

    12. Para proceder al pago de la nmina, se deber utilizar la transferencia bancaria, evitando en la

    medida de lo posible el pago mediante cheque bancario. 13. En base a lo anterior, el importe lquido total de la nmina se contabilizar en una cuenta de

    pasivo denominada Remuneraciones pendientes de pago, de donde se descargar cuando aparezca el cargo en el banco por las transferencias realizadas.

    14. Es conveniente realizar conciliaciones mensuales entre las cuentas bancarias por donde se

    pagan las nminas y los pagos efectuados, para verificar si existen diferencias entre lo contabilizado y el pago efectivamente realizado y, en su caso, corregir esas diferencias.

    15. Los prstamos concedidos al personal figurarn en el activo del balance por el valor nominal

    de la parte pendiente de devolucin. 16. En caso de trabajadores fijos con remuneraciones complementarias variables, se tendr en

    cuenta lo previsible en el ejercicio, no pudiendo ser inferior a lo percibido en el ao anterior (a efectos de retencin por IRPF).

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    ______________________________________________________________________________________ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OCTUBRE 2002

    14.3 17. A los trabajadores con contratos inferiores a 1 ao, se les retendr un mnimo de un 2% y

    como mximo lo que corresponda segn las tablas salariales emitidas por el Ministerio de Economa y Hacienda. Por los trabajadores de carcter profesional independientes, se aplicar una retencin del 20%. Como regla general de actuacin se podra establecer, para aquellas Oficinas/Centros en las que sea necesaria la concurrencia de un profesional al que hay que aplicarle el IVA (psiclogos de Centros de Reconocimiento, etc.), como obligatorio, el que sea el propio profesional el que facture a la Oficina/Centro, haciendo constar en la factura su nombre, direccin completa, nmero de CIF, nmero de factura, importe bruto de la factura, IVA repercutido y firma del profesional.

    18. Se verificar que todos los trabajadores de la Oficina/Centro estn incluidos en los TC-1 y TC-

    2 (en aquellos casos en que no est implantado el sistema red), as como en el modelo 190 (Resumen anual de retenciones a trabajadores) para su presentacin en el mes de enero de cada ao en los organismos correspondientes, Tesorera de la Seguridad Social y Delegacin de Hacienda, respectivamente. La presentacin ante estos organismos ser: Hacienda Pblica: Modelo 110. Antes del da 20 del mes siguiente al trimestre declarado.

    Tambin se presentar el Resumen Anual de retenciones Modelo 190, junto con el referido al ltimo trimestre del ejercicio.

    Seguridad Social: TC-1/TC-2. antes del ltimo da del mes siguiente al que se declare. 19. En el caso de que as lo contemplen los distintos convenios colectivos aplicables en cada

    Oficina/Centro, deber procederse a realizar estudios actuariales que estimen los posibles pasivos devengados por premios de jubilacin, complementos de pensiones, etc., procediendo a reconocer cada ejercicio los pasivos devengados, abriendo un archivo individualizado en el que se incluya el estudio actuarial realizado. El asiento contable realizado deber contar con la correspondiente autorizacin de persona responsable.

    20. Los pagos que se realicen a voluntarios como compensacin de gastos lo sern siempre, en la

    medida de lo posible, en base a recibos y/o facturas que soporten el gasto realizado. En ningn caso ser admisible la realizacin de pagos peridicos del mismo importe, como compensacin de gastos y sobre los que no se efecte ningn tipo de retencin fiscal.

    21. En el caso de voluntarios que desarrollen trabajos para la Oficina/Centro de forma peridica

    y para los que se haga complicada la obtencin de justificantes de los gastos incurridos, se proceder a realizar contratos laborales.

    22. Las dietas y gastos de viaje que deban ser satisfechos por desplazamientos del personal de

    cada Oficina/Centro, debern estar aprobados por los rganos competentes. En ningn caso estas dietas podrn ser superiores a los importes mximos establecidos por el Ministerio de Hacienda. Si por el motivo que fuera, estas dietas y gastos de viaje satisfechos fueran superiores a lo legalmente establecido, el exceso sobre los importes mximos fijados deber considerarse como ms renta del que lo percibe, debindose efectuar la correspondiente retencin fiscal en la fuente. En Anexo 14.1 se incluyen los importes mximos fijados a la fecha de preparacin de este Manual.

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    A N E X O 14.1

    REGLAMENTO DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA DE LAS PERSONAS FISICAS (Real Decreto 214/1999 de 5 de Febrero (B.O.E. n 43 de 9 de Febrero de 1999) DIETAS POR DESPLAZAMIENTOS Y GASTOS DE VIAJE Gastos de Locomocin Cuando se utilicen medios de transporte pblicos, el importe del gasto que se justifique

    mediante factura o documento equivalente (billete de avin, tren, bus, etc.). Cuando no se pueda justificar la cuanta del gasto pero si la realidad del desplazamiento, se

    considerar como exento de tributacin la cantidad que resulte de computar 0,17 por kilmetro recorrido, ms los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen.

    Gastos de Manutencin y Estancia Se considerarn exceptuadas de gravamen las dietas y asignaciones para gastos de viaje que no superen la cantidad fija de: Por gastos de estancia, los importes que se justifiquen de forma documental. Por gastos de manutencin:

    52,29 diarios en territorio nacional 91,35 diarios en territorio extranjero

    En el caso de que no se pernocte, las cantidades exceptuadas de gravamen sern:

    26,14 diarios en territorio nacional 48,08 diarios en territorio extranjero

    Otras consideraciones En todos los casos deber acreditarse por parte del pagador el/los da/s del desplazamiento

    as como su razn o motivo. Los gastos debern producirse en Municipio distinto a aquel en el que est situado el centro de trabajo.

    En el caso de que el desplazamiento y permanencia sea por un periodo continuado superior a 9 meses, no se considerarn exceptuadas de gravamen las dietas y asignaciones para gastos de viaje correspondientes a gastos de manutencin y estancia en el mismo.

    En todos los casos, se hace necesario aportar documentacin soporte del gasto devengado (excepto en las dietas).

    En caso de excederse de las cuantas mximas establecidas, se someter a retencin como rendimientos del trabajo, el exceso sobre estas cuantas mximas.

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    15.1 15. ORGANISMOS PUBLICOS - HACIENDA PUBLICA Y SEGURIDAD SOCIAL Descripcin general Son las cuentas que reflejan los movimientos y situacin de las entidades pblicas titulares de soberana tributaria por conceptos fiscales, tanto provengan de retenciones impositivas como de cualquier otra clase de relaciones que la Oficina/ Centro pudiera tener con stas. HACIENDA PUBLICA Se incluir en esta cuenta toda la deuda pendiente de pago con la Agencia Tributaria, retenciones a cuenta de IRPF, IVA., etc. Procedimientos 1. En todos los casos se deber seguir el principio del devengo, es decir, reconocimiento de la

    deuda contrada con la Agencia Tributaria cuando se realiza la transaccin, cuando la entidad sea contribuyente, cuando surja el derecho del acreedor a la remuneracin de que se trate y, por ltimo, cuando la Oficina/ Centro tenga que liquidar el impuesto como obligacin de retencin, as como los interesas devengados por responsabilidades fiscales no declaradas en su momento.

    2. Las declaraciones debern prepararse con la documentacin necesaria acreditativa de los

    hechos imponibles, quedando evidencia de la autorizacin para el pago por persona responsable. Toda esta documentacin que soporte un determinado pago de un impuesto, as como la carta de pago del mismo, debern adjuntarse a la hoja de codificacin y archivarse en la secuencia numrica que le corresponda (nmero que aparecer en la cuenta de Mayor) de tal forma que sea fcil su localizacin.

    3. El pago a la Agencia Tributaria deber estar autorizado por persona responsable y deber

    realizarse el da 20 de cada trimestre natural (en el caso de impuestos que tengan que ser satisfechos en el momento de su devengo, debern respetarse las fechas establecidas legalmente).

    4. Las retenciones que trimestralmente se pagan incluirn las realizadas a trabajadores segn

    tablas y las que obligatoriamente deban realizarse a colaboradores y profesionales (establecida por ley en el 20%) por los trabajos realizados. En estos ltimos se incluirn todas las gratificaciones que satisfaga la Oficina/ Centro a todas las personas que no estn incluidas en nmina y que realizan algn trabajo o servicio para la misma.

    5. Se dotarn las correspondientes provisiones por posibles contingencias incurridas, en base a

    los pasivos estimados que puedan surgir.

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    15.2 SEGURIDAD SOCIAL Se incluir en esta cuenta la deuda con la Seguridad Social por retenciones en nmina efectuadas a los trabajadores, cuota empresarial e intereses derivados de la demora en el pago de la misma. Procedimientos 1. Se preparar un resumen mensual de nmina de la Oficina/Centro, en la que se incluyan, el

    importe bruto de la misma, coste empresa y las retenciones por seguridad social, retenciones por IRPF, deducciones por anticipos, etc., y el neto a pagar, de tal forma que ese resumen sea la base de la contabilizacin del asiento de nmina.

    2. La cuota empresarial vendr dada por la diferencia que existe entre la retenido a los

    trabajadores y el pago total a la seguridad social, que se realiza el mes siguiente al del devengado.

    3. Dado que los seguros sociales, en cuanto a su importe exacto, pueden conocerse con

    posterioridad al cierre contable del mes correspondiente, y con objeto de ajustar la contabilizacin de los seguros sociales al principio del devengo, se proceder a realizar una estimacin del importe, ajustando las diferencias que puedan existir al mes siguiente o en el momento en que se conozca el importe exacto.

    4. Se contabilizar la cuota patronal, segn las caractersticas y bonificaciones contractuales as

    como las posibles bajas por enfermedad que hubiese o contingencias. 5. Seria conveniente que la Oficina/Centro abriera un archivo especfico de seguridad social en

    el que incluyeran todos los TC-1 y TC-2 que mensualmente se pagan, as como toda la documentacin que soporte el clculo de la seguridad social a cargo de la empresa y del total de la deuda.

    6. El pago mensual de la seguridad social ser autorizado por persona responsable y se realizar

    el da 30 del mes siguiente al de su devengo, adjuntndose una fotocopia del TC-1 a la hoja de codificacin y archivndose en la secuencia numrica que le corresponda.

    7. Se harn conciliaciones peridicas con las cuentas de Mayor, para verificar que no existen

    diferencias y siempre sin pedir conciliaciones al organismo de la seguridad social, para evitar cortar su periodo de prescripcin.

    8. No se admitir, en ningn caso, que en las fechas correspondientes no se paguen los seguros

    sociales por parte de cada Oficina/Centro. Al existir un aplazamiento de la deuda histrica, cualquier incumplimiento de las obligaciones con la Tesorera provocara la ruptura del aplazamiento, con las graves consecuencias que ello conllevara. Por otro lado, al haberse realizado la correspondiente retencin a los trabajadores, este impago supondra un apropiamiento indebido, con las consecuencias legales que establece la Ley.

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    16.1 16. INVERSIONES FINANCIERAS TEMPORALES Descripcin general Se considerarn dentro de este epgrafe las inversiones financieras temporales, aunque perfectamente separadas de las cuentas bancarias y de caja. Las inversiones que se realicen de este tipo se harn cuando existan excedentes de tesorera. Sern siempre a corto plazo o tendrn la posibilidad de hacerse lquidos de forma inmediata, sin coste adicional alguno. Se excluyen las inversiones que especficamente se han considerado como inversiones financieras permanentes. Procedimientos 1. Existirn por escrito, polticas claramente definidas sobre estas inversiones, siendo decididas

    por la Comisin de Control Presupuestario o Junta de Gobierno. 2. Los ttulos de estas inversiones estarn a nombre de C.R.E. de la Oficina/Centro

    correspondiente. 3. Se intentar que todas las inversiones de este tipo se materialicen en activos financieros sobre

    los que no se realicen retenciones por el impuesto sobre las rentas del capital (IRC) 4. La custodia de los activos estar en manos de las personas que autorizan el movimiento de las

    inversiones, la que registra las operaciones y la que controla el cobro de los ingresos de tales inversiones.

    5. Debera establecerse un registro extracontable, con todas las inversiones financieras

    temporales, haciendo constar el nmero de ttulos o su concepto, fecha de adquisicin, valor nominal, importe total pagado, valor de realizacin (en su caso), lugar donde estn depositados y fotocopia del resguardo de los mismos. Peridicamente se actualizarn estos archivos con la informacin que remiten las entidades financieras.

    6. Los intereses y dividendos obtenidos se debern contabilizar como ingresos financieros en el

    momento de su devengo. 7. Aquellos intereses y dividendos que se obtengan y que perteneciendo a este ejercicio se

    cobren en el siguiente o bien se cobren en este ejercicio perteneciendo al siguiente, se debern periodificar, utilizando para ello las cuentas existentes de ajustes por periodificacin, de tal forma, que los ingresos se consideren en el ejercicio en que verdaderamente se han devengado.

    8. Por ltimo, hay que hacer hincapi en que estas inversiones financieras temporales se

    realizarn en aquellos casos en que exista un exceso de liquidez grande y no se esperen realizar pagos importantes con proximidad o se tengan que hacer en un periodo de tiempo amplio, lo que permitir mover esos excesos y sacarles una rentabilidad.

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    16.2 9. No obstante, estas inversiones temporales debern ser totalmente lquidas en un periodo muy

    corto de tiempo y debern contar con una correcta previsin de tesorera que permita verificar la viabilidad de la misma.

    10. En el caso de que se realicen inversiones en Fondos de Inversin de Activos del Mercado

    Monetario (F.I.A.M.M.), el tratamiento contable a dar a las mismas ser el siguiente: Se contabilizar por su precio de adquisicin, es decir, el importe total pagado por la

    apertura del Fondo. Peridicamente, en base al extracto remitido por el gestor del Fondo, se actualizar la

    participacin en el mismo, abonando (o cargando) el beneficio (o prdida) a una cuenta de ingresos financieros.

    Ineludiblemente, al cierre del ejercicio deber actualizarse el valor de la participacin, reconociendo su correspondiente valor en el activo del balance y contabilizando en sus cuentas correspondientes el beneficio o prdida habidos.

    Cualquier tipo de modificacin deber contar como soporte documental con el extracto que remite el gestor del fondo en el que comunica el valor de la participacin.

    Se hace necesario la apertura de un archivo individualizado, en el que se custodien el contrato, los extractos, las solicitudes de venta de participaciones debidamente autorizadas, etc.

    Las cuentas que contempla el PCG. para la contabilizacin de estas inversiones financieras temporales son las siguientes:

    a. Para el registro contable de las participaciones en FIAMM: cuenta 2518:

    Participaciones en Fondos de Inversin de Activos de Mercado Monetario a largo plazo (en este caso tendr la consideracin de Inversin Financiera Permanente); cuenta 5418: Participaciones en Fondos de Inversin de Activos de Mercado Monetario a corto plazo.

    b. Para el registro contable de los ingresos devengados, al aumentar el valor de la participacin: cuenta 7618: Ingresos de participaciones en Fondos de Inversin de Activos de Mercado Monetario.

    c. Para el registro contable de las prdidas devengadas, al disminuir el valor de la participacin: cuenta 666: Prdidas en valores negociables.

    d. El aumento (disminucin) del valor de la participacin se registrar, en base a documento soporte, cargando (abonando) en la cuenta de activo que corresponda, segn sea la inversin a largo o a corto plazo y abonando (cargando) en la cuenta de ingreso (gasto) citada anteriormente.

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    17.1 17. SUBVENCIONES Descripcin general Se pueden considerar dos tipos de subvenciones: Subvenciones en Capital y Subvenciones de Explotacin. Las subvenciones en capital son las recibidas del estado y de otras entidades pblicas o privadas concedidas para el establecimiento o estructura fija de la Institucin. Las subvenciones de explotacin son las recibidas directamente, y a fondo perdido, del Estado y de otras entidades pblicas o privadas, por lo general, para compensar dficits de explotacin, asegurar a sta una rentabilidad mnima, o financiar la realizacin de determina-das actividades, programas o la prestacin de determinados servicios asistenciales o no. Procedimientos 1. Se contabilizarn en el momento y con la fecha en que sean concedidas, a partir del escrito o

    comunicacin cierta de su concesin, siguiendo as el principio del devengo, adeudando a la cuenta de activo que corresponda, la contrapartida ser una cuenta acreedora bien de pasivo, bien de prdidas y ganancias.

    2. Cuando se obtengan subvenciones condicionadas, se abrir para cada subvencin obtenida,

    un centro de coste y una subcuenta dentro del grupo 14 Subvenciones en Capital. 3. Se crearn archivos individualizados para cada una de ellas, en los que se incluya toda la

    documentacin referente a la misma, as como el escrito de su concesin definitiva y el resguardo de su cobro.

    4. Los activos figurarn en el balance por su coste total, en tanto que el importe de las

    subvenciones se incluir en el pasivo como un crdito definido pendiente de ser abonado a resultados a un ritmo conforme al del computo de las correspondientes amortizaciones del activo. En determinados casos, debido a sus caractersticas, cifra o inmovilizado comprado, se podr variar la periodificacin de los ingresos producidos por esta subvencin, pero siempre aprobado previamente por la Comisin correspondiente.

    5. Se comenzar a amortizar la subvencin en el momento en que el bien financiado por la

    misma entre en funcionamiento o est preparado para su uso. 6. Las subvenciones gestionadas directamente por la Oficina Central, se incluirn en esta cuenta

    como un cargo o un abono, segn corresponda. Estas subvenciones que no suponen ni ingresos ni gastos para la Oficina/Centro no se recogern en los presupuestos de la misma, ni se contabilizarn en cuentas de resultados. En todo caso se observarn las instrucciones que se den sobre subvenciones por programas en particular.

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    17.2 7. Las subvenciones en capital de cualquier clase se valorarn por el importe concedido cuando

    tengan carcter de no reintegrable. A estos efectos sern no reintegrables aquellas en las que se hayan cumplido las condiciones establecidas para su concesin o en su caso, no existan dudas razonables sobre su futuro incumplimiento.

    8. Se abrir un centro de coste para cada subvencin a la explotacin recibida, de tal forma que

    al cierre del ejercicio se pueda periodificar la parte de la misma no gastada (gastos imputados inferiores a la subvencin). En el ejercicio siguiente, los gastos imputados a la citada subvencin compensarn el ingreso por la parte de subvencin periodificada en el ejercicio anterior.

    9. Al final de ao y en base a los criterios que establezcan los rganos de Gobierno o las normas

    que dicte la Oficina Central en cuanto a su consideracin como ingreso, se dar la parte que corresponda a ese ao como ingreso, rebajando la cuenta de subvencin en el mismo importe.

    17.1 JUSTIFICACIN ECONMICA DEL PROGRAMA OPERATIVO PLURIRREGIONAL LUCHA

    CONTRA LA DISCRIMINACIN (RED INTER-LABOR@). Como es conocido de todas las Oficinas Territoriales, Cruz Roja Espaola es uno de los gestores del Programa Operativo Plurirregional, aprobado en 2001 por la Comisin Europea. Como gestor de este programa, Cruz Roja Espaola est llevando a cabo, en todo el territorio nacional, la ejecucin de determinados proyectos de empleo incluidos en el marco general del trabajo de este programa; garantizando el sistema de cofinanciacin a travs de fondos propios u otras entidades pblicas y/o privadas segn los tantos por ciento que, en cada caso, se hagan necesarios. Dado que tanto la normativa reguladora aplicable, como las diferentes fases de seguimiento, evolucin y modificaciones posteriores, no son objeto de este Manual, pasamos a exponer los requerimientos mnimos para la adecuada justificacin econmica de las Oficina Territoriales ante la Oficina Central, as como su adecuada contabilizacin. Las justificaciones econmicas debern contar con las siguientes caractersticas: Deber presentarse desagregada para cada actuacin. Se tratar de gastos realizados y pagados. Los gastos susceptibles de ser cargados en la justificacin debern distribuirse entre las

    actuaciones Itinerarios integrados de Insercin y Sensibilizacin y difusin, en funcin de su naturaleza y del presupuesto total aprobado.

    Los gastos susceptibles de imputacin son los que a continuacin se relacionan: 1) PERSONAL Gastos ocasionados por el pago de retribuciones al personal de la Oficina Territorial vinculada a la Red Interlabor@, con contrato fijo o eventual. La documentacin a aportar a la justificacin ser la siguiente: Copia contrato laboral Recibos originales de nmina.

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    17.3 Para personal de la Oficina, certificado emitido por los servicios de personal, en el que se

    especifique la adscripcin al Programa Operativo, sus funciones y su duracin. Boletines acreditativos de cotizacin a la Seguridad Social (TC1 y TC2). (Copias con el

    compromiso de aportar los originales si as fuera requerido). Impresos 110 y 190 de ingresos por retenciones practicadas y resumen anual de las mismas.

    (Copias con el compromiso de aportar los originales si as fuera requerido). 2) GASTOS DE ACTIVIDAD Son los gastos derivados directamente de la ejecucin del proyecto: Material de Oficina: factura original y recibo de pago. Material didctico: factura original y recibo de pago. Gastos de publicidad y propaganda: factura original, recibo de pago y un ejemplar de la

    publicacin o material. Primas de seguros de responsabilidad civil, accidentes, etc., para las personas inmigrantes:

    recibo de pago original. Gastos por ayudas a inmigrantes (becas y ayudas):

    Gastos de transporte para asistencia a cursos de formacin, sesiones de orientacin y entrevistas de trabajo.

    Gastos por guarderas Gastos por ayuda a la matriculacin y pago de mensualidades en cursos muy especficos. Materiales de formacin. Gastos para subsistencia por asistencia a acciones formativas Gastos por alojamiento y manutencin, (no se permitir en ningn caso el pago directo al

    beneficiario para el arrendamiento de un inmueble). Otros gastos derivados de la incorporacin del inmigrante a un empleo y hasta que perciba

    su primer salario: Gastos en autoempleo para la adquisicin de materias primas, alquileres de locales, etc.

    La documentacin que se deber aportar para estos gastos debern contar con el modelo SEM-005, debidamente firmado por el preceptor y el Secretario Territorial, y con el documento soporte original del gasto devengado: billete de transporte, recibo de guardera, recibo de matrcula, etc. En el caso especifico de becas de alojamiento y manutencin, copia del registro de entradas y salidas del inmueble y facturas de los gastos ocasionados por el piso, incluyendo un certificado del Secretario/a en el que se distribuya el gasto total por beneficiario. Si se trata de ayudas iniciales para autoempleo, se deber acreditar el inicio de la actividad (alta en IAE, en Seguridad Social, etc.) y la factura/recibo del gasto que en cada caso se subvencione. Gastos de profesorado especifico: contrato laboral, contrato de arrendamiento de servicios,

    etc. Gastos de formacin de personal asalariado y voluntario. Gastos de las plizas de seguros del personal voluntario.

    En cualquier caso, los gastos debern justificarse mediante los correspondientes documentos soporte, facturas/recibos originales.

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    17.4 3) GASTOS DE MANTENIMIENTO Arrendamientos de inmuebles y bienes muebles, quipos informticos y enseres: copia del

    contrato y recibos de pago originales. Gastos derivados de reparaciones, conservacin, suministros, mantenimiento de locales e

    instalaciones, etc: facturas y recibos de pago originales. En el caso de imputacin de gastos generales compartidos con otros servicios, actividades y programas, se emitir certificado por parte del Secretario/a donde se especifique los criterios de imputacin y el porcentaje de aplicacin al programa en cuestin. En ningn caso sern subvencionables las multas, gastos de procedimientos legales, sanciones y los gastos financieros.

    4) DIETAS Y GASTOS DE VIAJE Se admitirn en la justificacin las dietas y gastos de viaje del personal laboral y voluntario adscrito, as como de los colaboradores espordicos. La documentacin a aportar ser: Modelo SEM-006, debidamente cumplimentado, especificando claramente el objeto del viaje. Gastos por estos conceptos sujetos al convenio colectivo de cada Oficina Territorial. Para desplazamientos, se aportarn como justificantes los recibos/facturas originales de:

    Billete (avin, tren, bus, etc.) Recibo de estacin de servicio por adquisicin de combustible (incompatible con el cobro de

    kilometraje). A razn de 0,17 por kilmetro recorrido (incompatible con aporte de recibo por

    adquisicin de combustible). Para alojamiento: factura del establecimiento hotelero. No se consideran gastos justificables los de telfono, minibar, limpieza de ropa, etc. En el caso de transporte en ciudades, se emitir un certificado por parte del Secretario/a en el

    que se haga constar los nombres de las personas que han utilizado el transporte colectivo y la necesidad del desplazamiento. A este certificado se acompaarn los abonos o billetes del transporte colectivo utilizado.

    No se admitirn como justificantes los gastos derivados del uso de taxis y aparcamientos. 5) AMORTIZACIONES Se admitirn como gastos justificables, los costes de amortizacin de los locales y equipos que tengan una relacin directa con los programas desarrollados, siempre que: No se hayan adquirido con cargo a subvenciones nacionales o comunitarias. Amortizacin de acuerdo a tablas. Amortizacin en relacin al periodo de utilizacin efectiva del bien en el transcurso de la

    actuacin. Se admitirn como documentacin justificables de la amortizacin, las facturas y recibos de pago originales de adquisicin del bien, fichas de amortizacin y apuntes contables de dotacin a la amortizacin en las correspondientes estructuras contables.

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    17.5 6) ARRENDAMIENTO FINANCIERO

    En el caso de adquisicin de bienes por este mtodo, slo se admitir como gasto justificable, tanto la amortizacin financiera como su IVA. En ningn caso se admitirn en la justificacin los intereses financieros de la operacin. Requisitos formales de las facturas y su pago Las facturas o recibos originales que se aporten con soporte documental de los gastos imputados, debern cumplir con los siguientes requisitos: Factura numerada Datos identificativos del proveedor (nombre, denominacin, NIF, domicilio, etc.). Datos identificativos de la Oficina Territorial de Cruz Roja Descripcin detallada del concepto, precio unitario y precio total. El IVA aparecer de forma

    separada. Cuando la cuota se repercuta en el precio, deber expresarse IVA incluido. Lugar y fecha de emisin Forma de pago: metlico, transferencia o cheque (con su nmero). Deber incluirse como

    soporte recibo de cobro original emitido por el proveedor. En ningn caso se admitirn tickets, albaranes, notas de entrega y facturas pro-forma. En todos los casos deber quedar acreditado de forma fehaciente el pago de las facturas y/o

    recibos: se acompaar siempre de los justificantes de pago (transferencia, etc.), recibo de cobro emitido por el proveedor y copia del extracto bancario donde figure el movimiento.

    7) GASTOS DE PERSONAL VOLUNTARIO En el caso de imputacin de gastos devengados por personal voluntario, la documentacin que se aportar para soportar los gastos ser: Certificado emitido por el Secretario/a Territorial (modelo SEM-009). Gastos por desplazamientos y estancia: tendrn el tratamiento de dietas y gastos de viaje,

    justificndose lo mismo segn lo comentado en el punto 4) anterior. Gastos por primas en plizas de seguros de accidentes y enfermedad: tendrn la consideracin

    de gastos de mantenimiento y se justificarn mediante la aportacin de facturas/recibos acreditativos del pago de los plizas, adjuntndose fotocopia de la pliza.

    8) CONTRIBUCIONES EN ESPECIE El reglamento de la Comisin Europea permite que se puedan justificar gastos o contribuciones en especie. Los requisitos para que esas contribuciones tengan la consideracin de justificables son: Que consistan en el suministro de terrenos, locales, equipos, materiales o trabajo voluntario no

    remunerado. Que su valor se pueda evaluar y acreditar. Para suministro de terrenos o locales, el valor sea certificado por un tasador. Para trabajo voluntario no remunerado, su valor se determine segn el tiempo prestado y los

    salarios normales.

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    17.6 La documentacin que justificar la accin voluntaria desarrollada ser: Certificado emitido por el Secretario/a Territorial (modelo SEM-009), en el que se especifique

    la participacin del voluntario en el desarrollo de las actuaciones del Programa. Este certificado se emitir a Oficina Central, al finalizar el primer y el segundo semestre del ao.

    Como soporte documental de este certificado se cumplimentar la ficha de funciones y tiempos de accin voluntaria (modelo SEM-008). Deber estar firmado por el voluntario y el responsable del programa. Esta ficha se custodiar en la propia Oficina territorial, debiendo estar siempre debidamente actualizada.

    Para cualquier consulta, ampliacin de lo aqu comentado, revisin, modelos de seguimiento econmico, etc, nos remitimos al Manual de Justificacin del programa operativo plurirregional lucha contra la discriminacin cofinanciado por el Fondo Social Europeo y el Fondo Europeo de Desarrollo Regional. red interlabor@ 2000/2003. 17.2 MANUAL DE JUSTIFICACIN DE LA SUBVENCIN CONCEDIDA POR EL MINISTERIO DE

    TRABAJO Y ASUNTOS SOCIALES CON CARGO A LA ASIGNACIN TRIBUTARIA DEL 0,52% DEL IRPF

    En l se recogen las reglas, procedimientos y plazos sealados por el Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales y a ellos deben atenerse todas las Organizaciones y Entidades beneficiarias de su apoyo econmico. Desde la Oficina Central se elabora este documento con el fin de ordenar los procedimientos de seguimiento de la actividad y de justificacin econmica; unificar criterios entre los responsables de las reas correspondientes e incorporar a las tareas de seguimiento a los equipos de las Oficinas Territoriales; lo que permitir a cada nivel responsabilizarse de su rea de trabajo y facilitar la coordinacin de la tarea entre todos lo implicados (Of. Locales, Of. provinciales, Of. Autonmicas y Of. Central). El Manual incluye aspectos referentes al marco jurdico en que se desarrolla nuestra actividad, instrucciones para el seguimiento y evaluacin de los programas e instrucciones para la justificacin econmica, el calendario resumen del proceso, as como las memorias adaptadas de los proyectos que se van a desarrollar en cada Provincia y/o Autonoma. ESQUEMA Y ASPECTOS RELEVANTES DEL MANUAL DE JUSTIFICACIN El Manual de Justificacin quedar esquematizado de la siguiente forma:

    NORMATIVA REGULADORA DE CARACTER GENERAL NORMATIVA DE CARCTER ESPECIFICO NORMATIVA CRUZ ROJA ESPAOLA

    Reglamento General Orgnico de Cruz Roja Espaola Manual de procedimientos para Oficinas y Centros de Cruz Roja Espaola.

    La justificacin de las subvenciones comprende dos obligaciones: 1. Seguimiento y evaluacin del proyecto subvencionado. 2. Justificacin econmica.

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    17.7 JUSTIFICACIN ECONMICA Oficina Central.- Departamento econmico Se prestar apoyo a las Oficinas Provinciales asesorando a las mismas a la hora de realizar el gasto, para su correcta justificacin. Oficina Provincial Las Oficinas Provinciales, bien directamente, bien a travs de las Oficinas Locales, sern responsables directos de la justificacin econmica de los proyectos. INSTRUCCIONES PARA LA JUSTIFICACION ECONOMICA DE LAS OFICINAS PROVINCIALES ANTE LA OFICINA CENTRAL JUSTIFICACION ECONOMICA DE CONCEPTOS SUBVENCIONADOS. Comprende las bases

    generales de justificacin de gastos efectuados con cargo a la subvencin concedida. Los citados gastos debern adaptarse a las reglas de realizacin de los programas, de acuerdo con los conceptos y partidas presupuestarias concedidas en el Convenio-Programa.

    REQUISITOS FORMALES QUE DEBEN CONTENER LAS FACTURAS. A resaltar:

    Lugar y fecha de emisin y pago (en este punto se exigir que las fechas de emisin y pago estn comprendidas dentro del plazo de ejecucin (01/01 al 31/12) establecido en las normas regula-doras de la concesin.

    CONCEPTOS DE GASTO Y PARTIDAS PRESUPUESTARIAS El cuadro resumen de conceptos de gastos y partidas presupuestarias quedara establecido as:

    CONCEPTO GASTOS CORRIENTES (GC)

    CONCEPTO GASTOS DE INVERSION (GI)

    CONCEPTO GASTOS DE GESTION Y

    ADMINISTRACION (IRPF) PARTIDAS GC PARTIDAS GI PARTIDA UNICA

    Personal Adquisicin de inmuebles Gastos de Gestin y Administracin

    Mantenimiento y actividades Obras

    Dietas y gastos de viaje Equipamiento

    PRESENTACION DE LA DOCUMENTACION POR LAS OFICINAS PROVINCIALES ANTE

    LA OFICINA CENTRAL. La documentacin que justifique los gastos efectuados con cargo a la Subvencin 0'52% IRPF, se presentar por cada uno de los programas subvencionados, por duplicado, aportando siempre en uno de ellos originales y separado por juegos de original y copia para cada programa, partida presupuestaria y mes en que se contabilice el gasto.

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    17.8 DOCUMENTACION JUSTIFICATIVA A PRESENTAR MENSUALMENTE A LA OFICINA

    CENTRAL: - ANEXOS: * MJE 00. Plantilla Resumen Cuentas por Partida Presupuestaria. * MJE 01. Relacin de documentos. * CERTIFICADO DE APLICACIN GASTOS ACTIVIDAD Y MANTENIMIENTO. * CERTIFICADO DE GASTOS DE DIFICIL JUSTIFICACION. * MJE 02. Relacin de personal por programa Subvencionado en la provincia. * MJE 03. Relacin de personal contratado. * MJE 04. Relacin de personal con contrato de arrendamiento de servicios. * MJE 05. Liquidacin de dietas y gastos de locomocin. * CERTIFICADO DE TRANSPORTE EN OTRAS CIUDADES. * DOCUMENTO ACREDITATIVO DE ALOJAMIENTO. * MJE 06. Acta de recepcin de bienes de inversiones * MJE 07. Certificado de incorporacin a inventario. * MJE 12. Certificacin de no alta en el IAE.

    * HOJA DE CLCULO CON DATOS DEL PERSONAL CONTRATADO PARA IRPF. DOCUMENTACION JUSTIFICATIVA A PRESENTAR AL FINAL DE LA SUBVENCION (ANTES DEL 31 ENERO )

    - ANEXOS: * MJE 08. Certificacin general de ingresos generados e intereses. * MJE 09. Certificacin general de otras subvenciones. * MJE 10. Certificacin general de aseguramiento de voluntarios. * MJE 11. Certificacin de aportar originales. RESUMEN DEL CALENDARIO EN EL SEGUIMIENTO DEL IRPF MEMORIAS DE SEGUIMIENTO:

    Antes del 15.10. Informacin hasta el tercer trimestre inclusive. MEMORIA FINAL:

    Antes del 15 de Enero. Cierre de los programas al 31de diciembre de cada ejercicio ASIGNACIN CONTABLE DE PROYECTOS Y FUENTES DE FINANCIACIN. Utilizar nicamente las asignadas para el Ejercicio actual. Si se utilizaran otras fuentes de Ejercicios anteriores, en la realizacin de las Memorias Finales, se consolidaran a los tres primeros dgitos del programa y Fuente de Financiacin, con EL RESTO DE MOVIMIENTOS del Ejercicio actual. PROCEDIMIENTOS DE CONTABILIZACION EN LAS OFICINAS PROVINCIALES. En general, se seguirn las normas del Manual de Procedimientos para Oficinas y Centros de CRE.

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    17.9 TRAMITACION DE LA DOCUMENTACION DE LA OFICINA CENTRAL. La Oficina Provincial deber enviar los documentos de justificacin de cada proyecto, de acuerdo a las Instrucciones y modelos establecidos en el Manual de Justificacin de Subvenciones. De manera simultnea a la confeccin de la documentacin soporte que se enve a la Oficina Central mensualmente, la Oficina Provincial deber contabilizar los justificantes segn se explica en el punto siguiente. En todo caso, la documentacin presentada deber estar ordenada por cuentas de acuerdo a las operaciones contabilizadas por la Oficina Provincial dentro de los meses contables que se justifiquen en el envo. ESQUEMA DE CONTABILIZACION OPERACIONES EN LAS OFICINAS PROVINCIALES CONCEPTO CTAS. CARGO CTAS. ABONO * Envo por la Oficina Central anticipos Subvencin 57 5513 * Ejecucin de la Subvencin 6 41 22 47 57 * Reconocimiento ingresos Subvencin 5513 74000 13000 CONTABILIZACIN DE INMOVILIZADO QUE OFICINA CENTRAL REALIZA A CARGO DE SU PROPIO PRESUPUESTO No se utilizar EN NINGN CASO: Un cdigo de proyecto coincidente con el de IRPF EN LOS TRES PRIMEROS DGITOS Un cdigo de Fuente de Financiacin coincidente con los de IRPF EN LOS TRES PRIMEROS

    DGITOS (de E06? A E12?). ENVOS POR LA OFICINA CENTRAL DE ANTICIPOS A CUENTA DEL PRESUPIUESTO DE LOS PROGRAMAS SUBVENCIONADOS Se transferirn fondos a cuenta del presupuesto de los programas, mensualmente por el importe de justificantes recibidos y revisados a la fecha en que se realice la orden colectiva de envo. REGISTRO Y TRANSMISION DE LA CONTABILIDAD La Oficina Provincial utilizar para el registro contable, la estructura especfica, de acuerdo con la asignacin contable de proyectos y fuentes de financiacin. La Oficina Provincial enviar a la Unidad de Gestin de Programas IRPF de la Oficina Central, los documentos justificativos y sus modelos correspondientes hasta el mes/es contable/s cerrado/s, de acuerdo a las normas establecidas en el Manual de Subvenciones del MTAS. Con el fin de unificar criterios a nivel general (presentacin de memorias, inspecciones oficiales, etc.), los asientos introducidos quedarn en el estado de asientos en compromiso para que de esta forma, una vez revisada la documentacin desde la Oficina Central, sea posible cualquier modificacin: traspaso de cuenta, modificacin del importe imputado, anulacin de facturas que no renan los requisitos de justificacin, y as evitar el que aparezcan excesivos apuntes y contra apuntes contabilizados.

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    17.10 Una vez dado el Visto Bueno desde la Oficina Central, estos asientos pasarn en la Oficina Provincial al estado de asientos en borrador y posteriormente, formarn parte del histrico de la Oficina Provincial (definitivo). Cuando se realice esta tarea, se emitir nuevamente el modelo de justificacin definitivo MJE-01, - una vez efectuadas todas las correcciones propuestas sobre el modelo inicial con el nmero de justificante de referencia -, y se enviar a la Oficina Central para su archivo definitivo. La Oficina Central, cuando reciba los Modelos de justificacin definitivos, los contabilizar tras las revisiones oportunas utilizando las cuentas internas, abiertas para este fin con la Oficina Provincial. Se contabilizarn clasificadas por estructura contable, de acuerdo con los presupuestos concedidos por el MTAS. CONTABILIZACION DE GASTOS, INVERSIONES Y PAGOS Se seguirn los principios generales de contabilidad y los criterios especficos aplicables por CRE de acuerdo a las instrucciones de justificacin emitidas por el MTAS. En particular deber aplicarse con exactitud, dentro de cada mes contable, el principio de devengo, con el fin de que la informacin contable y presupuestaria refleje el estado real de ejecucin de la subvencin. Para ello ser necesario tener actualizada permanentemente la contabilidad de los Centros de Coste, en consonancia con la asignacin anual contable de proyectos y fuentes de financiacin. CONTABILIZACIN INGRESOS. PREPARACIN CERTIFICACIONES GENERALES El importe de los Otros Ingresos ser el que figure en las cuentas del Grupo 70, en cualquier proyecto coincidente en los tres primeros dgitos y con una Fuente de Financiacin con los tres primeros nmeros distintos a las comprendidos entre E06? a E12?. Dicho importe es necesario reinvertirlo en el /los mismo /s programa /s; la Oficina Provincial enviar a la Oficina Central los justificantes de los importes reinvertidos, clasificados por cada programa y ste a su vez por captulo presupuestario del gasto realizado. Se debern utilizar de la Aplicacin informtica de Contabilidad, los diferentes Informes Programas IRPF explicados en el Manual. Despus de realizado lo anterior, hay que tener en cuenta que el importe de los ingresos por Otras Subvenciones o Subvenciones Concurrentes, ser el que resulte de los Grupos 740 + 741 para cada Proyecto Subvencionado a nivel nacional, con cualquier Fuente de Financiacin diferente a las comprendidas entre la E06? y E12.? En relacin con la obtencin del Resultado econmico contable (No puede existir Remanente) para cumplimentar los Certificados Generales de Subvenciones concurrentes al cierre de los programas (proyectos) de la Subvencin, la Oficina Provincial tendr tambin cerrados todos los movimientos que se refieran a cualquier proyecto concurrente subvencionado a nivel nacional, de los coincidentes con la asignacin anual contable de proyectos. El resultado se obtendr restando los Ingresos (menos la Cta. 775), de las Inversiones y Gastos (menos Grupo 68) con esa misma estructura contable. No puede existir Resultado positivo o negativo. CIERRE DEFINITIVO Despus de anunciar la Oficina Central la fecha del cierre de los programas de la subvencin (subvencin + concurrentes), es necesario que sea definitivo, es decir, no se puede volver a contabilizar nada en esos programas cerrados o en sus concurrentes. La razn es porque cuando hace falta obtener detalles de esta informacin a posteriori para la IGAE, esta no puede ser distinta de la originalmente enviada en las Memorias Finales.

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    17.11 Cualquier duda, ampliacin de la informacin aqu sealada, etc., podr ser consultada en el Manual de justificacin econmica de la subvencin concedida por el Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales con cargo a la Asignacin Tributaria del 0,52% del IRPF, que se prepara desde el Departamento Econmico de la Oficina Central. Los gastos devengados imputados a esta subvencin se debern adaptar a las siguientes normas de justificacin y a la documentacin necesaria a aportar: 1) GASTOS DE PERSONAL Gastos por pago de retribuciones al personal de la Oficina Provincial vinculado al programa

    mediante contrato laboral, fijo o eventual o mediante un contrato de arrendamiento de servicios (slo en casos excepcionales).

    Las retribuciones imputadas a la subvencin no debern exceder de los lmites mximos establecidos o que puedan establecerse por la Administracin General del Estado.

    La categora profesional que figure en la nmina deber ser coincidente con la que establezca el contrato de trabajo y la que figure en la hoja de clculo de datos de Personal.

    No se incluirn en las nminas de los trabajadores los complementos por gastos de transporte y/o dietas, a no ser que se trate de una cuanta fija mensual y no supere el lmite mximo de retribuciones establecido para cada categora laboral.

    No se podrn justificar con cargo a la subvencin los gastos de formacin de personal, entendiendo por stos los gastos de reciclaje y de formacin.

    La documentacin soporte de los gastos que se deber aportar ser la siguiente: Copia del contrato laboral Recibos de nmina: nombre, apellidos y NIF del trabajador, categora profesional, nmero de

    afiliacin a la seguridad social, antigedad, conceptos retributivos, firma del trabajador y firma y sello de la empresa, etc.

    Boletines acreditativos de cotizacin a la seguridad social (TC1 y TC2). Impresos modelos 110 y 190 de ingresos por retenciones por IRPF. Modelos justificativos MJE-00; MJE-01; MJE-02 y MJE-03. Para el caso de arrendamientos de servicios, los documentos a aportar sern: Copia del contrato, en el que deber reflejarse, entre otras, la categora profesional, el periodo

    de prestacin del servicio y las horas de intervencin en el programa. Recibo firmado por el preceptor que incluya:

    Nombre, apellidos y NIF de la persona que presta el servicio, fecha y periodo de liquidacin.

    Retencin practicada por IRPF. Pago por aplicacin del IVA (cuando proceda). En el caso de profesionales liberales colegiados, fotocopia de la Tabla de minutas

    autorizada por el Colegio Profesional correspondiente. Impresos 110 y 190 de ingresos por retenciones del IRPF. Copia de alta de matrcula en el Impuesto de Actividades Econmicas (IAE) y recibo de la

    cantidad devengada en el periodo. Modelos MEJ-00; MEJ-01 y MEJ-04

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    17.12 2) GASTOS POR ACTIVIDADES Y MANTENIMIENTO Se incluyen en este concepto los gastos derivados directamente de la realizacin del programa subvencionado, tanto los incluidos en el desarrollo de la actividad como el mantenimiento del local dnde ste se realiza. Los gastos de la propia Oficina Provincial se integrarn en el concepto de gestin y administracin. Los gastos que se puedan justificar con cargo a estos dos conceptos son los siguientes: Arrendamiento de bienes inmuebles (solares, edificios, locales, etc.) y bienes muebles (equipos

    informticos, maquinaria, mobiliario, etc.). Obras de reparacin simple, obras de equipamiento para adaptacin, suministros (agua,

    electricidad, gas, etc.), primas de seguros de edificios y otro inmovilizado, comunicaciones (telfono, telegramas, fax, correo y mensajera) y tributos municipales (tasas basura, alcantarillado, etc.).

    Otros gastos de la actividad, como pueden ser:

    Material de oficina: papel, impresos, bolgrafos, etc. Material didctico: manuales, libros y revistas especializadas, etc. Materiales diversos: productos alimenticios, farmacuticos, menaje, material de

    manualidades y juegos, etc. Gastos de publicidad y propaganda especficos del programa. Transporte de mercancas e inmovilizado adscrito al programa. Trabajos realizados por otras empresas que no sean inversin (estudios y trabajos tcnicos,

    limpieza, seguridad, catering, etc.). Gastos por colaboraciones espordicas que no se prolonguen en el tiempo ni siquiera con

    carcter discontinuo. En caso contrario los citados gastos se imputarn al concepto de gastos de personal.

    Gastos de formacin de los voluntarios que participan en el programa. Gastos de las plizas de seguro de personal voluntario. Otros gastos especficos: transporte, alojamiento y manutencin usuarios, becas, seguros

    accidentes, etc. Como documentacin soporte a aportar en la justificacin del programa se incluirn: Para colaboraciones espordicas, lo requisitos exigidos son los mismo que los enumerados

    para la justificacin de los gastos de arrendamiento de servicios (excepto la presentacin del contrato y alta en IAE). En todo caso, el recibo deber incluir la categora profesional, el objeto de la colaboracin y el tiempo de intervencin.

    Para reparacin y conservacin: presupuesto desglosado de las reparaciones y factura acreditativa.

    Para gastos de publicidad: un ejemplar de la publicacin, anuncio, material de difusin, etc., donde figure el logotipo del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales.

    Para obra de adaptacin: licencia municipal de obras (cuando sea necesaria), certificado del Registro de la Propiedad (cuando se realicen en el domicilio del usuario) y contrato de alquiler y autorizacin del propietario sobre la ejecucin de las obras.

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    17.13 Para el resto de los gastos se presentarn las facturas y/o recibos que acrediten el gasto

    realizado. En el caso de existencia de gastos de difcil justificacin de gastos menores (compras en

    supermercados, tiendas, transportes pblicos urbanos, etc.), siempre que guarden relacin con el programa y no superen el 5% del importe autorizado para este concepto, se podrn justificar los mismos mediante declaracin del representante de la Oficina Provincial manifestando su aplicacin al programa de las distintas cantidades, aportando aquellos documentos acreditativos del gasto que haya podido obtener.

    En el caso de dietas y gastos de viaje, los gastos de alojamiento y manutencin se justificarn mediante documento de liquidacin de dietas, junto con la factura del establecimiento hotelero. Los gastos de desplazamiento se justificarn mediante el documento anterior, acompaado de los correspondientes billetes.

    Modelo de justificacin econmica MJE-00 y MJE- 01. Certificado de gastos de aplicacin al programa de gastos de actividad y mantenimiento. Por lo que respecta a los gastos de gestin y administracin, la Oficina Provincial los justificar

    de la siguiente forma: Se justificar globalmente la totalidad del importe concedido para estos gastos,

    presentndose la documentacin justificativa de todos ellos. En cualquier caso, se considerarn gastos de gestin y administracin los ocasionados con

    motivo de la coordinacin general de los distintos programas subvencionados, pudiendo justificarse: Material de oficina Mantenimiento sede Oficina Provincial Telfono, etc. Retribuciones ocasionadas por el personal administrativo y/o coordinador de

    programas, incluidas sus cuotas sociales. Cuando se adquieran inmuebles y/o terrenos, destinados a la realizacin de la actividad

    subvencionada, stos se debern dedicar a dicha actividad un mnimo de 30 aos. En este caso, la documentacin justificativa ser: Escritura pblica de compraventa o constitucin del derecho real, donde se haga constar,

    el precio y la cuanta procedente de la subvencin, as como la forma de pago y en la que figuren las siguientes clusulas limitativas: Obligatoriedad de mantener el inmueble 30 aos destinado a la finalidad

    subvencionada. Obligacin de solicitar autorizacin al Ministerio de Asuntos Sociales cualquier acto

    de disposicin o gravamen sobre el bien.

    Certificacin inscripcin en el Registro de la Propiedad Certificado del Secretario/a en el que conste su recepcin, su conformidad y si inclusin

    en el inventario de la Oficina Provincial. Modelos de justificacin: MJE-00, MJE-01, MJE-06 y MJE-07.

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    17.14 3) GASTOS POR OBRAS En este caso, se podrn imputar a la justificacin, los gastos devengados con relacin a los inmuebles afectos al desarrollo de la actividad, como pueden ser: obras de primer establecimiento, obras de reforma y obras de gran reparacin. La documentacin a aportar en estos casos ser: Certificado del Registro de la Propiedad (para inmuebles propiedad de la Oficina) o contrato

    de alquiler y autorizacin del propietario para la ejecucin de las obras (en caso de inmuebles alquilados).

    Escritura pblica de obra nueva. Proyecto de la obra visado por el Colegio Profesional. Licencia Municipal de Obras. Contrato de ejecucin de obra con el contratista. Certificacin de obra o factura detallada. Certificacin final de obra. Certificacin expedida por el/la representante de la Oficina Provincial en la que se haga

    constar la realizacin de las obras, su conformidad con las mismas y su inclusin en el inventario de la Oficina.

    Modelos de justificacin: MJE-00, MJE-01, MJE-06 y MJE-07. 4) GASTOS DE EQUIPAMIENTO En el caso de gastos en equipamiento, es decir, adquisicin de elementos de inmovilizado distintos a terrenos y edificios: maquinaria, mobiliarios, equipos informticos, elementos de transporte, etc. La documentacin justificativa a aportar ser: Facturas de las empresas suministradoras, indicando nmero de unidades, precio unitario e

    importe total. Certificacin del/de la representante de la Oficina Provincial en la que conste la recepcin,

    conformidad y su inclusin en el inventario de la Oficina. Modelos de justificacin: MJE-00, MJE-01, MJE-06 y MJE-07. Requisitos formales de las facturas Las facturas deben cumplir los siguientes requisitos: Factura numerada. Datos identificativos del proveedor (nombre, denominacin, NIF, domicilio, etc.). Datos identificativos completos de la Oficina Provincial de Cruz Roja. Descripcin detallada del producto/servicio, coste unitario e importe total. El IVA aparecer

    de forma separada. Cuando la cuota se repercuta en el precio, deber expresarse IVA incluido.

    Lugar y fecha de emisin. En la factura deber figurar el recib (firma y sello del emisor). Forma de pago: metlico, transferencia o cheque (con su nmero). En ningn caso se admitirn tickets expedidos por la empresa suministradora, albaranes, notas

    de entrega y facturas pro-forma.

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    17.15 5) ACTIVIDADES SUBCONTRATADAS Cuando las actividades principales del programa (superior al 10% del importe total subvencionado para el programa) las ejecuten una o varias personas jurdicas distintas de la subvencionada, se entender que hay subcontratacin. En general se necesitar autorizacin de la Oficina Central, aunque se entender implcita la autorizacin cuando la subvencin se concede para programas cuyo contenido principal consiste en la realizacin de actividades propias de servicios de hostelera (comedores, catering, alojamiento) y preparacin para obtencin del carn de conducir. Estas actividades subcontratadas se justificarn mediante la presentacin del documento suscrito entre la entidad subvencionada y las entidades subcontratadas, donde debern reflejarse las actividades subcontratadas, su duracin e importe, adjuntando las correspondientes facturas soporte del gasto. 6) GASTOS DE PERSONAL VOLUNTARIO En el caso de incorporacin de personal voluntario a la ejecucin de un determinado programa, deber suscribirse una pliza de seguro de accidentes, enfermedad y de responsabilidad civil. Estos gastos podrn ser justificados en la subvencin. Igualmente se le debern satisfacer todos aquellos gastos devengados por su actividad voluntaria, que sern imputables a la subvencin. Si los gastos devengados por el voluntario lo han sido por estancia fuera de la residencia habitual, o por la utilizacin de cualquier medio de transporte, estos gastos se imputarn al concepto de Dietas y Gastos de viaje. Si los gastos que se satisfacen al voluntario lo son por compra de material relacionado con el programa subvencionado, se imputarn al concepto de Mantenimiento y Actividades, debiendo aportar los siguientes documentos: Recibos firmados por el/la voluntario/a. Facturas acreditativas del gasto. En el caso de plizas de seguros de accidentes, enfermedad y responsabilidad civil, se imputarn al concepto de Mantenimiento y Actividades y se justificarn mediante las facturas acreditativas del pago de las primas, junto con una fotocopia compulsada de la pliza del seguro contratado. 7) INVENTARIOS Las Oficinas Provinciales que realicen adquisiciones de elementos de inmovilizado inventariables, debern incorporar a sus inventarios las adquisiciones de elementos realizadas con cargo a estas subvenciones.

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    17.16 En la incorporacin al inventario, deber quedar claramente establecida la siguiente informacin: Nmero correlativo de inclusin en inventarios. Descripcin del elemento. Fecha de adquisicin. Coste. Cdigo interno de localizacin del elemento en la Oficina adquiriente. Sealar por ltimo, que cualquier duda, ampliacin de la informacin aqu sealada, etc., podr ser consultada en el Manual para la justificacin de la subvencin concedida por el Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales con cargo a la asignacin tributaria 052% IRPF que anualmente prepara el Departamento Econmico de la Oficina Central.

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    18.1 18. DONACIONES Descripcin general Se considerarn aqu los aumentos de activos de inmovilizado material, inmaterial, financiero o de existencias realizados a ttulo gratuito, de procedencia exterior y sin contraprestacin alguna. Procedimientos 1. Se dar de alta cargando en la cuenta de balance que corresponda, a su valor real de mercado,

    abonando a una cuenta de ingresos o de subvenciones en capital, segn se de todo en el ejercicio como ingreso o se distribuya en varios ejercicios, teniendo en cuenta la naturaleza del bien donado y la aplicacin que se vaya a hacer de l.

    2. Si dado su pequeo valor o inmaterialidad no es necesario su inventario, se considerar el

    valor mnimo para su contabilidad. 3. Se registrar en el Registro de Propiedad y se mantendr el ttulo de propiedad. 4. En caso de que exista dificultad en conocer el valor del bien, se recurrir al precio de mercado,

    a un tasador o se recurrir al servicio de Estadstica, segn sus tablas publicadas. 5. Se amortizar el bien de inmovilizado, si procede, segn su vida til estimada a partir del

    momento en que se recibe. Igualmente se considerar como ingreso de cada ejercicio la parte correspondiente de subvencin en capital.

    6. En el caso de donaciones de existencias, se reconocer un mayor importe de las mismas,

    reconociendo una cuenta de pasivo de ingresos diferidos. Solo en el momento en que esas existencias sean consumidas por la propia Oficina/Centro, o aplicadas a la finalidad para la que fueron donadas, se dar de baja de la cuenta de existencias, cargando a la cuenta de ingresos diferidos y reconociendo un ingreso por el mismo importe.

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    19.1 19. CUENTAS A COBRAR OTROS DEUDORES Descripcin general Este epgrafe del balance deber recoger todos aquellos importes que supongan una deuda real para con la Oficina/Centro y que, por tanto, estn confirmados fehacientemente, por lo que el cobro se realizar a corto plazo. Dentro de este epgrafe podremos incluir las subvenciones oficiales, prestacin de servicios, matrculas y cuotas de cursos, subvenciones por diversos programas que realiza la Oficina/Centro, prestacin de asistencia sanitaria, deudas del Insalud y otras entidades sanitarias, etc. Hay que destacar aqu que, para que exista correlacin entre ingresos y gastos, se considerar la cuenta a cobrar y como contrapartida su ingreso, en el momento que se empiecen a producir los gastos que hacen posible la realizacin de un determinado programa, curso, actividad. En el caso de subvenciones no condicionadas, se dar como ingreso y se reconocer al deudor, en el momento en que se tenga constancia de la misma. Procedimientos 1. Se deber abrir una cuenta de Mayor por cada cuenta de deudores que exista, no siendo

    recomendable la agrupacin de todas ellas en una sola cuenta. 2. Adecuada segregacin de funciones, es decir, que las funciones de cobro o recepcin de

    efectivo estn separadas de las funciones de contabilidad y de control de cuentas a cobrar. 3. La Oficina/Centro deber considerar en todos los casos el principio del devengo, es decir,

    considerar los ingresos y, por tanto la cuenta deudora, en el momento en que se tenga confirmacin de los mismos y no cuando se produzca la corriente financiera del cobro.

    4. Confirmacin peridica de saldos con deudores y anlisis de las cuentas con saldos

    demasiado antiguos para establecer las posibilidades de cobro y, en todo caso, poder dotar la correspondiente provisin por deudores de dudoso cobro. Si esta deuda tiene una antigedad superior a seis meses se debe dotar el 100% como provisin.

    5. Los anticipos que se concedan al personal, debern verificarse peridicamente, comprobando

    su antigedad, su descuento adecuado en la nmina segn las condiciones estipuladas, la no concurrencia de varios anticipos en una misma persona, la continuidad en el puesto de trabajo, la correcta contabilizacin en su cuenta correspondiente, etc. Para un mejor control de estos anticipos es conveniente el establecimiento de un registro extracontable para cada anticipo concedido.

    6. En el caso de anticipos para viajes, se deber utilizar un documento de autorizacin de viaje

    (vase procedimiento 17 del punto 9 Compras y Gastos, pgina 9.3), que ir firmado por el interesado, y la persona responsable de la Oficina/Centro. En base a las dietas establecidas, que nunca podrn ser superiores a las que fije el Ministerio de Hacienda como importes mximo a percibir diariamente sin que suponga renta para quien las percibe, se proceder al pago del anticipo solicitado. (Ver en Anexo 14.1 las cuantas mximas establecidas).

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    19.2 Una vez finalizado el viaje se efectuar la liquidacin del mismo, que tambin deber ir firmado por la persona responsable que la autoriz.

    7. En el caso de la existencia de cuentas a cobrar de cualquier otro tipo, se abrir una cuenta

    individual por cada entidad, persona o empresa deudora, soportando el asiento con todos los documentos y justificantes que sean necesarios, para que sea fcilmente comprensible el significado y la razonabilidad de esa cuenta a cobrar, se pueda comprobar su antigedad y, en su caso, realizar las gestiones oportunas para su cobro.

    8. En el caso de existencia de fianzas, se deber verificar que existe tal derecho (prescripcin,

    etc.). Si este derecho no existe, transcurridos cinco aos se dar de baja del activo. 9. Se considerarn tambin dentro de estas cuentas a cobrar aquellos pagos que se realizan en el

    ejercicio que se cierra y que por su naturaleza, corresponden al siguiente, en parte o en su totalidad, Gastos anticipados. Para estas cuentas son aplicables los procedimientos descritos anteriormente. El fin ltimo de los procedimientos a aplicar radica en obtener una adecuada visin de el/los asiento/s realizado/s con su soporte documental y su razonabilidad, para poder realizar un adecuado seguimiento peridico.

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    20.1 20. CUENTAS A PAGAR OTROS ACREEDORES Descripcin general Se incluyen en este rea todas aquellas cuentas que supongan una obligacin de pago de la Oficina/Centro y que no se encuentran incluidas en reas tratadas con anterioridad. Procedimientos 1. Cualquier movimiento que se produzca en cuentas de esta naturaleza deber estar soportado

    documentalmente de forma adecuada. 2. Se deber abrir un archivo individual extracontable para todas estas cuentas a pagar. Los

    saldos y movimientos que se produzcan debern tener toda la documentacin que los soporte.

    3. Las cuentas con saldos acreedores que se mantengan con Centros de C.R.E. se contabilizarn

    en la cuenta especfica que al efecto seala el PCG. de C.R.E. Estos saldos se debern confirmar peridicamente, efectuando la correspondiente conciliacin.

    4. Se debern verificar con su correspondiente documentacin soporte las fianzas depositadas.

    Si stas han prescrito o la obligacin a desaparecido pero no existe documentacin, transcurridos cinco aos se debern dar de baja del pasivo del balance.

    5. Consideracin de la cuenta acreedora en el momento en que surge la obligacin real o se

    produce la accin que genera esa obligacin, es decir, adecuada aplicacin del principio del devengo.

    6. En caso de prstamos, aparte de las correspondientes conciliaciones, se deber solicitar de la

    entidad concedente un cuadro de amortizacin del mismo, para proceder a la periodificacin de los intereses que se devenguen e inclusin en un archivo individualizado donde se custodie toda la documentacin referida a los mismos.

    7. Sera conveniente el establecimiento de un listado de cuentas a pagar por vencimientos que,

    en un principio, podra ser manual, actualizndose mensualmente. 8. Anlisis peridicos de todos los saldos incluidos en estas cuentas, revisndolos de forma

    critica, verificando su razonabilidad, analizando su composicin y procediendo a realizar las modificaciones pertinentes, con el visto bueno de persona responsable o autorizada para ello.

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    21.1 21. AJUSTES POR PERIODIFICACIN PASIVO Descripcin general Dentro de este epgrafe del balance se incluirn las siguientes cuentas: Gastos anticipados Intereses pagados por anticipado Procedimientos 1. Elaboracin por parte de persona responsable o autorizada para ello de una poltica definida

    de corte de operaciones que permita la realizacin de las periodificaciones mensuales y al cierre del ejercicio

    2. De todas las periodificaciones se derivarn gastos que debern estar debidamente

    autorizados. Igualmente, los distintos asientos de periodificacin debern ser autorizados por persona responsable.

    3. Se debern revisar peridicamente estas cuentas para as determinar que se han creado

    provisiones adecuadas para todos los pasivos importantes contrados y que se ha traspasado a gastos del ejercicio la parte devengada en el mismo.

    4. Sera tambin conveniente examinar los pagos que se han ido realizando durante los dos

    primeros meses del ejercicio posterior para detectar posibles gastos no periodificados al 31 de diciembre y que deberan haberlo estado.

    5. Apertura de un archivo individualizado donde se custodie toda la documentacin que

    soporte los importes periodificados y su clculo. Este archivo se actualizar peridicamente, en el mismo momento que se proceda a realizar cualquier tipo de modificacin a los pasivos contabilizados.

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    22.1 22. CONSOLIDACION (Solo aplicable a Oficinas Territoriales) Descripcin general A efectos de presentacin de los estados financieros de Cruz Roja Espaola, stos deben incluir los correspondientes a la Oficina Central, as como los correspondientes a todas las Oficinas/Centros. Estos estados financieros consolidados de Oficinas Provinciales debern incluir, a su vez, los de todas sus Oficinas Locales. En cada mbito territorial existen Oficinas Locales dependientes de la Oficina Provincial (Autonmica en otros casos) que, a efectos de informacin econmico-financiera deben de integrarse en una nica Oficina. A efectos de obtencin de los estados financieros consolidados (ver no obstante, lo comentado en Procedimientos en Oficinas Locales pginas 23.1 y 23.2), debern sumarse los distintos saldos y transacciones que presenta cada Oficina y proceder a eliminar los saldos mantenidos y las transacciones realizadas entre ellas mismas. Para realizar esta integracin debe tenerse en cuenta lo siguiente: Procedimientos 1. Las Oficinas Locales llevarn una contabilidad separada de la de la Oficina Provincial, pero

    tambin basada en el Plan General de Contabilidad de Cruz Roja Espaola. 2. Se deber abrir, obligatoriamente, una cuenta corriente interna para cada Oficina Local, en la

    que se debern incluir todos los movimientos que se produzcan con cada una de ellas. Como el saldo que presenta la cuenta de la Oficina Provincial deber ser igual pero con signo contrario, al consolidar, ambos saldos desaparecern.

    3. De la misma manera, los ingresos y gastos que se puedan producir entre Oficinas Locales y la

    Provincial, al efectuar la consolidacin debern desaparecer. Por tanto estos importes debern estar perfectamente identificados, para proceder a su eliminacin en la consolidacin a nivel provincial.

    4. Peridicamente y, en todo caso, al cierre del ejercicio, debern integrarse todas las Oficinas de

    cada mbito territorial para obtener el consolidado del mbito. 5. A efectos de esta integracin, deber procederse ineludiblemente a eliminar tanto los saldos

    mantenidos como las transacciones producidas entre las distintas Oficinas que componen el mbito territorial.

    6. A efectos contables, se preparar un asiento en el que se proceda a incluir todos los saldos y

    las transacciones habidas dentro del mbito, teniendo en cuenta que tanto los saldos como las transacciones deber ser coincidentes en el importe aunque con signo contrario.

    7. En el caso de que existan programas y/o actividades financiadas por la Administracin

    Pblica pero gestionadas desde la Oficina Central, es decir, que no sean gasto ni ingreso para la Oficina Provincial, se debern abrir cuentas corrientes individualizadas para cada uno de estos programas/actividades. (Ver punto 7 de Cuentas Corrientes Internas, pgina 13.2).

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    22.2 8. Todas las cuentas Inter.-Oficinas que existan debern conciliarse peridicamente, dejando

    constancia escrita de dicha conciliacin, con el visto bueno de persona autorizada. 9. Las diferencias que puedan surgir se analizarn y ajustarn para que los saldos existentes

    sean idnticos. 10. Elaboracin de normas claras y concisas para las Oficinas Locales con la ayuda y supervisin

    de las personas responsables de cada Oficina Provincial, para que se incluyan todos los gastos e ingresos devengados en el ejercicio en cada Oficina Local.

    11. Cada ejercicio se proceder a abrir un archivo individualizado en el que se incorporen una

    copia del asiento contable realizado para la eliminacin de los saldos y transacciones entre las diferentes Oficinas del mbito territorial, as como toda la documentacin que soporte los distintos importes eliminados, conciliaciones realizadas, ajustes realizados como consecuencia de diferencias existentes, etc.

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    23.1 23. OFICINAS LOCALES (Solo aplicable a Oficinas Territoriales) Descripcin general Se trata de definir en este punto las normas y procedimientos a poner en prctica por parte de las Oficinas Territoriales para conseguir un adecuado control de las Oficinas Locales dependientes de cada Territorial, con vistas a conseguir unos estados financieros consolidados representativos de la realidad de cada Provincia y en los que se incluyan todos los activos y pasivos, ingresos y gastos habidos en el periodo. Procedimientos 1. Establecimiento obligatorio y explicacin, por parte de la Oficina Territorial del Plan General

    de Contabilidad de Cruz Roja Espaola. 2. Toda la informacin generada por cada Oficina Local deber remitirse mensualmente a la

    Oficina Territorial. Deber, por tanto, fijarse desde cada Provincial/Autonmica un calendario en el que se incluyan las fechas obligatorias de remisin de la documentacin referida a cada mes. Este calendario deber estar autorizado por cada Presidente y Secretario Provincial.

    3. Para lograr la unificacin de documentos de remisin de informacin, para todas las Oficinas Territoriales, se establecen los siguientes tipos de documentos a utilizar:

    Parte de Tesorera:

    Se incluirn todos los movimientos que se produzcan en el periodo (mes) tanto en caja como en bancos, explicando claramente su concepto y especificando la cuenta de cargo o abono a que corresponde esa salida o entrada (la contrapartida ser siempre una cuenta de caja (570) o una cuenta de bancos (572).

    Parte de cargos/abonos en cuenta:

    Se incluirn aqu todos aquellos movimientos que no supongan una entrada/salida de dinero en el momento de su contabilizacin (aplicacin del principio del devengo). En cuanto a cargos que se produzcan, se incluirn todas aquellas compras y gastos realizados, adquisiciones de inmovilizado, periodificaciones, etc., que representan una contrapartida en una cuenta de pasivo o acreedora. De la misma manera se incluirn todos aquellos abonos por ingresos, subvenciones, deudas pendientes de pago que suponen una contrapartida en cuentas de activo o deudores, etc.

    Arqueo de caja: Segn modelo adjunto Conciliacin bancaria: Segn modelo adjunto Conciliacin cuentas internas: Segn modelo adjunto

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    23.2

    Todos los partes, tanto de tesorera como de cargos/abonos, arqueo de caja, conciliaciones, etc., debern llevar adjuntos los justificantes de los movimientos incluidos en el mismo, es decir, extractos bancarios, facturas, recibos, hoja donde se realizan los clculos en el caso de amortizaciones, provisiones, subvenciones en capital, etc. Toda esta documentacin, original o copia, deber custodiarse en la Oficina Territorial, debidamente archivada en archivos individualizados abiertos al efecto para cada Oficina Local.

    4. Mensualmente y, sobre todo, al cierre del ejercicio, debern prepararse por parte de cada

    Oficina Local el correspondiente arqueo de caja, debidamente firmado por el cajero, la persona que lo prepara y persona que lo presencia, utilizando para ello el modelo normalizado que se incluye. Igualmente, debern prepararse conciliaciones bancarias para todas cuentas corrientes, de ahorro, inversiones, prstamos, etc., que figuran en los estados contables de cada Oficina Local, independientemente de que el saldo contable coincida con el bancario, dejando constancia escrita de las conciliaciones realizadas en documento normalizado, debidamente firmado por la persona que lo prepara y con el visto bueno de persona autorizada. Estos documentos, original o copia se remitirn peridicamente a la Oficina Provincial/ Autonmica para su custodia en el archivo correspondiente

    5. Mensualmente, una vez procesada la informacin recibida, se enviar a cada Oficina Local el balance de situacin, balance de sumas y saldos y la cuenta de resultados, acumulados al ltimo mes contabilizado.

    6. La Oficina Territorial, en base a la informacin recibida, deber analizar y verificar la

    correccin de los datos suministrados, aclarando las dudas que pudieran surgir con la propia Local.

    7. Se deber preparar un manual de Procedimientos para Oficinas Locales en el que, de forma

    breve y concisa, se relacione toda la documentacin a remitir a la Oficina Provincial/Autonmica, los modelos de documentos a utilizar y, en fin, todo lo que se considere necesario para tener toda la informacin de cada Oficinas Local en tiempo y forma.

    8. En consecuencia con lo anterior, sera conveniente el establecimiento de un calendario de

    visitas a Oficinas Locales para ayudar a stas (sobre todo a fin de mes y de ejercicio), a resolver problemas y dudas, y en fin, comprobar la veracidad y correcto tratamiento de los distintos apuntes contables generados por cada Oficina.

    9. Todas las Oficinas Locales remitirn, al menos una vez al ao (al cierre del ejercicio) toda la

    informacin referente a los programas y actividades desarrolladas durante el ejercicio, nmero de socios y cuotas pagadas por los mismos, relacin de su parque mvil (ambulancias y otros vehculos) y situacin de cada uno de ellos, etc., de tal forma que todos estos datos sirvan a la Oficina Territorial para la realizacin de la Memoria de fin de ejercicio.

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    24.1 24. ASPECTOS A CONSIDERAR AL CIERRE DE CADA EJERCICIO Todos los procedimientos enunciados en los puntos anteriores estn encaminados a conseguir una presentacin fiel y razonable de la situacin financiero-patrimonial y de los resultados de las Oficinas/Centros. Por otro lado y como norma a seguir al efectuar el cierre de cada ejercicio, habr que considerar las siguientes particularidades; realizando los trabajos y comprobaciones que a continuacin se sealan: 1. Todos los asientos contables realizados en el ejercicio as como los saldos finales que se

    presenten en los estados financieros, debern contar con su soporte documental, debidamente archivado y custodiado.

    2. Anlisis crtico de todos los saldos que componen los estados financieros, verificando su

    razonabilidad y, en su caso, realizando las modificaciones y correcciones que puedan hacerse necesarias.

    3. Conciliacin de todas las cuentas corrientes, crditos, prstamos, plizas, etc., mantenidas

    con los bancos. Debern estar autorizadas por persona responsable, quedando constancia de las mismas en documento normalizado.

    4. Conciliacin de todas las cuentas corrientes internas, ya sean con Oficina Central, otras

    Oficinas Territoriales u otros Centros de CRE. De estas conciliaciones deber quedar siempre constancia escrita. Debern estar autorizadas por persona responsable.

    5. El ltimo da de cada ejercicio deber realizarse un arqueo de caja. Deber quedar constancia

    escrita del mismo y ser realizado por persona distinta al cajero, aunque en presencia de ste, e ir firmado por el cajero, persona que realiz el conteo y por quin lo presenci. El saldo que se obtenga deber coincidir con el que aparece en el balance de situacin y, si no coincide, deber conciliarse con el saldo que aparezca en el libro de caja.

    6. A fin de ejercicio, deber realizarse un inventario (conteo) fsico de todas las existencias en los almacenes. Para ello los almacenes debern tener todos los elementos ordenados por grupos homogneos. Se contarn todas las existencias en poder de la Oficina/Centro, ya sean en propiedad, ya sean en depsito. Toda la documentacin del conteo realizado y, en su caso, de los ajustes realizados, deber custodiarse en archivo abierto al efecto.

    7. Para cada una de las cuentas de Proveedores/Acreedores, se verificar la correcta

    composicin de su saldo, analizndose aquellas menos usuales (antigedad elevada, pagos sin correspondencia con facturas, etc.).

    8. De la misma manera, se debern analizar exhaustivamente todos los saldos de deudores para

    verificar su razonabilidad y su cobro, y en su caso, datar la correspondiente provisin para insolvencias. (Superior a un ao: provisin del 100% del saldo).

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    24.2 Si para algn saldo deudor de cierta antigedad se han realizado gestiones para el cobro, deber quedar constancia escrita de tal gestin. Este documento se custodiar junto con la documentacin relativa a las provisiones dotadas.

    9. Hacienda Pblica y Seguridad Social: a fin de ejercicio estas cuentas debern presentar las deudas con estos organismos por las retenciones practicadas a los trabajadores y/o colaboradores. Para Hacienda Pblica por IRPF el saldo a 31 de diciembre recoger todas las retenciones efectuadas durante el cuarto trimestre del ao. Por lo que a Seguridad Social se refiere, se incluir el importe de las retenciones practicadas a los trabajadores durante el mes de diciembre del ejercicio y la seguridad social cargo empresa del mismo mes. En el caso de que exista deuda atrasada con alguno de estos organismos, se incluir, en una relacin por separado, la composicin de la misma, haciendo referencia al nominal y a los distintos recargos por sanciones, intereses de demora, etc. En aquellos casos en los que sea de aplicacin, podrn aparecer otros saldos acreedores con Hacienda Pblica, principalmente por retenciones practicadas a profesionales por IVA repercutido y que la Oficina/Centro debe ingresar en la Agencia Tributaria.

    10. Todos los ingresos, compras y gastos se debern contabilizar en el momento de su devengo, independientemente de su cobro o pago. Por este motivo, las Oficinas/Centros debern contabilizar al 31 de diciembre de cada ejercicio que se cierra todos los gatos imputables al ejercicio. Entre estos gastos e ingresos a periodificar se pueden incluir a ttulo meramente indicativo los siguientes:

    Gastos: Facturas pendientes de recibir por compras y gastos realizados con anterioridad al 31 de

    diciembre. Pagas extras al personal, revisiones de convenio y otros gastos de personal devengados en

    el ejercicio que se cierra y que se pagarn en el siguiente. Gastos de telfono, luz agua, combustible, alquileres, intereses de prstamos y gastos en

    general, devengados en el ejercicio que se cierra y que se pagan en el siguiente. Seguridad social cargo empresa.

    Ingresos: Subvenciones e ingresos por actividades devengadas en el ejercicio que se cierra y que no

    se cobrarn hasta el ejercicio siguiente. Intereses de cuentas bancarias y de inversiones financieras devengados a la fecha de cierre

    y pendientes de cobro Ventas e ingresos por matrculas y cuotas, reconocimientos mdicos, transporte sanitario,

    etc., devengados y no cobrados al cierre del ejercicio.

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    24.3 El clculo de todas estas estimaciones se har en base a importes reales devengados obtenidos de los propios documentos originales. Si no es posible obtener este dato, se podr hacer en base a estimaciones lo ms reales posibles (se deber documentar suficientemente el clculo realizado y deber ser supervisado y autorizado por persona responsable). De la misma manera existirn pagos realizados en el ao que se cierra que correspondan al siguiente. Estos pagos realizados por anticipado debern periodificarse en cuentas de activo e imputarse a la cuenta de gastos de su ejercicio correspondiente. Entre estos gastos pagados por anticipado se pueden incluir como ejemplo: las primas de seguros que abarcan dos ejercicios, los alquileres, intereses pagados por anticipado, etc.

    11. Obligatoriamente, al cierre del ejercicio, deber realizarse un inventario fsico de todos los

    elementos de inmovilizado pertenecientes a cada Oficina/Centro. Este inventario, del que deber quedar constancia escrita, deber realizarse en base al inventario mecanizado de la Oficina/Centro, comprobando la existencia fsica de los distintos elementos que se incluyen en el mismo, incorporando las nuevas adquisiciones y dando de baja a las no existentes. Igualmente deber verificarse la situacin de cada uno de ellos para que en caso de deterioro en obsolescencia se proceda a dotar la correspondiente provisin. Este inventario fsico obtenido deber conciliarse y cuadrarse con las fichas individualizadas custodiadas correspondientes a cada elemento de inmovilizado y con los saldos contabilizados en cada cuenta de mayor. Ver, no obstante, los procedimientos incluidos en Inmovilizado Material, pginas 3.1 a 3.3 de este Manual.

    12. Al cierre del ejercicio deber procederse al clculo de las amortizaciones del Inmovilizado Material. Estas amortizaciones se harn en base a las tablas establecidas por Cruz Roja, aplicando los porcentajes que correspondan a cada uno de ellos, Como norma general, cuando el periodo que haya transcurrido entre la fecha de adquisicin o entrada en funcionamiento del bien y el fin del ejercicio sea inferior al ao, se amortizar solo por los meses que realmente se utilice, teniendo en cuenta que hasta el da 15 de cada mes se considerar mes completo, del 16 en adelante se considerar el mes siguiente. De esta forma, el cargo en resultados por la depreciacin de ese bien debida a su uso recoger exactamente el coste por su uso real. Una vez realizada esta dotacin se obtendr la relacin de elementos totalmente amortizados, en la que se incluya el elemento, coste histrico y amortizacin acumulada.

    13. Igualmente, al cierre del ejercicio deber realizarse el correspondiente inventario de existencias, segn los procedimientos establecidos en Existencias, pginas 5.1 a 5.3 de este Manual.

    14. Una vez efectuado el cierre de todas las Oficinas Locales que forman parte del mbito

    territorial, los estados financieros individuales debern consolidarse para obtener estados financieros que representen la situacin de toda la provincia de forma global. Para llevar a efecto esta consolidacin hay que tener en cuenta que se debern eliminar todas las operaciones y saldos entre Oficinas.

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    24.4 De esta forma, los saldos de las cuentas corrientes internas entre Territorial y Locales debern ser idnticos pero con distinto signo. De igual forma, en las relaciones Inter.-Oficinas los gastos de la Territorial sern ingresos en las Locales y viceversa. Por este motivo todos estos importes debern anularse al efectuar la consolidacin. Una vez obtenido y analizado este consolidado, se proceder a cumplimentar la denominada Aplicacin de Sistemas de Integracin de Cruz Roja Espaola, (SICRE) cumplimentando todos los formularios que apliquen. Una vez finalizado, se remitir a Oficina Central, en las fechas que cada ejercicio se determinen. Igualmente, para los casos en que la Oficina/Centro sea objeto de auditora externa, deber estar dispuesto para su verificacin por parte de los auditores externos. Esta Aplicacin SICRE se remitir siempre en soporte magntico, nunca en soporte papel. No obstante, y antes de comenzar con la cumplimentacin de los formularios de SICRE, es necesario establecer una serie de pautas de obligado cumplimiento por todos los Centros de la Institucin para asegurar que el cierre del ejercicio se ha efectuado de forma adecuada. En el Anexo 24.1 se detallan estas instrucciones de cierre contable. Tambin habr que tener en cuenta los Anexos 24.2 Instrucciones conciliacin saldos y transacciones intercentros , 24.3 Relacin documentacin a preparar para la visita de Auditora Externa y 24.4 Instrucciones para la cumplimentacin Retenciones Rendimientos de Capital .

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    A N E X O 24.1 INSTRUCCIONES DE CIERRE CONTABLE PARA CENTROS DE CRUZ ROJA INTRODUCCION La formulacin de las cuentas anuales de Cruz Roja Espaola se realiza mediante la integracin de la informacin econmico-financiera que se obtiene de todos los Centros que conforman la Institucin. Para llevar a cabo el proceso de integracin es necesario preparar dicha informacin econmico-financiera de una forma razonable y coherente que culmina en la adecuada cumplimentacin de los formularios de la aplicacin SICRE de integracin contable. Para ello se exponen una serie de pautas de obligado cumplimiento por todas los Centros de la Institucin para asegurar que el cierre del ejercicio se ha efectuado de forma adecuada. Dichas pautas se concretan en las siguientes instrucciones de cierre: INSTRUCCIONES DE CIERRE 1. INMOVILIZACIONES MATERIALES

    Todos los Centros debern realizar al cierre del ejercicio, un inventario fsico de todos los elementos del inmovilizado, o, en su caso, inventarios fsicos rotativos, de tal forma que en periodo de 4 aos se haya cubierto la totalidad del inventario (en el caso de Oficinas, tambin se incluirn todas las Oficinas Locales del mbito). Una vez valorado este inventario, se deber conciliar y cuadrar con los importes contabilizados, realizando los ajustes necesarios para que el inventario fsico coincida con los importes contables. Para las bajas que pudieran producirse por esta conciliacin, se considerar como una prdida de inmovilizado, utilizando para ello las columnas de los formularios B.3.1 y B.3.2 y llevando el resultado al formulario B.5.

    1.a) Donaciones de inmovilizado material Los activos del inmovilizado material recibidos sin contraprestacin, se valorarn por su valor

    venal registrndose la contrapartida dentro de "Ingresos a distribuir en varios ejercicios". Se define el valor venal como el precio que se presume estara dispuesto a pagar un adquiriente eventual teniendo en cuenta el estado y el lugar en que se encuentra dicho bien. El valor venal se establecer por una valoracin realizada por expertos independientes o en su defecto, por el valor del bien a efectos fiscales.

    A fin de ejercicio, cada Centro de Cruz Roja Espaola deber detallar los elementos de inmovilizado recibidos por donaciones con indicacin del valor venal asignado mediante la cumplimentacin del formulario B.3.3, teniendo en cuenta que los importes incluidos como valor venal debern estar debidamente soportados y coincidirn con los incluidos en el formulario B.11.1, entradas de Subvenciones en capital.

    1.b) Inversiones realizadas sobre bienes cedidos en uso

    Los bienes adquiridos con la finalidad de incorporarse en las edificaciones o solares que han sido cedidos a los Centros por personas fsicas o jurdicas privadas, organismos oficiales o Entidades Pblicas, se debern contabilizar dentro de las cuentas de Inmovilizado Material creadas para ello.

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    2. Para proceder a la contabilizacin de estas inversiones se seguirn los criterios contables y normas de valoracin establecidas en el Manual de Contabilidad de la Institucin.

    Al preparar el Manual de Integracin correspondiente a cada ejercicio, se debern incluir las inversiones realizadas sobre bienes cedidos en uso en el formulario B.3.7.

    1.c) Dotacin a la amortizacin

    Inmovilizado material Al final de ejercicio cada Centro proceder al clculo de la dotacin a la amortizacin correspondiente al ejercicio. Recordar, por otro lado, que los Terrenos no se amortizan, por lo que no deber efectuarse ningn tipo de dotacin por este concepto.

    1.d) Correcciones de valores

    Al final del ejercicio cada Centro de Cruz Roja Espaola obtendr una relacin de aquellos elementos de inmovilizado, inservibles o fuera de uso. Dicha relacin incluir los valores contables de coste y amortizacin acumulada al 31 de diciembre, indicando los motivos por los que no resultan utilizables. En base a esta relacin cada Oficina determinar la prdida por disminucin del valor del bien correspondiente, dotando la oportuna "provisin por depreciacin de inmovilizado material". De dicha provisin se informar en el formulario B.3.5.

    1.e) Elementos totalmente amortizados Al final del ejercicio cada Centro de Cruz Roja Espaola obtendr la relacin de todos los elementos de inmovilizado material que se encuentren totalmente amortizados. El importe de estos elementos, de los que deber quedar constancia escrita, se incluirn en el formulario B.3.4. De la misma manera, deber obtenerse relacin del inmovilizado material que siendo propiedad de la Institucin, no est afecto a la actividad. Los importes as obtenidos se incluirn en el formulario B.3.4, incorporando sus valores de coste, amortizacin acumulada, posibles pasivos y valor neto.

    2. INMOVILIZACIONES INMATERALES 2.a) Dotacin a la amortizacin

    Al final de ejercicio cada Centro proceder al clculo de la dotacin a la amortizacin correspondiente al ejercicio.

    2.b) Correcciones de valor

    En el caso de producirse una prdida cierta e irreversible del valor neto contable de estos activos al 31 de diciembre, cada Centro determinar dicha prdida, dotando la oportuna "provisin por depreciacin de inmovilizado inmaterial". De la misma forma, todas las correcciones de valor del inmovilizado inmaterial, se incluirn en el formulario B.2.1 del Manual de Integracin.

    3. INMOVILIZACIONES FINANCIERAS 3.a) Correcciones de valor 1.- De cartera de valores Al final de ejercicio cada Centro deber obtener para cada inversin en cartera de valores, en su

    caso:

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    3. Para aquellos valores que cotizan en bolsa, cotizacin oficial del ltimo trimestre o del

    ltimo da del ejercicio. Para participaciones en capital que no cotizan en bolsa, ltimos estados financieros

    disponibles. En base a dicha informacin, se determinar la posible sobre-valoracin de este tipo de activos

    de acuerdo con las normas de valoracin establecidas en el Manual de Contabilidad de Cruz Roja Espaola. De acuerdo con los resultados de dicha valoracin se proceder a la dotacin de la "provisin por depreciacin del inmovilizado financiero" si es aplicable.

    Las participaciones en Fondos de Inversin en Activos del Mercado

    Monetario,(F.I.A.M.M.) se valorarn por su precio de adquisicin. El rendimiento producido por las Participaciones en Fondos determinado por diferencia entre el valor liquidativo en la fecha de cierre del ejercicio y el valor contable de la misma, se contabilizar como ingreso financiero, incrementando el valor contable de la participacin. En el caso de rendimientos negativos, se registrar la prdida disminuyendo el valor contable de la participacin. Para la contabilizacin de estas inversiones se utilizarn las siguientes cuentas:

    - 2518: Participaciones en FIAMM a largo plazo - 5418: Participaciones en FIAMM a corto plazo - 76: Ingresos de participaciones en FIAMM - 66: Gastos financieros de participaciones en FIAMM

    Las inversiones financieras temporales materializadas en Fondos de Inversin

    Mobiliaria (F.I.M.) y en Sociedades de Inversin Mobiliaria, se registrarn a su coste de adquisicin, registrando los beneficios cuando se produzca la liquidacin efectiva de las inversiones. En el caso de minusvalas se deber dotar la correspondiente provisin por depreciacin de inversiones financieras.

    2.- De otros crditos

    Para los prstamos y otros crditos no comerciales concedidos a terceros se proceder a la clasificacin de su saldo por antigedad de la deuda. Para aquellos saldos cuyo vencimiento se haya producido y an permanezca sin cancelarse, se efectuar un estudio individualizado sobre la posible insolvencia de dichos deudores.

    En caso de estimarse necesario, y siempre sobre una base justificada, determinada a raz del estudio indicado arriba, se proceder a la dotacin de la "provisin para insolvencias de crditos y prstamos". Para determinar la dotacin de dicha provisin prima el resultado que se obtenga del anlisis individualizado de cada saldo.

    No obstante, siempre que no se disponga de informacin que permita profundizar en el anlisis individualizado de saldos, se proceder a dotar el 100% del saldo para aquellos cuya antigedad sea superior a un ao .

    3.b) Determinacin de los intereses a cobrar devengados al cierre del ejercicio Para los saldos de "Cartera de Valores", "Prstamos a Centros de Cruz Roja" y "Otros crditos"

    se determinar el importe de aquellos resultados de la cartera o intereses de crditos que han sido devengados al cierre del ejercicio pero que estn pendientes de cobro. Dichos importes se contabilizarn de acuerdo con el Plan General de Contabilidad, incorporndose al principal del crdito.

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    4. 4. EXISTENCIAS 4.a) Inventario fsico de existencias Al final del ejercicio todos los Centros de Cruz Roja deben realizar un recuento fsico total de

    sus existencias en almacenes. Toda la documentacin que soporte los inventarios fsicos de existencias deber conservarse,

    as como los justificantes de los distintos movimientos que se produzcan en el ejercicio, para su entrega a los auditores cuando lo soliciten.

    4.b) Valoracin de existencias Una vez efectuado el recuento fsico se proceder a su valoracin. Para efectuar la valoracin se

    deben seguir las normas generales del Manual de Procedimientos. En general dichas existencias se deben valorar al precio de adquisicin o al coste de produccin. Cuando se trate de bienes cuyo precio de adquisicin no sea identificable de modo individualizado, se adoptar con carcter general el mtodo del precio medio ponderado. El mtodo FIFO, es aceptable y puede utilizarse cuando se crea conveniente.

    Cuando sea posible, por disponibilidad de un inventario permanente, se proceder al anlisis de las diferencias surgidas entre el inventario terico y el inventario fsico, y el efecto que dichas diferencias tienen sobre la valoracin de las existencias.

    4.c) Correcciones del valor de las existencias 1.- Determinacin de la provisin por depreciacin de existencias. Determinar al final de ejercicio los productos obsoletos y de lento movimiento. Para ello debemos basarnos en:

    La identificacin de dichos productos en la toma fsica del inventario Informacin disponible de los responsables de almacn. Listados o fichas de productos que permitan verificar las fechas de ltimas salidas de

    cada producto.

    En base a dicha informacin el responsable de cada Centro determinar la prdida producida en existencias por productos obsoletos y productos sin salida. Se debern indicar los criterios utilizados para la determinacin de dicha provisin, dejando constancia documental de los clculos realizados.

    2.- Determinacin del exceso del valor de coste sobre el valor de mercado.

    Al final de ejercicio se debern comprobar los valores de coste asignados a las existencias con el valor de realizacin en el mercado. En caso de ser superior el valor de coste, el responsable de cada Centro estimar la provisin necesaria para adecuar el valor de las existencias a los criterios contables de la Institucin. Se debern indicar los criterios utilizados para determinar dicha provisin.

    3.- Donacin de existencias.

    En el caso de que se hayan producido donaciones de existencias durante el ejercicio, stas se valorarn segn el valor venal, reconociendo el importe como ingresos diferidos hasta su enajenacin, momento en el que se reconocern como ingresos del ejercicio.

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    5. 5. DEUDORES

    Para los saldos de deudores por ventas y prestacin de servicios se proceder a su clasificacin por antigedad de la deuda. Para aquellos saldos cuyo vencimiento se haya producido y an permanezcan sin cancelarse, se efectuar un estudio individualizado sobre la posible insolvencia de dichos deudores. En caso de estimarse necesario, y siempre sobre una base justificada, determinada a raz del estudio anterior, se proceder a la dotacin de la "provisin para insolvencias de trfico". Para determinar la dotacin de dicha provisin prima el resultado que se obtenga del anlisis individualizado de cada saldo. No obstante, siempre que no se disponga de informacin que permita profundizar en el anlisis individualizado de saldos, se proceder a dotar el 100% del saldo para aquellos cuya antigedad sea superior a un ao. Para el resto de los saldos deudores el responsable de cada Centro determinar la necesidad de dotacin de una provisin en base a criterios razonables de prudencia valorativa, y teniendo en cuenta la informacin de que disponen. No obstante, se deber indicar para cada dotacin efectuada el criterio utilizado para su determinacin.

    6. INVERSIONES FINANCIERAS A CORTO PLAZO

    Son aplicables las mismas instrucciones y normas que las detalladas en el apartado 3 sobre inmovilizaciones financieras.

    7. CUENTAS DE TESORERIA 7.a) Caja A fin de ejercicio se efectuar un arqueo de caja que deber ser aprobado por el responsable de

    Tesorera correspondiente. Dicho arqueo se conciliar con el saldo contable, analizando las diferencias que pudieran producirse.

    Deber quedar constancia escrita del arqueo realizado para cada Centro, y en las Oficinas Territoriales tambin en todas las Locales y Delegaciones de su mbito. Este documento deber estar firmado y visado por las personas responsables en cada caso.

    7.b) Bancos Al cierre del ejercicio debern realizarse conciliaciones de todas las cuentas bancarias que tenga

    abiertas cada Centro, identificando todas las partidas de conciliacin. A la conciliacin efectuada se unir una copia del extracto bancario en el que conste el saldo de fin de ejercicio.

    Se debern analizar con cierto cuidado las partidas de conciliacin de cierta antigedad y en su caso el responsable correspondiente decidir su regularizacin. En cualquier caso se debern indicar las razones que han llevado a la regularizacin de dichas partidas de conciliacin.

    Las conciliaciones bancarias debern realizarse por personas ajenas a las que realizan los movimientos de fondos y a las que mantienen los registros de caja y bancos, y siempre deber quedar constancia escrita de las mismas, con sus correspondientes firmas y visas.

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    6. 7.c) Ingresos financieros por rendimientos sujetos a retencin

    Como norma a seguir en sucesivos ejercicios, y aunque el criterio de contabilizacin de los ingresos financieros siga siendo por el neto (importe bruto menos retencin practicada), se obtendrn de todas las entidades financieras de las que se hayan obtenido rendimientos sujetos a retencin, certificado original emitido por las mismas, en los que se detalla el importe bruto de los intereses, la retencin practicada y el lquido pagado. Estos certificados se remitirn a Oficina Central.

    7.d) Rendimientos procedentes de arrendamientos de inmuebles urbanos

    Igualmente y debido a que los rendimientos procedentes del arrendamiento de inmuebles urbanos estn sujetos a retencin, esta retencin practicada se considerar como menor importe del ingreso por arrendamiento y de la misma forma, se deber obtener el certificado original de retenciones por este concepto, para su posterior remisin a la Oficina Central. Estos certificados originales debern remitirse a la Oficina Central Departamento de Auditora Interna, en las fechas que oportunamente se establezcan en cada ejercicio. Igualmente se enviar, por correo electrnico, archivo en el que se relacionen todas las retenciones practicadas con derecho a devolucin, haciendo constar el NIF, entidad bancaria y/o arrendatario, concepto, importe del ingreso, importe de la retencin e importe lquido. Para contabilizar estos ingresos, se considerar la retencin practicada como menor importe de los mismos, no reconocindose, en ningn caso, una cuenta de Hacienda Pblica Deudora. Segn Resolucin 1/98 de 12 de mayo de 1998, emitida por la Presidencia de la Institucin, estas retenciones, que se incluyen en la Declaracin de Impuesto de Sociedades que anualmente se presenta, una vez obtenida su devolucin, pasarn a formar parte del Fondo de Solidaridad.

    8. CUENTAS CON CENTROS DE CRUZ ROJA ESPAOLA

    A fin de ejercicio se solicitarn confirmaciones por escrito de saldos en todos los Centros de Cruz Roja Espaola. (Se utilizar el formulario C.3 del Manual de Integracin) excepto para las que se puedan mantener con la Oficina Central. Este formulario puede ser impreso y cumplimentado con los datos de las Oficinas/Centros desde la aplicacin SICRE. Para aquellos saldos y transacciones mantenidas con la Oficina Central, ser la propia Oficina Central la que remita los mismos, por lo que una vez recibidos se conciliarn y, en su caso, se ajustarn las posibles diferencias que puedan surgir. En base a dichas confirmaciones se proceder a efectuar las oportunas conciliaciones de saldos. A tal efecto se debern seguir las normas especficas sobre conciliacin de saldos que se detallan en el Anexo 24.2 sobre "Instrucciones para la conciliacin de saldos y transacciones Inter.-Centros y contabilizacin de las diferencias", incluido en las pginas 24.14 a 24.16

    9. SUBVENCIONES 9.a) Subvenciones de capital procedentes de terceros Se establecer a fin de ejercicio la parte proporcional de dichas subvenciones que se debe

    imputar al resultado del ejercicio. Este importe se determinar en la misma proporcin que la depreciacin experimentada durante el perodo por los bienes financiados con dichas subvenciones.

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    7. Sealar, por otro lado, que de comn acuerdo con nuestros auditores externos, como ya ocurre

    desde el cierre del ejercicio 1995, no se realizarn los traspasos a la cuenta de "Ajustes por periodificacin" de pasivo de aquellos importes con vencimiento a corto plazo, de tal forma que los ingresos imputables a cada ejercicio se abonarn en resultados cargando directamente a la cuenta de pasivo "Subvenciones en capital".

    9.b) Subvenciones a la explotacin procedente de terceros A fin de ejercicio se deber comprobar que todas las subvenciones recibidas en el periodo y que

    corresponden a financiacin de operaciones de explotacin se han imputado al resultado del ejercicio.

    9.c) Subvenciones recibidas de Centros de Cruz Roja Espaola 1.- Subvenciones de Centros de CRE para financiacin del inmovilizado

    Todas aquellas subvenciones para la financiacin de inmovilizado, que procedan de asignaciones de otros Centros de Cruz Roja Espaola se considerarn, en todos los casos, como subvenciones a la explotacin, imputndose a resultados en el ejercicio en el que se obtienen, utilizando para ello la cuenta 742:"Subvenciones obtenidas de Centros de CRE"

    2.- Subvenciones de capital recibidas de terceros En aquellos casos en que un Centro de Cruz Roja acte como simple intermediario en la asignacin de subvenciones de capital, se aplicarn las normas del apartado 9.a) anterior. Para determinar qu subvenciones se encuentran en esta situacin especial, el Centro receptor de la subvencin solicitar antes del cierre del ejercicio al Centro que envi las subvenciones si stas constituyen financiacin propia de Cruz Roja Espaola o si proceden de subvenciones concedidas por terceros, procediendo a continuacin a su adecuado tratamiento contable.

    10. PROVISIONES PARA PENSIONES

    Cuando lo determinen los convenios colectivos vigentes en cada momento, cada Centro establecer la dotacin por obligaciones contradas con el personal para pagar complementos de jubilacin u otras obligaciones contempladas en dichos convenios. Todos los Centros que se encuentren en esta situacin disponen de los datos obtenidos por el estudio actuarial realizado al cierre del ejercicio 1997, por lo que contabilizarn los importes sealados. En los cierres de ejercicio que no se disponga de dichos estudios, se contabilizarn las aportaciones realizadas al fondo de pensiones durante el ejercicio sobre la mejor estimacin posible, de acuerdo con el ltimo clculo actuarial disponible. La constitucin de dicho pasivo se efectuar aplicando las disposiciones del Plan General de Contabilidad.

    11. DEUDAS CON ENTIDADES DE CREDITO 11.a) Soporte documental de crditos y prstamos Cada Centro deber asegurarse de que dispone del documento justificativo de aquellas

    operaciones que permanezcan vivas e independientemente de la existencia del saldo dispuesto al 31 de diciembre del ejercicio. En caso contrario se debera solicitar una copia de dicho documento a la entidad correspondiente.

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    8. 11.b) Conciliaciones bancarias

    En los casos en que sea aplicable, (que fundamentalmente correspondern a las plizas de crdito abiertas), se proceder a realizar conciliaciones bancarias al 31 de diciembre de cada ejercicio. Estas conciliaciones deben ser independientes de las que se realicen para cuentas corrientes en aquellos casos en que se mantengan cuenta corriente y crditos en la misma entidad. En cuanto al mtodo, procedimiento y seguimiento de las conciliaciones de cuentas de crdito, se seguirn las mismas instrucciones que las detalladas en el apartado 7.b) anterior referente a conciliaciones de cuentas bancarias.

    11.c) Determinacin de los intereses a pagar devengados al cierre del ejercicio Para los saldos de deudas con entidades de crdito, tanto a largo como a corto plazo, se

    determinar al 31 de diciembre de cada ejercicio el importe de los intereses que han sido devengados pero que estn pendientes de pago. Dichos importes se contabilizarn de acuerdo con lo establecido en el Manual de Contabilidad de Cruz Roja Espaola.

    12. CLASIFICACION DE SALDOS DEUDORES Y ACREEDORES ENTRE LARGO Y CORTO

    PLAZO

    Con independencia de las instrucciones particulares detalladas anteriormente se deber efectuar un anlisis de cada cuenta del balance determinando los vencimientos que se produzcan durante el ejercicio siguiente y aquellos que se produzcan en ejercicios sucesivos, clasificando dichos importes a corto y largo plazo respectivamente. La deuda vencida a largo plazo con Administraciones Pblicas (Seguridad Social y Hacienda) se contabilizar en la cuenta 171 de pasivo, incorporndose a la misma los intereses correspondientes, cuando stos apliquen. Su composicin se incluir en el formulario B.14.3 Los importes con vencimiento en el ejercicio inmediatamente posterior, se contabilizarn en sus correspondientes cuentas de corto plazo, incluyndose en el formulario B.14.2 de la aplicacin SICRE.

    13. FECHAS AUDITORIA Y ENVIO DISKETTE APLICACIN SICRE

    Anualmente se comunicar a todos los Centros, con la debida antelacin, las fechas previstas para la realizacin de la auditora (externa o interna, segn los casos). Para la fecha que se determine ser necesario tener preparada toda la documentacin que se incluye como Anexo 24.3 de este Manual, as como el Manual de Integracin de la Aplicacin SICRE. Recordar que el disquete (una vez cerrado) NO se remitir a Oficina Central hasta que los auditores externos no hayan dado su visto bueno.

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    A N E X O 24.2 INSTRUCCIONES PARA CONCILIACION DE SALDOS Y TRANSACCIONES INTERCENTROS Y CONTABILIZACION DE LAS DIFERENCIAS La formulacin de las cuentas anuales de Cruz Roja Espaola se realiza mediante la integracin de la informacin econmico-financiera que se obtiene de todos los Centros que conforman la Institucin. Uno de los procesos para realizar la integracin consiste en eliminar las transacciones que se realizan entre distintos Centros y los saldos pendientes de cobro o pago a la fecha del balance originados por dichas transacciones, ya que al haberse realizado dentro de la propia Institucin tienen un carcter interno y no pueden representar ingresos, gastos, activos o pasivos de la Institucin en sus cuentas anuales. Para poder proceder a anular los saldos y transacciones es de vital importancia que previamente al cierre de la contabilidad, cada uno de los Centros de la Institucin, se haya asegurado que el importe de las transacciones y de los saldos que existan con otros Centros de Cruz Roja en sus registros contables coincidan con los registrados por dichos Centros. Para ello se ha establecido el formulario C.3 para circularizacin de saldos y transacciones Inter.-Centros. INSTRUCCIONES Como parte de los procedimientos a seguir durante el cierre de la contabilidad y antes del cierre definitivo, cada Centro que tenga saldos deudores (por cuentas a cobrar u otros conceptos) y/o ingresos con otros Centros de la Institucin deber cumplimentar el modelo C.3 de la aplicacin SICRE, con los saldos y transacciones que tenga con cada uno de ellos e informarle de los mismos al objeto de que los citados Centros puedan verificar que los comunicados coinciden con los registrados en su propia contabilidad. Para facilitar esta comprobacin y si se considera necesario, al modelo puede adjuntarse una copia del movimiento de las cuentas que soportan los saldos y transacciones. Es muy importante sealar que, en ningn caso, se debern compensar saldos deudores con saldos acreedores cuando los conceptos de ambos son distintos (saldo deudor de cuenta interna y prstamo recibido del mismo Centro, por ejemplo). El Centro receptor de dicho modelo C.3, que deber mantener la contrapartida de dichos saldos y transacciones, proceder a conciliar dichos importes y a registrar las operaciones que den origen a diferencias para llegar a que los importes sean iguales en ambos Centros. NO ES ACEPTABLE EN NINGUN CASO LA EXISTENCIA DE DIFERENCIAS, por tanto, los responsables administrativos tendrn que mantener los contactos necesarios para corregir los errores que puedan existir en uno u otro Centro y llegar a hacer coincidir sus saldos. Para la confirmacin de ese hecho, el Centro receptor enviar una copia firmada por el responsable administrativo del modelo C.3, al Centro emisor de la misma. Como se seala en prrafos anteriores, se establece como criterio general que los Centros que deben enviar los formularios C.3 sern aquellos que tengan saldos deudores (por cuentas a cobrar) e independientemente de que puedan tener tambin saldos acreedores con el mismo Centro. En caso de no existir saldos deudores y/o acreedores pero si haber existido transacciones (ingresos y gastos) entre los Centros, ser el Centro que haya tenido el "ingreso" el encargado de preparar y enviar el formulario C.3.

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    2. En cualquier caso, si algn Centro no recibe el modelo C.3 de confirmacin de saldos de otro Centro con el que tiene un saldo acreedor o ha tenido gastos durante el ejercicio, deber contactar con l para que proceda a su preparacin y envo. Esto es importante ya que cuando se proceda al cierre definitivo para empezar la preparacin del Manual de Integracin, todos los saldos y transacciones entre Centros debern estar soportados, obligatoriamente, con el anexo C.3. En el caso de confirmacin de saldos y transacciones con la Oficina Central, ser la propia Oficina Central la que proceda a circularizar. Los Centros receptores verificarn la correspondencia de los saldos y transacciones circularizadas con los suyos propios y remitirn copia firmada y sellada con su conformidad. En este caso no ser necesario remitir el formulario C.3. ya que en este caso, la Oficina Central enva los formularios con los saldos y transacciones mantenidas, debindose remitir stas debidamente firmadas y selladas con la conformidad a los mismos. NORMAS A SEGUIR EN CASO DE DIFERENCIAS Dado que por la propia operativa de los Centros puede dar lugar a diferencias en saldos y transacciones, se establece esta normativa para el ajuste de diferencias: 1. Diferencias originadas por envo de fondos

    Puede plantearse que un Centro pague mediante transferencia o cheque a otro Centro parte o la totalidad de un saldo y que el banco del "Centro pagador" contabilice la salida de efectivo a la fecha del balance sin que el "Centro cobrador" haya recibido el dinero. Consecuentemente el "Centro pagador" tendr en libros un pasivo inferior al activo registrado por el "Centro cobrador" en la cuanta del pago realizado. En estos casos el saldo que prevalecer ser el del "Centro cobrador" y por tanto el "Centro pagador" deber anular la contabilizacin del pago realizado. Este apunte lgicamente ser una partida de conciliacin del banco en cuestin a la fecha del balance.

    2. Diferencias por cargos de suministros, revistas, gastos pagados por cuenta de..., etc.

    Se puede plantear que el cargo se haya contabilizado por el emisor del mismo y no por el destinatario por las razones siguientes:

    a) Envo realizado pendiente de recibir por el receptor. b) Disconformidad en el cargo por cualquier razn.

    Los saldos mantenidos en cuentas internas que figuren en la Oficina Central prevalecern sobre los establecidos en el resto de los Centros.

    Para el resto de los casos prevalecer la siguiente norma: el receptor del cargo deber registrar el pasivo correspondiente para hacer coincidentes los saldos de ambos Centros, registrando el gasto e inclusin en inventarios, si son existencias, aunque no se hubieran recibido los materiales a la fecha del balance. La falta de conformidad con el cargo realizado por cualquier causa NO EXIME LA OBLIGACION DE CONTABILIZAR EL CARGO, aunque con posterioridad a la fecha del balance dicho cargo se anule total o parcialmente por acuerdo entre ambos Centros.

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    A N E X O 24.3 RELACION DE DOCUMENTACION A PREPARAR ANTES DE LA VISITA DE AUDITORIA EXTERNA I. CAJA Y BANCOS 1. Conciliaciones bancarias de todas las cuentas con entidades de crdito, incluyendo las

    cuentas de plazo fijo al 31 de diciembre y extractos bancarios de cierre. 2. Documentacin soporte de todas las partidas conciliatorias superiores a 18.000 . 3. Detalle de los avales o garantas recibidas y concedidas al 31 de diciembre. (Aportar copia

    de los formularios S.I.C.R.E. del manual de integracin). 4. Detalle de los saldos en moneda extranjera indicando el saldo en euros y en divisas. 5. Facilitar extractos bancarios de cierre y posteriores hasta la fecha de nuestra visita. II. INVERSIONES FINANCIERAS TEMPORALES 1. Documentacin soporte de todas las inversiones a corto plazo vigentes al 31 de diciembre. III. DEUDORES (PUBLICOS O PRIVADOS) POR SUBVENCIONES Y DEUDORES VARIOS 1. Listado de situacin y composicin de los saldos a cobrar al 31 de diciembre. 2. Detalle de los saldos deudores al 31 de diciembre a cobrar a largo plazo as como en

    moneda extranjera indicando el saldo en euros y en divisa. 3. Condiciones de las subvenciones con saldos pendientes de cobro mayores a 90.000 ,

    junto con la documentacin acreditativa del cumplimiento de los requisitos de las mismas. 4. Movimiento de las cuentas "Provisin para insolvencias" y "Deudores de dudoso cobro"

    habidos desde enero a diciembre del ao en curso. 5. Tarifario de precios y descuentos para el ejercicio siguiente. IV. EXISTENCIAS 1. Listado valorado de existencias al 31 de diciembre. 2. Detalle de las diferencias obtenidas entre el inventario fsico y el inventario permanente al

    31 de diciembre.

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    2. V. INMOVILIZADO MATERIAL 1. Registro de inmovilizado material al 31 de diciembre, cuadrado con contabilidad. 2. Listado de amortizaciones al 31 de diciembre. 3. Detalle del movimiento de adiciones y retiros de inmovilizado material y de la

    amortizacin acumulada desde enero a diciembre del ejercicio en curso. Aportar copia de los formularios S.I.C.R.E. del manual de integracin.

    4. Documentacin soporte de todas las adiciones y retiros individuales superiores a 30.000

    habidas durante el ejercicio en curso. 5. Detalle por epgrafes de los activos totalmente amortizados al 31 de diciembre. VII. INMOVILIZADO INMATERIAL Y GASTOS DE ESTABLECIMIENTO 1. Detalle del movimiento del coste y amortizacin acumulada al 31 de diciembre siguiendo

    el modelo S.I.C.R.E. utilizado para el inmovilizado material o similar. 2. Documentacin soporte de las adiciones superiores a 30.000 durante el ejercicio en curso. VIII. SEGUROS 1. Copia de todas las plizas de seguros en vigor contratadas por la entidad (para el caso de

    vehculos slo fotocopia del recibo vigente). IX. IMPUESTOS 1. Fotocopia de todas las cartas de pago presentadas en el ejercicio en curso (declaraciones

    mensuales y resumen anual): - IVA - IRPF 2. Cuadre de bases de IVA repercutido y soportado e IRPF. Slo aplicable a Oficina Central. 3. Detalle de la evolucin de la deuda aplazada por IRPF y Seguridad Social, especificando

    pagos realizados en el ejercicio y carga financiera contabilizada en la cuenta de prdidas y ganancias en el ejercicio, as como los intereses diferidos pendientes al cierre.

    X. PROVEEDORES Y ACREEDORES

    1. Detalle de los saldos a pagar a largo plazo al 31 de diciembre.

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    3. 2. Detalle de los saldos en moneda extranjera al 31 de diciembre indicando el importe en

    divisas y en euros. 3. Composicin del saldo de la cuenta "Facturas pendientes de recibir" al 31 de diciembre.

    XI. CENTROS DE CRUZ ROJA 1. Detalle de todos los saldos y transacciones con Oficinas, Hospitales y Centros de Cruz Roja

    al 31 de diciembre. XII. NOMINAS 1. Estadstica mensual de nminas comparativa entre el ejercicio en curso y el anterior. (Ver

    ANEXO 24.3.A) 2. Clculo de la provisin por pagas extras al 31 de diciembre. 3. Fotocopia del convenio colectivo. XIII. SUBVENCIONES 1. Relacin de subvenciones concedidas en el ejercicio y detalle de las inversiones realizadas

    en proyectos financiados con subvenciones. 2. Detalle por organismos de las subvenciones pendientes de cobro al cierre del ejercicio. XIV. CAPITAL Y RESERVAS 1. Libros de actas de todos los comits y comisiones habidas durante el ejercicio en curso. XV. GENERAL 1. Manual de integracin. 2. Fotocopia de cualquier contrato relevante con terceros.

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    A N E X O 24.4

    INSTRUCCIONES PARA LA CUMPLIMENTACION DE HOJA RESUMEN Y ENVIO DE CERTIFICADOS ORIGINALES DE RETENCIONES SOBRE RENDIMIENTOS DEL

    CAPITAL MOBILIARIO Y SOBRE ARRENDAMIENTOS DE INMUEBLES URBANOS __________________________________________________________________________________

    Para agilizar, en la medida de lo posible, la preparacin de los resmenes de ingresos brutos recibidos por los saldos mantenidos en cuentas corrientes y/o de ahorro en entidades financieras, se establece para el cierre de los sucesivos ejercicios , la siguiente forma de actuacin: 1. En base al modelo de hoja de clculo establecido, ser la propia Oficina/Centro la que

    proceda a cumplimentar la misma, en todos sus apartados: nmero de cuenta, entidad, concepto, importe retribuido, retencin practicada e importe lquido satisfecho. Es conveniente respetar el formato de la misma, a efectos de presentacin ante la Agencia Tributaria. Una vez cumplimentado en todos sus extremos y cotejada la coincidencia con los certificados originales, se deber remitir al Departamento Auditora Interna por correo electrnico o bien por e-mail: auditoria@cruzroja.es.

    2. Es muy importante destacar que SOLO se incluirn aquellos intereses que hayan sido objeto

    de retencin por IRC. Es decir, los fondos de inversin, letras del tesoro, etc., y cualquier otra inversin realizada que no haya contado con retencin fiscal, no deber considerarse a la hora de preparar este resumen. De la misma manera, estos importes se contabilizarn por su importe neto (ingreso bruto menos retencin practicada). De esta forma, esta retencin supondr un menor ingreso, no pudiendo suponer en ningn caso, una cuenta deudora con la Hacienda Pblica.

    3. Una vez cumplimentado en todos sus trminos se remitir a la Oficina Central (Departamento

    de Auditora Interna) una copia de la hoja acompaada de todos los certificados originales de los importes que hayan sido incluidos en dicho resumen, emitidos por las entidades financieras y que son los que componen el importe total por intereses brutos percibidos, retenciones e importe lquido. Es muy importante que todos los importes que se incluyan en la hoja resumen cuenten con su correspondiente certificado original. Si no obran en poder de cada Oficina/Centro, debern solicitarse a las entidades financieras correspondientes.

    4. Para que estos importes a devolver por la Hacienda Pblica puedan ser incluidos en tiempo y

    forma en la declaracin anual del Impuesto de Sociedades, se establece como fecha lmite para recepcin en Oficina Central de esta documentacin original la que cada ejercicio se determine

    5. Recordar, por ltimo, a todas las Oficinas y Centros, que en base a la Resolucin de Presidencia 1/98 de fecha 15.05.98, estas retenciones se dedicarn a dotar el Fondo de Solidaridad de Cruz Roja, lo que en definitiva supone el incremento de los fondos disponibles para la concesin de ayudas, subvenciones, prstamos, etc., y, por tanto, poder mantener e incrementar los mismos, con el beneficio que ello puede suponer para toda la red territorial de Cruz Roja Espaola

    Se adjunta modelo de hoja resumen en Anexo 24.4.A.

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    25.1 25. COOPERACIN INTERNACIONAL. CONTRIBUCIONES DE LA RED TERRITORIAL

    25.1 Con la finalidad de facilitar el intercambio de informacin y lograr una adecuada y

    eficaz asignacin de los recursos en las propuestas de contribucin a campaas, planes y/o proyectos de Cooperacin Internacional que se gestionan a travs de la red territorial, se ha puesto en funcionamiento el siguiente procedimiento: 1) Se establece como documento de comunicacin de la existencia de una

    contribucin para la financiacin de una determinada campaa, plan y/o proyecto el documento denominado ACI (Anuncio de Contribucin para Cooperacin Internacional). Este documento se incluye en Anexo adjunto.

    2) La Oficina Territorial cumplimentar el documento ACI en todos sus apartados

    o, en su defecto, con los datos de que pueda disponer, teniendo en cuenta que los apartados en negrita sern cumplimentados en Oficina Central.

    3) Una vez preparado y firmado por el Secretario Territorial, se remitir el original

    del documento ACI, junto con la documentacin requerida (documento de concesin, normativa aplicable, etc.) al Departamento de Cooperacin Internacional.

    4) El Departamento de Cooperacin Internacional estudia el anuncio, propone los

    cambios a realizar y acepta las condiciones de la contribucin (o las deniega) remitiendo a la Oficina Territorial copia del documento ACI, una vez validado por el Responsable del Departamento de Cooperacin Internacional, incorporndolo a la Cartera de Proyectos.

    5) Una vez autorizado, el documento ACI se remitir al Departamento Econmico y

    al Departamento Financiero para la adecuada asignacin contable en Oficina Central. Cualquier modificacin que se pueda producir relativa a la financiacin, a lo largo de la ejecucin del proyecto, se comunicar, utilizando el documento ACI, al Departamento de Cooperacin quin a su vez lo comunicar al resto de partes implicadas.

    25.2 Las funciones y competencias de cada parte implicada sern las siguientes:

    25.2.1 Oficinas Territoriales: Solicitarn la subvencin, identificando y comunicando el destino de los fondos, los plazos y condiciones de justificacin y la forma de transferencia de los fondos a Oficina Central. Ser el Secretario Territorial el responsable de la actuacin.

    25.2.2 Departamento de Cooperacin Internacional:

    Identificar y en su caso asignar, modificar o rechazar las contribuciones, facilitando la documentacin necesaria, en tiempo y forma, para la justificacin en las condiciones establecidas por los financiadores y que han sido debidamente comunicadas por las Oficinas Territoriales.

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    25.2

    Esta informacin se comunicar y compartir con los Departamentos Econmico y Financiero de Oficina Central.

    25.2.3 Departamento Econmico:

    Confirmar la asignacin de estructura contable y la contabilizacin de los ingresos y la justificacin de las contribuciones asignadas, informando al Departamento de Cooperacin Internacional y al Departamento Financiero.

    25.2.4 Departamento Financiero:

    Confirmar el ingreso de la contribucin y comunicarlo al Departamento de Cooperacin Internacional y al Departamento Econmico.

    25.3 Para la cumplimentacin del documento ACI se seguirn las siguientes pautas:

    25.3.1 Nmero de registro: El Departamento de Cooperacin asignar un nmero correlativo seguido del ao para su adecuada identificacin, debiendo aperturar un registro en el que se relacionen todos los documentos ACI abiertos. En el caso de modificaciones durante la ejecucin del proyecto, el nmero de registro se mantendr invariable, incorporando un nuevo documento al original.

    25.3.2 Fecha:

    Corresponder a la fecha de emisin del documento y deber ser cumplimentada por la Oficina Territorial.

    25.3.3 Cdigo:

    Ser cumplimentado por la Oficina Territorial. Si estuviera contemplado en la Cartera de Proyectos se especificar el nmero que corresponda. Si no se encuentra en la Cartera, se le asignar un nmero por parte de Cooperacin Internacional, comunicndolo oportunamente a la Oficina Territorial.

    25.3.4 Plan/ Campaa/ Programa/ Proyecto/ Ttulo/ Pas de destino:

    Todos estos datos sern cumplimentados por la Oficina Territorial. Cualquier informacin acerca de estos datos ser facilitada por el Departamento de Cooperacin Internacional.

    25.3.5 Identificacin de la financiacin:

    Para identificar de forma adecuada todos los datos referidos al financiador y al origen de la financiacin, se debern cumplimentar necesariamente todos los datos referidos a la misma. Esta cumplimentacin se realizar por la propia Oficina Territorial, contando con el visto bueno del Secretario Territorial. Ser necesario aportar informacin acerca del origen de la subvencin, del documento que la soporta (resolucin, contrato, convenio, acuerdo, etc.), del importe total de la contribucin aprobada, de su fecha de aprobacin, de la fecha de ingreso de la contribucin por parte del financiador y de las fechas de inicio y finalizacin de la ejecucin, indicando dnde se contabilizar la contribucin y su justificacin.

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    25.3 Igualmente se informar acerca del nombre completo del financiador y de la necesidad o no de emisin de certificado de donacin, as como de los tipos de informes requeridos y su fecha de presentacin ante el financiador, indicando la periodicidad de los mismos (mensual, trimestral, etc.) en el caso de ser necesarios informes intermedios. Por ltimo se informar de la normativa aplicable por el financiador. A este documento cumplimentado se deber adjuntar, necesariamente, copias de la normativa aplicable y del documento de concesin de la contribucin.

    25.3.6 Identificacin financiera de envo de fondos a la Oficina Central:

    Se indicar si se enviar la totalidad de los fondos o se fraccionar el envo, en cuyo caso se indicar el nmero de envos a realizar, seleccionando la forma de envo (cheque, transferencia, etc.) y procediendo a cumplimentar los datos requeridos en las distintas casillas.

    25.3.7 Identificacin de la persona de contacto en Oficina Territorial:

    Por ltimo se cumplimentarn los espacios reservados para la identificacin de la persona de contacto responsable en la Oficina Territorial, de la gestin, ejecucin y justificacin de la contribucin. Esta persona ser la que comunicar las condiciones y modificaciones en la contribucin, respondiendo a las solicitudes de informacin e informes que se puedan solicitar. Esta persona responsable ser designada por el Secretario Territorial.

    25.3.8 Identificacin de la persona de contacto en Oficina Central:

    Se identificar la persona responsable en el Departamento de Cooperacin Internacional de la Oficina Central, de la gestin, ejecucin y justificacin de la contribucin.

  • ______________________________________________________________________________________

    ______________________________________________________________________________________ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OCTUBRE 2002

    26.1 26. RELACION DE MODELOS Y ANEXOS INCLUIDOS EN EL MANUAL A continuacin se relacionan todos los modelos y anexos que se incluyen en este Manual: ANEXO 3.1 FICHA INDIVIDUALIZADA DE INMOVILIZADO ANEXO 3.2 COEFICIENTES DE AMORTIZACIN DE LOS VALORES DE ACTIVO ANEXO 3.3 INVENTARIO FISICO DE INMOVILIZADO ANEXO 5.1 FICHA INDIVIDUAL DE MATERIAL INVENTARIABLE ANEXO 5.2 INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS ANEXO 5.3 ENTRADAS EN ALMACEN ANEXO 5.4 SALIDAS EN ALMACEN ANEXO 5.5 HOJA DE PEDIDO ANEXO 7.1 CUADRE PAPELETAS RECIBIDAS CON INGRESOS SORTEO DEL ORO ANEXO 7.2 CUADRE INGRESOS CONTABILIZADOS CON INGRESOS EN METALICO

    IMPUTADOS AL SORTEO DEL ORO ANEXO 7.3 CONCEPTO DE GASTOS IMPUTADOS AL SORTEO DEL ORO ANEXO 7.4 JUSTIFICANTE DE INGRESO POR CURSOS ANEXO 8.1 REPOSICIN FINDO FIJO ANEXO 8.2 PARTE DE CAJA ANEXO 8.3 RECIBOS DE CAJA PAGOS/COBROS ANEXO 8.4 ARQUEO DE CAJA ANEXO 8.5 CONCILIACIN BANCARIA ANEXO 9.1 PROPUESTA DE GASTO ANEXO 9.2 ORDEN DE VIAJE ANEXO 9.3 INFORME DE GASTOS DE VIAJE ANEXO 13.1 CONCILIACIN CUENTAS CORRIENTES INTERNAS ANEXO 14.1 REGLAMENTO DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA DE LAS PERSONAS FSICAS ANEXO 24.1 INSTRUCCIONES DE CIERRE CONTABLE PARA CENTROS DE CRUZ ROJA ANEXO 24.2 INSTRUCCIONES PARA CONCILIACIN DE SALDOS Y TRANSACCIONES

    INTERCENTROS Y CONTABILIZACIN DE LAS DIFERENCIAS ANEXO 24.3 RELACIN DE DOCUMENTACIN A PREPARAR ANTES DE LA VISITA DE

    AUDITORIA EXTERNA ANEXO 24.3.A ESTADSTICA DE NMINAS COMPARATIVA ANEXO 24.4 INSTRUCCIONES PARA LA CUMPLIMENTACIN DE LA HOJA RESUMEN

    DE RETENCIONES SOBRE RENDIMIENTOS DE CAPITAL MOBILIARIO ANEXO 24.4.A MODELO HOJA RESUMEN DE IRC ANEXO 25.1 ANUNCIO DE CONTRIBUCIN PARA COOPERACIN INTERNACIONAL (ACI)

  • A N E X O 24.3.A ESTADISTICA DE NOMINAS COMPARATIVA (DATOS EN EUROS) ----------------------------- Ejercicio Anterior ------------------------------- ------------------------------- Ejercicio en curso ----------------------------------- TOTAL SEGUIRDAD TOTAL NRO. TOTAL SEGURIDAD TOTAL NRO. MES BRUTO IRPF SOCIAL LIQUIDO EMPLE. BRUTO IRPF SOCIAL LIQUIDO EMPLE. ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE Subtotal NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL

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