Manual de Procedimientos Contables-Administrativos

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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS FINANZAS

SUPERINTENDENCIA DE CAJAS DE AHORRO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES- ADMINISTRATIVOS CAJAS DE AHORRO, FONDOS DE AHORRO Y ASOCIACIONES DE AHORRO SIMILARES

CARACAS, MAYO DE 2007

SUPERINTENDENCIA DE CAJAS DE AHORRO ENTRE LAS ESQUINAS DE CARMELITAS Y ALTAGRACIA, EDIFICIO NORTE DEL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS FINANZAS, MEZZANINA CARACAS, DISTRITO CAPITAL TELFONOS: (0212) 802.34.03/802.34.14 pagina Web: www.mf.gov.ve 2

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES- ADMINISTRATIVOS

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INTRODUCCIN

En el presente manual elaborado por la Direccin de Control y Fiscalizacin de la Superintendencia de Cajas de Ahorro, conjuntamente con la colaboracin de las firmas Torres Torres & Asociados, tiene por objeto facilitar una herramienta de trabajo a las Cajas de Ahorro, a fin de que las mismas dejen de erogar altos costos por su adquisicin. Por tal motivo esta Superintendencia se fij como meta la publicacin y distribucin de este trabajo de forma gratuita a todas las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares inscritas en este Organismo. En el mismo se indica en forma detallada los pasos a seguir para el registro de la

Contabilidad de las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares, que se rigen por la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares (Gaceta Oficial No 38.477 de fecha 12 de Julio de 2006) Dicho procedimiento contable fue elaborado tomando en cuenta lo establecido en la normativa legal vigente que rige el Cdigo de Comercio de Venezuela, y las circulares No 01,02,03,04,05,06,07,08 y 09 emanadas de la Superintendencia de Cajas de Ahorro. As mismo, servir para informar a los miembros de los Consejos de Administracin y de Vigilancia, el procedimiento a seguir para el registro de la contabilidad, elaboracin de los Estados Financieros con saldos razonables, y toma de decisiones. Cabe destacar, que en la medida que la Asociacin establezca los controles necesarios, previstos en la normativa legal vigente, y sus Estatutos, esto conllevar a la obtencin de Ganancias de la Institucin, que se traduce en un beneficio para el afiliado. Es por ello, que sus administradores tendrn que mantenerse vigilantes de las actuaciones que se efectan y que no estn ajustadas a lo exigido por la citada normativa, a fin de efectuar las correcciones de stas en forma oportuna.SUPERINTENDENCIA DE CAJAS DE AHORRO ENTRE LAS ESQUINAS DE CARMELITAS Y ALTAGRACIA, EDIFICIO NORTE DEL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS FINANZAS, MEZZANINA CARACAS, DISTRITO CAPITAL TELFONOS: (0212) 802.34.03/802.34.14 pagina Web: www.mf.gov.ve 4

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I. DE LOS LIBROS CONTABLES Y SUS REGISTROS 1- El Artculo 32 del Cdigo de Comercio, establece que se deben llevar los siguientes libros: Diario Mayor De Inventario y Balance Auxiliares que considere conveniente.

2. Los Libros Diario y de Inventario antes de ponerse en uso, deben ser: presentados ante uno de los Organismos indicados a continuacin: Tribunal, Registro Mercantil, Juzgado de la localidad, o la Superintendencia de Cajas de Ahorro para su respectiva autorizacin. 3. En el libro Diario, se asentara da a da las operaciones que se efecten en la Asociacin, reflejando el deudor y el acreedor o se resumirn mensualmente, los totales de la operacin conservando todos los documentos o soportes probatorios de las transacciones efectuadas da a da. (Artculo 34 del Cdigo de Comercio.) 4. El libro de Inventario debe contener una descripcin estimatoria de todos los bienes muebles e inmuebles y, de todos sus crditos, activos y pasivos, vinculadas a la Asociacin. El libro de Inventario debe cerrarse con el Balance General y el estado de Ganancias y Perdidas, los cuales debern estar firmados por los miembros de los Consejos de Administracin y Vigilancia, respectivamente. (Articulo. 35 del Cdigo de Comercio.) 5. Evitar cometer errores en los libros contables, tales como: Alterar en los asientos el orden y la fecha de las operaciones descritas. Dejar espacios en blanco en el cuerpo de los asientos o a continuacin de ellos. Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, tachaduras y enmendaduras. Borrar los asientos o partes de ellos. Arrancar hojas, alterar la encuadernacin o foliatura y mutilar alguna parte de los libros. (Artculo 36 del Cdigo de Comercio.)

6. Los errores y omisiones que se cometan al efectuar un Asiento de Diario, puede corregirse con la elaboracin de un nuevo asiento, en la fecha en que se note la falta. (Artculo 37 del Cdigo de Comercio.) 7. Adems de los Libros Oficiales antes referidos, se deben Llevar Los siguientes auxiliares: Libro de Caja Chica: Debe contener la relacin de las facturas de los gastos con sus respectivas fechas y montos. Aqu se indica la fecha y monto de la reposicin efectuada.

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De Bancos: Con relacin a la cuenta corriente, esta debe contener todo lo ingresado por concepto de depsitos y notas de crditos, y de egresos correspondiente a la salida de cheques y notas de dbitos. Igual tratamiento se le dar a las cuentas de ahorro.

Colocaciones e Inversiones: Contendr informacin detallada de los instrumentosFinancieros, tales como: banco emisor, monto invertido, fecha de emisin y vencimiento (plazo), tasa y beneficiario. Prstamos por Cobrar: Debe contener informacin detallada de los tipos de prstamos que tiene cada afiliado y, las retenciones efectuadas por este concepto. Cuentas por Cobrar: Debe reflejar informacin de las transacciones que originaron las mismas. Aportes y Retenciones de socios por Cobrar. Debe indicar informacin de los montos adeudados por la empresa o ente Oficial.

Cuentas por Pagar. Debe transcribirse el detalle de todos sus compromisos uobligaciones contrados por la Asociacin. De Activos Fijos: Debe contener informacin de los bienes muebles e inmuebles, indicando el monto y la fecha de su adquisicin. Igualmente, se deber controlar la depreciacin de estos bienes, en este mismo libro. De Ahorros Estatutarios, Voluntario y Oficial. En este libro se controlar la informacin referente a lo ingresado por concepto de ahorro estatutario y voluntario. Control de inventarios: Las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares, que compren artculos para la venta debern controlar dichos inventarios. Se debe dejar constancia del mtodo de valoracin de estos inventarios.

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II. FORMAS EN QUE PUEDEN SER REGISTRADA LA CONTABILIDAD 1. EN FORMA MANUAL Ordenar archivos de documentos por mes. Todo registro contable debe estar debidamente soportado por los documentos, que originaron la operacin. Dar uso a los libros contables previstos en el artculo 32 del Cdigo de Comercio, y llevar los mismos de acuerdo a lo sealado en los artculos 33, 34, 35, 36, 37 y 38 de la citada Ley. Utilizar el Modelo de Cheque Voucher o Comprobante, el cual debe poseer una numeracin en forma sucesiva. En este cheque se debe dejar evidencia como medida de control interno de la identificacin legible de las personas quienes elaboran, revisan, contabilizan y aprueban las operaciones contables, as como tambin de su beneficiario, este ltimo debe colocar su cdula de identidad. Se recomienda disear este formato con las respectivas casillas (VER ANEXO 1) Colocar a los cheques los sellos de NO ENDOSABLE Y EL DE CADUCIDAD. Utilizar el sello de ANULADO, en todos aquellos formatos que posean numeracin y que hayan sido inhabilitados. Utilizar el formato de Asiento de Diario, al contabilizar las operaciones. Dicho formato debe contener las casillas correspondiente a la identificacin legible de las personas que realizan, revisan, autorizan y contabilizan las transacciones. (ANEXO 2.) Los comprobantes de ingresos deben estar numerados en forma sucesiva, y en el mismo se debe indicar, el concepto del ingreso y monto, igualmente debe contener la identificacin legible de las personas que elaboran y revisan. (ANEXO 3).

En los casos de que se lleven fondos de caja chica, estos deben ser soportados, cada vez que se haga la reposicin de los mismos. El monto de Caja Chica debe ser establecido por los miembros del Consejo de Administracin, y el mismo debe ser utilizado para gastos menores. Es recomendable elaborar un reglamento para el manejo de la caja chica. Se deben efectuar arqueos sorpresivos a los fondos de Caja Chica. Las personas que realicen estos arqueos deben ser diferentes a la persona que tiene bajo su custodia dicho Fondo, es decir esta funcin debe ser ejecutada por un miembro del Consejo de Vigilancia. Llevar los libros auxiliares actualizados mensualmente, y vigilar de que sus saldos se correspondan con los existentes con el libro Mayor. En el caso de que se reflejen diferencias, debe procederse a su revisin y ajuste respectivo.SUPERINTENDENCIA DE CAJAS DE AHORRO ENTRE LAS ESQUINAS DE CARMELITAS Y ALTAGRACIA, EDIFICIO NORTE DEL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS FINANZAS, MEZZANINA CARACAS, DISTRITO CAPITAL TELFONOS: (0212) 802.34.03/802.34.14 pagina Web: www.mf.gov.ve 8

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Los registros auxiliares de Bancos deben ser conciliados mensualmente, para evitar mantener partidas con una antigedad superior a tres meses, y Partidas sin registrar en la contabilidad. Se debe elaborar un formato para las Conciliaciones Bancarias. Los montos de capital invertidos en instrumentos financieros, deben poseer sus respectivos ttulos como soporte de colocacin. Se debe habilitar archivos de expedientes de los Asociados, los cuales deben estar soportados con los documentos de las operaciones efectuadas. Dichos archivos pueden estar controlados, por el nmero de cdula de identidad o por los apellidos de los asociados. En los casos de Prstamos Hipotecarios, se debe controlar en forma estricta la documentacin, que avalan dichos crditos. Los archivos contables deben mantenerse en un lugar seguro. Dar cumplimiento a las Circulares 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 y 10 emanadas por la Superintendencia de Cajas de Ahorros. (ANEXO 4.) Se deben elaborar Los Estados Financieros en forma mensual, y Los correspondientes al final del ejercicio econmico, tienen que ser auditados por una firma de Contadores Externos debidamente inscrita a la Superintendencia y luego ser aprobados por la asamblea de socios, conjuntamente con los miembros de los consejos de Administracin y de Vigilancia. Deben mantener un control de la nmina del personal de la Asociacin. Facilitar la informacin necesaria a los auditores externos para la elaboracin de la Auditoria Externa. Se deben emitir Estados de Cuentas a los asociados, con la periodicidad, que establece los Estatutos de la Asociacin. /

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2. EN FORMA MECANIZADA Se deben ingresar los datos tales como: nmero, Fecha, cdigo contable exigido por la Superintendencia de Cajas de Ahorro, descripcin de las operaciones y el monto de la operacin en el sistema computarizado, a fin de confirmar los respectivos asientos de diario, y procesar los libros diario, mayor y auxiliares requeridos para el buen funcionamiento de la asociacin. Se recomienda adquirir un programa especfico para Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares. Proceder a recopilar mensualmente los registros computarizados tales, como listados (de Asientos de Diario, Mayor e inventarios), listados financieros, as como los respectivos libros auxiliares, y mantenerlos en un lugar seguro. Todas las operaciones deben ser debidamente soportadas. Independientemente de tener registros en forma mecanizada, se tienen que llevar los libros manuales exigidos en el artculo 32 del Cdigo de Comercio. Dar cumplimiento a los otros puntos sealarlos en el aparte de la contabilidad manual. El Consejo de Administracin tiene que consignar al cierre de cada trimestre, un Balance General, Estado de Ganancias y Prdidas, el monto de los haberes y el nmero de asociados dentro de los 30 das continuos siguientes al cierre de cada trimestre. En caso de que no se pueda cumplir con esta norma, se tendr que solicitar a La Superintendencia de Cajas de Ahorro, por escrito una prrroga que no puede exceder de quince (15) das continuos antes del vencimiento del trmino establecido. Por otra parte, se debe consignar ante la Superintendencia de Cajas de Ahorro, dentro de los noventa (90) das continuos siguientes al cierre del ejercicio econmico, los Estados Financieros en original, auditados por un contador o firma de contadores pblicos externos debidamente colegiados, registrados ante la Superintendencia de Cajas de Ahorro. En caso de no cumplir con este requisito en el plazo referido, se podr solicitar por escrito una prrroga que no puede exceder de cuarenta y cinco (45) das continuos antes del vencimiento del trmino establecido. Los Estados Financieros, trimestrales y anuales as como la auditoria externa efectuada al cierre del ejercicio econmico, deben presentarse de acuerdo con el Cdigo de Cuenta Contable y dems Normas Operativas elaboradas por la Superintendencia de Cajas de Ahorro. /

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III.

DEFINICIN DE LOS PRINCIPIOS BSICOS DE CONTABILIDAD

ENTIDAD Es una unidad identificable que se realiza actividades econmicas, constituida por combinaciones de recursos humanos, recursos naturales y capital, coordinados por una autoridad que toma decisiones encaminadas a la consecucin de los fines para los cuales fue creada. Este principio identifica la personalidad de la entidad. REALIZACIN CONTABLE Este principio reconoce toda actividad que realiza la Entidad, es fcilmente convertible en trminos monetarios. Todas las operaciones y eventos que cuantifique y que contabilice la entidad se consideran realizados por ella, stas deben reconocerse oportunamente en el momento en que ocurran y deben registrarse en la contabilidad. PERIODO CONTABLE La necesidad de conocer los resultados de operacin y situacin financiera de la Entidad, obliga a dividir su vida en perodos convencionales. De esta manera las operaciones que se contabilizan se reconocen o identifican claramente con el perodo en que ocurren, por lo tanto cualquier informacin contable debe indicar claramente el perodo al cual se refiere. VALOR HISTRICO ORIGINAL Las transacciones y eventos econmicos que la contabilidad cuantifica se registran segn cantidades de efectivo que se afecten o su equivalente o la estimacin razonable que de ellos se haga al momento en que se consideren realizados contablemente. Estas cifras debern ser modificadas en el caso de ocurrir eventos que las hagan perder su significado, aplicando los mtodos de ajustes aceptados por los principios de contabilidad que en forma sistemtica, preserven la equidad y la objetividad de la informacin contable. Si se ajustan las cifras por cambios en el nivel general de precios (mtodo NGP) y se aplican a todos los conceptos que integran los estados financieros, susceptibles de ser modificados, se considerar que no ha habido violacin a este principio; si se ajustan las cifras de acuerdo con los cambios en el nivel ms especifico de precios (mtodo mixto), los resultados netos del periodo deben coincidir con los del mtodo NGP y slo en este caso se considerar que no existe violacin al principio del valor histrico original. Independientemente de la aplicacin de uno u otro mtodo, la situacin debe quedar debidamente aclarada en la nacin que se produzca.

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IMPORTANCIA RELATIVA La informacin financiera nicamente a la que es, en atencin a su monto o naturaleza, suficientemente significativa como para afectar las evaluaciones y decisiones econmicas. Una partida tiene importancia relativa cuando un cambio en ella, en su presentacin, evaluacin, descripcin o cualquiera de sus elementos, pudiera modificar la decisin de algunos de los usuarios de los estados financieros. COMPARABILIDAD Las decisiones econmicas basadas en la informacin financiera requieren, en la mayora de los casos, la posibilidad de comparar la situacin financiera y resultados en operacin de una entidad en periodos diferentes de su vida y con otras entidades, por consiguiente, es necesario que las polticas contables sean aplicadas consistente y uniformemente. La necesidad de comparabilidad no debe convertirse en un impedimento para la introduccin de mejoras en las polticas contables, consecuentemente cuando existan opciones ms relevantes y confiables, la entidad debe cambiar la poltica usada y advertirlo claramente en la informacin que se presenta, indicando debidamente cuantificado el efecto que dicho cambio produce en la informacin financiera. Lo mismo se aplica a la agrupacin y presentacin de la informacin. OBJETIVIDAD Las partidas o elementos incorporados en los estados financieros deben poseer un costo o valor que pueda ser medido con confiabilidad. En muchos casos el costo o valor deber ser estimado, el uso de estimaciones razonables es una parte esencial en la preparacin y presentacin de estados financieros y no determinan su confiabilidad. Sin embargo, cuando una estimacin no pueda realizarse sobre las bases razonables, tal partida no debe reconocerse en la confiabilidad y por ende en los estados financieros. REVELACIN SUFICIENTE La informacin contable presentada en los estados financieros debe contener en forma clara y comprensible todo lo necesario para juzgar los resultados de operacin y situacin financiera de la entidad; por lo mismo, es importante que la informacin suministrada contenga suficientes elementos de juicio y material bsico para que las decisiones de los interesados estn suficientemente fundadas. IV. ESTADOS FINANCIEROS AJUSTADOS POR EFECTOS DE INFLACIN La declaracin de principios de contabilidad N 3 establece las normas para elaboracin de estados financieros ajustados por inflacin, vigente a partir del 3 diciembre de 1996. La extinta circular N 10 de la Superintendencia de Cajas Ahorro dispone de esta norma. Derogada por la Circular N 3 de fecha Caracas 6 Abril de 2004.SUPERINTENDENCIA DE CAJAS DE AHORRO ENTRE LAS ESQUINAS DE CARMELITAS Y ALTAGRACIA, EDIFICIO NORTE DEL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS FINANZAS, MEZZANINA CARACAS, DISTRITO CAPITAL TELFONOS: (0212) 802.34.03/802.34.14 pagina Web: www.mf.gov.ve 12

la de de de

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PERIODO ECONOMICO El ejercicio fiscal comprende los doce (12) meses del ao a partir del 01 de enero hasta el 31 de diciembre. La contabilidad se lleva sobre una base totalmente acumulativa para cada ao de modo que las transacciones, en cuanto fuere razonablemente posible, constan en los registros en el mismo ao en que los ingresos han sido devengados y en que los gastos relativos a dichos ingresos han sido incurridos. Los desembolsos efectuados durante el ao contable corriente que en una proporcin material o significativa sean aplicables a operaciones futuras, se difieren y se amortizan sobre una base de los aos venideros que se beneficiarn de tales desembolsos, siempre que la magnitud de estas operaciones pueda distorsionar los resultados contables del ao en que se efecten; se registran con cargo a la respectiva cuenta de egresos o de activo, aquellos pasivos que al finalizar el ejercicio fiscal estn respaldados por alguna obligacin especfica, tal como puede ser vacaciones y las prestaciones sociales. Cuando el pasivo no se ha podido determinar con exactitud, puede contabilizarse una estimacin, la cual se corrige al conocerse el monto exacto. ACTIVO CIRCULANTE Se incluyen bajo este rubro todos aquellos recursos que razonablemente se estime pueden convertirse en efectivo libre de restriccin, Prstamos a Socios a corto plazo, Aporte oficial, Seguros Colectivos, Cuenta a Cobrar socios, entre otros. OBJETIVO A MEDIANO Y LARGO PLAZO El formato por los prstamos a socios a mediano plazo (hasta 24 meses), Especiales a Socios (No menor a 24 meses), e Hipotecarios. INVERSIONES PERMANENTES Su registro es al costo de adquisicin y esta integrado por Inversiones Fijas y Financieras. FIJAS: Inmuebles, terreno y otros bienes races. FINANCIERAS: Acciones, Bonos Deuda Pblica, en general Valores Cotizados en La Bolsa de Valores, Fondo Mutual, Letras del Tesoro. ACTIVOS FIJOS Se registran al costo total las inversiones en propiedades y equipos incluyendo los gastos de adquisicin, instalacin y acondicionamiento para su operacin, clasificados segn la clase de modificaciones y mejoras efectuadas a estas inversiones se capitalizan en las cuentas correspondientes al tipo de bien. /

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V. COMPROBANTES DE DIARIO Todos los meses se preparan los siguientes Comprobantes de Diario: Con el objetivo de registrar las operaciones que no involucran manejo de efectivo: 1. Amortizacin de gastos pagados por anticipado 2. Depreciacin de activos fijos 3. Provisin prestaciones sociales 4. Provisin Bonificacin personal fin de ao 5. Honorarios Profesionales: Abogados, Auditores Externos, Contador. etc. Operaciones que involucran entrada o salida de efectivo: Determinacin de resultados operacionales Aportacin Oficial Ahorros voluntarios de los socios Concesiones de prstamos en sus distintas modalidades Incluye el registro de los intereses ganados y diferidos Recuperacin de prstamos en sus distintas modalidades Depsitos de los montos cobrados por concepto de la cancelacin de aportes, ahorros y descuentos por retenciones de prstamos Apertura, renovacin y cancelacin de las inversiones Beneficios producidos por las Inversiones y/o Colocaciones, intereses producidos por los depsitos a la vista Retiros parciales de haberes de los socios Liquidacin de haberes de los socios Registro de los gastos en sus diverso conceptos Operaciones que deben ser realizadas al final del ejercicio: 1. Determinacin de resultados operacionales 2. Operaciones de ajustes y reclasificacin de cuentas 3. Operaciones de cierre de las cuentas de ingresos y egresos 4. Constitucin de los fondos de reserva establecida en la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares, en los estatutos y en la Ley General de Asociacin Cooperativas. 5, Clculo y distribucin de los dividendo a los socios 6. Determinacin de la ganancia o prdida monetaria y el R.E.I. /

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VI. RESPONSABILIDAD DEL CONSEJO DE PREPARACIN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

ADMINISTRACION

EN

LA

El Consejo de Administracin es responsable del contenido de sus estados financieros. La preparacin de estos estados, requiere que la gerencia haga estimaciones contables significativas y aplique juicios muy importantes, es responsable por el establecimiento de un sistema de contabilidad para identificar medir, registrar adecuadamente las transacciones de la asociacin adems de cualquier otra operacin que realice la Caja de Ahorro, que afectan su situacin financiera. La responsabilidad de la gerencia en los estados financieros no se menoscaba por el hecho de que los estados estn auditados. La Superintendencia de Cajas de Ahorro en la Circular N 5 establece la obligatoriedad de la remisin de los estados financieros, en las fechas especificas, forma de su preparacin identificacin del Contador y los miembros principales del Consejo de Administracin y de Vigilancia. CIRCULAR N 5 de fecha 6 Abril de 2004. (Deja sin efecto la circular N 12 Febrero de 1997) De acuerdo con el ordenamiento jurdico existente, esta Superintendencia de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares, debe obtener informacin contable y financiera peridicamente, relativa al ahorro nacional captado por las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares. Por lo que debern enviar a este Organismo la siguiente documentacin: a) Estados Financieros Bsicos: Balance General y Estado de Ganancias y Perdidas, al 31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre de cada ao, dentro del lapso de treinta (30) das para las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares del rea Metropolitana de Caracas y cuarenta y cinco (45) das para el resto del pas. b) Estos Estados financieros, debern presentarse debidamente codificados conforme al Clasificador de partidas vigentes de la Superintendencia de Cajas de Ahorro, firmados por el contador responsable de su elaboracin y por los miembros principales de los Consejos de Administracin y de Vigilancia. e) Debern indicar: - Nmero de registro y sector asignado por esta Superintendencia de Cajas de Ahorro - El nmero de asociados activos a la fecha y el monto de los haberes.SUPERINTENDENCIA DE CAJAS DE AHORRO ENTRE LAS ESQUINAS DE CARMELITAS Y ALTAGRACIA, EDIFICIO NORTE DEL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS FINANZAS, MEZZANINA CARACAS, DISTRITO CAPITAL TELFONOS: (0212) 802.34.03/802.34.14 pagina Web: www.mf.gov.ve 15

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d) Notificar en el lapso de treinta (30) das los cambios ocurridos en los Consejos de Administracin y de Vigilancia. El incumplimiento de las disposiciones antes citadas, dar origen a las sanciones pertinentes. Es de advertir que esta circular entr en vigencia a partir del decreto Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro, donde refiere lo aqu tratado en su Articulo 50. e) Los Estados Financieros deben contener las Notas Explicativas de la informacin relevante a las que hacen referencia los saldos con montos significativos. - LAS NOTAS EXPLICATIVAS: Como parte integral de la estructura y forma de presentacin de los Estados Financieros que contengan informacin relevante, adems de incluir los estados con montos significativos deben sealar: EFECTIVO: Instituciones Financieras y Montos Tipo de Instrumento, fecha de emisin, vencimiento y tasa de inters.

APORTES Y RETENCIONES POR COBRAR A LOS ASOCIADOS Y APORTES POR COBRAR AL PATRONO: Antigedad, mes (es), ao (s) Y Los montos adecuados en forma discriminados. PRSTAMO A CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO, ESPECIALES E HIPOTECARIOS: Situacin de estos prstamos.

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DIAGRAMA

El consejo de Administracin es responsable de los estados financieros

El auditor independiente aade credibilidad a los estados financieros del Consejo de Administracin al examinar las evidencias que los respaldan y emitir un informe de auditoria

Informe de los Auditores Independientes

Estados Financieros y notas relacionadas

Los Asociados tienen la seguridad de los estados financieros acompaados por un informe de auditoria, con una seguridad razonable de que los estados no contienen errores significativos

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ESTADOS FINANCIEROS 1. Balance General 2. Estados de Ganancias y Prdidas 3. Estado de Movimiento de las Cuentas de Patrimonio 4. Estado de Flujo del Efectivo.

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1.- DESCRIPCIN DEL BALANCE GENERAL CAJA DE AHORROS XXXX BALANCE GENERAL (Expresado en bolvares nominales) ACTIVO Activo Circulante Efectivo Cuentas por cobrar Intereses devengados por cobrar Efectos por cobrar Inventario de mercancas Gastos pagados por anticipado Total Activo Circulante Prstamos por cobrar a mediano plazo inversiones permanentes Activos fijos Operaciones en litigio Cargos diferidos Otros activos Total Activo Cuentas de Orden Total Cuentas de Orden (VAN)

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(VIENE) PASIVO Y PATRIMONIO Pasivo Circulante Cuentas por pagar Efectos por pagar Honorarios Profesionales por pagar Sueldos a pagar Montepo por pagar Mutuo auxilio por pagar Dividendos por distribuir a socios Total Pasivo Circulante Pasivo a Largo Plazo Provisin prestaciones sociales Hipoteca por pagar Crditos diferidos Total pasivo a largo plazo Total Pasivo Patrimonio Ahorro estatutario Fondo de reserva Resultado del ejercicio Total Patrimonio Total Pasivo y Patrimonio Cuentas de Orden Total Cuentas de Orden

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2.- ESTADOS DE GANANCIAS Y PRDIDAS (Expresado en bolvares nominales) INGRESOS Intereses sobre prstamos Intereses ganados sobre depsitos Ingresos por ventas Ingresos por alquileres Ingresos por diferencial cambiario Reintegro de plizas de seguro Otros ingresos Total Ingresos EGRESOS Gastos de personal Gastos del personal directivo Gastos de administracin Seguridad patrimonial Materiales y suministros Alquileres Reparacin y mantenimiento Gastos bancarios Otros gastos de administracin Total Egresos Resultado del Ejercicio

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3.- ESTADOS DE MOVIMIENTO EN LAS CUENTAS DE PATRIMONIO (Expresado en bolvares nominales) Ahorro Estatutario Ahorro de los asociados Saldo al principio del ao Ahorro del ao Retiro Saldo al final del ao Aporte Oficial Aporte patronal Saldo al principio del ao Ahorro del ao Retiro Saldo al final del ao Aporte Voluntario Aporte de los socios Saldo al principio del ao Ahorro del ao Retiro Saldo al final del ao Donaciones Fondo de Reserva Reserva Estatutaria Saldo al principio del ao Traslado de la ganancia del ao Saldo al final del ao Resultado del Ejercicio Resultado del ejercicio anterior Traslado a reservas Dividendo cancelado Ganancia del Ejercicio Actual Resultado Final Total Patrimonio

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4.-ESTADOS DE FLUJO DEL EFECTIVO (Expresado en bolvares nominales) Efectivo previsto (Usado) en actividades operacionales: Resultado neto del ao Depreciacin y amortizacin Cambios en activos y pasivos operacionales Variacin neta de otras cuentas por cobrar Variacin neta de prstamos a socios por cobrar Variacin neta de aportes por pagar Variacin neta de cuentas por pagar Efectivo previsto (usado) por las operaciones Efectivo previsto (usado) en las actividades de financiamiento Cuotas de ahorro y aporte oficial Beneficios distribuidos a los socios Efectivo neto previsto (usado) por las actividades financiamiento Efectivo previsto (usado) en las actividades de inversin Aumento en inversiones de fondo mutual Efectivo neto previsto (usado) en las actividades de inversin Aumento (disminucin) neto del efectivo Efectivo al comienzo del ao Efectivo al final del ao

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VII. PRINCIPALES ASIENTOS DE CONTABILIDAD INTRODUCCIN A continuacin se detallan los asientos contables que se requieren para registrar las operaciones que afectan a las Cajas de Ahorro Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares, con estas condiciones, se necesita el uso de las cuentas y su cdigo que se describen en las reas siguientes: AHORROS DE LOS SOCIOS Y APORTE OFICIAL En seguida presentarnos los asientos que se requieren para contabilizar las transacciones relativas a los ahorros estatuarios de los socios y aporte patronal. No. 1 Registro de las cuotas de ahorro retenida a socio y el aporte oficial. Para registrar las cuotas de ahorros retenidas a los socios por el sistema de nmina del patrono y aporte oficial correspondiente al periodo y el abono a los haberes de los socios. CDIGO Segn Plan de Cuenta SUDECA DESCRIPCIN Aporte de los socios Aporte del patrono Ahorros de los socios Aporte oficial DBITO XXX.XXX.,XX XXX.XXX.,XX XXX.XXX.,XX XXX.XXX.,XX CRDITO

XXX.XXX.,XX No. 2 Cancelacin de los haberes de los socios.

XXX.XXX.,XX

Para registrar la cancelacin de las cuotas de ahorro y el aporte oficial pendiente de cobrar al cierre del perodo. CDIGO DESCRIPCIN DBITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx x.xxx,xx CRDITO

Segn Plan de Aporte de los socios Cuenta SUDECA Aporte del patrono Ahorros de los socios

xxx.xxx,xx /

xxx.xxx,xx

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No. 3 RETIROS DE HABERES DE LOS SOCIOS RETIRO PARCIAL Para registrar la cancelacin de los haberes de los socios por concepto del retiro parcial, puede incluir la operacin ingresos por este concepto, el cual es registrado en el cdigo Segn Plan de Cuenta SUDECA. CDIGO DESCRIPCIN Ahorros de los socios Segn Plan de Aporte oficial Cuenta SUDECA Cuenta corriente Ingresos retiro parcial DBITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx LIQUIDACIN DE HABERES DE LOS ASOCIADOS. Separado el asociado del ente patronal o empleador, por cualquier causa que esta proceda, conforme a las normas legales deja de estar asociado a la institucin, siendo necesario liquidarse tanto sus haberes como los prstamos cuyo saldos an tenga pendiente por cancelar, se realiza el siguiente asiento: CDIGO DESCRIPCIN Segn Plan de Ahorros de los socios Cuenta SUDECA Aporte oficial Cuenta corriente Prstamos a corto Plazo por cobrar DBITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx CRDITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx No. 4 Para contabilizar l deposito de los aportes y ahorros del mes en la cuenta de depsito a la vista CDIGO DESCRIPCIN Segn Plan de Cuenta de ahorro Cuenta SUDECA Caja principal DBITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx CRDITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx CRDITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx

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PRSTAMOS Los asientos que se requieren para contabilizar las transacciones relativas a los prstamos en sus distintas modalidades, con nfasis en el mtodo de cobro de los intereses de financiamiento: otorgamiento, recuperacin y reintegros. No. 5 OTORGAMIENTO DE PRSTAMOS. Prstamo concedido con inters de financiamiento calculado por el mtodo de saldo deudor y cobrado al vencimiento de las cuotas de amortizacin. CDIGO DESCRIPCIN Segn Plan de Prstamos por cobrar Cuenta SUDECA corto plazo Cuenta corriente DBITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx Para contabilizar el otorgamiento de los prstamos a mediano y largo plazo, especiales e hipotecario debe aplicarse el mismo procedimiento, cambiando solamente los cdigos contables debe definirse el cdigo auxiliar de la cuenta del banco. No. 6 REGISTRO DE LAS RETENCIONES DE LAS CUOTAS DE PRSTAMOS. Para registrar el monto de las cuotas de prstamos retenidas por nmina a los asociados y que se encuentran pendientes de cobro al cierre de mes, incluye capital ms inters. La relacin de las cuotas de amortizacin que incluye la porcin de los intereses ganados es producida generalmente por el sistema automatizado (tabla de amortizacin), en caso contrario debe obtenerse estos datos en forma manual. CDIGO DESCRIPCIN Segn Plan de Retenciones a socios Cuenta SUDECA Prstamos por cobrar corto plazo Intereses sobre prstamos corto plazo DBITO xxx.xxx,xx CRDITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx CRDITO xxx.xxx,xx

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No. 7 RECUPERACIN DE LAS RETENCIONES DE LAS CUOTAS DE PRSTAMOS. Para registrar la cancelacin de los descuentos por las cuotas de prstamos retenidas a Los socios y pendientes de cancelacin por parte del patrono. CDIGO DESCRIPCIN Segn Plan de Caja principal Cuenta SUDECA Retenciones a socios DBITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx No. 8 PARA CONTABILIZAR EL DEPSITO DE LAS RETENCIONES SOBRE PRSTAMOS. CDIGO DESCRIPCIN Segn Plan de Cuenta de ahorro Cuenta SUDECA Caja principal DBITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx No. 9 OTORGAMIENTOS DE PRSTAMOS, CON LOS INTERESES COBRADOS POR ANTICIPADO. Prstamos concedidos con inters de financiamiento cobrado por anticipado. Contabilizado el otorgamiento de prstamos, los intereses ganados en el perodo y los diferidos que se vencen en el ao siguiente. CDIGO DESCRIPCIN Segn Plan de Prstamos por cobrar Cuenta SUDECA corto plazo Intereses sobre prstamos corto plazo Intereses diferidos sobre prstamos a corto plazo Cuenta corriente DBITO CRDITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx /SUPERINTENDENCIA DE CAJAS DE AHORRO ENTRE LAS ESQUINAS DE CARMELITAS Y ALTAGRACIA, EDIFICIO NORTE DEL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS FINANZAS, MEZZANINA CARACAS, DISTRITO CAPITAL TELFONOS: (0212) 802.34.03/802.34.14 pagina Web: www.mf.gov.ve 27

CRDITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx

CRDITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx

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No.10 REGISTRO DE LAS RETENCIONES DE LAS CUOTAS DE PRSTAMOS. Igual concepto que del asiento No 6, pero en este se incluye solamente el capital. CDIGO DESCRIPCIN DBITO Segn Plan de Retenciones a socios xxx.xxx,xx Cuenta SUDECA Prestamos por cobrar xxx.xxx,xx No. 11 RECUPERACIN DE LAS RETENCIONES DE LAS CUOTAS DE PRSTAMOS Para registrar la cancelacin de los descuentos por las cuotas de prstamos. CDIGO DESCRIPCIN Segn Plan de Caja principal Cuenta SUDECA Retenciones a socios DBITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx No. 12 PARA CONTABILIZAR EL DEPSITO DE LAS RETENCIONES. CDIGO Segn Plan de Cuenta SUDECA DESCRIPCIN Cuenta de ahorro Caja principal DBITO xxx.xxx,xx CRDITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx / xxx.xxx,xx CRDITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx CRDITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx

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No. 13 VENCIMIENTO DE LOS INTERESES DIFERIDOS SOBRE LOS PRSTAMOS. En lo que concierne a los intereses ganados por los prstamos concedidos, cuyo registro inicial se presentaron en forma acumulada en la cuenta del grupo CRDITOS DIFERIDOS (Intereses diferidos sobre prstamos, cdigo 23.1.01), es necesario, mensualmente, determinar la cuota de distribucin porcentual con respecto a las recuperaciones reales de los prstamos en sus distintas modalidades para registrar los intereses realmente ganados, generalmente el sistema automatizado genera esta informacin a nivel de asociados y las diferencias por tipo de prstamo, el asiento sera el siguiente: CDIGO DESCRIPCIN Segn Plan de Intereses diferidos Cuenta SUDECA sobre prstamos corto plazo Intereses sobre prstamos a corto plazo DBITO xxx.xxx,xx CRDITO

xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx

No. 14 REINTEGRO DE CUOTAS DE PRSTAMOS. Al retenerse al socio algunas cuotas de prstamos de forma indebida, es obligatorio devolver el dinero al afiliado y registrar esta operacin mediante el siguiente asiento de diario. CDIGO DESCRIPCIN Segn Plan de Prstamos por cobrar Cuenta SUDECA a corto plazo Cuenta corriente xxx.xxx,xx / DBITO xxx.xxx,xx CRDITO

xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx

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No. 15 REINTEGRO DE INTERESES COBRADOS POR ANTICIPADO. Al cancelar el socio el prstamo ante de su vencimiento dejan sin efecto los intereses cobrados por anticipado, por lo que es necesario reintegrarles el dinero por este concepto y proceder a registrar esta operacin mediante el siguiente asiento de diario. CDIGO DESCRIPCIN Segn Plan de Prstamos por cobrar a Cuenta SUDECA corto plazo Cuenta corriente xxx.xxx,xx CUENTAS DE AHORRO Los asientos que se requieren para contabilizar las operaciones involucradas con los depsitos a la vista, se presenta en la siguiente forma: No. 16 REGISTRO DE LOS INTERESES GANADOS, NOTAS DE CRDITO. CDIGO DESCRIPCIN Segn Plan de Cuenta de ahorros Cuenta SUDECA Intereses ganados cuenta de ahorros DBITO xxx.xxx,xx CRDITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx No. 17 Registro de notas de dbitos. Para registrar los gastos bancarios del mes, se procede de la siguiente manera: CDIGO DESCRIPCIN Segn Plan de Dbitos bancarios Cuenta SUDECA Comisiones bancarias Cuentas de ahorros DBITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx CRDITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx DBITO xxx.xxx,xx CRDITO

xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx

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INTERESES DEVENGADOS POR COBRAR A continuacin se describen los asientos que se requieren para contabilizar las transacciones relativas a los intereses causados por operaciones financieras. N 18 REGISTRO DE LOS INTERESES CAUSADOS Para contabilizar los intereses causados y no cobrados en la oportunidad del cierre del perodo, se determinan en funcin de la vigencia del valor adquirido. CDIGO DESCRIPCIN Intereses devengados por Segn Plan de cobrar sobre certificado Cuenta SUDECA Intereses devengados por cobrar sobre depsitos a plazo fijo intereses depsitos ganados sobre xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx sobre xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx XXX.XXX,XX DBITO xxx.xxx,xx CRDITO

xxx.xxx,xx

certificados de ahorro Intereses ganados depsitos a plazo fijo

No. 19 CANCELACIN DE LOS BENEFICIOS DE LOS DEPSITOS A LA VISTA Para registrar el abono de los intereses ganados en la cuenta de ahorros, en la fecha y modalidad acordada con la institucin financiera relacionada con la colocacin del certificado de ahorro o el depsito a plazo fijo. CDIGO DESCRIPCIN Segn Plan Cuentas de Ahorros de Cuenta Intereses Devengados por cobrar SUDECA sobre certificado intereses devengados por cobrar sobre depsitos a plazo fijo DBITO xxx.xxx,xx CRDITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx

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INVERSIONES Para cada colocacin e inversin que se haga, bien sea en valores financieros o en bienes inmuebles, dependiendo del tipo de inversin y soportndolo con el documento emitido por la entidad financiera o el vendedor del inmueble, copia del referido documento, toda vez que los originales que representen valores, deben ser conservados en la caja fuerte. Enseguida se presentan los asientos que se requieren para contabilizar las transacciones relativas a las inversiones fijas, es decir, las de inmuebles y las financieras. INVERSIONES FIJAS ADQUISICIN DE BIENES INMUEBLES No. 20 Para registrar el monto de las inversiones permanentes, bienes inmuebles, con la combinacin de medios de pagos, en efectivo y a crdito, con la firma de giros. Si es aceptado el financiamiento a largo plazo y la garanta es una hipoteca, la cuenta contable apropiada para controlar esta obligacin es hipoteca por pagar, cdigo Segn Plan de Cuenta SUDECA. CDIGO DESCRIPCIN Segn Plan Construcciones de Cuenta SUDECA Cuenta Corriente Efectos por Pagar xxx.xxx,xx No. 21 CANCELACIN DE LA OPERACIN DEL FINANCIAMIENTO. De esta forma es contabilizada la cancelacin de la obligacin. CDIGO DESCRIPCIN Segn Plan Efectos por Pagar de Cuenta SUDECA Cuenta Corriente DBITO xxx.xxx,xx CRDITO xxx.xxx,xx DBITO xxx.xxx,xx CRDITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

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INVERSIONES FINANCIERAS ADQUISICIN DE VALORES FINANCIEROS No. 22 Contabilizados la compra de valores financieros, acciones, bonos de la deuda publica, letras del tesoro, fondos mutuales, la imputacin es por costo de compra. CDIGO DESCRIPCIN Segn Plan Inversiones Financieras de Cuenta SUDECA Efectos por Pagar DBITO xxx.xxx,xx CRDITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx No. 23 RENDIMIENTOS DE LAS INVERSIONES Para contabilizar la cancelacin de los beneficios producidos por el portafolio de inversiones al cierre de cada mes, este se refiere a los intereses o dividendos dependiendo del tipo de inversin. CDIGO DESCRIPCIN Segn Plan Caja Principal de Cuenta Bonos cero cupn SUDECA Letras del Tesoro Acciones Bonos de la deuda Publica Fondo Mutual DBITO xxx.xxx,xx CRDITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx No. 24 PRDIDA POR INVERSIN. Las inversiones de rendimiento variable, como pueden ser las Acciones y Fondos Mutuales, en el momento de su venta o al cierre del periodo, el valor de mercado de estos valores podra ser inferior al costo, por lo tanto la prdida debe contabilizarse de la forma siguiente: CDIGO DESCRIPCIN Segn Plan Prdidas por inversiones de Cuenta SUDECA Inversiones financieras DBITO xxx.xxx,xx CRDITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx

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No. 25 GANANCIAS EN INVERSIN. En la oportunidad que la inversin produce una diferencia favorable, la utilidad debe registrarse, sin embargo el plan de cuentas no especifica la cuenta que asimila esta transaccin. ACTIVOS FIJOS Enseguida se presentan los asientos que se requieren para contabilizar las transacciones relativas a la compra de activos y su depreciacin mensual. No. 26 ADQUISICIN DE ACTIVOS. CDIGO DESCRIPCIN Segn Plan Activos fijos tangibles de Cuenta SUDECA Cuentas corriente DBITO xxx.xxx,xx CRDITO xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx No. 27 DEPRECIACIN DE LOS ACTIVOS

xxx.xxx,xx

Registro de la depreciacin mensual de acuerdo con la tasa establecida y la vida til probable. CDIGO DESCRIPCIN Segn Plan Gasto depreciacin de instalaciones de Cuenta Depreciacin acumulada SUDECA instalaciones DBITO xxx.xxx,xx CRDITO xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

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INVENTARIO DE MERCANCIA Enseguida se presentan los asientos que se requieren para contabilizar las transacciones relativas a la adquisicin de mercanca en sus distintas modalidades con el objeto de su posterior venta y recuperacin a los socios. No. 28 COMPRA DE MERCANCA Para contabilizar las compras a crdito de mercanca destinada al almacn segn la actividad desarrollada (venta de lnea blanca, farmacia, etc.), para ser vendidas a los socios. CDIGO DESCRIPCIN Segn Plan Farmacia de Cuenta Lnea blanca SUDECA Cuentas por pagar lnea blanca Cuentas por pagar farmacia DBITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx CRDITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx No. 29 CANCELACIN DE LA OBLIGACIN POR LA COMPRA DE MERCANCA. En la oportunidad del vencimiento de las facturas de los proveedores es necesario realizar el asiento indicado. CDIGO DESCRIPCIN Segn Plan Cuentas por pagar lnea blanca de Cuenta Cuentas por pagar farmacia SUDECA Cuentas corriente DBITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx CRDITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx / xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx

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No. 30 VENTA DE MERCANCA DIRECTAMENTE A LOS ASOCIADOS. CDIGO DESCRIPCIN Segn Plan Cuentas por cobrar farmacia de Cuenta Cuentas por cobrar lnea blanca SUDECA Inventario de mercanca farmacia Inventario de mercanca lnea blanca. ingreso por venta lnea blanca Ingresos por venta farmacia DBITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx CRDITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx El registro de las ventas tiene estas caractersticas: Las cuentas por cobrar identifican la actividad y al agregarle los dgitos del auxiliar sealamos al socio, y el valor debitado comprende el precio de venta que a su vez esta formado por el costo de la mercanca y el beneficio de la Caja de Ahorro, Fondo de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares.. El inventario de mercanca es acreditado al mismo valor al que fue debitado, es decir al costo de compra. El ingreso por venta representa el beneficio que obtiene la Caja de Ahorro, Fondo de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares por las operaciones realizadas por estas actividades. No. 31 Al cierre del mes al emitir el recibo de cobro al empleador por las retenciones realizadas a los asociados por las compras en la farmacia, o por lnea blanca. CDIGO DESCRIPCIN Segn Plan Retenciones de socios de Cuenta Cuentas por Cobrar farmacia SUDECA Cuentas por Cobrar Lnea blanca DBITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx CRDITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx / xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx

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No. 32 Para contabilizar la cancelacin en las retenciones por parte del empleador por los conceptos de farmacia y lnea blanca. CDIGO DESCRIPCIN Segn Plan Retenciones de socios de Cuenta Cuentas por Cobrar farmacia SUDECA DBITO xxx.xxx,xx CRDITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx PASIVO A continuacin se detallan los asientos que se requieren para contabilizar las operaciones vinculadas al pasivo, concerniente a las obligaciones adquiridas con proveedores de servicios profesionales (honorarios) y las acumulaciones por concepto de prestaciones sociales y los intereses causados. No. 33 REGISTRO DE LAS OBLIGACIONES POR HONORARIOS PROFESIONALES El asiento contempla la contabilizacin de gasto por concepto de los honorarios por servicios profesionales contratados por la institucin y el correspondiente pasivo, el cual estar soportado mediante un contrato establecido para tal fin. CDIGO DESCRIPCIN Segn Plan Auditores externos de Cuenta Contador interno SUDECA Honorarios profesionales por pagar auditor externo Honorarios profesionales por pagar Contador interno. DBITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx CRDITO xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx /

xxx.xxx,xx

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No. 34 REGISTRO DE LAS OBLIGACIONES POR LAS PRESTACIONES SOCIALES E INTERESES Para registrar el gasto, el inters causado y el pasivo por las prestaciones sociales del personal administrativo de la Caja de Ahorros, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares, de acuerdo a la vigente Ley Orgnica del Trabajo. CDIGO DESCRIPCIN Segn Plan Prestaciones sociales personal de Cuenta administrativo SUDECA Inters sobre prestaciones sociales Provisin de prestaciones sociales Inters sobre prestaciones sociales por pagar DBITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx No. 35 Cancelacin de las obligaciones: HONORARIOS PROFESIONALES CDIGO DESCRIPCIN Segn Plan Honorarios profesionales por pagar de Cuenta auditor externo SUDECA Honorarios profesionales par pagar contador interno Cuenta corriente (auditor) Cuenta corriente (contador) DBITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx No. 36 PRESTACIONES SOCIALES E INTERESES CDIGO DESCRIPCIN Segn Plan Intereses s/ Prestaciones por de Cuenta Pagar SUDECA Provisin s/ Prestaciones Sociales Cuenta corriente DBITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx CRDITO xxx.xxx,xx CRDITO xxx.xxx,xx CRDITO

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OPERACIONES PARA EL CIERRE DEL EJERCICIO Los asientos que se requieren para contabilizar las operaciones relativas al cierre del ejercicio econmico, al 31 de diciembre de cada ao, una vez realizados los ajustes y reclasificaciones. Las cuentas de ingresos y egresos son cancelados y se obtienen las diferencias entre las cuentas de ingresos y egresos son los resultados operacionales del ejercicio, posteriormente es calculado y registrado el apartado para las reservas segn lo establecido en la Ley de Cajas de Ahorro, Fondo de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares y en los estatutos, el resultado final se convierte en los dividendos a los socios. No. 37 CANCELACIN DE LAS CUENTAS DEUDORAS DE EGRESOS. CDIGO DESCRIPCIN Segn Plan Resultados del ejercicio actual de Cuenta Gastos de personal SUDECA Beneficios Sociales Personal directivo De asamblea y procesos electorales Servicios pblicos DBITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx No. 38 CANCELACIN DE LAS CUENTAS ACREEDORAS DE INGRESOS. CDIGO DESCRIPCIN Segn Plan Resultados del ejercicio actual de Cuenta Intereses sobre prstamos SUDECA Intereses ganados sobre depsitos Ingresos por ventas. Ingresos por alquileres Otros ingresos DBITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx CRDITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx CRDITO

xxx.xxx,xx No. 39 APARTADOS PARA LA FORMACIN DE RESERVAS. CDIGO DESCRIPCIN Segn Plan Resultado del ejercicio actual de Cuenta Reservas estatutarias SUDECA Reservas contingencias Otras reservas DBITO xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

CRDITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

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DISTRIBUCION DE LOS BENEFICIOS A LOS ASOCIADOS Los asientos que se requieren para contabilizar las transacciones relativas a los dividendos de fin de ao, combinamos el decreto de reparto de dividendos, autorizado por la asamblea de socios y el posterior evento de cancelacin. CDIGO DESCRIPCIN Segn Plan Retenciones de socios de Cuenta Cuentas por Cobrar farmacia SUDECA DBITO xxx.xxx,xx CRDITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx No. 40 AL DECRETARSE EL DIVIDENDO DE FIN DE AO. CDIGO DESCRIPCIN Segn Plan Ganancias del ejercicio actual de Cuenta Dividendos por distribuir a los socios SUDECA DBITO xxx.xxx,xx CRDITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx No. 41 CANCELACIN DE LOS DIVIDENDOS A LOS SOCIOS. CAPITALIZACIN DEL DIVIDENDO. La capitalizacin puede realizarse a la totalidad de los socios o en forma individual. El asiento es para registrar La integracin deL dividendo a La cuenta individual deL aporte voluntario del socio. CDIGO DESCRIPCIN Segn Plan Dividendos por distribuir a los socios de Cuenta Aporte voluntario SUDECA No. 42 CANCELACIN DE LOS DIVIDENDO A LOS ASOCIADOS EN EFECTIVO. CDIGO DESCRIPCIN Segn Plan Dividendos por distribuir a los socios de Cuenta Cuenta corriente SUDECA DBITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx CRDITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx DBITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx CRDITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx

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No. 43 Asientos de otras actividades que afectan los ingresos de la caja de ahorro, fondos de ahorro y asociaciones de ahorro similares los cuales son controlados por la asociacin; tales como proveeduras, restaurante, pticas, farmacia, etc. ASIENTO MENSUAL EN LOS LIBROS DE LA ACTIVIDAD O EMPRESAS CONEXAS. CDIGO DESCRIPCIN Segn Plan Ganancias y Perdidas de Cuenta Cuentas por Pagar Caja de Ahorro SUDECA DBITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx ASIENTO MENSUAL EN LOS LIBROS DE LA CAJA DE AHORRO CDIGO DESCRIPCIN Segn Cuentas por Cobrar Empresas Conexa Plan de Otros Ingresos por Utilidad Empr.Con. Cuenta SUDECA DBITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx CRDITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx CRDITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx

ASIENTO ANUAL EN LOS LIBROS DE LAS ACTIVIDADES O EMPRESAS CONEXAS CDIGO DESCRIPCIN Segn Cuentas por Pagar Caja de Ahorro Plan de Cuenta corriente. Cuenta SUDECA DBITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx CRDITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx

ASIENTO ANUAL EL LOS LIBROS DE LA CAJA DE AHORRO CDIGO DESCRIPCIN Segn Banco Cuenta Corriente Plan de Cuentas por Cobrar a Empr. Con. Cuenta SUDECA DBITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx CRDITO xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx

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I.

CONCILIACIN BANCARIA

PROCEDIMIENTO PARA SU ELABORACIN Objeto Mantener un control permanente (mensual), del movimiento del efectivo realizado por la asociacin. Unidad responsable Contabilidad Distribucin Para la Presidencia, Tesorera y Gerencia Administrativa. Normas 1. El Presidente y el Tesorero deben cerciorarse de que cada mes los estados de cuentas bancarios sean revisados y sus saldos conciliados con los libros. Esta revisin proporciona un control efectivo si se realiza oportunamente, pero pierde valor si se retarda. Si existen partidas pendientes de cierta antigedad debe ordenarse su investigacin. El Presidente, el Tesorero y el Administrador, deben firmar las conciliaciones bancarias en constancia de aprobacin. Las conciliaciones bancarias deben ser preparadas por una persona distinta a la que mantiene la custodia de las chequeras y la recepcin de los estados de cuenta.

2. 3.

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INSTRUCCIONES DATOS Banco Cuenta nmero Periodo de conciliacin Saldo del estado de cuenta INSTRUCCIN Indique la razn social del banco Anote el nmero de la cuenta Refiere a la fecha de conciliacin Traslade el saldo final del mes que se encuentra en el estado de cuenta, tanto positivo como negativo. El tratamiento contable es el de cotejar el movimiento bancario segn libro, con lo indicado en los estados de cuentas bancarias, como resultado final pueden aparecer ciertas partidas registradas en los libros de contabilidad y que no aparece en los estados de cuentas, en este caso la sumatoria de estos depsitos deben trasladarse al formulario de conciliacin bancaria, si son pocos pueden individualizarse. Esta cifra debe sumarse con el saldo de estado de cuenta y colocar el resultado en la lnea correspondiente a total. Corresponden a cheques emitidos y no cobrados por los respectivos beneficiarios y que para la fecha de cierre an se encuentran pendientes. Deben relacionarse e indicar su nmero y monto, el total de esta relacin debe trasladarse a la lnea correspondiente a cheques pendientes. Al total obtenido en el punto anterior debemos de restar a los cheques pendientes y anotar el sub.total. Las diferentes notas de crdito y debito emitidas por el banco y no registradas en los libros, deben relacionarse en cuanto al monto y nmero, el total obtenido en cada cuadro debe trasladarse a las lneas correspondientes. Las notas de crdito restadas, de esta forma llegaremos al saldo segn libros de bancos.

Depsitos no acreditados en el estado de cuenta

Cheques pendientes

Notas de Debito y Notas de Crdito

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NORMAS PARA LA ELABORACIN DE AJUSTADOS POR EFECTO DE LA INFLACIN

LOS

ESTADOS

FINANCIEROS

La declaracin de principios de Contabilidad No. 10 establece las normas para la elaboracin de estados financieros ajustados por efectos de la inflacin, nos referiremos en este captulo a su aplicacin a las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares. MTODO a) El Banco Central de Venezuela mide el poder adquisitivo del dinero, y por ende la inflacin, mediante varios ndices. Dos de ellos, el ndice general de precios nivel consumidor para el rea metropolitana de Caracas y el ndice general de precios a nivel productor, son idneos para estimar las fluctuaciones en el nivel general de precios. b) El mtodo indicado por la Superintendencia de Cajas de Ahorro, para medir los efectos de la inflacin es el nivel general de precios. CARACTERSTICAS DEL METODO DEL NIVEL GENERAL DE PRECIOS O DE PRECIOS CONSTANTES (N.G.P) a) Es la aplicacin integral o parcial de un ndice que permite la estimacin de precios constantes en la economa. b) El concepto de los precios constantes respeta la de los costos histricos, es la aplicacin de una unidad monetaria constante a los estados financieros histricos. c) Las partidas en los estados financieros son monetarias, no monetarias y patrimoniales. Las partidas de ahorros estatutarios, aporte oficial y ahorro voluntario, son consideradas como monetarias. d) Son monetarias aquellas partidas que no estn protegidas contra los efectos de la inflacin, puesto que sus valores nominales son constantes. Se constituyen por dinero o derechos y obligaciones en dinero, expresadas en unidades monetarias independientemente de las fluctuaciones en el nivel de precios en general. El efectivo, los aportes de socios por cobrar, cuentas por pagar, prstamos a socios, ahorros estatutarios y aporte oficial, son ejemplos de partidas monetarias. e) La metodologa de precios constantes expresa las partidas monetarias a la fecha del ltimo balance general a su valor nominal. Las partidas monetarias de fechas anteriores se presentan a sus valores respectivos pero re-expresadas al dividir esos valores entre el ndice de precios a las fechas respectivas y modificndolas por el ndice de cierre. f) La ganancia o prdida monetaria es el beneficio o erosin por posicin monetaria, llamada tambin resultado por exposicin a la inflacin. Es la consecuencia de la posicin monetaria neta de la Caja de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares a lo largo de un perodo de fluctuacin en el poder adquisitivo del dinero. Se habla de una precisin monetaria activa o positiva, cuando los activosSUPERINTENDENCIA DE CAJAS DE AHORRO ENTRE LAS ESQUINAS DE CARMELITAS Y ALTAGRACIA, EDIFICIO NORTE DEL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS FINANZAS, MEZZANINA CARACAS, DISTRITO CAPITAL TELFONOS: (0212) 802.34.03/802.34.14 pagina Web: www.mf.gov.ve 44

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monetarios superan los pasivos monetarios, es pasiva o negativo, cuando los pasivos monetarios superan los activos monetarios. g) Los activos no monetarios tienden a guardar su valor productivo, aparte las fluctuaciones en el nivel general de precios, ejemplos son los inventarios y los activos fijos bajo el concepto de precios constantes, su valor histrico es su costo, dividido entre el nivel de precios de ese entonces, y multiplicado por el nivel de precios a la fecha. Se habla de re-expresar estas partidas como las monetarias de fechas anteriores. NORMAS Circular No. 3: La Superintendencia de Cajas de Ahorro de conformidad con las atribuciones conferidas en los artculos 75 y, 76 numerales 1 y 9, 80 numeral 1 y la Disposicin Transitoria Sexta de la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares, dicta a las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares y a todas aquellas Asociaciones que presentan las caractersticas sealadas en la referida ley, aunque su denominacin no sean las de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares, las normas para la elaboracin de los Estados Financieros Ajustados por Efectos de la Inflacin. 1. La Administracin de las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares debe realizar un inventario fsico de todas sus propiedades y equipos antes del cierre de cada ejercicio econmico y elaborar un archivo que contenga todos los documentos originales de estos activos. 2. Las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares con inversiones en inventarios de productos destinados para la venta, deben realizar un inventario fsico de todos los productos en existencia, al cierre de cada ejercicio econmico. 3. Los contadores externos, contratados para efectuar la auditoria a los Estados Financieros al cierre del ejercicio econmico, deben participar en la planificacin y toma fsica del inventario de las propiedades, equipos y productos destinados para la venta. 4. Las Asociaciones de Ahorro podrn elaborar y presentar a titulo informativo, sus Estados Financieros Ajustados de acuerdo con la Declaracin de Principios de Contabilidad Numero 10 (DPC 10) y sus Boletines de Actualizacin, promulgados por la Federacin de Colegios de Contadores Pblicos de Venezuela, relativos a las Normas para la Elaboracin de los Estados Financieros Ajustados por Efectos de la Inflacin. 5. Las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares cuyo patrimonio est presentado mayoritariamente por partidas monetarias (activos y pasivos monetarios) deben utilizar el mtodo del Nivel General de precios para reexpresar los Estados Financieros. 6. Las asociaciones con inversiones en terrenos, Inmuebles y Bienes Inmuebles con valores de gran magnitud o que por efectos de la inflacin se presuma que su costo se ha incrementado a valores que para su clculo se requiere de especialistas, deben utilizar el mtodo mixto para la actualizacin de sus estados financieros.SUPERINTENDENCIA DE CAJAS DE AHORRO ENTRE LAS ESQUINAS DE CARMELITAS Y ALTAGRACIA, EDIFICIO NORTE DEL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS FINANZAS, MEZZANINA CARACAS, DISTRITO CAPITAL TELFONOS: (0212) 802.34.03/802.34.14 pagina Web: www.mf.gov.ve 45

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7. El resultado de la exposicin a la inflacin, sea este, positivo o negativo se colocar en forma separada del Patrimonio y se llamara RESULTADO POR EXPOSICION A LA INFLACION (R.E.l) y no ser distribuible bajo ninguna circunstancia y debe registrarse con el cdigo siguiente: I. A NIVEL DEL BALANCE GENERAL RESULTADO POR LA EXPOSICIN A LA INFLACIN (R.E.I.) CDIGO 333 CONCEPTO RESULTADO POR EXPOSICION A LA INFLACION

II. A NIVEL DE ESTADO DE GANACIAS Y PRDIDAS CDIGO 6 7 CONCEPTO GANANCIA O PERDIDA MONETARIA RESULTADOS DEL EJERCICIO

8. Las asociaciones de Ahorro estn en la obligacin de presentar sus Estados Financieros a valores histricos. METODOLOGA a) Las partidas monetarias incluyen los ahorros estatutarios, aporte oficial y los ahorros voluntarios, a la fecha de cierre, se presentan a sus respectivos valores nominales en conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados. Las partidas monetarias a fechas anteriores se presentan a sus valores respectivos pero reexpresados al dividir esos valores entre el ndice de precios a la fecha respectiva y multiplicndolos por el ndice de cierre. b) Inventarios de mercancas, se determina a la fecha de origen por capas y/o categoras, agrupando los renglones por mes, perodo de ao en ao de origen segn sea apropiado. El costo de venta se calcula por la tcnica clsica de inventarios al principio, mas compras del periodo, menos el inventario final, todos actualizados. c) El valor reexpresado por el ndice de precios esta sujeto a la norma del menor, entre el costo reexpresado y valor recuperable. d) Activo fijo, su costo se actualiza de igual forma que los inventarios. e) Los cargos diferidos son considerados partidas no monetarias, se determina la fecha de origen y se aplica el ndice de precio respectivo y a la fecha de cierre. f) Los ttulos de valores registrados al precio del mercado son los principios de contabilidad generalmente aceptados, son partidas monetarias. g) Los ttulos y otras inversiones valoradas al menor entre el costo y el valor de mercado segn los principios de contabilidad generalmente aceptados, son partidas no monetarias, se actualizan determinando la fecha de origen y aplicando el ndice deSUPERINTENDENCIA DE CAJAS DE AHORRO ENTRE LAS ESQUINAS DE CARMELITAS Y ALTAGRACIA, EDIFICIO NORTE DEL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS FINANZAS, MEZZANINA CARACAS, DISTRITO CAPITAL TELFONOS: (0212) 802.34.03/802.34.14 pagina Web: www.mf.gov.ve 46

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precios respectivos, respetando el menor valor obtenido de la actualizacin y el valor de mercado. h) Para el costo de adquisicin se toma como origen la fecha de pago de la inversin; para los dividendos la fecha de cobro. La parte realizada de este resultado se incluye por separado en los resultados del perodo. Es la diferencia entre la posicin neta estimada y la posicin monetaria neta al cierre del perodo. La posicin neta estimada es: (a) La posicin neta al principio del perodo, actualizada por la variacin en el ndice general de precios durante todo el perodo; ms o menos (b) el movimiento neto de las partidas monetarias, actualizadas segn el ndice general de precios por las porciones del perodo que correspondan. Las cuentas de resultado son no monetarias, cuando surgen de la asignacin entre perodo de los activos y pasivos no monetarios, por ejemplo la depreciacin y amortizacin de cargos diferidos. Las cuentas de resultados monetarias, las que no se incluyen en el prrafo anterior, intereses ganados y gastos monetarios de operatividad. Estas cuentas de resultados se actualizan determinando la fecha de origen y aplicando el ndice de precios, por tratarse de partidas monetarias de fechas anteriores.

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ESTADOS FINANCIEROS BSICOS Balance General Estados de Ganancias y Prdidas. Estados de Movimiento de las Cuentas a Patrimonio Estados de Flujo de Efectivo BALANCE GENERAL (Expresado en bolvares nominales) Activo Activo Circulante Efectivo Cuentas por Cobrar Intereses devengados por cobrar Efectos por Cobrar Inventario de mercancas Gastos Pagados por anticipado Total Activo Circulante Prestamos por Cobrar a mediano plazo Inversiones Permanentes Activo Fijo Operaciones en litigio Cargos diferidos Otros activos Cuentas de Orden Total Cuentas de Orden

(VAN)

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(VIENE) PASIVO Y PATRIMONIO Pasivo Circulante Cuentas por Pagar Efectos por Pagar Honorarios Profesionales por Pagar Sueldos a Pagar Montepo por pagar Mutuo auxilio por pagar Dividendos por distribuir a asociados Total Pasivo Circulante Pasivo a Largo Plazo Provisin Prestaciones Sociales Hipoteca por Pagar Crditos Diferidos Total Pasivo a Largo Plazo Total Pasivo Patrimonio Ahorro estatutario Fondo de Reserva Resultado del ejercicio Total Patrimonio Cuentas de Orden Total Cuentas de Orden

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ESTADO DE GANANCIAS Y PRDIDAS (Expresado en bolvares nominales) INGRESOS Intereses sobre prstamos Intereses ganados sobre depsitos Ingresos por ventas Ingresos por alquileres Ingresos por diferencial cambiario Reintegro de plizas de seguros Otros ingresos Total Ingresos EGRESOS Gastos de personal Gastos del personal directivo Gastos de administracin Seguridad patrimonial Materiales y suministros Alquileres Reparacin y mantenimiento Gastos bancarios Otros gastos de administracin

.

Total Egresos . Ganancia (prdida) monetaria Resultado del Ejercicio

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ESTADO DE MOVIMIENTO EN LAS CUENTAS DE PATRIMONIO (Expresado en bolvares nominales) Ahorro Estatutario Ahorros de los asociados Saldo al principio del ao Ahorro del ao Retiro Saldo a final del ao

Aporte Oficial Aporte patronal Saldo al principio del ao Ahorro del ao Retiro Saldo al final del ao

Aporte Voluntario Ahorro de los asociados Saldo al principio del ao Traslado de la ganancia del ao Saldo al final de ao

Donaciones Fondo de reserva Reserva estatutaria Saldo al principio del ao Traslado de la ganancia del ao Saldo al final del ao

Resultado del Ejercicio Resultado del ejercicio anterior Resultado del ejercicio actual Traslado de reservas Dividendos cancelados Ganancia del ejercicio actual Resultado por Exposicin a la inflacin Resultado Final Total Patrimonio

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ESTADO DEL FLUJO DEL EFECTIVO (Expresado en bolvares nominales) Efectivo provisto (usado) en actividades operacionales: Resultado del ao Depreciacin y amortizacin Cambios en activos y pasivos operacionales Variacin neta de otras cuentas por cobrar Variacin neta de prstamos a asociados por cobrar Variacin neta de aportes por cobrar Variacin neta de cuentas por pagar

Efectivo provisto (usado por las operaciones) Efectivo provisto (usado) en las actividades de financiamiento Cuotas de ahorro y aporte oficial Beneficios distribuidos a los socios Efecto en el saldo inicial de las cuentas de patrimonio Efectivo neto provisto (usado) por las actividades de financiamiento Efectivo provisto (usado) en las actividades de inversin Aumento en inversiones de fondos mutuales. Efectivo neto provisto (usado) en las actividades de inversin

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IX. GUA PARA EL ANLISIS FINANCIERO Para estudiar el desempeo de las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares es necesario considerar el entorno legal y financiero en el cual operan. Tienen como objetivo social el bienestar de sus asociados pero sin alcanzar fines de lucro, sin embargo, los asociados tienen derecho a participar en los resultados operativos de la gestin administrativa al final de cada ejercicio econmico, en el orden financiero su actividad generadora de recursos financieros es limitada por la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares , por disposiciones de la Superintendencia de Cajas de Ahorro, como premisas bsicas la sealaremos antes de emprender su anlisis. Por ello el campo de aplicacin de los ingresos tpicos se limita a los intereses generados por el otorgamiento de prstamos y a los beneficios obtenidos en la inversin del exceso de efectivo que realizan en la banca comercial y en las entidades de ahorro y prstamo. Los productos financieros que normalmente adquieren se orientan a instrumentos de renta y vencimiento fijo. Generalmente en su portafolio de inversiones no contienen valores de renta variable por su alto riesgo, por esto podemos concluir que la medida de sus ingresos est determinada por un alto porcentaje por las tasas pasivas que ofrece el sistema financiero; la oportunidad y monto de la inversin son decisiones que se toman a travs de la gerencia, su calidad si es determinante en los logros que obtienen, el Consejo de Administracin que maneje en forma ordenada y disciplinada sus recursos financieros tendr mejores resultados. Los Estados Financieros constituyen una verdadera clave para evaluar la situacin Financiera de la Caja de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares. No obstante, sera muy difcil sacar conclusiones partiendo nicamente de cifras, deben incluir un estudio integral tanto del presente corno del pasado de la asociacin y su habilidad para generar ingresos. EL anlisis de los ndices financieros es el mtodo por el cual podemos evaluar la informacin que aparece en los estados financieros. Los ndices financieros son calculados a partir de la informacin de los estados financieros anuales. Estos deben compararse con sus ndices o niveles histricos, al igual que los ndices que nos pudiesen proporcionar la Superintendencia de Cajas de Ahorro. Cotejar los ndices financieros con los niveles histricos permite identificar tendencia importante, mientras que comparar los ndices financieros con los promedios de las Cajas de Ahorro, nos permite visualizar nuestro comportamiento con respecto al promedio de grupo o rango. Es necesario comunicar informaciones contables complementarias a las ofrecidas en los Estados Financieros. Si partiramos de la premisa de los estados financieros deben comunicar toda la informacin til para que los usuarios puedan adoptar en cada momento las mejores decisiones, en un ramo que pueden existir numerosos datos necesarios para interpretar y analizar adecuadamente los Estados Financieros que no es posible incorporar a estos. Nos referimos a las informaciones cuantitativas cuya informacin exige recurrir a otros informes,SUPERINTENDENCIA DE CAJAS DE AHORRO ENTRE LAS ESQUINAS DE CARMELITAS Y ALTAGRACIA, EDIFICIO NORTE DEL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS FINANZAS, MEZZANINA CARACAS, DISTRITO CAPITAL TELFONOS: (0212) 802.34.03/802.34.14 pagina Web: www.mf.gov.ve 53

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por esta razn la contabilidad ha sentido siempre la necesidad de complementar los datos y cifras que se ofrecen en el cuerpo de los estados financieros. Este conjunto de informacin complementaria constituye los elemento donde cuya interpretacin es inseparable de los estados financieros, nos referimos a la siguiente informacin: Informe de los Contadores Pblicos independientes, opinin, notas a los Estados Financieros y la Carta a la Gerencia. Informe sobre la evaluacin elaborado por la Superintendencia de Cajas de Ahorro. Informe sobre la Gestin preparado por el Consejo de Administracin y de Vigilancia. Estados Financieros en valores constantes. A continuacin presentamos algunas Frmulas, las cuales nos puedan permitir lograr los ndices financieros, y algunos comentarios sobre los resultados. Es necesario advertir que es una gua, las cifras por si sola no deben considerarse intrprete del alcance obtenido para lograr una interpretacin completa e integral, ser necesario profundizar la evaluacin de la gestin Administrativa del perodo y asociarla con la informacin histrica. El aprendizaje obtenido a partir de estos resultados permiten establecer los parmetros acerca de cmo debe ser dirigida la accin gerencial.

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ANEXO N01

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COMPROBANTE DE EGRESOS N

BANCO Afiliado

N de Cta: Cdula de Identidad

Cheque N Departamento

Concepto: CODIGO CONTABLE

NOMBRE DE LA CUENTA BANCOS PRESTAMOS A CORTO PLAZO PRESTAMOS A MEDIANO PLAZO PRESTAMOS ESPECIALES

DEBE

HABER

TOTALES REALIZADO REVISADO CONTABILIZADO

RECIBIDO POR: C.I. (14)

Numero y Fecha de Contabilizacin

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ANEXO N 02

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COMPROBANTE DIARIO N 2

FECHA

CODIGO DE CUENTA

CONCEPT O

DOC. REFERENCIA NUMERO

FECHA DOC

DBTOS Bs Cta.

CRDITOS Bs Cta.

DI A

ME S

A O

TOTALES

REALIZADO

REVISADO

AUTORIZADO

CONTABILIZADO

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ANEXO N 03

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COMPROBANTE DE INGRESO POR Bs. FECHA / /

N

Hemos recibido de: ______________________________________________ Cdula de Identidad No_______________ Departamento_____________ En cantidad de Bolvares: _________________________________________ Por concepto de: ________________________________________________ FORMA _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________FORMA DE CANCELACIN

En efectivo Bs. _______________ En cheque Bs.________________ No del cheque: __________ Banco: ____________ En cheque Bs. ________________ No del cheque: _________ Banco: ____________DEPSITO

Banco: (12) _______________ N de Cuenta: (13) __________ Deposito No (14) ___________ Fecha (15)

ELABORADO (16)

REVISADO (17)

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X. GUIA PARA LA LECTURA DE LOS ELEMENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS A continuacin definimos ciertos elementos de los estados financieros necesarios para una mejor comprensin de los resultados obtenidos al aplicar los ndices financieros. 1. Resultado del Ejercicio 2. Total Activo 3. Activo Circulante Representa la diferencia de los ingresos y egresos al cierre del ejercicio. Es la suma de todos los bienes muebles e inmuebles al cierre del ejercicio. Esta constituido por el efectivo y otro tipo de activo, como las inversiones en certificados de ahorros, aportes por cobrar, y otras cuentas por cobrar, que se presume seran convertidas en efectivo o utilizados durante un ciclo normal de operaciones. Es la suma de todas las obligaciones o deudas del ente patronal por concepto de retenciones de cuotas de ahorros, prstamos, montepo, mutuo auxilio y otras cuentas por cobrar y el aporte oficial, que an est pendiente de cancelacin a la Caja de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares al cierre del ejercicio. Es la suma de todas las obligaciones o deudas de la Caja de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares, con su asociacin y terceros al cierre de los estados financieros. Son las deudas u obligaciones que, de acuerdo con las expectativas razonables, han de ser satisfechas dentro del perodo de ciclo de operacin, en una, segn el perodo que resulta mayor. Representan la sumatoria de las modalidades de ahorros: estatutario, voluntario y oficial, las reservas y el resultado del ejercicio. Es la sumatoria de los ahorros estatuarios, voluntarios y oficial al cierre del ejercicio. Constituyen las inversiones realizadas en valores (bonos de la deuda pblica, acciones), depsitos a la vista y a plazo fijo. Representa la sumatoria del dinero manejado a travs de la Caja Principal y Bancos (cuentas corriente) no es considerado el equivalente al efectivo. Representan la sumatoria de las obligaciones contradas por los asociados con la Caja de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares. Estos de acuerdo al vencimiento y forma de cancelaciones, tienen las siguientes modalidades: a corto plazo, Especial, Mediano plazo, Hipotecario y Largo plazo.

4. Deuda (Patrona)

5. Total Pasivo 6. Pasivo Circulante

7. Patrimonio 8. Ahorro 9. Inversiones 10.Efectivo 11. Prestamos

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XI. FORMULAS PARA LA OBTENCIN DE LOS INDICES FINANCIEROS (SUGERIDOS POR LA SUPERINTENDENCIA DE CAJAS DE AHORRO) ITEM A B D C E F G H I INDICE Prueba de solvencia Prueba del cido o liquidez inmediata Endeudamiento sobre los prstamos Endeudamiento Patronal sobre los ahorro estatuarios Capital de Trabajo Relacin de la Disponibilidad sobre el patrimonio Relacin de Disponibilidad sobre el patrimonio Rentabilidad Patrimonial Financiamiento en Operaciones corriente FORMULA Activo Circulante / Pasivo Circulante Efectivo / Pasivo circulante Pasivo Circulante Prstamos Deuda Empleador / ahorros estatuarios Activo Circulante / . Pasivo Circulante Efectivo / patrimonio Efectivo / patrimonio Resultado Neto/ Patrimonio Total Egresos / Total Ingresos RANGO 2 a 10 Bueno 1 en adelante Bueno

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Otros Indicadores Financieros: ITEM J K L M N O P Q INDICE Rentabilidad en cuanto a los prstamos concedidos Rentabilidad de las inversiones Inversiones a activo circulante Inversiones a activo total Inversiones a activo circulante Inversiones a Pasivo Total Pasivo total a Patrimonio Resultado neto a total Activo / FORMULA Total prstamos/Total interese pagados por prstamos Intereses ganados en las inversiones / Total inversiones Total Inversiones / Activos circulante Total inversiones/Total activo Total Inversiones / Pasivo Circulante Total inversiones/Total Pasivo Total pasivo / Total patrimonio Resultado neto/Total activos

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II. INTERPRETACIN DE LOS INDICES FINANCIEROSEn forma esquemtica sealamos a continuacin la interpretacin de los resultados de aplicar las frmulas referidas para alcanzar los ndices financieros: A. PRUEBA DE SOLVENCIA Es un ndice tradicional de solvencia que vincula la relacin existente del activo circulante al pasivo circulante, su mayor valor implica solidez, es decir, mayor capacidad de atender compromisos a corto plazo. Constituye el capital de trabajo para el perodo examinado. Rango establecido por la Superintendencia de Cajas de Ahorro de 2 a 10 Bueno. B. PRUEBA DEL ACIDO Se realiza sumando el efectivo en: Caja y bancos, en Cuentas Corrientes y en depsitos a la vista, y se divide por el total del Pasivo Circulante. Indica el porcentaje en que el efectivo puede cubrir las obligaciones circulantes. Mientras mayor sea el porcentaje, mejor es la cobertura con dinero circulante. Es mas objetivo extraer del Pasivo Circulante el Dividendo por Pagar a los asociados, para obtener una cobertura real del Pasivo Circulante. C. ENDEUDAMIENTO SOBRE LOS PRSTAMOS Resulta de dividir el Pasivo Circulante entre los saldos de las cuentas de prstamos, a corto plazo, especiales, mediano plazo, hipotecarios y largo plazo. Este indica que las obligaciones contradas por las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares estn cubiertas por la recuperabilidad de las cuentas de prstamos. Representa el grado de cobertura del Pasivo Circulante mediante los saldos de las distintas cuentas de prstamos a los asociados. D. ENDEUDAMIENTO ESTATUTARIOS PATRONAL CON RELACION A LOS AHORROS

Resulta de dividir la deuda del cumplimiento entre los haberes de los asociados, estatutarios voluntarios y oficial. El resultado del ndice nos seala la porcin del Patrimonio que an esta disponible en las cuentas bancarias de la Caja de Ahorros. E. CAPITAL DE TRABAJO El exceso del Activo Circulante sobre el Pasivo Circulante constituye el Capital de Trabajo. F. DISPONIBILIDAD DE LOS ASOCIADOS Resulta de dividir los saldos de las cuentas de prstamos a los asociados, a corto plazo, especiales, mediano plazo y largo plazo (excluimos los prstamos hipotecarios) entre los ahorros de los asociados, representados en las cuentas de: los ahorros estatutarios, voluntarios y oficial. Este indica las obligaciones contradas por los socios por cada bolvar ahorrado por ellos mismos. Cuando excede nos indica que los prstamos no estn cubiertos por los ahorros, presentndose una situacin de falta de disponibilidad.

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G. RELACION DE DISPONIBILIDADES SOBRE EL PATRIMONIO Resulta de dividir el total de efectivo entre los saldos de las cuentas de patrimonio, siendo stos, los ahorros estatutarios, voluntarios y oficial. Este indica la suficiencia de recursos financieros en calidad de efectivo contenida en el patrimonio de los asociados, permite adems establecer la disponibilidad inmediata para hacer frente a los retiros y liquidaciones. H. RENTABILIDAD PATRIMONIAL En este caso se divide en resultado neto, representado por la Ganancia del Ejercicio actual entre el Patrimonio de los asociados al cierre del perodo, por medio de este ndice se conoce cuanto gana la Caja de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares por cada bolvar que el asociado tiene ahorrado, ms lo colocado en reservas. I. FINANCIAMIENTO EN CUENTAS CORRIENTES Dividimos el total de egresos entre el total de ingreso, el resultado obtenido se evaluar de la manera siguiente: si es igual o mayor a 1, los egresos estn en equilibrio o superan a los ingresos, nos muestra una prdida en el resultado del ejercicio, se evidencia un exceso de gastos en las operaciones normales; cuando la situacin es lo contrario, los ingresos estn por encima de los egresos, la situacin es normal, pero si el ndice se acerca a 1 es preocupante el resultado, las operaciones de las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares no estn en armona con sus ingresos tpicos, o en el ejercicio analizado existen prdidas de carcter extraordinario, como puede ser la perdida en inversiones, que amerite su extraccin para un anlisis ms objetivo. Hay que ser sometidos a una serie de cautelas en su interpretacin, por cuanto se refiere a un momento dado, y ste solo hecho puede desvirtuar de manera importante su significado. J. RENTABILIDAD DE LOS PRSTAMOS CONCEDIDOS En este caso se divide el total de los intereses ganados en un perodo entre el total de los prstamos concedidos durante el mismo lapso. K. RENTABILIDAD DE LAS INVERSIONES Se trata de apreciar cual es la rentabilidad de las colocaciones en inversiones, si sumamos el beneficio obtenido por este concepto en el perodo y lo relacionamos con el monto de las inversiones colocadas al cierre del mismo periodo, obtendramos un ndice que nos mostrara el beneficio logrado. La importancia de este ndice es para juzgar la eficiencia de la gestin administrativa de la Caja de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares de manera que cuanto mayor sea el ndice ms eficiente ser sta, en principio. Su comparacin con los rendimientos ofrecidos por la banca comercial en papeles de renta fija, nos proporcionara elementos de juicio sobre la eficiencia en el manejo de los recursos financieros (tesorera) L. INVERSIONES A ACTIVOS CIRCULANTES Representa el valor existente de las inversiones, depsitos a la vista y plazo fijo, con relacin al activo circulante. En vista que ciertas colocaciones (inversiones) se ubican fueraSUPERINTENDENCIA DE CAJAS DE AHORRO ENTRE LAS ESQUINAS DE CARMELITAS Y ALTAGRACIA, EDIFICIO NORTE DEL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS FINANZAS, MEZZANINA CARACAS, DISTRITO CAPITAL TELFONOS: (0212) 802.34.03/802.34.14 pagina Web: www.mf.gov.ve 65

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del circulante, su resultado, mientras ms alto es mayor la solidez financiera de la Caja de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares. M. INVERSIONES AL ACTIVO TOTAL Representa la relacin entre las inversiones y al activo total. Sirve para determinar la materiabilidad de las inversiones con respecto al total de sus activos. Se refiere a la eficiencia. N. INVERSIONES AL PASIVO CIRCULANTE Se obtiene al dividir el monto de las inversiones entre el pasivo circulante. Su valor representa el margen de seguridad con que cuentan los asociados para responder con las obligaciones que vencen en un perodo no mayor de un ao, indicando solamente los recursos invertidos. O. INVERSIONES AL PASIVO TOTAL Es la relacin entre las inversiones y el pasivo total: su valor representa el margen de seguridad de los asociados para afrontar la totalidad de las obligaciones con ellos mismos y con terceros. P. PASIVO TOTAL A PATRIMONIO Es la relacin que se obtiene al dividir el total pasivo entre el total patrimonio. Indica las obligaciones contradas por las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares por cada bolvar del patrimonio de los asociados. Q. RESULTADO NETO A ACTIVOS Se calcula dividiendo la ganancia del ejercicio actual entre el total activo, as se conoce cuanto gana las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares por cada bolvar del activo invertido.

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ANEXO N 04

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CIRCULAR N 1 La Superintendencia de Cajas de Ahorro de conformidad con las atribuciones conferidas en los artculos 73, 74 numerales 1 y 9, 80 numeral 1 y la Disposicin Transitoria Sexta de la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares, dicta a continuacin las Normas de Control Interno que son de obligatorio cumplimiento para las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y todas aquellas Asociaciones que presentan las caractersticas sealadas en la referida Ley, aunque su denominacin no sea la de Cajas de Ahorro y Fondos de Ahorro, a objeto de garantizar un idneo funcionamiento administrativo, contable y financiero. 1. CONTROL DE EFECTIVO aLas cantidades de dinero en efectivo recibidas por las Asociaciones deben registrarse en el Libro Auxiliar de Caja, depositarse diariamente y bajo ninguna circunstancia retener ese dinero para otros fines. bLas conciliaciones bancarias deben elaborarse mensualmente con la finalidad de mantener un control efectivo del dinero depositado en las diferentes instituciones financieras y de los cheques emitidos; estas conciliaciones deben presentar evidencia de revisin y aprobacin por el supervisor correspondiente. cA todo cheque emitido debe colocrsele el sello de NO ENDOSABLE y el de CADUCIDAD, hasta treinta (30) das calendario. dTodos los desembolsos o gastos realizados por las Cajas de Ahorro y Fondos de Ahorro deben respaldarse con la documentacin adecuada y sta debe utilizarse con las palabras PAGADO y FECHA, a los efectos de evitar duplicado en las cancelaciones. eToda transaccin realizada por la Asociacin debe ser registrada a travs de un comprobante contable con su respectivo anexo que soporte la operacin, indicando los cdigos de las cuentas utilizadas del Clasificador de Partidas implementado por la Superintendencia de Cajas de Ahorro, as como el concepto, el nmero correlativo, fecha y monto. Los cheques debern mantener su secuencia numrica an cuando el mismo sea anulado, debiendo ser incluido en la carpeta de comprobantes. f.Los comprobantes de los cheques emitidos por concepto de pagos, solicitudes de prstamos o de retiros deben ser firmados por las personas beneficiarias, adems de colocarles el nmero de cdula de identidad que corresponda en cada caso y la fecha en que el cheque le es entregado. g.Los recaudos para las solicitudes de prestamos, en sus diferentes modalidades, deben ser los establecidos en los respectivos Estatutos y complementados con carcter de obligatoriedad, con el ltimo recibo de pago de nmina.

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h.Los cheques a ser entregados por concepto de prstamos hipotecarios deben ser emitidos a nombre del vendedor o de la persona natural o jurdica facultada para liberar la hipoteca. i.Los gastos cancelados con el dinero de Caja Chica (los cuales no deben exceder del monto mximo establecido previamente) deben relacionarse en orden y en forma cronolgica segn se causen. Igualmente, los cheques emitidos por concepto de reposicin de Caja Chica deben emitirse a nombre de la persona responsable del manejo de este fondo. j.De conformidad con los Estatutos, el aumento o disminucin del Fondo de Caja Chica debe ser acordado en reunin conjunta de ambos Consejos, levantndose el Acta respectiva. k.Antes de efectuar el cierre trimestral de las operaciones, se debe solicitar al Banco (s) todas las Notas de Dbito y Crdito pendientes y proceder a su registro contable, esto con la finalidad de no desvirtuar las cifras presentadas en el Balance. II. AHORROS Y PRSTAMOS a.Efectuar mensualmente el cuadre de los auxiliares de ahorro y prstamo con los saldos del Mayor, a los efectos de realizar las reclasificaciones o ajustes correspondientes conocindose as los saldos de las cuentas individuales de los asociados. b.Los prstamos que se deben otorgar a los asociados sern los contemplados en los Estatutos de la Asociacin y bajo ninguna circunstancia se concedern prstamos con sobregiros, avalados con las prestaciones sociales, las utilidades o los bonos vacacionales del beneficiario. c.A los fines de evitar su descapitalizacin las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares no deben permitir que sus asociados efecten retiros parciales de sus haberes, para cancelar prstamos contrados con la Asociacin. d.EI procedimiento a aplicar para el clculo de la disponibilidad de los haberes (Art. 43 de la Ley que rige la materia) disponibles para solicitar prstamos debe ser como a continuacin se expone: (Haberes Aportes no enterados por el empleador) X 0,80 = 80% 80 - Prestamos no hipotecarios = Disponible para prestamos.

Los retiros parciales establecidos en los respectivos Estatutos, deben ser concedidos una sola vez al ao, hasta el 80% de los haberes disponibles de los asociados y de conformidad con los requisitos estatutarios. La forma de su clculo ser igual al procedimiento establecido para determinar la disponibilidad de los prstamos.

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Se consideran haberes disponibles, los aportes (asociado y empleador) efectivamente enterados a la Asociacin, menos los prestamos y fianzas otorgados a la fecha de la solicitud. II-1 -Prstamos Hipotecarios Los Prstamos con garanta hipotecaria a ser otorgados por la Asociacin, deben estar respaldados con los siguientes recaudos: Avalo del inmueble efectuado por un perito evaluador, legalmente autorizado para ese fin. Hipoteca de Primer Grado a favor de la Caja de Ahorro o Fondo de Ahorro (original) otorgada en el Registro Subalterno respectivo. Tabla de Amortizacin. Seguro de Vida, Incendio y Terremoto actualizados, a favor de la Asociacin. II-2 -Prestamos de Vehculo Para el otorgamiento de estos Prstamos, debe cumplirse con los siguientes requisitos: Vehculo nuevo (0 Kilmetro) Haberes disponibles Capacidad de pago Reserva de Dominio a favor de la Asociacin Responsabilidad Civil, Seguro de Vida, Pliza a todo riesgo, actualizado a favor de la Asociacin. Tabla de Amortizacin Plazo mximo de cinco (5) aos para su cancelacin. /

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III.- CONTABLES Y ADMINISTRATIVAS. a.Planificar Los cierres contables con la finalidad de obtener informacin veraz y oportuna para cada periodo en estudio, (mensual, trimestral o cierre de ejercicio econmico), motivado a que estos cierres son base para el control operativo y el anlisis financiero, permitiendo obtener en forma anticipada los resultados de la situacin financiera de la Asociacin, lo cual influye directamente en la toma de decisiones adecuadas, antes de La remisin de los Estados Financieros a esta Superintendencia. b.La preparacin de la contabilidad, registros principales y auxiliares, deben ser elaborados por un contador Interno y bajo ningn concepto por los miembros del Consejo de Administracin y de Vigilancia. c.Habilitar y poner en uso los libros contables y de Actas previstos en la normativa que rige la materia, los cuales deben permanecer en custodia de la Asociacin y bajo ninguna circunstancia permitir que sean trasladados fuera de la sede de sta. d.La Firma de Auditores externos Contador Publico contratada para que efecte la auditoria externa anual, no debe guardar relacin con la persona firma que realice los registros de las operaciones contables. e.Las Cajas de Ahorro y Fondos de Ahorro, que lleven sus registros contables a travs de los libros: Mayor, Diario, inventario y Auxiliar de Banco por cada cuenta, deben implementar adicionalmente los siguientes libros auxiliares: Control de Colocaciones e Inversiones con el objeto de garantizar su recuperacin al vencimiento. Control de Prstamos y Retiros. Cuentas por Cobrar y Pagar. Control de Activos.

Los libros adicionales antes descritos, no necesitan ser habilitados igualmente; los libros contables, Diario y Mayor, que sean llevados en forma automatizada, deben ser habilitados por el Registro correspondiente o Notaria Pblica, a los fines de darle carcter legal. f.El archivo de la Asociacin debe estar estructurado por las siguientes reas: expediente de cada socio, contabilidad, comprobantes de ingresos y egresos, nmina y correspondencia en general. g.Las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares de acuerdo al volumen de operaciones deben crear e implementar los manuales de: Procedimientos Administrativos. Trmite de Prstamos y Retiros. Procedimientos Contables.SUPERINTENDENCIA DE CAJAS DE AHORRO ENTRE LAS ESQUINAS DE CARMELITAS Y ALTAGRACIA, EDIFICIO NORTE DEL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS FINANZAS, MEZZANINA CARACAS, DISTRITO CAPITAL TELFONOS: (0212) 802.34.03/802.34.14 pagina Web: www.mf.gov.ve 71

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Archivo de Documentos. Descripcin de Cargos y Funciones del Personal. h.Las Asociaciones que presten servicios comerciales a sus asociados a travs de economatos, proveeduras, tiendas supermercados, farmacias, agencia de viajes, etc., debern llevar una contabiIidad separada para las mismas, consolidando trimestralmente el Balance General y Estado de Resultado de la Asociacin, a los efectos de verificar el rendimiento de la inversin. El incumplimiento de lo antes sealado dar lugar a la apertura del procedimiento sancionatorio previsto en los artculos 101 y siguientes de la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares. Se deroga la Circular No 6 de Fecha 6 de Junio de 1995. Caracas, 6 de abril de 2004 YVAN RAFAEL DELGADO ABREU SUPERINTENDENTE Resolucin No1.033 del 15-07-2002 Gaceta Oficial No.3.745 del 16-07-2002 /

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CIRCULAR No 2 La Superintendencia de Cajas de Ahorro de conformidad con las atribuciones conferidas en los artculos 73, 74 numerales 1 y 9, 80 numeral 1 y la Disposicin Transitoria Sexta de la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares, dicta a continuacin las Normas que deben ser cumplidas por los Contadores Pblicos y Firmas de Contadores Pblicos, inscritos en este Organismo, en la presentacin de las Auditorias Externas. 1.Los Estados Financieros Auditados, conformados por el Balance General y el Estado de Ganancias y Prdidas, deben ser visados por el Colegio de Contadores Pblicos, los mismos deben contener el Dictamen usual elaborado de acuerdo a las normas de la Federacin del Colegio de Contadores Pblicos de Venezuela, las notas a los Estados Financieros, Estado de Movimiento de las Cuentas del Patrimonio, Estado de Flujo de Efectivo, Carta de Gerencia, as como los siguientes aspectos: a.La Asociacin en todas sus comunicaciones, escritos y documentos, debe identificarse con su nmero de registro, sector asignado, nmeros de RIF y NIT. b.Alcance del trabajo de auditoria, citando limitaciones si las hubiere.

c.Descripcin de las disponibilidades, separando: Caja Chica, Caja Principal, Cuentas Corrientes, Cuentas de Ahorro y las Colocaciones Financieras indicarlas, de acuerdo a la institucin financiera, tipo de instrumento financiero, fecha de emisin, fecha de vencimiento, tasa de inters y monto. d.Evaluar las disponibilidades tomando en consideracin las garantas que ofrece FOGADE, (evaluar la diversificacin de la cartera de inversin.) En el caso de depsitos inmovilizados por intervencin o liquidacin de la entidad bancaria, mencionar las gestiones realizadas para su recuperacin, las posibles prdidas y sus efectos. e.Evaluacin de la cartera de prstamos, verificando las diferencias o descuadres de sta, si existen, en cuyo caso deben indicar los ajustes pertinentes para sincerizar la posicin contable, de acuerdo al saldo del Libro Mayor. Adems, revelar todos los prstamos en situacin de mora, an cuando estn en proceso de normalizacin, prstamos en litigio, intereses y gastos judiciales de los mismos. Igualmente, sealar el monto total de las provisiones sobre cuentas dudosas existentes de la cartera en mora y en litigio. f.Establecer la convertibilidad de las Cuentas por Cobrar y las Cuentas por Pagar con la finalidad de sincerizar los resultados de los Auxiliares con el Mayor, adems de sealar cuando existan litigios u otras gestiones en el cobro de cuentas de difcil convertibilidad, indicar las Cuentas por Pagar a terceras personas mencionando acreedor, monto, concepto y fecha de la obligacin. g.Evaluacin de los cargos diferidos con el objeto de justificar la procedencia de los pagos anticipados y los gastos amortizables de acuerdo a su naturaleza y autorizaciones para su registro.

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h.Evaluacin de los Crditos Diferidos, con el objeto de trasladar a los ejercicios siguientes los intereses cobrados por anticipado durante el ejercicio econmico objeto de la auditoria. i.Evaluacin de rubros como OTROS PASIVOS, con la finalidad de determinar su composicin y cuanta si la hubiere. Debe opinarse respecto a la procedencia de los importes registrados. j.Verificar diferencias o descuadres detectados en la contabilizacin de la cuenta del Patrimonio, conformado en parte por: AHORROS ESTATUTARIOS (Ahorro de los Socios, aporte Oficial del Empleador, aporte voluntario asociados, donaciones recibidas); expresar su opinin y sugerir los ajustes pertinentes. k.Evaluacin de las Reservas: Opinin sobre la suficiencia de las mismas, su adaptacin a los Estatutos de La Asociacin y a la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares.. l.Evaluacin de las Cuentas de ingresos: opinin respecto al registro de los intereses sobre prstamos e intereses sobre colocaciones financieras, la exactitud de las cifras y la explicacin de las sub-cuentas: intereses ganados por otras operaciones financieras, ingresos por diferencial cambiario y otros ingresos. m.Detallar las sub-cuentas OTROS EGRESOS, as como tambin otras cuentas cuyos montos sean significativos con relacin al total de egresos. n.Evaluacin del Control Interno: anlisis de los sistemas y procedimientos administrativos de la Asociacin de Ahorro, incluyendo sistema contable poltica de personal y poltica de inversiones. o.Determinar si existen prstamos a terceros, es decir, prstamos que involucren cualquier persona natural o jurdica que no integre las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares y aclarar que este tipo de prstamo est prohibido por este Organismo. Adems, si las disponibilidades de la Asociacin las administra el ente empleador, no obstante, que el manejo le atae al Consejo de Administracin. p.Sealar el inventario de los bienes inmuebles, indicando su ubicacin, costo y fecha de adquisicin. Igualmente, indicar la situacin actual de estos activos y cualquier irregularidad existente al respecto. Asimismo, evaluar si existen revalorizaciones registradas en libros. q.Mencionar los miembros del Consejo de Administracin y del Consejo de Vigilancia, comprobando su vigencia, segn lo estipulado en la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares sobre este respecto, lo cual debe coincidir con las Actas de Eleccin y la Toma de Posesin de los cargos. r.Indicar cualquier inobservancia a las disposiciones de la Ley de Cajas Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares y su Reglamento, a las normas establecidas en las Circulares emitidas por esta Superintendencia, al Cdigo de Cuentas, a los estatutos vigentes de cada Asociacin de Ahorro y a cualquier disposicin delSUPERINTENDENCIA DE CAJAS DE AHORRO ENTRE LAS ESQUINAS DE CARMELITAS Y ALTAGRACIA, EDIFICIO NORTE DEL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS FINANZAS, MEZZANINA CARACAS, DISTRITO CAPITAL TELFONOS: (0212) 802.34.03/802.34.14 pagina Web: www.mf.gov.ve 74

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ordenamiento jurdico vigente, que haya sido detectada como resultado del trabajo realizado, de acuerdo a las normas de auditoria en uso y a los principios. s.El informe de Auditoria debe incluir el cuadro de variacin relativa interanual experimentada por el Supervit o Dficit, donde se describa para cada ao, las partidas que ms han influido en los cambios. Asimismo, deben mencionar el nmero de asociados para la fecha del cierre del ejercicio. t.ndices Financieros y sus comentarios. ANALISIS DE LIQUIDEZ: (disponibilidad financiera, liquidez inmediata, liquidez general); ANALlSlS DE ENDEUDAMIENTO: (capital relacionado con los prstamos, patrimonio relacionado con los prstamos, pasivo relacionado con los haberes, endeudamiento del empleador, endeudamiento en cuanto a las inversiones); ANLISIS DE LOS RENDIMIENTOS: (rendimiento patrimonial, margen de beneficio); Capital de trabajo Bruto y Neto, adems de cualquier otro ndice de inters para la Asociacin de Ahorro y por ende, para la Superintendencia. II.- Las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares, deben consignar ante la Superintendencia de Cajas de Ahorro dentro de los noventa (90) das continuos siguientes al cierre del ejercicio econmico, los Estados Financieros en original auditados por un Contador o Firma de Contadores pblicos externos debidamente colegiados y registrados en este Organismo. III.- Estas Asociaciones podrn solicitar por escrito, antes del vencimiento del trmino descrito anteriormente, una prrroga ante la Superintendencia de Cajas de Ahorro, la cual no exceder de cuarenta y cinco (45) das continuos. El incumplimiento de lo antes sealado dar lugar a la apertura del procedimiento sanciona - torio previsto en los artculos 101 y siguientes de la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares. Se deroga la Circular No.7 de fecha 19 del mes de Junio de l995 Caracas, 6 de abril de 2004. YVAN RAFAEL DELGADO ABREU SUPERINTENDENTE Resolucin No1.033 del 15-07-2002 Gaceta Oficial No.3.745 del 16-07-2002 /

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CIRCULAR No 3 La Superintendencia de Cajas de Ahorro de conformidad con las atribuciones conferidas en los artculos 73 y 74 numerales 1 y 9; 80 numeral 1 y la Disposicin Transitoria Sexta de la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares, y a todas aquellas Asociaciones que presentan las caractersticas sealadas en la referida Ley, aunque su denominacin no sean las de Cajas de Ahorro y Fondos de Ahorro, las Normas para la elaboracin de los Estados Financieros Ajustados por Efectos de la Inflacin. 1.La administracin de las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares deben realizar un inventario fsico de todas sus propiedades y equipos antes del cierre de cada ejercicio econmico y elaborar un archivo que contenga todos los documentos originales de estos activos. 2.Las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares con inversiones en inventarios de productos destinados para la venta, deben realizar un inventario fsico de todos los productos en existencia, al cierre de cada ejercicio econmico. 3.Los Contadores externos contratados para efectuar la auditoria a los Estados Financieros del cierre del ejercicio econmico, deben participar en la planificacin y toma fsica del inventario de las propiedades, equipos y productos destinados para la venta. 4.Las Asociaciones de Ahorro podrn elaborar y presentar a ttulo informativo, sus estados Financieros Ajustados de acuerdo con la Declaracin de Principios de contabilidad Nmero 10 (DPC 10) y sus Boletines de Actualizacin, promulgados por la Federacin de Colegios de Contadores Pblicos de Venezuela, relativos a las Normas para la elaboracin de los Estados Financieros Ajustados por Efectos de la Inflacin. 5.Las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares cuyo patrimonio est presentado mayoritariamente por partidas monetarias (activos y pasivos monetarios) deben utilizar el mtodo del Nivel General de Precios para reexpresar los Estados Financieros. 6.Las Asociaciones con Inversiones en Terrenos, Inmuebles y Bienes Muebles con valores de gran magnitud o que por efectos de la inflacin se presuma que su costo se ha incrementado a valores que para su clculo se requiere de especialistas, deben utilizar el mtodo mixto para la actualizacin de sus Estados Financieros. 7.El resultado de la exposicin a la inflacin, sea ste, positivo o negativo se colocar en forma separada del Patrimonio y se llamar RESULTADO POR EXPOSICION A LA INFLACION (R.E.I) y no ser distribuible bajo ninguna circunstancia y debe registrarse con el cdigo siguiente:

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L. A NIVEL DEL BALANCE GENERAL RESULTADO POR EXPOSICION A LA INFLACION (R.E.I.) CDIGO 333 CONCEPTO RESULTADO POR EXPOSICION A LA INFLACION

II.- A NIVEL DEL ESTADO DE GANANCIAS Y PRDIDAS CDIGO 6 7 CONCEPTO GANANCIA O PERDIDA MONETARIA RESULTADOS DEL EJERCICIO

Las Asociaciones de Ahorro estn en la obligacin de presentar sus Estados Financieros a valores histricos. CDIGO 6 7 CONCEPTO GANANCIA O PERDIDA MONETARIA RESULTADOS DEL EJERCICIO

Se deroga la Circular No10 de fecha 18 del mes de septiembre de 1996 Caracas, 6 de abril de 2004.

YVAN RAFAEL DELGADO ABREU SUPERINTENDENTE Resolucin No1.033 del 15-07-2002 Gaceta Oficial No.3.745 del 16-07-2002 /

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CIRCULAR No 4 La Superintendencia de Cajas de Ahorro de conformidad con las atribuciones conferidas en los artculos 73, 74 numerales 1 y 9, 80 numeral 1 y la Disposicin Transitoria Sexta de la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares, dicta a las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares y a todas aquellas que presenten las caractersticas sealadas en la referida Ley, aunque su denominacin no sean las de Cajas de Ahorro y Fondos de Ahorro, las Normas para la Elaboracin del Presupuesto de ingresos, Gastos e inversin, a los fines de que dispongan de un instrumento de control y de evaluacin financiera de las operaciones que realiza el Consejo de Administracin, que permita evaluar mensualmente el comportamiento de lo ejecutado respecto a lo estimado y conforme al resultado efectuar los cambios, en caso que se requieran y justificar los ajustes pertinentes, si es que los hubiere, en la Asamblea. aEl Presupuesto de ingresos, Gastos e inversiones que regirn las operaciones de la asociacin para el perodo econmico siguiente, debe ser elaborado durante el ltimo trimestre del ejercicio econmico en ejecucin, tomando como base las cifras de los meses ya transcurridos y las cifras de los meses faltantes se estimarn tomando en consideracin el carcter social de la misma. Para lo cual deber ser utilizado el Cdigo de Cuenta emitido por esta Superintendencia. bEl proyecto elaborado deber ser presentado ante la asamblea ordinaria antes de que termine el lapso arriba descrito, de modo que una vez aprobado por los asociados, se remita a la Superintendencia de Cajas de Ahorro para su consideracin, en el transcurso del mes de enero en el que empezar a regir el Presupuesto en cuestin. cEn los casos de grandes inversiones, el Consejo de Administracin, previo a su inclusin en el Presupuesto a elaborar, debe obtener la aprobacin de la Superintendencia de Cajas de Ahorro, quien evaluar el objetivo pretendido y la incidencia en el patrimonio de la asociacin en el corto y mediano plazo. dAquellas asociaciones que prestan servicios de carcter social, tales como: Farmacia, servicio medico-Odontolgico y economato, deben presentar un Presupuesto por separado, detallando: las ventas, Costos de Ventas, Utilidad Bruta, Gastos de funcionamiento y finalmente utilidad estimada. eLas Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares, estn obligadas a enviar a esta Superintendencia de manera trimestral, conjuntamente con los Estados Financieros Bsicos, la aplicacin del Presupuesto en el trimestre ejecutado y hacer el cruce con el Presupuesto estimado, de tal manera de cumplir con las metas establecidas. /

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El incumplimiento de lo antes sealado dar lugar a la apertura del procedimiento sanciona - torio previsto en los artculos 101 y siguientes de la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares. Se deroga la Circular No.11 de fecha 18 del mes de septiembre de l996 Caracas, 6 de abril de 2003. .

YVAN RAFAEL DELGADO ABREU SUPERINTENDENTE Resolucin No1.033 del 15-07-2002 Gaceta Oficial No.3.745 del 16-07-2002 /

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CIRCULAR No 5 La Superintendencia de Cajas de Ahorro de conformidad con las atribuciones conferidas en los artculos 73, 74 numerales 1 y 9, 80 numeral 1 y la Disposicin Transitoria Sexta de la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares, dicta a Las Cajas de Ahorro y Fondos de Ahorro y a todas aquellas que presenten las caractersticas sealadas en La referida Ley, aunque su denominacin no sean las de Cajas de Ahorro y Fondos de Ahorro, las Normas a ser cumplidas por estas Asociaciones en la remisin peridica de la informacin contable y financiera, relativa al ahorro captado, a nivel nacional. Estas Asociaciones, como complemento a la informacin requerida en el artculo 48 de la Ley de Cajas de Ahorro y Fondos de Ahorro, deberan enviar la siguiente informacin: I.- EL BALANCE GENERAL, EL ESTADO DE GANANCIAS Y PRDIDAS Y EL BALANCE DE COMPROBACIN DETALLADO (ANALTICO). Debe ser entregados a este Organismo dentro de los treinta (30) das continuos siguientes al cierre de cada trimestre en el lapso de la prorroga otorgada; y presentarse codificados conforme al Clasificador de Partidas vigente, firmados por la persona responsable de su elaboracin y por el tesorero del Consejo de Administracin; debiendo sealar: La denominacin correcta de la Caja o Fondo de Ahorro. El Nmero de registro y sector asignado por este Organismo. EI nmero de asociados activos a la fecha y el monto de los haberes. Los cambios ocurridos en los Consejos de Administracin y de Vigilancia.

II.- LAS NOTAS EXPLICATIVAS: Como parte integral de la estructura y forma de presentacin de los Estados Financieros que contengan informacin relevante, adems de incluir los saldos con montos significativos, deben sealar: EFECTIVO: Instituciones Financieras y Montos. Tipo de Instrumento, fecha de emisin, vencimiento y tasa de inters.

APORTES Y RETENCIONES POR COBRAR A LOS ASOCIADOS Y APORTES POR COBRAR AL EMPLEADOR Antigedad; mes (es), ao (s) Los montos adeudados, en forma discriminados. /SUPERINTENDENCIA DE CAJAS DE AHORRO ENTRE LAS ESQUINAS DE CARMELITAS Y ALTAGRACIA, EDIFICIO NORTE DEL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS FINANZAS, MEZZANINA CARACAS, DISTRITO CAPITAL TELFONOS: (0212) 802.34.03/802.34.14 pagina Web: www.mf.gov.ve 80

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PRSTAMOS A CORTO, MEDIANO Y LARCO PLAZO, ESPECIALES E HIPOTECARIOS: Situacin de estos prstamos.

III- INVERSIONES: Tipo de inversin (es), monto (s), colocacin (es) mediante renta fija o/y renta variable. En caso de renta fija: tasa de inters, fecha de emisin y fecha de vencimiento.

En caso de renta variable: costo de inquisicin, valor de mercado a la fecha y ganancia o prdida no realizada. Empresa a que corresponde.

IV.- EGRESOS: Explicacin y evaluacin de las cuentas Otros Egresos.

Nota: No se requiere la remisin de la siguiente informacin: listado de asociados, listados de Saldo de Prstamos, listado de haberes, Balances Mensuales, Libro Diario, Mayor Analtico. El incumplimiento de lo antes sealado dar lugar a la apertura del procedimiento sancionatorio previsto en los artculos 101 y siguientes de la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares. Se deroga la Circular No.12 de fecha 24 del mes de Febrero de l997 Caracas, 6 de abril de 2004.

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CIRCULAR N 6 La Superintendencia de Cajas de Ahorro de conformidad con las atribuciones conferidas en los artculos 73, 74 numerales 1 y 9, 80 numeral 1 y la Disposicin Transitoria Sexta de la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares, dicta a las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares y a todas aquellas que presenten las caractersticas sealadas en la referida Ley, aunque su denominacin no sean las de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares, las Normas a ser cumplidas por estas Asociaciones, con el objeto de proteger los ahorros que en forma sistemtica provienen de los aportes de los asociados y del empleador. 1.- DE LAS COLOCACIONES: Las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares podrn depositar los ahorros de sus asociados en Bancos, Entidades de Ahorro y Prstamos y otras Instituciones Financieras regidas por la Ley General de Bancos y Otras instituciones Financieras, Ley del Sistema Nacional de Ahorro y Prestamos, Ley del Banco Central de Venezuela y Ley de Crdito Pblico. 2.- DE LA GARANTIA DE LOS DEPOSITOS: Lo depsitos sern nominativos y en moneda nacional, y se efectan en Bancos y dems Instituciones Financieras legalmente constituidas y domiciliadas en Venezuela. 3.- INSTRUMENTOS FINANCIEROS: Los instrumentos financieros, que podrn adquirir son los amparados por la Garanta de FOGADE, de acuerdo a lo establecido en el Pargrafo Primero del artculo 227 (le la ley General de Bancos y Otras Instituciones Financieras, tales como: Depsitos a la vista de ahorro, a plazo fijo, certificados de ahorro, certificados de depsitos a plazo, activos lquidos, participaciones a plazo y bonos quirografarios, todos ellos nominativos al pblico en los fondos del mercado monetario, los ttulos de capitalizacin y aquellos otros instrumentos financieros nominativos de naturaleza similar, que califique a estos fines la Junta Directiva de FOGADE, previa opinin favorable del Directorio del Banco Central de Venezuela. El incumplimiento de lo antes sealado dar lugar a la apertura del procedimiento sancionatorio previsto en los artculos 101 y siguientes de la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares. Se deroga la Circular No. 13 de fecha 24 de Marzo de 2002 Caracas, 6 de abril de 2004. YVAN RAFAEL DELGADO ABREU SUPERINTENDENTE Resolucin No1.033 del 15-07-2002 Gaceta Oficial No.3.745 del 16-07-2002 /

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AGRADECIMIENTOS: - Facultad de Ciencias Econmicas y Sociales de la Universidad Santa Mara. - Ctedra de Sistemas y Procedimientos Contables de la Universidad Santa Mara. - Firma de Contadores Pblicos Bartoly & Asociados. - Firma de Contadores Pblicos Tovar Perez & Asociados. - Lic. Ral Ramrez. - Dr. Hernn Gmez. - Lic. Rafael Torres.

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