Manual - DE... · Manual de Procedimientos COMCEL Manual de Procedimientos COMCEL Avisos: Elemento…

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    Avisos: Elemento que se usa como anuncio de marca con fines comerciales o informativos, que se instala sobre las fachadas de los locales comerciales, para lla-mar la atencin al cliente en los puntos de venta de la red de Distribucin de COMCEL.

    Centro de Ventas (CV): Es el punto de comercial-izacin a los Suscriptores.

    Centro de Ventas y Servicios (CVS): Es el encar-gado de realizar las funciones de comercializacin, servicio tcnico, instalacin y servicio de posventa a los Suscriptores. Posee un departamento de servicio tcnico para diagnstico, programacin y servicio de garanta de los equipos que comercialice.

    Cdigo de Ventas: Combinacin nica alfanumrica que identifica al Distribuidor o punto de venta en SAP.

    Coordinador de Distribucin: Es el conducto regular que el Distribuidor debe seguir ante cualquier situ-acin que est relacionada directa o indirectamente con COMCEL. Su principal funcin es orientar y apoyar a los Distribuidores en la Planeacin Financiera, Com-ercial y Administrativa con el fin de lograr las metas fijadas, supervisando los criterios establecidos por COMCEL.

    CPS: Centro de pagos y servicio a travs de los Distri-buidores.

    Distribuidor: Persona Jurdica que a travs de un contrato de Distribucin, realiza la comercializacin de los productos COMCEL de manera exclusiva.

    ICCID: Cdigo que identifica la Tarjeta SIM (nmero visible) utilizada en la activacin del servicio para los

    clientes GSM.

    IMSI: Cdigo que identifica los datos del abonado ej:7321012101010, est configurado dentro de la Tar-jeta SIM.

    IVR: Sistema de respuesta de voz que recibe la infor-macin enviada por el Distribuidor, asigna el MIN o MSISDN segn la Tecnologa que corresponda y en-trega informacin a los sistemas para ejecutar la acti-vacin del Servicio en prepago.

    Lneas Demo: Lneas de Demostracin. Herramienta suministrada por COMCEL a la Red de Distribucin para facilitar la ventas. Son lneas con minutos gratis y sin cargo fijo mensual.

    MIN: Nmero telefnico del mvil para los clientes

    ej:310XXXXXXX

    MIN / ICCID Preactivado: Estado en el cual el MIN en TDMA y el ICCID en GSM se registran en BSCS y en las Centrales en espera de IVR para minimizar el tiempo de activacin y asegurar que el cliente pueda utilizar el servicio desde el momento de la compra.

    Subdistribuidor: Es un tercero con el cual el Distri-buidor celebra un contrato para comercializar los bienes y servicios que dicho Distribuidor viene haci-endo mediante un contrato con COMCEL.

    Poliedro: Sistema de Activacin suministrado por COMCEL

    MSISDN: Numero telefnico del mvil para los clien-tes GSM, ej: 57310XXXXXXX

    ObjetivosBrindar herramientas y conocimientos sobre COMCEL y sus procedimientos con el fin de facilitar la labor admin-istrativa y la comunicacin de las diferentes reas del Distribuidor con COMCEL.

    Definiciones

    GLOSARIO

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    1. TRAMITE APERTURA PARA DISTRIBUIDOR NUEVO

    1.1. Solicitud Apertura Cuentas Bancarias y Recaudo de dinero Ventas en efectivo y cheque

    1.1.1. Solicitud Referencia de Pago Regresar

    El Coordinador de Distribucin enva mail a la Ger-encia de Contabilidad solicitando la asignacin del cdigo de referencia para pago, con la siguiente in-formacin:

    Pago Ventas Postpago: El mail debe especificar Nombre del Distribuidor, Cdigo (D) (T) del Distri-buidor, Dealer y Zona ( Oriente, Occidente Costa)Pago Ventas Prepago: (tarjetas Amigo Kits): Nom-bre completo del Distribuidor , Nit, Zona.Es importante tener en cuenta que mail debe ser claro en cuanto al tipo de recaudo requerido, ya que se asigna un cdigo diferente para Postpago y para Prepago.

    Si los datos enviados son correctos y completos, la Gerencia de Contabilidad el da hbil siguiente a la

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    solicitud realiza la asignacin de la referencia e in-forma al Coordinador de Distribucin va e-mail.

    1.1.2. Consignaciones Dineros de Venta

    Las consignaciones correspondiente a los dineros de las ventas, se deben realizar en la cuenta corri-ente No. 039-434907del Banco de Bogot a nombre de COMCEL S.A.

    El Coordinador de Distribucin validar que si en el lugar donde se ubicar el punto distribuidor nue-vo existe banco de Bogota se debe solicitar a ser-vicedesk@comcel.com.co el respectivo perfil para generar volantes automticos de consignacin por Poliedro teniendo en cuenta lo siguiente: El perfil se asigna se retira a todos los usuarios (token) que estn bajo el cdigo de distribuidor, si un dis-tribuidor es en lugar donde hay Banco de Bogot y abre un punto con el mismo cdigo de distribuidor en un lugar donde no hay Banco de Bogot no se deber retirar el perfil para generar volantes y las consignaciones se realizarn en el punto donde esta el Banco Bogot.

    Los Distribuidores que estn autorizados para con-signar en el Banco Agrario deben realizar las consig-naciones en la cuenta corriente No. 08200131855 a nombre de COMCEL S.A.

    En el momento de realizar las consignaciones en la cuenta mencionada anteriormente debern re-lacionar el cdigo de referencia asignado a cada Distribuidor de acuerdo a la zona en la que se re-alice la venta (Oriente, Occidente o Costa). Para poder consignar sin inconvenientes, hay que tener presente que se debe colocar en el formato de la consignacin del respectivo banco, el nmero de referencia asignado para cada concepto; en Ventas Postpago: a) Referencia de Voz (Planillas con cdigo de Voz. / b) Referencia de Datos (planillas con c-digo de datos) o Ventas Prepago, de manera que pueda ser identificado por las reas encargadas de la conciliacin, si no se relaciona dicha referencia o si se coloca una referencia incorrecta el banco no recibir las consignaciones.

    A los volantes automticos generados por Poliedro para consignar en Banco de Bogot no se les dili-gencia ningn dato, se consigna con los valores tal

    cual se genero.

    El Distribuidor deber conservar la copia rosada de la consignacin para efectos de legalizacin de documentos ante Comcel.

    1.2. Solicitud Creacin Bodega

    El coordinador de Distribucin solicita a la Gerencia de Compras (Coordinacin de Inventarios), la cre-acin de Bodega, en el formato Carta Creacin de Bodega

    (Anexo 2) bajo las siguientes especificaciones:

    Papel membreteado preimpresoDireccin y ciudad del Punto PrincipalFirma por el Representante LegalReconocimiento Notarial del representante Legal

    1.3. Solicitud Creacin de Cliente

    El Coordinador de Distribucin solicita va e-mail en el formato o los formatos de Creacin de Cliente SAP, Portal comercial, Codigo D*, MAY* (Creacion del centro, almacen, codigo padre, dealer, etc) y Habilitar usuarios con perfil requerido a la Gerencia de Comisiones. Estos cdigos identifican al Distri-buidor y sobre ellos se le habilitarn las claves y se le registrarn las ventas, ver Anexos siguientes:

    1. Formato, Documento Explicacion Uso de Forma-tos.2. Formato 1, Creacion de Cliente en SAP y Portal Comercial.3. Formato 2, Creacin de un cdigo D* y/oMAY* (Creacin del centro, almacn, codigo padre, dealer, etc).4. Formato 3, Habilitar el usuario con los perfiles re-queridos.

    1.4. Solicitud Datfono

    El coordinador de Distribucin solicita a la Gerencia de Anlisis Contable (Coordinacin de Cajas) la ad-judicacin de datfono informando si es para CPS o para ventas por medio de carta que contenga:

    Nombre de la persona encargada en el puntoDireccin para instalacin del Datfono

    2 Telfonos fijos de contacto

    Cmara de Comercio original con 3 copiasLa Gerencia de Anlisis Contable a los cuarenta y cinco das de recibida la solicitud hace entrega de la placa y el datfono por correo al punto de venta por medio de memorando, informando la cuenta en donde se consignan los voucher.

    1.5. solicitud

    Todo Distribuidor debe tener como mnimo para re-alizar activaciones las siguientes claves:

    PoliedroIVRAutenticacinA continuacin se detallarn cada uno de los siste-mas y la solicitud de cada una de las claves.

    1.6. Solicitud Cuenta Acreedor

    El Coordinador de Distribucin solicita a la Gerencia de Compras la creacin de la cuenta de acreedores para el pago de comisiones mediante el Formato Solicitud creacin Acreedor (Anexo 3) adjuntan-do los siguientes documentos:

    Certificado de Existencia y Representacin LEGALCdula del Representante Legal,Fotocopia Nit o resolucin de la DIANCertificado del banco donde tiene la cuenta para que COMCEL le consigne las comisiones.

    El Coordinador de Distribucin debe informar al rea de Comisiones para que lo incluya en la lista de Distribuidor y le sea asignado un analista de comis-iones.

    1.7. Solicitud Firmas Autorizadas

    El Distribuidor a travs del Coordinador de Distri-bucin, debe enviar a la Gerencia de Comisiones, carta de autorizacin mediante el Formato Carta Registro de Firmas (Ver Anexo 4) en donde informe las personas autorizadas para la firma de contratos y autorizaciones relacionando el Nombre de la Per-sona, Cdula, Cargo, Documentos a firmar y la Re-spectiva Firma. Dicha carta debe venir firmada por el Representante Legal del Distribuidor y debe estar

    autenticada su firma y huella ante Notario Pblico.

    1.8. Poliedro

    Los perfiles que maneja el sistema poliedro son los siguientes:

    Consulta 2Activaciones 3Poliedro Plus 4Mayorista 9

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    PRIVILEGIOS DE LAS CLAVES

    1.8.1. Solicitud de Claves Poliedro

    El Distribuidor enva solicitud de creacin de claves de Poliedro al Coordinador de Distribucin en el for-mato Solicitud Creacin Cuentas Sistemas Po-liedro (Anexo 5) en el cual especifique la cantidad de Token, los usuarios de Poliedro solicitados, en caso de que las claves sean para CPS la solicitud se debe reali-za a travs de la Gerencia de Servicio y Entrenamiento al Distribuidor ya que la Coordinacin de CPS debe autorizar y realizar la solicitud de las mismas. El Coor-dinador de Distribucin o de CPS enva mail de solici-tud el cual debe tener el aval de la Gerencia de Ventas de la zona a la Gerencia de Soporte Tcnico para la creacin de claves.

    La Gerencia de Soporte Tcnico en un termino no mayor a dos das hbiles genera en SAP el pedido de los token, los factura y crea usuarios inactivos en po-liedro de acuerdo al perfil solicitado. Adicionalmente comunica al Coordinador de Distribucin o de CPS va mail el usuario creado en el sistema.

    Dentro de las 24 horas siguientes a la colocacin del pedido BrightPoint descarga del inventario los token, genera la factura en SAP y los enva al Distribuidor.

    El Coordinador de Distribucin o de CPS,informa al Distribuidor losusuarios asignados y solicita confir-macin con la relacin de usuarios y seriales de los Token recibidos. El Distribuidor debe remitircarta a la Gerencia de Soporte Tcnico en papel membreteado firmada por el Representante Legal del Distribuidor, confirmando la relacin de usuarios y el serial del to-ken asignado a cada usuario (asigna la dupla) y solici-tando la habilitacin de los mismos.

    Una vez recibida la comunicacin, la Gerencia de So-porte Tcnico se comunica con el Representante Le-gal del Distribuidor para confirmar la informacin de la carta, procede a asociar el serial del Token con el usuario y realiza la habilitacin de los mismos.

    Es importante aclarar que las solicitudes y tramites que sean enviadas directamente por los Distri-buidores a la gerencia de Soporte Tcnico no sern tenidas en cuenta y no se realizar ningn tramite, ya que todo debe venir canalizado a travs del Coordi-nador de Distribucin.

    Se debe tener en cuenta que todas las nuevas solici-tudes de cuentas poliedro, facturan Token, en caso que el Distribuidor tenga disponibilidad de Token deber informar el serial del mismo en el formato de Solicitud para realiza la asignacin de la nueva dupla y que no le sea facturado uno adicional.

    1.8.2. Seguridad Sistema Poliedro

    Con el fin de prevenir fraudes, en la actualidad se encuentra implementado el sistema de Seguridad Token el cual permite la autenticacin de Claves de ingreso al sistema Poliedro. El sistema consta de un dispositivo que le da al usuario la seguridad de tener una llave de acceso propia. Este token, genera aleato-riamente un PIN nico que se modifica automtica-mente cada 60 segundos.

    La combinacin del PIN y la identificacin de usuario del token, junto con las claves de acceso al sistema poliedro, deben ser digitadas en el momento del in-greso al sistema, lo cual garantiza un alto grado de confidencialidad y confiabilidad.

    1.9. IVR

    Es un sistema de respuesta de voz que recibe la in-formacin enviada por el Distribuidor, asigna el MIN y entrega informacin a los sistemas para ejecutar la activacin del Servicio Prepago.

    A travs del IVR y de acuerdo al perfil asignado, po-dr tener acceso al servicio *229 que permite la acti-vacin de Welcome Back.

    Para todos los casos el IVR hace validacin del IMEI del equipo con SAP.

    1.9.1. Solicitud Claves IVR

    EL Distribuidor enva el formato solicitud Claves IVR (Anexo 19) al Coordinador de Distribucin, para la verificacin de datos. Los formatos que se encuen-tren correctamente diligenciados se enva al mail servicedesk@comcel.com.co, para su trmite. Slo se atendern solicitudes que lleguen de las cuentas de correo de los Coordinadores de Distribucin.

    En un trmino de 1 da hbil se generar se atendern las solicitudes (creacin / eliminacin) y se informar

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    al Coordinador de Distribucin por numero de servi-cio REQ. La (creacin / eliminacin) del usuario IVR.

    Las claves y usuarios le llegan al min correspondiente de la solicitud.

    Antes de solicitar crear un usuario IVR, deben tener en cuenta que el min pueda recibir MSJ y que la lnea este activa.

    1.9.2. Instrucciones para el diligenciamiento del Formato de Solicitud Claves IVR

    El formato (Anexo 19) debe venir diligenciado de acu-erdo a las instrucciones en cada uno de los siguientes campos:

    Distribuidor: Nombre del DistribuidorCiudad: Ciudad o Poblacin para la cual se solicita el IVR. Debe corresponder al Cdigo BSCS y Dealer de la misma.Codigo_Reg: Corresponde al cdigo de la regin donde est ubicado el Distribuidor (1=Oriente, 2=Oc-cidente, 3=Costa)Codigo BSCS: Se debe escribir completo y separado por punto (.) Ej: D1111.00000Dealer: Correspondiente a la ciudad y al cdigo de BSCSUsuario: Nombre funcionario del Distribuidor re-sponsable del IVRCdula: No. de cdula del funcionario del Distribuidor responsable del IVR. Se debe escribir de corrido, sin puntos, espacios ni separadores.MIN: Se escribe Con Prefijo. Ej: 310 2101010.Perfil: Este campo no se debe diligenciar, se debe de-jar en blanco.Accin: De acuerdo a la solicitud se escribe C = Cre-acin; E = EliminacinDelete_User: Se diligencia slo en caso de elimi-nacin. Se escribe el usuario del IVR que se va elimi-nar.Representate: Nombre del Representante Legal del Distribuidor.

    1.10. Portal Comercial

    Pensando en facilitar y apoyar la gestin de los Distri-buidores , se ha implementado un nuevo Sistema de Ventas va Internet.

    Este nuevo servicio permitir que nuestros Distri-buidores coloquen sus rdenes de compra del pro-ducto Tarjeta Amigo y Kit Prepago, y realicen con-sultas sobre los pedidos colocados, optimizando de esta forma el ciclo del negocio y el tiempo de proc-esamiento de colocacin, despacho y entrega de pedidos.

    1.10.1. Solicitud Ingreso Portal Comercial

    El Distribuidor debe diligenciar el Formato Creacin de Cliente (Anexo 1) de acuerdo a lo informado en el numeral 1.3 de este manual. La Gerencia de Comisio-nes es la encargada de remitir la informacin a la Ger-encia de Informtica Administrativa y Financiera con-firmando la creacin del Distribuidor en SAP, con el fin de realizar la inclusin del Distribuidor en el Portal Comercial. La Gerencia de Informtica Administrativa y Financiera informa a travs del mail registrado en el formato o a travs del Coordinador de Distribucin, la clave asignada al Nit del Distribuidor para ingresar a crear los usuarios autorizados para la realizacin de pedidos de Kits y Tarjetas Prepago por medio del Portal. Recibida dicha informacin el Distribuidor re-aliza el ingreso de los usuarios y terminado el regis-tro de los mismos, debe informar al Coordinador de Distribucin quien a su vez solicita a la Gerencia de Informtica Administrativa y Financiera proceder con la activacin de dichos usuarios, quienes va mail re-ciben la respuesta de su usuario y contrasea que les permitir el ingreso al Portal Comercial.

    1.11. Portal de Informacin al Distribuidor (PID)

    Herramienta diseada con el fin de facilitar y ofrecer a la Red Distribucin el acceso a la informacin requeri-da para las diferentes actividades comerciales que desarrolla. A travs de este Portal se comunicarn las diferentes condiciones comerciales y administrativas, capacitaciones a la fuerza de ventas, procedimientos internos en los cuales intervienen los Distribuidores, entre otros temas que son el soporte para su labor Diaria.

    1.11.1. Solicitud Ingreso Portal de Informacin al Distribuidor

    El Distribuidor debe diligenciar el Formato para la Creacin, Modificacin y Eliminacin de usuarios con acceso al portal de informacin (Anexo 19) y enviarlo

    al Coordinador de Distribucin quien tramita la so-licitud con la Gerencia de Servicio y Entrenamiento al Distribuidor. Una vez recibida la solicitud se procede a verificar que la persona para la cual se esta realizado la solicitud no tenga un usuario creado, el cdigo de ventas coincida con el Distribuidor, confirmada dicha informacin se procede a la creacin del usuario con la asignacin de los privilegios solicitados, de no apli-car la solicitud ser devuelta al Coordinador de Dis-tribucin para la correspondiente correccin. Poste-riormente la Gerencia de Servicio y Entrenamiento al Distribuidor va mail da respuesta al Coordinador de Distribucin adjunta la informacin del usuario y con-trasea de arranque en un termino no mayor a tres das hbiles.

    Es importante que el Distribuidor tenga en cuenta con que cdigo de Ventas quedo asociado su usuario del sistema ya que de acuerdo a esto el sistema filtrar la informacin a la cual le permitir acceder y con la cual quedar registradas las acciones que realice en el portal. El usuario puede realizar la verificacin en el sistema a travs de la opcin de Actualizar Datos.

    En caso de requerir adicionar o eliminar algn privi-legio asignado a un usuario del Distribuidor, deben diligenciar el formato especificando si es creacin o eliminacin y marcando el privilegio a modificar.

    Para la eliminacin del usuario, el Distribuidor debe enviar el Formato para la Creacin, Modificacin y Eliminacin de usuarios con acceso al portal de infor-macin (Anexo 18), con todos los datos diligenciados excepto los campos de los privilegios, relacionando el usuario asignado y marcando la opcin de elimi-nacin.

    1.12. Solicitud de Inclusin Red Maestra

    El Distribuidor debe solicitar al Coordinador de Dis-tribucin, que sea ingresada su informacin en el aplicativo interno de Comcel Red Maestra para ser tenido en cuenta dentro de las estadsticas, con las cuales COMCEL realiza la asignacin de material POP y se toma la informacin demogrfica de los Distri-buidores para comunicados o solicitudes. Es impor-tante tener en cuenta que por cada cdigo de ventas

    asignados al Distribuidor debe realizarse un ingreso a la Red Maestra.

    1.13. Capacitacin - Induccin

    El Coordinador de Distribucin solicita a la Gerencia de Servicio y Entrenamiento al Distribuidor la capaci-tacin de apertura para el nuevo Distribuidor. Dicha Gerencia realiza la programacin para la capacitacin de induccin en la cual se tratan los siguientes temas:

    Apertura de Distribuidor: Dirigido a Gerente Genera, Gerente Financiero, Gerente Comercial, personal ad-ministrativo y de activaciones.

    TemarioSolicitud de Claves para acceso a sistemas de infor-macin y aplicativosPortal de Informacin al DistribuidorPortal ComercialPortal de Inventarios* 223IVRSistema Poliedro (Integral)Proteccin ComercialTecnologa y Servicio: Dirigido a Gerente Genera, Gerente Financiero, Gerente Comercial personal ad-ministrativo, de activaciones y la fuerza de ventas del Distribuidor

    Historia y Tecnologa ComcelServicios PrepagoServicios PospagoMensajera, Mail e InternetServicios AdicionalesContenidos y DescargasDocumentacin y DiligenciamientoMatriz de VentasProteccin Comercial para Fuerza de VentasFacturacinCaldist

    2. BASE DE VENDEDORES POLIEDRO

    Con el fin de facilitar al Distribuidor el control de su fuerza de ventas, se encuentra disponible en Poliedro la opcin para registrar, retirar o modificar vende-dores asociados a cada cdigo de ventas.

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    2.1. Condiciones

    El Distribuidor debe ingresar a la pgina de Poliedro donde encontrar la opcin en el men Desbloquear Usuarios y Admin. VendedoresLas personas autorizadas para ingresar, modificar o retirar vendedores de la base de datos, son lo que manejen las claves de ADMINISTRADOR DE PO-LIEDRO, en cada Distribuidor.Si el Distribuidor desconoce la clave, debe solicitar a travs Coordinador de Ventas y Distribucin, el des-bloqueo o receteo de la Clave de Administrador Po-liedro al Servidesk de Comcel.El Distribuidor es responsable de diligenciar completa y verazmente la informacin solicitada en el formular-io, para registro, modificacin o retiro de vendedores.Una vez se ingresan los datos del vendedor, el sistema le arrojar un nmero de consecutivo y un mensaje informndole que la solicitud fue enviada con xito.Si el vendedor se encuentra registrado en otro Distri-buidor, el sistema le arrojar un aviso informndole y no permitir un nuevo registro.Una vez el Distribuidor registra a un vendedor, debe diligenciar el Anexo 22, de este captulo y enviarlo con fotocopia legible de la cdula a la Calle 90 No.14-37 (Bogot), Gerencia de Servicio y Entrenamiento al Distribuidor, quien se encargar de legalizar los regis-tros de ingreso, modificacin o retiro de vendedores en la base datos de Poliedro.Si las fotocopias de los documentos presenten incon-sistencias, la solicitud de ingreso, retiro o modificacin de vendedores en la base de datos ser rechazadaEn Anexo 23, de este captulo se encuentra el paso a paso para registrar, modificar o retirar vendedores de la base de datos de Poliedro.

    3. LINEAS DEMO

    3.1. Adjudicacin Lneas Demo

    Para el inicio de operaciones de los Distribuidores en Bogot, Cali, Medelln y Barranquilla se asignan 5 lneas Demo: 2 DAD ( Demo 1000 ) y 3 PAD ( Amigo Demo )

    Si el Distribuidor inicia operaciones en otra ciudad diferente a las mencionadas anteriormente se asig-narn 3 Lneas Demo: 1 DAD ( Demo 1000 ) y 2 PAD ( Amigo Demo ).

    3.2 CARACTERISTICAS DE LAS LINEAS DEMO

    3.2.1. Descripcion Lineas Demo

    Las caractersticas de los nuevos Planes Demo son:

    Plan DAD 1000

    Plan Postpago, no tiene cargo fijo mensual e incluye 1000 minutos para llamadas entre celulares Comcel.

    Los cargos generados por consumos a otros opera-dores, minutos adicionales a los incluidos en el plan y servicios adicionales como Comseguro Plus, buzn e identificador son facturados mensualmente.

    El valor del minuto incluye transporte de llamada y larga distancia nacional.

    En caso de incluir nuevas lneas en una cuenta mae-stra, quedaran con el mismo ciclo de facturacin de la maestra y en la fecha del primer corte los minutos incluidos sern prorrateados de acuerdo a la fecha de activacin.

    PLAN PAD (Amigo Demo )

    Plan Prepago el cual incluye $200.000 de tiempo al aire para hablar entre celulares Comcel.

    Para generar llamadas a otros operadores o telfonos fijos debern utilizar tarjeta Amigo por *500.

    Las cargas de los $ 200.000 de tiempo al aire las re-aliza Comcel el da 9 de cada mes.

    Los servicios de buzn e identificador no tienen cos-to, funcionan como plan prepago.

    HOT LINE

    Son plantas Instaladas en los CPS para comunicacin directa con el servicio al cliente VIP.

    No tienen cargo fijo mensual y no estn habilitadas para salida de llamadas.

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    3.3. Procedimiento para la Solicitud y Manejo de Lneas Demo

    Si la solicitud de asignacin de lneas Demo se realiza por primera vez, El Distribuidor debe remitir los docu-mentos mencionados en el numeral 2.4 (Documentos Necesarios) a la Gerencia de Control de Inventarios

    Cuando el Distribuidor requiera de lneas demo adi-cionales debe comunicarse con la Gerencia de Con-trol de Inventarios indicando el nmero de lneas re-queridas. Esta solicitud ser evaluada de acuerdo al promedio de activaciones vs lneas demo ltimo tri-mestre, y se dar respuesta al Distribuidor va e-mail o travs del Coordinador de Distribucin del nmero de lneas autorizadas.

    3.4. Documentos necesarios

    El Distribuidor debe enviar a la Gerencia de Control de Inventarios los siguientes documentos:

    Solicitud Persona jurdica sin clusula de permanen-cia diligenciada y firmada por el Representante Le-gal o copia legible del contrato inicial con el adendo original firmado por el Representante Legal del Distri-buidor, con la informacin clara de los equipos previa verificacin que no estn en uso o reportados. (No se aceptarn modificaciones de este Formato)

    Cedula de Ciudadana del Representante Legal.

    Cmara de Comercio con vigencia no mayor a 30 das.Pagare Persona Jurdica.

    Dijin por cada una de las lneas solicitadas, con la in-formacin de cada uno de los usuarios.

    Equipos:

    Si el Distribuidor no dispone de Equipos libres, debe enviar una Orden de Compra a la Gerencia de Comis-iones detallando la cantidad y el modelo de equipos requeridos para Lneas Demo, especificando el valor equivalente de ventas sin clusula de permanencia. Este procedimiento aplica para lneas nuevas y cam-bios de servicio. Los equipos no deben ser tomados del inventario de ventas.

    Si el equipo no es comprado a Comcel se debe veri-ficar en Poliedro que el IMEI no se encuentre en uso ni reportado por robo y comprar la SIM Card. Adicio-nalmente deber enviar con los documentos de acti-vacin la carta de procedencia del equipo.

    3.5. Requisitos para Mantener Lneas Demo

    Los Distribuidores en las ciudades principales de Ori-ente, Occidente y Costa debern justificar cada lnea Demo con un mnimo de 25 Activaciones mensuales.Los Distribuidores en regional Oriente, Occidente y Costa debern justificar cada lnea Demo con un mnimo de 15 Activaciones mensuales.

    El Distribuidor deber utilizar las Lneas de Demos-tracin para el fin que le fueron asignadas, por esto no podr por ningn motivo prestar, ceder, alquilar o vender alguna de estas lneas a terceros.

    Es obligacin del Distribuidor mantener Carnetizados a todos los usuarios de Lneas Demo.

    El Distribuidor debe incluir en el aplicativo Base de datos Vendedores los nombres de las personas au-torizadas a utilizar sus lneas Demo en caso que el Dis-tribuidor solicite una nueva lnea demo y el vendedor o personal administrativo no se encuentre registrado en la base de datos no se autorizar la activacin de esta nueva lnea.

    El Distribuidor deber informar por escrito a la Geren-cia deControl de Inventarioscuando cambie de usu-ario alguna de las Lneas Demo, notificando datos del nuevo usuario.

    Comcel NO asignar lneas en plan DAD 1000 a los Distribuidores que ya hayan solicitado el cupo total por apertura del Distribuidor.

    A los Distribuidores que arrojen un promedio inferior de ventas al exigido para conservar las Lneas Demo, se les informar por escrito el nmero de lneas a desactivar. Se dar un plazo de dos (2) das hbiles para que el Distribuidor escoja los MIN a desactivar e informe a la Gerencia de Control de Inventarios. Si pasado este tiempo el Distribuidor no responde el in-forme, la Gerencia de Control de Inventarios queda en plena libertad de escoger los MIN a desactivar

    Se realizarn chequeos aleatorios a las Lneas Demo para verificar quin es el usuario de la lnea. Si no cor-responde al vendedor o usuario reportado por el Dis-tribuidor, se proceder a desactivar la lnea.

    3.5.1. Cambios de Servicio Lineas Demo

    Los cambios de servicio de Lneas Demo, se deben tramitar nicamente a travs de la Gerencia de Con-trol de Inventarios, diligenciando el formato de cam-bio de servicio con los respectivos soportes segn el caso:

    Por Robo o Perdida:

    La lnea debe estar desconectada por robo y se debe anexar el denuncio y carta de procedencia del nuevo equipo.

    En caso de perdida de la Sim Card es importante que cuando llamen a bloquear la lnea aclaren que se perdi nicamente la Sim Card, de lo contrario que-dar en tabla de robados el IMEI que aparece en el sistema.

    Por Dao del Equipo:

    Anexar diagnostico de servicio tcnico autorizado y carta de procedencia del nuevo equipo.

    Cambio Voluntario o por Tecnologa:

    Adicional al formato de Cambio de Servicio, se debe adjuntar copia de remisin si fue comprado a COM-CEL o carta de procedencia.

    Cuando la lnea ya ha sido migrada a GSM solo se debe hacer el cambio de IMEI ya que no existe cam-bio voluntario de ICCID.

    IMPORTANTE:

    En todos los casos el formato de cambio de servicio debe estar totalmente diligenciado, incluyendo la in-formacin del equipo actual, cdigo del Distribuidor y Nit.

    Una vez realizado el cambio de equipo no se permitir un nuevo cambio voluntario antes de 6 meses, con ex-cepcin que sea por robo o por dao irreparable pre-

    sentando el soporte tcnico.

    Tanto para activaciones como Cambios de Servicio se debe enviar nicamente los originales de los docu-mentos

    4. SOLICITUD INSCRIPCIN EN EL *223 AT-ENCIN A DISTRIBUIDORES

    DESCRIPCIN DEL SERVICIOAtencin de llamadas de soporte a los distribuidores autorizados por COMCEL, para garantizar la atencin del servicio al cliente que ellos prestan.

    OBJETIVOPrestar apoyo a los distribuidores autorizados para garantizar la optimizacin del servicio al cliente en los Distribuidores.

    HORARIOAtencin a clientes en Distribuidores: Lunes a Sbado 8:00 AM A 7:00 PM

    INSCRIPCIN PARA ACCESO AL *223El Distribuidor deber enviar va correo electrnico a su Coordinador de Distribucin el formato vigente, completamente diligenciado. El formato se encuen-tra publicado en el Portal de informacin al Distri-buidor (PID), en el mdulo Manual de Procedimientos / Captulo 1 / Anexo 10, con la siguiente descripcin: Capitulo I Anx 10 Formato 223.xls.

    Posteriormente, el Coordinador de Distribucin har la inscripcin ante COMCEL de las lneas.

    IMPORTANTEEl acceso a la lnea de Soporte al Distribuidor *223, es nicamente para lneas celulares que estn activadas a nombre del Distribuidor y previamente inscritas.

    Para las lneas que estn activadas a nombre de un tercero, no se dar autorizacin para acceso al *223.

    Se debe tener en cuenta que por punto directo son dos autorizados, por Sub-Distribuidor un autorizado y por CPS dos autorizados. Para el retiro o cambio de nombre de la base de datos del *223 de alguno de los

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    autorizados, el Coordinador de Distribucin debe in-formar la modificacin a la Gerencia de Servio al Cli-ente Telefnico.

    4.1. Consultas que se pueden realizar a travs del *223

    ROCEDIMIENTOS *223Las consultas realizadas para el Distribuidor se reali-zan por min, Imei o cdula, si la lnea esta legalizada se validan datos para continuar con la consulta.

    Una vez confirmada la informacin se pueden pre-sentar los siguientes casos:

    1.VERIFICACION DE DATOSSe confirma titularidad, min, Imei, Iccid, Esn y cdula o NIT, plan actual. Confirmacin de fecha de activacin y/o desactivacin de lneas activadas por el Distri-buidor que hace la llamada exclusivamente.

    Para la Correccin de Datos como nombre, apellido, cdula; el Distribuidor debe enviar mail a la direccin correcciondatos@comcel.com.co

    2.VERIFICACION DE MINCuando por algn motivo el Distribuidor no puede escuchar el min de las activaciones realizadas por IVR, se solicita el Imei y el nmero de cdula, si correspon-de se procede a informar el Min activado.

    Si en el momento de la consulta la lnea esta legal-izada se informa el Min previa confirmacin de datos.

    3.CORRECCION DE SERIALESSe realizar correccin hasta de 3 dgitos consecutivos en Iccid e Imei, en lneas legalizadas y no legalizadas.

    Previa verificacin del Iccid e Imei correcto en tabla se procede a realizar el cambio.

    Para las correcciones de seriales superiores a 3 dgitos, el distribuidor debe enviar mail a la direccin cambi-osdeequipo@comcel.com.co

    4.PLATAFORMA PREPAGOSe da informacin de carga inicial y consulta de abo-no de promocin.

    4.1.Tarjeta Amigo

    Se verificar por el serial de la tarjeta en la plataforma y se informar al Distribuidor:

    Tarjeta utilizada por *500 o *600.Si el Distribuidor informa el Min, debe responder Si o No.

    Si el Distribuidor informa la fecha y/o la hora, debe responder SI o No

    Solo se confirma la informacin suministrada con Si o No.

    4.2.Min PrepagoDe igual manera se verificar e informar la carga re-alizada de acuerdo a la solicitud presentada por el cli-ente en el Distribuidor.

    4.3.Kit Prepago

    Se verificar y confirmar si las solicitudes ya fueron legalizadas en AC, se pueden confirmar los datos del cliente que adquiri el Kit de acuerdo a la solicitud presentada por el cliente en el Distribuidor, sola-mente si el Distribuidor la suministra.

    4.4.Recarga en Lnea

    Se verifica las recargas realizadas por los Distri-buidores y Mayoristas por el aplicativo.

    5.ACTIVACIONES Y CAMBIOS DE SERVICIO PENDIENTES

    Se informar el estado de las activaciones y cambios de servicio solicitados por el Distribuidor.

    6.REPOSICION DE EQUIPOS A DISTRI-BUIDORES REGIONALES AUTORIZADOS

    No se realiza reserva a planes Joven, Jnior o Gener-acin.

    Se realiza Clculo de Puntos y reserva de equipos en lnea. nicamente a los puntos autorizados.

    7.VERIFICACION DE CUENTAS MAESTRAS

    Con el fin de verificar si estn incluidas correctamente o incluir nuevas activaciones va Poliedro.

    8.INFORMACION DE REINSTALACIONES

    Se debe informar al Distribuidor el Co_id (contrato) y se proporciona el nuevo Min asignado y fecha de reinstalacin, previa verificacin de datos.

    9.VERIFICACION DE CAMBIOS DE PREPAGO O POSTPAGO

    Se proporcio Una informacin sobre solicitudes que pasan de Prepago a Postpago confirmando el nuevo plan y fecha de realizacin del cambio.

    Para lneas Postpago, se informa el plan actual o cu-ando hay una solicitud de cambio de plan.

    Para Correccin de Planes errados el Distribuidor debe enviar mail a la direccin cambiosdeplan@com-cel.com.co

    10.MOTIVO DE DESACTIVACION

    Se informa causal de desactivacin para tramites de reinstalaciones y permanencia pendiente si la tiene.

    11.COMPORTAMIENTO DE PAGO

    Se informa comportamiento de pago, ciclo y cust-code para procesos de activaciones.

    12.CONSULTA DE SERVICIOS ADICIONALES

    Se confirman activacin de servicios adicionales (Comseguro, Andiasistencia, Revista Voz a Voz)).

    Se informar fecha de activacin o desactivacin.

    13.CONSULTA DISTRIBUIDOR QUE ACTIVO LA LIN-EA

    Cuando la lnea est sin legalizar el *223 puede infor-mar el Distribuidor que la activ y la fecha. Cuando la lnea ya est legalizada se informa solamente el Dis-tribuidor. Se puede hacer bsqueda por IMEI o ICCID pero no por nmero de cdula de cliente.

    14.CONFIRMACIN DE APN

    Se informa APN creados, de acuerdo a la informacin que aparece en QDN. No se modifican.

    15.VERIFICACION ACTIVIDAD MIN-IMEI

    IMEI ICCID en bodega pero que registra en uso:

    5. PAPELERIA

    5.1. Solicitud de Papelera

    La Gerencia de Logistica realizar asignacin de pa-pelera de ventas mensualmente, dentro de los 8 primeros da del mes, teniendo como baseel reporte de ventaspor cdigo, que enva cada Gerencia de Ventas.

    Se habilitar la opcin para realizar un pedido de pa-peleria adicional a travs del PID - Mdulo de Papel-era, entre el 15 y el 30 de cada mes, para que el Distri-buidor solicite los formatos de ventas y SERVICIO que requiere para su operacin.

    5.2. Entrega de Papelera

    Los cdigos de ventas de Bogot, debern recoger la papeleria en Logytech Zona Franca.

    Los cdigos de ventas ubicados fuera de Bogot, re-cibirn la papeleria a travs de transportadora, en un plazo aproximado de 5 das hbiles.

    5.3. Devolucin de Papelera

    La papelera anulada, no vigente, o la que el Distri-buidor no utiliza debe ser devuelta a COMCEL- Geren-cia de Logstica la Cra. 13 No. 9017 Piso 1, a nombre de Sandra Marcela Velosa, dentro de los cinco prim-eros das del mes.

    Los formatos que cuente con numeracin preimpresa se deben relacionar en memorando.

    5.3.1. Requisitos para el envo de papelera anu-lada

    La papelera anulada debe llegar a la Gerencia de Lgistica laprimera semana de cada mes, bajo los siguientes parmetros:

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    La papelera debe estar clasificada por formato

    La papelera debe estar ordenada en forma ascen-dente por el nmero de la forma.

    Cada documento debe venir completo (original y Co-pias), con Sello o nota de Anulado.

    Los documentos deben venir relacionados mediante el Formato - Relacin Papelera Anulada (Anexo 12) en paquetes independientes, adjuntando 3 copias del anexo.

    El Distribuidor debe enviar los documentos, libres de ganchos de cosedora, grapas, carpetas y pegantes.

    6. AVISOS

    COMCEL reglament la utilizacin de los AVISOS de la Red de Distribucin, con el fin de mantener la imagen corporativa y conservar el alto nivel de re-cordacin, por lo cual es obligacin del Distribuidor hacer cumplir este procedimiento.

    De acuerdo a la cotizacin definitiva del proveedor, COMCEL asume el 100% de los valores estipulados en sta, para la implementacin de todos los avisos de sus puntos de venta directos del Distribuidor.

    Todas las obras civiles que sean necesarias para la in-stalacin del aviso, son asumidas por el Distribuidor y deben estar totalmente terminadas en el momento de la instalacin.

    El aviso es 100% propiedad de COMCEL, por tanto una vez instalado el aviso solo el personal autorizado por COMCEL, podr realizar el desmonte, traslado o adecuacin de un aviso, para lo cual el Distribuidor deber hacer la solicitud correspondiente a travs del Coordinador de Distribucin. En caso que el Distri-buidor o alguno de sus puntos autorizados desmonte o traslade un aviso, COMCEL impondr una sancin correspondiente a una suma equivalente a 5 salarios M.L.V. por lo estipulado en el desmonte o traslado del aviso de acuerdo a la clusula penal pecuniaria.

    6.1. Tipos de Avisos

    6.1.1. Avisos Externos

    Se autoriza la instalacin de avisos externos, para puntos que comercialicen de manera exclusiva pro-ductos y servicios de COMCEL, cumpliendo con las normas de la entidad reguladora de publicidad exte-rior de cada una de las zonas.

    6.1.2. Avisos Internos

    Se suministraran a los puntos que tienen actividad econmica compartida y no cuentan con espacio en fachada para aviso.

    6.1.3. Avisos Estndar

    Estos avisos se instalarn en puntos que tienen ac-tividad econmica compartida y que cuenten con un espacio exterior para la instalacin del aviso, cum-pliendo con las normas de la entidad reguladora de publicidad exterior.

    6.2. Procedimiento para solicitud de aviso

    Las cartas para solicitud de avisos (Ver Anexo 13, Carta Solicitud Aviso)los distribuidores las deben enviar en fsico a travs de los Coordinadores de Distribucin, quienes se encargarn de gestionarlas.

    Esta carta debe dirigirse a JOSE FERNANDO SALAZAR -Gerente de Trade Marketing

    6.3. Registro de Aviso Externo

    Distribuidores Bogot - De acuerdo a lo dispuesto en el Decreto 959 de 2000 en su Artculo 30 de la Alcalda Mayor de Bogot, el Distribuidor deber registrar ante el DAMA todos los avisos de COMCEL instalados en sus Puntos de Venta Directos y Subdistribuidores.

    Distribuidores de Regional Oriente, Occidente, y Cos-ta - Se debern manejar los parmetros de registro establecidos por cada una de las Alcaldas correspon-dientes.

    6.4. Tiempo Mnimo de Permanencia para los Avi-sos

    El tiempo mnimo que debe permanecer el punto ab-ierto con el aviso exterior instalado deber ser de seis meses, si antes de ste tiempo el punto cierra, el aviso ser cobrado al Distribuidor de acuerdo a la carta que

    debe firmar el Distribuidor (Anexo 13), en el momen-to de solicitar el aviso al Coordinador de Distribucin.

    Es responsabilidad de los Coordinadores de Distri-bucin informar a la Gerencia de Servicio y Entre-namiento al Distribuidor una vez se cierra un punto de venta, con el fin de desinstalar el aviso.

    En caso de prdida, robo o dao total o parcial del aviso, el Distribuidor deber asumir el costo total del aviso, o de la reparacin segn sea el caso, por ser ste el responsable ante COMCEL del aviso desde el momento en que ste es recibido por el Distribuidor.

    El Distribuidor no puede trasladar los avisos asigna-dos a l o a su red de Distribucin, de un punto a otro punto, ni tener bodega de avisos que sean propiedad de Comcel.

    6.5. Imagen Corporativa

    Todos los avisos deben cumplir con los requisitos de imagen y Distribucin de los elementos establecidos en el Manual de Imagen Corporativa de COMCEL (Ver en el PID Seccin Publicidad Imagen Corporativa de Comcel)

    6.6. Mantenimiento de Avisos

    Una vez instalado el aviso, el Distribuidor es respon-sable del mantenimiento y cuidado del mismo, te-niendo en cuenta los siguientes puntos:

    El Aviso debe estar siempre iluminado.

    El Distribuidor es el encargado de mantener en per-fectas condiciones exteriores de pintura, el contexto del Aviso (fachada del Local) y debe asumir cualquier arreglo por deterioro.

    El Aviso debe estar en perfecto estado de limpieza.

    6.6.1. Precauciones y Mtodos de Limpieza para Avisos

    El Distribuidor debe seguir todas las recomenda-ciones especficas presentadas en este documento. COMCEL no se responsabiliza por daos causados a los avisos con grafismos, por el uso de limpiadores

    fuertes, abrasivos y solventes.

    El limpiador que se debe aplicar sobre la superficie del aviso debe tener un PH de 3 a 11, no debe ser abrasivo y debe estar libre de solventes aromticos fuertes, solventes clorinados y cetonas como acetona o metil etil cetona. No frotar en exceso la cara del avi-so con vinilo, pues pueden penetrar residuos entre el sustrato y la pelcula, despegndola.

    A continuacin se recomienda el uso de materiales que se han probado con eficacia en este tipo de apli-caciones.

    - Limpiador Multipropsito 3M o similar - para avi-sos recin instalados y con un programa continuo de limpieza.- Limpiador Multisuperficie Trabajo Fuerte - para avi-sos instalados sin programa continuo de limpieza.- Esponja Sinttica suave ScotchBrite o similar.- Pao absorbente- Baldes- Manguera o atomizador- Andamio, escalera o gra segn sea el caso.- Tomar un rea de un metro cuadrado aproximada-mente en la zona ms crtica del aviso como zona de prueba. Aplicar el limpiador a la lona como lo indica el producto y djarlo de 5 a 10 minutos, luego pasar la esponja con movimientos circulares.- Enjuagar el rea limpiada y repitir el proceso, mante-niendo siempre la esponja limpia.- No se debe aplicar agua a presin- No se debe dejar el limpiador sobre la superficie por ms de 15 minutos.-- Aplicar el pao absorbente para secar la superficie.

    NOTA: El enjuague y secado debe ser hecho con mucho cuidado pues si quedan residuos se puede oc-asionar amarillamiento sobre la lona.

    El Smog y el polvo se van acumulando lentamente sobre los AVISOS y el cambio en el color, brillo y apari-encia visual de stos puede ser significativo en corto tiempo.

    En ciudades con altos ndices de polucin se reco-mienda un programa de limpieza unas 6 veces al ao.

    Sin embargo en una misma ciudad puede haber zo-nas que requieran una limpieza ms frecuente, zonas

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    asociadas con una altos grados de polucin, por tener trfico vehicular pesado o por ser zonas industriales.

    Tambin es posible que la contaminacin est sobre la cara interior del Aviso, en este caso se debe limpiar por el lado interior de la estructura.

    6.6.2. Readecuaciones de Avisos

    Cualquier modificacin o readecuacin del aviso debe ser primero aprobada por la Gerencia de Servi-cio y Entrenamiento al Distribuidor. Una vez aproba-da, el Distribuidor asumir los costos de readecuacin y los correspondientes arreglos que tenga que hacer como resanes y retoques de pintura en la fachada.

    Si el Distribuidor hace modificaciones al aviso sin pre-via autorizacin, deber asumir los costos de los ar-reglos.

    En caso de traslado o traspaso de un local a otro, COMCEL debe ser notificado a travs de la Direccin de Ventas y Distribucin correspondiente, para desin-stalar el aviso y posteriormente trasladarlo al nuevo local.

    6.7. IMPORTANTE

    El tiempo mnimo que debe permanecer el punto abi-erto con el aviso instalado deber ser de seis meses, si antes de ste tiempo el punto cierra, el aviso ser cob-rado al Distribuidor.

    Cuando en el momento de la instalacin, el aviso no es recibido o el punto ya no existe, el aviso ser cobrado al Distribuidor, esto teniendo en cuenta que las fechas de instalacin son de 30 das despus de recibida la solici-tud en la Gerencia de Servicio y Entrenamiento al Distri-buidor.

    En caso de cierre o traslado de los puntos de venta, el Distribuidor debe tramitar esta solicitud con el Coordi-nador de Distribucin, con un tiempo mnimo de ocho (8) das calendario y nicamente el personal autorizado por Comcel podr realizar dicha labor. El Distribuidor no debe trasladar los avisos que le fueron asignados a sus puntos directos o a su red de Distribucin de un punto a otro, ni tener bodega de avisos que sean propiedad de Comcel.

    En caso de prdida, robo o dao total o parcial del aviso, el Distribuidor deber asumir el valor total del mismo o el valor de la reparacin segn sea el caso, en razn a que el Distribuidor es responsable ante COMCEL del avi-so, desde el momento en que lo recibe.

    Todos los avisos deben cumplir con los requisitos de imagen y distribucin de los elementos establecidos en el Manual de Imagen Corporativa de COMCEL, de acu-erdo a esta informacin, si el aviso es modificado Com-cel proceder a cobrar al distribuidor los cambios que se realicen.

    Todas las obras civiles que sean necesarias para la insta-lacin del aviso, deben ser asumidas por el Distribuidor, incluida la conexin elctrica.

    Las cartas de solicitud de aviso debe ser firmadas por el representante legal del distribuidor, en caso de no ll-evar la firma del representante legal solicitamos enven a travs de su coordinador de distribucin un poder autenticado en notaria autorizando a la persona que firma la carta.

    7. APERTURA DE DISTRIBUIDORES Y SUB-DISTRIBUIDORES

    7.1. SELECCIN DE DISTRIBUIDORES

    Un aspirante interesado a ingresar a la red de Distri-bucin de COMCEL debe seguir el siguiente proceso:

    El aspirante ingresa a la pgina Web www.comcel-com a diligenciar la solicitud de admisin, de la cual recibe respuesta automtica reportando la recepcin de la solicitud e informndole que ser citado a ent-revista.

    La Gerencia de Ventas de COMCEL, informa el pro-ceso, la fecha asignada para la entrevista, los docu-mentos requeridos, el valor del Estudio de Viabilidad Comercial y su forma de pago.

    Para la entrevista, el asistente debe asistir con la co-pia del pago del Estudio de Viabilidad y los siguientes documentos:

    Presentacin de la empresa y currculum de la misma

    Acreditacin y experiencia en la comercializacin de productos y de servicios.Descripcin de la estrategia de mercadeo a utilizar para la penetracin, permanencia y crecimiento.

    Definicin de los segmentos de mercado que piensa cubrir.

    Pronstico de ventas anual: adjuntar proyeccin mensual de ventas de los productos COMCEL que de-sea comercializar.

    Proyeccin de inversin del negocio para el primer ao.

    Descripcin de la Estructura Organizacional.

    Direccin y Descripcin del punto(s) que ofrece para convertirlos en Centros de Distribucin

    Mapa de la ciudad indicando la ubicacin de los lo-cales propuestos y de los Distribuidores instalados en un radio de 10 cuadras.

    Estados Financieros de los dos ltimos aos.

    Extractos Bancarios del ltimo trimestre

    Declaracin de renta o Certificado de Ingresos de los socios de los dos ltimos aos.

    Autorizacin para la consulta a Centrales de Riesgo de la empresa,de los Representantes legales y de los socios.

    Certificado de existencia y representacin legal en Colombia y escritura de constitucin con sus refor-mas

    Certificados de antecedentes judiciales de los repre-sentantes legales y de los socios.

    Hoja de vida de los Representantes Legales y de los socios.

    Pago de IVA de los dos ltimos bimestres y parafis-cales.

    Certificado tradicin y libertad libre de gravmenes del inmueble para entregar en garanta.

    Escritura de compra del inmueble a ofrecer en ga-ranta.

    Paz y salvo predial y valorizacin del inmueble a of-recer en garanta.

    Carta de liberacin de parte del Distribuidor estab-leciendo que ser de comn acuerdo la cancelacin de la subDistribucin.

    Carta de recomendacin y buena conducta por parte del Distribuidor con quien labora como subDistri-buidor.Carta de Paz y Salvo otorgada por el Distribuidor con quien trabaja, que incluya el tiempo de trabajo

    Carta de liberacin de parte del Distribuidor estab-leciendo que es de comn acuerdo el dar por termi-nada la relacin laboral.

    Nota: Se radica la documentacin solamente si pre-senta en su totalidad.

    Se procede con la verificacin de la documentacin, se realiza el anlisis Comercial y Financiero y en un mximo de 15 das hbiles se comunica la decisin de COMCEL.

    En caso de ser aceptado, la Direccin de Distribucin y Ventas inicia el trmite de legalizacin del aspirante a Distribuidor, se realiza la constitucin de garanta real, se realiza la citacin para la firma de la escritura de Hipoteca y del Contrato.

    La V.P. Jurdica, luego de tener el contrato firmado, la escritura pblica de Hipoteca inscrita en la oficina de registro, pagare y carta de instruccin de plizas, pro-cede a informar a las reas involucradas la apertura del nuevo Distribuidor para iniciar la solicitud de las herramientas requeridas.

    Para pertenecer a la red de Distribucin de Comcel se deben tener en cuenta las siguientes polticas:

    Deber consignar en las cuentas indicadas por COM-CEL el valor definido, para la realizacin del Estudio de viabilidad Comercial. Este valor no se reembolsara en ningn caso.

    COMCEL se reserva el derecho de aceptar o rechazar

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    las solicitudes de Distribucin de acuerdo con los anlisis y estudios realizados.

    Los Estudios realizados en municipios diferentes a capitales de Departamentos tendrn costos adiciona-les los cuales deben ser asumidos por los aspirantes, que se calcularan e informaran de acuerdo al caso.Unicamente se crearn relaciones comerciales con personas Jurdicas legalmente constituidas.Los Distribuidores deben mantener vigentes todas aquellas plizas y garantas suscritas con y a favor de COMCEL.

    Las solicitudes sern recibidas por la Vicepresidencia Comercial, a travs de la pgina Web www.comcel.com que le permitir al pblico en general acceder a un link que llevar a los interesados a encontrar toda la informacin necesaria para postularse como can-didato a Distribuidor, mediante un cdigo que ser asignado electrnicamente.

    Sin perjuicio del estudio inicial, cada tres (6) meses las Vicepresidencias Comercial y Financiera, realizarn el estudio de los movimientos bancarios realizados en este periodo. De igual manera realizarn la verifi-cacin de la vigencia de las garantas otorgadas y de las referencias en las Centrales de Riesgo, as como el correspondiente estudio de Bienes.La Vicepresidencia Jurdica debe solicitar al Repre-sentante Legal la autorizacin del rgano directivo de la sociedad para celebrar contrato con COMCEL. En el evento que la capacidad de Contratacin del Repre-sentante Legal no este autorizada, se requiere un acta de la reunin del rgano directivo de la compaa la cual debe cumplir con todos los requerimientos lega-les.

    7.1.1. Analisis Jurdico

    Es responsabilidad de la Vicepresidencia Jurdica la realizacin del anlisis Jurdico de los documentos al-legados por los aspirantes a Distribuidores as:

    Revisin Certificado de Existencia y Representacin Legal y escritura de constitucin de la sociedad con sus reformas.

    Certificado de antecedentes judiciales de los socios y representantes legales.

    Revisin folio de matrculas inmobiliarias de los bi-enes ofrecidos como garantas.

    Revisin tarjeta de propiedad de los vehculos ofreci-dos en garanta.

    Este informe debe ser presentado a ms tardar tres (3) das hbiles despus de haber recibido la document-acin y debe estar firmado por quien lo elabora y por el Vicepresidente Jurdico.

    7.1.2. Anlisis Comercial

    El Coordinador de Distribucin asignado debe reali-zar el estudio correspondiente y enviar al aspirante a Distribuidor el Formato Solicitud de Admisin (Anexo 13) y el Formato - Solicitud de documentacin (Ver Anexo 14) Una vez reunidos estos documentos, el as-pirante a Distribuidor los entrega al Coordinador de Distribucin asignado quien a su vez los enva a la Di-reccin de Distribucin y Ventas..

    El aspirante a Distribuidor presenta una entrevista (previa cita) con la Direccin de Distribucin y Ventas en las instalaciones de COMCEL en donde expone la sociedad y su correspondiente plan de negocios.

    La Direccin de Distribucin y Ventas revisa en su to-talidad los documentos recibidos y su correspondi-ente veracidad.

    La Direccin de Distribucin y Ventas realiza un in-forme en donde consigna su concepto Comercial del aspirante a Distribuidor, especificando las condicio-nes comerciales asignadas incluyendo una recomen-dacin del cupo de crdito a otorgar, a ms tardar cinco (5) das hbiles despus de haber recibido la documentacin. Este informe debe estar firmado por quien lo elabora y por el Vicepresidente Comercial.

    7.1.3. Anlisis Financiero

    Es responsabilidad de la Gerencia de Proyectos Fi-nancieros, la realizacin del anlisis financiero de los aspirantes a Distribuidores. Este anlisis debe ser re-alizado en los cinco (5) das hbiles siguientes a la re-cepcin de los documentos.

    La Gerencia de Proyectos Financieros es responsable de la verificacin de la informacin en las Centrales de Riesgos y en Entidades Financieras y Crediticias, tanto de la compaa como de los representantes legales.

    La Gerencia de Proyectos Financieros realiza un in-forme en donde consigna la informacin correspon-diente a los estados financieros del aspirante a Distri-buidor.

    Este informe debe estar firmado por quien lo elabora y por el Vicepresidente Financiero.

    7.1.4. Decisin Final

    El consolidado de los informes Comercial, Jurdico y Fi-nanciero, es revisado por el Comit de Distribuidores y Mayoristas, el cual toma la decisin de aceptar o no al aspirante a Distribuidor en la Red de Distribucin de acuerdo con los anlisis efectuados.

    La Vicepresidencia Jurdica debe solicitar al Repre-sentante Legal la autorizacin del rgano directivo de la sociedad para celebrar contrato con COMCEL en el evento que la capacidad de contratacin del rep-resentante legal sea inferior a la cantidad por la cual el representante legal va a contratar. La autorizacin consta en un acta de la reunin del rgano directivo de la compaa la cual debe cumplir con todos los re-querimientos legales.

    Es responsabilidad de la Vicepresidencia Jurdica re-alizar el Contrato de Distribucin y los dems docu-mentos exigidos, a ms tardar ocho (8) das despus de haber sido informada por el Comit de Distri-buidores y Mayoristas la aceptacin por escrito del Distribuidor. Una vez realizado, se contacta al Repre-sente Legal del Distribuidor para que proceda a fir-marla como persona Jurdica y Natural y realizar el reconocimiento notarial.

    El Distribuidor debe firmar un Pagar en blanco con el aval de un tercero, el cual deber contener el recon-ocimiento de firmas correspondientes. Adicional-mente, debe constituir la garanta real consistente en una hipoteca abierta sin lmite de cuanta.

    El Distribuidor debe constituir las siguientes plizas, de acuerdo con el contrato de Distribucin:

    Responsabilidad Civil Extracontractual

    Pliza de Todo Riesgo y Manejo Global

    CumplimientoPago de salarios, prestaciones sociales e indemni-zaciones.

    Una vez concretada la relacin comercial, la Direccin de Distribucin y Ventas coordina la asignacin de Cdigos en los sistemas de informacin de COMCEL y los informa al nuevo Distribuidor.

    Una vez firmado el contrato y el pagar, junto con la escritura de constitucin de la garanta y el folio de matrcula inmobiliaria en el cual ha sido registrada dicha garanta, deben ser incluidos en la carpeta del Distribuidor y enviados a la Coordinacin de Archivo.

    7.2. SELECCIN DE SUBDISTRIBUIDORES

    El Distribuidor enva al Coordinador de Distribucin carta de presentacin del Sub-Distribuidor (Anexo 15) en papel membreteado, firmada por el Represent-ante Legal o por el Gerente del punto, solicitando el ingreso del Sub-Distribuidor informando el nombre del gerente y la ubicacin del punto. Adicionalmente, debe anexar la siguiente documentacin:

    - Formato de Presentacin de Punto (Anexo 16)- Fotos de la fachada y el interior del Local- Carta de Solicitud de Aviso (Anexo 13)

    NOTA: En los contratos celebrados entre los Distri-buidores y Sub-Distribuidores, COMCEL no tiene cali-dad de parte. Las condiciones como Sub-Distribuidor se rigen de acuerdo con las clusulas estipuladas para ellos en el Contrato celebrado con el Distribuidor, pero tal contrato debe proyectar los trminos del Contrato de Distribucin suscrito entre el Distribuidor y COM-CEL.

    El canal de Sub-Distribucin no debe celebrar ningn contrato de arrendamiento del local sin que antes sea aprobado por COMCEL para lo cul el Coordinador de Distribucin de COMCEL, debe visitar el local y lo evala de acuerdo con los parmetros establecidos por la Compaa.

  • Manual de Procedim

    ientos CO

    MC

    EL

    VoBo de la Gerencia de Comisiones, donde certifique que el Distribuidor se encuentra al da en sus obliga-ciones con COMCEL.

    VoBo de la Vicepresidencia Financiera, donde certi-fique que el cedido cumple con los requisitos de sol-vencia financiera requeridos por COMCEL.VoBo de la vicepresidencia jurdica sobre los docu-mentos de cesin y los antecedentes judiciales del cesionario.Adicionalmente deben anexar los siguientes regis-tros:o Documentacin del distribuidor

    o Actualizacin de datos

    o Informes financiero, comercial,jurdico

    o Contrato y pagar en blanco debidamente firmados

    o Escritura de constitucin de garanta real y folio de matrcula inmobiliaria correspondiente.

    Deben ser enviados en una carpeta a la Gerencia de Servicios Administrativos y conservarlos en archivo.

    8.3. Terminacin del Contrato de Distribucin por vencimiento

    Cuando al vencimiento del Contrato de Distribucin decidan no prorrogarlo, la Vicepresidencia Comercial informa a la Vicepresidencia Jurdica con una antel-acin mnima de 30 das la no prorroga del contrato de Distribucin y solicita comunicacin firmada por el Representante Legal de COMCEL, dirigida al Rep-resentante Legal del Distribuidor, anunciando la de-cisin de no renovar ni prorrogar el contrato, si la decisin es del Distribuidor, este debe informar con una antelacin mnima de 30 das la no prorroga del contrato de Distribucin y debe estar firmada por el Representante Legal, dirigida al Representante Legal de COMCEL.

    El acta de liquidacin de cuentas debe ser firmada por el Representante Legal de COMCEL y el Repre-sentante Legal del Distribuidor saliente y se debe proceder al reconocimiento de firmas y contenido en una notaria pblica.-

    7.2.1. Cambio de Direccin

    Los canales de Sub-Distribucin ya aprobados por COMCEL que deseen cambiar de localizacin en uno o varios de sus puntos deben cumplir con el siguiente procedimiento:

    Informar por escrito al DistribuidorUna vez aceptado por el Distribuidor, este procede a realizar la solicitud escrita a COMCEL a travs del Coordinador de Distribucin presentando el nuevo punto.

    El Coordinador de Distribucin enva carta al Distri-buidor aceptando el cambio de direccin para que se proceda a realizar el respectivo cambio.

    8. CESION PARCIAL Y TOTAL DE CUOTAS

    8.1. Cesin Parcial Del Contrato de Distribucin

    El Representante legal del Distribuidor debe presen-tar la solicitud de cesin parcial a la Vicepresidencia Comercial, adjuntando los siguientes documentos de los nuevos socios:

    - Hoja de vida- Datacrdito- Pasado judicial- Adicionalmente, los requisitos que se establecen en las clusulas 21 y 22 del Contrato de Distribucin, segn sea el caso, para que COMCEL realice los re-spectivos anlisis y determine la viabilidad de la op-eracin.

    Si la cesin es aprobada por COMCEL, el Distribuidor debe entregar a la Direccin Jurdica el acta de Junta de socios y la actualizacin del certificado de existen-cia y Representacin Legal.

    8.2. Cesin Total Del Contrato de Distribucin

    De conformidad con lo consagrado en el Contrato de Distribucin, el mismo, no puede ser cedido por el Distribuidor sin obtener con anterioridad el consen-timiento previo y escrito de COMCEL. El procedimien-to debe ser igual al establecido para la cesin parcial del contrato teniendo en cuenta:

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