Manual de Calidad Sabaneta

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Manual de Calidad Sabaneta

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  • MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN DE SABANETA - SIGSA

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    MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN DE

    SABANETA SIGSA

    Elabor: Javier Hernndez H.

    Reviso: Cesar Augusto Giraldo

    Aprob: Luz Estela Giraldo Ossa

    Firma:

    Firma: Firma:

    Fecha: 30/07/2014 Fecha: 30/07/2014 Fecha: 30/07/2014

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    INTRODUCCIN

    El mundo empresarial requiere de herramientas viables que propendan por mejorar cada da ms la prestacin del servicio, de este mundo no es ajeno el sector pblico el cual debe entrar a competir en igualdad de condiciones con el sector privado para ofrecer un servicio que sea estandarizado y evaluado por organismos expertos en la materia, especialmente a travs de Sistemas de calidad basado en alguna norma, siendo esta norma la establecida con estndares mundiales como la NTC-ISO 9001:2008, la norma Internacional de mayor aceptacin; y la nacional NTCGP 1000:2009. Ya no basta con hacer creer que la entidad trabaja bien, hay que mostrar evidencias. Las entidades que no cumplen con estos requisitos pierden opciones de ofrecer sus productos o servicios, ya que hay otros competidores que si cumplen estos requisitos. Es por lo tanto un imperativo de mercado lograr una certificacin de mbito Mundial; igualmente esta gestin requiere unos estndares de Control definidos por el Estado Colombiano a travs del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005, donde a partir de tres subsistemas, 9 componentes y 29 elementos se pretende controlar y evaluar la gestin administrativa. Asimismo, el Gobierno Nacional, mediante el Decreto 1151 de 2008 dio inicio a la Estrategia del Gobierno en Lnea cuyo objetivo es contribuir con la construccin de un Estado ms eficiente, ms transparente y participativo, y que preste mejores servicios a los ciudadanos y a las empresas, a travs del aprovechamiento de las Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin.

    Desde este punto de vista, en la Administracin Municipal de Sabaneta somos conscientes que debemos contribuir, con nuestra organizacin y conducta, para recuperar la credibilidad de los ciudadanos en las entidades pblicas, razn por la cual se emprendi desde el 2002 la bsqueda de la excelencia, con el propsito de posicionarnos en el sector pblico como una entidad que satisface las necesidades de la comunidad a travs de la prestacin de un ptimo y mejor servicio.

    Ese propsito gener la decisin de implementar un Sistema de Gestin de Calidad (SGC) acorde con los requisitos de la norma NTC-ISO 9001:2000 (hoy NTC-ISO 9001:2008) y certificarlo con el ICONTEC, como una herramienta administrativa que facilita el manejo sistmico de la gestin de la calidad y el enfoque orientado hacia el cliente; igualmente la implementacin de la norma NTC-GP 1000:2009 y de MECI 1000:2005, de los cuales hemos sido ejemplo a nivel departamental y Nacional, y con el gran avance en el desarrollo de la estrategia interactiva de Gobierno en lnea.

    La noticia ms importante del Municipio de Sabaneta en los ltimos aos es el cambio de cultura de trabajo al pasar de laborar a travs de funciones para hacerlo a travs de Procesos, lo que posteriormente arroj la obtencin del certificado del Sistema de

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    Gestin de la Calidad a travs de ICONTEC, como ente certificador nacional, que desde el 2003 recibi nuestro Municipio. Sin embargo, es fundamental aclarar que ms all de la certificacin, nuestro mayor inters es la satisfaccin de la comunidad con una gestin para resultados, generando Valor Pblico para la sociedad a travs de la prestacin de servicios con celeridad y efectividad. Es por ello que entendemos que el camino y la meta es la mejora continua; para lo cual impulsamos estndares de calidad y excelencia no slo en la Administracin, sino entre las entidades, y proveedores con quienes mantenemos permanente interaccin. As mismo, la articulacin con el Modelo Estndar de Control Interno conlleva a mejorar cada da ms nuestro servicio, e igualmente, permitir que a travs de los medios electrnicos como la pgina Web: www.sabaneta.gov.co se interacte y posibilite una oportuna atencin.

    El Sistema Integrado de Gestin de Sabaneta SIGSA, consiste entonces en articular las diferentes herramientas de gestin que en la Administracin Municipal se estn adelantando, de tal manera que se eviten reprocesos innecesarios para los servidores pblicos y la comunidad en general; permitiendo con esto fortalecer la entidad, prestar un ptimo servicio y modernizar la gestin pblica; logrando as la credibilidad en el estado por parte de los usuarios.

    De esta manera nace el Sistema Integrado de Gestin de Sabaneta SIGSA, conformado por el Sistema de Gestin de Calidad, el Modelo Estndar de Control Interno y la Estrategia de Gobierno en Lnea, para atender las demandas de la comunidad como lo exige el artculo 209 de la constitucin poltica de Colombia orientado al Fortalecimiento Institucional la Modernizacin de la Gestin Municipal y la Excelente prestacin de los servicios a la comunidad.

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    CAPITULO I. SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

    1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIN

    1.1 GENERALIDADES

    1.1.1 Antecedentes

    La Administracin Municipal tiene como funcin principal garantizar a la comunidad el acceso a los servicios bsicos que le permiten mejorar su calidad de vida, sin embargo, el permanente cambio de la sociedad y de sus necesidades obliga a la Administracin pblica a enfrentarse a una serie de retos que hacen necesaria la renovacin de su estructura para dar respuesta a las nuevas exigencias de la comunidad.

    Uno de estos retos son los renovados conceptos de organizacin que requieren de nuevas formas de gestin en las cuales satisfacer las necesidades del cliente se convierte en el objetivo ms importante.

    Para alcanzar este objetivo se desarroll un Sistema de Gestin de Calidad, que tom como base la norma NTC-ISO 9001:2008, como una herramienta fundamental para adoptar un enfoque de servicios orientado a la satisfaccin de sus usuarios, para lo cual la Administracin se apoya en una estructura organizativa, unos procesos y procedimientos encaminados a alcanzar la gestin con calidad, mediante un sistema que la garantice.

    Con el fin de asegurar que el sistema de gestin de la calidad sea entendido, implementado y mantenido, cada Secretario de despacho, jefe, director y subdirector de rea deber conocer a fondo este Manual de Calidad, y aceptar la responsabilidad de cumplirlo y hacerlo cumplir a todo el personal a su cargo. Cada empleado deber asumir, en consecuencia, la responsabilidad de la calidad en el desempeo de su labor.

    Esta herramienta administrativa surgi debido a la poca credibilidad de la comunidad hacia la administracin pblica, lo que generaba un alto grado de desconfianza y poco respaldo a las iniciativas que desde la administracin municipal se emprendieran en torno al desarrollo de obras de infraestructura social; por lo tanto esta fue una iniciativa que buscaba acercar ms la comunidad y la institucionalidad pblica; trayendo excelentes resultados en su momento pero que luego desde el sector central se transformo en una Ley que concibi una norma denominada NTCGP 1000, y que al final ser el instrumento gerencial que deba emplear el Municipio para garantizar una prestacin de los servicios con calidad

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    1.2 PRESENTACIN DEL MUNICIPIO DE SABANETA

    Est es el Municipio ms pequeo de Colombia, est situado en el departamento de Antioquia, en la regin del Valle de Aburra, y sus principales datos son:

    Extensin: 15 Km2. Poblacin: 48.266 habitantes (a 2010) Temperatura: 21 C Clima: Templado Altitud: 1.570 Metros Fundacin: 27 de agosto de 1903 Ereccin como Municipio: 1o. de enero de 1968 Gentilicio: Sabaneteo, Sabanetense. Ubicacin: Sur Oriente del Valle de Aburra. Distancia a la capital Departamental: 14 kilmetros Economa: Comercio, Industria y Turismo Atractivos Tursticos: Parque Ecolgico la Romera, Vereda la Doctora, santuario de Mara Auxiliadora, Finca la Doctora, casa de la cultura la Barquerea. Divisin Administrativa: El Municipio est comprendido por 24 barrios y 6 veredas Limites: Al Norte con Envigado e Itag. Al Sur con Caldas. Al Occidente con La Estrella. Al Oriente con Envigado. Apelativo: "Municipio Modelo de Colombia", "Vallecito de Encanto", "Clavel Verde de Antioquia". Nombre: Se le conoce desde 1685, cuando el gobernador Carrillo autoriz la fundacin de La Estrella, en un territorio ubicado frente a Sabaneta. Significa sabana pequea.

    Misin

    En la Administracin de Sabaneta trabajamos para propiciar el desarrollo integral de la poblacin y elevar su calidad de vida, mediante el uso efectivo de los recursos, la prestacin de los servicios pblicos y la promocin para la participacin ciudadana.

    Visin

    En el 2020 Sabaneta ser el Municipio modelo de Colombia, dinmico, Organizado, participativo, justo, amable, pacfico, con la mejor calidad de vida y en paz con la naturaleza.

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    Estructura Orgnica

    La Estructura del Municipio de Sabaneta garantiza que la orientacin de sus recursos est principalmente en las reas Misionales y que las reas de Apoyo y Estratgicas generen los mnimos costos; es decir, su orientacin est enfocada a optimizar la prestacin de los servicios y a la bsqueda de una mejor calidad de vida para los habitantes del Municipio, por tal razn dicha estructura est orientada a procesos con cargos flexibles y adaptables a las exigencias de las necesidades de la comunidad. A travs del Decreto 114 de 2013 adopto su nueva estructura en pro de la modernizacin administrativa. (Ver Anexo #1).

    1.3 OBJETIVO

    Este Manual pretende describir el Sistema de Gestin de la Calidad para el cumplimiento de los requisitos del cliente, usuarios y comunidad por parte de la Administracin Municipal de Sabaneta.

    1.4 CAMPO DE APLICACIN

    Las directrices dadas en este documento aplican para los procesos que se realizan en las Secretaras de Hacienda, Movilidad y Trnsito, Salud, Familia y Bienestar Social, Gobierno y Desarrollo Ciudadano, Planeacin y Desarrollo Territorial, Obras Pblicas e Infraestructura, Medio Ambiente, Educacin y Cultura, con el apoyo del despacho del Alcalde, la Secretara General, la Secretara de Servicios Administrativos, la Oficina Asesora Jurdica, la Oficina de Control Interno y la Oficina de Control Interno Disciplinario.

    1.5 ALCANCE

    Este manual describe la organizacin, responsabilidades y estructura del Sistema de Gestin de Calidad del Municipio de Sabaneta, de acuerdo con los requisitos especficos de la norma NTC-ISO 9001:2008 y NTC-GP 1000:2009 para los procesos misionales de:

    PROCESO DEPENDENCIA

    Formacin

    Secretara de Trnsito y Transporte Secretara de Salud Secretara de Familia y Bienestar Social Secretara de Gobierno y Cultura Ciudadana Secretara de Educacin y Cultura Secretara de Planeacin y Desarrollo Territorial Secretara de Medio Ambiente

    Apoyo Social Secretara de Salud

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    PROCESO DEPENDENCIA Secretara de Familia y Bienestar Social Secretara de Gobierno y Cultura Ciudadana Secretara de Educacin y Cultura

    Asesora y Asistencia

    Secretara de Salud Secretara de Familia y Bienestar Social Secretara de Gobierno y Ciudadana Secretara de Planeacin y Desarrollo Territorial Secretara de Educacin y Cultura Secretara de Medio Ambiente

    Gestin de Trmites

    Secretara de Trnsito y Transporte Secretara de Familia y Bienestar Social Secretara de Hacienda Secretara de Gobierno y Cultura Ciudadana Secretara de Planeacin y Desarrollo Territorial Secretara de Obras Pblicas e Infraestructura Secretara de Medio Ambiente Secretara de Educacin y Cultura

    Vigilancia y Control

    Secretara Trnsito y Transporte Secretara de Salud Secretara de Planeacin y Desarrollo Territorial Secretara de Gobierno y Cultura Ciudadana Secretara de Medio Ambiente Secretara de Educacin y Cultura

    Administracin de Impuestos

    Secretara de Hacienda

    Gestin de la Cobertura del Servicio Educativo

    Secretara de Educacin y Cultura

    Gestin de la Calidad del Servicio Educativo

    Secretara de Educacin y Cultura

    Gestin Infraestructura Municipal

    Secretara de Obras Pblicas e Infraestructura

    Participacin Ciudadana Secretara de Salud Secretara de Familia y Bienestar Social Secretara de Gobierno y Cultura Ciudadana Secretara de Educacin y Cultura

    1.5.1 Exclusiones en el SGC

    La Administracin Municipal de Sabaneta, para su Sistema de Gestin de la Calidad, no excluye ningn requisito de la norma NTC-ISO 9001:2008 y NTC-GP 1000:2009.

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    1.6 RESPONSABLES

    Son responsables de velar por la aplicacin de este documento; el Alcalde, el Representante de la Direccin, los Secretarios de Despacho, Jefes, Directores y Subdirectores de rea.

    2. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

    NTC-ISO 9000:2005. Sistema de Gestin de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. NTC-ISO 9001:2008. Sistema de Gestin de la Calidad. Requisitos NTCGP 1000:2009 Sistema de Gestin de la Calidad para el Sector Pblico MECI 1000: 2005. Modelo Estndar de Control Interno

    3. DEFINICIONES

    3.1 SGC - Sistema de Gestin de la Calidad para Entidades

    Herramienta de gestin sistemtica y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeo institucional, en trminos de calidad y satisfaccin social en la prestacin de los servicios a cargo de las entidades. Est enmarcado en los planes estratgicos y de desarrollo de tales entidades. (NTC-GP 1000:2009 Pg.20)

    3.2 Proceso:

    Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. (NTC-GP 1000:2009 Pg.19)

    NOTA 1: Los elementos de entrada para un proceso son, generalmente, salidas de otros procesos. NOTA 2: Los procesos de una entidad son, generalmente, planificados y puestos en prctica bajo condiciones controladas, para generar valor. NOTA 3 Un proceso en el cual la conformidad del producto o servicio resultante no pueda ser fcil o econmicamente verificada, se denomina habitualmente "proceso especial".

    3.3 Procedimiento:

    Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. (NTC-GP 1000:2009 Pg.19)

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    NOTAS 1) Es recomendable que los procedimientos definan, como mnimo: quin hace qu, dnde, cundo, porqu y cmo. 2) Los procedimientos pueden estar documentados o no. 3) Cuando un procedimiento esta documentado, se utiliza con frecuencia el trmino "procedimiento escrito" o "procedimiento documentado. El documento que contiene un procedimiento puede denominarse "documento de procedimiento".

    3.4 Procesos Estratgicos

    Son aquellos que proporcionan directrices a las polticas de Desarrollo Municipal y a todos los dems procesos, son realizados por la Alta Direccin. Se refieren en gran parte a la aplicacin de las Leyes, normas, y Objetivos adaptables a los programas y servicios ofrecidos por la Administracin Municipal.

    3.5 Procesos Misionales

    Corresponden a este grupo los procesos de las diferentes reas de programas y Servicios que tienen como impacto final el mejoramiento de la Calidad de vida de los habitantes del Municipio de Sabaneta. Son en esencia la razn de ser de la Administracin Municipal.

    3.6 Procesos de Apoyo

    Estos dan apoyo a los procesos Misionales y Estratgicos. Son aquellos procesos que nos ayudan con la obtencin de recursos bsicos y fundamentales a la hora de realizar los procesos que van dirigidos hacia la comunidad.

    3.7 Procesos de Evaluacin

    Son aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el anlisis del desempeo y la mejora de la eficacia del Sistema de Gestin de la Calidad y de la Administracin Municipal, parte integral de los procesos estratgicos, de apoyo y misionales. Incluyen procesos de mejora continua y control interno.

    4. SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

    4. REQUISITOS GENERALES

    La Administracin Municipal de Sabaneta ha establecido, documentado e implementado su Sistema de Gestin de la Calidad de acuerdo a las directrices dadas por la Norma NTC-ISO 9001:2008 - Requisitos y la Norma NTCGP 1000:2009.

    La Administracin Municipal de Sabaneta tiene identificados los procesos del Sistema

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    de Gestin de la Calidad necesarios para la prestacin del servicio a travs del Mapa de Procesos (Ver Anexo #2). En este Mapa de Procesos se tienen identificados 4 categoras; Estratgicos, Misionales, Apoyo y Evaluacin, estos a su vez estn conformados as:

    CATEGORIA PROCESO

    ESTRATEGICOS Planificacin Financiera y Administrativa Direccionamiento Estratgico Comunicacin Pblica

    MISIONALES

    Gestin de la Cobertura del Servicio Educativo Gestin de la Calidad del Servicio Educativo Participacin Ciudadana Gestin de la Infraestructura Municipal Formacin Asesora y Asistencia Apoyo Social Vigilancia y Control Administracin de Impuestos Gestin de Trmites

    APOYO Gestin Jurdica y Contractual Gestin de Recursos Humanos Gestin de Recursos Fsicos Gestin de Tecnologa e Informtica

    EVALUACION Mejora Continua Control Interno

    4.1.1 Descripcin de los Procesos y sus Interacciones.

    La secuencia e interaccin de estos procesos se encuentra determinada en las caracterizaciones (Ver Anexo del #3 al #21), definidas para cada uno de los procesos enmarcadas en el ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Ajustar).

    Los criterios y mtodos necesarios para la operacin y control de estos procesos se encuentran definidos en los procedimientos de cada proceso listados en la casilla Documentos de cada caracterizacin de los procesos para asegurarse de que tanto la planeacin, operacin y control de estos sean eficaces.

    Los recursos humanos requeridos para la operacin y seguimiento de estos procesos se encuentran identificados en la casilla Recursos Humanos de cada caracterizacin de los procesos y son provistos por los procesos de Gestin de Recursos Humanos y Gestin Jurdica y Contractual.

    Los recursos fsicos y las condiciones de ambiente de trabajo requeridas para la operacin y seguimiento de estos procesos se encuentran identificados en las casillas

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    Recursos Fsicos y Ambiente de Trabajo de cada caracterizacin de los procesos y son provistos por los procesos de Gestin de Recursos Fsicos y Gestin Jurdica y Contractual.

    El seguimiento, la medicin y el anlisis de estos procesos se realizan mediante los Indicadores de Gestin descritos en la casilla Indicadores de cada caracterizacin, en la ejecucin de las actividades realizadas acorde a lo definido en cada uno de los procedimientos y a travs de la ejecucin de las auditoras internas.

    La implementacin de las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos es responsabilidad de los Responsables y Lderes de cada proceso. Esto se logra a travs de la divulgacin a todo el personal de los procesos y procedimientos del SGC.

    A continuacin se detalla por categora de procesos, los objetivos de cada uno de los procesos del SGC.

    4.1.2 Procesos Estratgicos:

    Direccionamiento Estratgico: Este proceso se encarga de definir y planificar las estrategias de actuacin de la gestin organizacional, en el marco de la filosofa corporativa, la misin, visin, poltica y objetivos de calidad de la Administracin Municipal, mediante la identificacin y el diseo de procesos y procedimientos normalizados, responsabilidades y autoridades que permitan el logro de los objetivos de estos procesos. Parte de la Identificacin de los requisitos de la comunidad, as como los legales y reglamentarios, y el establecimiento de Responsabilidades y autoridades del personal que ha conformado los diferentes equipos de trabajo al igual que definir por parte del Alcalde Municipal el Representante de la Direccin.

    Para determinar los procesos y el Alcance del Sistema de Gestin de la Calidad del Municipio, despus de establecer estos elementos se deben describir los procesos y difundir la poltica de calidad as como los objetivos de calidad los cuales requieren de un Plan de Accin que debe ser comunicado e integrado en un Manual de Calidad, este documento debe velar por la Integridad del Sistema a travs del proceso de seguimiento y medicin y de revisiones anuales por la Alta Direccin lo que permite tomar acciones de mejora permanentemente.

    Planificacin Financiera y Administrativa: Permite realizar la Planificacin Financiera y Administrativa de todos los programas y servicios ofrecidos por la Administracin Municipal, a partir de la elaboracin de los diferentes planes, tales como el Plan de Desarrollo, los planes de accin, el Marco Fiscal de Mediano Plazo el Plan

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    Financiero, el Plan Operativo Anual de Inversiones, el Plan Anual Mensualizado de Caja y el Presupuesto de Rentas y Gastos.

    Se debe partir de identificar las necesidades de Planificacin requeridas por la Administracin para luego recolectar la informacin necesaria y con esta elaborar los diferentes planes requeridos, desarrollar la gestin contable, administrar el presupuesto y establecer el manejo de tesorera, para luego aplicar un continuo seguimiento que permita la implementacin de acciones de mejora.

    Comunicacin Pblica: Disear estrategias de comunicacin internas y externas eficaces que permitan a la comunidad el conocimiento de los planes y programas del Municipio y su ejecucin, que faciliten la concertacin y la participacin de la comunidad en los programas del Municipio, que contribuyan al posicionamiento de la Administracin Municipal y que propendan por una cultura organizacional enmarcada en el buen gobierno.

    Inicia con la identificacin de las expectativas de la comunidad y dems partes interesadas, lo que posibilita la difusin e informacin de los programas y planes, para ser evaluados y mejorados como parte de su desarrollo.

    4.1.3 Procesos Misionales:

    Formacin: El proceso de formacin permite brindar informacin a la comunidad que aporte conocimientos para el desarrollo de habilidades, cambios de conductas, cumplimiento de los deberes y el mejoramiento de la toma de decisiones para elevar la calidad de vida.

    Para la ejecucin de este proceso inicialmente se debe planear las actividades de formacin solicitadas por la comunidad y que cumplen con los requisitos mnimos; as mismo, se prepara la logstica necesaria y posteriormente, se procede a ofrecer la formacin que debe evaluarse y controlarse para atender las quejas y reclamos que pueden surgir, al igual que efectuar el seguimiento respectivo con el propsito de mejorar la eficacia de este proceso.

    Asesora y Asistencia: Mediante este proceso se brinda informacin, orientacin e intervencin a la comunidad con el fin de generar cambios de conducta en el desarrollo personal y tcnico conducentes a mejorar el bienestar social y la calidad de vida de los habitantes, el cual incluye guas especficas de realizacin del producto.

    Inicia con la identificacin de necesidades de acuerdo a la problemtica detectada en la comunidad, determinando si se cuenta con la capacidad requerida para brindar la asistencia o asesora demandada, lo que permite preparar la logstica necesaria y as

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    brindar a los usuarios la informacin solicitada y el desarrollo de las actividades de asesora y asistencia que igualmente deben ser controladas y evaluadas para permitir atender los reclamos y quejas que se presentan al igual que medir la eficacia de este proceso, posibilitando la toma de acciones de mejora.

    Apoyo Social: Permite mejorar el bienestar social y la calidad de vida de la comunidad Sabanetea mediante la satisfaccin de necesidades bsicas como la alimentacin, educacin, salud entre otras.

    Su ejecucin parte de la identificacin de necesidades de la comunidad de recibir beneficios previa verificacin de unos requisitos mnimos que permiten la seleccin de beneficiarios quienes reciben el apoyo previsto por la Administracin Municipal, el cual es controlado y evaluado por los responsables con el propsito de medir el impacto alcanzado y de esta manera permitir mejorar continuamente.

    Vigilancia y Control: Se desarrolla con el fin de velar por el cumplimiento de los requisitos establecidos por entidades gubernamentales y no gubernamentales en lo referente a espacio y orden pblico, ordenamiento territorial, salud y bienestar social, trnsito y transporte, agricultura y medio ambiente, entre otros.

    Este se lleva a cabo partiendo de la evaluacin del cumplimento de unos requisitos necesarios por la Administracin Municipal para prestar ste servicio, lo que permite planear las diversas actividades de vigilancia y control que son exigidas a la comunidad acorde con los requisitos establecidos por las diversas entidades gubernamentales, estas actividades son controladas y evaluadas atendiendo las quejas, reclamos y sugerencias de los usuarios con el fin de permitir la mejora continua del proceso.

    Administracin de Impuestos: Consiste en la administracin de los impuestos Predial, Industria y Comercio, y Complementarios que constituyen ingresos del municipio, destinados a la satisfaccin de las diferentes necesidades de la comunidad.

    El proceso inicia con la recepcin de una solicitud de un usuario de inscribirse como contribuyente de alguno de los impuestos con los que cuenta el Municipio, esta solicitud debe clasificarse atendiendo el tipo de impuesto y el cumplimiento de los requisitos exigidos, lo que permite clasificar el contribuyente segn el asunto y expedirle una cuenta de cobro la cual al ser cancelada por el cliente ingresa al recaudo de la tesorera; estas actividades son objeto de seguimiento para controlarlas y evaluarlas peridicamente para implementar acciones de mejora.

    Gestin de Trmites: Este proceso permite realizar la gestin de todos los trmites que la comunidad requiere efectuar en la Administracin Municipal, tales como

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    Expedicin de Certificados, Otorgamiento de Licencias, Registro de Transporte, Clasificacin Socio-econmica, entre otros, de manera gil y eficiente.

    La Administracin Municipal determina la capacidad que tiene para prestar este servicio y solicita y verifica el cumplimiento de los requisitos mnimos, para entrar a prestar el servicio o trmite de manera controlada, permitiendo el seguimiento y medicin para la mejora continua.

    Gestin de la Calidad del Servicio Educativo: Propende por el mejoramiento de la calidad de la educacin que se imparte a la comunidad educativa desde las instituciones de educacin pblicas y que buscan fortalecer las condiciones de vida de cada usuario del servicio, para garantizar un mejor bienestar social.

    Este inicia desde la identificacin de necesidades de mejoramiento de la calidad de la educacin formal que se imparte a la comunidad educativa y su familia, permitiendo elevar el nivel de la misma hasta la toma de acciones de mejoramiento permanente.

    Gestin de la Cobertura del Servicio Educativo: Advierte las acciones que garanticen la cobertura o accesibilidad de los usuarios del servicio educativo a las Instituciones Educativas, con el fin de mejorar el bienestar social y la calidad de vida de los habitantes del Municipio. Parte de la necesidad que presenta la comunidad de ingresar a un centro educativo y finaliza con la aceptacin a este mismo.

    Gestin de Infraestructura Municipal: Comprende la administracin y gerenciamiento de toda la infraestructura que esta bajo la responsabilidad de la Administracin Municipal y con la que se busca elevar la calidad de vida de los habitantes del Municipio, parte de las necesidades que presenta la comunidad de mejorar o desarrollar la infraestructura Municipal para beneficiar a un sector o la totalidad de la comunidad y finaliza con la infraestructura adecuada a las necesidades sociales.

    Participacin Ciudadana: Este proceso permite la participacin de toda la comunidad en diversos programas ofrecidos en los sectores por las distintas dependencias de la Administracin Municipal, esto con el propsito de elevar la calidad de vida de la poblacin y garantizar una sana convivencia.

    Inicia en la solicitud e identificacin de la comunidad de participar de un programa o servicio, continua con la realizacin de las actividades requeridas en torno a la ciudadana y finaliza con la evaluacin y mejoramiento de este proceso.

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    4.1.4 Procesos de Apoyo:

    Gestin Jurdica y Contractual: Mediante su ejecucin se realizan los contratos y los convenios para el desarrollo Institucional y Social del Municipio de Sabaneta. De igual forma, presta la asesora jurdica para la toma de las decisiones en toda la administracin, as como garantizar la representacin jurdica ante las instancias judiciales que requiere el municipio. Igualmente interviene para garantizar el debido proceso en los procesos disciplinarios contra los servidores municipales.

    Este proceso se ejecuta a partir de la identificacin de necesidades de contratar bienes o servicios, obra pblica y de personal, previa a la justificacin o estudios previos y la comprobacin de la disponibilidad presupuestal, as como la solicitud del concepto jurdico, seguidamente se solicita la aprobacin por parte del seor Alcalde y se procede a contratar con el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios. Despus de terminado se liquida el contrato y se reevala al contratista con el propsito de tomar acciones de mejora.

    Gestin de Recursos Humanos: Corresponde a este el asegurarse y desarrollar las competencias del recurso Humano de la Administracin Municipal que realiza actividades que afectan la calidad de los programas y la prestacin de los servicios.

    Inicialmente, se determinan las competencias del personal y se planean las actividades propias de capacitacin y entrenamiento, as mismo, las de induccin y reinduccin, se ejecutan estos planes asegurndose de la toma de conciencia por parte del personal frente al Sistema de Gestin de la Calidad y los Objetivos de Calidad, para luego entrar a evaluar el desempeo del personal y el seguimiento de este proceso posibilitando las acciones de mejora.

    Gestin de Recursos Fsicos: Es el encargado de determinar y proporcionar los recursos fsicos necesarios para garantizar la calidad de la gestin municipal y mejorar continuamente su eficacia, as como, aumentar la satisfaccin de la comunidad mediante el cumplimiento de sus necesidades y expectativas.

    Da inicio con la identificacin de necesidades de recursos o servicios y los responsables, para luego proveer los recursos o servicios necesarios para proporcionar y mantener la infraestructura as como el ambiente adecuado de trabajo; permitiendo realizar el seguimiento necesario para emprender mejoramiento contino.

    Gestin de Tecnologa e Informtica: Le corresponde velar por la Tecnologa informtica de la Administracin Municipal, teniendo en cuenta las necesidades del entorno y acorde con la planeacin estratgica, de manera que permita generar estrategias para la formulacin y ejecucin de planes de tecnologa informtica, permitir

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    el correcto funcionamiento de la plataforma tecnolgica, optimizar el funcionamiento de los bienes tecnolgicos y proteger la informacin que se genera en el municipio a todos los niveles; permitiendo la aplicacin de acciones de mejora.

    4.1.5 Procesos de Evaluacin:

    Mejora Continua: Recopila y analiza los datos con el fin de demostrar la idoneidad y eficacia del Sistema de Gestin de la Calidad, e identificar las oportunidades de mejora del sistema.

    Su ciclo inicia con la necesidad de una reunin de mejoramiento, la cual debe planearse y soportarse con los informes requeridos, los cuales se revisan y analizan, teniendo presente la satisfaccin del cliente, la evaluacin de los productos no conformes, los indicadores de los procesos, los resultados de las auditorias, el comportamiento de los proveedores y contratistas, el cumplimiento de la poltica de calidad y los objetivos de la calidad, al igual que la identificacin de oportunidades de mejora y la determinacin de compromisos por los responsables de los procesos.

    Esta serie de actividades cuenta con mecanismos de seguimiento y medicin que posibilita la toma de acciones de mejoramiento continuo.

    Control Interno: Evaluacin independiente y objetiva que se realiza a toda la gestin Administrativa y que procura un mejoramiento permanente de las acciones que realiza la Administracin Municipal en torno a sus planes y programas, ofrece como respaldo recomendaciones en el actuar diario de cada uno de los servidores, as como a la gestin administrativa de la alta direccin, recibe informacin de todos los dems procesos que ejecuta la entidad.

    Inicialmente, se determina el plan de trabajo de la Oficina de Control Interno para cada ao, en donde se tiene en cuenta las Auditorias Internas, la rendicin de cuentas, el seguimiento y evaluacin de los riesgos y la revisin y seguimiento a los Planes de mejoramiento para verificar que se cumple con el objetivo del proceso.

    Igualmente, se debe cuenta con los respectivos mecanismos para asegurar el seguimiento y la medicin para la toma de acciones de mejora continua.

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    4.2 GESTIN DOCUMENTAL.

    4.2.1 GENERALIDADES

    La documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad de la Administracin Municipal de Sabaneta est constituida por los siguientes documentos.

    a. Declaracin de Poltica de Calidad y Objetivos de Calidad

    Poltica de Calidad:

    La Administracin Municipal de Sabaneta tiene como poltica de calidad, garantizar la prestacin de los servicios a los diferentes sectores de la comunidad de manera gil y eficiente, acorde con las necesidades de sus usuarios, las exigencias del medio y el cumplimiento de la Constitucin y las Leyes, mediante el establecimiento de una gerencia participativa, el adecuado uso de los recursos y el compromiso con el mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestin, para brindar condiciones favorables de desarrollo al Municipio.

    Objetivos de Calidad:

    Con el fin de lograr el cumplimiento de la Poltica de la Calidad el Municipio de Sabaneta ha determinado cuatro objetivos para asegurar su cumplimiento:

    Satisfacer las necesidades y expectativas de la comunidad segn la Constitucin Poltica y las leyes.

    Gestionar y administrar la consecucin de recursos fsicos y financieros adecuados para la prestacin de los servicios.

    Disponer de personal competente para la realizacin de sus actividades.

    Generar una cultura de trabajo en equipo y de mejoramiento continuo en la administracin municipal de Sabaneta.

    La Poltica y los Objetivos de Calidad fueron aprobados por Decreto 032 de enero 30 de 2003 mediante comunicacin dirigida a cada uno de los integrantes del Comit de Calidad, a comienzos del ao 2003.

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    b. Manual de Calidad.

    c. Los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC-GP 1000:2009 y la norma NTC-ISO 9001:2008:

    P-AM-001 Procedimiento Elaboracin de Documentos P-AM-002 Procedimiento Control de Registros P-AM-003 Procedimiento Control de Documentos Internos P-AM-004 Procedimiento Control de Documentos Externos P-AM-018 Procedimiento Auditorias Internas P-AM-016 Procedimiento Control del Producto No Conforme P-AM-006 Procedimiento Acciones Preventivas P-AM-005 Procedimiento Acciones Correctivas P-AM-023 Procedimiento Acciones de Mejora

    Los procedimientos documentados requeridos para la prestacin del servicio y que le permiten asegurar la eficaz planificacin, operacin y control de los procesos, se encuentran establecidos en cada una de las caracterizaciones de los procesos, en el F-AM-006 Listado Maestro de Documentos Internos y en el F-AM-007 Listado Maestro de Documentos Externos. El consolidado de documentos de origen interno se encuentra determinado en el Inventario de Documentacin del SGC de la Administracin Municipal de Sabaneta (Ver Anexo #22).

    El conjunto de los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC-GP 1000:2009 y la norma NTC-ISO 9001:2008 y los procedimientos propios de los procesos del SGC de la entidad conforman el Manual de Procesos y Procedimientos adoptados junto con este Manual de Calidad por Decreto 032 de enero 30 de 2003.

    d. Los registros requeridos por la norma NTC-GP 1000:2009 y la norma NTC-ISO 9001:2008 se encuentran definidos en el tem de Registros de cada uno de los procedimientos establecidos en el Sistema de Gestin de la Calidad.

    El conjunto de los registros requeridos por la norma NTC-GP 1000:2009 y la norma NTC-ISO 9001:2008 y los registros propios de los procesos del SGC de la entidad aparecen descritos en los procedimientos de cada uno de los procesos del SGC, en el tem de registros, y son controlados a travs de la publicacin de los documentos vigentes en la Intranet Institucional Sabanet.

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    5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN

    5.1. COMPROMISO DE LA DIRECCIN

    La alta direccin de la Administracin Municipal de Sabaneta consciente de la necesidad de la mejora continua de los procesos y de la calidad de los servicios ofrecidos decidi desarrollar e implementar un Sistema de Gestin de la Calidad bajo los requerimientos de la norma NTC-GP 1000:2009 y la norma NTC-ISO 9001:2008.

    Es la intencin y el compromiso de la Alta Direccin de la Administracin Municipal de Sabaneta demostrar la capacidad de la entidad para proporcionar un servicio de calidad, que contribuya a la satisfaccin de los clientes a travs de la aplicacin eficaz de los procesos y la conformidad con los requisitos de los mismos. Sobre estas bases, la alta direccin documenta su Sistema de Gestin de la Calidad de acuerdo con lo descrito en el presente manual.

    El compromiso de la Alta Direccin de la Administracin Municipal de Sabaneta se evidencia en:

    La documentacin, divulgacin y cumplimiento de la poltica y los objetivos de calidad.

    El cumplimiento de la normatividad aplicable al Municipio de Sabaneta. La revisin peridica del Sistema de Gestin de la Calidad. El establecimiento de una cultura de mejoramiento contino. La disponibilidad de los recursos necesarios para la documentacin,

    implementacin, mantenimiento y mejoramiento del SGC.

    5.2. ENFOQUE AL CLIENTE

    La Administracin Municipal de Sabaneta, por ser una Entidad de carcter pblico debe asegurarse del cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en ellos trazar las directrices para la satisfaccin de sus usuarios. Estos requisitos estn identificados en el F-AM-007 Listado Maestro de Documentos Externos para cada Secretaria y/o dependencia de la Administracin Municipal.

    La Administracin Municipal de Sabaneta document e implement el P-AM-022 Procedimiento de Medicin de la Satisfaccin de la Comunidad que da la metodologa para el seguimiento de la informacin relativa a la percepcin de los usuarios con respecto a los servicios que presta la Administracin Municipal de Sabaneta y el P-AM-020 Procedimiento de Retroalimentacin con el Cliente en donde se encuentran definidas las disposiciones relativas a la retroalimentacin del

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    cliente, incluidas las quejas, reclamos, sugerencias, peticiones o solicitudes de informacin.

    5.3 POLITICA DE CALIDAD

    La Alta Direccin ha establecido la Poltica de Calidad, la cual es adecuada a la misin de la entidad, es coherente con el Plan de Desarrollo, Planes Sectoriales, Sistema de Control Interno y los Planes de Accin, incluye un compromiso de cumplir con los requisitos de los clientes y de mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestin de la Calidad, de igual manera la Poltica de Calidad establece un marco de referencia para el establecimiento de los Objetivos de Calidad.

    La Poltica de Calidad ha sido divulgada a travs de diferentes medios, tales como:

    Cartillas Multimedia Boletines Carteleras. Sensibilizaciones a travs de talleres, reuniones de equipos de trabajo de las

    dependencias de la Administracin Municipal. Otras estrategias de divulgacin (piezas de escritorio, papel tapiz, talleres, entre

    otros).

    La evaluacin del entendimiento de la Poltica de Calidad se realiza a travs de la encuesta Encuesta interna del SGC, la cual se lleva a cabo anualmente para conocer la percepcin de los servidores pblicos frente a este sistema.

    Anualmente a travs de la revisin por la Alta Direccin al Sistema de Gestin de la Calidad se revisa la Poltica de Calidad para asegurarse de que es adecuada al propsito de la Administracin Municipal de Sabaneta.

    (Ver numeral 4.2.1 a) del presente manual, en donde se encuentra definida la poltica de calidad)

    5.4 PLANIFICACIN

    5.4.1 OBJETIVOS DE CALIDAD

    La Alta Direccin ha establecido los objetivos de calidad los cuales son coherentes con la Poltica de Calidad, (Ver numeral 4.2.1 a) del presente manual, en donde se encuentran definidos los objetivos de calidad.

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    5.4.2 PLANIFICACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

    La revisin del Sistema de Gestin de la Calidad por parte de la Direccin, tal como lo explica el numeral 5.6 del presente manual, las reuniones del comit de calidad y las auditoras internas sern insumo fundamental de los ciclos de la planeacin del sistema, que anualmente debe realizar la Administracin Municipal de Sabaneta.

    5.4.2.1 Planificacin de los procesos del Sistema de Gestin de la Calidad

    La caracterizacin de los procesos (Ver Anexo del #3 al #21) es el mecanismo a travs del cual la Administracin Municipal de Sabaneta planifica la manera como se llevan a cabo dichos procesos. Esto incluye la identificacin del Proceso, Requisitos de la Norma NTC-GP 1000:2009 y la norma NTC-ISO 9001:2008 aplicables, Requisitos Legales aplicables, objetivo del Proceso, Responsable(s) del proceso, entradas, quien suministra, secuencia de actividades, salidas, quien recibe, documentos, recursos y parmetros de medicin.

    5.4.2.2 Planificacin para el logro de los objetivos de calidad

    Para garantizar la planificacin y el mantenimiento del Sistema de Gestin de la Calidad, se ha establecido el F-AM-046 Plan de Accin para los Objetivos de Calidad el cual contiene la siguiente informacin: Objetivo, Accin, estrategias, responsables, indicador, meta y resultado

    5.4.2.3 Planificacin cuando ocurren cambios en el Sistema de Gestin de la Calidad

    La Alta Direccin se asegurar que se mantiene la integridad del Sistema de Gestin de la Calidad, cuando ocurren cambios en este, monitoreando dichos cambios a travs de las revisiones al Sistema de Gestin de la Calidad.

    Cuando se presentan cambios que pueden afectar la integridad del Sistema de Gestin de la Calidad, el Comit de Calidad define un plan de accin para reducir o eliminar la alteracin que tales cambios causen al sistema.

    Son cambios de este tipo, entre otros, los siguientes:

    Cambios en la legislacin. Cambios en las Normas NTC-GP 1000:2009 y NTC- ISO 9001:2008. Cambios en la Estructura Orgnica. Cambio de la Administracin Municipal.

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    5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIN

    5.5.1 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

    Las responsabilidades y autoridades requeridas para el Sistema de Gestin de la Calidad se encuentran definidas en F-AM-045 Responsabilidades y Autoridades y en los diferentes procedimientos de los procesos identificados en la caracterizacin de cada proceso.

    5.5.2 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN.

    El Alcalde del Municipio de Sabaneta, design a la Secretara General como responsable de la implementacin del Sistema de Gestin de la calidad en la Administracin Municipal de Sabaneta, de acuerdo a la Resolucin N 264 de 2012, cuyas responsabilidades y autoridades son las siguientes:

    Asegurar de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para la implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad. Informar a la Alta Direccin (Comit de Calidad) sobre el desempeo del Sistema de Gestin de la Calidad y de cualquier necesidad de mejora, y Asegurar de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles y procesos de la Administracin Municipal de Sabaneta.

    5.5.3 COMUNICACIN INTERNA.

    La Administracin Municipal de Sabaneta ha establecido el F-SG-007 Matriz de Comunicaciones para garantizar que la comunicacin interna se efecta considerando la eficacia del Sistema de Gestin de la Calidad.

    5.6. REVISION POR LA DIRECCIN.

    5.6.1. GENERALIDADES

    La Administracin Municipal de Sabaneta ha documentado e implementado el P-AM-021 Procedimiento para la Revisin por la Direccin que define la forma como la Alta Direccin debe revisar el Sistema de Gestin de la Calidad para asegurar su conveniencia, adecuacin y eficacia contina para satisfacer los requisitos de la NTC-GP 1000:2009 y la norma NTC-ISO 9001:2008, la Poltica y los Objetivos establecidos.

    En dicho procedimiento, se detalla la informacin para la revisin y los resultados que de all propenden. La revisin debe dar como resultado el Plan de Mejoramiento del

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    Sistema de Gestin de la Calidad, en donde se establezcan las actividades de mejora del mismo, los responsables, el plazo y los recursos.

    6. GESTIN DE LOS RECURSOS

    6.1 PROVISIN DE RECURSOS

    La Administracin Municipal de Sabaneta proporciona los recursos necesarios para el mantenimiento y mejora continua de la eficacia del Sistema de Gestin de la Calidad; de igual manera para incrementar el nivel de satisfaccin del cliente.

    Dentro del Sistema de Gestin de Calidad, se han identificado como procesos de apoyo: Gestin Jurdica y Contractual, Gestin de Tecnologa e Informtica, Gestin de Recursos Humanos y Gestin de Recursos Fsicos, los cuales aseguran la oportuna y suficiente provisin de los recursos. (Ver Anexos del #16 hasta el #19).

    6.2 RECURSOS HUMANOS

    La Administracin Municipal de Sabaneta cuenta con un Manual Especfico de Funciones y de Competencias Labores que determina la competencia en cuanto a: (educacin, formacin, habilidades y experiencia) del personal vinculado.

    6.2.2 COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACIN.

    La Administracin Municipal de Sabaneta proporciona formacin y otras acciones para satisfacer las necesidades enfocadas a mejorar la competencia del personal que incide en la prestacin de los servicios, para este efecto se ha establecido el proceso de Gestin de Recursos Humanos. Como evidencia del cumplimiento de la competencia se mantienen registros apropiados en las hojas de vida en relacin con la educacin, formacin, habilidades y experiencia de todos los Funcionarios Pblicos y/o particulares que ejercen funciones pblicas.

    6.3 INFRAESTRUCTURA

    La Administracin Municipal de Sabaneta determina, proporciona y mantiene la infraestructura adecuada para la prestacin de sus servicios; para cubrir este propsito se ha documentado y establecido el proceso de Gestin de Recursos Fsicos y Gestin de Tecnologa e Informtica.

    La infraestructura con la que cuenta la Administracin Municipal de Sabaneta incluye; instalaciones locativas (Edificios), equipos de redes de voz y datos, Sistemas de

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    informacin especficos, software y hardware, herramientas tecnolgicas y servicios de apoyo tales como: aseo y cafetera, vigilancia y transporte.

    6.4 AMBIENTE DE TRABAJO

    Para garantizar un ambiente de trabajo adecuado la Administracin Municipal de Sabaneta ha determinado e implementado el proceso de Gestin de Recursos Fsicos y Gestin de Tecnologa e Informtica; en este proceso se establecen las directrices en aras de garantizar un ambiente de trabajo adecuado.

    7. REALIZACIN DEL PRODUCTO O PRESTACIN DEL SERVICIO

    7.1 PLANIFICACIN DE LA PRESTACIN DEL SERVICIO

    La Administracin Municipal de Sabaneta cuenta con diferentes instrumentos de planeacin de largo, mediano y corto plazo. El Plan de Desarrollo recoge las principales necesidades de la comunidad del Municipio y el conjunto de soluciones pensadas para favorecer el desarrollo. Para el cumplimiento de dicho plan se elaboran planes de accin anualizados con sus respectivos programas y proyectos, los cuales se formulan en cada Secretara para cumplir con las necesidades y expectativas de la comunidad Sabanetea y del funcionamiento del Municipio. Desde el punto de vista estratgico se identific el proceso de Planificacin Financiera y Administrativa, el cual recoge estos instrumentos de planeacin.

    La planificacin de los procesos necesarios para la prestacin del servicio (misionales) se describe en los procedimientos pertinentes a dichos procesos, los cuales son:

    Formacin Asesora y Asistencia Apoyo Social Vigilancia y Control Administracin de Impuestos Gestin de Trmites Gestin de la Cobertura del Servicio Educativo Gestin de la Calidad del Servicio Educativo Gestin de la Infraestructura Municipal Participacin Ciudadana

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    7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE

    7.2.1 Determinacin de los requisitos relacionados con el servicio y/o producto

    En general los requisitos de los servicios que presta la Administracin Municipal de Sabaneta estn determinados por la Constitucin Poltica de Colombia, las Leyes, Decretos, Ordenanzas, Acuerdos, entre otros, que rigen las competencias de los municipios, para esto cada proceso del Sistema de Gestin de la Calidad tiene identificado los requisitos legales que le aplica en el F-AM-007 Listado Maestro de Documentos Externos y en los documentos que hacen parte de los mismos procesos (numeral 5, documentos de referencia de cada procedimiento de todos los procesos y fichas tcnicas de trmites para el proceso Gestin de Tramites).

    Para identificar los requerimientos de los clientes, la Administracin Municipal de Sabaneta obtiene informacin por diferentes vas: a travs del contacto directo con los clientes (pgina web, buzones de sugerencias, quejas y reclamos, lnea de atencin al usuario, reuniones del Alcalde con la comunidad) en los diferentes escenarios de participacin ciudadana (ver P-AM-026 Procedimiento Participacin Ciudadana) y mediante contratos y convenios con la comunidad a travs de programas y proyectos (ver P-AM-025 Procedimiento para Organizacin de Eventos Comunitarios).

    Otros requisitos son determinados a nivel interno de la Administracin Municipal de Sabaneta a travs de la atencin del alcalde a los secretarios de despacho, las reuniones con el personal, los consejos de gobierno y la emisin de circulares con directrices internas, de acuerdo con la misin y visin y enmarcados dentro de los lineamientos del Plan de Desarrollo vigente.

    7.2.2 Revisin de los requisitos relacionados con el servicio y/o producto

    Los requisitos para la prestacin del servicio, se revisan de acuerdo a los requisitos legales vigentes en el momento de una contratacin con el Municipio y otros entes descentralizados (ver proceso Gestin Jurdica y Contractual).

    7.2.3 COMUNICACIN CON EL CLIENTE.

    El proceso de Comunicacin a la comunidad de la Administracin Municipal de Sabaneta, el P-SG-002 Procedimiento para la Divulgacin y Convocatoria, establece las disposiciones para mantener una comunicacin eficaz con los clientes, en cuanto al suministro de informacin sobre los aspectos relativos a la ejecucin del plan de desarrollo y de prestacin de los servicios, entre las actividades de comunicacin que ms se destacan estn:

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    Avisos de prensa Boletines de prensa Comunicados Publicaciones (libros, cartillas, infogrficos, peridico , afiches, CDs, entre otros) Rendicin de cuentas

    Las disposiciones establecidas frente a la retroalimentacin del cliente (quejas, reclamos, sugerencias, peticiones o solicitudes de informacin) se encuentran definidas en el P-AM-020 Procedimiento Retroalimentacin con el Cliente.

    Se promueve la participacin ciudadana a travs de diferentes escenarios de participacin contemplados no slo por la ley, si no por las directrices dadas por el Alcalde del Municipio (ver P-AM-026 Procedimiento Participacin Ciudadana, P-AM-025 Procedimiento para Organizacin de Eventos Comunitarios y P-SG-002 Procedimiento para la Divulgacin y Convocatoria)

    7.3 DISEO Y DESARROLLO

    La Administracin Municipal de Sabaneta, aplica este requisito en su Sistema de Gestin de Calidad, en el diseo y desarrollo de programas y proyectos a travs de los cuales se ejecutan las acciones determinadas en el Plan de Desarrollo. (Ver P-AM-008 Procedimiento de Diseo y Desarrollo de Programas y Proyectos).

    Se concibe el diseo de programas y proyectos de acuerdo a la identificacin de necesidades de cada sector de la comunidad, lo que permite la elaboracin de proyectos innovadores y creativos que nos diferencian de los servicios que prestan otras entidades territoriales, que deben disearse con unos requisitos propios, para llegar a estos sectores y elevar la calidad de vida de la poblacin a la que se dirige.

    Aquellos proyectos o programas en los que se aplica este requisito aparecen identificados en la Subdireccin de Planeacin del Desarrollo, en donde se inscriben y se realiza el seguimiento y control de estos proyectos especficos.

    Las evidencias de aplicacin del requisito reposan en la Subdireccin de Planeacin del Desarrollo y en las dependencias que operan el proyecto, de acuerdo a la aplicacin que realiza cada una de estas dependencias. (Ver anexo #23).

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    7.4 COMPRAS

    7.4.1 PROCESO DE ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS

    La Administracin Municipal de Sabaneta se basa en las disposiciones legales que aplican las entidades pblicas para la adquisicin de bienes y servicios (ver F-AM-007 Listado maestro de documentos externos) para el proceso de Gestin Jurdica y Contractual.

    La seleccin de proveedores a ser contratados por la Administracin Municipal de Sabaneta cuyo desempeo puede afectar la calidad de los servicios prestados se rigen bajo los lineamientos establecidos en el Proceso de Gestin Jurdica y Contractual en concordancia con la legislacin vigente. (Ver caracterizacin #16 del Proceso Gestin Jurdica y Contractual). La evaluacin y reevaluacin de los proveedores se realiza mediante la aplicacin del P-AM-007 Procedimiento para la Contratacin de Servicios y P-AM-011 Procedimiento de Supervisin y Vigilancia.

    7.4.2 INFORMACIN PARA LA ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS

    Toda la informacin requerida para la adquisicin de bienes y servicios (pliegos de condiciones, trminos de referencia, entre otros) se encuentra documentado en el P-AM-007 Procedimiento de Contratacin de Servicios.

    7.4.3 VERFICACIN DEL BIEN O SERVICIO COMPRADO

    La Administracin Municipal de Sabaneta se asegura que el producto y/o servicio adquirido cumple con los requisitos especificados a travs de la implementacin del P-AM-007 Procedimiento para la Contratacin de Servicios

    7.5 PRODUCCIN Y PRESTACIN DEL SERVICIO

    7.5.1 CONTROL DE LA PRODUCCIN Y PRESTACIN DEL SERVICIO

    Para el control de la prestacin de los servicios que le competen a un Ente Territorial del orden Municipal, la Administracin Municipal ha establecido mecanismos bsicos de control:

    El Plan de Desarrollo

    Plan de Accin, Plan Operativo Anual de Inversiones, Programas y Proyectos.

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    Los procedimientos documentados del Sistema de Gestin de la Calidad relativos a los procesos misionales. Estos documentos definen las condiciones controladas bajo las cuales se debe llevar a cabo la prestacin del servicio.

    Los diferentes registros definidos en los procedimientos de los procesos misionales.

    7.5.2 VALIDACIN DE LOS PROCESOS DE LA PRODUCCIN Y DE LA PRESTACIN DEL SERVICIO.

    La Administracin municipal de Sabaneta realiza la validacin de los procesos de prestacin del servicio a travs de los controles establecidos en los procedimientos asociados a cada uno de los procesos, garantizando el cumplimiento de las competencias establecidas para los funcionarios que prestan el servicio y realizando revisiones y seguimientos peridicos en cada una de las dependencias en los comits de calidad.

    7.5.3 IDENTIFICACIN Y TRAZABILIDAD

    Todos los registros pertenecientes al Sistema de Gestin de la Calidad se identifican, almacenan, protegen y recuperan acorde a lo establecido en el tem de Registros de cada procedimiento.

    Para el caso de los procesos misionales, el producto asociado a los programas y proyectos se identifica de acuerdo a lo establecido por el proceso de Planificacin Financiera y Administrativa.

    La documentacin entregada por los usuarios para adelantar las solicitudes presentadas a la Administracin Municipal, se anexa a los respectivos proyectos y trmites, y se encuentra acogida en las disposiciones de preservacin y conservacin definidas en el P-SA-004 Procedimiento para la Administracin Documental y en el Proceso de Direccionamiento Estratgico.

    7.5.5 PRESERVACIN DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO

    La Administracin Municipal de Sabaneta no tiene productos que puedan presentarse separadamente de las actividades de produccin de los servicios que hacen parte de su misin, con excepcin de la informacin que bajo la forma de documentos se entrega a los clientes. Las disposiciones para la adecuada identificacin, manipulacin, embalaje, almacenamiento y proteccin de tales documentos se encuentran descritas

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    en los procedimientos que hacen parte de los procesos de Gestin de Recursos Fsicos y de Direccionamiento Estratgico.

    7.6 CONTROL DE LOS EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIN

    En la Administracin Municipal de Sabaneta durante la prestacin de los servicios y en la ejecucin de algunos de sus procesos se utilizan equipos de seguimiento y medicin; el control de mantenimiento preventivo, calibracin y/o verificacin que requieren se realiza en cada dependencia. En las hojas de vida de cada equipo se tienen establecidos los intervalos de tiempo entre mantenimientos, calibraciones y verificaciones, se tienen identificados adems los pasos a seguir para enviar los equipos de seguimiento y medicin a su respetiva calibracin o prueba de verificacin y las acciones que deben implementarse cuando se identifique que un equipo est operando de forma inadecuada. Todas las disposiciones para el control de los Equipos de Seguimiento y Medicin estn estipuladas en el P-SA-014 Mantenimiento, Calibracin y/o Verificacin de Equipos de Seguimiento y Medicin.

    8. MEDICIN, ANALISIS Y MEJORA

    8.1GENERALIDADES

    La Administracin Municipal de Sabaneta, tiene documentados, establecidos e implementados los procesos de Mejora Continua y Control Interno para:

    Demostrar la conformidad del Servicio (Ver numeral 8.2.4.del presente manual) Asegurarse de la conformidad del Sistema de Gestin de la Calidad ( Ver numeral

    8.2.2.del presente manual ) Mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestin

    de la Calidad (Ver numeral 8.5.del presente manual).

    8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIN

    8.2.1. SATISFACCIN DEL CLIENTE

    Como parte de la medicin del desempeo del Sistema de Gestin de la Calidad de la Administracin Municipal de Sabaneta, se realiza el seguimiento a la percepcin del cliente a travs de aspectos la percepcin de la comunidad Sabanetea en relacin con la gestin de la entidad, por otro lado se tiene establecido el P-AM-022 Procedimiento de Medicin de la Satisfaccin de la comunidad, en relacin con la percepcin de la comunidad. Tambin se gestionan las quejas y reclamos de los clientes respecto a la prestacin del servicio mediante P-AM-020 Procedimiento Retroalimentacin con el Cliente.

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    En funcin de los resultados obtenidos se pueden generar acciones correctivas, acciones preventivas y de mejora.

    8.2.2 AUDITORA INTERNA

    El Sistema de Gestin de la Calidad de la Administracin Municipal de Sabaneta, es objeto de auditoras internas de calidad planificadas por el Proceso de Mejoramiento Continuo, para verificar el cumplimiento de lo establecido en el Sistema de Gestin de la Calidad, la eficacia del mismo.

    Existen dos tipos de auditoras internas dentro de la Administracin Municipal de Sabaneta:

    Auditoras Internas de Calidad: Se realiza al menos una auditoria anual a todo el Sistema de Gestin de la Calidad. Estas auditoras se realizan por auditores internos y se programan en diferentes perodos, segn el estado de importancia de los procesos as como el resultado de auditorias previas, acorde al P-AM-018 Procedimiento de Auditoras Internas. Auditoras Internas de Control Interno: Se realizan teniendo en cuenta las directrices definidas en el proceso de Control Interno y las directrices establecidas en el MECI (Modelo Estndar de Control Interno), acorde al P-CI-001 Procedimiento de Auditorias de Control Interno.

    La informacin resultante es uno de los elementos de entrada para las revisiones por la Direccin al Sistema de Gestin de la Calidad de la Administracin Municipal de Sabaneta.

    8.2.3 SEGUIMIENTO Y MEDICIN DE LOS PROCESOS

    Cada una de las caracterizaciones de los procesos (Ver anexo del #3 al #21) del Sistema de Gestin de la Calidad de la Administracin Municipal de Sabaneta tiene un tem denominado Indicadores en donde se relacionan los indicadores de cada proceso, los cuales son detallados en las fichas tcnicas de indicadores. A travs de estos indicadores se le hace seguimiento a cada proceso y son analizados peridicamente por el comit de calidad de cada Secretara.

    El Seguimiento a los objetivos de calidad se realiza teniendo en cuenta el F-AM-046 Plan de Accin para los Objetivos de Calidad que contiene la siguiente informacin: Objetivo, Accin, estrategias, responsables, indicador, meta y resultado.

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    8.2.4 SEGUIMIENTO Y MEDICIN DEL SERVICIO

    En los proyectos y en los contratos y convenios estn definidas las especificaciones del servicio acordadas con el cliente. El seguimiento y medicin se realiza de acuerdo a las especificaciones establecidas en cada uno de los procesos misionales.

    8.3 CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME

    La Administracin Municipal de Sabaneta document e implement el P-AM-016 Procedimiento para el Control de Productos o Servicios No Conformes, en el cual se definen los controles, las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del producto No Conforme.

    8.4 ANLISIS DE DATOS

    Con el objetivo de analizar los datos para demostrar la idoneidad y la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestin de la Calidad y evaluar donde puede realizarse la mejora continua, la Administracin Municipal de Sabaneta ha documentado e implementado el P-AM-017 Procedimiento para la Mejora Continua.

    Los comits de calidad de cada secretara en compaa de los responsables de los procesos y los lderes de los procesos del Sistema de Gestin de la Calidad analizan y determinan las acciones necesarias para eliminar y/o prevenir no conformidades en el Sistema de Gestin de la Calidad.

    8.5 MEJORA

    8.5.1 MEJORA CONTINUA

    La Administracin Municipal de Sabaneta con el propsito de mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestin de la Calidad ha documentado e implementado el Proceso de Mejora Continua. El cual tiene documentado entre otros procedimientos: P-AM-017 Procedimiento para la Mejora Continua, P-AM-005 Procedimiento para Acciones Correctivas, P-AM-006 Procedimiento para Acciones Preventivas, P-AM-023 Procedimiento para Acciones de Mejora.

    8.5.2 ACCIN CORRECTIVA

    En cualquiera de los procesos que conforman el Sistema de Gestin de la Calidad de la Administracin Municipal de Sabaneta se puede identificar la necesidad de generar accin correctiva debido a:

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    No cumplimiento de los requisitos definidos en los procedimientos de la Administracin Municipal de Sabaneta.

    Incumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios. Quejas y reclamos realizados por el cliente entre otros.

    Los comits de calidad en conjunto con los Responsables y Lderes de los procesos en los cuales se identificaron las no conformidades verifican la eficacia de las acciones correctivas tomadas. Para ello la Administracin Municipal de Sabaneta ha establecido el P-AM-005 Procedimiento para las Acciones Correctivas, en ste se establecen los lineamientos a seguir para la identificacin de la no conformidad, el anlisis de causas, las acciones a tomar, el seguimiento y verificacin de eficacia de las mismas.

    8.5.3 ACCIN PREVENTIVAS

    Las acciones preventivas son generadas cuando existe la posibilidad de la generacin de una no conformidad. En el Sistema de Gestin de la Calidad de la Administracin Municipal de Sabaneta, se tiene establecido el P-AM-006 Procedimiento para Acciones Preventivas, en ste se establecen los lineamientos a seguir para la identificacin de la no conformidad potencial, el anlisis de causas, las acciones a tomar, el seguimiento y verificacin de eficacia de las mismas.

    De igual manera se realiza una identificacin de los posibles riesgos que pueden incidir en el normal desempeo de los procesos.

    Para la identificacin de los riesgos se realiza de acuerdo a las directrices establecidas por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, estos riesgos se encuentran identificados en el Mapa de Riesgos del Municipio y las polticas de administracin del riesgo segn decreto 111 de julio 31 de 2006.

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    CAPITULO II. MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO

    1. GENERALIDADES

    El Modelo Estndar de Control Interno para el estado Colombiano MECI

    11000000::22000055 proporciona la estructura bsica para eevvaalluuaarr llaa eessttrraatteeggiiaa,, llaa ggeessttiinn yy llooss pprrooppiiooss mmeeccaanniissmmooss ddee eevvaalluuaacciinn del proceso administrativo, y aunque promueve una estructura uniforme, se adapta a las necesidades especficas de cada entidad, a sus objetivos, estructura, tamao, procesos y servicios que suministran.

    Este modelo ha sido implementado en la Administracin Municipal de Sabaneta de una manera prctica y sencilla gracias al equipo operativo MECI, quienes con el ingenio y creatividad y con la ayuda de los artistas de la casa de la cultura, disearon una mascota que ha permitido el empoderamiento, de este modelo en la administracin municipal.

    2. ADOPCIN E IMPLEMENTACIN DEL MODELO

    La adopcin e implementacin del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005, en el municipio de Sabaneta se ha realizado teniendo en cuenta los siguientes puntos:

    2.1 ADOPCIN DEL MODELO

    Se adopt el modelo Estndar de Control Interno mediante el decreto No 171 del 31 de octubre de 2005 Por el cual se Adopta el Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 en el Municipio de Sabaneta, lo anterior teniendo como modelo el enviado por el DAFP.

    Se nombr un representante de la alta direccin para la implementacin, el seor alcalde determino a travs de Resolucin Administrativa que sera importante que el representante de la alta direccin estuviera en cabeza de la Asesora del Bloque social e incluyente, quien garantizara la operacionalizacin de las acciones necesarias al desarrollo de implementacin y mejoramiento contino del Modelo Estndar de Control Interno como herramienta para aplicar el Sistema de Control Interno Estatal. A esta servidora se le brindo toda la informacin y divulgacin precisa del Modelo Estndar de Control Interno y del grado de importancia de su designacin, quien adems estableci una agenda de trabajo paralela para conocer la proyeccin del Sistema de Control Interno a travs del Modelo desarrollado.

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    El acompaamiento y constante asesoramiento de la oficina de control interno ha sido vital para que no se desfallezca por parte del representante designado, debido a que en primera instancia lo ve como una labor que le asignan pero que no tiene nada que ver con su funcin como secretario de planeacin, pero a medida que conoce y profundiza por cada componente y elemento, descubre que es bastante el poder que asume dentro de la administracin municipal para la toma de decisiones.

    2.2 IMPLEMENTACIN DEL MODELO

    Se inicia la implementacin del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005, realizando las siguientes actividades con el acompaamiento en cada una de las dependencias de la Administracin Municipal de los lderes MECI, as:

    Se realiza el autodiagnstico con la participacin de un alto nmero de servidores pblicos de la entidad, quienes fueron acompaados y asesorados por los funcionarios de la oficina de Control interno Municipal, siendo este el punto de partida en la implementacin de dicho modelo en el municipio, debido a que permiti conocer la situacin real del Municipio en materia de control y de conocimiento de este sistema, lo que se evidenci con las fortalezas y debilidades que surgieron por parte de los servidores evaluados. Adicionalmente, se pudo establecer falencias administrativas trasversales a toda la administracin lo que abri las puertas al trabajo por procesos y no por dependencias.

    Los miembros del Comit Operativo MECI de la Administracin Municipal de Sabaneta han sido los responsables de la implementacin de los diferentes procesos de la administracin municipal, contando con todo el apoyo de sus equipos de trabajo, de la alta direccin y con la asesora y acompaamiento de la oficina de control interno; de esta manera se llevan a cabo acciones de mejora permanente a los procesos sin necesidad de esperar las auditorias internas.

    Este proceso se ha desarrollado a cabalidad gracias a la cultura de mejoramiento continuo que ha permitido reuniones de los equipos primarios con una frecuencia mensual, de donde se desprende situaciones de desarrollo permanente.

    La Oficina de Control Interno del municipio de Sabaneta ha acompaado desde el inicio el proceso y ha realizado seguimiento permanente a cada uno de los pasos que se planificaron para la implementacin de dicho modelo.

    Todas las fases han sido aprobadas por el Comit Coordinador de Control Interno como organismo de direccin, adems se ha contado con el apoyo del

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    Alcalde Municipal como mxima autoridad de la Entidad, quien reconoce que es su responsabilidad la aplicacin de este Modelo; igualmente ha sido el representante legal quien ha aprobado el proyecto de fortalecimiento y mejoramiento de la prestacin de los servicios por parte de los servidores pblicos, elaborado segn la metodologa general ajustada y que permite acceder a los recursos financieros para desarrollar las diferentes fases de la implementacin de este modelo. La aprobacin de los avances han sido medidos con diversos indicadores tales como: Grado de disminucin de los procesos disciplinarios internos. Numero de mecanismos de difusin del Modelo estndar de Control interno. Participacin de los servidores en los programas de capacitacin. Estmulos aplicados a los servidores pblicos. Tratamiento oportuno a las Quejas recibidas. Eficacia de los mecanismos de comunicacin. Incremento en las acciones preventivas. Reporte oportuno de las cuentas e informes a rganos de control. Elaboracin de proyectos conforme la metodologa general ajustada. Igualmente el comit coordinador aporto ideas y estrategias para las diversas fases de la implementacin de este modelo, las cuales fueron acogidas por el equipo MECI.

    En el anexo #24). la matriz de productos meci del Municipio de Sabaneta con las estrategias y evidencias que el municipio de Sabaneta da cumplimiento a cada uno de los elementos, componentes y subsistemas del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005.

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    CAPITULO III. GOBIERNO EN LINEA

    1. GENERALIDADES

    En los ltimos aos la estrategia Gobierno en lnea ha evolucionado, incluyendo dentro de su misin, el propsito de impulsar la competitividad y el mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos, alinendose con el nuevo marco internacional que rige las estrategias de Gobierno Abierto y Acceso a la Informacin. Por tal motivo reformul sus objetivos estratgicos, siendo en esta nueva etapa los siguientes:

    Facilitar la eficiencia y colaboracin en y entre las entidades del Estado Contribuir al incremento en la transparencia de la gestin pblica Promover la participacin ciudadana a travs de medios electrnicos Fortalecer las condiciones para el incremento de la competitividad y el

    mejoramiento de la calidad de vida

    Como estrategia para el logro de estos objetivos se plante una nueva forma de orientar a las entidades pblicas, evolucionando de un modelo secuencial de fases hacia un proceso evolutivo e iterativo de componentes basados en el mejoramiento incremental de distintos niveles de madurez.

    Modelo GEL 3.1 Manual para la su Implementacin

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    De igual forma, la Ley 1437 de 2011 por la cual se expide el nuevo Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Adde medios electrnicos tanto en la relacin de las entidades con los ciudadanos como en su funcionamiento interno.

    El Decreto 019de 2012 tambin conocido como Ley Antitrmites dicta las normas bajo las cuales se suprimen o reforman las regulaciones, procedimientos y trmites innecesarios que existen en la administracin pblica. Finalmente, el decreto 2693 de 2012 define los lineamientos, plazos y trminos para que las entidades pblicas, de diferentes niveles y rdenes,

    2. INSTITUCIONALIZACIN DE LA ESTRATEGIA

    El municipio de Sabaneta, en comprometido con la implementacin y avance los diferentes componentes de la estrategia de Gobierno en lnea, ha venido configurando algunas acciones que buscan institucionalizar la estrategia en el quehacer diario de los funcionarios de la administracin local. Dentro de este conjunto de acciones se encuentran las siguientes:

    Resolucin 427 de 2008 Por la cual se crea el Comit de Gobierno en lnea del Municipio de Sabaneta.

    Resolucin 279 de 2011 Por la cual se define el los responsables de actualizacin y publicacin del Sitio Web del Municipio de Sabaneta y del Sistema nico de Informacin de Trmites

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    Cdigo: M

    De igual forma, la Ley 1437 de 2011 por la cual se expide el nuevo Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo hace nfasis en el uso de medios electrnicos tanto en la relacin de las entidades con los ciudadanos como en su funcionamiento interno.

    El Decreto 019de 2012 tambin conocido como Ley Antitrmites dicta las normas bajo n o reforman las regulaciones, procedimientos y trmites

    innecesarios que existen en la administracin pblica. Finalmente, el decreto 2693 de 2012 define los lineamientos, plazos y trminos para que las entidades pblicas, de diferentes niveles y rdenes, implementen la estrategia de Gobierno en lnea.

    INSTITUCIONALIZACIN DE LA ESTRATEGIA El municipio de Sabaneta, en comprometido con la implementacin y avance los diferentes componentes de la estrategia de Gobierno en lnea, ha venido configurando algunas acciones que buscan institucionalizar la estrategia en el quehacer diario de

    ionarios de la administracin local. Dentro de este conjunto de acciones se

    Resolucin 427 de 2008 Por la cual se crea el Comit de Gobierno en lnea del Municipio de Sabaneta.

    Resolucin 279 de 2011 Por la cual se define el procedimiento y se designan los responsables de actualizacin y publicacin del Sitio Web del Municipio de Sabaneta y del Sistema nico de Informacin de Trmites

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    De igual forma, la Ley 1437 de 2011 por la cual se expide el nuevo Cdigo de ministrativo hace nfasis en el uso

    de medios electrnicos tanto en la relacin de las entidades con los ciudadanos como

    El Decreto 019de 2012 tambin conocido como Ley Antitrmites dicta las normas bajo n o reforman las regulaciones, procedimientos y trmites

    innecesarios que existen en la administracin pblica. Finalmente, el decreto 2693 de 2012 define los lineamientos, plazos y trminos para que las entidades pblicas, de

    Gobierno en lnea.

    El municipio de Sabaneta, en comprometido con la implementacin y avance los diferentes componentes de la estrategia de Gobierno en lnea, ha venido configurando algunas acciones que buscan institucionalizar la estrategia en el quehacer diario de

    ionarios de la administracin local. Dentro de este conjunto de acciones se

    Resolucin 427 de 2008 Por la cual se crea el Comit de Gobierno en lnea del

    procedimiento y se designan los responsables de actualizacin y publicacin del Sitio Web del Municipio de

    SUIT.

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    Resolucin 355 de 2011 Por la cual se designa el responsable de liderar la implementacin de los Trmites y Servicios automatizados del Municipio de Sabaneta

    3. COMO AVANZA LA ESTRATEGIA EN EL MUNICIPIO DE SABANETA

    El municipio de Sabaneta durante los ltimos 4 aos ha sido lder en la implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea y en el reporte de sus avances. Al final el ao 2012, en el cual finalizada de acuerdo a los lineamientos del Gobierno Nacional la implementacin del Modelo de Gobierno en lnea 2.0, bajo lo establecido en el Decreto 1151 de 2008, el municipio de Sabaneta obtuvo los siguientes resultados:

    Fase de Informacin

    Fase de Interaccin

    Fase de Transaccin

    Fase de Transformacin

    Fase de Democracia

    100% 100% 100% 100% 100%

    Durante el ao 2013, se dio inicio a la implementacin de un nuevo modelo basado en los principios del Gobierno Abierto, un cambio en el modelo de evaluacin y del reporte de los avances, as las cosas el municipio para el cierre del ao 2013, obtuvo los siguientes resultados:

    Componente Avance Transversal 49% Informacin 41% Interaccin 49% Transaccin 49%

    Transformacin 49% Democracia 40%

    4. PLAN DE ACCIN DE GOBIERNO EN LNEA

    Como elemento de planeacin en materia de Gobierno en lnea, el municipio de Sabaneta ha definido el siguiente plan de accin para la vigencia 2014:

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    Componente Meta 2014 Lnea de Accin Actividad

    Elementos Transversales 60%

    Institucionalizar GEL

    Fortalecimiento Comit GEL

    Planeacin GEL

    Estrategia de Apropiacin

    Monitoreo y Evaluacin

    Centrar la Atencin en el Ciudadano

    Caracterizacin de Usuarios

    Estrategia de Promocin y Divulgacin

    Accesibilidad

    Usabilidad

    Informacin 55% Publicacin de Informacin

    Poltica Editorial

    Publicacin de Informacin

    Acceso Multicanal

    Interaccin 60% Habilitar Espacios de Interaccin

    Consulta Bases de Datos

    Informacin Interactiva

    Soporte en Lnea

    Suscripcin a servicios de Informacin RSS

    Base de Datos de correos autorizados para Comunicaciones

    Suscripcin a servicios de Informacin al Mvil

    Avisos de Confirmacin

    Mejoramiento

    Encuestas de Opinin

    Transaccin 35% Trmites y Servicios en Lnea

    Caracterizacin, anlisis y priorizacin de trmites

    Automatizacin

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    Transformacin 40% Uso de medios electrnicos para procesos y

    procedimientos internos

    Buenas Prcticas

    Documentos Electrnicos

    Procesos y Procedimientos Electrnicos

    Democracia 65%

    Participacin a travs de medios

    electrnicos

    Participacin a travs de medios electrnicos

    Construir de forma participativa polticas y

    planes estratgicos

    Construccin de normatividad a travs de medios electrnicos

    Construccin de la planeacin a travs de medios electrnicos

    Rendicin de Cuentas

    Uso de medios electrnicos para los procesos de rendicin de

    cuentas

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    9. NOTAS DE CAMBIO

    No. Versin Inicial Naturaleza del Cambio Identificacin del Cambio Versin

    Final 1 00 Se incluy el Alcance del SGC Numeral 6.4 01

    2 00 Se anex la Asociacin entre Procesos y Procedimientos del SGC

    Anexo No. 1 01

    3 00 Se especificaron las entradas y salidas de los procesos del SGC Descripcin de Procesos 01

    4 01

    Se atendieron las recomendaciones del auditor del ICONTEC en cuanto a la presentacin del Manual de Calidad y la interaccin de los procesos. Adems, la nueva administracin sugiri en separar, mover y unir otros procesos de manera tal que se identificar y diferenciar la parte administrativa y de apoyo con lo misional del Municipio

    Se modific el mapa de procesos diferenciando los procesos estratgicos, misionales y de apoyo: Separando Recursos Fsicos de los Recursos Humanos y uniendo Contratacin y Supervisin y Vigilancia ya que esta ltima es una actividad de la contratacin. Tambin, se ajust el Manual de Calidad a la razn de ser del SGC y se le dio enfoque de procesos en su presentacin, utilizando un nuevo formato para la descripcin de los procesos de forma tal que permitiera comprender rpidamente los procesos del SGC.

    02

    5 02

    Se amplia el alcance del incluyendo la Secretara de Gobierno y Desarrollo Ciudadano, con el propsito de brindar un mejor servicio a la comunidad; adems se ajust la caracterizacin de los procesos con la inclusin de los planes de accin como entrada de los mismos.

    Se incluy la documentacin de la secretara de Gobierno y Desarrollo Ciudadano, adems de modificar la caracterizacin de los procesos incluyendo los planes de accin. 03

    6 03

    Ampliacin del alcance del Sistema de Gestin de la Calidad, incluyendo los procesos de las Secretaras de Planeacin, Obras Pblicas y Desarrollo Econmico y Educacin y Cultura.

    Se incluyeron en el alcance del Sistema de Gestin de la Calidad los procesos que en las Secretaras de Planeacin, Obras Pblicas y Desarrollo Econmico (Gestin de la Infraestructura) y Educacin y Cultura (Gestin de la Calidad Educativa, Gestin de la Cobertura y Participacin Ciudadana) con el propsito incluir otros servicios que prestan a la

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    No. Versin Inicial Naturaleza del Cambio Identificacin del Cambio Versin

    Final comunidad, adems se incluyen las caracterizaciones de los procesos nuevos en la categora de procesos misionales. Se realiza la desagregacin en el mapa de procesos incluyendo la categora de procesos de evaluacin donde se tiene el proceso de mejora continua y se incluye el proceso de control interno. Se ajustan las caracterizaciones de los procesos con la inclusin de las nuevas Secretaras al SGC y se ajusta la documentacin de los nuevos procesos y se realiza la inclusin de la documentacin nueva para los procesos misionales que ya existan.

    7 04

    Redefinicin en la edicin del Manual de Calidad de acuerdo a los requisitos de la Norma NTC-ISO 9001:2000 y a la nueva estructura orgnica, adicionalmente y la inclusin del proceso de Comunicaciones en el mapa de procesos del SGC y el cambio de nombre y alcance del proceso de Direccin del SGC.

    Se edita el Manual de calidad acorde a los captulos de la Norma NTC-ISO 9001:2000 y al cumplimiento desde la Administracin Municipal y a la nueva estructura orgnica.

    Se incluye en el mapa de procesos en la categora de estratgicos el proceso de Comunicaciones.

    Se le modifica el nombre al proceso de Direccin del SGC.

    Se ajustan las caracterizaciones de los procesos acorde a los resultados de la auditoria interna de calidad.

    05

    8 05

    -Reestructuracin administrativa. -Inclusin de nuevo proceso Gestin de Tecnologa e Informtica. -Mejoramiento del Mapa de procesos. -Cambio en la denominacin de los siguientes procesos: CONTRATACIN DIRECCIN DEL SGC.

    Generacin de nuevos documentos en los procesos de: PLANIFICIACIN FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA. COMUNICACIN PBLICA GESTIN TECNOLOGA E INFORMTICA GESTIN RECURSOS HUMANOS GESTIN JURDICA Y

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    No. Versin Inicial Naturaleza del Cambio Identificacin del Cambio Versin

    Final CONTRACTUAL.

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    -Se realizan ajustes en las especificaciones dadas en el requisito 7.3. Diseo y Desarrollo y 7.6. Control de Equipos de Seguimiento y Medicin.

    -Se definen criterios bajo los cuales se aplica el requisito 7.3. en los proyectos y programas de la Administracin Municipal. -Se especifica la forma en la que se da cumplimiento e inclusin del requisito 7.6. en la Administracin Municipal y en el control que se establece para los equipos de seguimiento y medicin.

    07

    10 07 Integracin de SGC, MECI y GELT, en un solo MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN SIGSA.

    Se realizan los ajustes necesarios donde se incluyen los temas de: MECI y GELT como componentes del SIGSA.

    08

    11 08

    Cambios de Plan de Desarrollo para la vigencia 2012-2015. Designacin de nuevo representante de la Direccin para el Sistema de Gestin de la calidad y MECI Ajustes y revisin de procesos conforme la normatividad vigente.

    Se constituyo el nuevo Plan de desarrollo para la Vigencia 2012-2015. Designacin del nuevo representante de la direccin unificado para el SGC y MECI. Modificacin de procesos ajustados a la normatividad vigente

    09

    12 09 Actualizacin Sistema Integrado de Gestin SIGSA

    Actualizacin de los procesos, procedimientos y documentacin del Sistema Integrado de Gestin de acuerdo a la normatividad vigente e introduciendo cambios que permitan el mejoramiento continuo de la gestin.

    10

    10. ANEXOS

    Anexo No. 1: Estructura Orgnica Anexo No. 2: Mapa de procesos Anexo No. 3: Descripcin del Proceso: Direccionamiento Estratgico Anexo No. 4: Descripcin del Proceso: Planificacin Financiera y Administrativa Anexo No. 5: Descripcin del Proceso: Comunicacin Pblica Anexo No. 6: Descripcin del Proceso: Formacin Anexo No. 7: Descripcin del Proceso: Asesora y Asistencia Anexo No. 8: Descripcin del Proceso: Apoyo Social Anexo No. 9: Descripcin del Proceso: Vigilancia y Control Anexo No. 10: Descripcin del Proceso: Administracin de Impuestos Anexo No. 11: Descripcin del Proceso: Gestin de Trmites

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    Anexo No. 12: Descripcin del Proceso: Gestin de la Calidad del Servicio Educativo Anexo No. 13: Descripcin del Proceso: Gestin de la Cobertura del Servicio Educativo Anexo No. 14: Descripcin del Proceso: Gestin de la Infraestructura Municipal Anexo No. 15: Descripcin del Proceso: Participacin Ciudadana Anexo No. 16: Descripcin del Proceso: Gestin Jurdica y Contractual Anexo No. 17: Descripcin del Proceso: Gestin de Recurso Humano Anexo No. 18: Descripcin del Proceso: Gestin de Recursos Fsicos Anexo No. 19: Descripcin del Proceso Gestin de Tecnologa e Informtica Anexo No. 20: Descripcin del Proceso: Mejora Continua Anexo No. 21: Descripcin del Proceso: Control Interno Anexo No. 22: Inventario de Documentacin del SGC Anexo No. 23: Diseo y Desarrollo Aplicacin en la Administracin Municipal Anexo No. 24: Matriz de productos MECI Municipio de Sabaneta