Manual 5S - Toyota Motor Corporation

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    15-Apr-2016

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Manual de implementacin del sistema de gestin 5s en los concesionarios automotrices de Toyota

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  • 5S

  • Introduccin

    Las 5Ss son el concepto principal de las condiciones de operacin para lasactividades de TSM.Las 5Ss incluyen mtodos para gestionar los activos (personal, instalaciones yequipos) que brindan soporte a las operaciones (flujo de informacin) a travs de laaclaracin de los conceptos fundamentales de TPS, con el que se mejora laproductividad a travs de la eliminacin del Muda (desperdicio).Adicionalmente, siendo las 5Ss parte esencial para la aplicacin de los conceptos TPSen las operaciones de Repuestos y Servicio, no es exagerado decir que su noimplementacin perturbara la estandarizacin de las operaciones bsicas.Las 5Ss son tambin importantes para garantizar la seguridad y satisfaccin del losempleados (ES), incrementar la rentabilidad, y contribuir al CS.Este folleto explica los conceptos bsicos y el enfoque de las actividades de 5Ss enlos almacenes y talleres de los Concesionarios.Adems de que nuestros Concesionarios entiendan la importancia y la necesidad delas 5Ss, tambin esperamos que las actividades TSM se introduzcan y se desarrollen atravs de su promocin continua.

    El posicionamiento de la Gua 5S

    GOG

    Aclara el Cundo, Quin, y Qu hacer para cada proceso basado en el concepto TPS

    Aclarar el Por qu (razn) y que (propsito) necesita ser implementado para alcanzar el estado ideal.

    1. Estado Ideal

    2. Modelos de Operacin Ideales

    Aclara el criterio para una adecuada instalacin y equipos para llevar a cabo las operaciones de post-venta asegurando la calidad - basado en el concepto 5S

    Manual de Instalaciones y Equipos

    Prerrequisitos paraalcanzar las condiciones en GOG

  • Tabla de ContenidosTabla de Contenidos

    1Qu son las 5Ss?

    2Por qu son necesarias las 5Ss?

    Seiri (organizar)

    3Acciones especficas

    Seiton (clasificar)

    Seisou (limpiar)

    Seiketsu (estandarizar)

    P1

    P3

    P5

    P7

    P9

    P11

    Shitsuke (autodisciplina) P

  • Actividades 5S

    1. Qu son las 5Ss?

    Las 5Ss se refiere a las actividades de organizar, clasificar, limpiar, estandarizar y autodisciplina que se aplican no solo a la industria automotriz sino a todas las compaas.La idea general de las 5Ss es la siguiente:

    Las actividades 5S consisten en implementar constantemente la organizacin, clasificacin, limpieza, estandarizacin y autodisciplina, y su propsito es la bsqueda continua de un lugar de trabajo cmodo y seguro.

    Seiketsu (estandarizar)Mantenga el estado de los objetos que ya han sido organizados, clasificados, y limpiados.

    La limpieza temporal no forma parte de las

    5Ss!

    Seiri (organizar)Organizar cada objeto como necesario o innecesario.

    Desechar lo innecesario (o re usarlos).

    Seiton (clasificar)Arreglar los objetos necesarios por el propsito de uso; frecuencia de uso; donde sern usados; forma y luego decida donde y como sern almacenados.

    Seisou (limpiar)Mantenga todo limpio: herramientas, equipos, dispositivos, pisos, paredes, ventanas y artculos personales.

    Shitsuke (autodisciplina)Mantenga el habito de cumplir con las 4S anteriores.

    Actividades 5S

    Seiri(organizar)

    Seiton(clasificar)

    Seisou(limpiar)

    Seiketsu(estandarizar)

    Garantizando la seguridad con las 5S

    1

    A travs de organizar, clasificar, limpiar, estandarizar y autodisciplina,

    Se establece un lugar de trabajo seguro y hospitalario

  • Actividades 5S en los Concesionarios

    Almacenamiento y Equipos

    Seiri(organizar)

    Seiton(clasificar)

    Clasificar todos los objetos (repuestos,

    herramientas y equipos) como necesarios e

    innecesarios

    Asegure un espacio adicional desechando las

    cosas que no necesita

    Almacene los objetos en lugares cercanos o que requieran de una corta distancia para tomarlo y guardarlo

    Evite la falta de objetos que necesita.

    Mantenga los objetos de tal manera que se

    2

    Construirse en el habito de comprometerse con las 4S anteriores.

    Establecer un control permanente en el desempeo de cada tarea.

    Shitsuke(autodisciplina)

    AmbienteSeisou(limpiar)

    Seiketsu(estandarizar)

    Mantenga los objetos de tal manera que se puedan exhibir todas sus funciones

    Mantenga la limpieza de su rea y la de los cliente para mantener una condicin confortable

    Mantenga la organizacin, clasificacin y limpieza del ambiente del almacn y taller mediante el control visual

    Si el deterioro empieza, tomar acciones Kaizen inmediatamente para restablecer el estado original

  • 2. Por qu son necesarias las 5Ss?

    Las 5Ss desarrollan un ambiente de trabajo en el que los empleados pueden trabajar fcilmente

    Los efectos de implementar las 5Ss (diagrama conceptual)

    Crea Concesionarios cmodos implementando las 5Ss

    Mejora ES debido a las mejoras en el ambiente del almacn y taller

    Mejora la habilidad para proveer los repuestos y servicio a travs de la mejora

    Empleados

    Llevaa

    Las 5Ss promueven el incremento de la productividad y la eliminacin del Muda(desperdicio) en los Concesionarios

    Mejora el CS y

    Rentabilidad

    del

    Concesionario

    Realizando actividades que mejoren el ambiente de trabajo, tales como hacer que los objetos sean ms fciles de encontrar, mejora la produccin y el nivel de satisfaccin del empleado.

    Al mismo tiempo que se mejora el ambiente de trabajo y aumenta la productividad en el lugar realzando ES, las 5Ss tambin logran reducir los costos eliminando Muda (prdida).

    La calidad de los productos y servicios disminuye debido a la reduccin de la productividad

    CS disminuye y los clientes se van debido a la disminucin de la capacidad de atencin cliente

    Qu sucede si las 5Ss no son implementadas correctamente?

    Mejora la habilidad para proveer los repuestos y servicio a travs de la mejora de la productividad. Reduce los costos debido a la eliminacin de desperdicios

    Mejora la rentabilidad del Concesionario

    Resultado

    Mejora el CS

    Gestin del Concesionario

    Clientes

    Resultado

    Disminuye la rentabilidad del Concesionario

    Efectos en el lugar de trabajo Efectos en la gestin

    Reduce la productividad debido a Muda (prdida)

    Desperdicio de tiempo debido a operaciones ineficientesAumento de los costos debido a excesivo almacenamiento

    Reduccin de las ganancias debido al

    aumento de los costos

    La seguridad y ambiente de trabajo empeora, llevando a reducir ES

    Disminuye las horas-hombre debido a lesionesTrabajo se hace ineficiente debido al deterioro del ambiente de trabajo

    3

    Resultado

  • La Relacin entre las 5Ss y SeguridadGarantizar la seguridad de los clientes y de los empleados debe ser la actividad de ms alta

    prioridad en los Concesionarios

    Si no se realizan la organizacin y clasificacin:Si no se realizan la organizacin y clasificacin:Si no se realizan la organizacin y clasificacin:Si no se realizan la organizacin y clasificacin:

    Si tiene exceso de objetos que no necesita, estos inevitablemente son colocados en varios lugares

    Cuando los objetos estn apilados, ellos causan que las personas se tropiecen y se pueden caer de sus pilas, lo que aumenta el riesgo de lesiones.

    Una salida de emergencia bloqueada es una ruta de escape insegura.

    4

    Si los equipos no tienen fcil acceso, estos no podrn alcanzar su mximo desempeo.

    Si no se realizan diariamente la gestin y el mantenimiento, el botiqun de primeros auxilios o extintor de fuegos no sern accesibles fcilmente en caso de lesiones o incendio, llevando potencialmente a un desastre mayor.

    Las 5Ss son necesarias para garantizar la seguridad

    Si se realizan la organizacin y clasificacin, pero la limpieza y estandarizacin no:

  • Seiri (organizar)

    Situacin comnmente observadaSituacin comnmente observadaSituacin comnmente observadaSituacin comnmente observada

    Clasificar todos los objetos (repuestos, herramientas y equipos) como necesarios o no necesariosAsegurar espacio adicional desechando los objetos que no necesita

    Clasificar todos los objetos (repuestos, herramientas y equipos) como necesarios o no necesariosAsegurar espacio adicional desechando los objetos que no necesita

    PropsitoPropsitoPropsitoPropsito

    3. Acciones especficas

    Eliminar los Objetos que No Necesita

    Repuestos innecesarios mezclados con repuestos necesarios ocupan gran cantidad de espacio

    5

    Una habitacin que podra ser utilizada con otro propsito se utiliza como rea de almacenamiento

    Hay herramientas y objetos que no son utilizados y/o rotos -> desperdicio de espacio

  • A. Categorizar los artculos disponibles en cada rea y hacer una lista

    Qu hacerQu hacerQu hacerQu hacer

    Criterio para decidir que es innecesario

    Objetos que estn rotos / no identificados (desconocidos)

    Objetos que no se han usado por un perodo de tiempo Seprelo por cada tipo de tem

    (bsicamente, las reglas deben establecerse en cada regin)

    (Observar la Hoja de Control Limpieza y Orden)

    Ejemplos: Repuestos, Accesorios - Equipos, dispositivos - Herramientas, SST

    B. Clasificar los artculos en objetos que necesita y que no Necesita

    Objetos que no se utilizan por un periodo de tiempo largo deben ser considerados como

    innecesarios

    (Referencia)

    Si no se puede determinar la frecuencia de uso,

    ponga el artculo en reserva.

    Para objetos que tienen uso desconocido o cuyo valor no se

    Muestra: Hoja de Control de Limpieza

    y Orden

    Si algo es dejado en una habitacin que no tiene propsito, alguien eventualmente pondr otras cosas ah, y nuevamente ser el mismo espacio de almacenaje que fue antes.

    Asegrese que el propsito de uso quede bien claro, y que no sea usado para cosas diferentes al de su propsito.

    C. Desechar lo innecesario, crear espacio

    Cada regin debe establecer sus regulaciones (reglas) para el manejo de objetos riesgoso/peligrosos o nocivos al ambiente, y luego actuar de acuerdo a dichas reglas.

    Puntos a considerar al desechar

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    Para objetos que tienen uso desconocido o cuyo valor no se puede determinar, pngalos en reserva temporalmente.

    Registre la frecuencia de uso y deseche los no usados en intervalos regulares (use el criterio arriba mencionado sobre qu es necesario para la seleccin).

    D. Cerrar espacios temporalmente, reabrir con un propsito

  • Situacin comnmente observadaSituacin comnmente observadaSituacin comnmente observadaSituacin comnmente observada

    Almacene los objetos con fcil acceso o que requieran de una corta distancia para tomarlos y regresarlos a su sitio

    Prevenga la falta de objetos que necesita

    Almacene los objetos con fcil acceso o que requieran de una corta distancia para tomarlos y regresarlos a su sitio

    Prevenga la falta de objetos que necesita

    PropsitoPropsitoPropsitoPropsito

    Seiton (clasificar)4. Acciones especficas

    Eliminacin de Tiempo Perdido Buscando

    Se da movimiento innecesario, reduciendo la productividad

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    Incluso cuando desea usarlo, no puede encontrar rpidamente lo que necesita

    Debido a que las condiciones de uso son desconocidas, no se puede saber si estn en uso o si existe un faltante

  • B. Establecer un lugar para colocar los objetos que requieren tomar en cuenta su uso y aclarar la cantidad y divisiones necesarias

    A. Verificar la frecuencia de movimiento de cada artculo

    Qu hacer Qu hacer Qu hacer Qu hacer

    Arreglar las cosas cerca de los movimientos del personal de acuerdo a la frecuencia de su movimiento y uso.Eliminar Muda (desperdicios) reduciendo los movimientos.

    Tomar en consideracin la postura de trabajo para arreglar la cosas de manera que sea fcil tomarlas y devolverlas.

    Verificar si el movimiento de los objetos se da diariamente, una vez por semana o pocas veces al ao.

    C. Visualizar la presencia y ausencia (disponibilidad) para prevenir la falta de objetos.

    Organizar todos los artculos que necesita, incluyendo repuestos, herramientas y equipo, documentos, etc. Determinar claramente qu se usa, dnde se ubican o se guardan todos los artculos y cuntos de cada uno se tienen disponibles.

    Especialmente para cosas como herramientas compartidas, sealando quin est usando con una etiqueta con el nombre, etc. dejando claro si est usndose o si se ha perdido.

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  • Almacenamiento y Equipo

    Mantener las cosas de manera que se puedan exhibir todas sus funcionesAmbiente

    Mantener la limpieza de las reas y mantener el rea de los clientes en condiciones confortables

    Almacenamiento y Equipo

    Mantener las cosas de manera que se puedan exhibir todas sus funcionesAmbiente

    Mantener la limpieza de las reas y mantener el rea de los clientes en condiciones confortables

    PropsitoPropsitoPropsitoPropsito

    4. Acciones especficas

    Situacin Observada ComnmenteSituacin Observada ComnmenteSituacin Observada ComnmenteSituacin Observada Comnmente

    Seisou (limpiar)

    Desecho de piezas falladas/irregulares y mantenimiento del ambiente

    No se puede usar como est.Para usarse, primero debe limpiarseSi est descompuesto, el trabajo se interrumpe

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    Si los clientes lo encuentran desagradable, CS se reduce

    Un lugar de trabajo sin limpieza puede ser desagradable para los empleados y potencialmente tambin puede ensuciar los vehculos de los clientes

  • Qu hacerQu hacerQu hacerQu hacer

    B. Cuando las cosas estn sucias, lmpielas de inmediatoDesarrollar el hbito de limpiar las cosas inmediatamente despus de que se ensucien.

    A. Limpiar todos los artculos y el rea Mantener el rea, repuestos, equipo y herramientas en un lugar (estado) en que se puedan utilizar en cualquier momento. Mantener limpio y presentable los ambientes del Concesionario.

    * Si algo se ensucia esto es responsabilidad individual de cada empleado; piense en la siguiente persona que lo usar y lmpielo de inmediato.

    * Limpiar regularmente las salas y baos utilizados por los clientes.

    D. Restaurar a su condicin normalRestaure inmediatamente las cosas que no puedan utilizarse, como repuestos, equipo o herramientas descompuestas, pisos despintados o lneas de divisin que hayan desaparecido.

    * Si el equipo o herramientas estn descompuestos y no es posible repararlos, deschelos y remplcelos de inmediato.

    * La inspeccin diaria del funcionamiento de las herramientas es de vital importancia.

    C. Crear contramedidas para evitar que las cosas se ensucien

    La suciedad no slo dificulta que las cosas funcionen correctamente e impide que la gente alcance toda su potencial, sino que puede causar que los repuestos y el vehculo del cliente se ensucie.

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    Piense en formas de evitar que las cosas se ensucien -tales como la prevencin de salpicar aceite durante las operaciones de cambio de aceite- y pngalas en prctica.

  • Mantener el estado de organizar, clasificar y limpiar del ambiente del taller mediante el control visual

    Si ocurre el "deterioro", tomar acciones kaizen inmediatamente para restaurar el estado original

    Mantener el estado de organizar, clasificar y limpiar del ambiente del taller mediante el control visual

    Si ocurre el "deterioro", tomar acciones kaizen inmediatamente para restaurar el estado original

    PropsitoPropsitoPropsitoPropsito

    Seiketsu (estandarizar)4. Acciones especficas

    Situacin Observada ComnmenteSituacin Observada ComnmenteSituacin Observada ComnmenteSituacin Observada Comnmente

    Si no se lleva a cabo el mantenimiento peridicamente, las cosas pueden fallar repentinamente

    Prevenir las fallas a travs de la estandarizacin de organizar, clasificar y limpiar

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    Si las cosas no est en su lugar, las condiciones se deterioran y no es posible realizar las actividades de kaizen

    ?Si no hay una persona responsable asignada, no sabr a quin contactar cuando ocurra una falla

  • Qu hacerQu hacerQu hacerQu hacer

    A. Visualizar y seguir (obedecer) las reglas

    Designar personal que sea responsable de cada

    instalacin y equipo.

    Indicar el nombre del personal

    Establecer y visualizar reglas para cada artculo utilizado.

    * Establecer reglas para la frecuencia de inspecciones y para el mantenimiento de estantes, equipos y maquinaria, y establecer procedimientos de operacin estndar para el manejo de irregularidades.

    Seguir (obedecer) las reglas.

    * Establecer un ambiente de trabajo y estrategias para que las reglas sean

    seguidas por todo el personal.

    B. Aclarar la divisin de responsabilidades, mostrando los nombres del personal

    C. Verificacin y confirmacin diaria por personal responsable

    Indicar el nombre del personal

    responsable de cada instalacin y

    equipo.

    Crear una hoja de control que haga posible verificar el estado de separar, ordenar y limpiar; establecer en cada una de las reas (sala de clientes, reas, estaciones, etc.); hacer que la gerencia realice un recorrido y verificacin diariamente.

    Reportar el estado de estas verificaciones en las reuniones kaizen; En los casos en que hayan cosas sin hacer, inicie un procedimiento de seguimiento para determinar quin har qu acerca del problema y cundo.

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    Gerencia

    Responsable

    Personal

    Responsable

  • - Formar nuevos hbitos y costumbres que permita a los miembros de la empresa seguir con los 4 pasos anteriores.- Recordar constantemente a todos los miembros lo importante que es cumplir con esta filosofa de trabajo.

    - Formar nuevos hbitos y costumbres que permita a los miembros de la empresa seguir con los 4 pasos anteriores.- Recordar constantemente a todos los miembros lo importante que es cumplir con esta filosofa de trabajo.

    PropsitoPropsitoPropsitoPropsito

    Shitsuke (autodisciplina)4. Acciones especficas

    Mantener el habito de cumplir con las 4S anteriores.

    Situacin Observada ComnmenteSituacin Observada ComnmenteSituacin Observada ComnmenteSituacin Observada Comnmente

    Si no se genera el habito de cumplir las 4S, las cosas volvern a ser como eran antes.

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    Muchas veces las personas tendrn dudas acerca de cmo se deben hacer las cosas.

  • Qu hacerQu hacerQu hacerQu hacer

    A. Recordar constantemente al personal la forma de hacer las cosas.

    Establecer y recordar al personal cuales son los mtodos que debe seguir

    para realizar correctamente su trabajo.

    Colocar indicadores o avisos a la vista del personal.

    B. Realizar repetidamente una tarea

    C. Compromiso

    Al realizar varias veces la misma tarea, las

    personas tendrn practica en esa labor y podrn

    realizar correctamente las cosas y con naturalidad.

    Formar nuevos hbitos en las personas y lograr que interioricen este concepto.Guardar estas ideas en el corazn y en las mentes de cada miembro.

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