INSTRUCTIVO PARA DESCONCENTRACION DE REGISTROS CONTABLES ... ?· El registro de los asientos contables,…

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    SUBSECRETARA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

    Instructivo para la desconcentracin de clases de registros contables (fase 4) Baja y

    Compensacin.

    INSTRUCTIVO PARA LA DESCONCENTRACIN DE CLASES DE REGISTROS CONTABLES (Fase 4) Baja y Compensacin.

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    INSTRUCTIVO PARA LA DESCONCENTRACIN DE CLASES DE

    REGISTROS CONTABLES (Fase 4) Baja y Compensacin.

    No est permitida la reproduccin total o parcial de esta obra ni su tratamiento o

    transmisin electrnica o mecnica, incluida fotocopia, grabado u otra forma de

    almacenamiento y recuperacin de informacin, sin autorizacin escrita del MINISTERIO

    DE FINANZAS DEL ECUADOR.

    DERECHOS RESERVADOS

    Copyright 2013 primera edicin

    MF y logotipo MF son marcas registradas

    Documento propiedad de:

    MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR.

    Repblica del Ecuador.

    Edicin: Ministerio de Finanzas del Ecuador

    Cubierta: Ministerio de Finanzas del Ecuador

    Composicin y diagramacin: Ministerio de Finanzas del Ecuador

    Estructuracin: Ministerio de Finanzas del Ecuador

    Autor: Ing. Luis Alberto Fiallos

    Analista de Estados Financieros

    Aprobado: Dra. Sonia Proao

    Directora Nacional de Estados Financieros:

    Eco. Magdalena Vicua

    Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental:

    Fecha: 07/01/2013

    Actualizado: 02/09/2013

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    NDICE

    Contenido

    BASE LEGAL .............................................................................. 5

    MBITO DE APLICACIN ......................................................... 5

    PROCEDIMIENTO ...................................................................... 6

    REGISTRO EN LA HERRAMIENTA INFORMATICA VIGENTE ................................................................................................... 14

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    INSTRUCTIVO PARA LA DESCONCENTRACIN DE CLASES DE REGISTROS CONTABLES (Fase 4) Baja y

    Compensacin.

    Dirigido a: Entidades de gobierno central, descentralizadas y autnomas y empresas pblicas que operan en el e-Sigef

    BASE LEGAL

    La Subsecretara de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas, en

    concordancia con los artculos 152 y 158 del Cdigo Orgnico de Planificacin y

    Finanzas Pblicas que respectivamente sealan:

    Art. 152.- Obligaciones de los servidores de las entidades.- Las mximas autoridades de cada entidad u organismo pblico, sern los responsables de velar por el debido funcionamiento del componente de contabilidad gubernamental y los servidores de las unidades financieras, de observar la normativa contable .

    Art. 158.- Normativa aplicable.- El ente rector de las finanzas pblicas tiene la facultad privativa para expedir, actualizar y difundir los principios, normas tcnicas, manuales, procedimientos, instructivos y ms disposiciones contables, que sern de cumplimiento obligatorio por parte de las entidades y organismos del Sector Pblico no Financiero.

    Por lo expuesto, esta Subsecretara emite las directrices para la desconcentracin de

    clases de registros contables (fase 4), para baja y compensacin de cuentas

    contables de aos anteriores, la mismas que las entidades podrn ejecutar en la

    herramienta informtica e-Sigef de forma directa.

    MBITO DE APLICACIN

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    En esta oportunidad se liberaran clases de registros contables tipo, direccionadas a

    ajustes y regularizaciones de las cuentas por pagar y para compensacin entre

    cuentas referentes a aos anteriores.

    Las directrices emitidas en este documento son de aplicacin para las entidades que

    operan en el sistema e-Sigef.

    Las clases de registro contables tipo reemplazarn a algunas clases de registro

    contables parametrizadas en la herramienta informtica e-Sigef, las cuales pasarn a

    estado restrictivo, las clases de registro contable tipo, tienen la caracterstica de que

    estn a nivel de cuenta de mayor o de nivel 1, y dan la opcin para que la entidad

    pueda seleccionar la cuenta a un nivel ms desagregado que es el que tiene la

    asociacin presupuestaria

    PROCEDIMIENTO

    El registro de los asientos contables, la verificacin de la documentacin suficiente, la

    aplicacin de las normas de control interno y el adecuado funcionamiento de la

    gestin financiera es responsabilidad de la Entidad. La misin de la Subsecretara de

    Contabilidad Gubernamental es consolidar y analizar los estados financieros del

    sector pblico, as como la emisin de directrices contables, polticas y manuales de

    procedimientos relativos a activos, pasivos y patrimonio pblico.

    A continuacin se detallan las clases de registro contables desconcentradas para las

    entidades de Gobierno Central, Descentralizadas y Autnomas y Empresas Pblicas

    que operan en el sistema e-Sigef, las cuales se registrarn de la misma forma como

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    indica en el Instructivo para la Desconcentracin de Clases de Registro Contables

    (fase 2 y 3).

    Baja de cuentas por Cobrar:

    Las autoridades competentes, en uso de las facultades otorgadas por el Cdigo

    Tributario u otras disposiciones legales, podrn autorizar la prescripcin, la

    condonacin o la baja de cuentas no recuperables.

    Para proceder con la baja de cuentas contables, se solicitar autorizacin a la mxima

    autoridad financiera de la entidad, para fines de control se informar al ente de

    Control y a la Unidad de Auditora Interna, donde sta exista, as como Informes

    semestrales en los que consten en forma detallada los conceptos, valores por cobrar

    y las gestiones realizadas para hacerlos Efectivo antes de que opere la caducidad o

    prescripcin de la accin Legal.

    BCAI BAJA CXC A.A. 124.83.XX CONTRA EL PATRIMONIO 611

    Cdigo Descripcin Debe Haber tem Presupuestario

    611.0x Patrimonio Pblico xxxx

    124.83.xx Cuentas por Cobrar de Aos Anteriores

    xxxx

    Se eliminarn de los registros contables, los saldos de las cuentas cuyos Activos no

    se hayan podido identificar, localizar o se hayan mantenido sin solucin definitiva

    durante los cinco aos anteriores, a menos que la ley seale otro plazo.

    Baja de cuentas por Pagar:

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    La baja de las Cuentas por Pagar, permitir la presentacin de informacin financiera

    actualizada y confiable.

    La informacin depurada servir para uso interno y externo, direccionado a armonizar,

    homogenizar y consolidar los Estados Financieros.

    Facilitar el adecuado anlisis de las cuentas por pagar y razonabilidad de los saldos

    Para proceder con la baja de cuentas contables, se solicitar autorizacin a la mxima

    autoridad financiera de la entidad, para fines de control se informar al ente de

    Control y a la Unidad de Auditora Interna, donde sta exista, as como Informes

    semestrales en los que consten en forma detallada los conceptos, valores por pagar y

    las gestiones realizadas para el pago de las obligaciones antes que opere la

    caducidad o prescripcin de la accin Legal.

    Para la baja en la herramienta informtica vigente la entidad podr aplicar las

    siguientes clases de registro:

    ADF1 AJUSTE PARA DISMINUCION DE DEPOSITOS Y FONDOS DE TERCEROS DE AOS ANTERIORES

    Cdigo Descripcin Debe Haber tem Presupuestario

    224.87.xx Depsitos y Fondos de Terceros de Aos Anteriores

    xxxx

    611.0x Patrimonio Pblico xxxx

    RCA1 REGULARIZACION CUENTAS POR PAGAR AOS ANTERIORES POR BAJA

    Cdigo Descripcin Debe Haber tem Presupuestario

    224.83.xx Cuentas por Pagar Aos xxxx

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    Anteriores

    611.0x Patrimonio Pblico xxxx

    BDFT BAJA DE DEPOSITOS Y FONDOS DE TERCEROS A.A. 224.82.XX CON EL PATRIMONIO

    Cdigo Descripcin Debe Haber tem Presupuestario

    224.82.xx Depsitos y Fondos de Terceros del Ao Anterior

    xxxx

    611.0x Patrimonio Pblico xxxx

    Observaciones legales:

    Se eliminarn de los registros contables, los saldos de las cuentas cuyos Activos no

    se hayan podido identificar, localizar o se hayan mantenido sin solucin definitiva

    durante los cinco aos anteriores, a menos que la ley seale otro plazo.

    mbito Legal Cdigo Civil Codificacin N 2005-10

    De la prescripcin en general

    Art. 2392.- Prescripcin es un modo de adquirir las cosas ajenas, o de extinguir las acciones y derechos ajenos, por haberse posedo las cosas, o no haberse ejercido dichas acciones y derechos, durante cierto tiempo, y concurriendo los dems requisitos legales.

    De la prescripcin como medio de extinguir las acciones judiciales

    Art. 2414.- La prescripcin que extingue las acciones y derechos ajenos exige solamente cierto lapso, durante el cual no se hayan ejercido dichas acciones.

    Se cuenta este tiempo desde que la obligacin se haya hecho exigible.

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    Art. 2415.- Este tiempo es, en general, de cinco aos para las acciones ejecutivas y de diez para las ordinarias.

    La accin ejecutiva se convierte en ordinaria por el lapso de cinco aos; y convertida en ordinaria, durar solamente otros cinco.

    De ciertas acciones que prescriben en corto tiempo

    Art. 2421.- Prescriben en tres aos los honorarios de abogados, procuradores; los de mdicos y cirujanos; los de directores o profesores de colegios y escudas; los de ingenieros; y en general, de los que ejercen cualquiera profesin liberal, y siempre que no estn comprendidos dentro de las disposiciones del Cdigo del Trabajo.

    Art. 2422.- Prescriben en dos aos: la accin de los mercaderes, proveedores y artesanos, por el precio de los artculos que despachan al menudeo. La de toda clase de personas, por el precio de servicios que se prestan peridica o accidentalmente a excepcin de los que se hallan regulados en el Cdigo del Trabajo.

    Art. 2423.- Las prescripciones mencionadas en los dos artculos precedentes corren contra toda clase de personas, y no admiten suspensin alguna.

    Interrmpanse:

    1.- Desde que hay pagar u obligacin escrita o concesin de plazo por el acreedor; y,

    2.- Desde que hay requerimiento.

    En ambos casos sucede a la prescripcin de corto tiempo la del Art. 2415.

    Compensacin CXP y CXC:

    Establece los criterios tcnicos para compensar saldos pendientes de las carteras de deudores y acreedores.

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    NTCG 3.2.15.2 Compensacin individual

    Los saldos pendientes de una misma persona natural o jurdica, podrn ser compensados si estn registrados en las cuentas de los grupos 11 de Activos Operacionales y 21 de Deuda Flotante, hasta el monto que mantenga invariable el principio de la igualdad contable.

    En aquellos casos que las compensaciones requieran incluir saldos de las cuentas de Inversiones Financieras y de Deuda Pblica, es requisito previo reconocer los derechos y obligaciones monetarios en las Cuentas por Cobrar y por Pagar, segn corresponda.

    NTCG 3.2.15.3 Compensacin mltiple

    Los saldos pendientes de diferentes personas, naturales o jurdicas, reconocidos contablemente como deudores y acreedores de un mismo ente financiero, podrn ser compensados si estn registrados en las cuentas de Activos Operacionales y de Deuda Flotante, hasta el monto que mantenga invariable el principio de la igualdad contable.

    Las entidades podrn aplicar en la herramienta informtica vigente, las clases de registro expuestas, nica y exclusivamente para compensacin entre cuentas por pagar y por cobrar.

    AJF1 AJUSTE DEPOSITOS FONDOS DE TERCEROS AA-CUENTAS POR COBRAR AA

    Cdigo Descripcin Debe Haber tem Presupuestario

    213.82.xx Depsitos y Fondos de Terceros del Ao Anterior

    xxxx

    113.83.xx Cuentas por Cobrar de Aos Anteriores

    xxxx

    CPCA - COMPENSACION CXP AO ANTERIOR CON CXC ANTICIPOS AO ANTERIOR

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    Cdigo Descripcin Debe Haber tem Presupuestario

    213.85.xx Cuentas por Pagar del Ao Anterior

    xxxx

    213.83.xx Cuentas por Pagar de Aos Anteriores

    xxxx

    113.82.xx Cuentas por Cobrar del Ao Anterior

    xxxx

    NPC1 NETEO CUENTAS POR PAGAR Y COBRAR AOS ANTERIORES 213.83.XX - 113.83.XX

    Cdigo Descripcin Debe Haber tem Presupuestario

    213.83.xx Cuentas por Pagar Aos Anteriores

    xxxx

    113.83.xx Cuentas por Cobrar de Aos Anteriores

    xxxx

    La reclasificaciones son exclusivamente contables para realizar la compensacin correspondiente, segn lo expone la NTCG, las clases de registro a ser utilizadas son las siguientes:

    RAC0 RECLASIFICACION COMPENSACION CUENTAS POR PAGAR AOS ANTERIORES

    Cdigo Descripcin Debe Haber tem Presupuestario

    224.83.xx Cuentas por Pagar Aos Anteriores

    xxxx

    213.83.xx Cuentas por Pagar Aos Anteriores

    xxxx

    RPT1 - RECLASIFICACION - CXP AO ANTERIOR 224.85.XX

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    CONTABLE

    Cdigo Descripcin Debe Haber tem Presupuestario

    224.85.xx Cuentas por Pagar del Ao Anterior

    xxxx

    213.85.xx Cuentas por Pagar del Ao Anterior

    xxxx

    Nota: Se debe tomar en cuenta que para cualquier tipo de compensacin la entidad deber primero reclasificar a la cuenta de flujo correspondiente 113.85.xx, 113.83.xx, 213.85.xx, 213.82.xx, 213.83.xx.

    * Para el registro de todos los asientos antes descritos en la herramienta informtica vigente se proceder a travs de la siguiente ruta:

    CONTABILIDAD / REGISTRO CONTABLE / COMPROBANTE CONTABLE UE

    REGISTRO EN LA HERRAMIENTA INFORMATICA VIGENTE

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    Para la utilizacin de las clases de registros desconcentradas, los usuarios de las

    instituciones que utilizan la herramienta informtica e-Sigef, debern considerar el

    siguiente procedimiento:

    1. Analizar el caso presentado por la entidad, con respecto a los ajustes en las diferentes cuentas contables y sus respectivos auxiliares utilizados.

    2. Definir en forma terica el asiento contable a utilizar, para lograr la baja o compensacin contable a solucionar.

    3. Confirmar los saldos de las cuentas contables que se est analizando, en la herramienta informtica e-Sigef.

    4. Verificar la documentacin suficiente y competente, que sirva de soporte para sustentar la aplicacin del ajuste contable a efectuar.

    5. Una vez identificado el problema y la posible solucin de los dbitos y crditos que sern aplicados contablemente, utiliza las clases de registro antes

    mencionadas de acuerdo a los instructivos publicados anterior mente para el

    efecto, la ruta a ser utilizada para las clases de registro ser::

    Ruta: Contabilidad/Registro Contable/Comprobante Contable UE

    6. Las clases de registro son asientos tipo donde la entidad podr utilizar la cuenta contable que necesite siempre bajo el mejor criterio y responsabilidad

    de la entidad.