Guia Metodologica Simulacros Simulaciones

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    07-Jan-2016

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Gua metodolgica para el desarrollo de simulaciones y simulacros

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  • Juan Manuel Santos Caldern Presidente de la Repblica

    Carlos Ivn Mrquez Prez Director General Unidad Nacional para la Gestin del Riesgo de Desastres -UNDRD

    Equipo de revisin

    Adriana Cuevas Marn Subdirectora Manejo de Desastres UNGRD

    Alejandra Mendoza Agudelo Profesional Especializado Subdireccin de Manejo de Desastres Luz Adriana Pineda RuizContratistaSubdireccin de Manejo de Desastres Elaborado porSandra Martnez Rueda Contratista Subdireccin de Manejo de Desastres Diseo y diagramacinStatus Publicidad

    FotografaOficina Asesora de Comunicaciones -UNGRD

    ISBN Volumen: 978-958-58758-4-5 (Volumen 6)ISBN Obra Completa: 978-958-57631-8-0

    DERECHOS RESERVADOSPara la reproduccin parcial o total de la presente obra se requiere la previa autorizacin de la Unidad Nacional para la Gestin del Riesgo de Desastres-UNGRD.

    UNIDAD NACIONAL PARA LA GESTIN DEL RIESGO DE DESASTRESwww.gestiondelriesgo.gov.coDerechos ReservadosProhibida su reproduccin.

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    CONTENIDO

    INTRODUCCIN....................................................................................................................5

    SIGLAS...................................................................................................................................6

    MARCO CONCEPTUAL..........................................................................................................7

    SIMULACIONES.....................................................................................................................7Definicin................................................................................................................................7Utilidad....................................................................................................................................7Dinmica..................................................................................................................................7Clasificacindelassimulaciones............................................................................................8Beneficiosyretosdelassimulaciones....................................................................................8SIMULACROS.........................................................................................................................9Definicin.................................................................................................................................9Utilidad.....................................................................................................................................9Dinmica..................................................................................................................................9Clasificacin.............................................................................................................................9Beneficiosyretosdelossimulacros........................................................................................10CICLO DE DESARROLLO DEL EJERCICIO........................................................................11CONDICIONES MNIMAS NECESARIAS Y CONSIDERACIONES DE SEGURIDAD........11

    PLANEACIN Y ORGANIZACIN........................................................................................12

    PERTINENCIA DEL EJERCICIO...........................................................................................12OBJETIVOS...........................................................................................................................13ALCANCE..............................................................................................................................13DEFINICIN DEL EVENTO A SIMULAR .............................................................................14PARTICIPANTES O PBLICO OBJETIVO...........................................................................14PLAN DE TRABAJO.............................................................................................................15GUION...................................................................................................................................16Mensajes...............................................................................................................................17RECURSOS..........................................................................................................................17Instalaciones y servicios........................................................................................................17Escenarios.............................................................................................................................18Insumos, materiales, equipos................................................................................................19Presupuesto..........................................................................................................................19REUNIONES PREVIAS.........................................................................................................19CRONOGRAMA....................................................................................................................20ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PARA LA PLANEACIN (Ver anexo 1)................................20

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    Enlace interinstitucional.........................................................................................................20Seguridad..............................................................................................................................20Divulgacin y prensa..............................................................................................................20GRUPOS Y FUNCIONES......................................................................................................21rea tcnica...........................................................................................................................21Planificacin...........................................................................................................................22Logstica................................................................................................................................22Administracinyfinanzas......................................................................................................22CAPACITACIN Y ENTRENAMIENTO.................................................................................23ANLISIS DE RIESGOS Y PLAN DE CONTINGENCIAS DEL EJERCICIO(Ver anexo 8) ......23

    EJECUCIN..........................................................................................................................23

    MONTAJE DE ESCENARIOS E INSTALACIONES .............................................................23ACCIONES PREVIAS AL INICIO DEL EJERCICIO .............................................................24EJECUCIN DEL EJERCICIO..............................................................................................24Simulaciones.........................................................................................................................24Simulacros.............................................................................................................................25ACTIVACIN DE ESCENARIOS..........................................................................................25PRODUCTOS ESPERADOS.................................................................................................25

    EVALUACIN........................................................................................................................26

    ASPECTOS METODOLGICOS..........................................................................................26INSTRUMENTOS DE EVALUACIN (Ver anexo 10).................................................................27

    ANEXOS ...........................................................................................................................28

    1. MODELO DE FICHA TCNICA DE SIMULACRO O SIMULACIN.....................282. MODELO DE PLAN DE TRABAJO.......................................................................293. MODELO DE GUIN PARA SIMULACROS Y SIMULACIONES.........................304. MODELO DE GUIN PARA SIMULACIONES.....................................................315. MODELO DE FICHA POR ESCENARIO PARA SIMULACROS...........................326. MODELO DE PRESUPUESTO............................................................................337. MODELO PLAN DE CAPACITACIN Y ENTRENAMIENTO...............................338. MODELO PARA ANLISIS DE RIESGOS Y PLAN DE CONTINGENCIA .............349. MODELO BITCORA DE ESCENARIOS (FORMATO PARA CONTROLADORES).............3510. MODELO FORMATO DE EVALUACIN..............................................................3511. MODELO FORMATO INFORME FINAL...............................................................3712. MODELO LISTA DE CHEQUEO PREVIA.............................................................38

    BIBLIOGRAFA.....................................................................................................................39

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    INTRODUCCIN

    La presente gua recopila las experiencias, aprendizajes y lecciones de los simulacro pla-nificados,asesoradpsyacompaadosporlaUnidadNacionalparalaGestindelRiesgo,durante los aos del 2011 al 2014, a partir de los diversos ejercicios que se han facilitado en el orden local, departamental, regional y nacional, as como la participacin como ob-servadores de ejercicio del orden internacional, se adelant la siguiente recopilacin, la cual pretendeserunaherramientaparalaplanificacindefuturosejercicios,antediferenteses-cenarios de riesgo, acorde a los procesos y protocolos que desde las diferentes instituciones se deseen poner a prueba y evaluar en bsqueda de fortalecer la ejecucin de la respuesta.

    Eneste sentido se realiza el aporte para los procesos de planificacin, ejecucin y eva-luacin de simulaciones y simulacros de las entidades e instituciones que hacen parte del Sistema Nacional de Gestin del Riesgo de Desastres, los cuales se requieren adelantar con regularidad de manera que se mantengan vigentes todas las acciones de preparacin para la respuesta, elementos que realmente hacen la diferencia en el momento de manejar emergencias y desastres.

    Se invita entonces a revisar cada uno de los componentes de esta gua y principalmente a aterrizarlos en la prctica, de manera articulada y objetiva para obtener los mejores resul-tados.

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    SIGLAS

    CMGRD: Consejo Municipal de Gestin del Riesgo de Desastres

    CDGRD: Consejo Departamental de Gestin del Riesgo de Desastres

    DOFA: Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas.

    EA: Equipo de Avanzada

    ERM: Estrategia de Respuesta Municipal

    EDAN: Evaluacin de Daos y Anlisis de Necesidades

    FMGRD: Fondo Municipal de Gestin del Riesgo de Desastres

    IN SITU: En el sitio de la emergencia

    MEC:ModulodeEstabilizacinyClasificacin

    PAER:PlandeAccinEspecificoparalaRecuperacin

    PMU:PuestodeMandoUnificado

    PMGRD: Plan Municipal de Gestin del Riesgo de Desastres

    SAT: Sistema de Alerta Temprana

    SNGRD: Sistema Nacional de Gestin del Riesgo de Desastres

    TRIAGE:delfrancsTrier=clasificacin,serefierealconjuntodeprocedimientosasisten-ciales que ejecutados sobre una vctima orientan sobre sus posibilidades de supervivencia inmediata, determinan las maniobras bsicas previas a su evacuacin y establecen la pre-lacin en el transporte.

    UNGRD: Unidad Nacional para la Gestin del Riesgo de Desastres

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    MARCO CONCEPTUAL

    SIMULACIONES

    DefinicinUn ejercicio de simulacin, es un juego de roles que se realiza en un ambiente controlado, normalmente es un saln o sala, por lo que son llamados ejercicios de escritorio. En una simulacin participan los tomadores de decisiones y los actores ms representativos del contexto municipal de emergencias (CMGRD, representantes de los diferentes sectores etc), y se basa en situaciones hipotticas que se derivan del anlisis de riesgos del municipio, estrategiaderespuestayprotocolosespecficos.

    UtilidadLas simulaciones son especialmente usadas para fortalecer los procesos de toma de decisio-nes en situaciones de crisis, por parte de los responsables del manejo de emergencias y de-sastres en todos los niveles, lo que convierte a las simulaciones en herramientas gerenciales y tcticas en la preparacin para desastres, y toman relevancia adicional por la facilidad de planeacin y ejecucin que representan, en comparacin con un simulacro.

    Deigualmanera,estetipodeejercicio,esunaestrategiapedaggicamuyeficientealahoradedesarrollarhabilidadesydestrezasespecficas,quecomplementadosconunprocesodecapacitacin, logran establecer en la poblacin objetivo, una mejor compresin y apropiacin del conocimiento necesario para la coordinacin y manejo de emergencias.

    Dinmica Una simulacin se desarrolla a partir de un guion preparado por el grupo de organizacin, quedefineclaramenteloseventosquecronolgicamentesucederanenunasituacinreal;esta secuencia se da a conocer a los participantes a travs de mensajes que entrega el gru-po controlador del ejercicio y que contienen informacin sobre la evolucin de la emergencia, lo que tendr que derivar en acciones concretas que resultan de un proceso de anlisis y toma de decisiones. Al tiempo que el grupo controlador entrega los mensajes, otro grupo evalaalosparticipantesyelprocesodetomadedecisiones;tambinsepuedeincluirungrupo observador, que no evala, pero si registra el desarrollo del simulacro, pudiendo dar al final,opinionestantoparalosparticipantescomoparaelgrupocontrolador.

    A medida que el ejercicio se desarrolla, se entregan peridicamente los mensajes y estos deben ser atendidos de inmediato por los participantes. Puede suceder que se empiecen a represar los mensajes y estos no sean resueltos oportunamente, por lo que el grupo con-trolador, deber ajustar los tiempos de entrega, se podr en dado caso, orientar a los parti-cipantes en las acciones que deberan desarrollar, lo que se tendr en cuenta por parte del grupo evaluador.

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    Durante la simulacin el grupo controlador debe asumir una actitud tal, que pueda generar un ambiente de presin y estrs similar al que se experimentara en una situacin real.

    Es muy importante que las personas del grupo de organizacin, no hagan parte de los parti-cipantes, pues esto condiciona previamente su actuacin dado que conocen todo el detalle de la simulacin, generando vicios en la ejecucin y en los procesos de toma de decisiones.

    Clasificacin de las simulaciones

    Segn divulgacin de la informacin:

    Simulaciones Avisadas: se realizan previa citacin del personal. Son ms usuales en fases de aproximacin y entrenamiento.

    Simulaciones No avisadas: se realizan de manera inesperada y son de gran utilidad con grupos ya entrenados, como forma de poner a prueba planes y estrategias.

    Segn alcance:

    Simulaciones parciales:sedesarrollancuandoseponenapruebapartesespecficasdeunplan,ounprotocoloespecfico.

    Simulaciones totales: se da cuando se prueba el contenido completo de un plan de respuesta.

    Beneficios y retos de las simulaciones

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    SIMULACROS

    DefinicinLos simulacros son ejercicios prcticos que representan una situacin de emergencia lo ms cercano a lo que sera en la realidad, basados siempre en el anlisis del riesgo municipal, en consecuencia, una simulacin es una forma de poner a prueba la Estrategia Municipal de Respuesta y sus protocolos. Este tipo de ejercicio, amerita una gran movilizacin de recursos (personal, equipos, entidades, etc.), por lo que su desarrollo es ms complejo y costoso que unasimulacin;durantelaplaneacindelsimulacrosedebevelarporqueexistacoherenciacon la cotidianidad municipal y que el ejercicio se encuentre en contexto.Al igual que la simulacin, los simulacros tienen un alto valor pedaggico, ya que permiten fortaleceryponeraprueba laaplicacinespecficadeconocimientos,habilidadesydes-trezas, esta vez ya no estratgicas, sino mayormente, operativas. Sin embargo, si bien el simulacrocentrasusesfuerzosenlaprctica,tambinsevereflejadoenlunprocesodetoma de decisiones.

    UtilidadUn simulacro tiene aplicacin cuando es necesario probar elementos del PMGRD como pro-tocolosespecficos,procedimientosyhabilidadesconcretasdelpersonaloperativoyadmi-nistrativo, siendo de gran utilidad para labores de bsqueda y rescate, agua y saneamiento, alojamientos temporales, atencin pre hospitalaria, y todas aquellas reas operativas reque-ridas para la atencin de emergencias y desastres en el municipio.

    Dinmica Un ejercicio de simulacro por ser de carcter prctico se realiza en tiempo real, por lo que el guion debe desarrollarse cuidando bien los tiempos esperados en la ejecucin de las tareas, para esto es fundamental que el grupo de organizacin est integrado por personal conocedor de las labores operativas. Es conveniente que antes de realizar un simulacro se desarrollen simulaciones, para as lograr un mejor desempeo en el proceso de toma de decisiones,delegacineficientedefuncionesyseguimientodetareas.

    El desarrollo de un simulacro se determina a partir de la activacin de los escenarios planea-dos,comosiestoseventosestuvieransucediendoentiemporeal;losgruposderespuestadebernnotificarse,movilizarseyactuar,delamismamaneraqueloharanenunaemer-genciaodesastre,siguiendolosprotocolosyprocedimientosestablecidosparatalfin.Losparticipantes asumen el rol establecido y los recursos deben ser con los que se contara en la realidad, ejecutando todas las acciones para dar solucin a los escenarios planteados (bsqueda y rescate, alojamientos temporales, incendios, etc.), y paralelamente en sala de crisis, se debern estar llevando a cabo los procesos pertinentes a la toma de decisiones.

    Clasificacin

    Segn divulgacin de la informacin: Simulacros Avisados: se realizan previa citacin del personal. Son ms usuales en fases de aproximacin y entrenamiento. Simulacros No avisados: se realizan de manera inesperada y son de gran utilidad con grupos ya entrenados, como forma de poner a prueba planes y protocolos.

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    Segn cobertura: Simulacros parciales:serealizanenzonasoreasgeogrficaslimitadas(unosoalgunos barrios, veredas, municipios) Simulacros totales: se realizan en la totalidad del territorio (municipio, ciudad, de-partamento)

    Segn alcance: Simulacro especfico:sedesarrollancuandoseponenapruebapartesespecficasdeunplan,ounprotocoloespecfico. Simulacrogeneral: seda cuandosepruebael contenido completodeunplanderespuesta.

    Segn complejidad: Simulacro simple: pretende medir o probar procedimientos sencillos o slo se recrea un escenario con una sola opcin de respuesta, hay poco despliegue de recursos. Simulacro complejo: plantea igualmente un solo escenario, pero se recrea con tan-tasdificultadesyvariablescomoseaposible,talquelosparticipantesdebananalizarlasopciones y probar algunas de ellas. Simulacro Multiescenario: plantea mltiples escenarios con diversas posibilidades de respuesta. Requiere una amplia movilizacin de recursos y logstica.

    Beneficios y Retos de los simulacros

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    CICLO DE DESARROLLO DEL EJERCICIO

    Elprocesoparadesarrollarunejerciciodesimulacinosimulacro,debeserlosuficientemen-teflexibleparasatisfacerlasnecesidadesdetodoslosactoresparticipantesyelmunicipioodepartamento interesado. Por lo anterior, cada paso y accin debe ser diseado, adaptado yaplicadodemaneraquecumplalosobjetivosyatiendaalascapacidadesespecificasdelmunicipio o departamento.

    Esta gua brinda una orientacin, frente a las diferentes etapas por las que pasa el desarrollo de simulaciones y simulacros:

    Sin embargo, ms all del desarrollo del ejercicio de simulacin o simulacro, hay acciones previasyposteriores,quedebencontemplarsealdecidirlarealizacindelejercicioyalfinali-zar el mismo, como la formulacin de planes, estrategias y protocolos, y la retroalimentacin luego de los ejercicios.

    CONDICIONES MNIMAS NECESARIAS Y CONSIDERACIONES DE SEGURIDAD

    Previoalaplanificacindeunsimulacroelequipodetrabajodebegarantizarqueexistancondiciones tales como:

    Debehabersidoformulada,implementadaysocializadalaEMREysusprotocolosespe-cficos.

    Debeexistirunaestructuraorganizativaparaemergencias,debidamenteinstituciona-lizada y con un plan de accin.

    Claraidentificacindeloselementosquesequierenevaluarmedianteelejerciciodesimulacro.

    Unescenarioderiesgosqueconsiderelasamenazas,vulnerabilidadesycapacidades.

    Unsitioconcondicionesfsico-ambientalesadecuadaspararecrearlassituacionesdeemergencia con mnimo riesgo para los participantes.

    Apoyoinstitucional,recursosfinancierosysoportelogsticoadecuado.

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    Consideraciones de Seguridad en la ejecucin de un simulacro:

    Lasentidadesdesocorroqueparticipendelejerciciopodrnemplearbalizasolicua-doras de emergencia pero no sirenas durante el ejercicio.

    Ningnvehculodeemergenciapodrexcederloslmitesdevelocidadestablecidos.

    Losintegrantesdelasentidadestendrnaccesoalosdiferenteslugaresatravsdeluso de manillas o escarapelas de diferentes colores, ejemplo: (Naranja salas de crisis, amarilla seguridad, azul salud, roja entidades operativas, blanca prensa)

    Todoslosmiembrosdeentidadesoperativasdeberncontarconsuequipodeprotec-cin personal para acceder a los escenarios.

    Ningnmiembrodelasentidadesparticipantesenelejerciciodebercorrerduranteeldesarrollo del ejercicio.

    Cadaescenariocontarconunoficialdeseguridadidentificadodemaneravisibleparalos participantes, preferiblemente a travs de un chaleco de color vistoso.

    Elresponsabledelescenario,juntoconeloficialdeseguridad,coordinaranelmontajedelescenario,sealizacindelpermetroeinformaralospobladoresvecinos;igual-mente, recibirn a las entidades de socorro que lleguen al lugar y brindarn informacin sobre las caractersticas del escenario y aspectos de seguridad.

    PLANEACIN Y ORGANIZACIN

    PERTINENCIA DEL EJERCICIO

    EnconjuntoconelCMGRDsedebeidentificarlanecesidadderealizarunejerciciodesimu-lacin o simulacro, y su vez, analizar la pertinencia econmica, social, estratgica, y otros factores que ayuden a determinar qu tan viable y necesario es realizar el ejercicio. (Ver anexo 1)

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    OBJETIVOS

    Sedebedefinirloqueseesperacomoresultado,luegoderealizarunejerciciodesimulacino simulacro. Es recomendable no formular demasiados objetivos, muchas veces, es ms productivo trazar pocas metas pero que sean alcanzables, para lo cual es necesario conocer lascapacidadesylimitantesdelmunicipio.Loanteriornosignificaquesedebantrazarmetasbajas,significatrazarmetascoherentes. (Ver anexo 1)

    ALCANCE

    Enelalcancesedefinehastadndesequierequeelejerciciotengaafectacin,reageogr-fica,niveldeinformacin(clasificacin),culesplanesoprotocolossevanaponeraprueba,cul es la poblacin objetivo, entre otros. (Ver anexo 1)

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    DEFINICIN DEL EVENTO A SIMULAR

    ElPMGRDensuprocesodeConocimientodelRiesgo,defineelanlisisdelascondicionesde riesgo presentes en el municipio, tal como amenazas, elementos expuestos y vulnerabili-dad.Conbaseenloanterior,paraladefinicindeleventoasimular,esnecesariorevisarelPMGRD,yverificarculessonlasmayoresamenazasyriesgospresentesenelmunicipio,yculdeellasesconvenientesimularconelfindefortalecerlacapacidadderespuestaaemergencias y desastres del municipio. (Ver anexo 1)

    Dentro de los eventos que se pueden simular se encuentran:

    SismosInundacionesAvalanchas,laharesoaludesErupcionesvolcnicasEmergenciasconmaterialespeligrosos

    Se debe tener presente que existen amenazas que son poco frecuentes pero de alto impac-to,comolostsunamis,algunaserupcionesvolcnicasosismosdegranmagnitud;loanterior,invita a no dejar de lado estas amenazas, que aunque no sean tan evidentes por su baja ocu-rrencia, si pueden representar una verdadera situacin de desastre si no se han adelantado acciones de preparacin para la respuesta.

    PARTICIPANTES O PBLICO OBJETIVO

    Para efectos de esta gua, se entiende que los participantes son las personas o instituciones que estn directamente involucradas en el desarrollo operativo del simulacro o simulacin, y que van a interactuar directamente en el desarrollo del mismo. Concretamente son las

    FenmenosderemocinenmasaIncendiosestructuralesAtentadosterroristasAccidentesvehiculares,acuticos,areosOtros

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    personas que tendrn asiento en la sala de crisis y sern los tomadores de decisiones, as como las personas o entidades que ejecutarn las acciones operativas de respuesta a la emergencia simulada (organismos de socorro, ESP, otras entidades). Normalmente, son las instituciones y personas que hacen parte del CDGRD y/o relacionadas en la ERM y sus pro-tocolos complementarios. NO hacen parte de los participantes ni el grupo organizador ni el grupo controlador.

    Laidentificacindelaspersonasoentidadesquedebenparticiparenunasimulacinoenunsimulacro,esunadecisinesencial;esfundamentalquealnotificaroinvitaraunapersonaoentidad, se indique la importancia que tiene su asistencia y en dado caso, que su delegado cuenteconunperfilyniveldedecisinigualosimilaraldelinvitadoprincipal.

    Se recomienda que los participantes tengan asignacin exclusiva para el desarrollo del si-mulacro y que no haga parte del grupo organizador ni del controlador, pues adems de crear duplicidad de funciones, se pierde objetividad y realismo, pues de antemano conoceran el detalledelguiondelsimulacro.Sinembargodependiendoelmunicipioestamedidaesflexi-ble de acuerdo al nmero de personas disponibles para esta tarea. (Ver anexo 1).

    PLAN DE TRABAJO

    Al igual que para cualquier proyecto, un simulacro o simulacin tambin requiere en su fase de planeacin un plan de trabajo, ste debe contener las acciones requeridas, responsables, tiempos y recursos, se deber complementar posteriormente con un cronograma y un pre-supuesto. (Ver anexo 2)

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    GUION

    El guion es la base fundamental de una simulacin o simulacro, pues es el instrumento que contieneendetalletodoeldesarrollodelmismo;estedebeincluir larelacinsecuencialycronolgica de las acciones estratgicas, tcticas y operativas esperadas en la ejecucin del ejercicio, as como los recursos necesarios y responsables. Elaborar un guion, es como hacer un relato o contar una historia, por lo que debe tener un alto grado de detalle y buena descripcin de hechos y actores y coherencia en la secuencialidad de acciones. (Ver anexo 3)

    Para la elaboracin del guion se requiere tener presente varias consideraciones:

    Elguiondebeserpreparadoporunparogrupodepersonas,noesconvenientequeun guion sea elaborado por una sola persona pues puede tener vicios de percepcin y formulacin, mientras que un grupo (pequeo) de personas brindarn mayor integralidad y objetividad.

    Laspersonasqueelaboranelguion,debenserpersonalconexperienciaenlapla-neacin y ejecucin de simulacros y simulaciones, y conocimientos tcnicos sobre pre-parativos de emergencia. Es posible solicitar apoyo a los organismos de socorro, a los CDGRD o a la UNGRD.

    Esmuy importante lasecuenciacronolgicausadaenelguion,usualmenteen lassimulaciones se utilizan saltos en el tiempo, pero se debe ser muy cuidadoso en guardar coherencia lgica en dichos saltos.

    Laspersonasqueparticipenenlaelaboracindelguion,puedenserpartedelgrupoorganizador y del grupo de control.

    ElguiondebeserCONFIDENCIAL,nodebeserdivulgadoanadiefueradelpersonalde elaboracin y de los grupos de organizacin y control. En ningn caso, el guion puede ser conocido por los participantes.

    Conbaseenelguion,elgrupoorganizador realiza lasprevisionesderecursosne-cesarios, por ejemplo, efectos de ambientacin como escombros, humo, maquillaje de vctimas. Se debe prestar especial cuidado a que se haga una descripcin muy detallada de los recursos que se requieren.

    Aunquelaevaluacinsehaceposterioralejercicio,losformatosdeevaluacindebenser elaborados en la planeacin y deben ser coherentes con el guion.

    Enestaguasepuedeencontrarunmodeloparalaformulacindeunguion.

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    Mensajes

    Los mensajes se extraen del guion, y son los que se entregan en sala de crisis por parte del grupo controlador a los participantes. Los mensajes informan acerca de los eventos que van sucediendo en el simulacro y son los que permitan desarrollar el proceso de toma de decisiones y/o la ejecucin de las labores operativas. En esta gua se encuentra un formato de mensaje.

    Paralelo a la entrega de los mensajes, la cual es una funcin del grupo controlador, se de-ber chequear la entrega de los mensajes y activacin de los escenarios, usando el formato de Bitcora del Ejercicio (ver formato anexo), este chequeo, permitir hacer seguimiento al guion y al cumplimiento de tiempos de activacin de los diferentes escenarios.

    RECURSOS

    Para el desarrollo de un ejercicio de simulacin o simulacro se requieren una cantidad im-portantederecursos,anmsenlossimulacros;esimportantequebasadosenelguion,se realice un inventario de los recursos y se desarrolle un plan para su gestin, bien sea compra, prstamo, alquiler, convenio, etc. (Ver anexo 4)

    Instalaciones y servicios

    Aqusedefinenculesinstalacionessonnecesariasparaeldesarrollodelejercicio,estopue-de implicar adecuacin fsica, alquiler o incluso compra en algunos casos (carpas por ejem-plo). Se debe diferenciar claramente cuales instalaciones hacen parte de la organizacin y soporte logstico del simulacro, y cules sern utilizados por los participantes, por ejemplo: una bodega alquilada para almacenamiento de suministros es una instalacin de soporte logsticoynopodrserutilizadaporlosparticipantes;deigualmaneraunacarpaasignadacomolugardedescansoparalosparticipantesdelsimulacro,nopodrserusadaconfineslogsticos de los organizadores del simulacro.

    Dentro de las instalaciones y servicios que normalmente se deben tener en cuenta, pero que dependen de cada ejercicio en particular, se tienen:

    Puestodecoordinacindelaemergencia(SaladeCrisisparticipantes) Puestoparacontroldelsimulacro(grupocontrolador) Lugardedescanso(paraejerciciosdelargaduracin) reaparatelecomunicaciones Bodegasosimilares Baos reasdeabastecimientoyreabastecimiento readeprensaymediosdecomunicacin Electricidadycomunicaciones

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    Es muy importante la sealizacin de cada instalacin, de manera que todo el personal iden-tifiquefcilyclaramenteelusodecadauna.Sedebenutilizarnombresconocidosparalasinstalaciones, algunos municipios ya han adoptado nombres particulares para estas y son de dominio del personal que interviene en la coordinacin y atencin de emergencias.

    Escenarios

    Un escenario establece una cadena de eventos hipotticos o supuestos, que se presentan demaneracronolgicadesencadenandounasituacinespecfica.Demaneramssimple,los escenarios son los espacios donde se recrean las condiciones ms cercanas posibles a una situacin de emergencia esperada, segn los anlisis de riesgo previos. Para determinar los escenarios posibles que se pueden presentar frente a una amenaza y condiciones espe-cficasesnecesarioresponderunapreguntabaseyluegocondicionarlaQupasarasi?porejemplo:Qupasarasihayunterremotode6,2gradosdemagnitud,alas2:00pmundadomingo?oQupasarasihayunterremotode6,7gradosdemagnitudala1:00amundaordinario?,laspreguntasanterioresgenerandosescenariosmuydiferentesapartirdela misma amenaza, y tendrn mltiples respuestas entorno a las caractersticas de la emer-gencia. En los escenarios anteriores, el primer caso supone que las personas podran estar concentradas en plazas y sitios pblicos, mientras que en el segundo las personas estaran dormidasensucasa.LasrespuestasalQupasara?sonmltiplesysonlasquedefinenun escenario. Por recomendacin general, se debe tomar en la medida de lo posible, el peor escenario dentro de las probabilidades, pues se entiende que si el CMGRD est preparado para un evento grande, tambin lo estar para uno pequeo. (Ver anexo 5)

    El o los escenarios sern recreados de manera prctica en un simulacro y a travs de men-sajes y ambientacin en una simulacin.

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    Insumos, materiales, equipos

    Para el desarrollo de un simulacro o simulacin se requieren diversos insumos y materiales tanto de soporte, como para la coordinacin y las operaciones simuladas, la cantidad de recursos depender directamente de la complejidad del ejercicio. (Ver anexo 4)

    Para una simulacin (ejercicio de escritorio), es indispensable contar con:

    Mesayasientossuficientesparatodoslosintegrantesyconvocadosasaladecrisis.Insumosdeoficina(papel,bolgrafos,marcadores)FormatosyformulariosdeEDAN,bitcorayotrosdeusoensaladecrisis.(Consultarwww.gestiondelriesgo.gov.co o solicitarlos a saladecrisis@gestiondelriesgo.gov.co) MapasdelmunicipioTableroComputadoreseimpresoraInternetyequiposdetelecomunicacionesMensajesCentrosdereserva

    Para el desarrollo de un simulacro, adicional a los usados en una simulacin y de acuerdo con los escenarios planteados, se requerirn:

    Botiquines,camillasyotroselementosdeprimerosauxiliosyatencinprehospitalaria.CarpasRadiosbaseyporttilesEquiposderescate(alturas,vehicular,estructurascolapsadas,espaciosconfinados,etc.)EquiposparaextincindeincendiosGeneradoryextensioneselctricasyotrosaccesoriosOtrosqueserequieranparalaoperacinysoportelogstico

    Es muy importante diferenciar los equipos que sern destinados para la operacin del simu-lacro y los que sern de soporte, se deben prever los recursos para los dos.

    Presupuesto

    Se debe evaluar un presupuesto previo que permita conocer el costo en el que se deber incurrirparaeldesarrollodelejercicio.Adicionalalsimulacro,esconvenientedefinirlasfuen-tesdefinanciacin,convenios,acuerdosyotrasestrategiasdecooperacin.(Veranexo6)

    REUNIONES PREVIAS

    Durante el proceso de planeacin es necesario realizar varias reuniones previas al ejercicio porpartedelgrupoorganizador;elpropsitofundamentalserverificarelcumplimientodetodas las acciones previstas para el desarrollo del simulacro o simulacin, lo que indica el

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    seguimiento al cronograma, presupuesto y plan de trabajo inicial, adems ser importante tomar los correctivos necesarios para ajustar lo que no resulte satisfactorio a la luz del se-guimiento.Serconvenienteverificaren las reunionesprevias,que todos losactoresdelejercicio conocen la Estrategia de Respuesta Municipal o Departamental y los protocolos respectivos, de no ser as, ser estrictamente necesario socializar y divulgar.

    CRONOGRAMA

    El seguimiento a la ejecucin de las actividades previas, as como a los tiempos de ejecu-cin, es fundamental para garantizar que todos los aspectos necesarios para desarrollar el ejercicio han sido cubiertos, se puede utilizar diagramas de Gantt que adems de mostrar las actividades,responsablesytiempos,reflejaelavanceoretrasodelasmismas.

    ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PARA LA PLANEACIN (Ver anexo 1)

    Como rgano responsable de los procesos de Gestin del Riesgo de Desastres en el munici-pio,elCMGRDyensucabeza,elseorAlcalde,sonlosencargadosdedefinirlapertinenciade un ejercicio de simulacin y simulacro. Todas las funciones aqu descritas, son una gua y podrn ser adaptadas de acuerdo con la experiencia y necesidades de cada municipio enparticular,serconvenientedefinirunaformadeidentificaracadagrupoyfuncindelaorganizacin como brazaletes, chalecos, escarapelas u otras.

    Enlace interinstitucional

    Dentro del desarrollo de un simulacro es muy importante tener un punto de contacto entre los representantes de las diferentes instituciones participantes. El responsable del enlace interinstitucional sirve como eje de articulacin y medio de comunicacin entre las partes, apoyando as en la respuesta a solicitudes particulares y resolucin de problemas.

    Seguridad

    Es fundamental analizar las condiciones de seguridad, antes, durante y despus de un simu-lacro o una simulacin, para esto es necesario contar con un asesor permanente de seguri-dad, en funcin del ejercicio. La seguridad se puede entender en dos sentidos, por un lado la relacionada con orden pblico, y por otro, la seguridad operacional. Son reas diferentes, la primera est a cargo del personal de seguridad y vigilancia del estado (Ejrcito, Polica, Armada, etc.), y la segunda est usualmente a cargo de las entidades operativas (Cruz Roja, Bomberos, Defensa Civil, etc.).Divulgacin y prensa

    Desde el inicio de la planeacin, y de acuerdo con el nivel de informacin del ejercicio, se deber asignar a una persona o grupo, que ser responsable de la divulgacin del ejercicio y los medios para ello, as como del manejo de prensa y medios de comunicacin locales cuando sea necesario. En la determinacin de recursos, se debe prever alimentacin e hidra-tacin para los grupos, no olvidar a las personas que apoyarn como vctimas.

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    GRUPOS Y FUNCIONES

    rea tcnica

    ANTES(Planeacin) Elaborarlafichatcnicadelejercicio,definiendo

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    Planificacin

    Logstica

    Administracin y finanzas

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    CAPACITACIN Y ENTRENAMIENTO

    Es conveniente definir un plan de capacitacin y entrenamiento que cubra las necesida-desidentificadasparaeldesarrollodelsimulacroosimulacin.Esimportanteconsiderarnosolamente los temas operativos, sino tambin la capacitacin en manejo de emergencias, logstica, entre otros. (Ver anexo 7)

    ANLISIS DE RIESGOS Y PLAN DE CONTINGENCIAS DEL EJERCICIO (Ver anexo 8)

    Es fundamental realizar un anlisis de riesgos del ejercicio, principalmente al realizar simu-lacros.Sedebenidentificartodoslosriesgospotencialesydefinirunplandecontingenciasfrente a las eventualidades REALES que se pueden presentar durante el simulacro (acci-dentes, problemas de orden pblico, etc.), as como asignar los recursos necesarios para la ejecucin del plan.

    En escenarios de alto riesgo (como los de bsqueda, rescate y salvamento acutico), ser conveniente asignar un grupo de atencin a accidentes reales, con los implementos necesa-rios. En el desarrollo de simulacros, en especial en escenarios de alto riesgo, puede ocurrir un accidente real que involucre un miembro de los grupos de respuesta o alguien de la comu-nidad, est situacin se conoce con el nombre de CODIGO AZUL, para la cual es necesario definirunprocedimientoespecificoqueindiquelasaccionesaseguirparadaratencinalevento. Igualmente, es necesario, brindar orientacin acerca de cundo debe tomarse la de-cisin de suspender o cancelar un escenario en relacin con la ocurrencia de un accidente.

    EJECUCIN

    MONTAJE DE ESCENARIOS E INSTALACIONES

    En el caso de las simulaciones, el montaje del escenario se puede realizar horas antes del ejercicioysedeberverificarquetodoestlistoparaeliniciodelmismo.Paraelcasodelos simulacros, la mayor parte del montaje de los escenarios, se realiza los das previos al ejercicio, incluye la adecuacin y ambientacin del lugar (ubicacin de escombros, vehculos, etc.);horasantesdelejerciciodeberrealizarseelmaquillaje,caracterizacindelasvcti-mas y su ubicacin en el escenario. Se debern asignar personas conocedoras del terreno para apoyar las labores de adecuacin de escenarios, si es preciso, se tendr que asignar tambin personal de seguridad y acompaamiento a las personas que participarn como lesionados;adicionalmente,sedebersercuidadosoenproveerlaalimentacin,hidrataciny proteccin necesaria a las vctimas simuladas, antes del ejercicio. (Ver anexo 4)

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    ACCIONES PREVIAS AL INICIO DEL EJERCICIO

    En los momentos previos al inicio del ejercicio, horas antes, se debern asignar personas paraapoyarciertasaccionesespecficas,algunasdeellasson:

    Cuandosehainvitadopersonalexterno,sedeberpreverlarecepcinyubicacindelos mismos.

    Transporte, ubicacin y entrega de identificador, formularios y dems elementos aobservadores, evaluadores y controladores. Este personal ya debe estar en los lugares asignados, una vez inicie el ejercicio.

    Reunindeseguridad:elcoordinadordelgrupoorganizadoryelasesordeseguridad,debern evaluar las condiciones de seguridad para dar el aval al inicio del ejercicio y debe comunicar las recomendaciones pertinentes (orden pblico, condiciones hidrome-teorolgicas, etc.)

    Revisindelanlisisderiesgos,ajustesalplandecontingenciasysocializacindeeste ltimo.

    Ubicacindevctimasysimuladores(maniques).

    Enelcasodelassimulaciones,losmensajes,mapasyotrosrecursosdidcticosdebenestar dispuestos.

    EJECUCIN DEL EJERCICIO

    Simulaciones

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    Simulacros

    ACTIVACIN DE ESCENARIOS

    La activacin de los escenarios durante un simulacro, es responsabilidad del grupo contro-ladoryserealizardeacuerdoconloplanteadoenelguion;debidoaqueelguioncontieneal detalle todo el desarrollo del simulacro, puede ser complicado llevar la secuencia y se-guimiento del orden de activacin de los escenarios, por lo que ser conveniente llevar una bitcora de escenarios. (Ver anexo 9)PRODUCTOS ESPERADOS

    Durante el desarrollo del simulacro y de una simulacin, en su momento de EJECUCIN, se deben elaborar ciertos productos en Sala de Crisis, que permiten evaluar su desempeo yqueademssonelreflejodelprocesodetomadedecisiones.Enlossimulacros,ademsde los productos de Sala de Crisis, en los escenarios, si bien no hay productos de tipo do-cumental, si se espera como resultado la resolucin efectiva de los escenarios planteados.

    Dentro de los productos documentales que se esperan sean desarrollados en Sala de Crisis y dependiendo del alcance del simulacro, estn:

    FormatosEDANDeclaratoriadeCalamidadPblicaPlandeAccinEspecficoparalaRecuperacinFormatosdeSaladeCrisis(organigrama,bitcora,cadenadellamadas,seguimientoarecursoslogsticosyfinancieros,consolidadodeafectacin)ComunicadosdeprensaPlandeAccinparalaRespuesta(cuandoelalcancedelsimulacroloexige)

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    EVALUACIN

    ASPECTOS METODOLGICOS

    La evaluacin en un ejercicio de simulacin y/o simulacro tiene como propsito valorar la eficienciayeficaciadelosprocesosderespuestaoperativay/otomadedecisionesenemer-gencias;sibienelgrupoevaluadoreselresponsablederealizarlaevaluacinobjetivadelejercicio, todos los que intervengan en el mismo, pueden hacer su propia evaluacin y au-toevaluacin de desempeo.

    Para efectos de la funcin del grupo evaluador, su participacin puede iniciar al tiempo con la planeacin, si es que la organizacin requiere tener dicha apreciacin, o empezar su labor especficamenteduranteelsimulacro.Elgrupoevaluador,comosedijoantes,debeestarcompuesto por personal conocedor, preferiblemente experto en coordinacin y atencin de emergencias, no debe hacer parte de la planeacin y debe contar con una actitud neutral y respetuosa.

    Dentro de los aspectos metodolgicos se debern contemplar las siguientes consideraciones:

    Conanterioridadalejercicio,losevaluadoresdebenconocerlosdocumentosdegestindel riesgo del municipio (PMGRD, EMRE, Protocolos, entre otros).

    Antesdeiniciarelejercicio,losparticipantesdebenconocerlametodologaycriteriosdeevaluacin, esto se puede socializar con das de anticipacin o en reunin previa al inicio del simulacro.

    Losevaluadoresnodebeninterrumpireltrabajorealizadoporlosparticipantes,nitomarpartidoenlaejecucindeacciones;podrnrealizaralgunaspreguntasespecficascuandose tenga duda, pero ser breve y no emitir juicios.

    Laspersonasquehaganpartedelgrupodeevaluacin,debernconocerclaramentelos objetivos, alcance y resultados esperados del ejercicio. De igual manera, deben fami-liarizarse con los formatos a utilizar en el proceso evaluativo, debe ser clara la forma de diligenciamiento y criterios de evaluacin.

    Apartirde laobservacindirectaaldesarrollodelejercicioybasadosenloscriteriosplasmados en los formatos preestablecidos, el evaluador valorar el desempeo de los diferentes roles y situaciones, dar sus apreciaciones, observaciones y recomendaciones.

    Alfinalizarelejercicio,deberngeneraruninformedondeseconsolidenlosresultadosdelaevaluacin.UnamatrizDOFApuederesultarmuytilparaestefin,aunquesepuedenutilizar otros modelos.

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    INSTRUMENTOS DE EVALUACIN (Ver anexo 10)

    El desarrollo de los instrumentos de evaluacin debe ser coherente con lo planteado en la fasedeplanificacin,enespeciallarelacinconlosobjetivos,esdecir,quelosinstrumen-tos deben permitir la medicin u observacin del desempeo de los diferentes participantes dentro del simulacro.

    Los instrumentos de evaluacin, deben considerar los siguientes aspectos para su elabora-cin:

    Claridadenpreguntasoespaciosadiligenciar.

    Laspreguntasdebensercoherentesconloqueseevala,porejemplo:sisequiereevaluar el desempeo operativo de un grupo de rescate, las preguntas deben dirigirse hacialasdestrezasyhabilidadestcnicas;osiseevalaaunasesortcnico,laspre-guntas debern estar enfocadas la medicin de habilidades tcnicas.

    Sedebeevitarsugerirdobleinterpretacinenlaspreguntas.

    Debereflejarlaidentidadinstitucionalomunicipal(logos,colores,etc.).

    Evitarcargadecolores,lneasyotroselementosquesaturenlosformatos.

    Letraclarayenuntamaoadecuado.

    Lenguajecoherenteyclaroparatodos.

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    ANEXOS

    1. MODELO DE FICHA TCNICA DE SIMULACRO O SIMULACIN

    FICHA TECNICA DE SIMULACIONES O SIMULACROS

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    2. MODELO DE PLAN DE TRABAJO

    PLAN DE TRABAJO PARA PLANIFICACIN DE SIMULACROS

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    3. MODELO DE GUION PARA SIMULACROS Y SIMULACIONES

    GUION SIMULACROS

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    4. MODELO DE GUION PARA SIMULACIONES

    GUION SIMULACIONES

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    5. MODELO DE FICHA POR ESCENARIO PARA SIMULACROS

    FICHA POR ESCENARIO PARA SIMULACROS

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    6. MODELO DE PRESUPUESTO

    7. MODELO PLAN DE CAPACITACIN Y ENTRENAMIENTO

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    8. MODELO PARA ANLISIS DE RIESGOS Y PLAN DE CONTINGENCIA

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    9. MODELO BITCORA DE ESCENARIOS (FORMATO PARA CONTROLADORES)

    BITCORA ESCENARIOS

    10. MODELO FORMATO DE EVALUACIN

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    11. MODELO FORMATO INFORME FINAL

    INFORME FINAL DEL SIMULACRO O SIMULACIN

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    12. MODELO LISTA DE CHEQUEO PREVIA

    LISTA DE CHEQUEO PREVIA

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    BIBLIOGRAFA

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    FONDO PARA LA PREVENCIN Y ATENCIN DE EMERGENCIAS DE BOGOT. (2013). Gua para el Desarrollo de Simulacros. Bogot, Colombia.

    ORGANIZACIN PANAMERICANA DE LA SALUD. (2010). Gua para el Desarrollo de Simu-laciones y Simulacros de Emergencias y Desastres. Panam, Panam.

    UNIDAD NACIONAL PARA LA GESTIN DEL RIESGO DE DESASTRES. (2013). Gua Me-todolgica para la Elaboracin de la Estrategia de Respuesta Municipal. Bogot, Colombia.