Gestión de proyectos costos

  • Published on
    16-Nov-2014

  • View
    3.125

  • Download
    0

DESCRIPTION

 

Transcript

  • 1. Gestin de Proyectos

2. Gestin de los Costos del ProyectoMBA CARLOS ACUA, PMP 3. Agenda Introduccin a la gestin de costos Estimacin de Costos Preparacin del Presupuesto de Costos Control de Costos Trminos relacionados a la gestin de costos 4. Introduccin La Gestin de Costos del Proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado. La gestin de costos del proyecto se ocupa principalmente del costo de los recursos necesarios para completar las actividades del cronograma del proyecto, desarrollado en el rea de conocimiento de la gestin del tiempo. 5. Introduccin En muchas reas de aplicacin, el pronstico y anlisis de los resultados se efectan fuera del proyecto. En otras, la gestin de costos tambin incluye este trabajo. El Gerente de Proyecto debe estar atento para incluir los procesos adicionales y las tcnicas generales, tales como retorno de la inversin, anlisis de retorno, y otros, que sean requeridos por el proyecto. 6. Introduccin Una visin ms amplia de la gestin de costos del proyecto se denomina frecuentemente clculo de costos del ciclo de vida del proyecto. El clculo de costos del ciclo de vida del proyecto, junto con tcnicas de ingeniera de valor, puede mejorar la toma de decisiones y se usa para reducir el costo y tiempo de ejecucin, y mejorar la calidad y el rendimiento del producto entregable del proyecto. 7. Introduccin PlanificacinEstimacin de Estimacin de Costos CostosPreparacin del Preparacin del Presupuesto de Presupuesto de Costos CostosControlControl de Control de Costos Costos 8. Introduccin Estimacin de Costos Estima los costos de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto. Preparacin del Presupuesto del Costo Asigna el costo total estimado a paquetes de trabajos individuales. Control del Costo Controla cambios en el presupuesto del proyecto. 9. Introduccin Enalgunos proyectos, especialmente los ms pequeos, la estimacin de costos y la preparacin del presupuesto del costo estn tan unidos que se ven como un slo proceso (p.e., son ejecutados por un slo individuo en un perodo relativamente corto de tiempo). Aqui se presentan como procesos distintos porque las herramientas y tcnicas para cada uno son diferentes. 10. Introduccin Plan de Gestin de Costos Describe cmo las variaciones del costo sern manejadas (respuestas diferentes a problemas mayores y a menores). Puede ser formal o informal, altamente detallado o con generalidades enmarcadas en las necesidades del proyecto. Es un elemento subsidiario del plan de gestin del proyecto. 11. Introduccin El Plan de Gestin de Costos debe establecer: Nivel de precisin, tipos de estimacin y redondeos. Unidades de medida (horas, das). Enlaces con procedimientos de la organizacin y cuentas de control (CA). Umbrales de control, variaciones permitidas. Reglas de valor ganado, frmulas y criterios. Formatos de informe. Descripciones de proceso. 12. Introduccin En la gestin del tiempo se estim los recursos a nivel de actividades. Sin embargo, en proyectos grandes puede ser ms prctico estimar los costos a nivel de cuentas de controlCUENTA DE CONTROL (CA)PRESUPUESTO GERENCIA RESERVA DE GESTINPROYECTOCUENTA DE CONTROL (CA)CUENTA DE CONTROL (CA)CUENTA DE CONTROL (CA)CUENTA DE CONTROL (CA)CUENTAS DE CONTROL (CA) 13. 7.1 Estimacin de Costos 14. Estimacin de Costos La estimacin de costos de las actividades del cronograma implica desarrollar una aproximacin de los recursos necesarios para completar cada actividad, incluyendo la identificacin y consideracin de diversas alternativas. Generalmente se expresan en unidades monetarias, como soles, dlares, etc. Estas estimaciones son mejoradas a travs de refinamientos durante el transcurso del proyecto, para reflejar detalles adicionales disponibles. 15. Estimacin de Costos Los costos de las actividades del cronograma se estiman para todos los recursos que se cargarn al proyecto incluyendo mano de obra, materiales, equipos, servicios, instalaciones y categoras especiales tales como asignacin por inflacin o un costo por contingencia. Si la organizacin ejecutante no tiene estimadores de costos de proyecto con experiencia, el equipo de proyecto debe proporcionar los recursos y la experiencia requerida. 16. Estimacin de Costos Recordar para el examen La estimacin debe ser basada en la EDT Siempre que sea posible, la estimacin debe ser realizada por la persona que realizar el trabajo La informacin histrica de proyectos pasados es la clave para afinar las estimaciones Las estimaciones son ms exactas si componentes ms pequeos de trabajo son estimados El gerente de proyecto debe cumplir con las estimaciones acordadas. 17. Estimacin de Costos Herramientas y Tcnicas Herramientas y Tcnicas Entradas Entradas Estimacin por analoga Estimacin por analoga Determinacin de tarifas de costos de Determinacin de tarifas de costos de recursos recursos Estimacin ascendente Estimacin ascendente Estimacin paramtrica Estimacin paramtrica Software de gestin de proyectos Software de gestin de proyectos Anlisis de propuestas para licitaciones Anlisis de propuestas para licitaciones Anlisis de reserva Anlisis de reserva Costo de la calidad Costo de la calidadFactores ambientales de la empresa Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la Activos de los procesos de la organizacin organizacin Enunciado del alcance Enunciado del alcance Estructura detallada Estructura detallada de trabajo (EDT) de trabajo (EDT) Diccionario de la EDT Diccionario de la EDT Plan de gestin del proyecto Plan de gestin del proyectoResultados Resultados Estimacin de costos de las Estimacin de costos de las actividades actividades Informacin de soporte de la Informacin de soporte de la estimacin de costos de las estimacin de costos de las actividades actividades Cambios solicitados Cambios solicitados Plan de gestin de costos (act.) Plan de gestin de costos (act.) 18. Estimacin de CostosEntradas Factores ambientales de la empresa Condicionesdel mercado. Base de datos comerciales.Activos de los procesos de la organizacin Polticasde estimacin de costos. Plantillas de estimacin de recursos. Informacin histrica. Archivos del proyecto. Conocimientos del equipo de proyecto. Lecciones aprendidas. 19. Estimacin de CostosEntradas FuenteDescripcinInformacin histricaPodemos consultar los archivos de proyectos anteriores y de similar naturaleza para obtener informacin que nos sirva como referencia.Investigacin de mercadoPara integrar precios unitarios hay informacin de mercado disponible que podemos adquirir llevando a cabo una investigacin de costos de materiales, mano de obra, costos indirectos, etc.CotizacionesImplica preparar alcances preliminares con criterios de aceptacin para lograr obtener cotizaciones de proveedores.Bases de datosEn ciertas industrias existen empresas que proveen el servicio de consultora de base de datos de precios unitarios por regin, especialidad, entregable, etc. FUENTES DE INFORMACIN PARA ESTIMAR COSTOS 20. Estimacin de CostosEntradas Enunciado del alcance del proyecto Necesidaddel negocio. Justificacin. Requerimientos. Lmites. Restricciones y asunciones. Entregables y criterios de aceptacin.Estructura detallada de trabajo (EDT) Suministrarelacin entre todos los componentes del proyecto y los entregables. 21. Estimacin de CostosEntradas Diccionario de la EDT Identificacinde productos entregables. Descripcin del trabajo en cada componente del EDT.Plan de gestin del proyecto Plande gestin del cronograma. Plan de gestin de personal. Registro de riesgos 22. Estimacin de CostosHerramientas y Tcnicas Estimacin por analoga Implicausar el costo real de proyectos anteriores similares. Se utiliza cuando la cantidad de informacin detallada es limitada. Utiliza el juicio de expertos. Es menos costosa que otras tcnicas pero tambin menos exacta. Es fiable cuando los proyectos anteriores son similares de hecho y no de apariencia y cuando las personas que preparan las estimaciones tienen la experiencia necesaria. 23. Estimacin de CostosHerramientas y Tcnicas VentajasDesventajasRpida.Menos exacta.Las tareas individuales no necesitan ser identificadas.Se preparan con informacin limitada.Menos costosa.Requiere considerable experiencia para hacerlo bien.Provee al gerente de proyecto de una idea de las expectativas de la gerencia.Extremadamente difcil para proyectos con alto grado de incertidumbre.ESTIMACIN POR ANALOGA 24. Estimacin de CostosHerramientas y Tcnicas Determinacin de tarifas de costos de recursos Sedeben conocer las tarifas de costos unitarios de cada recurso. Se usan cotizaciones, tarifas estndar con factores de escalamiento, bases de datos comerciales y listas de precios de los vendedores. 25. Estimacin de CostosHerramientas y Tcnicas Estimacin ascendente Estimacindel costo de las actividades individuales o paquetes de trabajo y su acumulacin para obtener el costo total del proyecto. El costo y precisin depende del tamao y complejidad de la actividad individual o paquete de trabajo: sern mayores en la medida que estas actividades sean mayores o ms pequeas. El equipo de gerencia del proyecto debe decidir si vale la pena el costo adicional de la exactitud adicional. 26. Estimacin de CostosHerramientas y Tcnicas VentajasDesventajasMs exacta.Toma tiempo y esfuerzo (costo).Basada en un anlisis detallado del proyecto.Tendencia del equipo a acolchar los estimados.Provee una base confiable para el monitoreo y control.Requiere que el proyecto este bien definido y entendidoESTIMACIN ASCENDENTE 27. Estimacin de CostosHerramientas y Tcnicas Estimacin paramtrica Tcnicaque utiliza relacin entre datos histricos y otras variables para calcular una estimacin de costos. Puede producir niveles superiores de exactitud dependiendo de la complejidad y la informacin de costos y recursos. Los modelos pueden ser simples (la construccin de casas residenciales costar cierta cantidad de dinero por m2 de vivienda) o complejos. Los modelos paramtricos pueden ser altamente confiables cuando: los proyectos involucrados de hecho, son similares; la informacin histrica usada para desarrollar el modelo fue precisa; y el modelo es escalable (trabaja bien para un gran proyecto as como para uno pequeo). 28. Estimacin de CostosHerramientas y Tcnicas Software de gestin de proyectos Softwarede estimacin de costos, hojas de clculo y herramientas de simulacin y estadstica. Dichos productos pueden simplificar el uso de las herramientas descritas anteriormente y de tal modo, facilitar la rpida consideracin de varias alternativas de costos. 29. Estimacin de CostosHerramientas y Tcnicas Anlisis de propuestas para licitaciones Cuandolos proyectos se ganan mediante procesos competitivos el equipo de proyecto puede realizar un trabajo de estimacin de costos adicional para examinar el precio de los productos entregables individuales y obtener un costo que respalde el costo total del proyecto . 30. Estimacin de CostosHerramientas y Tcnicas Anlisis de reserva Reservaso asignaciones para contingencias son costos estimados que utilizar el Gerente de Proyecto para gestionar eventos previstos, pero no ciertos. Problema de posible exageracin de estimacin de costos. Reservas forman parte de la lnea base de costos.Costo de la calidad (COQ) Costostotales incurridos en inversiones para prevenir el incumplimiento de los requisitos, evaluar la conformidad del producto o servicio con los requisitos y por no cumplir con los requisitos. 31. Estimacin de CostosResultados Estimacin de costos Sonvalorizaciones cuantitativas de los costos probables de los recursos requeridos para completar las actividades del proyecto. Son presentados en forma de resumen o en detalle. Deben cubrir todas las categoras de recursos que sern cargados al proyecto (mano de obra, materiales, suministros, ms categoras especiales tales como la variacin por inflacin o reserva de contingencias de costos). 32. Estimacin de CostosResultados Estimacin de costos Losestimados de costos son ajustados frecuentemente durante el curso del proyecto para reflejar el detalle adicional disponible respecto al producto del proyecto. Tipos de Estimaciones: Orden de Magnitud y Estimacin Definitiva. 33. Estimacin de CostosResultados Estimacin de costos (Tipos de Estimaciones) Estimadodel Orden de Magnitud (-50, +100 por ciento). Este es un estimado aproximado sin datos detallados, que es utilizado durante la evaluacin inicial del proyecto. Estimado Definitivo (-10, +15 por ciento). Un estimado definitivo es preparado de datos bien definidos, especificaciones, planos, etc. Estos estimados son usados para licitaciones, evaluaciones de ofertas, cambios contractuales, trabajos adicionales, reclamos legales, permisos, y aprobaciones de gobierno. 34. Estimacin de CostosResultados Informacin de respaldo Elmonto y tipo de detalles adicionales vara por rea de aplicacin. Debe proporcionar imagen clara, profesional y completa de cmo se obtuvo la estimacin. Debe incluir: Descripcin del alcance del trabajo. Fundamentos de la estimacin. Asunciones y restricciones. Rango de estimaciones. 35. Estimacin de CostosResultados Cambios solicitados Sepueden generar cambios que afecten al plan de gestin de costos o requerimientos de recursos u otros planes componentes del plan de gestin del proyecto. Se procesan a travs del control integrado de cambios.Plan de gestin de costos (actualizaciones) Silas solicitudes de cambio son aprobadas y causan un impacto sobre la gestin de costos se actualiza el plan de gestin de costos. 36. 7.2 Preparacin del Presupuesto de Costos 37. Preparacin del Presupuesto de Costos La preparacin del presupuesto de costos implica la asignacin de costos totales estimados a paquetes de trabajo individuales para establecer un costo base que permita medir el rendimiento del proyecto. El enunciado del alcance del proyecto proporciona el presupuesto resumen. 38. Preparacin del Presupuesto de Costos Herramientas y Tcnicas Herramientas y TcnicasEntradas Entradas Enunciado del alcance Enunciado del alcance Estructura detallada Estructura detallada de trabajo (EDT) de trabajo (EDT) Diccionario de la EDT Diccionario de la EDT Estimacin de costos de las Estimacin de costos de las actividades actividades Informacin de soporte de la Informacin de soporte de la estimacin de costos de las estimacin de costos de las actividades actividades Cronograma del proyecto Cronograma del proyecto Calendario de recursos Calendario de recursos Contrato Contrato Plan de gestin de costos Plan de gestin de costos Suma de costos Suma de costos Anlisis de reserva Anlisis de reserva Estimacin paramtrica Estimacin paramtrica Conciliacin del lmite de la financiacin Conciliacin del lmite de la financiacinResultados Resultados Lnea base de costos Lnea base de costos Requerimientos para la Requerimientos para la financiacin del proyecto financiacin del proyecto Plan de gestin de costos (act.) Plan de gestin de costos (act.) Cambios solicitados Cambios solicitados 39. Preparacin del Presupuesto de CostosEntradas Enunciado del alcance del proyecto Limitacionesperidicas formales de gastos de fondos del proyecto.EDT Estimaciones de costos Informacin de respaldo de la estimacin de costos Cronograma del proyecto Calendario de recursos 40. Preparacin del Presupuesto de CostosEntradas Contrato Informacinrelacionada sobre los productos o servicios contratados se utilizan para desarrollar el presupuesto.Plan de gestin de costos Componentedel plan de gestin del proyecto. 41. Preparacin del Presupuesto de CostosHerramientas y Tcnicas Suma de costos Lasestimaciones de costos de actividades se suman hasta el nivel de paquete de trabajo. Las estimaciones de paquetes de trabajo se suman hasta los niveles superiores de la EDT y finalmente para todo el proyecto. 42. Preparacin del Presupuesto de CostosHerramientas y Tcnicas Anlisis de reserva Reservaspara contingencias de gestin son presupuestos reservados para cambios no planificados o incgnitas desconocidas. El Gerente de Proyecto debe obtener la aprobacin antes de comprometerse o gastar esta reserva. No forman parte de la lnea base del costo pero estn incluidas en el presupuesto del proyecto. 43. Preparacin del Presupuesto de CostosHerramientas y Tcnicas Estimacin paramtrica Conciliacin del lmite de la financiacin Grandesvariaciones en los desembolsos de fondos no son deseables, por eso stos se concilian con los lmites de financiacin establecidos por el cliente o la organizacin. La conciliacin requerir el ajuste del cronograma, lo cual se har aplicando restricciones de fecha impuesta para paquetes de trabajo, hitos o componentes de la EDT. 44. Preparacin del Presupuesto de CostosResultados Lnea base de costo Esun presupuesto fase-tiempo que ser usado para medir, supervisar y monitorear el rendimiento del costo en el proyecto. Es desarrollado sumando los costos estimados por perodo y usualmente mostrado en forma de curvaS. Proyectos de gran magnitud suelen tener mltiples lneas base de costo. 45. Preparacin del Presupuesto de CostosResultados Requisitos para la financiacin Sederivan de la lnea base de costo y pueden establecerse para excederlos con el fin de responder al avance temprano o a los sobrecostos. En general la financiacin no es continua y aparece como una funcin escalonada. Los fondos totales necesarios son la lnea base ms las reservas de gestin. 46. Preparacin del Presupuesto de CostosResultados Valores AcumuladosReserva de gestinLnea base de costo FinanciacinFlujo de caja esperadoGRFICO DE FLUJO DE CAJA, LNEA BASE DE COSTO Y FINANCIACINTiempo 47. Preparacin del Presupuesto de CostosResultados Plan de gestin de costos (actualizaciones) Silas solicitudes de cambio sen aprobadas se actualiza el plan de gestin de costos en caso de ser necesario.Cambios solicitados Sepueden generar cambios que afecten el plan de gestin de costos u otros componentes del plan de gestin u otros componentes del plan de gestin del proyecto. Se procesan a travs del control integrado de cambios. 48. PRESUPUESTO DE COSTOS RESERVAS DE GESTIN LINEA BASE DE COSTOS RESERVAS DE CONTINGENCIA PROYECTO CUENTAS DE CONTROL PAQUETES DE TRABAJO ACTIVIDADES 49. 7.3 Control de Costos 50. Control de Costos El control de costos incluye: Influir sobre factores que crean cambios en la lnea base de costo. Asegurar que los cambios solicitados sean acordados. Gestionar los cambios reales cundo ocurran. Monitorear el rendimiento del costo para detectar y entender las variaciones con respecto a la lnea base de costo. Registrar con precisin cambios a la lnea base de costo. Evitar cambios incorrectos, inadecuados o no aprobados, en el costo o uso de recursos. Informar cambios aprobados a los interesados. Actuar para mantener sobrecostos dentro de lmites aceptables. 51. Control de Costos El control de costos incluye la bsqueda del "porqu" de las variaciones positivas y negativas. Este debe estar totalmente integrado a los otros procesos de control (control de cambio del alcance, control del cronograma, control de calidad, y otros). Por ejemplo, respuestas inapropiadas a las variaciones de costos pueden causar problemas de calidad o programacin, o posteriormente, producir un inaceptable nivel de riesgo en el proyecto. 52. Control de Costos Herramientas y Tcnicas Herramientas y Tcnicas Entradas Entradas Sistema de control de cambios del costo Sistema de control de cambios del costo Anlisis de medicin del rendimiento Anlisis de medicin del rendimiento Proyecciones Proyecciones Revisiones del rendimiento del proyecto Revisiones del rendimiento del proyecto Software de gestin de proyectos Software de gestin de proyectos Gestin de variacin Gestin de variacinLnea base de costo Lnea base de costo Requisitos para la financiacin Requisitos para la financiacin del proyecto del proyecto Informes de rendimiento Informes de rendimiento Informacin sobre el Informacin sobre el rendimiento del trabajo rendimiento del trabajo Solicitudes de cambio Solicitudes de cambio aprobadas aprobadas Plan de gestin del proyecto Plan de gestin del proyectoResultados Resultados Estimacin de costos (act.) Estimacin de costos (act.) Lnea base de costo (act.) Lnea base de costo (act.) Mediciones del rendimiento Mediciones del rendimiento Conclusin proyectada Conclusin proyectada Cambios solicitados Cambios solicitados Acciones correctivas Acciones correctivas recomendadas recomendadas Activos de los procesos de la Activos de los procesos de la organizacin (act.) organizacin (act.) Plan de gestin del proyecto (act.) Plan de gestin del proyecto (act.) 53. Control de CostosEntradas Lnea base de costo Requisitos para la financiacin del proyecto Informes de rendimiento Informacinsobre el rendimiento del costo yrecursos.Informacin sobre el rendimiento del trabajo Entregablescompletados. Costos autorizados e incurridos. Estimaciones al trmino. Porcentajes fsicamente completados. 54. Control de CostosEntradas Solicitudes de cambio aprobadas Pueden incluir cambios en: Trminos de costo del contrato. Alcance del proyecto. Lnea base de costo. Plan de gestin de costos.Plan de gestin del proyecto Plande gestin de costos. Otros planes subsidiarios. 55. Control de CostosHerramientas y Tcnicas Sistema de control de cambios del costo Defineprocedimientos por el cual el costo base puede ser cambiado. Incluye las hojas de trabajo, sistema de seguimiento y niveles de aprobacin necesarios para autorizacin de cambios. Debe estar integrado con el proceso de control integrado de cambios. 56. Control de CostosHerramientas y Tcnicas Anlisis de medicin del rendimiento Lastcnicas de medicin del rendimiento tales como valor ganado ayudan a fijar la magnitud de las variaciones que ocurran. Una parte importante del control de costos es determinar la causa de una variacin, la magnitud de la variacin y decidir si la variacin requiere accin correctiva. Gestin del Valor Ganado (Earned Value Management EVM). Esta tcnica implica medir continuamente el rendimiento del proyecto mediante tres variables independientes: 1) El valor planificado (PV), 2)El valor ganado (EV) y 3) Los costos actuales (AC). 57. Control de CostosHerramientas y Tcnicas Anlisis de medicin del rendimiento Gerenciadel Valor Ganado (Earned Value Management EVM). Calcula adems las variaciones del costo (CV) y cronograma (SV) y los ndices de rendimiento del costo (CPI) y cronograma (SPI). CV = EV AC SV = EV PV CPI = EV / AC SPI = EV / PV 58. Control de CostosHerramientas y Tcnicas Presupuesto hasta la terminacin (BAC)Valores AcumuladosCostos reales (AC)Valor planificado (PV)Valor ganado (EV) INFORME GRFICO DEL RENDIMIENTOTiempo 59. Control de CostosHerramientas y Tcnicas Proyecciones Estimacin para concluir el trabajo restante (ETC) Basada en una nueva estimacin: ETC Basada en variaciones atpicas: ETC = BAC EV Basada en variaciones tpicas: ETC = (BAC EV) / CPI Estimacin al trmino (EAC) Estimacin con nueva estimacin: EAC = AC + ETC estimacin Costo Real a la fecha ms un nuevo estimado para el trabajo restante. Este enfoque se usa cuando el rendimiento pasado muestra que los supuestos originales estuvieron errados o ya no son validos. 60. Control de CostosHerramientas y Tcnicas Proyecciones Estimacin al trmino (EAC) Estimacin usando el presupuesto restante: restante EAC = AC + (BAC - EV). Costo Real a la fecha ms el presupuesto restante. Este enfoque se usa cuando las variaciones reales son atpicas y no se espera que vuelvan a ocurrir en el futuro. Estimacin usando el presupuesto restante afectado por el CPI: EAC = AC + (BAC - EV) / CPI. Costo Real CPI a la fecha ms el presupuesto restante modificado por un factor. Este enfoque se usa cuando las variaciones reales son tpicas y se espera que vuelvan a ocurrir en el futuro. 61. Control de CostosHerramientas y Tcnicas PLAN ORIGINALHOYDIFERENCIA ENTRE BAC, EAC Y ETC 62. Control de CostosHerramientas y Tcnicas Anlisis del Valor Ganado Unmtodo de medicin del rendimiento del proyecto que compara la cantidad del trabajo planeado con la realmente lograda, para determinar si el costo y el cronograma avanzan segn lo planificado. Integra costo, tiempo y alcance. Puede ser usado para pronosticar el rendimiento futuro del proyecto y la fecha de termino del proyecto. 63. Control de CostosHerramientas y Tcnicas InterpretacinTrminoTrabajo programadoValor PlaneadoPV (BCWS)Trabajo logradoValor GanadoEV (BCWP)Costo actualCosto ActualAC (ACWP)Presupuesto totalAcrnimoPresupuesto al trminoBACCosto estimado totalEstimacin al trminoEACVariacin del TrabajoVariacin del CronogramaSVVariacin del CostoVariacin del CostoCVVariacin FinalVariacin al trminoVACTRMINOS DEL VALOR GANADO 64. Control de CostosHerramientas y Tcnicas CVVariacin del CostoCV = EV - ACSVVariacin del CronogramaSV = EV - PVCPIndice de rendimiento del costo CPI = EV / ACSPIndice de rendimiento del cronogramaSPI = EV / PVEAC Estimacin al trminoEAC = AC + ETC EAC = AC + (BAC - EV) EAC = BAC / CPIETCETC = EAC - ACEstimacin para terminarVAC Varianza al trmino FRMULAS EVMVAC = BAC - EAC 65. Control de CostosHerramientas y Tcnicas En orden alfabtico AC CVEV==FRMULAS GRFICA EVMSPIMENOS= DIVIDIDO PORSV=MENOSCPIPVDIVIDIDO POR 66. Control de CostosHerramientas y Tcnicas SIAC > EVAC = EVAC < EVENTONCESCV < 0CV = 0CV > 0CPI < 1CPI = 1CPI > 1El proyecto estSobre el presupuestoDentro del presupuestoDebajo del presupuestoSIPV > EVPV = EVPV < EVENTONCESSV < 0SV = 0SV > 0SPI < 1SPI = 1SPI > 1AtrasadoDentro del cronogramaAdelantadoEl proyecto estANLISIS EVM 67. Control de CostosHerramientas y Tcnicas Revisiones del rendimiento del proyecto Comparan: Rendimiento a lo largo del tiempo. Actividades/paquetes por encima/debajo presupuesto. Hitos alcanzados o vencidos. Combinan: Anlisis de variacin. Anlisis de tendencias. Tcnica del valor ganado.del 68. Control de CostosHerramientas y Tcnicas Software de gestin de proyectos Seusan para supervisar el PV frente al AC o para predecir efectos de los cambios o variaciones.Gestin de variacin Plande gestin de costos describe cmo gestionar las variaciones. 69. Control de CostosResultados Estimaciones de costos (actualizaciones) Sonmodificaciones a la informacin de costos usada para gestionar el proyecto. Los involucrados apropiados deben ser notificados cuando as se requiera. Los estimados revisados pueden o no necesitar ajustes de otros aspectos del plan del proyecto. 70. Control de CostosResultados Lnea base de costo (actualizaciones) Cambiosa la lnea base de costo. En general slo responden a cambios aprobados de alcance. En algunos casos las variaciones pueden ser tan grandes que se necesita revisar totalmente la lnea base.Mediciones del rendimiento Losvalores de CV, SV, CPI y SPI se calculan y documentan para los componentes de la EDT. 71. Control de CostosResultados Conclusin proyectada Sedocumenta un valor de EAC y ETC, calculado o proporcionado por la organizacin ejecutante. Se comunica a los interesados.Cambios solicitados Sepueden generar cambios que afecten algn aspecto del proyecto o del presupuesto en particular. Se procesan a travs del control integrado de cambios. 72. Control de CostosResultados Acciones correctivas recomendadas Todoaquello que se hace para alinear el rendimiento futuro esperado con el plan de gestin del proyecto.Activos de los procesos de la organizacin (actualizaciones) Lascausas de variaciones, el razonamiento detrs de la accin correctiva elegida y otros tipos de lecciones aprendidas del control de costos deben ser documentados de tal manera que formen de la base de datos histrica para este proyecto y para otros proyectos de la organizacin ejecutante. 73. Control de CostosResultados Plan de gestin del proyecto (actualizaciones) Estimacionesde costo. Lnea base de costo. Plan de gestin de costo. Documentos del presupuesto. 74. Trminos relacionados a la gestin de costos 75. Control de CostosTrminos relacionados a la gestin de costos1. Mtodos de seleccin de proyectos Herramientasusadas para seleccionar los proyectos ms rentables. Incluyen: Valor actual (PV). Valor actual neto (NPV) (VAN). Tasa interna de retorno (IRR) (TIR). Periodo de retorno (PBP). Ratio costo beneficio (BCR). Retorno de la inversin (ROI). 76. Control de CostosTrminos relacionados a la gestin de costosValor actual (PV) Esel valor actual de un flujo de caja futuro. Se calcula as: PV = FV / (1 + r)n donde FV es el valor futuro, r es el ratio de inters y n el nmero de perodos. 77. Control de CostosTrminos relacionados a la gestin de costosValor actual neto (NPV) Esel valor actual del total de beneficios menos los costos, por lo tanto es la suma algebraica de todos los valores presentes con su signo. Se calcula: NPV = CF0 + CF1/(1 + r)1 + CF2/(1 + r)2 + CF3/(1 + r)3 CFn/(1 + r)n donde CF es el flujo de caja, r es el ratio de inters y n el nmero de perodos. Se debe escoger siempre el proyecto con mayor VAN (NPV). 78. Control de CostosTrminos relacionados a la gestin de costosTasa interna de retorno (IRR) Esla tasa a la cual el flujo de ingresos iguala al flujo de egresos, computados como valores presentes (NPV = 0). Se debe seleccionar siempre el proyecto con mayor TIR (IRR). 79. Control de CostosTrminos relacionados a la gestin de costosPerodo de retorno (PBP) Esla velocidad del retorno financiero expresado como nmero de periodos de tiempo requeridos para recuperar la inversin antes que el beneficio empiece a ser acumulado. Siempre se debe seleccionar el proyecto con PBP menor. 80. Control de CostosTrminos relacionados a la gestin de costosRatio beneficio costo (BCR) Comparalos beneficios con los costos de unproyecto. BRC = Beneficios / Costos Si BCR > 1 entonces Beneficios > Costos. Si BCR = 1 entonces Costos = Beneficios. Si BCR < 1 entonces Costos > Beneficios. Siempre escoger el proyecto con mayor BCR. 81. Control de CostosTrminos relacionados a la gestin de costosRetorno de la inversin (ROI) Porcentajeque muestra el retorno de la inversin en un determinado periodo de tiempo. ROI = (Beneficios Costos) / Costos Siempre escoger el proyecto con mayor ROI. 82. Control de CostosTrminos relacionados a la gestin de costos2. Consideraciones de Costos Losgerentes de proyecto deben considerar tres tipos de costos: Costo del ciclo de vida Costo oportunidad Costo hundido 83. Control de CostosTrminos relacionados a la gestin de costosCosto del ciclo de vida Losgerentes de proyecto no deben excluir los costos de las fases de operacin y mantenimiento.Costo oportunidad Impactode las estimaciones de costos por reducir opciones de ejecutar otros proyectos. Valor del proyecto que no fue seleccionado costo de perdida de oportunidad.Costo hundido Costosya incurridos. No deben ser considerados en el proceso de estimacin. 84. Control de CostosTrminos relacionados a la gestin de costos3. Tipos de costos Uncosto puede ser variable o fijo. fijo Un costo puede ser directo o indirecto. indirecto 85. Control de CostosTrminos relacionados a la gestin de costosCosto variable Cualquiercosto que cambia con el volumen de produccin o cantidad de trabajo. Por ejemplo los costos de materiales, suministros y salarios.Costo fijo Sonlos costos que no cambian a medida que cambia la produccin. Por ejemplo el alquiler de una oficina. 86. Control de CostosTrminos relacionados a la gestin de costosCosto directo Costosque son directamente atribuidos al trabajo del proyecto. Por ejemplo, capacitacin y viajes del equipo, sueldos del equipo, incentivos o costos del material usado en el proyecto.Costo indirecto Costosadministrativos o costos incurridos para el beneficio de ms de un proyecto. Por ejemplo, impuestos, beneficios contractuales o servicios de consejera. 87. Control de CostosTrminos relacionados a la gestin de costos4. Depreciacin Losactivos pierden valor en el tiempo y existen varios mtodos para calcular cul es el valor que se pierde cada ao y que por lo tanto puede ser imputado al costo. El mtodo ms comn de depreciacin es la depreciacin por lnea recta en la cual el mismo valor es depreciado cada ao. 88. Control de CostosTrminos relacionados a la gestin de costos UsoMtodoTipoAcrnimoDescripcinMs comnLnea RectaLnea RectaSLMisma cantidad depreciada cada aoUsado por maquinasLnea RectaUnidad de produccinUP/O[UP/O] = (Costo de adquisicin Valor residual) / Unidad de ProduccinDepreciacin aceleradaAceleradoDoble saldo decrecienteDDBPrdida del valor de la inversin ms rpido que con Lnea RectaDepreciacin aceleradaAceleradoSuma de los dgitos del aoSYDPrdida del valor de la inversin ms rpido que con Lnea RectaMTODOS DE DEPRECIACIN 89. Control de CostosTrminos relacionados a la gestin de costos5. Anlisis de Valor Tambinllamado ingeniera de valor. F (valor) = (calidad + funcionalidad) / costo Trata de encontrar una forma menos costosa de realizar el mismo alcance de trabajo. Requiere el uso sistemtico de tcnicas para identificar las funciones requeridas del proyecto, asignar valores a estas funciones y proveer funciones al menor costo total sin prdida de rendimiento. Si un equipo de proyecto esta tratando de reducir los costos del proyecto pero manteniendo el mismo alcance del trabajo, entonces est realizando un anlisis de valor. 90. Control de CostosTrminos relacionados a la gestin de costos6. Ley del retorno decreciente Elincremento de recursos no necesariamente incrementa la produccin. Por ejemplo, aadir el doble de recursos a una actividad no necesariamente indica que la actividad ser realizada a la mitad del tiempo original. 91. Preguntas? 92. Bibliografa Gua del PMBOK, tercera edicin. Captulo 7 Gestin de los Costos del Proyecto. PMI. Pmp Exam Prep, Fifth Edition. Rita Mulcahy. Administracin Profesional de Proyectos, La Gua. Yamal Chamoun. Earned Value Project Management. Second edition. Quentin W. Fleming, Joel M. Koppelman.

Recommended

View more >