Gestion de Costos en proyectos de Construccion

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Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la ConstruccinGestin de Costos en Proyectos de ConstruccinUn enfoque bsico, basado en la Gua del PMBOK 2004

Analista Senior de Presupuestos, Cosapi S.A. Ingeniera y Construccin

Daniele Bassi, PMP

09 de Mayo de 2008, Universidad Nacional de Ingeniera

Introduccin al Valor Ganado Valor Ganado es una tcnica que ha surgido como una herramientavaliosa para la gestin de todos los proyectos. Earned Value Project Management Quentin W. Fleming Joel M. Koppelman

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Introduccin al Valor Ganado

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Introduccin al Valor Ganado

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Introduccin al Valor Ganado

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Introduccin al Valor Ganado

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Introduccin al Valor Ganado

$3000,000 0 30% Planned Value

Schedule Performance Index = 0.67 $2000,000 0 30% Earned Value Value Cost Performance Index = 0.67 ( $100,000 overrun to date) $3000,000 0 30% Total Cost Absed on Actual Performance Low $1'000,000 High $2'000,000

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7. Gestin de Costos en Proyectos de Construccin Objetivos Estimar, presupuestar y controlar los costos, de forma que la obra se pueda desarrollar en el presupuesto aprobado.

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7. Gestin de Costos en Proyectos de Construccin7.1 ESTIMACIN DE COSTES Desarrollar una aproximacin de los costes de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto Sumar los costes estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo y establecer una lnea base de coste Influir sobre los factores que crean variaciones del coste y controlar los cambios en el presupuesto del proyectoHerramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construccin9

7.2 PREPARACIN DEL PRESUPUESTO DE COSTOS

7.3 CONTROL DE COSTES

7. Gestin de Costos en Proyectos de ConstruccinEl trabajo involucrado en la ejecucin de los tres procesos de gestin de costos est precedido de un esfuerzo de planificacin cuyo resultado produce el plan de gestin de costos del proyecto. Un plan de gestin de costos puede establecer:Nivel de precisin, p.e. redondeo de los datos segn precisin descrita (s/.1, 1000) Unidades de medida, horas das de trabajo para cada recurso. Umbrales de control. Se pueden definir umbrales de variacin para costos u otros indicadores. Reglas de valor ganado. Se definen las frmulas de cmputo del valor ganado, se establecen los criterios de crdito del valor ganado. (p.e. 0-100, 050-100, etc) Formatos del informe.

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7.1 Estimacin de Costos

La estimacin de costos de las actividades del cronograma implica desarrollar una aproximacin de los costos de los recursos necesarios para completar cada actividad. Se deber considerar las posibles causas de variacin de las estimaciones, incluyendo los riesgos. Las estimaciones de costos pueden mejorarse a travs de refinamientos durante el transcurso del proyecto. La exactitud de la estimacin de un proyecto aumenta a medida que avanza el proyecto a lo largo de su ciclo de vida. Por ejemplo un proyecto en su fase de Inicio podra tener una estimacin aprox. De -50 a + 100%, en una etapa ms avanzada las estimaciones pueden reducirse a un rango de -10 a +15%

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7.1 Estimacin de costesFACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA

ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIN

7.1.1 ENTRADAS

PLAN DE GESTIN DEL PROYECTO

ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO

DICCIONARIO DE LA EDT

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7.1 Estimacin de costesFACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIN

Condiciones de mercado Bases de datos comerciales Polticas de estimacin de costes Planillas de estimacin de costes Informacin histrica Archivos del proyecto Conocimiento del equipo del proyecto Lecciones aprendidas Plan de Gestin del cronograma Plan de gestin de personal Registro de riesgosDICCIONARIO DE LA EDT ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO13

PLAN DE GESTIN DEL PROYECTO

ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO

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Plan de Gestin del proyectoPLAN DE GESTIN DEL CRONOGRAMA El tipo y la cantidad de recursos, y la cantidad de tiempo que dichos recursos se aplican para concluir el trabajo del proyecto Los atributos de seleccin del personal del proyecto y los costes

PLAN DE GESTIN DEL PERSONAL

REGISTRO DE RIESGOS

Los riesgos, que pueden ser amenzas u oportunidades, ejercen un impacto

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7.1 Estimacin de costes

ESTIMACIN POR ANALOGA

ANLISIS DE RESERVA

DETERMINACIN DE TARIFAS DE COSTES DE RECURSOS

7.1.2 HERRAMIENTAS Y TCNICAS

ANLISIS DE PROPUESTAS PARA LICITACIONES

ESTIMACIN ASCENDENTE ESTIMACIN PARAMTRICA

SOFTWARE DE GESTIN DE PROYECTOS

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7.1 Estimacin de costesESTIMACIN ASCENDENTE ESTIMACIN PARAMTRICAUn mtodo de estimacin de un componente del trabajo. El trabajo se decompone ms detalladamente, el coste detallado luego se resume o acumula en niveles superiores. Tcnica que utiliza una relacin estadstica entre los datos histricos y otras variables para calcular una estimacin de costes para un recurso de la actividad del programa

ANLISIS DE RESERVA

Muchos estimadores de costes incluyen reservas, tambin llamadas asignaciones para contingencias. Las reservas son costes estimados que se utilizarn a discrecin del director del proyecto

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7.1 Estimacin de costes

ESTIMACIONES DE COSTES DE LAS ACTIVIDADES

PLAN DE GESTIN DE COSTES (ACTUALIZACIONES)

7.1.3 SALIDAS

INFORMACIN DE RESPLADO DE LA ESTIMACIN DE COSTES

CAMBIOS SOLICITADOS

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7.1 Estimacin de costes1. Estimacin de costos de las actividades Estimacin cuantitativa de los costos probables de las actividades del cronograma.

2. Informacin de respaldo de la estimacin de costos de las actividades. Descripcin del alcance del trabajo Documentacin de los fundamentos de la estimacin. Documentacin de todos los supuestos realizados, y de las restricciones. Indicacin del rango de estimaciones posibles p.e. 10,000 (-10% / + 15%)

3. Cambios solicitados 4. Plan de gestin de costos (actualizaciones) Utiliza la relacin estadstica entre los datos histricos y otras variables.Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construccin18

7.2 Preparacin del Presupuesto de Costos

La preparacin del presupuesto de costos implica sumar los costes estimados para establecer una lnea base del coste total. El enunciado del alcance del proyecto proporciona el presupuesto resumen. Las estimaciones del costo de las actividades del cronograma se preparan con anterioridad a las solicitudes del presupuesto detallado

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7.2 Preparacin del Presupuesto de CostosCONTRATO ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO

PLAN DE GESTIN DE COSTES

ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO

7.2.1 ENTRADAS

CALENDARIOS DE RECURSOS

DICCIONARIO DE LA EDT ESTIMACIN DE COSTES DE LAS ACTIVIDADES

CRONOGRAMA DEL PROYECTO

INFORMACIN DE RESPALDO

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7.2 Preparacin del Presupuesto de Costos

SUMA DE COSTES

CONCILIACIN DEL LMITE DE LA FINANCIACIN

7.2.2 HERRAMIENTAS Y TCNICASANLISIS DE RESERVA ESTIMACIN PARAMTRICA

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7.2 Preparacin del Presupuesto de Costos

LINEA BASE DE COSTE

CAMBIOS SOLICITADOS

7.2.3 SALIDAS

REQUISITOS PARA LA FINANCIACIN DEL PROYECTO

PLAN DE GESTIN DE COSTES (ACTUALIZACIONES)

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7.2 Preparacin del Presupuesto de Costos Salidas1. Lnea de base del costo.La lnea de base de costos es un presupuesto distribuido en el tiempo que se usa como base respecto a la cual se puede medir, supervisar y controlar el Proyecto.

2.

Requisitos para la financiacin del proyecto.Los requistos de fianciacin, totales y peridicos, se derivan de la lnea de base del costo y pueden establecerse para excederlos, en general por un margen, a fin de estar preparados para el avance temprano o sobrecostos.

3. 4.

Plan de gestin de costos (Actualizaciones) Cambios solicitados.Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construccin23

7.3 Control de CostosEl control de costos del proyecto incluye: Influir sobre los factores que producen cambios en la lnea de base de costos. Asegurarse que los cambios solicitados sean acordados Gestionar los cambios reales cuando y a medida que se produzcan. Asegurar que los posibles sobrecostos no excedan la financiacin autorizad, peridica y total para el proyecto. Realizar el seguimiento del rendimiento del costo para detectar y entender las variaciones con respecto a la lnea de base. Registrar todos los cambios pertinentes con precisin en la lnea de base. Evitar que se incluyan cambios incorrectos, o no aprobados. Informar los cambios aprobados a los interesados pertinentes. Actuar para mantener los sobrecostos esperados dentro de los lmites aceptables.

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7.3 Control de CostosLNEA BASE DE COSTE 7.2.3.1 REQUISITOS PARA LA FINANCIACIN DEL PROYECTO 7.2.3.2 PLAN DE GESTIN DEL PROYECTO

7.3.1 ENTRADASSOLICITUDES DE CAMBIO APROBADAS 4.4.4.1 INFORMES SOBRE EL RENDIMIENTO DEL TRABAJO 4.4.3.7Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construccin25

INFORMES DE RENDIMIENTO 10.3.3.1

7.3 Control de CostosLNEA BASE DE COSTE REQUISITOS PARA LA FINANCIACIN DEL PROYECTO

INFORMES DE RENDIMIENTO

Organizan y resumen la informacin recogida, y presentan los resultados de cualquier anlisis en comparacin de la lnea base. Informacin sobre la situacin y el progreso. Curva S, diagrama de barras Informacin sobre el estado de las actividades del proyecto que se estn llevando a cabo para cumplir con el trabajo del proyecto. Productos entregables que han sido completados

INFORMES SOBRE EL RENDIMIENTO DEL TRABAJO

SOLICITUDES DE CAMBIO APROBADAS

PLAN DE GESTIN DEL PROYECTOHerramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construccin

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7.3 Control de CostosSISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS DEL COSTE 4.6 ANLISIS DE MEDICIN DE RENDIMIENTO GESTIN DE VARIACIN

7.3.2 HERRAMIENTAS Y TCNICASPROYECCIONES SOFTWARE DE GESTIN DE PROYECTOS REVISIONES DEL RENDIMIENTO DEL PROYECTOHerramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construccin

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7.3 Control de Costos

UNA PARTE IMPORTANTE DEL CONTROL DE COSTES ES: DETERMINAR LA CAUSA DE UNA VARIACIN LA MAGNITUD DE LA VARIACIN Y DECIDIR SI LA VARIACIN REQUIERE UNA ACCIN CORRECTIVA USO DE LA TCNICA DEL VALOR GANADO LA TCNICA DEL VALOR GANADO USA LA LNEA BASE DE COSTE PARA EVALUAR EL AVANCE DEL PROYECTO Y LA MAGNITUD DE CUALQUIER VARIACIN QUE SE PRODUZCA.

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7.3 Control de Costos Tcnicas y HerramientasAnlisis de medicin del rendimiento (tcnica del valor ganado): Valor planificado (PV). El PV es el costo presupuestado del trabajo programado para ser completado de una actividad o componente de la EDT a un momento determinado. Valor ganado (EV). El EV es la cantidad presupuestada para el trabajo realmente ejecutada de la actividad del cronograma o componente de la EDT durante el perodo de tiempo analizado. Costo real (AC). El AC es el costo total incurrido en la realizacin del trabajo de la actividad del cronograma o el componente de la EDT durante el perodo de tiempo analizado. Estimado a la conclusin (EAC). Estimado del costo total del proyecto a su culminacin. Estimado hasta la conclusin (ETC). Estimado del presupuesto faltante para culminar el Proyecto.

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7.3 Control de Costos Tcnicas y Herramientas Anlisis de medicin del rendimiento (tcnica del valor ganado):Las tcnicas del valor ganado (EVT) ayudan a evaluar la magnitud de todas las variaciones que invariablemente se producirn. La tcnica EVT compara el valor acumulativo de del costo presupuestado del trabajo realizado (ganado) en la cantidad original del presupuesto, tanto con el costo presupuestado del trabajo planificado (programado) como con el costo real del trabajo realizado (real). Variacin del costo (CV). Variacin del cronograma (SV). ndice de desempeo del costo (CPI). ndice de desempeo del cronograma (SPI). CV = EV AC SV = EV PV CPI = EV / AC SPI = EV / PV

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7.3 Control de Costos

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7.3 Control de Costos Tcnicas y HerramientasProyecciones: Las proyecciones consisten en realizar estimaciones o predicciones de las condiciones en el futuro basndose en la informacin y los conocimientos disponibles en el momento de la proyeccin. EAC estimado a la conclusin EAC estimado a la conclusin EAC estimado a la conclusin EAC estimado a la conclusin ETC estimado hasta la conclusin EAC = BAC / CPI EAC = AC + ETC EAC = AC+ (BAC-EV) EAC = AC+ (BAC-EV)/CPI ETC = EAC - AC

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Resumen

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Resumen

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ResumenANSIS DE VARIACIN

Implica comparar el rendimiento real del proyectado con el planificado o esperado. Adems de las variaciones del coste y del cronograma, las variaciones respecto del plan en las reas de alcance, recursos, calidad y riesgo son de importancia

ANLISIS DE TENDENCIA

Implica examinar el rendimiento del proyecto a lo largo del tiempo para determinar si el rendimiento est mejorando o se est deteriorando

TCNICA DEL VALOR GANADO

Compara el rendimiento planificado con el rendimiento real

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7.3 Control de CostesESTIMACIN DE COSTES (ACTUALIZACIONES) PLAN DE GESTIN DEL PROYECTO (ACTUALIZACIONES)

LNEA BASE DE COSTE (ACTUALIZACIONES)

7.3.3 SALIDASMEDICIONES DE RENDIMIENTO

ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIN (ACTUALIZACIONES)

ACCIONES CORRECTIVAS RECOMENDADAS CAMBIOS SOLICITADOS

CONCLUSIN PROYECTADA

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Ejemplo En el ejemplo que se presenta a continuacin se planea la construccin de un cerco a un terreno rectangular de 50 x 100 metros, el plan considera realizar los cuatro lados de manera secuencial, tal como se muestra en la Figura 1. Cada metro de cerco tiene un costo de $ 100 / m. El Proyecto inicia el 1de Mayo. Se desea evaluar el desempeo del proyecto en el da 18 de Mayo. Al 18 de Mayo se sabe que: La actividad 1 (Lado sur) se culmin segn planeado, y cost $6000 La actividad 2 (lado este) al da 18 tiene un avance de 80%, un costo actual de $9000, y EAC de 11000 La actividad 3 (lado norte) al da 18 registra un avance de 60% La actividad 4 (lado oeste) al da 18 registra un avance de 5% Evaluar el estado del proyecto.Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construccin37

EjemploActivity ID 900 1000 1010 1020 1030 1050 Activity Description Inicio Lado sur Lado este Lado norte Lado oeste Fin Orig Dur 0 5 10 5 10 0 Rem Dur 0 5 10 5 10 0 % Early Start 0 01MAY08 0 01MAY08 0 06MAY08 0 16MAY08 0 21MAY08 0 05MAY08 15MAY08 20MAY08 30MAY08 30MAY08 Early Finish Budgeted Cost 0.00 5,000.00 10,000.00 5,000.00 10,000.00 0.00 APR 28 01MAY08 01MAY08 06MAY08 16MAY08 21MAY08 5 05MAY08 15MAY08 20MAY08 30MAY08 30MAY08 12 MAY 2008 19 26 2 JUN

Start Date Finish Date Data Date Run Date

01MAY08 30MAY08 01MAY08 08MAY08 16:00

Early Bar Float Bar Progress Bar Critical Activity

1001

Sheet 1 of 1 Date Revision Checked Approved

Construccin de un cerco Classic Schedule Layout

Primavera Systems, Inc.

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EjemploActivity ID 900 1000 1010 1020 1030 1050 Activity Description Inicio Lado sur Lado este Lado Norte Lado oeste Fin Orig Dur 0 5 10 5 10 0 Rem Dur 0 0 2 2 10 0 % Early Start 100 01MAY08A 100 01MAY08A 80 06MAY08A 60 16MAY08A 5 16MAY08A 0 05MAY08A 19MAY08 21MAY08 31MAY08 31MAY08 Early Finish Budgeted Cost 0.00 5,000.00 10,000.00 5,000.00 10,000.00 0.00 Cost to Date APR 28 0.00 01MAY08A 01MAY08A 5 12 MAY 2008 19 26 2 JUN

6,000.00 01MAY08A 01MAY08A 9,000.00 3,000.00 500.00 0.00 06MAY08A 06MAY08A

05MAY08A 05MAY08A 19MAY08 19MAY08 16MAY08A 16MAY08A 16MAY08A 16MAY08A 21MAY08 21MAY08 31MAY08 31MAY08 31MAY08 31MAY08

Start Date Finish Date Data Date Run Date

01MAY08 31MAY08 18MAY08 08MAY08 16:03

Early Bar Target Early Bar Progress Bar Critical Activity

1000

Sheet 1 of 1 Date Revision Checked Approved

Construccin de un cerco Classic Schedule Layout

Primavera Systems, Inc.

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Ejemplo----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------PRIMAVERA PROJECT PLANNER REPORT DATE 3MAY08 19:33 Earned Value Report - Cost DATA DATE 18MAY08 PAGE NO. 1 RUN NO. 15 EARNED VALUE REPORT - COST Construccin de un cerco START DATE 1MAY08 FIN DATE 31MAY08

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------COST ACCOUNT RESOURCE ACTIVITY ID PCT CMP ..........CUMULATIVE TO DATE.......... ........VARIANCE......... ......AT COMPLETION...... ACTUAL EARNED PLANNED COST SCHEDULE BUDGET ESTIMATE

------------ -------- ----------- ----- ------------ ------------ ------------ ------------ ------------ ------------ -----------10 10 10 10 10 10 - Construccin muro 1000 1010 1020 1030 TOTAL 100.0 80.0 60.0 5.0 55.0 6000.00 9000.00 3000.00 500.00 18500.00 5000.00 8000.00 3000.00 500.00 16500.00 5000.00 10000.00 2000.00 .00 17000.00 -1000.00 -1000.00 .00 .00 -2000.00 .00 -2000.00 1000.00 500.00 -500.00 5000.00 10000.00 5000.00 10000.00 30000.00 6000.00 11000.00 5000.00 10000.00 32000.00

----- ------------ ------------ ------------ ------------ ------------ ------------ -----------===================================================================================================================================

REPORT

TOTALS

55.0

18500.00

16500.00

17000.00

-2000.00

-500.00

30000.00

32000.00

===================================================================================================================================

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Valor Ganado - Ejemplo

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Valor Planificado PV

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