Escritos Administrativos y Comerciales

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    22-Jul-2015

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Escritos administrativosSon los destinados a los mltiples trmites relacionados con la direccin o el gobierno de las cosas pblicas. Con un sentido extensivo, suelen denominarse burocrticos. Tienen generalmente carcter oficial, pues responden a leyes o reglamentos emanados de instituciones pblicas. Es el sector de escritos que est ms encasillado en normas rgidas, en cuanto al ordenamiento y el formulismo expresivo. Aqu, en general, la originalidad y la adecuacin psicolgica al destinatario no encuentran campo de aplicacin. Tienen distintas denominaciones, segn la intencin o el destino: Notas Esta denominacin abarca una cantidad de escritos dirigidos a autoridades de los diversos sectores, con el objeto de pedir o comunicar algo, o bien realizar actos de cortesa (agradecer, invitar, felicitar, condolerse, adherirse, etctera). Difieren de las cartas en que son menos personales, ms formulistas y "fras". Estn destinadas a ser ledas o interpretadas por personas ajenas al destinatario y a ser archivadas en expedientes o carpetas. Informes Son escritos cuyo fin es hacer conocer algo. Generalmente "se elevan" de inferior a superior, en las jerarquas administrativas. Responden a exigencias formales establecidas para los distintos casos. Documentos pblicos Las leyes, los reglamentos, los estatutos, los decretos, las ordenanzas, los comunicados, las disposiciones emanadas de los poderes pblicos, tienen una conformacin expresiva ya establecida y clsica anticuada en algunos aspectos, que reduce en gran parte a una reproduccin rutinaria la tarea del redactor. Escritos tcnicos Cada especialidad tiene sus requerimientos formales en cuanto a los escritos que utiliza. Tanto el vocabulario como el ordenamiento y hasta la construccin de los prrafos estn supeditados a las caractersticas de la materia tratada. Escritos en formularios Por razones prcticas, son muy utilizados los textos impresos (formularios) para consignar listas, recibos, solicitudes, constancias, certificados, declaraciones, cuestionarios y otras expresiones del quehacer administrativo, cuando la cantidad de usuarios lo justifica. En este caso, la redaccin resulta sumamente sencilla por su mecanismo, ya que slo deben consignarse, en general, datos concretos cuya expresin no requiere mayor eleccin de formas. El texto impreso debe ser completo e inequvoco.

Escritos comercialesEl comercio (negociacin de productos) es actividad mltiple y muy importante en el mundo actual como para requerir un apartado especial en lo referente a la redaccin de que tanto se vale en sus diversas manifestaciones. Aqu' hay mayor elasticidad que en la redaccin administrativa, principalmente en la correspondencia y los escritos publicitarios. El elemento psicolgico suele desempear un papel importante en relacin con la eficacia de lo escrito. Es tanta la importancia que la redaccin comercial ha adquirido como vehculo de relaciones humanas, en general, y de relaciones pblicas, en especial, que en muchos negocios el adelanto y el xito estn en manos de redactores expertos en la presentacin hbil, interesante y oportuna de cuanto se relaciona con las distintas operaciones mercantiles. Adems, las grandes empresas cuentan a los redactores entre sus empleados ms cotizados, y los "especialistas en comunicaciones" consideran que la redaccin es su mejor instrumento de trabajo. Las numerosas actividades comerciales determinan estos tipos de escritos: Cartas En la comn definicin: la carta es una conversacin por escrito*' estn involucradas las principales caractersticas de esta forma de redaccin. Para que esa "conversacin" sea efectiva, necesita ciertas condiciones mnimas de ordenamiento, claridad, adecuacin y cortesa. (Porque es evidente que no tiene las mismas caractersticas la "conversacin" oral que la escrita.) La carta comercial no slo remplaza y jerarquiza las conversaciones personales, sino que a menudo las supera. Por aquello de "verba volant, scripta manent" (lo dicho vuela, lo escrito permanece), cumple el comercial objetivo de otorgar precisin, claridad y responsabilidad a los conceptos expresados. Puede referirse a mltiples temas propios del comercio: compra, venta, propaganda, reclamacin, investigacin, notificacin, formalizacin, solicitud, rdenes o directivas, presentacin, informacin, cobro, pago, recomendacin, invitacin, agradecimiento y diversos contactos. Las circulares son cartas mltiples, no personales. Esquelas y tarjetas Pueden tener el mismo objetivo y contenido que las cartas, pero difieren en la extensin: las esquelas son ms breves, los billetes sumamente sintticos (tipo "mensaje") y las tarjetas ms an, al punto de reducirse a veces a una linea o palabra manuscrita. * Memorandos (o memorndumes) La palabra latina memorndum, significa "cosa que debe tenerse en la memoria". En comercio designa una nota sinttica donde se recapitulan hechos o razones importantes, o bien se recuerda o destaca lo que merece ser tenido en cuenta. Su redaccin es sencilla y concisa, ms que la de las cartas. Notificaciones, anuncios o comunicados Son escritos en los cuales se informa o se hace notar algo digno de atencin. En las empresas comerciales pueden tener carcter interno (en nivel vertical, horizontal o mixto) o bien externo (en este caso entran en las "relaciones pblicas"). Deben ser claros, ordenados, concisos. Memorias Se redactan para exponer datos o motivos relacionados con hechos pasados. Son informes detallados, que tienen carcter de documentacin. Responden a frmulas ms o menos establecidas. Contratos Son documentos para reglar derechos y obligaciones de las partes que intervienen. Sus virtudes mnimas de redaccin son: claridad, orden, precisin y minuciosidad previsora. Cuando se refieren a motivos de poca importancia comercial (como contrato de pequeos servicios, compromisos de entrega, etctera), se pueden redactar en forma de carta-compromiso o certificado. Tratndose de operaciones importantes o trmites oficiales, su redaccin corresponde a personas idneas o especializadas. Telegramas Son mensajes escuetos relacionados con las diversas formas de actividad comercial a que se refieren los otros tipos de escritos. Su redaccin requiere sumo cuidado para que sea a la vez sinttica Avisos, carteles, letreros y volantes La denominacin depende del tipo de material sobre el que estn hechos. Su objetivo suele ser el anuncio o la propaganda. Para su correcta redaccin se necesitan conocimientos especializados. Documentos usuales en comercio Hay numerosos documentos comerciales atenidos a una redaccin fija, para los que generalmente se usan formularios impresos. En ellos es preciso observar estrictamente las normas

establecidas. Se requiere slo dominio de orden tcnico. Los ms usados son: Recibos. Atestiguan recepcin de algo. fleques. rdenes del poseedor de cuenta bancaria para que se pague al portador una cantidad de dinero. Pagars o abonars). Testimonios de obligacin de pago en fecha determinada. filros. rdenes para que una persona o institucin pague a un, tercero una cantidad de dinero. Letras de cambio. Giros Dar trasferir fondos entre plazas de distintos pai'ses. Boletas. Especie de libranzas para cobrar o tomar alguna cosa. Facturas. Cuentas detalladas relativas a una operacin comercial, con expresin de artculos, nmeros, medidas, calidad, precio, etctera, --i,-. ,; -v. r> Rerritos. Boletas con somera relacin de mercancas entregadas al cliente. Cartas de porte o gua. Reconocimientos de agencias de trasporte areo o terrestre sobre el recibo de bultos detallados que se obligan a, entregar al destinatario. Conocimleatos de embarque. Los mismos reconocimientos extendidos por el capitn de un buque mercante (o su representante). """*? ~ Vales (o billetes). Tienen el mismo significado del pagar, pero se refieren a la entrega de mercancas en lugar de dinero. Avales. Obligaciones escritas que toma un tercero garantizando el pago de un giro o letra de cambio a su vencimiento, independientemente de la que contraen el endosante y el aceptante. **"*" Notas de crdito. Constancias de que una persona ha acreditado a otra determinada cantidad de dinero. Tienen forma de factura, salvo que llevan la inscripcin "nota de crdito" en lugar de la palabra "debe". Boletas de depsito (o notas de crdito bancario). Documentos extendidos al efectuar un depsito de cheques o dinero en una cuenta bancaria. Autorizaciones o poderes. Notas por las que se designa a una persona para realizar trmites como representante del firmante. Warrants. (Certificados de depsito). Documentos que, por duplicado, entregan las aduanas ajos depositantes de mercancas, para que puedan efectuar operaciones sobre ella. (Uno de los ejemplares se llama certificado de depsito y el otro conserva el nombre de warrant).

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