El ciclo de registros contables semana 2

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    11-Jul-2015

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MODULO CONTABILIDAD FINANCIERA III2

SEMANA 2DOC. ROCIO CARRERO SAENZCONTADORA PBLICA

Registro de la constitucin de la empresaEl capital social de las sociedades comerciales por acciones se divide en capital autorizado, suscrito y pagado.Cuando una sociedad annima se constituye, se le autoriza un determinado capital que ser el mximo que podr tener, y en caso de querer superar ese capital, se debe hacer una reforma estatutaria para poder ampliar el capital social que puede tener la sociedad.Del total del capital autorizado, los socios suscriben una parte, que bien pueda ser la totalidad del capital autorizado o parte de ello. El caso de una sociedad annima, lo mnimo que se debe suscribir es el equivalente al 50% del capital autorizado.Supongamos que el capital autorizado de una sociedad es de $120.000.00. En este caso, lo mnimo que los socios en su conjunto deben suscribir es $60.000.00, pero nada les impide que puedan suscribir el 100%.El capital suscrito, es el capital que el socio se compromete a aportar a la sociedad, por lo tanto la suscripcin de acciones o de capital se convierte en un derecho de la sociedad a cargo del socio suscriptor.Del capital suscrito, al momento de la constitucin de la empresa se debe pagar por lo menos la tercera parte. En el ejemplo propuesto, el capital que se debe pagar como mnimo ser de $20.000.000 que corresponden a la tercera parte de los $60.000.000 suscritos.Cada socio deber pagar por lo menos la tercera parte del capital que suscribi. Recordemos que cada socio puede suscribir un capital diferente a los dems, dependiendo de las condiciones que se hayan pactado en el acta de constitucin.Contabilizacin del capital autorizado, suscrito y pagadoUna vez se ha realizado el proceso de constitucin de la sociedad, se debe proceder a realizar la respectiva contabilizacin del capital.El capital autorizado se debe contabilizar en la cuenta 310505 en el lado crdito.El capital por suscribir se contabiliza en la cuenta 310510 en el lado dbito.El capital suscrito por cobrar se contabiliza en la cuenta 310515 tambin al lado dbito.Segn nuestro ejemplo tenemos los siguientes valores:Capital autorizado: 120.000.000Capital por suscribir: 60.000.000Capital suscrito por cobrar: 40.000.000Como el capital suscrito es crdito y los dems son dbito, el capital pagado ser la diferencia entre los crditos y los dbitos:120.000.000 60.000.000 40.000.000 = 20.000.000Si lo contabilizamos tendramos:CuentaDbitoCrdito

310505120.000.000

31051060.000.000

31051540.000.000

Luego, es saldo de la cuenta 3105, que es el capital suscrito y pagado ser de $20.000.000 que se supone est en el activo, ya sea en caja o cualquier otra cuenta del activo.Recordemos que al tratarse de una sociedad limitada, el capital debe pagarse en su totalidad al momento de su constitucin.

BALANCE DE PRUEBADe este primer registro nace un primer estado financiero de la empresa llamado balance incial,El balance inicial es aquel balance que se hace al momento de iniciar una empresa o un negocio, en el cual se registran los activos, pasivos y patrimonio con que se constituye e inician operaciones.Cuando se crea una nueva empresa se requiere que los socios aporten una serie de activos y posiblemente se deba incurrir en algunas obligaciones para poder operar o adquirir los activos, lo que su conjunto conforman el balance inicial.Sabemos que un activo es todo bien o derecho que tenga la empresa. Que el pasivo son las deudas y obligaciones que se tienen con terceros y que el patrimonio son los aportes que los socios hacen a la nueva empresa.Una nueva empresa para poder iniciar operaciones requiere de activos, los cuales deben ser financiados. Esta financiacin puede provenir de los socios que aportan los activos o de terceros que hacen crditos a la nueva empresa. De esta forma surgen los pasivos y el patrimonio.Comentarios: Los socios pueden aportar tanto dinero efectivo como cartera, Inventarios, Activos fijos, trabajo personal, en fin, cualquier clase de activo.Tambin es factible aportar deudas, caso en el cual la empresa se hace cargo de la obligacin. Por obvias razones el aporte en deudas no puede ser del 100%, pues no se aportara nada. Por lo general el aporte de pasivos se da cuando se aporta un activo del cual debe una parte. En ese caso el activo, ste se lleva a la cuenta correspondiente del activo. Al patrimonio slo va el valor de del activo disminuido en el valor del pasivo que afecta el pasivo.

REGISTROS CONTABLESLos registros contables y estados financieros son dos componentes bsicos dentro de la contabilidad de una empresaLa contabilidad moderna consta de un ciclo de siete etapas. Los tres primeros se refieren a la sistematizacin de libros, es decir, a la compilacin y registro sistemticos de las transacciones financieras. Los documentos financieros constituyen la base de la contabilidad; entre estos documentos cabe destacar los cheques de banco, las facturas extendidas y las facturas pagadas. La informacin contenida en estos documentos se traslada a los libros contables, el diario y el mayor. En el libro diario se reflejan todas las transacciones realizadas por la empresa, mientras que en el mayor se reflejan las transacciones que afectan a las distintas partidas contables, por ejemplo, caja, bancos, clientes, proveedores, entre otras.Primer paso.El registro de cada transaccin en el libro diario constituye el punto de partida del sistema contable de doble entrada. Con este sistema se analiza la estructura financiera de una organizacin tomando en cuenta el doble efecto que toda transaccin tiene sobre dicha estructura (una compra de bienes constituye, por un lado, un aumento del activo, pero tambin refleja una disminucin del mismo al reducirse la cantidad de dinero disponible). Por ello, toda transaccin tiene una doble dimensin; la primera, el deber (que aparece a la izquierda) y, la segunda, el haber (que aparece a la derecha). Esta doble dimensin afecta de distinta forma a la estructura financiera. En funcin de su naturaleza, una partida contable puede disminuir con el deber e incrementarse con el haber, y otra puede aumentar con el debe y disminuir con el haber. Por ejemplo, la compra de bienes al contado aumenta la cuenta de bienes (dbito) y disminuye la cuenta de caja (crdito). Sin embargo, si el bien se compra a crdito se crear una cuenta de pasivo, y en el libro diario aparecer una nueva partida, incrementndose la cuenta de bienes (dbito) y aumentndose la partida que refleja el pasivo (crdito). El reconocimiento de la obligacin de pagar a los empleados aumentar la partida contable de salarios (dbito) y aumentar el pasivo (crdito). Cuando se paguen los salarios se producir una disminucin en la cuenta de caja (crdito) y disminuir el pasivo (dbito).

Formato de libro diario

Segundo paso.En la siguiente etapa del ciclo contable las cantidades reflejadas en el libro diario se copian en el libro mayor, en el que aparece la cuenta concreta de cada partida contable. En cada cuenta aparecen los dbitos a la izquierda y los crditos a la derecha, de tal forma que el saldo, es decir el crdito o el dbito neto de cada cuenta, puede calcularse con facilidad.Cada cuenta libro del mayor puede a su vez desglosarse, es decir, en cada cuenta se pueden diferenciar distintos aspectos. Por ejemplo, en la cuenta de clientes se pueden desglosar, uno a uno, los clientes de la empresa, para saber cunto ha comprado cada uno de ellos. Por analoga, la cuenta de salarios se puede desglosar en funcin de cada trabajador.FORMATO LIBRO MAYOR

Tercer paso.Una vez reflejadas todas las transacciones en el libro mayor se procede a obtener el saldo -dbito o crdito- de cada cuenta. La suma de todos los saldos acreedores debe ser igual a la suma de todos los saldos deudores, pero con signo contrario, ya que cada transaccin que genera un crdito provoca, al mismo tiempo, un dbito de la misma cuanta. Este paso, al igual que los siguientes, se produce al concluir el ao fiscal. En cuanto se han completado los distintos libros, finaliza la parte de la sistematizacin de libros del ciclo contable. (diligenciar los primeros campos de la hoja de trabajo)

Cuarto paso.Finalizadas las etapas correspondientes a la tenedura de libros, el contable o contador pblico procede a ajustar una serie de cuentas con el propsito de destacar hechos econmicos que; aunque no se han producido de forma convencional, s representan transacciones finiquitadas. A continuacin destacamos algunos de los casos ms comunes: ingresos pendientes de pago (por ejemplo, intereses a cobrar que todava no se han hecho efectivos); gastos pendientes (por ejemplo, salarios del mes corriente que todava no se han satisfecho); ingresos percibidos con antelacin (por ejemplo, cuando se recibe la cuanta de una suscripcin por adelantado); gastos que se realizan de una forma anticipada (el pago de la prima de un seguro de riesgo); la depreciacin (reconocimiento de que el coste de una mquina debe amortizarse a lo largo de los aos de su vida til); inventarios (valoracin de los bienes almacenados y verificacin de que la cantidad almacenada coincide con la que se deriva de las cuentas); e impagados (consiste en declarar una serie de cuentas pendientes de pago como de dudoso cobro, de forma que se reconozca el posible quebranto en el futuro). (se diligencia la hoja de trabajo en la columna ajustes)

Quinto y sexto pasos.Una vez realizados los ajustes anteriores, el contador pblico realiza un primer balance de comprobacin de saldos, adaptndolos con los ajustes anteriores (paso quinto). Cuando se han actualizado todos los saldos se procede a redactar el balance y preparar la cuenta de prdidas y ganancias (paso sexto). Los saldos de las distintas cuentas proporcionan la fuente de datos para la contabilidad financiera y de costes de la empresa. ( se diligencia la hoja de trabajo en la columna ganancias y perdidas, ejecutando movimientos de cierre para determinar la utilidad)

Sptimo paso.El ltimo paso consiste en cerrar las cuentas anuales, transfirindolas a la cuenta de prdidas y ganancias con el propsito de que las cuentas que corresponden tan slo a la actividad anual se anulan unas a otras, para que los crditos y dbitos del siguiente ao fiscal reflejen en particular la actividad fiscal de ese ao.VER: FORMATO HOJA DE TRABAJO