Como Identificar Lecciones Aprendidas

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    21-May-2017

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  • Cmo identificar y documentar leccionesaprendidas?

    Vicepresidencia de Sectoresy Conocimiento,y Conocimiento,Departamento de Conocimiento y Aprendizaje(KNL)

  • Reflexin previaReflexin previa

    En su proyecto (s) FOMIN, han identificado y documentado lecciones aprendidas? Como?

    Han aplicado/usado estas lecciones aprendidas Han aplicado/usado estas lecciones aprendidas en otros proyectos? Las han compartido con otras organizaciones?

  • Condiciones que afectan el aprendizaje a partir Condiciones que afectan el aprendizaje a partir de la implementacin de proyectos de la implementacin de proyectos

    No saber por qu hacerlo No tener tiempo suficiente No tener incentivos No saber cmo hacerlo (no conocen los mtodos)conocen los mtodos) Etc

  • Qu es la gestin de conocimiento?Qu es la gestin de conocimiento?

    Datos Informacin Conocimiento Aprendizaje

    Nmeros, palabras, imgenes

    Datos procesados

    con significado

    Informacin con valor agregado, accionable

    Conocimiento, habilidad, destreza

    adquiridos

    Fuente: Dr. Garrity (2002)

    Es facilitar condiciones en la organizacin para la creacin, intercambio y uso de conocimiento (interno y externo)

    No es una actividad adicional al trabajo, es una forma de trabajar efectiva

  • La gestin del conocimiento y la organizacinLa gestin del conocimiento y la organizacin

    Tres pblicos prioritarios en la organizacin: Quines toman las decisiones Quines ejecutan las decisiones Los socios y clientes

    Quines toman las decisiones: Quines toman las decisiones: Lo que la organizacin puede hacer Lo que la organizacin debe hacer

    Vnculo estratgico: Lo que la organizacin puede hacer depende de lo que la organizacin conoce/sabe

  • Cmo gestionar el conocimiento?Cmo gestionar el conocimiento?

    CodificacinPersonalizacin

    Capturar y documentar conocimiento tcito y hacerlo disponible a otros

    Ej: Bases de datos, pginas de Internet y lecciones aprendidas .

    Promover contactos entre personas que poseen el conocimiento

    Ej: Comunidades de prctica, grupos de innovacin, after action reviews .

  • Lecciones aprendidasLecciones aprendidas

    Las Lecciones Aprendidas pueden definirse como el conocimiento o entendimiento ganado por medio del anlisis y la reflexin sobre una experiencia o proceso, o un conjunto de ellos.

    Surgen de un proceso sistemtico de anlisis y reflexin colectiva Surgen de un proceso sistemtico de anlisis y reflexin colectiva con participacin de los involucrados

    Pueden ser positivas o negativas Deben ser tiles y pertinentes Requieren de mecanismos de diseminacin Son un primer paso para la identificacin de

    buenas prcticas

  • Por qu identificar Lecciones Aprendidas? Por qu identificar Lecciones Aprendidas?

    Identificar factores de xito (eficacia, eficiencia, sostenibilidad)

    Identificar deficiencias

    Resolver problemas a travs de nuevos cursos de accin

    (innovacin )(innovacin )

    Mejorar la toma de decisiones futura

    Definir modelos para otras intervenciones

    (replicabilidad )

  • Tipos de Lecciones AprendidasTipos de Lecciones Aprendidas

    Vinculadas a los productos y servicios a clientes

    programas, proyectos, procesos, mtodos y tcnicas

    Vinculadas a iniciativas organizacionales

    Capacitacin de personal, procedimientos Capacitacin de personal, procedimientos

    operacionales, normas de contratacin

  • Lecciones Aprendidas y el ciclo del Lecciones Aprendidas y el ciclo del proyectoproyecto

    DISEO

    IMPLEMENTACIN IMPLEMENTACIN

    EVALUACIN

  • Cmo identificar Lecciones Aprendidas Cmo identificar Lecciones Aprendidas

    Son el resultado de un proceso de

    anlisis y reflexin:

    sistemtico

    colectivo colectivo

    validadas con expertos

    y otras experiencias

  • Antes de documentar lecciones aprendidasAntes de documentar lecciones aprendidas

    Cul es la leccin aprendida que se quiere documentar

    A quin se quiere transmitir y con qu propsito

    Qu evidencias la sustentan Qu evidencias la sustentan

    De qu forma esta leccin aprendida complementa y/o refuta el conocimiento existente

    Bajo qu contexto especfico esta leccin aprendida es pertinente

  • Contenidos Notas de Lecciones AprendidasContenidos Notas de Lecciones Aprendidas

    Contexto Resultados alcanzados Recursos invertidos Lecciones identificadas y Lecciones identificadas y

    factores crticos Referencias

  • Diseminacin y aplicacin de Diseminacin y aplicacin de lecciones aprendidaslecciones aprendidas

    Cmo compartir lecciones aprendidas:

    Comunidades de prctica, redes temticas

    Publicaciones

    Talleres, seminarios, videoconferencias

    Ferias de conocimiento

    Banco de lecciones aprendidas

    Uso de lecciones aprendidas:

    Diseno de proyectos

    Monitoreo y evaluacion

    Planeacin y toma de decisiones

  • Metodologas propuestas:Metodologas propuestas:

    Estudios de Caso

    Observatorios de experiencias

    After Action Review(Reflexin despus de la Accin)

  • Qu es un Qu es un After Action Review (AAR)After Action Review (AAR)??

    Discusin estructurada donde se analiza una experiencia o actividad en funcin de sus objetivos, expectativas y resultados logrados Qu sucedi?, por qu sucedi?, y cmo puede

    mejorarse?

    Incluye a los responsables de la experiencia o actividad analizada

    Es flexible, rpida e informal

    Identifica recomendaciones especficas para la acci n o SARs

    NO ES una evaluacin de la experiencia o una sesin de crtica o de recoleccin de quejas

  • Qu se necesita para realizar un AAR?Qu se necesita para realizar un AAR?

    Roles : Facilitador Documentador Participantes: Poseedores del conocimiento

    Recursos : Saln de reunin Papelgrafo Index cards Marcadores de colores Marcadores de colores Grabadora digital Computador

    Otras condiciones : Tiempo para la reflexin Participacin voluntaria y continua Dilogo horizontal Experiencia compartida Visin comn sobre necesidad de mejora

  • Antes de realizar un after action reviewAntes de realizar un after action review

    Identificar claramente el TEMA y el PROPSITO de la reflexin

    Proveer un marco de tiempo

    Invitar a participantes: Grupo representativo con riqueza de perspectivas Grupo representativo con riqueza de perspectivas No olvidar a los clientes y socios

    Definir roles

    Preparar logstica

  • Durante el after action reviewDurante el after action review

    Qu se esperaba que sucediera? Breve descripcin del plan (lo propuesto)

    Qu sucedi en realidad? Identificar hitos o momentos crticos (pre-durante-post) Construir lnea de tiempo

    Qu podemos aprender y mejorar? (SARs) Qu podemos aprender y mejorar? (SARs) Anlisis de momentos criticos:

    Qu funcion bien y por qu? Qu no funcion bien y por qu? Qu podra mejorarse y cmo?

    nfasis en entender causas e identificar soluciones potenciales y especficas de mejora

  • Despus del after action reviewDespus del after action review

    Reportar AAR y recomendaciones especficas para la accin (SARs) identificadas: SAR: Es necesario ms tiempo para entender el paquete

    informtico Mejor SAR : Adquirir la documentacin de apoyo una

    vez que el paquete informtico ha sido seleccionado

    Validar reporte con participantes Diseminar reporte Hacer seguimiento a implementacin de SARs Usar reporte de AAR en planeacin (insumo)

  • Ejercicio prcticoEjercicio prctico

    Objetivo : Conocer el mtodo de After Action Review

    Tema: Sostenibilidad financiera de proyectos FOMIN

    Capacidad de cobertura de los costos directos de los servicios brindados por el proyecto una vez que ha finalizado la proyecto una vez que ha finalizado la asistencia tcnica y financiera del FOMIN

    Adaptado de Marco conceptual, lecciones operativas para la sostenibilidad en los proyectos FOMIN, S. Soler (2008).

    Enfocado en UNA dimensin de sostenibilidad

  • ConclusionesConclusiones

    Aspectos positivos / fortalezas del mtodo?

    Aspectos negativos / debilidades?

    Potenciales usos para identificar lecciones Potenciales usos para identificar lecciones aprendidas en: Proyectos? Organizaciones?

    Formulario de evaluacin (Survey Monkey)