Clases de libros contables

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    07-Apr-2017

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Clases de libros contablesLibros contables: Los libros contables son documentos que te permiten, como contribuyente, llevar un registro de la contabilidad de tu empresa, realizar el balance anual y, lo ms importante, respaldar tu actividad ante el Servicio de Impuestos Internos (SII).El Servicio de Impuestos Internos no exige un formato fijo para los libros contables. Slo se les pide a los contribuyentes que en estos documentos se reflejen claramente los movimientos y resultados de sus negocios.Independiente del tamao de la empresa, los libros contables que debes tener son los siguientes:Libro Diario: Corresponde al registro contable en el que se anotan todas las transacciones en forma cronolgica. En este libro se registran los nombres de las cuentas debitadas y acreditadas con sus respectivos montos.Libro Mayor: Este libro contable resume el movimiento de cada una de las cuentas del Libro Diario, es decir, las operaciones econmicas que se produzcan en el ejercicio econmico. Este resumen arroja el saldo que va quedando en cada cuenta por las operaciones registradas.Libro de Inventario y Balances: Este libro contable tiene como principal finalidad mostrar la situacin econmica de una empresa. En l se registran todos los activos, pasivos y patrimonio que tiene una empresa.Libro FUT: El Fondo de Utilidades Tributarias es un libro especial de control que deben llevar los contribuyentes que declaren rentas efectivas en Primera Categora (empresas comerciales, industriales, mineras, de servicios, entre otras), demostradas a travs de contabilidad completa y balance general, en el cual se encuentra la historia de las utilidades tributables y no tributables, generadas por la empresa, las percibidas de sociedades en que tenga participacin, los retiros de utilidades tributarias efectuados por sus dueos o socios y los crditos asociados a dichas utilidades. Dicho libro debe ser timbrado por el SII y su implementacin es obligatoria para los contribuyentes indicados anteriormente.Libro de Compras y Ventas: Es un libro obligatorio para los contribuyentes afectos al Impuesto al Valor Agregado (IVA), en el que se deber llevar un registro cronolgico de las compras y ventas y ser timbrado por el SII.Libro Auxiliar de Remuneraciones: Es un libro obligatorio para todo empleador con cinco o ms trabajadores, en el que se deber llevar un registro de las remuneraciones y ser timbrado por el SII. Las remuneraciones que se encuentren en este libro sern las nicas que podrn considerarse como gastos por remuneraciones en la contabilidad de la Empresa.Estos Libros puedes adquirirlos en el comercio y luego legalizarlos ante el SII mediante su timbraje.Timbraje de documentosCuando formas una empresa, tienes que timbrar todos tus documentos en papel, para estar al da legalmente. Una vez impresos los documentos tributarios que necesitas (boletas, rollos de mquina registradora, libros compra venta) tienes que presentar ante el SII el Formulario de Timbraje F-3230, especificando tus datos e indicando qu documentos vas a legalizar.El formulario lo puedes pedir en cualquier oficina del SII o descargarlo directo desde www.sii.cl. Debes completarlo t mismo o una persona con poder notarial para hacerlo en tu nombre, y presentarlo a timbraje en las oficinas del SII correspondientes al domicilio de tu empresa.Los documentos tributarios pueden ser timbrados una vez que hayas entregado el formulario ante el SII, incluso al momento en que inicias actividades. Existen excepciones como las Facturas, Guas de Despacho, Notas de Crdito y Dbito, para lo cual debes avisar con algunos das de anticipacin, ya que requieren de verificacin y autorizacin por parte de la entidad. Este aviso lo puedes dar cuando declaras el Inicio de Actividades.Este trmite no tiene costo, salvo los relativos a la elaboracin de los documentos en la imprentaComo se emplea un libro diario de contabilidadEl Diario o Jornal es un libro contable donde se recogen, da a da, los hechos econmicos de una empresa. La anotacin de un hecho econmico en el libro Diario se llama asiento; es decir en l se registran todas las transacciones realizadas por una empresa.Los asientos son anotaciones registradas por el sistema de partida doble y contienen entradas de dbito en una o ms cuentas y crdito en otra(s) cuenta(s) de tal manera que la suma de los dbitos sea igual a la suma de los crditos. Se garantiza as que se mantenga la ecuacin de contabilidad. As mismo pueden existir Documento Contable que agrupen varios asientos y estos a su vez sean asignados a diferentes cuentas contables. Dependiendo del sistema de informacin contable, algunos asientos son automticos y pueden utilizarse en conjuncin con los asientos manuales para el mantenimiento de registros. En tal caso, el uso de asientos manuales puede limitarse a actividades no rutinarias y otros ajustes. De igual forma en la mayora de los sistemas, los registros o asientos manuales son aquellos creados por un usuario (modificar monto en una Nota de Crdito) y los automticos son los generados propiamente por el Sistema (clculo automtico de valor de impuesto) Formato Un asiento de diario incluye como mnimo: 1.La fecha de la transaccin o contabilizacin o ambas. 2.Los nombres o cdigos de las cuentas que se debitan. 3.Los nombres o cdigos de las cuentas que se acreditan. 4.El importe de cada dbito y crdito 5.Una explicacin de la operacin que se est registrandoComo se maneja un libro Mayor de contabilidadDecide el nivel de detalle que quieres usar para el registro de tus datos de flujo de efectivo. Si quieres hacer un seguimiento slo de los ingresos y los gastos de efectivo, necesitars una columna para la fecha, dos columnas para el movimiento de efectivo y una para el saldo actual. Si quieres clasificar los ingresos y los gastos, necesitars ms columnas en tu mayor. Generalmente, querrs tener al menos dos columnas de clasificacin para el dinero recibido y varias columnas para clasificar los gastos. Uno de los propsitos de la funcin contable es el de mostrar claramente el flujo de efectivo para un perodo especfico de tiempo. Mayor cantidad de clasificaciones mostrarn un panorama ms claro de los movimientos de efectivo.Establece tu primer columna para todo el efectivo recibido y la segunda para todos los gastos. Coloca un encabezado en la parte superior de cada columna para identificarla. Realiza una entrada en una de las columnas para cada transaccin de efectivo. Si quieres reunir informacin adicional sobre los movimientos, tambin ingresars el mismo importe en una columna de ingresos o de gastos a la derecha que configurars con un ttulo especfico de gasto.Configura tus columnas de clasificacin de ingresos. Una columna debera tener un ttulo para el dinero en efectivo proveniente de ingresos o ventas. Una segunda columna debera informar los ingresos de cualquier otra fuente, como los depsitos de efectivo de fondos de prstamos o de ahorros. Tambin puedes tener una columna de ingresos varios que informe cualquier ingreso del que no necesites hacer un seguimiento en una columna especfica. Puedes configurar varias columnas de dinero en efectivo dependiendo de cunto detalle quieras o necesites en tu informacin.Configura tus columnas de clasificacin de gastos. Coloca un encabezado en la parte superior de cada columna para el tipo de gasto que deseas seguir. Algunos ejemplos podran ser: suministros, servicios pblicos, gastos de oficina, gastos de seguro, etc. Tambin deberas tener una columna de gastos varios para cualquier gasto del que no necesites hacer un seguimiento en una columna especfica.Configura una columna de saldos en la ltima columna de la derecha con un ttulo de saldo actual o saldo corriente.Publica la primer entrada. Debera ser el total de efectivo en mano en la columna de saldo actual. Todas las entradas negativas deben mostrarse con un signo menos o entre parntesis en todo el libro.Comienza a anotar tus transacciones. Coloca la fecha de la transaccin el la columna de fecha y coloca una breve descripcin en la columna "descripcin" con el depsito o el beneficiario para el que has escrito el cheque que ests anotando. Indica el monto de la transaccin en la columna apropiada, la que la designa como un tem de ingreso o un gasto. Indica la misma cantidad en la columna de clasificacin que aplica a la derecha, tal como el tipo de depsito o de gasto, servicios pblicos, gastos de oficina, etc. Quizs tengas que dividir algunos pagos o depsitos en varias columnas, tales como los depsitos hechos de ventas y de fondos de ahorros.Calcula el saldo actual a medida que anotes cada transaccin, sumando el ingreso al saldo anterior y restando los gastos en cada lnea para cada movimiento. Calcula los totales para un perodo de tiempo especfico, tal como una semana o un mes, totalizando todas las columnas. El total del saldo inicial ms la columna de los ingresos menos la columna de los gastos, debera ser igual al saldo actual. El total de todas las columnas de clasificacin, las de ingresos menos las de gastos, sumadas al saldo inicial tambin debera ser igual al saldo actual.Como se maneja un libro de Inventarios y BalancesLibro de inventarios y balances.Al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al ao, todo comerciante elaborar un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situacin de su patrimonio. Ellos deben registrarse en el libro de inventarios y balances, de acuerdo con las normas legales.Las partes de dicho libro son:Cantidad: aqu se registra la cantidad de artculos inventariados (generalmente se utiliza para mercancas y para propiedades, planta y equipo). Cuentas y detalle: aqu se registra el nombre de las cuentas y subcuentas que conforman el inventario, o el nombre, la marca y la referencia de los artculos. Si en una cuenta es necesario ofrecer informacin muy extensa, sta se puede relacionar en anexos, anotando junto a la cuenta nicamente el nmero del anexo que ampla la informacin. ste es el caso de mercancas, que tienen grupos y subgrupos de artculos para detallar. Valor unitario: aqu se registra el valor que corresponde al precio de cada artculo relacionado en la columna cantidad. Valor parcial: normalmente se utiliza para registrar el valor correspondiente a las subcuentas; en el caso de mercancas, corresponde al resultado de multiplicar la cantidad por el valor unitario. Valor total: en esta columna se escribe el valor total correspondiente a cada cuenta; una vez registrado un grupo de cuentas se suma, ejemplo, : grupo de activo, grupo de pasivoLibro FUTLIBRO DE FONDO DE UTILIDADES TRIBUTARIAS Qu es el FUT?Se trata del Fondo de Utilidades Tributables (FUT), aunque en rigor deberamos hablar del Registro de la Renta Lquida Imponible de Primera Categora y Fondo de Utilidades Tributables. El FUT es clave para entender la tributacin a nivel de socios y sociedades y en este artculo se detallan sus implicancias.Por que existe el FUT?Para dimensionar la importancia de este registro contable, debemos remontarnos a enero de 1984, cuando se introdujo una reforma tributaria de proporciones. Como una forma de estimular el desarrollo de las empresas, se dio la posibilidad a los dueos o socios de empresas que en tanto stos no retiraran utilidades de la sociedad, dichas utilidades no quedaran gravadas con el impuesto personal (Global Complementario o Adicional, segn sea el caso) y slo tributaran a nivel de Primera Categora, entonces con tasa del 10%, y que ahora es del 15%.Slo una vez que estas utilidades fueran retiradas por el socio stas quedaran gravadas con el impuesto personal, pero a cambio podran utilizar como crdito - o descontar de su impuesto personal- la proporcin que les corresponde por el impuesto del 15% pagado por la sociedad. Por ello se habla de que el impuesto que pagan las empresas a fin de cuentas viene a ser un anticipo del impuesto que pagan las personas, lo que no quiere decir que en la prctica las empresas no paguen impuestos.Por lo tanto, aquellas sociedades obligadas a llevar este libro FUT - el cual debe cumplir con una serie de formalidades, como foliado y timbrado por el SII- deben registrar en ste las utilidades tributarias y los retiros o distribuciones efectuados para reflejar en su contabilidad qu utilidades an permanecen en la sociedad susceptibles de ser retiradas y con los respectivos crditos (si es el caso).Ciertamente que las partidas o los ingresos que aqu deben registrarse son complejas de detallar, pero a grandes rasgos tenemos las participaciones que se reciban de otras empresas, sumas provenientes de una reinversin, dividendos percibidos, entre otros.Se habla de que el FUT tiene saldo positivo cuando al interior de la sociedad existen utilidades tributables susceptibles de ser retiradas por los socios o dueos; en cambio, se habla de un FUT negativo cuando ocurre lo contrario.Como se maneja un libro de Compra y VentaLos contribuyentes ordinarios del impuesto debern registrar cronolgicamente (es decir da a da, minuto a minuto) y sin atrasos en el Libro de Compras, los siguientes datos:a) La fecha y el nmero de la factura, nota de dbito o de crdito por la compra nacional o extranjera de bienes y recepcin de servicios, y de la declaracin de Aduanas, presentada con motivo de la importacin de bienes o la recepcin de servicios provenientes del exterior. Asimismo, debern registrarse iguales datos de los comprobantes y documentos equivalentes correspondientes a la adquisicin de bienes y servicios.Este punto se explica por s solo, su hoja de Excel o su libro manual debe tener una columna llamada Fecha otra llamada Numero de Factura, una de notas de crdito o de debito, y por ultimo una para s es Nacional o Extranjera.b) El nombre y apellido del vendedor o de quien prest el servicio, en los casos en que sea persona natural. La denominacin o razn social del vendedor o prestador del servicio, en los casos de personas jurdicas, sociedades de hecho o irregulares, comunidades, consorcios y dems entidades econmicas o jurdicas, pblicas o privadas.Otra columna con el nombre o razn social.c) Nmero de inscripcin en el Registro de Informacin Fiscal o Registro de Contribuyentes delVendedor o de quien preste el servicio, cuando corresponda.Libro auxiliar de remuneracion1 Nombre y apellido del trabajador, y2 Remuneracin imponible, no imponible y remuneracin total.Los empleadores podrn consignar otros antecedentes, como asimismo las remuneraciones desglosadas por rubros, tem, o partidas ms detalladas, debiendo, en todo caso, asentarse en forma separada las remuneraciones imponibles de las que no lo sean y la remuneracin total".Como se puede apreciar, este registro posee un mnimo de columnas, le da al empleador la posibilidad de armar un registro de acuerdo a las caractersticas de las remuneraciones que se cancelen.Clases de estados financierosESTADOS FINANCIEROS:Los estados financieros son el medio principal para suministrar informacin financiera a quienes no tienen acceso a los diversos registros de un ente econmico, estos reflejan a una determinada fecha, la recopilacin, clasificacin y resumen final de los datos contables. Clases principales de estados financieros Teniendo en cuenta las caractersticas de los usuarios a quienes van dirigidos o los objetivos especficos que los originan, los estados financieros se dividen en estados de propsito general y de propsito especial. Estados financieros de propsito general Son estados financieros de propsito general aquellos que se preparan al cierre de un perodo para ser conocidos por usuarios indeterminados, con el fin de satisfacer el inters comn del pblico en evaluar la capacidad de un ente econmico para generar flujos favorables de fondos. Son estados financieros de propsito general, los estados financieros bsicos y los estados financieros consolidados. Estados financieros bsicos. Son estados financieros bsicos: Balance general: Es un documento que informa en una fecha determinada la situacin financiera de un ente econmico, presentado en forma clara el valor de sus propiedades y derechos, sus obligaciones y la conformacin de su capital, valuados y elaborados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Est conformado por las cuentas reales o de balance; Activo, Pasivo y Patrimonio. Activo: Un activo es la representacin financiera de un recurso obtenido por el ente econmico como resultado de eventos pasados, de cuya utilizacin se espera que fluyan a la empresa beneficios econmicos futuros. Activos Corrientes: se definen como aquellos activos que la empresa realizara o convertir en efectivo en menos de una ano, tambin se conoce como Activo Circulante, y est compuesto bsicamente por las cuentas del efectivo y sus equivalentes, las cuentas por cobrar y los inventarios. Algunos activos que se consideran corrientes Caja y bancos: Naturalmente que estos son activos corrientes puesto que ya son dinero en efectivo. Inversiones a corto plazo: Corresponde a los recursos que la empresa ha invertido en Ttulos valores, Acciones y cuotas partes entre otros. Igual que los CDT, las inversiones se deben clasificar segn el tiempo necesario para convertirlas en efectivo. Clientes: Corresponde a las deudas que los terceros tienen con la empresa. Estos terceros pueden ser los clientes (Cartera), socios, trabajadores, etc. Por lo general este rubro siempre es activo corriente puesto que la empresa no concede prstamos ni crditos a largo plazo, en especial las empresas industriales, comerciales o de servicios. Inventarios. Los inventarios por obligacin deben ser activos corrientes puesto que una empresa no puede darse el lujo de comprar mercancas para almacenarla durante meses o aos. Activos No corrientes: Son aquellos activos que slo son susceptibles de convertirse en efectivo en un periodo superior a un ao, en el mediano o largo plazo. Algunos activos que se consideran No corrientes Inversiones a largo plazo: Son colocaciones de dinero en las cuales una empresa o entidad, decide mantenerlas por un perodo mayor a un ao o al ciclo de operaciones, puede ser en acciones, en papeles comerciales, en empresas vinculadas etc. Activos Fijos: son bienes que bsicamente tienen: una relativa larga duracin (mayor a un ano), son utilizados en la operacin de la empresa, no fueron adquiridos con la intencin de ser vendidos, se clasifican tangibles e intangibles, a su vez los tangibles son depreciables, no depreciables y agotables. Activos Diferidos: son pagos que se hacen y cubren derechos que van ms all del periodo contable, es decir que tienen una vigencia superior a un ano, son derechos prepagados. Otros Activos: en este grupo debe clasificarse algunos bienes que aunque son propiedad de la empresa no se utilizan en la actividad econmica de la misma. Pasivos: Un pasivo es la representacin financiera de una obligacin presente del ente econmico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deber transferir recursos o proveer servicios a otros entes. Pasivos Corrientes o corto plazo: adems del plazo de vencimiento hay que tener en cuenta, las deudas que implican pago de intereses y las que no. Entre las que no tienen cobro de intereses estn las deudas con proveedores, las provisiones por aportes, por prestaciones sociales, impuestos, etc.Las deudas que tienen cobro de intereses son deudas con entidades bancarias. Pasivos a Largo Plazo: Normalmente se presentan con bonos u obligaciones bancarias que su fecha de vencimiento es mayor a un ao en relacin con la fecha de cierre del periodo o fecha de presentacin de estados financieros. Patrimonio: Representa el valor de la propiedad de los dueos sobre la empresa, el grupo de cuentas que componen el patrimonio son el capital, reservas, las utilidades no distribuidas y el supervit de capital. Capital: est constituido por los aportes de los socios y su tratamiento vara segn la organizacin jurdica del tipo de empresa. Reservas: parte de las utilidades sobre la cual existe prohibicin de repartirse, sea por la normatividad vigente, (reserva legal), o por decisin de la asamblea de accionistas, (reservas estatuarias), generalmente tienen algn propsito especifico. Utilidades no distribuidas: son utilidades de periodos anteriores que la empresa no distribuyo entre sus propietarios. Supervit de capital : est representado por un aumento del patrimonio por efectos de valorizacin de los activos o por primas en venta de acciones propias, es de anotar que estos valores no pueden repartirse entre los socios ya que estn sujetos a las condiciones del mercado y en cualquier momento tambin pudiera bajar. Estado de resultados: Es un documento donde se informa en forma detallada y ordenada como se obtuvo la utilidad del ejercicio contable, est compuesto por las cuentas nominales, transitorias o de resultados, o sea las cuentas de ingresos, gastos y costos. Ingresos: Los ingresos representan flujos de entrada de recursos, en forma de incrementos del activo o disminuciones del pasivo o una combinacin de ambos, que generan incrementos en el patrimonio, devengados por la venta de bienes, por la prestacin de servicios o por la ejecucin de otras actividades realizadas durante un perodo, que no provienen de los aportes de capital. Gastos: Los gastos representan flujos de salida de recursos, en forma de disminuciones del activo o incrementos del pasivo o una combinacin de ambos, que generan disminuciones del patrimonio, incurridos en las actividades de administracin, comercializacin, investigacin y financiacin, realizadas durante un perodo, que no provienen de los retiros de capital o de utilidades o excedentes. Costos: Los costos representan erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la adquisicin o la produccin de los bienes o la prestacin de los servicios, de los cuales un ente econmico obtuvo sus ingresos. La estructura del estado de resultados est conformada por los siguientes elementos: Ingresos Operativos: son aquellos que se producen en desarrollo de la actividad propia de la empresa, pues es factible que se reciban ingresos por conceptos diferentes tales como intereses o arrendamientos en una empresa cuya actividad es comercial, stos deberan clasificarse como otros ingresos en este caso. Costo de Ventas: esta dado por el costo de produccin de la mercanca vendida o lo pagado por ella en el caso de empresas comerciales, caso en el cual se proceder conforme al mtodo de valoracin y sistema de inventarios que la empresa utilice, para el caso vale recordar que si utiliza inventario permanente el CMV (Costo de la mercanca vendida) est dado en la cuenta del mismo nombre y si emplea inventario peridico el costo se calcula mediante el, JUEGO DE INVENTARIOS as: CMV = inventario inicial + compras netas - inventario final. Gastos Operacionales: son todos los egresos del periodo que tienen relacin de causalidad con los ingresos, de acuerdo con la naturaleza de la actividad pueden clasificarse como administrativos, los egresos que se relacionan con el manejo administrativo de la empresa; o de venta a los egresos relacionados con la actividad comercial. Ingresos No operacionales: Son aquellos ingresos diferentes a los obtenidos por el desarrollo de la actividad principal de la empresa, ingresos que por lo general son ocasionales o que son accesorios a la actividad principal. Gastos No operacionales: Son aquellos gastos no relacionados directamente con el desarrollo del objetos social del ente econmico, se incorporan conceptos tales como: Financieros, gastos extraordinarios y diversos. Otros estados financieros bsicos El estado de cambios en el patrimonio. El estado de cambios en la situacin financiera, y El estado de flujos de efectivo. Estados financieros consolidados: Son estados financieros consolidados aquellos que presentan la situacin financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio y en la situacin financiera, as como los flujos de efectivo. De un ente matriz y sus subordinados, o un ente dominante y los dominados, como si fuesen los de una sola empresa.