Clase 2 - Validacion

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    07-Mar-2016

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clases de excel validaciones 2013

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  • 2. Rangos dinmicos: funcin desref. (III)

    No podemos pasar por alto una de las utilidades ms empleadas a la hora de trabajar en Excel: los 'rangos

    dinmicos'.

    Definiremos primero qu entendemos por rango dinmico en Excel; sabemos que podemos nombrar los

    rangos que utilizamos, pero lo habitual es que estos rangos no sean fijos, es decir, no tenga siempre (a lo largo de

    nuestro trabajo con la Base de datos en cuestin) la misma dimensin, i.e., el mismo nmero de registros. Es en este

    punto cuando Excel nos proporciona la posibilidad de crear un rango dinmico. Y lo haremos desarrollando la funcin

    DESREF, anidando otra funcin importante como CONTARA en ella.

    Para visualizar el resultado que obtendremos combinando ambas funciones, ejercitaremos otra herramienta de

    Excel como es la validacin (se explicar en su momento). Supongamos un listado de pases, que no tenemos an

    finalizado, i.e., se incrementa (o decrece) con el tiempo. Lo primero que tenemos que realizar es el crear un nombre,

    al que asignaremos la caracterstica de dinmico mediante la funcin:

    Para crear el rango dinmico hemos hecho uso de la funcin Desref, cuya sintaxis es la siguiente:

    DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho) Ref

    es la referencia a una celda o a un conjunto de celdas a partir de la(s) cual(es) nos desplazaremos (supongo que de

    ah el nombre de la funcin DesRef: Desplazar referencia).

    Filas

    es el nmero de filas que nos desplazaremos, hacia arriba o hacia abajo, a partir de la referencia original (Ref).

    Columnas

    es el nmero de columnas que nos desplazaremos, hacia la izquierda o hacia la derecha, a partir de la referencia

    original.

    Estos dos primeros argumentos pueden ser tanto positivos como negativos. Si nuestra celda de referencia es la

    C5 y nos queremos desplazar a la celda B2, entonces podramos usar algo as:

    Frmula Descripcin

    =DESREF(C

    5;-3;-1)

    Muestra el valor en la

    celda B2

  • Los dos ltimos argumentos (Alto y Ancho) son opcionales y si se omiten devolvern el alto o el ancho del

    rango de referencia:

    Alto

    es el alto, en nmero de filas, que se desea que tenga la referencia devuelta.

    Ancho

    es el ancho, en nmero de columnas, que se desea que tenga la referencia devuelta.

    Tanto el alto como el ancho debe ser un nmero positivo.

    =DESREF(Hoja1!$A$2;;;CONTARA(Hoja1!$A:$A)-1;1)

  • 3. Los datos Validacin

    Ya hemos visto que Excel se utiliza principalmente para introducir datos, ya sea literales como frmulas. En

    este tema nos vamos a centrar en algunas de las operaciones tpicas que se pueden realizar sobre ellos.

    3.1. Eliminar filas duplicadas

    Frecuentemente, cuando trabajamos con un gran volumen de informacin o recopilamos datos desde varios

    orgenes diferentes, aparecen en nuestro libro de trabajo filas idnticas. A menos que lo que nos interese sea

    estudiar la frecuencia con la que aparece un determinado registro, la mayora de las veces no nos interesar

    tener duplicados, porque no aportan informacin adicional y pueden comprometer la fiabilidad de las

    estadsticas basadas en los datos.

    Por ejemplo, si disponemos de un listado de trabajadores y queremos saber la media de edad, el clculo se

    vera comprometido en el caso de que un mismo trabajador apareciese varias veces.

    Para eliminar filas duplicadas:

    - Deberemos tener como celda activa uno de los registros a comprobar, de forma que, si

    existen varias tablas distintas, Excel sepa interpretar a cul nos referimos. Visualizars un marco

    alrededor de todos los registros que se vern afectados por la comprobacin.

    - En la pestaa Datos pulsamos Quitar duplicados .

    Si te quieres asegurar de que realmente se comprueban las filas que deseas, puedes seleccionarlas

    manualmente antes de pulsar el botn.

    3.2. La validacin de datos

    La validacin de datos nos permite asegurarnos de que los valores que se introducen en las celdas son los

    adecuados; pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si nos equivocamos.

    La validacin de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir en

    una celda. Por ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas,

    limitar las opciones con una lista o asegurarse de que slo se escriben nmeros enteros positivos.

    En este artculo se describe el funcionamiento de la validacin de datos en Excel y las diferentes tcnicas de

    validacin de datos existentes. No analiza la proteccin de celdas que es una caracterstica que permite

    "bloquear" u ocultar ciertas celdas de una hoja de clculo para que no se puedan editar ni sobrescribir.

    Para aplicar una validacin a una celda.

  • - Seleccionamos la celda que queremos validar.

    - Accedemos a la pestaa Datos y pulsamos Validacin de datos. En l podremos escoger

    remarcar los errores con crculos o borrar estos crculos de validacin. Pero nos vamos a

    centrar en la opcin Validacin de datos....

    Nos aparece un cuadro de dilogo Validacin de datos como el que vemos en la imagen donde podemos

    elegir entre varios tipos de validaciones.

    En la seccin Criterio de validacin indicamos la condicin para que el dato sea correcto.

    Dentro de Permitir podemos encontrar Cualquier valor, Nmero entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora,

    Longitud de texto y personalizada. Por ejemplo si elegimos Nmero entero, Excel slo permitir nmeros

    enteros en esa celda, si el usuario intenta escribir un nmero decimal, se producir un error.

    Podemos restringir ms los valores permitidos en la celda con la opcin Datos, donde, por ejemplo, podemos

    indicar que los valores estn entre 2 y 8.

    Si en la opcin Permitir: elegimos Lista, podremos escribir una lista de valores para que el usuario pueda

    escoger un valor de los disponibles en la lista. En el recuadro que aparecer, Origen: podremos escribir los

    distintos valores separados por ; (punto y coma) para que aparezcan en forma de lista.

  • En la pestaa Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se muestre al acceder a la celda. Este

    mensaje sirve para informar de qu tipos de datos son considerados vlidos para esa celda.

    En la pestaa Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que queremos se le muestre al usuario

    cuando introduzca en la celda un valor incorrecto.

    3.3. Aplicar validacin de datos a celdas

    La validacin de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir en una celda. Por

    ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas, limitar las opciones con

    una lista o asegurarse de que slo se escriben nmeros enteros positivos.

    En este artculo se describe el funcionamiento de la validacin de datos en Excel y las diferentes tcnicas de validacin de

    datos existentes. No analiza la proteccin de celdas que es una caracterstica que permite "bloquear" u ocultar ciertas celdas

    de una hoja de clculo para que no se puedan editar ni sobrescribir.

    QU ES LA VALIDACIN DE DATOS?

    La validacin de datos es una funcin de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden o

    se deben escribir en una celda. La validacin de datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no

    vlidos. Si lo prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no vlidos en una celda y advertirles cuando intenten

    hacerlo. Tambin puede proporcionar mensajes para indicar qu tipo de entradas se esperan en una celda, as como

    instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores.

    Por ejemplo, en un libro de marketing, puede configurar una celda para permitir nicamente nmeros de cuenta de tres

    caracteres. Cuando los usuarios seleccionan la celda, puede mostrarles un mensaje como el siguiente:

  • Si los usuarios no tienen en cuenta este mensaje y escriben datos no vlidos en la celda, como un nmero de dos o de cinco

    dgitos, puede mostrarles un mensaje de error especfico.

    En un escenario un poco ms avanzado, podra usar la validacin de datos para calcular el valor mximo permitido en una

    celda segn un valor que se encuentra en otra parte del libro. En el siguiente ejemplo, el usuario ha escrito 4.000 dlares en

    la celda E7, lo cual supera el lmite mximo especificado para comisiones y bonificaciones.

    Si se aumentara o redujera el presupuesto de nmina, el mximo permitido en E7 tambin aumentara o se reducira

    automticamente.

    3.4. PASOS PARA VALIDAR

    Las opciones de validacin de datos se encuentran en la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos.

    La validacin de datos se configura en el cuadro de dilogo Validacin de datos.

  • 3.5. Cundo es til la validacin de datos?

    La validacin de datos es sumamente til cuando desea compartir un libro con otros miembros de la organizacin y desea

    que los datos que se escriban en l sean exactos y coherentes.

    Puede usar la validacin de datos para lo siguiente, entre otras aplicaciones:

    Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista Por ejemplo, puede limitar los tipos de

    departamentos a Ventas, Finanzas, Investigacin y desarrollo y TI. De forma similar, puede crear una lista de

    valores a partir de un rango de celdas que se encuentren en otra parte del libro.

    Restringir los nmeros que se encuentren fuera de un intervalo especfico Por ejemplo, puede especificar un

    lmite mnimo de deducciones de dos veces el nmero de hijos en una celda especfica.

    Restringir las fechas que se encuentren fuera de un perodo de tiempo especfico Por ejemplo, puede

    especificar un perodo de tiempo entre la fecha actual y los 3 das siguientes.

    Restringir las horas que se encuentren fuera de un perodo de tiempo especfico Por ejemplo, puede

    especificar un perodo de tiempo para servir el desayuno entre la hora en que abre el restaurante y cinco horas

    despus.

  • Limitar la cantidad de caracteres de texto Por ejemplo, puede limitar el texto permitido en una celda a 10

    caracteres o menos. De forma similar, puede establecer la longitud especfica de un campo de nombre completo

    (C1) en la longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellidos (B1), ms 10 caracteres.

    Validar datos segn frmulas o valores de otras celdas Por ejemplo, puede usar la validacin de datos para

    establecer un lmite mximo para comisiones y bonificaciones de 3.600 dlares, segn el valor de nmina

    proyectado general. Si los usuarios escriben un valor de ms de 3.600 dlares en la celda, aparecer un mensaje

    de validacin.

    3.6. Mensajes de validacin de datos

    Lo que los usuarios vean al escribir datos no vlidos en una celda depende de cmo se haya configurado la validacin de

    datos. Puede elegir mostrar un mensaje de entrada cuando el usuario seleccione la celda. Los mensajes de entrada suelen

    usarse para ofrecer a los usuarios orientacin acerca del tipo de datos que debe especificarse en la celda. Este tipo de

    mensaje aparece cerca de la celda. Si lo desea, puede mover este mensaje y dejarlo visible hasta que el usuario pase a otra

    celda o presione ESC.

    Tambin puede elegir mostrar un mensaje de error que solo aparecer cuando el usuario escriba datos no vlidos.

  • 3.7. Tipos de mensajes de error:

    Icono Tipo Se usa para

    Detener Evitar que los usuarios escriban datos no vlidos en una celda. Un mensaje de alerta Detener tiene dos opciones:

    Reintentar o Cancelar.

    Advertencia Advertir a los usuarios que los datos que han escrito no son vlidos, pero no les impide escribirlos. Cuando aparece

    un mensaje de alerta Advertencia, los usuarios pueden hacer clic en S para aceptar la entrada no vlida, en No para

    editarla o en Cancelar para quitarla.

    Informacin Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son vlidos, pero no les impide escribirlos. Este tipo de

    mensaje de error es el ms flexible. Cuando aparece un mensaje de alerta Informacin, los usuarios pueden hacer clic

    en Aceptar para aceptar el valor no vlido o en Cancelar para rechazarlo.

    Puede personalizar el texto que los usuarios ven en un mensaje de error. Si elige no hacerlo, los usuarios vern un mensaje

    predeterminado.

    Los mensajes de entrada y de error slo aparecen cuando los datos se escriben directamente en las celdas. No aparecen en

    los siguientes casos:

    El usuario escribe datos en la celda mediante copia o relleno.

    Una frmula en la celda calcula un resultado que no es vlido.

    Una macro (macro: accin o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas. Las macros se graban en el

    lenguaje de programacin de Visual Basic para Aplicaciones.) especifica datos no vlidos en la celda.

    3.8. Sugerencias para trabajar con la validacin de datos

    En la siguiente lista, encontrar sugerencias para trabajar con la validacin de datos en Excel.

    Si tiene previsto proteger (proteger: configurar una hoja de clculo o un libro para impedir que los usuarios puedan

    ver o tener acceso a los elementos de la hoja o del libro especificado.) la hoja de clculo o el libro, hgalo despus

    de haber terminado de configurar la validacin. Asegrese de desbloquear cualquier celda validada antes de

    proteger la hoja de clculo. De lo contrario, los usuarios no podrn escribir en las celdas.

    Si tiene previsto compartir el libro, hgalo nicamente despus de haber configurado la validacin y la proteccin

    de datos. Despus de compartir un libro, no podr cambiar la configuracin de validacin a menos que deje de

    compartirlo pero Excel continuar validando las celdas que haya designado mientras el libro est compartido.

    Puede aplicar la validacin de datos a celdas en las que ya se han escrito datos. No obstante, Excel no le notificar

    automticamente que las celdas existentes contienen datos no vlidos. En este escenario, puede resaltar los datos

  • no vlidos indicando a Excel que los marque con un crculo en la hoja de clculo. Una vez que haya identificado los

    datos no vlidos, puede ocultar los crculos nuevamente. Si corrige una entrada no vlida, el crculo desaparecer

    automticamente.

    Para quitar rpidamente la validacin de datos de una celda, seleccione la celda y a continuacin abra el cuadro de

    dilogo Validacin de datos (ficha Datos, grupo Herramientas de datos). En la ficha Configuracin, haga clic en

    Borrar todos.

    Para buscar las celdas de la hoja de clculo que tienen validacin de datos, en la ficha Inicio en el grupo

    Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar y a continuacin en Validacin de datos. Una vez que haya

    encontrado las celdas que tienen validacin de datos, puede cambiar, copiar o quitar la configuracin de validacin.

    Cuando crea una lista desplegable, puede usar el comando Definir nombre (ficha Frmulas, grupo Nombres

    definidos) para definir un nombre para el rango que contiene la lista. Despus de crear la lista en otra hoja de

    clculo, puede ocultar la hoja de clculo que contiene la lista y proteger el libro para que los usuarios no tengan

    acceso a la lista.

    3.9. Si la validacin de datos no funciona, asegrese de que:

    Los usuarios no estn copiando datos ni rellenando celdas. La validacin de datos est diseada para

    mostrar mensajes y evitar entradas no vlidas slo cuando los usuarios escriben los datos directamente en una

    celda. Cuando se copian datos o se rellenan celdas, no aparecen mensajes. Para impedir que los usuarios copien

    datos y rellenen celdas mediante la operacin de arrastrar y colocar, desactive la casilla de verificacin Permitir

    arrastrar y colocar el controlador de relleno y las celdas, en la categora Avanzadas del cuadro de dilogo

    Opciones de Excel (pestaa Archivo, comando Opciones) y, a continuacin, proteja la hoja de clculo.

    La actualizacin manual est desactivada. Si la actualizacin manual est activada, las celdas no calculadas

    pueden impedir que los datos se validen correctamente. Para desactivar la actualizacin manual, en la ficha

    Frmulas, en el grupo Clculo, haga clic en Opciones para el clculo y a continuacin haga clic en Automtico.

    Las frmulas no contienen errores. Asegrese de que las frmulas de las celdas validadas no causen errores,

    como #REF! o #DIV/0!. Excel pasar por alto la validacin de datos hasta que se corrija el error.

    Las celdas a las que se hace referencia en las frmulas son correctas. Si una celda a la que se hace

    referencia se cambia de forma tal que una frmula de una celda validada calcula un resultado no vlido, no

    aparecer el mensaje de validacin de la celda.

  • 3.10. Manejar una alerta de validacin de datos

    Cuando intenta escribir o cambiar datos en una celda de hoja de clculo (hoja de clculo: documento principal que se

    utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de

    clculo se almacena siempre en un libro.), se muestra un mensaje de error de validacin de datos. Este mensaje de error

    significa que el propietario del libro aplic la validacin de datos (validacin de datos: funcin de Excel que se puede utilizar

    para definir restricciones sobre los datos que se pueden insertar en una celda, y para mostrar mensajes que insten a los

    usuarios a especificar entradas correctas y les notifiquen las entradas incorrectas.) A la celda para impedir que los usuarios

    escriban datos no vlidos e implement el mensaje de error para indicarle que los datos que escribi no son vlidos.

    Solo puede escribir datos vlidos en las celdas que tienen la validacin de datos aplicada. Si desconoce la validez de

    los datos que puede especificar, debe ponerse en contacto con el propietario del libro.

    Si hered el libro, puede modificar o quitar la validacin de datos a menos que la hoja de clculo est protegida con una

    contrasea que no conoce. Si es posible, puede ponerse en contacto con el propietario anterior para que lo ayude a

    desproteger la hoja de clculo. Tambin puede copiar los datos en otra hoja de clculo y, a continuacin, quitar la validacin

    de datos.

  • 4. TIPOS DE VALIDACIN DE DATOS A UNA CELDA O RANGO

    En las siguientes secciones, aprender las diferentes tcnicas para agregar validacin de datos a las celdas de una hoja de

    clculo.

    1. RESTRINGIR LA ENTRADA DE DATOS A VALORES DE UNA LISTA DESPLEGABLE

    No es posible cambiar la fuente o el tamao de la fuente de los elementos de una lista.

    1. Seleccione las celdas que desea validar.

    2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validacin de datos.

    La hoja de clculo podra estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuracin de validacin

    de datos si el libro es un libro compartido o est protegido.

    3. En el cuadro de dilogo Validacin de datos, haga clic en la pestaa Configuracin.

    4. En el cuadro Permitir, seleccione Lista.

    5. Haga clic en el cuadro Origen y, a continuacin, escriba los valores de la lista separados por el carcter separador

    de listas de Microsoft Windows (comas de forma predeterminada).

    POR EJEMPLO:

    Para limitar la entrada a una pregunta, como "Tiene hijos?", a dos opciones, escriba S, No.

    Para limitar la reputacin de la calidad de un proveedor a tres clasificaciones, escriba Baja, Media,

    Alta.

    Tambin puede crear las entradas de la lista mediante referencia a un rango de celdas ubicadas en

    otra parte del libro.

    Nota El ancho de la lista desplegable est determinado por el ancho de la celda que tiene la validacin de datos.

    Es posible que tenga que ajustar el ancho de esa celda para evitar truncar el ancho de las entradas vlidas que

    son mayores que el ancho de la lista desplegable.

    6. Asegrese de que est activada la casilla de verificacin Celda con lista desplegable.

  • 7. Para especificar cmo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificacin

    Omitir blancos.

    Nota Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en

    blanco en cualquier lugar del rango, cuando se activa la casilla de verificacin Omitir blancos, se puede escribir

    cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante

    frmulas de validacin: si una celda a la que se hace referencia est en blanco, cuando se activa la casilla de

    verificacin Omitir blancos se puede escribir cualquier valor en la celda validada.

    8. Otra opcin es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

    1. Haga clic en la pestaa Mensaje de entrada.

    2. Asegrese de que la casilla de verificacin Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda est

    activada.

    3. Rellene el ttulo y el texto del mensaje.

    9. Especifique cmo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no vlidos.

    Especificar una respuesta para los datos no vlidos

    0. Haga clic en la pestaa Mensaje de error y asegrese de que la casilla de verificacin Mostrar mensaje de

    error si se escriben datos no vlidos est activada.

    Nota Si desea que los usuarios escriban entradas que no se encuentran en la lista, desactive la casilla de

    verificacin Mostrar mensaje de error si se escriben datos no vlidos.

    1. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:

    Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificacin de datos no vlidos, seleccione

    Informacin.

    Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificacin de datos no vlidos, seleccione

    Advertencia.

    Para evitar la especificacin de datos no vlidos, seleccione Detener.

    2. Escriba el ttulo y el texto del mensaje (mximo 225 caracteres).

    Nota Si no escribe un ttulo o un texto, el ttulo usar la cadena predeterminada "Microsoft Excel" y el

    mensaje ser (de forma predeterminada): "El valor escrito no es vlido. Los valores que el usuario puede

    escribir en esta celda estn restringidos".

  • 10. Pruebe la validacin de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

    Trate de escribir datos vlidos y no vlidos en las celdas para asegurarse de que la configuracin funciona como

    pretende y que los mensajes estn apareciendo como espera.

    Sugerencia Si cambia la configuracin de validacin para una celda, automticamente se pueden aplicar los

    cambios a todas las dems celdas que tienen la misma configuracin. Para ello, abra el cuadro de dilogo

    Validacin de datos y luego active la casilla de verificacin Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma

    configuracin en la ficha Configuracin.

    2. RESTRINGIR LA ENTRADA DE DATOS A UN NMERO ENTERO DENTRO DE LMITES

    1. Seleccione las celdas que desea validar.

    2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validacin de datos.

    3. En el cuadro de dilogo Validacin de datos, haga clic en la pestaa Configuracin.

    4. En el cuadro Permitir, seleccione Nmero entero.

    5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restriccin que desee. Por ejemplo, para definir los lmites superior e

    inferior, seleccione entre.

    6. Escriba el valor mnimo, mximo o especfico que desee permitir. Tambin puede escribir una frmula que

    devuelva un valor de nmero.

    POR EJEMPLO,

    Para definir un lmite mnimo de deducciones a dos veces el nmero de hijos en la celda F1, seleccione

    mayor que o igual a en el cuadro Datos y escriba la frmula, =2*F1, en el cuadro Mnimo.

    7. Para especificar cmo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificacin

    Omitir blancos.

    8. Otra opcin es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda configurar.

    9. Especifique cmo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no vlidos.

  • Especificar una respuesta para los datos no vlidos

    10. Pruebe la validacin de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

    3. RESTRINGIR LA ENTRADA DE DATOS A UN NMERO DECIMAL DENTRO DE LMITES

    1. Seleccione las celdas que desea validar.

    2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validacin de datos.

    3. En el cuadro de dilogo Validacin de datos, haga clic en la pestaa Configuracin.

    4. En el cuadro Permitir, seleccione Decimal.

    5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restriccin que desee. Por ejemplo, para definir los lmites superior e

    inferior, seleccione entre.

    6. Escriba el valor mnimo, mximo o especfico que desee permitir. Tambin puede escribir una frmula que

    devuelva un valor de nmero.

    POR EJEMPLO

    Para definir un lmite mximo de comisiones y bonificaciones del 6% del sueldo de un vendedor en la celda

    E1, seleccione menor que o igual a en el cuadro Datos y escriba la frmula, =E1*6%, en el cuadro Mximo.

    NOTA Para permitir a un usuario escribir porcentajes, por ejemplo, 20%, seleccione Decimal en el cuadro

    Permitir, seleccione el tipo de restriccin que desea en el cuadro Datos, escriba el valor mnimo, mximo o

    especfico como decimal, por ejemplo, ,2 y a continuacin muestre la celda de validacin de datos como porcentaje

    seleccionando la celda y haciendo clic en Estilo porcentual en el grupo Nmero de la ficha Inicio.

    7. Para especificar cmo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificacin

    Omitir blancos.

    8. Otra opcin es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

    9. Especifique cmo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no vlidos.

    10. Pruebe la validacin de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

  • 4. RESTRINGIR LA ENTRADA DE DATOS A UNA FECHA DENTRO DE UN PERODO DE TIEMPO

    1. Seleccione las celdas que desea validar.

    2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validacin de datos.

    3. En el cuadro de dilogo Validacin de datos, haga clic en la pestaa Configuracin.

    4. En el cuadro Permitir, seleccione Fecha.

    5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restriccin que desee. Por ejemplo, para permitir las fechas posteriores a

    un da determinado, seleccione mayor que.

    6. Escriba la fecha de inicio, de finalizacin o la fecha especfica que desee permitir. Tambin puede escribir una

    frmula que devuelva una fecha.

    POR EJEMPLO

    Para definir un perodo de tiempo entre la fecha actual y 3 das desde la fecha actual, seleccione entre en el

    cuadro Datos, escriba =HOY() en el cuadro Mnimo y escriba =HOY()+3 en el cuadro Mximo.

    7. Para especificar cmo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificacin

    Omitir blancos.

    8. Otra opcin es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

    9. Especifique cmo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no vlidos.

    10. Pruebe la validacin de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

    5. RESTRINGIR LA ENTRADA DE DATOS A UNA HORA DENTRO DE UN PERODO DE TIEMPO

    1. Seleccione las celdas que desea validar.

    2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validacin de datos.

  • 3. En el cuadro de dilogo Validacin de datos, haga clic en la pestaa Configuracin.

    4. En el cuadro Permitir, seleccione Hora.

    5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restriccin que desee. Por ejemplo, para permitir horas antes de una hora

    determinada del da, seleccione menor que.

    6. Escriba la hora de inicio, de finalizacin o la hora especfica que desee permitir. Tambin puede escribir una

    frmula que devuelva una hora.

    POR EJEMPLO

    Para definir un perodo de tiempo para servir el desayuno entre la hora en la que se abre el restaurante (el

    valor en la celda H1) y cinco horas despus de abierto, seleccione entre en el cuadro Datos, escriba =H1 en

    el cuadro Hora de inicio y a continuacin, escriba =H1+"5:00" en el cuadro Hora de finalizacin.

    7. Para especificar cmo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificacin

    Omitir blancos.

    8. Otra opcin es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

    9. Especifique cmo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no vlidos.

    10. Pruebe la validacin de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

    6. RESTRINGIR LA ENTRADA DE DATOS A TEXTO DE UNA LONGITUD ESPECFICA

    1. Seleccione las celdas que desea validar.

    2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validacin de datos.

    3. En el cuadro de dilogo Validacin de datos, haga clic en la pestaa Configuracin.

    4. En el cuadro Permitir, seleccione Longitud del texto.

    5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restriccin que desee. Por ejemplo, para permitir un nmero mximo de

    caracteres, seleccione menor que o igual a.

    6. Escriba la duracin del texto mnima, mxima o especfica que desee permitir. Tambin puede escribir una frmula

    que devuelva un valor de nmero.

  • POR EJEMPLO

    Para definir que la longitud especfica de un campo de nombre completo (C1) sea la longitud actual de un

    campo de nombre (A1) y un campo de apellido (B1) ms 10, seleccione menor que o igual a en el cuadro

    Datos y escriba =SUMA(LEN(A1);LEN(B1);10) en el cuadro Mximo.

    7. Para especificar cmo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificacin

    Omitir blancos.

    8. Otra opcin es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

    9. Especifique cmo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no vlidos.

    10. Pruebe la validacin de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

    Trate de escribir datos vlidos y no vlidos en las celdas para asegurarse de que la

    7. CALCULAR QU SE PERMITE SEGN EL CONTENIDO DE OTRA CELDA

    1. Seleccione las celdas que desea validar.

    2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validacin de datos.

    3. En el cuadro de dilogo Validacin de datos, haga clic en la pestaa Configuracin.

    4. En el cuadro Permitir, seleccione el tipo de datos que desee.

    5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restriccin que desee.

    6. En el cuadro o los cuadros situados debajo del cuadro Datos, haga clic en la celda que desee usar para especificar

    qu se permite.

    POR EJEMPLO

    Si desea permitir entradas para una cuenta solo si el resultado no superar el presupuesto de la celda E4,

    seleccione Decimal para Permitir, menor que o igual a para Datos y, en el cuadro Mximo, escriba =E4.

    7. Para especificar cmo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificacin

    Omitir blancos.

  • 8. Otra opcin es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

    1. Asegrese de que la casilla de verificacin Mostrar mensaje de entrada al seleccionar

    9. Especifique cmo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no vlidos.

    10. Pruebe la validacin de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

    8. USAR UNA FRMULA PARA CALCULAR QU SE PERMITE

    1. Seleccione las celdas que desea validar.

    2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validacin de datos.

    3. En el cuadro de dilogo Validacin de datos, haga clic en la pestaa Configuracin.

    4. En el cuadro Permitir, seleccione Personalizado.

    5. En el cuadro Frmula, escriba una frmula que calcule un valor lgico (VERDADERO para las entradas vlidas o

    FALSO para las no vlidas). Por ejemplo:

    Para asegurarse de que Escriba esta frmula

    La celda para la cuenta del picnic (B1) solo se puede actualizar si no

    se presupuesta nada para la cuenta discrecional (D1) y el

    presupuesto total (D2) es menor que los 40.000 dlares asignados.

    =Y(D1=0;D2

  • comienza siempre con el prefijo estndar de ID- y tiene al menos 10

    caracteres de longitud.

    6. Para especificar cmo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificacin

    Omitir blancos.

    7. Otra opcin es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

    8. Especifique cmo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no vlidos.

    9. Pruebe la validacin de datos para asegurarse de que funciona correctamente.