Auditoria Del Rubro Existencias

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    28-Nov-2015

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aUDITORIA DE EXISTENCIASIntroduccinEl objeto de la auditora es verificar la identidad de los valores contables expresados en el balance y de las existencias reales contenidas en los almacenes de la empresa o propiedad de la compaa, as como verificar la poltica de gestin de las mismas y los criterios de dotacin de provisiones para depreciacin. El auditor deber poner especial nfasis en la obtencin de evidencia relativa a la determinacin del valor de adquisicin de las existencias compradas y del coste de produccin de los productos elaborados por la empresa para s misma o por encargo.AUDITORIA DE EXISTENCIASI. CONCEPTO: Este rubro se deber mostrar el total de bienes o artculos producidos o comprados, que tienen relacin directa con el giro comercial de la empresa, con rotacin efectiva dentro del perodo anual. Los productos que no cumplan con la definicin anterior debern ser clasificados en el rubro "Otros Activos Fijos u Otros".II. COSTO DE VENTA: El costo de las existencias incluye todos los costos derivados de la compra, los costos de conversin y otros costos incurridos (costos directos e indirectos). Estn excluidos:a) Los costos de almacenamiento posteriores a la terminacin del producto.b) Las prdidas anormales por desperdicios o mermas.c) Los costos indirectos de administracin que no hayan contribuido a dar a las existencias su conduccin y ubicacin actual, yd) Los costos de comercializacin.III. CONCEPTO DE INVENTARIOLos inventarios son bienes tangibles propiedad de la entidad, que se tienen para la venta y/o para usarse en la produccin de bienes y servicios.Otro concepto que vale la pena destacar es el siguiente: Es el conjunto de bienes propiedad de una empresa que han sido adquiridos con el nimo de volverlos a vender en el mismo estado en que fueron comprados, o para ser transformados en otro tipo de bienes y vendidos como tales.Los inventarios representan los costos acumulados por la adquisicin o produccin de materias primas, abastecimientos, productos en proceso y producto por venderse. Los inventarios incluyen los productos o servicios que se tienen para la venta, productos en proceso de fabricacin y materiales que se espera que sean utilizados o consumidos en la produccin.IV. IMPORTANCIA DE LOS INVENTARIOSLos activos corriente ms importante en el balance general de la mayora de las compaa son el efectivo, las cuenta por cobrar y los inventarios. De estos tres el inventario por lo general es el ms valioso. La venta de mercanca a un precio mayor del costo proporciona a las empresas la principal fuente de utilidades. Si la produccin y la entrega de los productos fuera instantnea, no habra necesidad de inventarios salvo como una proteccin contra los cambios en los precios.A pesar de las maravillas de las computadoras, la automatizacin y la administracin cientfica, los procesos de manufactura y de mercado no funcionan aun con la suficiente rapidez que permita evitar la necesidad de los inventarios. Estos deben mantenerse para poder servir al cliente inmediatamente o, por lo menos, con la suficiente prontitud de tal modo que estos no se dirijan a otras fuentes de abastecimiento.V. IMPORTANCIA DE LA AUDITORIA DE INVENTARIOS.La importancia fundamental de la auditoria de inventario es que estos son un factor determinante en el clculo de las utilidades y la correcta integracin del costo de ventas. Constituyen generalmente un rubro material dentro del balance general y si no estuvieran bien controlados fsicamente y bien valuados, las cifras del balance careceran de razonabilidad.La auditora de inventario es importante ya que permite establecer si es necesario que el cliente cree reservas por inventarios obsoletos o deteriorados y si estas ya existen determinar si las mismas son suficientes para cubrir posibles prdidas.VI. RESPONSABILIDADES DEL AUDITORLa responsabilidad del auditor en la auditoria de inventarios puede resumirse en cuatro etapas:A) Verificacin del sistema de control interno y registro de los inventarios.Aqu se deber evaluar los controles y organizacin de los departamentos de compras, fabricacin, contabilidad, almacenaje y despacho. Deber efectuarse una verificacin matemtica de los resmenes de inventario as como establecer el flujo de informacin que lleva a la contabilizacin de los inventarios.Es importante realizar en esta etapa una evaluacin del personal que interviene en las fases de trabajo que afectan los inventarios.B) Comprobacin de las cantidades fsicas de inventario. Evaluacin del control interno sobre el inventario fsico, de los procedimientos empleados en la toma del inventario y la forma en que se corrigen las diferencias y por ltimo la razonabilidad del dato de los registros contables con el real.C) Verificacin de los mtodos de valuacin de inventarios utilizados. Deber observarse que el mtodo empleado este de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados y que hayan sido aplicado consistentemente. El auditor debe evaluar todos los aspectos que inciden en la evaluacin como lo son el mercado, la competencia, la obsolescencia y las caractersticas propias de cada producto.D) Anlisis de la adecuada determinacin de costos. Se deber estudiar el sistema de acumulacin de costos empleado por la empresa, que se haya utilizado consistentemente de un periodo contable a otro y que sea el ms adecuado de acuerdo con las caractersticas de la compaa que se est evaluando. Al estudiar la acumulacin del costo, debe verificarse que el mismo se determine considerando todos los elementos del costo especialmente en casos especiales como la capitalizacin de intereses cuando existan activos elegibles. VII. DEFINICION DE EXISTENCIAS Conforme la contabilidad podemos considerar a las existencias como los bienes tangibles, con la posibilidad de ser almacenables, que las empresas adquieren en el exterior, con la finalidad de utilizarlos en el proceso productivo para la obtencin de productos finales, o bien para el mantenimiento de los equipos productivos. De una manera ms general, podramos definirlas como los bienes de propiedad de la empresa destinados a la venta o a su transformacin e incorporacin al proceso productivo. Su caracterstica principal es la movilidad o rotacin a lo largo del ciclo econmico de la empresa. VIII. CLASIFICACION DE LAS EXISTENCIAS Los materiales se pueden clasificar atendiendo a diversos criterios, entre los que destacamos: Segn criterio contable: Materias Primas. Son los elementos que se incorporan al proceso productivo para la obtencin del producto final de la empresa, objeto de actividad. Elementos y conjuntos incorporables. Son los que se incorporan al proceso productivo para la obtencin del producto final, pero que no son la base de dicho producto; se aaden a la materia prima en una fase posterior del proceso productivo. Se fabrican normalmente fuera de la empresa y se obtienen para incorporarlos a la produccin sin someterlos a transformacin. Materiales para el consumo y reposicin. Son los destinados a la estructura de la empresa, es decir, a mantener la capacidad estructural de la misma. Tienen fines de reparacin y prevencin de roturas o desgastes de los equipos. Productos en proceso o en curso. Son aquellos materiales que al finalizar el ejercicio econmico se encuentran en proceso de produccin en algn centro de actividad de la empresa. Productos Semi-terminados. Son los que al finalizar el ejercicio econmico se encuentran an sin terminar y estn pendientes de pasar por algn proceso de terminacin o acabado de la empresa. Productos Terminados. Son los productos finales del proceso productivo. Mercaderas. Son las existencias de las empresas comerciales, es decir, productos que se adquieren en el exterior y son revendidos posteriormente sin sufrir transformaciones Segn criterio de imputacin a la determinacin del costo: Materiales directos. Son aquellos que pasan directamente a formar parte del producto final, es decir, que pueden indentificarse de forma fcil con un producto determinado. Si fabricamos sillas, la madera sera un ejemplo de este tipo de materiales. Materiales Indirectos. Son lo que se destinan y utilizan para la fabricacin de los diferentes productos, pero no pueden ser identificados directamente con ellos. Su imputacin al costo de los productos se realiza a travs de diversos criterios de reparto. En el ejemplo de las sillas, seran materiales de este tipo el pegamento o las lijas utilizadas. Segn criterio de capacidad de almacenamiento. Materiales Almacenables. Son aquellos que sufren un desfase temporal entre el momento de su recepcin y su utilizacin en el proceso productivo. Dentro de este grupo podemos incluir todos los elementos, excepto los de suministro continuado. Materiales No Almacenables. Son los que no gozan de la caracterstica de poder almacenarse en lugares fsicos. Dentro de este grupo incluimos todos los materiales energticos, como son la electricidad, el gas natural, etc., que se consideran contablemente como suministros.IX. Objetivos de la auditoria Los objetivos de la auditora de inventarios son los siguientes: Llegar a determinar que las cantidades a los saldos que figuran en el balance, existen. No se han producido omisiones, figuran en los saldos del mayor y si todas ellas son de propiedad de la empresa Recurso fsico peridico Inventarios permanentes Que los productos estn valorados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados aplicados con uniformidad y correctamente en el balance Comprobar si existe una provisin por depreciacin de existencias adecuada en los casos. Partidas de lento movimiento obsoletas o daadas Partidas cuyo valor neto de realizacin o intercambio sea inferior al costo Contratos a largo plazo Comprobar que la totalidad de las mismas estn adecuadamente registradas. Verificar que sean propiedad de la empresa. Comprobar que contengan solamente artculos o materiales en buenas condiciones de consumo y de venta, y en su caso, identificar aquellos en mal estado, obsoletos o de lento movimiento. Comprobar su correcta valoracin, reconociendo en su caso, la prdida de valor. Cerciorarse de que haya consistencia en la aplicacin de los sistemas y mtodos de valoracin. Determinar los gravmenes que existan. Comprobar su adecuada revelacin y presentacin en las cuentas anuales.X. CONOCIMIENTO DEL NEGOCIO Actividades desarrolladas: descripcin, proceso de actividad, centros de actividad. Produccin: tipos de productos, productos principales, proceso productivo, capacidad de produccin, estacionalidad, subcontratacin o externalizacin de procesos. Distribucin y venta: sistema de distribucin, contratos vigentes relacionados, rappels y descuentos. Localizacin de las existencias y almacenes: tipologa de existencias, sistema de control de almacn (permanente e inventario fsico), ubicacin fsica. Sistema de costes: bases y criterios para la valoracin de los productos en existencia.XI. FACTORES DE RIESGO INHERENTE Los productos en existencia no son lo suficientemente distintos en apariencia fsica para facilitar la identificacin del producto. La naturaleza de los productos en existencia es tal que la cantidad de productos es difcil de inspeccionar visualmente, pesar, medir, o contar, o estn sujetos a una estimacin significativa. Existe poca variedad respecto a los tipos de producto en el inventario. Los productos en existencia son susceptibles a la prdida o hurto. La cantidad de productos en existencia es alta. Existe poca consistencia en el nivel de los inventarios. Los productos son vendidos normalmente en base condicional. El nivel de rotacin de los productos es bajo. Existen productos que por su tipologa puedan estar sometidos a cambios en el consumo. La fabricacin de productos terminados es un proceso complejo. La propiedad de los productos vendidos normalmente se traspasa antes de que el producto sea despachado. Existen productos en curso de fabricacin significativos. Hay existencias significativas en poder de terceros (p. ej. almacenes de depsito). Existen almacenes en varias localidades. Existen productos en instalaciones de partes vinculadas. La valoracin de las existencias es un proceso complejo. La valoracin de las existencias est sujeta a estimaciones significativas. Hay existencias en pases extranjeros, las cuales son valoradas en moneda extranjera. Los productos en existencia no son lo suficientemente distintos en apariencia fsica para facilitar la identificacin del producto La naturaleza de los productos en existencia es tal que la cantidad de productos es difcil de inspeccionar visualmente, pesar, medir, o contar, o estn sujetos a una estimacin significativa Existe poca variedad respecto a los tipos de producto en el inventarioXII. FACTORES DE CONTROL INTERNO Existe inventario permanente de mercancas. Se realiza inventario fsico al cierre del ejercicio. El inventario fsico est organizado y planificado adecuadamente. Existe un proceso de conciliacin entre el inventario permanente y el inventario fsico al cierre. Existe atribucin de responsabilidad sobre las cantidades de las distintas clases de existencias, asignando la custodia de las mismas a determinados empleados del almacn. Existe un proceso de emisin y aprobacin de rdenes de compra. Existe un proceso de comprobacin por los encargados de almacn de las cantidades recibidas con los albaranes de entrada (informes de recepcin, etc.).Existe inventario permanenteXIII. PRESENCIA EN RECUENTO FSICO DE EXISTENCIANORMA TCNICA DE AUDITORA Evidencia de auditora. Consideraciones adicionales en determinadas reas (Resolucin del I.C.A.C. de 19 de septiembre de 2003)El objeto de esta norma es complementar las normas y criterios contenidos en las Normas Tcnicas de Auditora para la obtencin de evidencia adecuada de auditora en los siguientes aspectos: Presencia en el recuento fsico de existencias. Indagacin sobre litigios y reclamaciones. Valoracin y desglose de inmovilizaciones financierasLos sistemas de control interno de las entidades establecen normalmente procedimientos que requieren el recuento fsico de las existencias al menos una vez al ao, como base para la preparacin de las cuentas anuales o como medida para asegurar la fiabilidad de los registros de inventario permanente.Cuando los inventarios sean significativos en el contexto de las cuentas anuales, el auditor debe obtener evidencia adecuada y suficiente de su existencia efectiva y de las condiciones en que se encuentran, presenciando fsicamente su recuento, a menos que ello le fuera imposible.Si no fuera posible presenciar el recuento de existencias en la fecha programada a causa de circunstancias imprevisibles, el auditor debe efectuar o presenciar algunos recuentos fsicos en una fecha alternativa y, cuando fuera necesario, realizar pruebas de las transacciones que hubieran tenido lugar entre ambas fechas.Si no fuera posible presenciar el recuento de existencias, debido a factores tales como la naturaleza y la ubicacin, el auditor debe considerar si la realizacin de procedimientos alternativos le permiten obtener la evidencia de auditora adecuada y suficiente respecto a la existencia y condicin de las existencias fsicas que le permitan concluir que no es necesario introducir en su informe de auditora una limitacinal alcance a este respecto. Para planificar su asistencia al inventario fsico de las existencias o la aplicacin de procedimientos alternativos, el auditor toma en cuenta diversos factores, tales como: La naturaleza de los sistemas contables y de control interno, utilizados por la entidad con respecto a las existencias. El riesgo de auditora y la importancia relativa del rea de existencias. La calidad de los procedimientos e instrucciones establecidos por la entidad para la realizacin del inventario. El momento en que se realiza el inventario fsico. Los lugares en los que se lleva a cabo. Si se requiere el apoyo de un experto.Si el nmero de unidades en existencias se determina mediante recuento fsico al cierre del ejercicio o rotativamente durante el mismo, el auditor normalmente presenciar los procedimientos de recuento y realizar pruebas de los mismos. Si la entidad utiliza procedimientos para estimar las cantidades fsicas, por ejemplo, una pila de carbn, el auditor debe quedar razonablemente satisfecho de la fiabilidad de tales procedimientos. Cuando las existencias estn situadas en diferentes emplazamientos, el auditor decide a cul de ellos considera adecuado acudir, teniendo en cuenta la importancia relativa de las correspondientes existencias y la evaluacin del riesgo de auditora de los diferentes ubicaciones.Asimismo, el auditor revisa las instrucciones de inventario fsico establecidas por la entidad para: La aplicacin de los procedimientos de control establecidos, tales como la recogida y seguimiento de las tarjetas de recuento utilizadas y en blanco, o los relativos a la necesidad de realizar un segundo recuento para ciertas partidas. La determinacin del grado de avance de los productos en curso de fabricacin, as como de la identificacin del tratamiento dado a las existencias de lento movimiento, obsoletas y deterioradas o de las que fueran propiedad de terceros (por ejemplo, en depsito). Verificar si se han previsto controles adecuados del movimiento de existencias entre diferentes almacenes y dentro del propio almacn, as como sobre el corte de operaciones de entradas y salidas de existencias a la fecha del inventario fsico.Para obtener seguridad de que se aplican correctamente los procedimientos establecidos por la entidad, el auditor observa el desarrollo del inventario por parte del personal de la entidad y realiza un muestreo de los recuentos efectuados. En este muestreo el auditor comprueba la integridad y la correccin de los recuentos, seleccionando partidas concretas tanto a partir de las hojas de recuento comode las propias existencias fsicas y determina en qu medida necesita retener copia de las hojas de recuento para comprobacin posterior con el listado final de existencias. El auditor tambin tiene en cuenta los procedimientos de corte de operaciones, incluyendo detalles de los movimientos de existencias inmediatamente antes, durante y despus del recuento fsico, al objeto de poder comprobar en un momento posterior su correcta contabilizacin.Por razones prcticas, el inventario fsico puede realizarse en fecha diferente a la de cierre del ejercicio.Cuando la entidad utiliza un sistema de inventario permanente para determinar los saldos de cierre del ejercicio, el auditor evala, adems, si la entidad analiza las causas de las diferencias significativas que puedan producirse entre el inventario fsico y los datos registrados en el inventario permanente y si se practican los oportunos ajustes contables.El auditor comprueba que en el listado final del inventario se refleja adecuadamente el resultado de los recuentos fsicos.Cuando hay existencias bajo custodia y control de terceros, el auditor normalmente obtiene confirmacin directa de ellos en cuanto a la cantidad y condicin fsica de las existencias que estn en esa situacin. Dependiendo de la importancia relativa de las existencias depositadas, el auditor puede tambin plantearse: La integridad e independencia del tercero en cuestin. Presenciar el inventario fsico, o encargar a otro auditor que lo haga por el Obtener un informe de otro auditor sobre los sistemas contables y de control interno establecidos por los depositarios para asegurar el adecuado recuento y custodia de las existencias. Verificar la documentacin de las existencias en poder de terceros, tal como justificantes de recepcin en almacn, u obtener confirmaciones de las existencias que hubieran sido entregadas como garanta de alguna operacin.

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