Auditoria de Cuentas y Documentos Por Pagar

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    08-Jul-2015

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AUDITORIA DE CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR I. OBJETIVO Verificacin de la autenticidad de las cuentas y documentos por pagar, su adecuado registro y control. Verificar que los importes a pagar, por todo concepto, corresponden a obligaciones contradas por la entidad y son razonables respecto a los importes que se piensen. Comprobar que las obligaciones relacionadas con operaciones normales de la entidad representan transacciones vlidas, estn determinadas adecuadamente y estn reconocidos, descritos y clasificadas adecuadamente. II. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA 1. Aplique el cuestionario de Control Interno de cuentas por pagar, con el fin de evaluar el grado de solidez del mismo y la eficiencia administrativa. 2. Obtenga de la entidad una relacin detallada de las cuentas por pagar a la fecha del balance -bajo examen- y comparar su total con la cuenta control y los mayores auxiliares. 3. Seleccione las partidas ms representativas y revise con las facturas y otros documentos originales del proveedor o acreedor. 4. Verifique que en las O/C, las facturas del proveedor estn registrada en el libro de compras de acuerdo a las disposiciones legales vigentes. 5. Revise la documentacin sustentatoria de la factura respectiva: rden de pedidos de la unidad solicitante, orden de compra, gua de remisin, nota de recepcin, etc. verificando que estn debidamente autorizados. 6. Revise la seccin relativa del control interno y la base de pruebas selectivas asegurndose que los procedimientos indicados hayan sido bien aplicados.

7. Solicite confirmacin de los saldos importantes al final del perodo por medio de circularizacin, si hubiera contestaciones inconformes, investigue y recomiende las aclaraciones respectivas. 8. Revise los pagos posteriores de cuentas por pagar y determine si se han liquidado pasivos no registrados o por cantidades diferentes a las que muestran los libros, esta accin se determinar en eventos posteriores. 9. Efecte un arqueo de las facturas pendientes de pago (O/C) al final del perodo y cruce con el registro de compras. 10. Verifique que las cuentas por pagar se presentan correctamente, respecto a importes, perodos, conceptos, etc. 11. Verifique que los cargos realizados en las cuentas por pagar han sido compromisos contrados por la entidad. 12. Verifique el registro y control de las cuentas por pagar y los procedimientos establecidos. 13. Obtenga las confirmaciones, va circularizacin de saldos de proveedores y acreedores. 14. Verifique si las aseveraciones contables se aplican en las cuentas por pagar, especialmente aqullas que se refieren a integridad, existencia y exactitud. 15. Compruebe la razonabilidad de los saldos y verifique la existencia de pasivos no registrados. 16. Revise los procedimientos de contabilidad y de control establecidos en las cuentas por pagar. 17. Revise el concepto de otras cuentas por pagar, en base a su naturaleza e importancia y compruebe su razonabilidad, documentacin sustentatoria y su registro. 18. Obtenga informacin de las distintas reas administrativas de la entidad respecto a contratos

celebrados que pudieran generar pasivos no registrados. 19. Relacione las cuentas por pagar con las operaciones realizadas por el rea de abastecimiento respecto a remuneraciones, beneficios sociales y tributos pendientes de pago, as como algunas operaciones que se hayan realizado en fechas posteriores al cierre del ejercicio y que no se hayan realizado en fechas posteriores al cierre del ejercicio y que no hayan sido contabilizados. III. PRUEBAS DE SISTEMA Cruzar con el mayor general el anlisis de las cuentas que confirman este rubro, verificar las sumas y referenciar en los papeles de trabajo. Obtener y revisar las cdulas del movimiento de la deuda a largo plazo (incluye intereses por devengar y devengados) con el propsito de determinar el corto y largo plazo. Separar los saldos ms importantes de las cuentas con el fin de realizar el anlisis de la comprobacin de las mismas. Realizar la circularizacin de saldos y con las respuestas efectuar lo siguiente: - Comparar el saldo confirmado por el proveedor, con el saldo de libros. - Por aquellos saldos que difieren efectuar lo siguiente: a. Revisar la documentacin sustentatoria de la obligacin. b. Verificar que el bien adquirido haya ingresado al almacn. c. Verificar la aprobacin de la transaccin. d. Verificar que el servicio se haya recibido. Examinar contratos de obras ejecutadas por el municipio y evaluar el cumplimiento de los mismos. Obtener y revisar el detalle de los activos otorgados en prenda. Revisar el clculo de intereses y cruzar con gastos del ao y con cargas diferidas. Determinar saldos compensatorios y tasa de inters efectivo. Revisar eventos posteriores (pagos) a la fecha de los estados financieros. CUENTAS POR PAGAR 1. Contenido de la cuenta

Comprenden las deudas por impuestos, contribuciones o aportaciones y otros tributos a cargo y/o retenidos por la entidad pblica. Remuneraciones y obligaciones sociales Representan las obligaciones de la entidad con sus trabajadores por campo de remuneraciones, as como por pensiones de cesantes y jubilados. Contenido de la cuenta Agrupa las cuentas divisionarias que representan las obligaciones que contrae la entidad con sus trabajadores, as como con los cesantes, jubilados por concepto de remuneraciones y pensiones por pagar. Cuentas por pagar Representan las obligaciones por la compra de bienes y servidores, ejecucin de proyectos, obras y otros gastos incurridos por la entidad. Agrupa las cuentas divisionarias que representan las obligaciones a favor de terceros, contraria por las compra de bienes, servicios, ejecucin de estudios y obras; y de otros gastos incurridos en las operaciones normales de la entidad, incluye tambin la devolucin de tributos mediante certificados. 2. Valuacin - Los tributos sustentados en documentos por pagar emitidos por terceros en moneda nacional se deben registrar al valor nominal sealado en dicho documento. - Al cierre del ejercicio los saldos de las subcuentas de tributos por pagar de presentan a su valor nominal. Valoracin Los saldos deben figurar en el balance general, a su valor nominal sealado en los documentos por pagar ms inters incorporados al valor nominal. Medicin - Al cierre del ejercicio, los saldos de las cuentas por pagar se presentan a su valor nominal, los saldos en moneda extranjera por obligaciones con terceros se presentan en moneda nacional al tipo de cambio promedio, vigente a la fecha del cierre del ejercicio. - Con el propsito de una presentacin adecuada en el balance general, el saldo que deba ser liquidado a largo plazo ser objeto de reclasificacin para ser mostrado como pasivo no corriente bajo el concepto a largo plazo.

3. Reconocimiento y valuacin Reconocimiento Los saldos de las divisionarias y pensiones por pagar al cierre del ejercicio se presentan a su valor nominal. Presentacin Se debe revelar en los estados financieros en forma comparativa y separadamente informacin relativa a remuneraciones y pensiones a pagar. 4. Objetivos de la auditora a. Objetivos Generales Verificar que los importes a pagar por todo concepto corresponden a obligaciones contrarias por la entidad y son razonables respecto a los importes que se piensan pagar. b. Objetivos especficos - Comprobar que los importes revelados en las cuentas por pagar corresponden a las obligaciones contradas por la entidad a favor de terceros, proveedores, acreedores y entidades pblicas (SUNAT, EsSalud, AFP, etc.) - Verificar que las cuentas por pagar se presentan correctamente respecto a importes, perodo, concepto, etc. - Comprobar que los detalles y reportes cuadran con los mayores auxiliares y el libro mayor. - Verificar que los cargos realizados en las cuentas por pagar han sido por pagos autorizados. - Revisin de las cuentas por pagar a proveedores y seleccionar al proveedor ms beneficiado con las cuentas, verificar y realizar un estudio comparativo de ofertas y cotizaciones de otros proveedores. 5. Evaluacin del control interno Se deber considerar los siguientes aspectos: Control de las cuentas por pagar y de las compras mediante la creacin de registros auxiliares. Correcta segregacin de funciones entre la recepcin de los bienes y servicios recibidos, el registros contable y la autorizacin y ejecucin de pagos. Obtencin de confirmaciones peridicas de saldos con proveedores y entidades pblicas por obligaciones de la entidad. Existencia de mayores auxiliares de control con detalle de transacciones, proveedores, acreedores y composicin del

saldo. Mejoras de control interno con establecimiento de documentacin interna y registrar notas de cargo, abono, rdenes de pedido, etc. Control de las existencias recibidas, as como de los servidores recibidos. Deficiencias de control interno comunes Se cometen errores en el clculo de intereses. Los pasivos no se registran y los productos obtenidos se usan para propsitos distintos a la entidad. Los bienes o servicios recibidos no estn registrados o se registran en el periodo equivocado. El clculo de los pasivos acumulados es inadecuado debido a errores matemticos. Los pasivos no se registran por los bienes y/o servicios recibidos. Las rutinas de validacin identifican errores, pero no se corrigen. Los pasivos se registran ms de una vez, por ms del monto autorizado o a precios excesivos. 6) Evaluacin del riesgo de control interno Por lo general, los auditores no depositan su confianza en el control interno de la entidad. Para los objetivos de la auditora, el riesgo de error puede variar de una entidad a otra, el que se ve afectado por la complejidad de las operaciones, en la cual las normas tributarias son claras y ambiguas. Evaluacin del riesgo de control interno Los clculos de los importes y/o contribuciones son incorrectas. Los impuestos de terceros no son retenidos en oportunidades debidas. Los impuestos retenidos por la entidad son pagados en forma extempornea a las fechas establecidas por la administracin tributaria. Los auditores aplican procedimientos sustantivos para alcanzar tales objetivos, el control efectivo de las remuneraciones es esencial para todas las entidades pblicas. El riesgo del error es bajo en relacin con las operaciones normales de remuneraciones, no obstante, los auditores aplican procedimientos sustantivos para las planillas de remuneraciones en lugar de otorgar confianza a los

controles debido a que es ms eficiente. No se registran pasivo al cierre del perodo por los gastos relacionados con remuneraciones. No se registran, o no se reconoce la necesidad de registrar pasivos relativos a los beneficios de los empleados pendientes de pago. Existen errores de clculo en el registro de los beneficios obtenidos por los empleados, pendiente de pago. Los pagos de planillas se calculan incorrectamente, las cuentas no se codifican adecuadamente. Las deducciones se hacen pero no se registran y las cantidades son inadecuadas. Los datos de las planillas de remuneraciones se encuentran mal clasificadas, a fin de esconder montos no adecuados o no autorizados. El riesgo de control es mayor para este objetivo de auditora, los procedimientos de control de una entidad pueden estar ms orientadas a proporcionar seguridad de que los bienes y servicios registrados sean vlidos, aunque el control interno sea efectivo obtener toda la evidencia necesaria mediante procedimientos sustantivo de auditora que dar confiabilidad al control interno Un control efectivo en los gastos es esencial para el xito de la mayora de las entidades, por lo tanto la gran mayora de ellas presta atencin a los procedimientos que aseguren que las obligaciones sean vlidas y estn registradas adecuadamente. Los bienes o servicios recibidos no estn registrados o se registran en el perodo equivocado. El clculo de los pasivos acumulados es inadecuado debido a errores matemticos. Los pasivos y cortos no se registran por los bienes y/o servicios recibidos. Se ignorarn las correcciones y el reproceso durante el seguimiento de los errores identificados. Las obligaciones se registran ms de una vez, por ms del monto autorizado o a precios excesivos. Los pasivos de una entidad se caracterizan por ser montos significativos y de un nmero reducido de transacciones. El clculo de los pagos que no son fijos tambin son rutinarios, an cuando los datos para dichos clculos varen. Generalmente, es ms eficiente planear un enfoque sustantivo de auditora en esta rea en vez de planear un

enfoque de auditora. Criterios para identificar un riesgo de control alto Ausencia del personal especializado en asuntos relativos al clculo y aplicacin de impuestos. No existe personal apropiado para contabilizar los montos de los impuestos que debe retener la entidad a terceros. Los registros de impuestos pagados son insuficientes. Agrupa las cuentas divisionarias que representan las obligaciones por impuesto, contribuciones y otros tributos a cargo de la entidad y/o retenidos por la entidad. Ausencia de procedimientos adecuados para efectuar el corte de operaciones incluyendo en revisin. Los registros de asistencia de personal pueden ser procesados sin autorizacin, ausencia de personal con conocimiento legales y contables respecto a la preparacin de las planillas de remuneraciones de los servidores y el clculo de otros beneficios establecidos por Ley. Falta de efectivo ocasiona retrasos importantes en el procesamiento de pagos. Los procedimientos de control diseados para detectar errores no se aplican al saldo de las cuentas por pagar. No existen procedimientos formales para autorizacin, revisin y aprobacin. Las conciliaciones bancarias no son oportunas o no son revisadas o las partidas de conciliacin reciben seguimiento oportuno. No existe una supervisin efectiva por parte de la gerencia. Reconocimiento Cuando al cierre del ejercicio se efectan anlisis de las obligaciones tributarias, para determinar tributos devengados no registrados o contingencias tributarias se deber proceder a contabilizar los ajustes una vez determinados y cuantificados. Los errores sustanciales, resultantes de errores matemticos, deficiente aplicacin de polticas contables, interpretacin equivocada de la norma debern ser ajustadas. 7. Principios de PCGA a verificar Los tributos aplicables se reconocen y son obligaciones de la entidad. Aseveraciones: Integridad, existencia y exactitud. Los montos de los tributos aplicados y acumulados.

PCGA a verificar Se registran los montos no pagados al final del perodo. Los montos registrados son exactos, representan servicios recibidos por la entidad y las asignaciones a las cuentas de activo, gastos, y otras cuentas estn correctamente calculadas (aseveraciones: existencia y exactitud). Todos los pasivos e intereses respectivos se registran: montos de capital en intereses se calculan correctamente, (aseveraciones: integridad y exactitud). Todos los montos por pagar a proveedores u otros bienes o servicios recibidos antes del fin de ao se incluyen o acumulan aseveracin: integridad, existencia. Los pagos son vlidos y estn debidamente registrados, que los montos y clasificados en las cuentas de activos, gastos y pasivos y otras que sean apropiadas. Cuentas por pagar, compras y pagos (proveedores) Todos los montos por pagar u otros bienes o servicios recibidos antes del fin se incluyen o acumulan de algn modo: integridad, existencia, exactitud. Los pagos son vlidos y estn debidamente registrados (bienes y/o servicios recibidos por la entidad). Los principios de contabilidad generalmente aceptados se aplican consistentemente. 8) Trabajos de auditoria a realizar Realizar acciones de verificacin de saldos seleccionando muestras de principales proveedores y acreedores a fin de circularizar cartas de confirmacin de saldos, a fin de conciliar, investigar y aclarar diferencias. Comprobar la razonabilidad de los saldos y detectar la existencia de pasivos no registrado. Revisar los procedimientos de contabilidad y de control internos establecidos para controlar las operaciones de la entidad respecto a las cuentas por pagar. Obtener informes y reportes de anlisis de las cuentas por pagar, realizando comprobaciones aritmticas concilindolas con los mayores auxiliares y con el saldo del libro mayor. Verificar la correcta contabilizacin de las cuentas por pagar en moneda extranjera, as como de las diferencias de cambio no realizadas. Revisar otras cuentas por pagar en base a su naturaleza

e importancia y verificar su razonabilidad, documentacin sustentatoria y registro adecuado. Obtenga informacin de las distintas reas administrativas de la entidad respecto a contratos celebrados que pudieran generar pasivos no registrados. Relacione las cuentas por pagar con las transacciones realizadas por el rea de abastecimiento respecto a pasivos existentes y con el rea de personal con respecto a remuneraciones, beneficios sociales y tributos por pagar, as como algunas operaciones que se hayan realizado en fecha posterior al cierre del ejercicio. Concluir con el trabajo realizado y preparar la relacin de conclusiones y hallazgos. IV. CONCLUSIONES 1. Enviar las observaciones (hallazgos) a los funcionarios involucrados a efectos de recibir los descargos correspondientes, en cumplimiento del NAGU 3.60 y modificada por la Directiva N. 259-2000-CG. 2. Evaluar los descargos recibidos a fin de determinar las observaciones definitivas que se presentarn en el informe largo. 3. Preparar un memorando que contenga las conclusiones a las que se ha llegado, y las recomendaciones del caso. 4. Aclarar todas las observaciones encontradas en las pruebas arriba indicadas, discutir con el personal apropiado, indicando nombre, cargo, fecha de discusin de las observaciones. 5. Enviar las observaciones (hallazgos) a los funcionarios involucrados a efectos de recibir los descargos correspondientes, en cumplimiento del NAGU 3.60 y modificada por la Directiva N. 259-2000-CG. 6. Evaluar los descargos recibidos a fin de determinar las observaciones definitivas que se presentarn en el informe largo. 7. Preparar un memorando que contenga las conclusiones a las que se ha llegado, y las recomendaciones del caso.