Analisis y Control de Costos en Proyectos

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Analisis y Control de Costos en Proyectos

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Introduccin a la Administracin de Proyectos

Maestra en Administracin de ProyectosAnlisis y Control de Costos1

ObjetivosDefinir los procesos involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se completen los proyectos dentro del presupuesto aprobado

2Gua de los fundamentos de la Administracin de ProyectosPMBOK Norma reconocida internacionalmenteA partir de las buenas prcticasProporciona pautas para la Administracin de ProyectosLos conocimientos y prcticas descritos se aplican La mayora de los proyectosLa mayor parte del tiempo

3Buenas PrcticasSe est de acuerdo, en generalAplicacin de Habilidades, Herramientas y TcnicasPuede aumentar las posibilidades de xito de una amplia variedad de proyectosNo significaEl conocimiento descrito debe aplicarse siempre de la misma maneraEn todos los proyectosLa organizacin y/o el equipoResponsables de establecer lo que es apropiado para el proyecto

4Administracin de los costos del proyectoPROCESOS

Estimar los costosDesarrollar una aproximacin de los recursos financieros necesarios para completar las actividades del proyecto

Determinar el presupuestoSumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una lnea base de costo autorizada

Controlar los costosMonitorear la situacin del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la lnea base del costo

5Procesos de la Administracin de costos6Interactan entre s y con procesos de las otras reasPuede implicar el esfuerzo de una persona o grupo de personasSe ejecutan por lo menos una vez en cada proyecto y en una o ms fases del proyectoSe superponen e interactanEn proyectos pequeos, la estimacin de costos y la preparacin del presupuesto se puede considerar un solo procesoLa capacidad de influir en los costos es mucho mayor en las primeras etapas del proyecto, la definicin temprana del alcance es crticaProcesos de la Administracin de costos7El trabajo en la ejecucin de los tres procesos est precedido por un esfuerzo de planeacin del equipoPlaneacin que es parte del proceso de desarrollo del plan de administracin del proyectoEl cual produce un plan de administracin de costos que determina el formato y establece criterios para:Planear EstructurarEstimarPresupuestar yControlar los costos del proyecto8Los proceso de la administracin de costos, as como sus herramientas y tcnicas asociadas:

Se seleccionan generalmente durante la definicin del ciclo de vida del proyectoSe documentan en el plan de administracin del costo

Procesos de la Administracin de costosPlan de Administracin de Costos9Puede establecer lo siguiente:Nivel de exactitudUnidades de medidaEnlaces con los procedimientos de la organizacinUmbrales de controlReglas para la medicin del desempeoFormatos de los informesDescripcin de los procesos

Toda esta informacin se incluye en el plan de administracin de costos

Nivel de exactitud10Las estimaciones de costo de las actividades se ajustarn a un redondeo de datos segn una precisin establecida$100.00, $1,000.00, $100,000.00, etc.Dependiendo del alcance de las actividades y la magnitud del proyectoPuede incluir una cantidad para contingenciasUnidades de medida11Todas las unidades que se utilizan en las mediciones se definen para cada uno de los recursosHoras / hombreKgLtsEnlaces con los procedimientos de la organizacin12El WBS establece el marco para el plan de administracin de costos, permitiendo la consistencia con las estimaciones de costos, los presupuestos y el control de costosEl componente del WBS que se utiliza para la contabilidad de costos del proyecto, se denomina cuenta de control (CA)A cada cuenta de control se le asigna un cdigo nico o un nmero de cuenta vinculado directamente con el sistema de contabilidad de la organizacin ejecutanteUmbrales de control13Pueden definirse umbrales de variacin que establecen una cantidad acordada de variacin permitida antes que sea necesario realizar una accinSe expresan generalmente como un porcentaje de desviacin con respecto a la lnea base del plan

Reglas para la medicin del desempeo14Se establecen reglas gracias a la administracin del valor ganado (EVM), el plan podra:Definir el WBS y los puntos donde se realizar la medicin de las cuentas de controlEstablecer las tcnicas que se emplearn para medir el valor ganadoEspecificar las frmulas de cmputo de administracin del valor ganado para determinar la estimacin a la conclusin (EAC) y otras metodologas de seguimiento

Formatos de los informes15Se definen los formatosLa frecuencia de presentacin de los diferentes informes de costos

Descripciones de los procesos16Se documentan las descripciones de cada uno de los tres procesos de Administracin de los costos del proyectoAdministracin de los costos del proyecto17Debe tener cuenta los requisitos de los interesados para la obtencin de los costosLos diversos interesados medirn los costos del proyecto de diferentes maneras y en diferentes tiemposLa Administracin de los costos trata principalmente acerca del costo de los recursos necesarios para completar las actividades del proyectoDebe tener en cuenta el efecto de las decisiones del proyecto en los costos recurrentes subsecuentes de utilizar, mantener y apoyar el producto, servicio o resultado del proyectoAdministracin de los costos del proyecto18En algunas organizaciones, la prediccin y anlisis del desempeo financiero probable del proyecto se llevan a cabo fuera de los lmites del proyectoEn otras, la administracin del costo del proyecto puede incluir este trabajo y puede recurrir a procesos adicionales:Retorno de inversinFlujo de caja descontadoAnlisis de recuperacin de inversin

Administracin de los costos del proyecto19

Estimar los costos20Proceso que consiste en desarrollar una aproximacin de los recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyectoSon una prediccin basada en la informacin disponible en un momento determinadoIncluyen la identificacin y consideracin de diversas alternativas de clculo de costos para iniciar y completar el proyectoEstimar los costos21Para lograr el costo ptimo para el proyecto, debe tomarse en cuenta el equilibrio entre costos y riesgosHacer v.s. ComprarComprar v.s. AlquilarIntercambio de recursosLas estimaciones de costos se expresan en unidades monetarias (dlar, euro, yen, etc.)En algunos casos pueden emplearse otras unidades (hrs. / hombre) Estimar los costos22Debe refinarse durante el transcurso del proyecto para reflejar los detalles adicionales a medida que stos se conocenLa exactitud de la estimacin del costo del proyecto aumenta conforme el proyecto avanza a lo largo de su ciclo de vidaLa estimacin de costos es un proceso iterativo de fase en faseOrden de magnitud (+ 50%)Estimacin de costo (+ 10%)Estimar los costos23Las fuentes de informacin de entrada derivan de las salidas de los procesos del proyecto en otras reas del conocimientoUna vez recibida, toda esta informacin permanecer disponible como entradas para los tres procesos de administracin de costosLos costos se estiman para todos los recursos que se asignarn al proyectoPersonalMaterialesEquipoServiciosInstalacionesCategoras especiales (inflacin, contingencias)Una estimacin de costos es una evaluacin cuantitativa de los costos probables de los recursos necesarios para completar la actividad Estimar los costos24

Estimar los costos25

Estimar los costos: Entradas26Lnea base del alcance

Enunciado del alcanceDescripcin del productoCriterios de aceptacinEntregables claveLmites del proyectoSupuestos (costos directos, costos indirectos)Restricciones (presupuesto limitado, fechas de entrega, recursos especializados, polticas)WBSDiccionario del WBSEstimar los costos: Entradas27Cronograma del proyecto

El tipo y cantidad de recursosCantidad de tiempo que dichos recursos se aplican para completar el trabajo del proyectoDeterminar la disponibilidad y las cantidades necesarias de personal y material requeridos para realizar las actividades del cronogramaAsignacin del costo por financiamientoCostos variablesSindicatosMateriales con variaciones estacionalesEstimar los costos: Entradas28Registro de riesgos

Revisin de modo que tomen en cuenta los costos de mitigacin de riesgosLos riesgos (amenazas u oportunidades), ejercen un impacto tanto en los costos de las actividades como en los del proyecto globalCuando el proyecto experimenta un evento de riesgo negativo, normalmente se incrementa el costo a corto plazo del proyecto y a veces se produce un retraso de el cronogramaEstimar los costos: Entradas29Factores ambientales

Condiciones de mercadoDescriben productos, servicios y resultados que estn disponibles en el mercado, los proveedores y los trminos y condiciones que los rigenCondiciones regionales y/o globales de la oferta y la demandaInformacin comercial publicadaBases de datos de costos de recursosCostos de recursos humanosCostos normalizados para materiales y equiposListas de precios publicadas por los proveedoresEstimar los costos: Entradas30Activos de los procesos

Polticas de estimacin de costosPlantillas de estimacin de costosInformacin histricaLecciones aprendidasEstimar los costos: Herramientas y Tcnicas31Juicio de expertos

Tarifas de trabajoCostos de materialesInflacinFactores de riesgoAporta una perspectiva valiosa sobre el ambiente y la informacin de precedentes de proyectos similares anterioresPuede utilizarse para determinar si es conveniente combinar mtodos de estimacin y cmo conciliar las diferencias entre ellosEstimar los costos: Herramientas y Tcnicas32Estimacin anloga

Utiliza los valores de parmetros como el alcance, el costo, el presupuesto y la duracin, o medidas de escala tales como el tamao, el peso y la complejidad de un proyecto anterior similarUtiliza el costo real de proyectos similares anteriores como base para estimar el costo del proyecto actualMtodo de estimacin del valor bruto, se ajusta en funcin de diferencias conocidas en cuanto a la complejidad del proyecto Cantidad limitada de informacinEs menos costosa y requiere menos tiempo que otrasEstimar los costos: Herramientas y Tcnicas33Estimacin paramtrica

Utiliza una relacin estadstica entre datos histricos y otras variables para calcular una estimacin de parmetros de una actividad tales como costo, presupuesto y duracin (m2 de construccin)Pueden lograrse niveles superiores de exactitud, dependiendo de la sofisticacin y de los datos que utilice el modeloPuede aplicarse a todo un proyecto o partes del mismo, en conjunto con otros mtodos de estimacinEstimar los costos: Herramientas y Tcnicas34Estimacin ascendente

Mtodo para estimar los componentes del trabajoEl costo de cada paquete de trabajo o de cada actividad se calcula con el mayor nivel de detalleEl detalle se acumula en niveles superiores para fines de informacin y seguimiento

Estimar los costos: Herramientas y Tcnicas35Estimacin por tres valores

La exactitud de las estimaciones de costos de una actividad nica pueden mejorarse tomando en consideracin la incertidumbre y el riesgo (PERT)Mas probable CmOptimista CoPesimista Cp

Costo esperado Ce = Co + 4Cm +Cp6Estimar los costos: Herramientas y Tcnicas36Anlisis de reserva

Pueden incluir reservas para contingencias para tener en cuenta la incertidumbre del costoPuede ser un porcentaje del costo estimado, una cantidad fija, o puede calcularse con mtodos de anlisis cuantitativosA medida que se dispone de informacin ms precisa, puede utilizarse, reducirse o eliminarseForman parte de los requisitos de financiamiento

Estimar los costos: Herramientas y Tcnicas37Costo de la calidad

Los supuestos relativos a los costos de la calidad pueden utilizarse para preparar la estimacin de costos de las actividades

Estimar los costos: Herramientas y Tcnicas38Software de estimacin de costos para la administracin de proyectos

Aplicaciones de software de estimacin de costosHojas de clculo computarizadasHerramientas de simulacin y estadsticasPueden simplificar el uso de algunas de las tcnicas de estimacin de costos Facilitar la consideracin rpida de las alternativas para la estimacin de costosEstimar los costos: Herramientas y Tcnicas39Anlisis de propuestas para licitaciones

Se puede incluir el anlisis de cunto debe costar el proyecto, con base en las propuestas de proveedores calificadosEn casos de procesos competitivos, se puede solicitar al equipo del proyecto un trabajo adicional de estimacin de costos para examinar el precio de los entregables individuales y obtener un costo que sustente el costo total final del proyecto Estimar los costos: Salidas40Estimaciones de costos de actividades

Evaluaciones cuantitativas de los costos probables que se requieren para completar el trabajo del proyectoDe manera resumida o detalladaLos costos se estiman para todos los recursos que se aplican a la estimacin de costos de las actividades Trabajo directoMaterialesEquipoServiciosInstalacionesTecnologa de informacinCategoras especiales (inflacin, contingencias, etc.)Estimar los costos: Salidas41Base de los estimados

La cantidad y tipo de detalles adicionales que respaldan la estimacin de costos varan segn el rea de aplicacinLa documentacin de respaldo debe proporcionar una comprensin clara y completa de la forma en que se obtuvo la estimacin de costosFundamentos de las estimaciones (Cmo fueron desarrolladas)Supuestos utilizadosRestricciones conocidasRango de estimados posibles ($10,000.00 + 10%)Indicacin del nivel de confiabilidad del estimado finalEstimar los costos: Salidas42Actualizaciones de los documentos del proyecto

Los documentos del proyecto que pueden ser actualizados incluyen, entre otros, el registro de riesgosDeterminar el presupuesto43Proceso que consiste en sumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una lnea base de costo autorizadaEsta lnea base incluye todos los presupuestos autorizados, pero excluye las reservas de gestinLos presupuestos del proyecto constituyen los fondos autorizados para ejecutar el proyectoEl desempeo de los costos del proyecto se medir con respecto al presupuesto autorizado Determinar el presupuesto44

Determinar el presupuesto45

Determinar el presupuesto: Entradas46Estimaciones de costos de las actividades

Las estimaciones del costo de cada actividad dentro de un paquete de trabajo se suman para obtener una estimacin de costos de cada paquete de trabajo

Determinar el presupuesto: Entradas47Base de las estimaciones

Los detalles que sustentan las estimaciones de costos deben especificarseCualquier supuesto bsico que se relacione con la inclusin de costos indirectos en el presupuesto del proyecto debe especificarse en la base de las estimacionesDeterminar el presupuesto: Entradas48Lnea Base del Alcance

Enunciado del AlcanceLas limitaciones formales peridicas en cuanto a los gastos de fondos del proyecto pueden ser impuestas por la organizacin, por contrato o por otras entidades, tales como las agencias gubernamentalesEstas restricciones se reflejan en el enunciado del alcance WBSEl WBS proporciona las relaciones entre todos los entregables del proyecto y sus diversos componentesDiccionario del WBSEl diccionario del WBS y los enunciados detallados del trabajo relacionados proporcionan una identificacin de los entregables y una descripcin del trabajo en cada componente del WBS necesario para producir cada entregableDeterminar el presupuesto: Entradas49Cronograma del proyecto

El cronograma como parte del plan para la administracin del proyecto, incluye las fechas de inicio y finalizacin programadas de las actividades del proyecto, los hitos, los paquetes de trabajo, los paquetes de planeacin y las cuentas de controlEsta informacin puede utilizarse para sumar los costos a los perodos del calendario en los cuales se ha planeado incurrir en dichos costosDeterminar el presupuesto: Entradas50Calendarios de Recursos

Los calendarios de recursos proporcionan informacin sobre qu recursos se han asignado al proyecto y para qu perodoEsta informacin puede utilizarse para indicar el costo de los recursos durante el proyectoDeterminar el presupuesto: Entradas51Contratos

La informacin pertinente al contrato y los costos asociados a los productos, servicios o resultados que sern comprados, se incluyen en la elaboracin del presupuestoDeterminar el presupuesto: Entradas52Activos de los procesos de la organizacin

Polticas, procedimientos y lineamientos existentes, formales o informales, relacionados con la preparacin del presupuesto de costosLas herramientas para la preparacin del presupuesto de costosLos mtodos para la preparacin de informesDeterminar el presupuesto: Herramientas y Tcnicas53Suma de costos

Las estimaciones de costos se suman por paquetes de trabajo, de acuerdo con el WBSLas estimaciones de costo de los paquetes de trabajo luego se suman para los niveles superiores de componentes de la WBS, tales como las cuentas de control, y finalmente para todo el proyectoDeterminar el presupuesto: Herramientas y Tcnicas54Anlisis de reserva

El anlisis de reserva del presupuesto puede establecer tanto las reservas para contingencias como las reservas de gestin del proyectoLas reservas para contingencias son asignaciones para cambios no planeados, pero potencialmente necesarios, que pueden resultar de riesgos identificados en el registro de riesgosLas reservas de gestin son presupuestos reservados para cambios no planeados al alcance y al costo del proyectoEl gerente del proyecto puede necesitar obtener la aprobacin antes de comprometer o gastar la reserva de gestin Las reservas no forman parte de la lnea base de costo, pero pueden incluirse en el presupuesto total del proyectoLas reservas no se incluyen como parte de los clculos de la medicin del valor ganadoDeterminar el presupuesto: Herramientas y Tcnicas55Juicio de expertos

Un juicio que se brinda sobre la base de la experiencia en un rea de aplicacin, un rea de conocimiento, una disciplina, una industria, etc., segn resulte apropiado para la actividad que se est desarrollando, y que debe utilizarse para determinar el presupuesto.Dicha experiencia puede ser proporcionada por cualquier grupo o persona con una educacin, conocimiento, habilidad, experiencia o capacitacin especializada, y puede provenir de diversas fuentesOtras unidades de dentro de la organizacin ejecutanteConsultoresInteresados, incluyendo clientesAsociaciones profesionales y tcnicasGrupos industrialesDeterminar el presupuesto: Herramientas y Tcnicas56Relaciones histricas

Cualquier relacin histrica que d como resultado estimaciones paramtricas o anlogas implica el uso de caractersticas (parmetros) del proyecto para desarrollar modelos matemticos que permitan predecir los costos totales del proyectoEstos modelos pueden ser simples o complejosTanto el costo como la exactitud de los modelos anlogos y paramtricos pueden variar ampliamente, es ms probable que sean confiables cuando:La informacin histrica utilizada para desarrollar el modelo es exactaLos parmetros utilizados en el modelo son fcilmente cuantificablesLos modelos son escalables, de modo que funcionan tanto para un proyecto grande como para uno pequeo, y para las fases de un proyectoDeterminar el presupuesto: Herramientas y Tcnicas57Conciliacin del lmite del financiamiento

El gasto de fondos debe conciliarse con los lmites de financiamiento sobre el desembolso de fondos para el proyectoUna variacin entre los lmites de financiamiento y los gastos planeados requerir en algunos casos la reprogramacin del trabajo para regular dichos gastosEsto puede realizarse aplicando restricciones de fecha impuestas para el trabajo en el cronograma del proyectoDeterminar el presupuesto: Salidas58Lnea base del desempeo de costos

La lnea base del desempeo de costos es un presupuesto hasta la conclusin (BAC) aprobado y distribuido en el tiempo, que se utiliza para medir, monitorear y controlar el desempeo global del costo del proyectoSe establece sumando los presupuestos aprobados por perodo de tiempo y normalmente se representa como una Curva SEn la tcnica de gestin del valor ganado, la lnea base del desempeo de costos se conoce como lnea base para la medicin del desempeo (PMB) Determinar el presupuesto: Salidas59

Determinar el presupuesto: Salidas60Requisitos del financiamiento del proyecto

Los requisitos del financiamiento, totales y peridicos se derivan de la lnea base del costoLa lnea base del costo incluir los gastos proyectados ms las deudas anticipadasA menudo, el financiamiento tiene lugar a cantidades incrementales que no son continuasLos fondos totales necesarios son aquellos incluidos en la lnea base de costo, ms las reservas de gestin, si corresponde Determinar el presupuesto: Salidas61Actualizaciones de los documentos del proyecto

El registro de riesgosLas estimaciones de costosEl cronograma del proyecto Controlar los Costos62Controlar los costos es el proceso por el que se monitorea la situacin del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la lnea base de costoCualquier incremento con respecto al presupuesto autorizado slo puede aprobarse mediante el proceso Realizar el control integrado de cambiosEl monitoreo del gasto de fondos sin tomar en cuenta el valor del trabajo que se est realizando y que corresponde a ese gasto tiene poco valor para el proyecto, ms all de permitir que el equipo del proyecto se mantenga dentro del financiamiento autorizadoControlar los Costos63Gran parte del esfuerzo del control de costos implica analizar la relacin entre el uso de los fondos del proyecto y el trabajo real efectuado a cambio de tales gastosLa clave para un control de costos efectivo es la gestin de la lnea base aprobada de desempeo de costos y de los cambios a esa lnea baseEl control de costos del proyecto busca las causas de las variaciones positivas y negativas, y forma parte del proceso Realizar el control integrado de cambiosControlar los Costos64El control de costos del proyecto incluye:

Influir en los factores que producen cambios en la lnea base de costoAsegurarse de que todas las solicitudes de cambio se lleven a cabo de manera oportunaGestionar los cambios reales cuando y conforme sucedenAsegurar que los gastos no excedan el financiamiento autorizado para el proyecto, tanto por perodo como totalMonitorear el desempeo de los costos para detectar y comprender las variaciones con respecto a la lnea base aprobada de costoMonitorear el desempeo del trabajo con relacin a los fondos en los que se ha incurridoEvitar que se incluyan cambios no aprobados en los informes sobre costos o utilizacin de recursosInformar a los interesados pertinentes acerca de todos los cambios aprobados y costos asociadosRealizar acciones para mantener los sobrecostos previstos dentro de los lmites aceptablesControlar los Costos65

Controlar los Costos66

Controlar los Costos: Entradas67Plan para la Administracin del Proyecto

Lnea base del desempeo de costosLa lnea base del desempeo de costos se compara con los resultados reales para determinar si es necesario implementar un cambio, o una accin preventiva o correctivaPlan de Gestin de costosEl plan de gestin de costos describe la forma en que se gestionarn y controlarn los costos del proyecto

Controlar los Costos: Entradas68Requisitos de financiamiento del proyecto

Los requisitos del financiamiento, totales y peridicos se derivan de la lnea base del costoLa lnea base del costo incluir los gastos proyectados ms las deudas anticipadasA menudo, el financiamiento tiene lugar a cantidades incrementales que no son continuasLos fondos totales necesarios son aquellos incluidos en la lnea base de costo, ms las reservas de gestin, si corresponde Controlar los Costos: Entradas69Informacin sobre el desempeo del proyecto del trabajo

La informacin sobre el desempeo del trabajo incluye informacin sobre el avance del proyecto, tal como los entregables iniciados, su avance y los entregables terminadosLa informacin tambin incluye los costos autorizados y aquellos en los que se ha incurrido, y las estimaciones para completar el trabajo del proyectoControlar los Costos: Entradas70Activos de los procesos de la organizacin

Polticas, procedimientos y lineamientos existentes, formales o informales, relacionados con el control de costosLas herramientas para el control de costosLos mtodos de seguimiento e informacin que se utilizarnControlar los Costos: Herramientas y tcnicas71Gestin del valor ganado

La gestin del valor ganado (EVM) en sus diferentes formas es un mtodo que se utiliza comnmente para la medicin del desempeo Integra las mediciones del alcance del proyecto, costo y cronograma para ayudar al equipo de direccin del proyecto a evaluar y medir el desempeo y el avance del proyectoEs una tcnica de administracin de proyectos que requiere la constitucin de una lnea base integrada con respecto a la cual se puede medir el desempeo durante la ejecucin del proyectoLos principios de la EVM pueden aplicarse a todos los proyectos, en cualquier tipo de industria Gestin del Valor Ganado72La EVM establece y monitorea tres dimensiones clave para cada paquete de trabajo y cada cuenta de control:

Valor planeado

Valor ganado

Costo RealGestin del Valor Ganado73Valor planeado

El valor planeado (PV) es el presupuesto autorizado asignado al trabajo que debe ejecutarse para completar una actividad o un componente del WBSIncluye el trabajo detallado autorizado, as como el presupuesto para dicho trabajo autorizado, que se asigna por fase durante el ciclo de vida del proyectoEl total del PV se conoce a veces como la lnea base para la medicin del desempeo (PMB)El valor planeado total para el proyecto tambin se conoce como presupuesto hasta la conclusin (BAC)

Gestin del Valor Ganado74Valor ganado

El valor ganado (EV) es el valor del trabajo completado expresado en trminos del presupuesto aprobado asignado a dicho trabajo para una actividad del cronograma o un componente del WBSEs el trabajo autorizado que se ha completado, ms el presupuesto autorizado para dicho trabajo completadoEl EV medido debe corresponderse con la lnea base del PV (PMB) y no puede ser mayor que el presupuesto aprobado del PV para un componente El trmino EV se usa a menudo para describir el porcentaje completado de un proyectoDeben establecerse criterios de medicin del avance para cada componente del WBS, con objeto de medir el trabajo en cursoLos gerentes de proyecto monitorean el EV, tanto sus incrementos para determinar el estado actual, como el total acumulado, para establecer las tendencias de desempeo a largo plazo Gestin del Valor Ganado75Costo Real

El costo real (AC) es el costo total en el que se ha incurrido realmente y que se ha registrado durante la ejecucin del trabajo realizado para una actividad o componente del WBSEs el costo total en el que se ha incurrido para llevar a cabo el trabajo medido por el EVEl AC debe corresponderse, por su definicin, con lo que haya sido presupuestado para el PV y medido para el EVEl AC no tiene lmite superior; se medirn todos los costos en los que se incurra para obtener el EVGestin del Valor Ganado76Variacin del cronograma

La variacin del cronograma (SV) es una medida de desempeo del cronograma en un proyectoEs igual al valor ganado (EV) menos el valor planificado (PV)En la EVM, la variacin del cronograma es una mtrica til, ya que puede indicar un retraso del proyecto con respecto a la lnea base del cronogramaLa variacin del cronograma, en la EVM, finalmente ser igual a cero cuando se complete el proyecto, por que ya se habrn ganado todos los valores planificadosEn la EVM, las variaciones del cronograma se emplean mejor en conjunto con la planeacin segn el mtodo de la ruta crtica (CPM) y la gestin de riesgos.SV = EV - PVGestin del Valor Ganado77Variacin del costo

La variacin del costo (CV) es una medida del desempeo del costo en un proyectoEs igual al valor ganado (EV) menos los costos reales (AC)La variacin del costo al final del proyecto ser la diferencia entre el presupuesto hasta la conclusin (BAC) y la cantidad realmente gastadaEn la EVM, la CV es particularmente crtica porque indica la relacin entre el desempeo real y los costos gastadosEn la EVM, una CV negativa con frecuencia no es recuperable para el proyecto.CV = EV - ACGestin del Valor Ganado78Los valores SV y CV pueden convertirse en indicadores de eficiencia para reflejar el desempeo del costo y del cronograma de cualquier proyecto, en comparacin con otros proyectos o con un portafolio de proyectosLas variaciones y los ndices son tiles para determinar el estado de un proyecto y proporcionar una base para la estimacin del costo y del cronograma al final del proyectoGestin del Valor Ganado79ndice de desempeo del cronograma

El ndice de desempeo del cronograma (SPI) es una medida del avance logrado en un proyecto en comparacin con el avance planeadoEn ocasiones se utiliza en combinacin con el ndice de desempeo del costo (CPI) para proyectar las estimaciones finales de conclusin del proyectoUn valor de SPI inferior a 1.0 indica que la cantidad de trabajo efectuada es menor a la previstaUn valor de SPI superior a 1.0 indica que la cantidad de trabajo efectuada es mayor a la prevista Puesto que el SPI mide todo el trabajo del proyecto, el desempeo en la ruta crtica tambin debe analizarse, para determinar si el proyecto terminar antes o despus de la fecha de finalizacin programadaEl SPI es igual a la razn entre el EV y el PVSPI = EV / PVGestin del Valor Ganado80ndice de desempeo del costo

El ndice de desempeo del costo (CPI) es una medida del valor del trabajo completado, en comparacin con el costo o avance reales del proyectoSe considera la mtrica ms importante de la EVM y mide la eficacia de la gestin del costo para el trabajo completadoUn valor de CPI inferior a 1.0 indica un sobrecosto con respecto al trabajo completadoUn valor de CPI superior a 1.0 indica un costo inferior con respecto al desempeo a la fecha El CPI es igual a la razn entre EV y el ACCPI = EV / ACGestin del Valor Ganado81

Los tres parmetros (PV, EV y AC) pueden monitorearse e informarse, por perodos y de forma acumulativa Controlar los Costos: Herramientas y tcnicas82Proyecciones

Conforme avanza el proyecto y en funcin del desempeo del mismo, el equipo del proyecto puede desarrollar una proyeccin de la estimacin a la conclusin (EAC), que puede diferir del presupuesto hasta la conclusin (BAC)Si resulta evidente que el BAC ya no es viable, el administrador de proyectos debe proyectar una EACLa proyeccin de una EAC implica hacer estimaciones o predicciones de condiciones y eventos futuros para el proyecto, basadas en la informacin y el conocimiento disponibles en el momento de realizar la proyeccinLas proyecciones se generan, se actualizan se emiten nuevamente basndose en la informacin sobre el desempeo del trabajo suministrada conforme el proyecto se ejecutaLa informacin sobre el desempeo del trabajo trata sobre el desempeo anterior del proyecto y cualquier informacin que pudiera causar un impacto sobre el proyecto en el futuro 82Controlar los Costos: Herramientas y tcnicas83Proyecciones

Las EAC se basan normalmente en los costos reales en los que se ha incurrido para completar el trabajo, ms una estimacin hasta la conclusin (ETC) para el trabajo restanteEs responsabilidad del equipo del proyecto predecir las situaciones que pueden presentarse al realizar la ETC, en funcin de su experiencia a la fechaEl mtodo de la EVM funciona bien junto con las proyecciones manuales de los costos requeridos segn la EACEl mtodo ms comn de proyeccin de la EAC es una suma ascendente manual, efectuada por el Administrador del proyecto y su equipoControlar los Costos: Herramientas y tcnicas84Proyecciones

El mtodo ascendente de EAC utilizado por el director del proyecto se basa en los costos reales y la experiencia adquirida a partir del trabajo completado y requiere que se realice una nueva estimacin para el trabajo restante del proyectoEste mtodo puede ser problemtico en el sentido de que interfiere con la ejecucin del trabajo del proyectoEl personal encargado de la ejecucin del trabajo del proyecto debe hacer una interrupcin para proporcionar una ETC ascendente detallada para el trabajo restanteHabitualmente, no existe un presupuesto separado para realizar la ETC, por lo que se incurre en costos adicionales para el proyectoEAC = AC + ETC ascendenteControlar los Costos: Herramientas y tcnicas85Proyecciones

La EAC realizada manualmente por el administrador del proyecto puede compararse rpidamente con varias EAC calculadas segn diferentes escenarios de riesgoMientras que los datos de la EVM pueden proporcionar rpidamente varias EAC estadsticas, tenemos tres de las ms comunesProyeccin de la EAC basada en el trabajo correspondiente a la ETC, realizado segn la proporcin presupuestadaProyeccin de la EAC basada en el trabajo correspondiente a la ETC, realizado segn el CPI actualProyeccin de la EAC basada en el trabajo correspondiente a la ETC, realizado considerando ambos factores (SPI y CPI)

Cada uno de estos mtodos puede ser adecuado para cualquier proyecto dado y proporcionar al equipo de administracin del proyecto una seal de advertencia temprana si las proyecciones para la EAC no estn dentro de las tolerancias aceptables

Proyecciones86Proyeccin de la EAC basada en el trabajo correspondiente a la ETC, realizado segn la proporcin presupuestada

Este mtodo de EAC toma en cuenta el desempeo real del proyecto a la fecha(ya sea favorable o desfavorable), como lo representan los costos reales, y prev que el trabajo segn la ETC se llevar a cabo de acuerdo con el ratio presupuestadoCuando el desempeo real es desfavorable, el supuesto de que el desempeo futuro mejorar debe aceptarse nicamente cuando est sustentado por un anlisis de riesgo del proyectoEAC = AC + BAC - EVProyecciones87Proyeccin de la EAC basada en el trabajo correspondiente a la ETC, realizado segn el CPI actual

Este mtodo supone que se espera que lo que el proyecto ha experimentado a la fecha contine en el futuroSe supone que el trabajo correspondiente a la ETC se realizar segn el mismo ndice de desempeo del costo (CPI) acumulativo en el que el proyecto ha incurrido a la fechaEAC = BAC / CPI acumulativo

Proyecciones88Proyeccin de la EAC basada en el trabajo correspondiente a la ETC, realizado considerando ambos factores (SPI y CPI)

En esta proyeccin, el trabajo correspondiente a la ETC se realizar segn una proporcin de eficiencia que toma en cuenta tanto el ndice de desempeo del costo como el ndice de desempeo del cronogramaSupone un desempeo de costos negativo a la fecha y la necesidad de que el proyecto se comprometa firmemente a respetar el cronogramaEste mtodo es tanto ms til cuanto el cronograma del proyecto es un factor que afecta el esfuerzo de la ETCLas variaciones de este mtodo miden el CPI y el SPI segn diferentes valores, de acuerdo con el juicio del administrador del proyecto (p.ej., 80/20, 50/50)EAC = AC + [(BAC EV) / (CPI acum. * SPI acum.)]

Controlar los Costos: Herramientas y tcnicas89ndice de desempeo del Trabajo por completar (TCPI)

El ndice de desempeo del trabajo por completar (TCPI) es la proyeccin calculada del desempeo del costo que debe lograrse para el trabajo restante, con el propsito de cumplir con una meta de gestin especificada, tal como el BAC o el EACSi resulta evidente que el BAC ya no es viable, el administrador del proyecto proyecta una estimacin a la conclusin (EAC)Una vez aprobada, la EAC reemplaza efectivamente el BAC como meta de desempeo del costoTCPI = (BAC EV) / (BAC AC)Controlar los Costos: Herramientas y tcnicas90ndice de desempeo del Trabajo por completar (TCPI)

Si el CPI acumulativo se ubica por debajo de la lnea base del plan, todo el trabajo futuro del proyecto tendr que realizarse inmediatamente en el rango del TCPI (BAC) para mantenerse dentro del BAC autorizadoEl hecho de que este nivel de desempeo sea realizable o no es una decisin subjetiva basada en diversas consideraciones, que incluye los riesgos, el cronograma y el desempeo tcnicoUna vez que la administracin reconoce que ya no es posible cumplir con el BAC, el administrador del proyecto preparar una nueva estimacin a la conclusin (EAC) para el trabajo y, una vez aprobada, el proyecto utilizar el nuevo valor de la EACEste nivel de desempeo se muestra como la lnea TCPI (EAC)TCPI = (BAC EV) / (EAC AV) Controlar los Costos: Herramientas y tcnicas91

Controlar los Costos: Herramientas y tcnicas92Revisiones del desempeoLas revisiones del desempeo comparan el desempeo del costo a lo largo del tiempo, las actividades del cronograma o los paquetes de trabajo que exceden el presupuesto o que estn por debajo de ste, y los fondos estimados para completar el trabajo en ejecucinAnlisis de variacin: El anlisis de variacin utilizado en la EVM compara el desempeo real del proyecto con respecto al desempeo planeado o esperadoAnlisis de tendencia: El anlisis de tendencias analiza el desempeo del proyecto a lo largo del tiempo para determinar si est mejorando o se est deteriorando. Las tcnicas de anlisis grfico son valiosas pues permiten comprender el desempeo a la fecha y compararlo con las metas de desempeo futuras, en forma de BAC con respecto a la EAC y de fechas de finalizacinDesempeo del valor ganado: La gestin del valor ganado compara la lnea base del plan con respecto al desempeo real del cronograma y del costoControlar los Costos: Herramientas y tcnicas93Anlisis de variacin

Las mediciones del desempeo del costo (CV, CPI) se utilizan para evaluar la magnitud de variacin con respecto a la lnea base original del costoLos aspectos importantes del control de los costos del proyecto incluyen la determinacin de la causa y del grado de variacin con relacin a la lnea base del desempeo de costos y la decisin de la necesidad de aplicar o no acciones preventivas o correctivas El rango de porcentaje de variaciones aceptables tender a disminuir conforme el trabajo efectuado avanzaA medida que el proyecto se acerca a su conclusin, el mayor porcentaje de variacin permitida al inicio del proyecto puede disminuirControlar los Costos: Herramientas y tcnicas94Software de gestin de proyectos

A menudo se utiliza el software de gestin de proyectos para monitorear las tres dimensiones de la gestin del valor ganado, EMV (PV,EV y AC) para representar grficamente tendencias y proyectar un rango de resultados finales posibles para el proyectoControlar los Costos: Salidas95Mediciones del desempeo del Trabajo

Los valores calculados del CV, SV, CPI y SPI para los componentes del WBS, en particular los paquetes de trabajo y las cuentas de control, se documentan y comunican a los interesadosControlar los Costos: Salidas96Proyecciones del presupuesto

El valor de una EAC calculada o de una EAC ascendente debe documentarse y comunicarse a los interesadosControlar los Costos: Salidas97Actualizaciones a los activos de los procesos de la Organizacin

Entre los activos de los procesos de la organizacin que pueden actualizarse se incluyen:Las causas de las variacionesLas acciones correctivas seleccionadas y la razn de su seleccinOtros tipos de lecciones aprendidas procedentes del control de costos del proyectoControlar los Costos: Salidas98Solicitudes de cambio

El anlisis del desempeo del proyecto puede dar lugar a una solicitud de cambio a la lnea base del desempeo de costos o de otros componentes del plan para la administracin del proyectoLas solicitudes de cambio pueden incluir acciones preventivas o correctivas y se procesan para su revisin y tratamiento por medio del proceso de Realizar el control integrado de cambiosControlar los Costos: Salidas99Actualizaciones al plan para la administracin de proyecto

Lnea base de desempeo de costosLos cambios a la lnea base del desempeo de costos se incorporan en respuesta a los cambios aprobados del alcance, de los recursos de las actividades o de las estimaciones de costosEn algunos casos, las variaciones del costo pueden ser tan importantes que se torna necesario revisar la lnea base de costo para proporcionar una base realista para la medicin del desempeoPlan de gestin de costosControlar los Costos: Salidas100Actualizaciones a los documentos del proyecto

Estimaciones de costoBase de las estimaciones

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