Ajustes y Hoja de Trabajo

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    11-Dec-2015

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AJUSTES DE CUENTAS

AJUSTES DE CUENTAS Y HOJA DE TRABAJO

-CLASES DE AJUSTES-COMPROBANTES DE AJUSTES-EJERCICIOS DE APLICACIN-REGISTROS DEL COMPROBANTE DE AJUSTE-HOJA DE TRABAJO-PROCESO Y ELABORACINAJUSTES DE CUENTASAl finalizar el periodo contable, las cuentas deben presentar su saldo real, por cuanto estos valores servirn de base para preparar estados financieros. Cuando los saldos de las cuentas no son reales es necesario aumentarlos, disminuirlos o corregirlos mediante un asiento contable llamado asiento de ajuste.Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor real.

CLASES DE AJUSTESSe consideran dos clases de ajustes:AJUSTES ORDINARIOS: Son los asientos que se realizan con frecuencia, en la empresa en cada periodo contable. Este tipo de ajustes afectan las siguientes cuentas:CajaBancosProvisiones y deudas de difcil cobroInventario de mercancasDepreciacin acumuladaGastos pagados por anticipado y cargos diferidosIngresos recibidos por anticipadoIngresos por cobrarCostos y gastos por pagarProvisiones para obligaciones laborales

AJUSTES ALA CUENTA CAJA, OCASIONADOS POR ARQUEO: Al verificar la existencia de valores en caja, esto es al realizar un arqueo, se debe comparar su valor con el saldo en libros. Al efectuar esta comparacin se pueden presentar los siguientes casos:El valor total del arqueo de caja puede ser menor que el saldo en libros: En este caso se presenta un faltante por la diferencia, valor por el cual se debe realizar un ajuste.En el asiento de ajuste para llevar el saldo de Caja a su valor real, es necesario disminuir el saldo en el momento del faltante, acreditando Caja y debitando la cuenta que corresponda, segn el concepto que ocasiono el faltante as:Faltante ocasionado por dineros entregados por el cajero y no registrados en libros.

Ejemplo 1: El cajero pag servicios de cafetera por $4.000 y no los registr, hay un faltante por ese valor.Asiento de ajuste:

Ejemplo 2: El cajero consign $5.000 y no los registr. Se presenta un faltante por ese valor.Asiento de ajuste:

CUENTASDEBEHABERGASTOS DIVERSOS$4.000Elementos de Aseo y CafeteraCaja$4.000Caja GeneralCUENTASDEBEHABERBANCOS$5.000CAJA$5.000Faltante Por Dineros Dispuestos por el Cajero o pagados de masEl cajero es la persona encargada de responder por el dinero que ingresa y sale de Caja. Si no hay razn que justifique el faltante, este valor se convierte en deuda para el cajero; por ello se debita cuentas por cobrar a trabajadoresEjemplo: En el arqueo se presenta un faltante injustificado de $9.000Asiento de Ajuste:

CUENTASDEBEHABERCUENTAS POR COBRAR A TRABAJADORES$9.000Otros- CajeroCAJA$9.000Caja GeneralEl valor total del arqueo de caja puede ser mayor que el saldo de libros: En este caso la diferencia constituye un sobrante y se debe realizar un ajuste por este valor.Para llevar a el saldo de la cuenta Caja a su valor real es necesario aumentarlo, debitando Caja y acreditando la cuenta que corresponda, segn la razn del sobrante, as:Ingresos Recibidos Por El Cajero y No Registrados.Ejemplo: El cliente ALBERTO MONTERO abona $17.000, valor no registrado por el cajero, ocasionando un sobrante en Caja.Asiento de Ajuste:

CUENTASDEBEHABERCAJA$17.000Caja General (Sobrante)CLIENTES$17.000SR. ALBERTO MONTEROArqueo de Caja El Arqueo de Caja consiste en el anlisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra fsicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o comprobante . Sirve tambin para saber si los controles internos se estn llevando adecuadamente.

EJEMPLO:El 15/09/2015 a las 10:15am se realiza el arqueo de caja el Sr: Juan Prez custodio, obteniendo los siguientes resultado :10 Billetes de $20.0005 Billetes de $5.00050 Billetes de $1.000200 Monedas de $0,50Adems encontramos un cheque del Banco Colombia de $300.000 N060 y un comprobante de energa elctrica de $40.000NOTA: Un billete de $20.000 es falso, la empresa descontara el valor al empleado cualquier otro tipo de faltante se descontara al empleado. El saldo del libro de caja es de $3500EMPRESA "XYZ"

ACTA DE ARQUEO DE CAJA FECHA: 15/09/20125HORA:10:15amCUSTODIO: Juan PrezDELEGADO: Andrs Barros

EFECTIVO:

CANTIDADDOMINACINVALOR9BILLETES DE $20.000$180.0005BILLETES DE $5.000$25.00050BILLETES DE $1.000$50.000200MONEDAS DE $0,50$10.000TOTAL$265.000CHEQUES:FECHACONCEPTOVALOR15/09/2015CHEQUE N 060 DEL BANCO COLOMBIA$300.000TOTAL$300.000FECHACONCEPTOVALOR15/09/2015PAGO ENERGIA ELECTRICA $40.000TOTAL$40.000

COMPROBANTE:TOTALPRESENTADO: 695SALDO CONTABLE: 3500DIFERENCIA: 2805OBSERVACIONES: Existe un faltante de $ 20 por un billete falso y $ 2785 por que el empleado extravio FIRMA CUSTODIO FIRMA DELEGADO

FECHADETALLEDEBEHABER15/09/2015ANTICIPO SUELDO2805CAJAP/R FALTANTE DE CAJA2805TOTAL28052805EMPRESA "XYZ"DIARIO GENERAL

AJUSTES A LA CUENTA BANCOS, OCASIONADOS POR CONCILIACIN BANCARIA: Para realizar este ajuste es necesario realizar una conciliacin, o sea, comparar el saldo del libro de Bancos de la empresa con el saldo del extracto bancario.Extracto bancario es el documento que elaboran mensualmente los bancos para sus clientes por cuenta corriente o de ahorros, relacionando en forma parcial y total el movimiento de la cuenta por consignaciones, depsitos, giros de cheques, retiros, notas debito o crdito y los saldos.Al conciliar cada cuenta bancaria se identifica los ajustes que es necesario realizar por cada diferencia encontrada. Las diferencias mas frecuentes puede ser:-Transacciones contabilizadas por la empresa comercial y no registradas por la entidad bancaria.-Por valores que aparecen en el extracto que aun no se han registrado en la empresa.

En estos casos en la empresa realizamos ajustes as:Por nota debito: el banco nos enva notas debito por conceptos de: cheques devueltos, chequeras, comisin de remesas, intereses por sobregiros, intereses por prestamos y otros servicios bancarios. Estos disminuyen el salde de la cuenta de Bancos , por lo tanto la acreditamos, y se debita la cuenta que corresponda segn el caso. Cuando la empresa no ha recibido las notas dbito por cualquier concepto, al recibir el extracto debe realizar el ajuste.Ejemplo: En el extracto del BANCO COLPATRIA aparece nota debito por $12.500 correspondiente a la compra de una chequera, no contabilizada.Asiento de ajuste:

CUENTASDEBEHABERGASTOS DIVERSOS$12.500UTILES, PAPELERIA Y FOTOCOPIASBANCOS$12.500COLPATRIAPor notas crdito: El banco enva notas crdito por concepto de prestamos abonados en cuenta corriente, consignaciones de clientes, rendimientos financieros producidos por los saldos en cuentas de ahorro. Si la empresa no las ha contabilizado, al recibir el extracto, debe elaborar ajustes que aumentan el saldo de Bancos, por lo cual se debita; y se acredita la cuenta que corresponda, segn el caso.Ejemplo: En el extracto de COLPATRIA aparece nota crdito por valor de $35.000, correspondiente a la consignacin del cliente JUAN PEREZ, no contabilizada por la empresa.Asiento de ajuste:

CUENTASDEBEHABERBANCOS$35.000COLPATRIACLIENTES$35.000JUAN PEREZ

La conciliacin bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas debito, notas crdito, anulacin de cheques y consignaciones, etc.La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la empresa), hace en su cuenta.

Mensualmente, el banco enva a la empresa un extracto en el que se muestran todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al ltimo da del respectivo mes.Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden.El proceso de verificacin y confrontacin, es el que conocemos como conciliacin bancaria, proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos registrados en los auxiliares, con los valores contenidos en el extracto bancario para determinar cual es la causa de la diferencia.

Entre las causas ms comunes que conllevan a que los valores de los libros auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos:-Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario del cheque.-Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun no las ha abonado a la cuenta de la empresa.-Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha registrado en su auxiliar.-Notas crdito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que sta aun no las ha registrado en sus auxiliares.-Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores en el libro auxiliar.-Errores del banco al liquidar determinados conceptos.Para realizar la conciliacin, lo ms cmodo y seguro, es iniciar tomando como base o punto de partida, el saldo presente en el extracto bancario, pues es el que oficialmente emite el banco, el cual contiene los movimientos y estado de la cuenta, valores que pueden ser ms confiables que los que tiene la empresa.

En este orden de ideas, la estructura de la conciliacin bancaria podra ser:Saldo del extracto bancario(-) Cheques pendientes de cobro(-) Notas crdito no registradas(+) Consignaciones pendientes(+) Notas debito no registradas() Errores en el auxiliar= Saldo en librosRecordemos que en este caso, las notas debito significan una erogacin para la empresa, puesto que una nota debito significa un ingreso para quien la emite, que en este caso es el banco, quien bien la puede emitir por el cobro de la cuota de manejo de la cuenta, por la chequera, etc.Las notas crdito significan un ingreso para la empresa, puesto que una nota crdito significa un egreso para quien la emite, es decir el banco, el cual la puede emitir por pago de intereses, por ejemplo.En el caso de los errores, se restan los que disminuyen en los auxiliares, y se suman aquellos que suman en los auxiliares, de esta forma, partiendo del saldo del extracto, se llega al saldo que figura en el auxiliar.Una ves identificados los conceptos y valores que causan la diferencia, se procede a realizar los respectivos ajustes, con el objetivo de corregir las inconsistencias y los errores encontrados.

En la eventualidad que el error sea del banco (algo que no es comn), se debe hacer la respectiva reclamacin, y si se trata de un valor considerable, entonces se debe proceder a contabilizar esta reclamacin que es un derecho a favor de la empresa, y como tal se debe contabilizar.La conciliacin no busca que ningn momento legalizar los errores; la conciliacin bancaria es un mecanismo que permite identificar las diferencias y sus causas, para luego proceder a realizar los respectivos ajustes y correcciones.

AJUSTE POR PROVISIN CARTERA O ESTIMADO PARA DEUDAS DE DIFCIL COBRO: El valor de cartera esta constituido por los saldos que adeudan los clientes por venta de mercancas a crdito. Estos saldos deben aparecer en el balance por su valor real, teniendo en cuenta que algunas deudas no se pueden recaudar por fallecimiento de clientes, insolvencia, cambios de domicilio, incendios y otros casos fortuitos. Por lo contrario, es necesario estimar como incobrable una parte del saldo de cartera y en el Balance General, en la seccin de Activos, presentar el valor bruto de Clientes.

CLIENTES$487.300PROVICIONES-$9.566SALDO REAL DE CLIENTES$477.734PROVISIN DE CARTERA

C A R T E R APara ajustar los pasivos en moneda extranjera se hace lo contrario del ajuste a los activos, es decir cuando el cambio aumenta es una prdida (530525) y el pasivo aumenta, cuando el cambio disminuye es un ingreso (421020) y el pasivo disminuye.Realizar el ajuste al pasivo por abril y mayo teniendo en cuenta que en mayo el cambio es de $2.300, efectuar el pago con cheque de pasivo a junio 1 de 2006.Son las deudas que los clientes tienen con nuestra empresa, y estn originadas en las ventas que se hacen a crdito o como popularmente las conocemos, ventas fiadas.PROVISIN DE CARTERAExiste un riesgo normal que algunos clientes no paguen sus deudas. Para prever y reconocer ese riesgo constante de perder parte de lo vendido a crdito, de no poder recuperar esa cartera, de no poder cobrar esas deudas, la empresa, mensualmente hace una provisin sobre el valor de la cartera, que segn anlisis del comportamiento de sus deudores, considera que no es posible recuperar, y por tanto debe aprovisionar.El valor aprovisionado disminuye el valor de la cartera y se reconoce como gasto, de modo que su contabilizacin ser un crdito a la cuenta provisin de cartera y un dbito a la cuenta de gastos.

IMPORTANCIA DE LA PROVISIN DE CARTERA

La importancia que tiene la provisin de cartera, radica principalmente en que:Permite depurar lo que la empresa en realidad tiene.Permite determinar con exactitud qu es lo que le empresa efectivamente puede cobrar de sus deudas; Si no se hiciera la respectiva provisin de cartera, los estados financieros mostraran unos valores irreales, puesto que mostrara unas cuentas por cobrar que si bien son reales, jams se podrn cobrar, por lo que se estara presentando una informacin contable inexacta, se estara mostrando algo de que la empresa nunca podr disponer.

MTODOS DE PROVISIN DE CARTERA

La legislacin tributaria colombiana ha considerado dos mtodos para el clculo de la provisin de cartera, los cuales estn contemplados en el decreto 187 de 1975 en los artculos 74 y 75.PROVISIN INDIVIDUALComo deduccin por concepto de provisin individual para deudas de dudoso o difcil cobro fijase como cuota razonable hasta un treinta y tres por ciento (33%) anual del valor nominal de cada deuda con ms de un ao de vencida. DECRETO 187 DE 1975 ART 74DETERMINACIN DE LA PROVISIN INDIVIDUALPara determinar la provisin de cartera individual, se toma el saldo que al final del ao o periodo en que se haga el clculo, y aquellas cuentas que tengan ms de un ao de vencimiento, se les aplica un 33% como provisin.

Ejemplo:La cartera de LA CASITA ENCANTADA S.A a 31 de diciembre de 2012 es de $220.000.000 y de esos $25.000.000 tienen ms de un ao de vencimiento, entonces:25.000.000 X 33% = $8.250.000.La contabilizacin de este valor es:

En consecuencia, el valor de la cartera disminuye en el valor de la provisin y el nuevo saldo es de $220.000.000 - 8.250.000 = $211.750.000

PROVISION GENERALLos contribuyentes que lleven contabilidad de causacin y cuyo sistema de operaciones origine regular y permanentemente crditos a su favor, tendrn derecho a que se les deduzca de su renta bruta, por concepto de provisin general para deudas de dudoso o difcil cobro, un porcentaje de la cartera vencida, as:

Esta deduccin slo se reconocer cuando las deudas y la provisin estn contabilizadas y el contribuyente no haya optado por la provisin individual.El contribuyente que en aos anteriores haya solicitado la provisin individual para deudas de dudoso o difcil cobro y opte por la provisin general de que trata este artculo, deber hacer los ajustes correspondientes.DECRETO 187 DE 1975 ART 74DETERMINACIN DE LA PROVISIN GENERALIgual que en la provisin individual, al final del periodo se determinan los vencimientos de la cartera y se clasifican en aquellas cuentas que tienen:Entre 3 y 6 meses de vencidasEntre 6 y 12 meses de vencidasMs de 12 meses de vencidas Supongamos que la empresa EL PEREGRINO S.A tiene los siguientes valores de cartera vencida:

Entonces La contabilizacin de este valor es:

RECLASIFICACIN DE CARTERADespus de analizar que es la provisin de cartera y haber realizado el debido proceso o gestiones de cobro pertinentes probando que son cuentas definitivamente perdidas, adems de contar con la autorizacin de la junta de socios, asamblea general o por la autoridad competente, se procede a realizar la respectiva reclasificacin, contabilizacin de las provisiones y posteriormente castigo de la cartera la cual se decide dar de baja.Supongamos que en enero del ao 2013 se decide castigar $10.000.000 de la cartera con ms de un ao de vencida, en un periodo de 8 meses, para este caso se va a utilizar el Mtodo de provisin general.1. Se reclasifica o se traslada el valor de la cartera a deudas de difcil cobro con el siguiente registro contable, siendo las dos cuentas del activo.

2. Se aprovisiona mes a mes la cartera hasta aprovisionar el valor total de las deudas de difcil cobro, suponiendo que se va a castigar en el mes de mayo del mismo ao.

3. Despus de haber realizado la provisin total de la deuda de difcil cobro, se procede a castigar el total de la cartera aprovisionada con el siguiente registro contable, dejando en ceros (0) las dos cuentas del activo.

Es pertinente anotar que esta es una de las formas para la provisin y castigo de cartera, ya que cada empresa dependiendo el caso que por supuesto es diferente para cada una de ellas, tiene diferentes polticas contables internas y formas de realizar el proceso

AJUSTE POR INVENTARIO DE MERCANCAS EN LAS EMPRESAS CON SISTEMA DE INVENTARIO PERMANENTE: Al comparar el valor total del inventario fsico de mercancas con el saldo en libros, pueden presentarse los siguientes casos:Inventario Fsico Mayor que El valor en Libros de la cuenta de Mercancas: en este caso se presenta un sobrante y debe realizarse un ajuste por la diferencia, debitando la cuenta mercancas no fabricadas por la empresa y acreditando la cuenta costo de ventas; por que esto ocurre, generalmente por malos registros en los libros.Ejemplo : al comparar el inventario fsico con el valor en libros de la cuenta de mercancas se presenta un sobrante de $250.000

de $245.000 ocasionado por deshidratacin de los artculos .Asiento de ajuste:

Inventario Fsico Menor Que el Valor en Libros de la Cuenta de Mercancas: en este caso se presenta un faltante y es necesario realizar el ajuste por la diferencia, acreditando la cuenta mercancas no fabricadas y debitando la cuenta segn la razn que haya ocasionado el faltante, as:Ejemplo: al realizar el inventario fsico de mercancas se presenta un faltante

CUENTASDEBEHABERMERCANCIA NO FABRICADA POR LA EMPRESA(sobrante de mercanca de inventario)$250.000COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR(sobrante de mercanca de inventario)$250.00Asiento de ajuste:

Perdida de Mercancas Por Irresponsabilidad del Almacenista: En este caso el valor del faltante se carga a la cuenta del empleado.Ejemplo: el inventario fsico se presenta un faltante de $500.000, ocasionado por descuido del almacenista.CUENTASDEBEHABERCOMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR$245.000MERCANCIA NO FABRICADA POR LA EMPRESA$245.000Asiento del ajuste:

AJUSTE POR DEPRECIACIN DE PROPIEDADES , PLANTA Y EQUIPO (ACTIVOS FIJOS): La depreciacin es el gasto en que incurre una empresa a medida que sus activos fijos tangibles se desgastan durante la vida til. Pueden estimarse que el activo se consume totalmente durante su vida til o puede considerarse su valor residual, cuota de rescate o salvamento teniendo en cuenta el valor que tendr el activo al final de su vida til.Vida til es el lapso durante el cual se espera que la propiedad, planta y equipo contribuirn a la generacin de ingresos. Para su determinacin es necesario considerar la vida til legal reglamentada por el estatuto tributario o una vida til tcnica fijada teniendo en cuenta las especificaciones de fabrica, la obsolescencia por avances tecnolgicos, el deterioro por el uso y el tiempo.De Acuerdo con la legislacin colombiana, el tiempo de vida til y porcentaje de desgaste establecido para efectos de la depreciacin anual, son los siguientes:

ACTIVO DEPRECIABLEVIDA UTIL% DEPRECIACION ANUALConstrucciones y edificaciones20 aos5%Maquinaria y equipo10 aos10%Equipo de oficina10 aos10%Equipo de computacin5 aos20%Flota y equipo de transporte5 aos20%Tangible de la planta ha disminuido en potencial de servicio. Cuando los recursos naturales, como la madera, petrleo y carbn constituyen el activo, se emplea el trmino agotamiento. A la terminacin de un activo tangible, como son las patentes y el crdito mercantil, se llama amortizacin.Contablemente depreciacin y amortizacin se consideran sinnimos. DEPRECIACINEs la reduccin del valor histrico de las propiedades, planta y equipo por su uso o cada en desuso. La contribucin de estos activos a la generacin de ingresos del ente econmico debe reconocerse peridicamente a travs de la depreciacin de su valor histrico ajustado. Con el fin de calcular la depreciacin de las propiedades, planta y equipo es necesario estimar su vida til y, cuando sea significativo, su valor residual.La depreciacin peridica se debe determinar en forma sistemtica y por mtodos de reconocido valor tcnico como el de lnea recta, suma de los dgitos de los aos, unidades de produccin o aquel que mejor cumpla con la norma bsica de asociacin.

CAUSAS DE LA DEPRECIACIN1.- La duracin fsica del activo; se incluyen las causa por: AgotamientoDesgasteEnvejecimiento2.- La duracin econmica del activo; se incluyen las causas por:Explotacin por tiempo limitadoEnvejecimiento tcnicoEnvejecimiento econmico3.- La duracin del activo segn la contabilidad; se incluyen las causas por:ConsolidacinPoltica de dividendosPolticas tributariasEl activo se retira por dos razones: factores fsicos (como siniestros o terminacin de la vida til) y factores econmicos (obsolescencia).Los factores fsicos son desgaste, deterioro, rotura y accidentes que impiden que el activo funcione indefinidamente.Los factores econmicos o funcionales se pueden clasificar en tres categoras: insuficiencia (el activo deja de serle til a la empresa), sustitucin (reemplazo del activo por otro mas eficiente) y la obsolescencia del activo.

Clculo de la depreciacinPara poder calcular la depreciacin hay que tener en cuenta:El valor a depreciarEl valor de residual o de salvamentoLa vida tilEl mtodo a aplicarValor a depreciar:Es bsicamente el costo de adquisicin, pero no se debe ignorar, el valor que el bien pueda tener para la empresa al dejar de ser til en su actividad (posible valor de recupero).El valor a depreciar surge de la siguiente operacin:

COSTO DE ADQUISICIN DEL BIEN-VALOR DE DESECHOVALOR A DEPRECIARValor de vida til:Es la duracin que se le asigna a un bien como elemento de provecho para la empresa. Para determinarla es necesario conocer ciertos factores como las especificaciones de la fbrica, el deterioro que sufren por el uso, la obsolescencia por avances tecnolgicos, la accin de algunos factores naturales y los cambios en la demanda de bienes y servicios a cuya produccin o servicio contribuyen.Las bases utilizadas para la determinacin de la vida til son:Tiempo: aosCapacidad de produccin: produccin totalLa eleccin de la base depender de la caracterstica del bien y del uso que se le dar.Valor residual o valor de salvamento:Es la estimacin del valor que el bien tendr para la empresa una vez finalizada su utilizacin o vida til. Surgir de la diferencia entre el precio de venta estimado y todas las erogaciones necesarias para retirar el bien de servicio.Mtodos de Depreciacin

Los siguientes son algunos de los principales mtodos de reconocido valor tcnico para depreciar las propiedades, planta y equipo:Mtodos basados en la Vida til-Lnea Recta-Decreciente o Acelerada-Suma de nmeros dgitos-Doble cuota sobre valor en libros-Reduccin de saldosMtodos basados en la actividad-Unidades de produccin-Horas de trabajoMtodo de la Lnea RectaEs el mtodo de depreciacin ms utilizado y con este se supone que los activos se usan ms o menos con la misma intensidad ao por ao, a lo largo de su vida til; por tanto, la depreciacin peridica debe ser del mismo monto. Este mtodo distribuye el valor histrico ajustado del activo en partes iguales por cada ao de uso. Para calcular la depreciacin anual basta dividir su valor histrico ajustado entre los aos de vida til.El clculo que debe efectuarse es el siguiente:La objecin principal al mtodo de lnea recta es que se apoya en suposiciones muy sutiles que en muchos casos no son realistas. Los supuestos fundamentales son (1) que la utilidad econmica del activo es la misma cada ao y (2) que los gastos por reparaciones y mantenimiento son en esencia iguales en cada perodo.EJEMPLO:Torres e Hijos adquiri el 2 de enero del presente ao un activo por $12.600.000. se estima que este activo tendr una vida til de 5 aos y un valor residual no significativo. El clculo de la depreciacin anual es el siguiente:Depreciacin anual = $12.600.000 = 2.520.000/ao. 5.

La depreciacin anual, la depreciacin acumulada y el valor en libros del activo al final de cada uno de los 5 aos de vida til, se pueden apreciar en la siguiente tabla:VALOR A DEPRECIAR= CUOTA DE DEPRECIACINVIDA TIL ESTIMADAAoDepreciacin anual ($)Depreciacin acumulada ($)Valor en libros ($)123452.520.0002.520.0002.520.0002.520.0002.520.0002.520.0005 040 0007.560.00010.080.00012.600.00010.080.0007.560.0005.040.0002.520.0000Mtodos de Cargo Decreciente Suma de los dgitos de los aosEstos mtodos permiten hacer cargos por depreciacin ms altos en los primeros aos y ms bajos en los ltimos perodos. Al equilibrar los gastos peridicos de depreciacin y mantenimiento de los activos a lo largo de su vida til, en los primeros aos se presentaran altos montos de depreciacin y bajos gastos de mantenimiento, mientras que los ltimos aos la relacin ser inversa. Con el avance tecnolgico, algunos activos tienden a hacerse obsoletos rpidamente, lo cual justifica tambin la necesidad de depreciarlos en forma mas acelerada.EJEMPLO:Para el caso del activo de Torres e Hijos, cuya vida til es de cinco aos, la suma de los dgitos de los aos es: 5 + 4 + 3 + 2 + 1 = 15Algebraicamente, con el fin de obtener la suma de los dgitos de los aos, debe aplicarse la siguiente formula:S = n (n+1) donde:2S = suma de los dgitos de los aosn = aos estimados de vida til:

Para el caso del ejemplo, la suma de los dgitos es:S = 5 (5+1) = 5 (6) = 152 2La fraccin que se aplicara sobre el valor por depreciar para el primer ao ser entonces 5/15, para el segundo ao ser 4/15 y as sucesivamente. Las depreciaciones para cada uno de los 5 aos de vida til, en el caso del activo de Torres e Hijos. Sern:

AoDepreciacin anual ($)15/15 x 12.600.000 = 4.200.00024/15 x 12.600.000 = 3.360.00033/15 x 12.600.000 = 2.520.00042/15 x 12.600.000 = 1.680.00051/15 x 12.600.000 = 840.000En la siguiente tabla se presentan la depreciacin anual, la depreciacin acumulada y el valor en libros del activo para cada uno de sus 5 aos de vida til.

AoDepreciacin anual ($)Depreciacin acumulada ($)Valor en libros ($)123454.200.0003.360.0002.520.0001.680.000840.0004.200.0007.560.00010.080.00011.760.00012.600.0008.400.0005.040.0002.520.000840.0000Como se puede observar, por este mtodo se deprecian los activos en mayores montos en los primeros aos de vida, que bajo el mtodo de lnea recta, mientras que en los ltimos aos sucede lo contrario.Doble cuota sobre valor en librosOtro mtodo de cargo decreciente es el doble cuota sobre valor en libros, el cual usa una tasa de depreciacin que viene a ser el doble de la que se aplica en lnea recta. A diferencia de lo que ocurre en otros mtodos, el valor de desecho se pasa por alto al calcular la base de la depreciacin. La tasa de doble cuota se multiplica por el valor en libros que tiene activo al comenzar cada perodo. Adems, el valor en libros se reduce cada perodo en cantidad igual al cargo por depreciacin, de manera que cada ao la doble tasa constante se aplica a un valor en libros sucesivamente ms bajo.EJEMPLO:Para el caso del activo de Torres e Hijos, suponiendo que este procedimiento pudiera utilizarse para este de tipos de activos y puesto que la tasa de depreciacin anual por el mtodo de lnea recta es del 20% (5 aos de vida), debera tomarse como porcentaje de depreciacin anual el 40%, el cual se aplicara al valor no depreciado.La depreciacin se calcula de la siguiente forma:

AoValor NO depreciado ($)Depreciacin anual ($)112.600.0000.40 x 12.600.000 = 5.040.00027.560.0000.40 x 7.560.000 = 3.024.00034.536.0000.40 x 4.536.000 = 1.814.40042.721.6000.40 x 2.721.600 = 1.088.64051.632.9600.40 x 1.632.960 = 653.184AoDepreciacin anual ($)Depreciacin acumulada ($)Valor en libros ($)15.040.0005.040.0007.560.00023.024.0008.064.0004.536.00031.814.4009.878.4002.721.60041.088.64010.967.0401.632.9605653.18411.620.224979.776Cuando se utilice este sistema, el valor de la depreciacin correspondiente al ltimo ao de vida til comprender el monto total del saldo pendiente por depreciar.Reduccin de saldosEste mtodo consiste en la aplicacin de una tasa sobre el valor no depreciado del activo. El calculo de la tasa se lleva a cabo mediante la siguiente formula:Tasa de depreciacin = 1- nValor residualValor histricoDonde n es el nmero de aos de vida til del activoEJEMPLO:Para el caso de Torres e Hijos, y suponiendo que el activo tiene un valor residual estimado por la empresa igual a $3.150.000, la tasa de depreciacin anual por este mtodo se calcula de la siguiente manera:Tasa de depreciacin = 1- 53.150.00012.600.000Esta tasa debe de aplicarse para cada ao sobre el valor no depreciado del activo. La depreciacin para cada uno de los aos de vida til del activo en el ejemplo es la siguiente:

AoValor NO depreciado ($)Depreciacin anual ($)112.600.0000.242142 x 12.600.000 = 3.050.89629.549.1040.242142 x 9.549.104 = 2.312.23637.235.8680.242142 x 7.235.868 = 1.752.34645.484.5220.242142 x 5.484.522 = 1.328.03254.156.4900.242142 x 4.156.490 = 1.006.460AoDepreciacin anual ($)Depreciacin acumulada ($)Valor en libros ($)13.050.8963.050.8969.549.10422.312.2365.363.1327.236.86831.752.3467.115.4785.484.52241.328.0328.443.5104.156.49051.006.4609.450.000Valor Residual 3.150.000Si el valor residual no es significativo, este mtodo no puede usarse, porque al aplicar la frmula la tasa de depreciacin sera 1, lo que significara una depreciacin del 100% para el primer ao.Mtodos basados en la actividadEl mtodo basado en la actividad (mtodo de cargo variable) presupone que la depreciacin est en funcin del uso o de la productividad y no del paso del tiempo. La vida del activo se considera en trminos de su rendimiento (unidades que produce) o del nmero de horas que trabaja.Para algunos activos como mquinas, equipos y vehculos, su vida til est estrechamente relacionada con la capacidad de produccin, la cual se expresa en horas de trabajo, kilmetros recorridos, unidades producidas, etc. Para estos activos se utiliza este mtodo de depreciacin que consiste en calcular el monto de depreciacin peridica, de acuerdo con el volumen de actividad alcanzada.La depreciacin por unidad de produccin se calcula de la siguiente manera:

VALOR HISTRICO= DEPRECIACIN POR UNIDADCAPACIDAD DE PRODUCCINLa depreciacin por tiempo de uso se calcula de la siguiente manera:VALOR A DEPRECIAR X HORAS DE USO EN EL AO= CARGO POR DEPRECIACINTOTAL DE HORAS ESTIMADASEJEMPLO:

El activo de Torres e Hijos tiene una capacidad de produccin de 100.000 unidades, al final de las cuales se espera que quede totalmente depreciado. La produccin por ao a lo largo de su vida til fue la siguiente:AoUnidades producidas120.000240.000325.000415.000Depreciacin por unidad = $12.600.000 = $126/unidad100.000 unidEl gasto por depreciacin para cada uno de los 4 aos se calcula de la siguiente manera:

AoDepreciacin anual ($)120.000 unid x 126/unid = 2.520.000240.000 unid x 126/unid = 5.040.000325.000 unid x 126/unid = 3.150.000415.000 unid x 126/unid = 1.890.000AoDepreciacin anual ($)Depreciacin acumulada ($)Valor en libros ($)12.520.0002.520.00010.080.00025.040.0007.560.0005.040.00033.150.00010.710.0001.890.00041.890.00012.600.0000AGOTAMIENTOLos recursos naturales, a menudo llamados bienes agotables, comprenden el petrleo, los minerales y la madera. Presentan dos caractersticas principales:1. Son susceptibles de una eliminacin (consumo) total.2. Solo se pueden reponer mediante un acto de la naturaleza.A diferencia de la planta y el equipo, los recursos naturales se consumen materialmente durante el perodo de utilizacin y no conservan sus caractersticas fsicas. En su mayora, los problemas contables asociados con los recursos naturales son similares a aquellos con que se tropieza en el rea del activo fijo.-Clculo del agotamientoPara poder calcular al agotamiento hay que tener en cuenta:Establecimiento de la base del agotamientoCancelacin del costo del recurso

Establecimiento de la base del agotamientoLos costos de los recursos naturales se pueden dividir en tres categoras: Costos de adquisicin del depsito: Es el precio que se paga para obtener el derecho de buscar y encontrar un recurso natural oculto, o el que se paga por una fuente ya descubierta. Costos de exploracin: Costos asociados a la localizacin del recurso, una vez obtenido el derecho de usar la propiedad. Costos de desarrollo: Los cuales comprenden los costos del equipo tangible (Equipo pesado y de transportacin) y los costos intangibles (partidas tales como perforaciones, tneles y pozos) que se requieres para la produccin del recurso natural.Cancelacin del costo del recursoEl agotamiento se calcula normalmente por el mtodo de las unidades de produccin (mtodos basados en la actividad), lo que significa que el agotamiento es funcin del nmero de unidades retiradas durante el perodo. Cuando se adopta este mtodo, el costo total del recurso natural se divide entre el nmero de unidades estimadas que contiene el depsito, para obtener el costo por unidad de producto. El cual se multiplica por el nmero de unidades extradas a fin de calcular el agotamiento.Costo total= Agotamiento cargado por unidadUnidades disponibles estimadasAMORTIZACIN. Se denomina as a la representacin contable de la depreciacin monetaria que en el transcurso del tiempo sufren los activos inmovilizados.

La amortizacin tiene un sentido econmico muy claro para la empresa, ya que si sta no recogiera la prdida de valor experimentada por sus activos, el beneficio resultara ficticio y la empresa se ira descapitalizando (no tendr recursos para renovar sus activos cuando sea necesario).Clasificacin de la amortizacin Amortizacin ordinaria: es la desvalorizacin sistemtica del bien, determinada previamente por la empresa. Amortizacin extraordinaria: es la desvalorizacin imprevista total o parcial del bien, por ejemplo, provocada por un siniestro.Algunas formas de amortizacin son:oPago de una deuda mediante pagos consecutivos al acreedor.oExtincin gradual en libros de una prima de seguros o bonos.oReduccin al valor en libros de una partida de activo fijo.oDepreciacin o agotamientooBaja en librosAJUSTE POR AMORTIZACIN ACTIVOS DIFERIDO: Los gastos diferidos representan aquellos materiales que la empresa ha comprado para consumirlo en un periodo futuro y los servicios pagados en la forma anticipada , contabilizados en la cuenta gastos pagados por anticipado. Ejemplos: papelera, arrendamientos, impuestos, intereses, publicidad, seguros y otros. En este grupo se incluyen cargos diferidos, que representan los costos y gastos en que incurre la empresa en las etapas de organizacin, instalacin, montaje y puesta en marcha, adems de los gastos de inversin y estudio de proyectos.Ejemplo: del 16 de junio de 2002 COLPATRIA concede un prstamo a la empresa y descuenta $300.000, por intereses anticipados de un trimestre. El ajuste de amortizacin a 30 de junio ser:Inters del trimestre $300.000, inters mensual $100.000Tiempo de amortizacin:Lapso entre el 16 y el 30 de junio : 15 dasValor de la amortizacin en 15 das : $50.000

CUENTASDEBEHABERFINANCIEROSIntereses$500.00GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO$500.00InteresesAsiento de ajuste:AJUSTE POR AMORTIZACIN DE PASIVOS DIFERIDOS: Los pasivos diferidos representan los ingresos recibidos por adelantado. As como un empresa puede pagar por anticipado, tambin puede recibir dinero cobrado anticipadamente por servicios, arrendamientos, comisiones y otros.Ejemplo: el 1 de julio de 2002 reciben $1.500.000 por concepto del arrendamiento por los meses de julio, agosto y septiembre., se realiza ajuste a 31 de diciembre de 2002Valor de ingresos recibidos: $1.500.000 correspondientes a tres meses de arrendamiento de una oficina.Arrendamiento mensual: $500.000 = valor del ajuste

Asiento de ajuste:

CUENTASDEBEHABERINGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPDOArrendamiento$500.000ARRENDAMIENTOSConstrucciones y Edificios$500.000AJUSTE POR INGRESOS POR COBRAR: Cuando la empresa he devengado una renta y no se ha cobrado, debe realizar un ajuste por el valor correspondiente. El valor de ingreso ya causado se convierte en un derecho de la empresa; por ello debita una cuenta de Activos denominada Ingresos Por Cobrar y acredita la cuenta respectiva de ingresos.Ejemplo: Al finalizar el periodo contable, el seor JULIO SILVA no ha cancelado a la empresa el valor de un mes de arrendamiento por $900.000 de una fotocopiadora.Asiento de Ajuste:

CUENTASDEBEHABERINGRESOS POR COBRARArrendamientos$900.000SR. JULIO SILVAARRENDAMIENTOSEquipo de Oficina$900.000Ingresos recibidos por anticipado

Las cuentas de ingresos, por concepto de intereses, comisiones, arrendamientos, honorarios, servicios tcnicos, transportes, fletes y acarreos, mercancas en trnsito ya vendidas, matrculas y pensiones, cuotas de administracin, otros. Cuando se ha prestado el servicio objeto del ingreso anticipado. Llamados tambin ingresos no devengados, comprende una serie de servicios que la empresa ofrece, tales como: Suscripciones a revistas. Arrendamientos de locales, maquinaria y equipo recibidos por anticipado. Intereses cobrados por anticipado sobre prstamos, cartera. Servicios varios. Aprovechamiento.La contingencia de cumplir o no con el compromiso del ingreso, debe tenerse en calidad de disponible para su devolucin.Los ingresos recibidos por anticipado deben separarse de los ingresos corrientes de la empresa, para no sobrestimar los beneficios del perodo. Ingresos recibidos por anticipado: los arrendamientos recibidos por anticipado no se deben llevar a los ingresos corrientes del ejercicio, sino se contabiliza como el ingreso recibido de los tres meses anticipados y se causa cuando se haya prestado el servicio.

CdigosCuentasDbitosCrditos110505Caja general6.390.000135515Retencin en la fuente 3,5%210.000270515Arrendamientos6.000.000240804Impuesto al valor agregado600.000Registra el valor recibido de Roberto Daz MndezCuando se reciben las suscripciones a revistas se tiene el siguiente registro:CdigosCuentasDbitosCrditos110505Caja general120.000270530De suscriptores120.000Registra el ingreso a suscripcin de revistas de Humberto Rueda R., por un ao2. Causacin del ingreso: cuando se cumple el perodo para el cual fue arrendado el bien, o se entregan los objetos motivo de la suscripcin de revistas, peridicos o servicios de software, se causa el ingreso respectivo, en calidad de realizado el ingreso recibido por anticipado. CdigosCuentasDbitosCrditos270515Arrendamientos2.000.000422010Construcciones o edificios2.000.000Registra el arrendamiento del mes de enero de Roberto Daz MndezCdigosCuentasDbitosCrditos270530De suscriptores10.000412034Ediciones y publicaciones10.000Registra la venta de ediciones y publicaciones, mes de enero3. Reembolso del ingreso anticipado: cuando por algn motivo no se llega a realizar la operacin para la cual fue recibido el ingreso, su devolucin exige reversin del registro contra el efectivo. Cuando se devuelve el dinero, objeto del ingreso recibido por anticipado, el valor en la retencin en la fuente que le hayan hecho a la empresa, si el contrato es rescindido o anulado se le debe devolver la retencin independiente que corresponda a otro perodo contable.Cdigos.Cuentas.Dbitos.Crditos.270515Arrendamientos.2.000.000135515Retencin en la fuente70.000111005Moneda nacional1.930.000Registra la devolucin del dinero a Roberto Daz M. del mes de arrendamientoAbonos diferidos Cuenta 2710 Abonos diferidos: registra el monto adeudado por los reajustes efectuados a las cuotas netas pendientes, en la proporcin que vare el precio del bien adjudicado.

Esta cuenta debe tener su auxiliar por cada grupo, y es de uso exclusivo de las sociedades administradoras de consorcios comerciales. Los abonos diferidos los manejan las empresas que financian bienes como por ejemplo la financiera de financiamiento S.A. que organiza grupos de 60 personas que aspiran a pagar un carro mediante cuotas mensuales, que se abonan a la cuenta y todos los meses participan de la rifa un carro entre los suscriptores no importa el valor pagado, pero adems los clientes pueden hacer propuestas de un nmero de cuotas superior a la del mes, para que le sea asignado el vehculo antes de vencerse los 60 meses. Sin embargo, los bienes aumentan los precios durante el tiempo del contrato que es abonado a la cuenta de abonos diferidos. 4. Abono diferido: Los suscriptores del plan de carros de Auto Financiera S.A., favorecidos se le ajusta la deuda en la misma proporcin en que vare el precio del bien o servicio objeto del contrato, como se puede observar el valor del vehculo es de $12.000.000 al inicio del contrato se reajusta a $14.000.000 al momento del sorteo, a cada uno.

CdigosCuentasDbitosCrditos130515Deudores del sistema2.000.000271005Reajustes del sistema2.000.000Registra el ajuste al suscriptor beneficiario del sistemaCuando se entrega el bien objeto del abono diferido, se realiza el siguiente registro. CdigosCuentasDbitosCrditos271005Reajustes del sistema413502Venta de vehculosRegistra el ajuste al suscriptor beneficiario del sistemaVentas a plazos Cuenta 2715 Utilidad diferida en ventas a plazos: registra el valor de las utilidades por amortizar incluidas en los recaudos futuros por las enajenaciones de bienes efectuadas por el ente econmico bajo la modalidad o sistema de ventas a plazos. La venta de mercancas a plazos, requiere del lleno de unos requisitos para obtener las ventajas del sistema, que en cada venta se obtiene una utilidad diferida la cual se realiza en la medida de la recuperacin de la cartera. Cuando la empresa est inscrita en la Administracin de Impuestos Nacionales, en el sistema de ventas a plazos, en su contabilidad puede llevar toda la utilidad en ventas como utilidad bruta diferida y solamente cuando recupere la cartera, objeto de la venta, realizar la parte proporcional de las utilidades brutas en utilidades realizables del perodo.

Determinacin de la renta bruta en ventas a plazos: los contribuyentes que lleven contabilidad por el sistema de causacin y tengan negocios donde prime un sistema organizado, regular y permanente de ventas a plazos, cuya cuota inicial no exceda del porcentaje fijado por la Junta Monetaria sobre el precio total estipulado para cada venta, pueden determinar, en cada ao o perodo gravable, su renta bruta conforme al siguiente sistema: 1. De la suma de los ingresos efectivamente recibidos en el ao o perodo gravable por cada contrato, se sustrae a ttulo de costo una cantidad que guarde con tales ingresos la misma proporcin que exista entre el costo total y el precio del respectivo contrato. 2. La parte del precio de cada contrato que corresponde a utilidades brutas por recibir en aos o perodos posteriores al gravable, debe quedar contabilizada en una cuenta especial como producto diferido por concepto de pagos pendientes de ventas a plazos.3. El valor de las mercancas recuperadas por incumplimiento del comprador, debe llevarse a la contabilidad por el costo inicial, menos la parte de los pagos recibidos que corresponda a recuperacin del costo. Cuando, en caso de incumplimiento del comprador, no sea posible recuperacin alguna, es deducible de la renta bruta el costo no recuperado. (Art. 95, E.T.)

5. Ventas a plazos: cuando el perodo de recuperacin de la cartera es largo y a cuotas con una financiacin sobre el capital. Debido a este factor las utilidades solamente se realizan si se recupera la cartera, porque ella se constituye en una parte la recuperacin del costo y la otra en la utilidad.

CdigosCuentasDbitosCrditos130505Clientes5.800.000413536Venta electrodomstico y muebles5.000.000240804Impuesto generado en ventas800.000Registra el abono a la factura2345 aLuis Carlos CelisEn muchos casos se hace coincidir el valor de la cuota inicial con el valor del impuesto al valor agregado, esto quiere decir que no financian el IVA., sin embargo cuando se hace el financiamiento general de la deuda causa a su vez nuevo IVA y el financiamiento del IVA no causa IVA, lo cual complica los clculos de la cuota fija. 6. Costo de ventas a plazos: los costos en las ventas a plazos se registran al momento de la venta por el sistema de inventario permanente.CdigosCuentasDbitosCrditos613536Venta electrodomstico y muebles4.000.000143536Inventario de electrodomsticos4.000.000Registra el costo de ventas7. Liquidacin contrato ventas a plazos: La proporcin para esta venta, $4.000.000 / 5.000.000 implica que el coto de venta es del 80% y el 20% es la utilidad bruta diferida en ventas a plazos. Pero el valor del IVA que tambin se recoger con la cartera, se le dar un tratamiento diferente al del capital de la factura.La amortizacin del crdito de $5.000.000 liquidado a 12 meses con unta tasa nominal mensual del 0.835%, contiene los siguientes elementosNo.SaldoIntersCapitalCuotaImpoventasTotal pago05.000.00014.602.11941.738397.881439.6196.678446.29724.200.91638.416401.203439.6196.147445.7663439.6195.611445.230La amortizacin del crdito de $800.000 liquidado a 12 meses con unta tasa nominal mensual del 0.835%,, contiene los siguientes elementosNo.SaldoIntersCapitalCuotaImpoventasTotal pago0800.0001736.3396.67863.66170.339070.3392672.1476.14764.19270.339070.3393607.4185.61164.72870.339070.339No.Cartera recuperaCosto recuperaUtilidad bruta realizaPago del IVAInters cartera e IVAIVA en intersTotal cobro1397.881318.30579.57663.66148.4166.678516.6362401.203320.96280.24164.19244.5636.147516.1053404.552323.64181.58665.26940.6785.611515.0294407.929323.34382.26765.81336.7615.070514.4848. Cierre de ventas a plazos: para entender el procedimiento, se procede a cerrar el contrato de ventas, independientemente que sean muchos, pero que se requiere para efectos de la exposicin.CdigosCuentasDbitosCrditos413536Venta de electrodomsticos5.000.000271505Utilidad bruta en ventas a plazos1.000.000613536Venta de electrodomsticos4.000.000Registra el cierre de las ventas del periodo9. Cobro de cartera en ventas a plazos: cuando el cliente pague la primera cuota compuesta por el valor del capital y el IVA, adems de los intereses y el IVA de la financiacin, se tiene que parte de cartera $397.881 se constituye en costo recuperado de $318.305 y de utilidad realizada de $79.576 de acuerdo a los porcentajes antes calculados.CdigosCuentasDbitosCrditos110505Caja general516.636130505Clientes461.542421005Financiacin48.416240804Impuesto generado sobre intereses6.678Registra la primera cuota y el impoventas sobre los intereses10. Utilidad realizada en ventas a plazos: Dependiendo de la recuperacin de cartera se considera que el 20% (1.000/5.000) es de utilidad, como hasta el momento se ha recuperado una cuota por valor de $397.881, la realizacin de la utilidad corresponde a ($397.881* 20%=) $318.305.CdigosCuentasDbitosCrditos271505Utilidad diferida en ventas a plazos79.576590599Utilidad realizada en ventas a plazos79.576Registra la realizacin de la utilidad en ventas a plazosNo hay en el plan de cuentas, una cuenta apropiada para realizar las utilidades en ventas a plazos, y se entiende que de todas maneras la cuenta puente de ganancias y prdidas que resume las utilidades del ejercicio contable, por esta razn se utiliza para canalizar las utilidades realizadas. Adems, las ventas a plazos al igual que las ventas convencionales, se contabilizan por su valor real para que sea coherente el impuesto a las ventas generado con el respectivo volumen declarado y por ser un factor determinante de las bases gravables, de lo contrario la declaracin del impuesto a las ventas, se dar por no presentada en debida forma, por las autoridades de la Administracin de Impuestos Nacionales.Crdito por correccin monetaria Cuenta 2720 Crdito por correccin monetaria diferida: registra el valor de la correccin monetaria generada por el ajuste por inflacin de los activos de conformidad con las normas legales vigentes.El crdito por correccin monetaria al igual que los ajustes integrales por inflacin se eliminaron de la contabilidad, pero todava existen algunas cuentas con saldos, tales como la revalorizacin del patrimonio y la correccin monetaria, sobre las cuales se deben amortizar:Significado: los saldos que a 31 de diciembre del 2006 presenten las cuentas Cargos por correccin monetaria diferida y Crdito por correccin monetaria diferida corresponden a los ajustes integrales por inflacin aplicados a las construcciones en curso, los cultivos de mediano y tardo rendimiento en perodo improductivo, las empresas en perodo improductivo, los programas de ensanche, que no estn en condiciones de generar ingresos o de ser enajenados y los cargos diferidos no monetarios. (Comentario, LEGIS, 2008).Amortizacin de cargos y crditos por correccin monetaria: los saldos que presenten las cuentas Cargos por correccin monetaria diferida y Crdito por correccin monetaria diferida debern amortizarse contra las cuentas de resultados en la misma proporcin en que se asigne el costo de los activos que les dieron origen, utilizando el mismo sistema de depreciacin o amortizacin que se utiliza para dichos activos. En el evento en que el activo que los origin sea enajenado, transferido o dado de baja, de igual manera los saldos acumulados en estas cuentas debern cancelarse (Art. 73, D. 2649/93, Art. 3, D.R. 1536/07).Ajustes contables: para efectos de lo previsto en el artculo 73 del Decreto 2649 de 1993, los saldos que presenten las cuentas 1730 Cargos por correccin monetaria diferida y 2720 Crdito por correccin monetaria diferida debern amortizarse con cargo a la cuenta 5315 Gastos extraordinarios subcuenta 531595 Otros y abono a la cuenta 4295 Diversos subcuenta 429595 Otros respectivamente (Art. 5, D.R. 1536/07).Impuesto diferido Cuenta 2725 Impuestos diferidos: registra el impuesto de renta diferido por pagar, establecido de conformidad con las normas fiscales vigentes. Creado inicialmente en la reforma de las normas contables con el 2160/86 y luego se ratific con la norma 2649/93, al permitir al contribuyente anticipar gastos o ingresos fiscalmente, siempre que lo haga saber mediante una cuenta especial de impuesto diferido dbito y la cuenta crdito de depreciacin diferida en los casos de un mayor gasto solicitado por depreciacin.Cuando se anticipan ingresos en el estado de resultados, aumentan las utilidades del ejercicio y por consiguiente se incurre en mayor impuesto que deben generar con respecto a los impuestos fiscales una cuenta de impuesto diferido por pagar por el menor valor pagado hoy a la DIAN. El impuesto diferido tuvo su furor en el procedimiento contable del manejo del leasing, cuando se le dio la oportunidad a las empresas leasing contabilizar la depreciacin de los activos arrendados por el sistema de la depreciacin flexible que consista en solicitar el primer y el segundo ao el 40% del valor del bien como gastos fiscales y el 20% en el tercer ao.La diferencia entre la contabilidad del sistema de depreciacin con la fiscal se haca notar en la cuenta de Depreciacin diferida y la diferencia entre los impuestos como Impuesto diferido.Con la Ley 6/90 se suprimi este sistema pero a partir de 1992, la empresa leasing puede depreciar el bien en el trmino del contrato con efectos contables y fiscales en el mismo tiempo. La parte contable del impuesto diferido, se debe revisar en la unidad de propiedad, planta y equipo, junto con la depreciacin diferida.Flexibilizacin de gastos: las empresas comerciales pueden flexibilizar los gastos contables frente a los gastos fiscales, tales como solicitar una mayor cuota de depreciacin contable la cual tiene un efecto directo en la determinacin de un menor impuesto, el cual se contabiliza como Impuesto diferido al dbito. Impuesto diferido dbito: se debe contabilizar como impuesto diferido dbito el efecto de las diferencias temporales que impliquen el pago de un mayor impuesto en el ao corriente, calculado a tasas actuales, siempre que exista una expectativa razonable de que se generar suficiente renta gravable en los perodos en los cuales tales diferencias se revertirn. (inciso, Art. 67, D. 2649/93). Impuesto diferido por pagar: se debe contabilizar como impuesto diferido por pagar el efecto de las diferencias temporales que impliquen el pago de un menor impuesto en el ao corriente, calculado a tasas actuales, siempre que exista una expectativa razonable de que tales diferencias se revertirn. (inciso, Art. 78, D. 2649/93).

En conclusin: Los gastos en contabilidad se pueden flexibilizar en tanto que en lo fiscal son rgidos. Se da aplicacin al principio del conservadurismo al anticipar gastos. La diferencia del impuesto contable ante el fiscal se registra en el impuesto diferido. Garantiza la vida de los proyectos frente a la incertidumbre del futuro. Le da mayor liquidez al proyecto hacia el futuro.En el siguiente ejemplo presentado por LEGIS S.A., explica el efecto del mayor gasto solicitado en la depreciacin contable frente a la rigidez del mtodo de lnea recta aplicado en la parte fiscal, que para efectos contables se crea la necesidad de dar un tratamiento especial a la depreciacin acumulada, mediante la depreciacin diferida y a la diferencia entre los impuestos de renta contable y el fiscal, crear el impuesto diferido dbito.

CuentaCalculo del impuesto de renta contable y fiscal12345ContFiscContFiscContFiscContFiscContFiscVentas1000100010001000100010001000100010001000Costos800800800800800800800800800800Depre402040202020020020Utilidad160180160180180180200180200180Impuest52595259595966596659UDI108121108121121121134121134121Tasa impositiva del 33% Antes de cerrar las cuentas de resultado, la contabilidad lleva a la cuenta de gastos por concepto de impuestos de renta y complementarios, contra la provisin de impuestos, el siguiente registro por el primer ao.CdigosCuentasDbitosCrditos540505Impuesto de renta y complementarios52261505Provisin. De renta y complementarios52Registra la provisin de impuesto con depreciacin flexible del vehculoEsto implica que a 31 de diciembre, solamente queda en la contabilidad una cuenta de provisin de impuestos de renta y una utilidad del ejercicio, hasta tanto se conozca la determinacin de los impuestos de renta mediante la liquidacin privada.Si las ventas y costos son constantes para los cinco perodos de anlisis, en los cuales se deprecia el nico bien que vale $100 en forma flexible, se observa que el comportamiento de las utilidades contables y fiscales son diferentes, las cuales se restablecen al final de los cinco perodos.La contabilidad de la depreciacin es diferente para estado de resultados contable que para el estado de resultados fiscal, cuya diferencia genera un mayor impuesto de renta que se paga de acuerdo a la declaracin de renta, el cual, al momento de consolidar se lleva a un impuesto diferido, y el mayor valor de la depreciacin contable a una cuenta de depreciacin diferida, tal como se observa en siguiente cuadro resumido de las transacciones.

CuentaContabilidad de la depreciacin12345DbCrdDbCrdDbCrdDbCrdDbCrdG. Dep40402000D. Acu2020202020D. Difer2020202011. Depreciacin contable y fiscal: para el primer ao donde se flexibiliz la depreciacin de la flota y equipo de transporte, se tienen las siguientes cuentas. CdigosCuentasDbitosCrditos526035Flota y equipo de transporte.40159235Flota y equipo de transporte.20159610Defecto fiscal sobre lo contable.20Registra el gasto de depreciacin flexible del vehculo.12. Impuesto de renta contable, fiscal y diferido dbito: Tambin en forma resumida se presenta la contabilidad del impuesto de renta y complementarios y el impuesto diferido dbito.CuentaContabilidad de la depreciacin12345DbCrdDbCrdDbCrdDbCrdDbCrdProvis5252596666I. Difer7777Impues5959595959Con base en la tabla anterior se determina el registro de impuesto contable, diferido y fiscal.CdigosCuentasDbitosCrditos261505Provisin. De renta y complementarios52171076Impuesto de renta diferido dbito7240405Vigencia fiscal corriente59Registra el impuesto de renta por pagar y diferido primer aoLa norma tributaria acepta que el contribuyente utilice otros mtodos de depreciacin de reconocido valor tcnico diferente de los de la lnea recta, saldos decrecientes; o que cambie la vida til de los bienes, para tal fin deber presentar la correspondiente solicitud por lo menos con tres meses de anterioridad a la iniciacin del ejercicio contable en el cual vaya a tener aplicacin. 13. Flexibilizacin de ingresos: Tambin se puede flexibilizar el estado de resultados por la va de mayores ingresos con lo cual se calcula un mayor impuesto en lo contable, con respecto a lo fiscal, cuya diferencia se contabiliza como Impuesto diferido por pagar, y en la medida que se restablezca el ingreso en los periodos fiscales se eliminar el impuesto diferido.CuentaClculo del impuesto de renta contable y fiscal12345ContFiscContFiscContFiscContFiscContFiscVentas1200110012001100110011001000110010001100Costos800800800800800800800800800800Deprec20202020202020202020Utilidad380280380280280280180280180280Impues1259212592929259925992U.D.I.255188255188188188121188121188CuentasContabilidad del impuesto diferido crdito12345DbCrdDbCrdDbCrdDbCrdDbCrdG.Imp.125125925959I. Difer.33333333I. Renta9292929292Como la empresa debe planear sus impuestos, estos deben ser contabilizados antes del cierre de las cuentas de resultado.CdigosCuentasDbitosCrditos540505Impuesto de renta y complementarios125261505Provisin. De renta y complementarios125Registra la provisin con manejo de ingreso flexible14. Impuesto de renta contable, fiscal y diferido por pagar: De la tabla anterior se determinan los valores de los tres impuestos que resultan al momento de flexibilizar los ingresos.CdigosCuentasDbitosCrditos261505Provisin. Impuesto de renta125272505Impuesto diferido por pagar33240405Vigencia fiscal corriente92Registra el impuesto de renta, fiscal y diferido por pagarNemotcnica mente se puede concluir, que los impuestos diferidos estn sujetos a la flexibilizacin de los gastos y de los ingresos en el estado de resultados, frente a la rigidez de la aplicacin de las normas tributarias. ResultadosImpuesto diferido dbitoImpuesto diferido por pagarIngresosIngreso contable = al fiscalIngreso contable > al fiscalGastosGasto contable > al fiscalGasto contable = al fiscalUtilidadUtilidad contable < al fiscalUtilidad contable> al fiscalImpuestoImpuesto contable < al fiscalImpuesto contable > al fiscalAJUSTE POR COSTOS Y GASTOS POR PAGAR: Cuando una empresa se ha incurrido en un gasto y no se ha contabilizado , debe realizarse un ajuste por el valor correspondiente. El valor del gasto ya causado se concierte en un pasivo para la empresa. Por ello al contabilizar debita la cuenta de gastos y acredita la cuenta de costos y gastos por pagarEjemplo: Al finalizar el periodo contable se encuentran pendientes de pago a EEPP y registra los siguientes servicios: energa por $287.200, acueducto por $125.000 y telfono por $489.300Asiento de ajuste:

CUENTASPARCIALDEBEHABERSERVICIOS$901.500Acueducto y alcantarillado$125.000Energa elctrica$287.200Telfono$489.300COSTOS Y GASTOS POR PAGAR$901.500Servicios pblicos$901.500AJUSTE PARA OBLIGACIONES LABORALES: Con el fin de cuantificar el valor real de las prestaciones sociales a cargo de la empresa, al finalizar el periodo contable deben hacerse los clculos y asientos de ajustes por este concepto.Se liquidan las prestaciones causadas por cada trabajador, se compara con el valor total de la liquidacin de las prestaciones sociales con el valor registrado en librosSe elabora el ajuste por el valor de la diferencia, acreditando o debitando la cuenta para obligaciones laborales, segn aumente o disminuya la provisin, utilizando como partida la cuenta de gastos .Ejemplo: el 31 de diciembre se realiza la liquidacin de prestaciones sociales del personal de la empresa y se compara con el saldo en libros para elaborar los ajustes correspondientes as:

Prestaciones SocialesValor LiquidacinValor LibrosValor AjusteCesantas$1.384.720$1.118.470$266.250Intereses Sobre cesantas$166.166$112.890$53.276 Vacaciones$120.840$130.700$-9.860Contabilizacin ajustes:CUENTASDEBEHABERGASTOS DE PERSONALCesantas$266.250PARA OBLIGACIONES LABORALESCesantas$266.250para obligaciones laboralesCesantas$1.384.720CESANTIAS CONSOLIDADAS$1.384.720CUENTASDEBEHABERGASTOS DE PERSONALintereses sobre cesantas$53.276PARA OBLIGACIONES LABORALESintereses sobre cesantas$53.276PARA OBLIGACIONES LABORALESintereses sobre cesantas$166.166INTERESES SOBRE LAS CESANTIAS$166.166AJUSTE A LA UNIDAD DE MEDIDA: Los activos y pasivos representados en otra moneda o denominaciones, deben ser reexpresados en la moneda funcional, utilizando la tasa de cambio vigente en la fecha de cierre, con cargo o abono a gastos o ingresos financieros segn el caso, salvo cuando deban capitalizarse. Cuando se trate de partidas expresadas en unidades de valor real, UVR, o sobre las cuales se tengan pacto de reajuste de su valor, el ajuste de la unidad de medida se efectuar con base en la cotizacin de la UVR o el pacto de reajuste, con cargo o abono a gastos o ingresos financieros segn el caso, salvo cuando deba capitalizarseEjemplos: 1.La compaa IMPORTACIONES COLOMBIA LTDA. Abre el da 1 de marzo de 2006, una cuenta corriente en un banco del extranjero y consigna $1.500 dlares ,el cambio en la fecha es de $2.000.2.La compaa IMPORTACIONES COLOMBIA LTDA. Importa 5 de abril de 2006,mercancas por valor de 3.000 dlares a crdito con plazo de 2 meses a un proveedor del exterior, por gastos de importacin paga $500.000, el IVA es del16% valores que paga con cheque. El cambio en la fecha de la importacin es de$2.200.

CODIGOCUENTASDEBEHABER111010BANCOS/MONEDA EXTRANJERA$3.000.000111005BANCOS/MONEDA NACIONAL$3.000.000TOTAL$3.000.000$3.000.000Diferencia en cambio en marzo $300 aumento y en abril $200 disminucinCODIGOCUENTASDEBEHABER111005BANCOS /MONEDA EXTRANJERA$450.000421020INGRESO POR DIFERENCIA ENCAMBIO$450.000

TOTAL$450.000

$450.000

CODIGOCUENTASDEBEHABER530525GASTOS POR DIFERENCIA ENCAMBIO$300.000111005BANCOS/MONEDA NACIONAL$300.000

TOTAL$300.000

$300.000

CODIGOCUENTASDEBEHABER1435MERCANCIAS NO FABRICAS POR LAEMPRESA$7.100.000240805IVA POR PAGAR DESCONTABLE$1.136.000111005BANCOS MONEDA NACIONAL$1.636.000221005PROVEEDORES DEL EXTERIOR$6.600.000TOTAL$8.236.000$8.236.000Al cerrar cada mes se debe hacer el ajuste pertinente de acuerdo al tipo de cambio de la fecha de cierre, suponiendo que al terminar el mes de marzo el cambio es de $2.300 y al cierre de abril es de $2.100.COMPROBANTE DE AJUSTESEs el documento que resume los ajustes correspondientes a un periodo contable. Las partes y proceso de elaboracin son los mismo que el comprobante de contabilidad. Por contener nicamente asiento de ajustes, se le denomina comprobante de ajustes, y se traslada a la columna de ajustes de la hoja de trabajo como ajustes.

REGISTRO DE COMPROBANTE DE AJUSTESSe traslada a la columna de ajustes de la hoja de trabajo y a los libros de contabilidad, para que las cuentas reflejen su saldo correcto as:-A los libros auxiliares, los valores de la columna parciales.-Al libro diario, el total de de los dbitos y crditos de cada cuenta-Al libro mayor, como movimiento

HOJA DE TRABAJOLa hoja de trabajo es una herramienta contable considerada como un borrador de trabajo para el contador, que permite al usuario poder observar el ajuste de los saldos, de las cuentas en las cuales se haya obtenido algn error, a la vez permite analizar los movimientos en los cargos y abonos.IMPORTANCIA:La hoja de trabajo una vez terminada se usa en la preparacin de los informes financieros al cierre del perodo fiscal.Los datos en las columnas Estado de Situacin de la hoja de trabajo se usan para preparar un estado de situacin nuevo. Este nuevo estado de situacin muestra el activo, el pasivo y el capital existente al cierre del perodo fiscal para el cual se prepar este informe.Los datos en las columnas Estados de Ingreso de la hoja de trabajo se usan para preparar un informe financiero que muestra los ingresos devengados y los gastos en que se incurri durante el perodo. Cuando la cantidad de los ingresos es mayor que la de los gastos, la diferencia se llama Ingreso Neto. Cuando la cantidad de gastos es mayor que la de los ingresos, la diferencia se llama Prdida Neta. El informe que muestra los ingresos, los gastos y la diferencia neta entre los dos recibe el nombre de Estado de Ingresos.

ESTRUCTURALa hoja de trabajo consta de la siguiente estructura:Encabezamiento: formado por el nombre o razn social de la organizacin, el nombre del documento y la fecha del perodo en el cual se realiza.A su vez consta de dichas columnas:-Nmero de orden de las cuentas.-Nombre de las cuentas con su cdigo.-Balanza de comprobacin con los movimientos y saldos ya sean deudores o acreedores en ambas partes.-Las correcciones correspondientes en la columna ajustes en cargos y abonos-Se obtienen los saldos ajustados-Estado de prdidas y ganancias-Balance general-TIC

CLASIFICACINHoja de trabajo-ajustes la hoja de trabajo, llamada por algunos autores papel de trabajo, es una forma columnaria que se utiliza en contabilidad para organizar la informacin, con el fin de preparar los asientos de ajuste, el estado de ganancias y prdidas, los asientos de cierre y el balance general.HOJA DE TRABAJO AJUSTES POR INFLACIN: A esta seccin se trasladan los dbitos y los crditos de las cuentas que fueron ajustadas por inflacin, de acuerdo con las normas vigentesHOJA DE TRABAJO BALANCE AJUSTADO: Para diligenciar esta seccin se procede en igual forma que en la columna saldos siguientes del libro mayor y balances, as: las cuentas que no tuvieron movimiento en la seccin del balance de comprobacin o en la seccin de ajustes, se trasladan directamente a la seccin de balance ajustado, a su respectiva columna segn sea dbito o crdito las cuentas que tuvieron movimiento en la seccin de balance de comprobacin y en la seccin de ajustes, se suman y se pasa un solo valor con saldo dbito o crdito al balance ajustado. Para ello debe tenerse en cuenta que movimientos iguales se suman (debe + debe, haber + haber) y movimientos contrarios se restan y conservan el saldo del mayor movimiento (debe - haber, debe + debe - haber, haber -debe, haber + haber - debe). Los totales de las columnas debe y haber deben presentar sumas iguales.

HOJA DE TRABAJO BALANCE AJUSTADO POR INFLACIN: En esta columna se registran los saldos correspondientes a las cuentas del balance ajustado y ajustes por inflacin, sumadas de igual forma que la seccin del balance ajustado.HOJA DE TRABAJO BALANCE GENERAL: A esta seccin se trasladan los valores de las cuentas reales que aparecen en el balance ajustado. As en el debe se registran las cuentas de activo, teniendo presente incluir el inventario final de mercancas y no registrar el inventario inicial; adems, la prdida del ejercicio cuando se presente; en la columna haber se registran los saldos ajustados de las cuentas que representan disminucin del activo (depreciacin y provisin), pasivo y patrimonio, incluyendo la utilidad del ejercicio que figura en la seccin ganancias y prdidas. Al igual que las secciones anteriores, sta debe dar sumas iguales.Hoja de trabajo columna cuentas y codificacin: Se registra ordenadamente los nombres y el cdigo de las cuentas principales, tomando como referencia el orden establecido en el catlogo de cuentas y con los datos del libro mayor.

HOJA DE TRABAJO GANANCIAS Y PRDIDAS: A la seccin de ganancias y prdidas se trasladan los valores de las cuentas nominales; esto es, al debe las cuentas con saldo dbito, o sea, las cuentas de costo y gastos; al haber las cuentas con saldo crdito, o sea, las cuentas de ingresos o rentas. En el sistema de inventario permanente, el valor de la cuenta mercancas no fabricadas por la empresa que aparece en el balance de comprobacin es el inventario final de mercancas por lo cual pasa directamente al balance general como cuenta de activo, y no hace falta determinar su valor real por medio de inventarios inicial ni final en la columna ganancias y prdidas, como en el caso del sistema de inventario peridico. Otra diferencia que se presenta en la seccin ganancias y prdidas de la hoja de trabajo, entre los dos sistemas de inventarios, es la cuenta de costo de ventas que se utiliza en el inventario permanente; por ser cuenta nominal, del balance ajustado, se traslada su saldo a la seccin ganancias y prdidas. Al finalizar el traslado de las cuentas a la seccin ganancias y prdidas, por cualquiera de los dos sistemas, se suman los dbitos y los crditos. Si el total haber (ingresos) es mayor que el total debe (gastos), se ha obtenido una ganancia; de lo contrario se ha incurrido en una prdida la diferencia se escribe debajo de la cantidad menor para balancear las columnas y presentar sumas iguales.

PROCESO Y ELABORACINAl referirnos a la metodologa para elaborar y emitir una hoja de trabajo queremos establecer la secuencia de pasos a seguir y estos son:Preparar en un papel de trabajo el diseo y conformacin de la hoja de trabajo.En la parte superior y central del diseo, incorporar el encabezamiento de dicho estado incluyendo lo siguiente:* Razn social (nombre de la empresa)* Titulo del estado (hoja de trabajo)* Fecha de elaboracin.* Moneda de cuenta

3. En la columna No 1, registrar el nmero de pgina de la cuenta, reflejada en libros mayores.4. En la columna No 2, registrar el cdigo que tienen las cuentas que hayan arrojado saldo en balance de comprobacin.5. En la columna No 3, registrar ttulos de las cuentas que hayan arrojado saldos en el balance de comprobacin.6. En la columna No 4, transcribir los saldos deudores de las cuentas que posean tal informacin en el balance de comprobacin.7. En la columna No 5, transcribir los saldos acreedores de las cuentas que posean tal informacin en el balance de comprobacin.8. Determinar sumas en las columnas 4 y 5, mismas que debern igualar con los saldos del balance de comprobacin.9. Clasificar los saldos de las cuentas que figuren, de acuerdo a la nomenclatura y plan de cuentas establecidos en la empresa.

10. Determinar sumas en las columnas de gastos (6) e ingresos (7), con la finalidad de determinar el resultado obtenido. Si los ingresos son mayores a los gastos existir una Utilidad econmica. Si los gastos son mayores que los ingresos existir una prdida econmica.11. Cuantificando el resultado tenemos:* En caso de utilidad se incorpora en la columna de gastos, para de esa manera igualar a los ingresos y seguidamente trasladar a la columna (9) pasivo y patrimonio.* En caso de prdida, dicho resultado, se deber cerrar entre parntesis y tambin transferido a la columna (9) y en vez de sumar se restara, puesto que los resultados (utilidad o perdida) necesariamente inciden en el patrimonio y tienen que exponerse formando parte de este.12. A continuacin se obtendrn las sumas de las columnas (8 y 9) debiendo igualar automticamente.13. Una vez concluida la preparacin, en la parte inferior izquierda firmara el auditor y en la parte inferior derecha el representante de la empresa con sus respectivos sellos.

GRACIAS

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