Ajustes y Cierres Contables

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    07-Sep-2015

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ajustes y cierres contables

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AJUSTES Y CIERRES CONTABLES DERLY JOHANNA ZAMUDIO BUSTOS BRAYAN STIVEN PARRA MONTERO GREIDY LIZETH SEGURA PACHN OSCAR IVAN VEGA AYALA SENA CHIA CENTRO DE DESARROLLO AGROEMPRESARIAL TECNOLOGIA EN CONTABILIDAD Y FINANZAS FICHA 627020 2015 AJUSTES Y CIERRES CONTABLES Trabajo de grado presentado como requisito para optar al ttulo de Tecnlogo en Contabilidad y Finanzas Asesora WILLIAM CORREA CASALLAS NACIRA JUDITH NARVAEZ ORTEGA AGRADECIMIENTOS Dedico de manera especial a mis compaeros quienes con su gran apoyo logramos realizar el objetivo. Derly Johanna A mi familia, mis compaeros y mis instructores que han sido pieza clave en cuanto al apoyo para el desarrollo y avance en mi proceso. Brayan Stiven Dedico este logro a mi familia y compaeros que me sirvieron de apoyo para culminar esta etapa y as poder dar comienzo a una nueva, llena de grandes bendiciones. Greidy Lizeth A mis instructores de formacin por todo el apoyo y el conocimiento trasmitido Oscar Ivn PRLOGO Esta cartilla se encuentra diseada y escrita de manera didctica primero dando a conocer los fundamentos y de esta forma guiar al cliente potencial paso a paso donde podrn encontrar las bases de Ajustes y cierres contables siendo practico para tcnicos, tecnlogos y personas del comn con actividad empresarial. Como objetivo general busca conocer el saldo real de una cuenta, generalmente al finalizar un perodo contable, las cifras de los libros mayores y los auxiliares no presentan el verdadero valor de las cuentas, por lo que existe la necesidad de establecer dichos valores reales, con el fin de que los estados financieros reflejen la verdadera situacin de la empresa, lo cual solo es posible a travs de la realizacin de los ajustes contables correspondientes. Adems contiene aplicaciones y ejemplos que lo hacen til generando as una mayor comprensin abarcando desde su concepto bsico y la aplicacin en los diferentes tipos de ajustes. A los comerciantes esta cartilla les brinda una gran ayuda para el desarrollo y control de sus actividades, adems que puede aclarar sus dudas sobre diferentes aspectos del manejo de la contabilidad, cabe mencionar que se incluyen ejemplos aplicables a la misma. Debido a que la economa del pas est en aumento, muchas personas estn tomando la iniciativa de crear su propia empresa, han llegado a sufrir grandes prdidas y robos, al no tener un control de sistema contable que le indique el aumento, disminucin y todas las variaciones de su capital. Por estos motivos muchos llegan a la conclusin de contar con sistema contable que permita reflejar la realidad econmica de su actividad esto ha hecho que la profesin contable tome una gran importancia en el mbito empresarial. En el estudio de la contabilidad han surgido nuevas expectativas y nuevos cuestionamientos sobre la orientacin que se le pueda estar dando a esta profesin a causa de los rpidos cambios econmicos, tecnolgicos y sociales de la actualidad. INTRODUCCIN DEFINICIN DE AJUSTES CONTABLES Antes de emitir estados financieros deben efectuarse los ajustes necesarios para cumplir la norma tcnica de asignacin, registrar los hechos econmicos realizados que no hayan sido reconocidos, corregir los asientos que fueron hechos incorrectamente y reconocer el efecto de la prdida de poder adquisitivo de la moneda funcional. Para ello se hace una revisin al final del periodo para identificar y corregirlos. Necesarios para poder emitir estados financieros Los cuales deben estar ajustados a la realidad economica y financiera de la empresa cumpliendo siempre con los principios de contabilidad En el ejercicio contable es normal que se presenten errores AJUSTES CONTABLES Algunos hechos econmicos, debido a que en el momento de su registro no se conocen plenamente, se registran de forma incompleta, de modo que se hace necesario realizar el ajuste respectivo al finalizar el periodo contable cuando ya se tiene la informacin completa. Es importante que todos los ajustes y correcciones a que haya lugar, se hagan antes del cierre contable, pues esta es la oportunidad para sanear la contabilidad y los estados financieros, puesto que una vez realizado el cierre y emitidos los estados financieros, se hace ms difcil el proceso de correccin y ajuste. Llevar a la administracin de la empresa a tomar decisiones equivocadas. La utilidad de la informacin contable depende directamente de su fiabilidad, de que est ajustada a la realidad, y esto slo se logra cuando de forma juiciosa y consciente, se realizan los ajustes y se corrigen los errores contables antes de emitir oficialmente estados financieros. DEFINICIN DE CIERRES CONTABLES Al finalizar un periodo contable, se debe proceder a cerrar las cuentas de resultado Para determinar el resultado econmico del ejercicio del periodo Que puede demostrar si existe una prdida o una utilidad En el cual es fundamental la realizacion de los ajustes correpondientes anteriormente Cuentas de resultado: ingresos,gastos,costo de ventas y de produccion Cuentas de balance: Activo, pasivo, patrimonio CIERRE CONTABLE Recordemos que las cuentas de resultados son las cuentas de ingresos, gastos, costos de ventas y costos de produccin y las de balance son el activo, pasivo y patrimonio. El resultado final de la cancelacin de las cuentas de resultados, se debe llevar a la respectiva cuenta de patrimonio. Si el resultado es una prdida se disminuir el patrimonio, y caso contrario, si el resultado es utilidad, la cuenta de patrimonio se incrementar. No sobra recordar que la utilidad surge cuando los ingresos superan los costos y gastos, y la prdida cuando los costos y gastos superan los ingresos. Antes de proceder a cancelar las cuentas de resultado, se debe proceder a realizar los ajustes y conciliaciones del caso. Entre los ajustes ms importantes que se deben hacer est la depreciacin de los activos fijos, la amortizacin de los activos intangibles y diferidos, la provisin de cartera y los ajustes necesarios en los inventarios. Es importante tambin las conciliacin lo que le permitir realizar los ajustes necesarios a dichas cuentas. Las reclasificaciones de las cuentas es un proceso importante que se debe llevar a cabo, principalmente en la cuentas de bancos, clientes, proveedores, y en cualquier otra cuenta que resulte con un saldo en rojo o negativo. Un ejemplo clsico de las reclasificaciones es cuando la cuenta de bancos arroja un saldo en rojo, caso en el cual se debe reclasificar como una cuenta de pasivo. Otro aspecto importante que no se debe olvidar es la realizacin de los ajustes necesarios a los diferentes activos para reconocer su valorizacin o desvalorizacin, tal como lo establecen nuestros principios de contabilidad. Al hacer el cierre contable es muy importante tener presente aspectos como el de los impuestos y los resultados financieros esperados por los socios. Esto conlleva implcitamente a la existencia de una planeacin con el objetivo de conseguir el mejor resultado posible segn los objetivos que se quieran lograr. La depreciacin, la provisin de cartera, los mtodos de valuacin de inventarios, las polticas de clientes, proveedores y de inventarios, son elementos que permiten variar los resultados finales, por lo que se deben analizar detenidamente para decidir cul es el procedimiento ms adecuado para la consecucin de los objetivos. AJUSTES ORDINARIOS Son los asientos que se realizan con frecuencia, en la empresa en cada periodo contable. Este tipo de ajustes afectan las siguientes cuentas: Caja Bancos Provisiones y deudas de difcil cobro Inventario de mercancas Depreciacin acumulada Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos Ingresos recibidos por anticipado Ingresos por cobrar Costos y gastos por pagar Provisiones para obligaciones laborales AJUSTES A LA CAJA, OCASIONADOS POR EL ARQUEO Cuando se realiza un arqueo (control fsico de conteo) se puede presentar que la existencia de los valores reales no coincida con el saldo en libros ejemplo: 1. El valor total del arqueo no coincide en libros puede ser menor como mayor, en tal caso se debe hacer un faltante por la diferencia (valor por el cual se hace el ajuste). En el asiento de ajuste para llevar el saldo de caja a su valor real, es necesario disminuir el saldo en el momento del faltante, acreditando caja y debitando la cuenta que corresponda segn el concepto que ocasiono el faltante as: Faltante ocasionado por dineros entregados por el cajero y no registrados en libros. Ejemplo: El cajero pago servicios de cafetera por $90.000 y no los registro, hay un faltante por ese valor Asiento de Ajuste CODIGO CUENTAS PARCIAL DB CR 5195 Gastos diversos 90.000 519525 Elementos de Aseo y Cafetera 90.000 1105 Caja 90.000 110505 Caja General 90.000 EJEMPLO: El cajero consigno $500.000 y no los registro. Se presenta un faltante por ese valor. Asiento de ajuste: CODIGO CUENTAS PARCIAL DB CR 1110 Bancos 500.000 111005 Moneda nacional 500.000 1105 Caja 500.000 110505 Caja General 500.000 Faltante por dineros dispuestos por el cajero o pagados de mas El cajero es la persona encargada de responder por el dinero que ingresa y sale de caja. Si no hay razn que justifique el faltante, este valor se convierte en deuda para el cajero; por ellos se debita cuentas por cobrar a trabajadores. EJEMPLO: En el arqueo se presenta un faltante injustificado de 90.000. Asiento de Ajuste: CODIGO CUENTAS PARCIAL DB CR 1365 CXC a trabajadores 90.000 111005 Responsabilidad CAJERO POR FALTANTE EN CAJA 90.000 1105 Caja 90.000 110505 Caja General 90.000 El valor total del arqueo de caja puede ser mayor que el saldo de libros: En este caso la diferencia constituye un sobrante y se debe realizar un ajuste por este valor. Para llevar al saldo de la cuenta caja a su valor real es necesario aumentarlo, debitando caja y acreditando la cuenta que corresponda, segn la razn del sobrante, as: CUENTAS DEBITO CREDITO Caja(faltante) 200.000 Cuentas por cobrar 200.000 Caja(sobrante) 200.000 Otros ingresos 200.000 1. Se compara el registro en los libros con lo existente en caja. Saldo en Libros Total ventas del da 12/03/2015 242.407 Total ventas del da 13/03/2015 103.421 Total ventas del da 14/03/2015 200.000 Total ventas del da 15/03/2015 54.500 Total ventas del da 16/03/2015 123.400 Existente en Caja Total ventas del da 12/03/2015 242.400 Total ventas del da 13/03/2015 103.450 Total ventas del da 14/03/2015 200.000 Total ventas del da 15/03/2015 54.550 Total ventas del da 16/03/2015 123.400 Saldo Total ventas del da 12/03/2015 (7) La promotora del punto de venta cobro menos en una venta Total ventas del da 13/03/2015 29 Se registra la referencia equivocada y cobran 29 pesos de mas Total ventas del da 14/03/2015 0 Total ventas del da 15/03/2015 50 El mensajero consigna 50 pesos de ms. Total ventas del da 16/03/2015 0 Ajuste del faltante: CUENTA DEBITO CREDITO Faltante 7 Caja 7 Sumas Iguales 7 7 Ajuste del Sobrante: CUENTA DEBITO CREDITO Caja 79 Sobrante 79 Sumas Iguales 79 79 INGRESOS RECIBIDOS POR EL CAJERO Y NO REGISTRADOS. EJEMPLO: El cliente HUGO CASTLLO abona $170.000, valor no registrado por el cajero, ocasionando un sobrante en caja CODIGO CUENTA PARCIAL DEBITO CREDITO 1105 CAJA 170.000 110505 CAJA GENERAL 170.000 1305 CLIENTES 170.000 13050530 HUGO CASTILLO 170.000 Otros valores sobrantes de la caja EJEMPLO: el valor total del arqueo es $ 384.000 y el valor en libros correspondiente a caja es $380.000 no se encontr justificacin a sobrante, es un ingreso adicional para la empresa. CODIGO CUENTA PARCIAL DEBITO CREDITO 1105 CAJA 4.000 110505 CAJA GENERAL 4.000 4295 DIVERSOS 4.000 429553 SOBRANTE DE CAJA 4.000 El total del arqueo es $8.540.000 y el valor en libros correspondiente a caja es $8.500.000 ARQUEO DE CAJA AJUSTE A LA CUENTA BANCOS, OCASIONADOS POR CONCILIACION BANCARIA Para realizar este ajuste es necesario realizar una conciliacin, o sea, comparar el saldo de libro de Bancos de la empresa con el saldo del extracto bancario. El extracto bancario es el documento elaborado por la entidad bancaria para sus clientes por una cuenta corriente o de ahorros, relacionando all los movimientos en la misma como: Consignaciones-Depsitos-Giros de cheques-Retiros-Notas dbito o crdito-Saldos Al conciliar cada cuenta bancaria se identifica los ajustes que sea necesario realizar por las diferencias que pueden ser: Transacciones contabilizadas por la empresa comercial y no registradas por la entidad bancaria. Por valores que aparecen en el extracto que an no se han registrado en la empresa. NOTA DEBITO CUENTAS DEBITO CREDITO Gastos financieros 20.000 Bancos 20.000 Transacciones registradas en la empresa y que el banco no ha registrado cheques no cobrados y remesas en trnsito, etc. NOTAS CREDITO CUENTAS DEBITO CREDITO Bancos 15.000 Obligaciones bancarias 15.000 Prestamos abonados en cuenta, consignaciones de clientes, rendimientos financieros, intereses. LIBROS Fecha Concepto Debe Haber Saldo 01-feb Saldo anterior 3.036,71 02-feb Cheque No. 657 117,98 2.918,73 10-feb Cheque No. 658 125,5 2.793,23 15-feb Cheque No. 659 85,67 2.707,56 20-feb Cheque No. 660 285 2.422,56 29-Feb Cheque No. 661 175 2.247,56 EXTRACTO Fecha Concepto Dbitos Crditos Saldo 01-feb Saldo anterior 3.036,71 03-feb Cheque No. 657 119,78 2.916,93 12-feb Cheque No. 658 125,5 2.791,43 18-feb Cheque No.659 86,57 2.704,86 25-feb Nota de dbito No. 0523 132,23 2.572,63 29-Feb Nota de crdito No. 1180 1.140,00 3.712,63 SALDO N Concepto libro empresa Extracto banco Debe haber debe haber 1 saldos finales 2.247,56 3.712,63 2 cheques 460,00 3 notas debito 132,23 4 notas crdito 1.140,00 5 Errores 2,7 6 Errores 7 totales 3.847,56 134,93 3.712,63 saldos conciliados 3.712,63 3.712,63 a) El monto correcto del cheque No. 657 es de $119,78, emitido para el pago de proveedores b) El monto correcto del cheque No. 659 es de $86,57, emitido para el pago de proveedores c) La nota de dbito No.0523 corresponde a un cheque devuelto de uno de nuestros clientes, el cual haba sido depositado por la empresa. d) La nota de crdito No. 1180 corresponde a un documento cobrado por el banco por $1.200 de uno de nuestros clientes, el banco cobr $60,00 por las gestiones de cobro realizadas. EJERCICIOS: 1. a) El cheque nro. 2 corresponde a un reintegro de anticipo a un proveedor habiendo sido entregado sin una firma libradora, por lo cual el banco procedi a rechazarlo. b) El cheque nro. 3 se encuentra en la tesorera de la empresa a disposicin del proveedor respectivo. c) La nota de dbito del 31/07 corresponde a un cheque depositado por la empresa, que fue rechazado por falta de fondos en la cuenta bancaria del librador (cliente de la empresa) d)La nota de crdito del 31/07 corresponde a reintegro de comisiones cobradas de ms por el banco e) El 15/07 el banco CITI otorga a la empresa autorizacin para girar en descubierto hasta la suma de $10.000. Se solicita: f) Efectuar la conciliacin bancaria al 31/07 Libro: Saldos Fecha Concepto Debe Haber Deudor Acreedor Saldo al 30/06 3000 01-jul depsito 24 hs 10000 13000 12-jul cheque 1 3000 10000 13-jul cheque 2 1500 8500 14-jul depsito 48hs 400 8900 15-jul cheque 3 25000 -16100 16-jul N/D por Comisiones 500 -16600 16-jul N/D por Ch/rechaz. 10000 -26600 28-jul Cheque 4 8000 -34600 31-jul depsito 48hs 2000 -36600 Extracto bancario: Saldos Fecha Concepto Debe Haber Deudor Acreedor 02-jul Saldo al 30/06 3000 13-jul depsito 24 hs 10000 13000 10-jul cheque 1 3000 10000 14-jul cheque 2 1500 8500 14-jul N/C rechaz. Cheque 2 1500 10000 16-jul depsito 48hs 400 10400 16-jul N/D por Comisiones 500 9900 16-jul N/D por Ch/rechaz. 10000 -100 28-jul N/D por Comisiones 1000 -1100 31-jul N/D por Ch/rechaz. 7000 -8100 31-jul N/C devol. Comis. 500 -7600 2. a) La nota de crdito Nro.242 corresponde a un documento cobrado por el banco. El monto del giro es de $38.400,00 el banco descont los gastos de cobranza y abono el neto en la cuenta de la empresa. b) El depsito Nro.5133 fue registrado correctamente en la empresa c) La nota de crdito Nro.190 corresponde a intereses ganados sobre inversiones realizadas d) La nota de dbito Nro.432 corresponde a comisiones varias e) La nota de dbito Nro.767 corresponde a un cheque devuelto, de uno de nuestros clientes, el cual haba sido depositado por la empresa. f) La nota de dbito Nro. 832 corresponde al pago de un documento g) El cheque Nro.11423 fue registrado correctamente en los libros de la empresa Libro Fecha Concepto Debe Haber Saldo 01/06/14 Saldo anterior 86.350 02/06/14 Deposito Nro. 3456 114.200 200.550 02/06/14 Cheque Nro. 11421 30.000 170.550 02/06/14 Cheque Nro. 11422 26.200 144.350 02/06/14 Cheque Nro. 11423 24.750 119.600 04/06/14 Deposito Nro. 5133 21.500 141.100 06/06/14 Cheque Nro. 11424 16.700 124.400 08/06/14 Cheque Nro. 11425 14.310 110.090 10/06/14 Deposito Nro. 4277 153.800 263.890 13/06/14 Cheque Nro. 11426 17.120 246.770 14/06/14 Cheque Nro. 11427 19.155 227.615 24/06/14 Deposito Nro. 80201 40.000 267.615 30/06/14 Deposito Nro. 9876 116.720 384.335 Extracto Fecha Concepto Dbitos Crditos Saldo 01/06/14 Saldo anterior 86.350 02/06/14 Deposito Nro. 3456 114.200 200.550 03/06/14 Cheque Nro. 11421 30.000 170.550 04/06/14 Cheque Nro. 11422 26.200 144.350 04/06/14 Cheque Nro. 11423 24.570 119.780 04/06/14 Deposito Nro. 5133 25.000 144.780 06/06/14 N.C Nro.242 38.000 182.780 10/06/14 Deposito Nro. 4277 153.800 336.580 14/06/14 Cheque Nro. 11426 17.120 319.460 19/06/14 Cheque Nro. 11427 19.155 300.305 21/06/14 N.D. nro. 432 5.000 295.305 24/06/14 Deposito Nro. 80201 40.000 335.305 30/06/14 N.C Nro.190 8.000 343.305 30/06/14 N.D Nro. 767 40.000 303.350 30/06/14 N.D Nro. 832 27.500 275.805 AJUSTE POR PROVISION CARTERA O ESTIMADO PARA DEUDAS DE DIFICIL COBRO PROVISION Es una reserva que establece la empresa para proteger su solvencia, liquidez y patrimonio existen dos tipos de provisin. METODOS 1. Provisin individual es aquella en la que se acepta hasta el 33% del valor nominal de la cartera 2. Provisin general consiste en determinar la provisin por medio de porcentajes variables, de acuerdo con la fecha de vencimiento. EJEMPLO: La empresa LIEMA S.A realiza la provisin de cartera al 30 de Diciembre del 2014 encontrando los siguientes datos: Liseth con Factura N 3105 Fecha: 01/01/2014 Valor: 1.500.000 Leigner con Factura N 2312 fecha: 02/02/14 valor: 7.000.000 Juan Pablo con Factura N 0528 Fecha: 03/03/2014 valor 2.300.000 Hctor con Factura N 1409 Fecha: 04/04/14 valor: 4.800.000 Luz con Factura N 1505 fecha: 05/05/2014 valor 3.600.000 Oscar con Factura N 0303 Fecha 06/06/14 valor 2.100.000 Libudite con Factura N 0715 Fecha: 07/07/2014 valor 800.000 Ema Factura N 1203 Fecha 08/08/2014 por 500.000 Gloria Factura N 0612 Fecha 09/11/14 valor 1.800.000 Fecha Factura Das Valor Edad Total 09/11/15 612 50 1.800.000 0 $ - 08/08/15 1203 87 500.000 5% $ 25.000 07/07/15 715 124 800.000 5% $ 40.000 06/06/15 303 175 2.100.000 5% $ 105.000 05/05/15 1505 206 3.600.000 10% $ 360.000 04/04/15 1409 237 4.800.000 10% $ 480.000 03/03/15 528 268 2.300.000 10% $ 230.000 02/02/15 2312 299 7.000.000 10% $ 700.000 01/01/15 3105 360 1.500.000 10% $ 150.000 TOTAL 2.090.000 % De 0 a 3 meses 0 De 3 a 6 meses 5 De 6 a 12 meses 10 Ms de 12 meses 15 1. Se Traslada el valor de la cartera a deudas de difcil cobro en el siguiente registro CODIGO CUENTA DEBITO CREDITO 1390 Deudas de Difcil Cobro 2.010.000 1305 Cartera 2.010.000 2. Se provisiona mes a mes la cartera hasta provisionar el valor total de difcil cobro, suponiendo que se va a castigar en el mes de Diciembre del mismo ao. CODIGO CUENTA DEBITO CREDITO 5199 Gasto Provisin 22.600.000 1399 Provisin Deudores 22.600.000 3. Despus de haber realizado la provisin total de la deuda de difcil cobro se procede a castigar el total de la cartera provisionada dejando en cero las cuentas CODIGO CUENTA DEBITO CREDITO 1399 Provisin Cartera 22.600.000 1390 Deudas de Difcil Cobro 22.600.000 AJUSTES DE DEPRECIACIN DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO (ACTIVOS FIJOS) La depreciacin es el gasto en que incurre una empresa a medida que sus activos fijos tangibles se desgastan durante una vida til. Se cuenta que el activo puede consumirse en la totalidad de su vida til o se puede considerar su valor residual en el caso contrario. DEPRECIACIN DE ACTIVOS FIJOS Es la prdida de valor que sufren los activos fijos durante su vida til aquellos que por el deterioro causado por el uso, la accin de factores naturales, la obsolescencia por avances tecnolgico. Ejemplo: equipos, construcciones y edificaciones, equipos de computacin y de transporte. Edificaciones 20 aos o 5 % Maquinaria y equipo 10 aos o 10% Muebles y enseres 10 aos o 10% Equipos de computacin y comunicacin 5 aos o 20% Vehculos 5 aos o 20% MTODO DE LNEA RECTA Es el mtodo de ms utilizado por la facilidad para su aplicacin pues basta dividir el costo del activo entre el nmero de aos estimado como vida til, para obtener el valor de la depreciacin anual; pues supone que los activos se usan con la misma intensidad ao por ao, a lo largo de su vida til, por tanto la depreciacin peridica debe ser del mismo monto Depreciacin anual = Costo Histrico / Aos de vida til . El 1 de Enero de 2.010 se compra un juego de muebles para la oficina de contabilidad por valor de $ 4.800.000.oo con IVA del 16%. La Depreciacin acumulada a 31 de Diciembre de 2.011 es? (Lnea Recta) Realice las Contabilizaciones. CODIGO CUENTA DEBITO CREDITO 1524 Equipo de Oficina $ 4.800.000 2408 Iva $ 768.000 1105 Caja $ 5.568.000 Vida til muebles y enseres 10 aos a 10% Ao Depreciacin anual Depreciacin Acumulada Valor Libros 1 $ 556.800 $ 556.800 $ 5.011.200 2 $ 556.800 $ 1.113.600 $ 4.454.400 Depreciacin mes $ 46.400 Depreciacin da $ 1.547 1 enero 2010 - 31 DICIEMBRE 2011 $ 1.112.053 CONTABILIZACION CODIGO CUENTA DEBITO CREDITO 5160 Gastos Depreciacin $1.112.053 1592 Depreciacin Acumulada $1.112.053 MTODO DE LA SUMA DE LOS DGITOS DE LOS AOS El procedimiento de clculo para este mtodo, vlido nicamente para propsitos contables, consiste en determinar la suma de los dgitos de acuerdo a la vida til del activo. As para una vida til de diez aos se tendr: 10 + 9 + 8 + 7 + 6 + 5 + 4 + 3 + 2 + 1 = 55 S = n(n+1) / 2 Donde: S = Suma de los dgitos de los aos n = aos estimados de vida til S = 10 (10 + 1) / 2 = 55 Para calcular la depreciacin se divide el nmero de perodos que faltan para terminar la vida til, entre la suma de los dgitos de los aos y el resultado se multiplica por el costo del activo. EJEMPLO: Contabilice la Depreciacin por un ao por el sistema de Suma de dgitos de un vehculo que fue comprado por $30.000.000 Elabore la tabla por los aos de vida til. DEPRECIACIN SUMA DE LOS DGITOS DE LOS AOS CODIGO CUENTAS DEBITO CREDITO 154005 Autos, camionetas y Camperos $30.000.000 1105 Caja $30.000.000 5+4+3+2+1=15 Vida til de los vehculos 20% o 5 aos Depreciacin anual Depreciacin Acumulada Valor Libros 1 (5/15*30.000.00)= $ 10.000.000 10.000.000 20.000.000 2 (4/15*30.000.00)= $ 8.000.000 18.000.000 12.000.000 3 (3/15*30.000.00)= $ 6.000.000 24.000.000 6.000.000 4 (2/15*30.000.00)= $ 4.000.000 28.000.000 2.000.000 5 (1/15*30.000.00)= $ 2.000.000 30.000.000 - Depreciacin mes $ 833.333 Depreciacin da $ 27.778 Depreciacin por un ao $ 10.000.000 CONTABILIZACION CODIGO CUENTA DEBITO CREDITO 5160 Gastos Depreciacin $10.000.000 1592 Depreciacin Acumulada $10.000.000 MTODO DE LAS UNIDADES DE PRODUCCIN O DE OPERACIN Se emplea cuando la utilizacin del activo fijo vara considerablemente de un perodo a otro y, adems, su vida til depende ms del uso que del paso del tiempo. El cargo peridico por concepto de depreciacin se calcula encontrando el factor por unidad y multiplicndolo luego por el costo del activo, bajo la siguiente frmula: Depreciacin anual = Costo Histrico / capacidad total X Operacin Anual Depreciacin anual = Costo Histrico / capacidad de produccin X Unidades producidas EJEMPLO: El 14 de julio Se compra una mquina para tapar envases por valor de $ 78.000.000 la maquina est diseada para colocar 65 millones de tapas, Julio 1300000 tapas, Agosto 2970000 tapas, Septiembre 3850000 tapas, Octubre 6450000 tapas, Noviembre 980000 tapas, Diciembre 6870000 tapas. Depreciacin anual = Costo Histrico / capacidad total X Operacin Anual DEPRECIACIN UNIDADES DE OPERACIN Ao Depreciacin mensual Depreciacin acumulada Valor libros Jul. $ 1.560.000 $ 1.560.000 $ 76.440.000 Ago. $ 3.564.000 $ 5.124.000 $ 72.876.000 Sept $ 4.620.000 $ 9.744.000 $ 68.256.000 Oct. $ 7.740.000 $ 17.484.000 $ 60.516.000 Nov. $ 1.176.000 $ 18.660.000 $ 59.340.000 Dic. $ 8.244.000 $ 26.904.000 $ 51.096.000 14 julio - 31 diciembre $ 26.904.000 CONTABILIZACION CODIGO CUENTA DEBITO CREDITO Depreciacin Acumulada $26.904.000 5160 Gasto Depreciacin $26.904.000 AJUSTES POR AMORTIZACIN DE ACTIVOS DIFERIDOS Los gastos diferidos representas las adquisiciones de la empresa compra para consumirlo en un periodo futuro y los servicios pagados por anticipado los cuales se contabilizan en la cuenta de gastos pagados por anticipado como: Arrendamientos-Seguros-Intereses. Tales activos a medida que se causan disminuyen y se convierten en un gasto, en el asiento se debita gasto y se acredita diferidos. Una vez se causan se disminuyen hasta llegar a saldo mnimo (0) al ocurrir esto se convierte en una cuenta del estado de resultado. EJEMPLO: La empresa IGIAV S.A compra papelera para 5 meses por un valor de $10.000.000 y cada mes se amortizara la quinta parte de dicho valor ($2.000.000.) Su banco es Banco Bogot CODIGO CUENTA DEBITO CREDITO 171020 tiles y Papelera 10.000.000 17102001 IGIAV S.A 111005 Moneda Nacional 10.000.000 1110501 Banco Bogot CODIGO CUENTA DEBITO CREDITO 516515 Cargos diferidos 2.000.000 51651501 Amortizacin 1 mes 171020 tiles y Papelera 2.000.000 17102001 IGIAV S.A AJUSTES POR AMORTIZACIN DE PASIVOS DIFERIDOS Los pasivos diferidos representan los ingresos recibidos por adelantado. As como una empresa puede pagar por anticipado, tambin puede recibir dinero cobrado anticipadamente por servicios, arrendamientos, comisiones y otros. EJEMPLO: El 1 de julio de 2002 reciben $1.500.000 por concepto del arrendamiento por los meses de julio, agosto y septiembre. Se realiza ajuste a 31 de diciembre de 2002 Valor de ingresos recibidos: $1.500.000 correspondiente a tres meses de arrendamiento de una oficina. Arrendamiento mensual: $500.000 = Valor del ajuste CODIGO CUENTAS PARCIAL DB CR 2705 INGRESOS REC * ANTICIPADO 500.000 270515 Arrendamientos 500.000 4220 ARRENDAMIENTOS 500.000 422010 Construcciones y edificaciones 500.000 Son aquellos ingresos que recibimos por anticipado, antes de prestar el servicio, o entregar los productos dependiendo a que se dedique la empresa. Estos ingresos se nos convertirn en un pasivo, porque no se ha hecho efectiva la venta o la prestacin de servicio. CUENTA DEBITO CREDITO Ingresos recibidos por anticipado 100.000 Ingresos(depende la cuenta que afecte) 100.000 EJEMPLO: El 12 de Marzo de 2015 la empresa Arrendinmuebles R.S recibe 1.200.000 por concepto de arriendos de una bodega de la empresa Rondita R.S IVA incluido por el mes de Abril, Mayo y Junio, Nos pagan de contado. 1. Contabilizamos el total (1.200.000) de lo que recibimos por anticipado CODIGO CUENTA DEBITO CREDITO 2705 Ingresos recibidos por anticipado 1.200.000 1105 Caja. 1.200.000 2. Amortizamos mes a mes el ingreso recibido por anticipado: MES DE ABRIL CODIGO CUENTA DEBITO CREDITO 2705 Ingresos recibidos por anticipado 400.000 4155 Actividades inmobiliarias, Empresariales y Alquiler. 400.000 MES DE MAYO CODIGO CUENTA DEBITO CREDITO 2705 Ingresos recibidos por anticipado 400.000 4155 Actividades inmobiliarias, Empresariales y Alquiler. 400.000 MES DE JUNIO CODIGO CUENTA DEBITO CREDITO 2705 Ingresos recibidos por anticipado 400.000 4155 Actividades inmobiliarias, Empresariales y Alquiler. 400.000 3. Luego nuestra cuenta de Ingresos recibidos por anticipado quedara totalmente saldada, y el total de la deuda se convertir en un Ingreso recibido por concepto de arrendamientos. AJUSTE POR INGRESOS POR COBRAR Cuando la empresa ha devengado una renta y no se ha cobrado, debe realizar un ajuste por el valor correspondiente. El valor de ingreso ya causado se convierte en un derecho de la empresa; Por ello debita una cuenta de activos denominada ingresos por cobrar y acredita la cuenta respectiva de ingresos. Ejemplo: Al finalizar el periodo contable, el seor Oswaldo Noruega no ha cancelado a la empresa el valor de un mes de arrendamiento por $900.000 de una fotocopiadora. CODIGO CUENTAS PARCIAL DB CR 1345 INGRESOS POR COBRAR 900.00 134530 Arrendamientos 13453070 Oswaldo Noruega 900.000 4220 ARRENDAMIENTOS 900.000 422010 Equipo de oficina 900.000 AJUSTES POR COSTOS Y GASTOS POR PAGAR Cuando una empresa se ha incurrido en un gasto y no se ha contabilizado, debe realizarse u ajuste por el valor correspondiente. El valor del gasto ya causado se convierte en un pasivo para la empresa. Por ello al contabilizar debita la cuenta de gastos y acredita la cuenta de costos y gastos por pagar. Ejemplo: Al finalizar el periodo contable se encuentran pendientes de pago a emsirva, registra los siguientes servicios: energa por $287.200, acueducto por $125.000 y gastos por $489.300. CODIGO CUENTAS PARCIAL DB CR 5135 SERVICIOS 901.500 513525 Acueducto y alcantarillado 125.000 513530 Energa 287.200 513555 Gastos 489.300 2335 COSTOS Y GASTOS POR PAGAR 901.500 233550 Servicios pblicos 901.500 AJUSTES PARA OBLIGACIONES LABORALES Con el fin de cuantificar el valor real de las prestaciones sociales a cargo de la empresa, al finalizar el periodo contable deben hacerse los clculos y asientos de ajustes por este concepto. Se liquidan las prestaciones causadas por cada trabajador, se compara con el valor total de la liquidacin de las prestaciones sociales con el valor registrado en libros. Se elabora el ajuste por el valor de la diferencia, acreditando o debitando la cuenta para obligaciones laborales, segn aumente o disminuya la provisin, utilizando como partida la cuenta de gastos. Ejemplo: El 31 de diciembre se realiza la liquidacin de prestaciones sociales de personal de la empresa y se compara con el saldo en libros para elaborar los ajustes correspondientes as: PRESTACIONES SOCIALES VALOR LIQUIDACIN VALOR LIBROS VALOR AJUSTE a. Cesantas 1384720 1118470 266250 b. Intereses sobre cesantas 166166 112890 53276 c. Vacaciones 120840 130700 (9860) CODIGO CUENTAS PARCIAL DB CR 5105 GASTOS DE PERSONAL 266.250 510530 Cesantas 266.250 2610 PARA OBLIGACIONES LABORALES 266.250 261005 Cesantas 266.250 CODIGO CUENTAS PARCIAL DB CR 5105 GASTOS DE PERSONAL 53.276 510530 Intereses sobre cesantas 53.276 2610 PARA OBLIGACIONES LABORALES 53.276 261010 Intereses sobre cesantas 53.276 CODIGO CUENTAS PARCIAL DB CR 2610 PARA OBLIGACIONES LABORALES 9.860 261015 Vacaciones 9.860 4250 RECUPERACIONES 9.860 425035 De provisiones 9.860 CODIGO CUENTAS DEBITO CREDITO 2610 PARA OBLIG. LABORA 1.384.720 261005 Cesantas 2510 CESANTIAS CONSOLIDADAS 1.384.720 CODIGO CUENTAS DEBITO CREDITO 2610 PARA OBLIG. LABORA 166.166 261010 Int/Cesantas 2515 INT/CESANTIAS 166.166 CODIGO CUENTAS DEBITO CREDITO 2610 PARA OBLIG. LABORA 120.840 261015 Vacaciones 2515 VACACIONES CONSOLIDADAS 120.840 AJUSTES POR INVENTARIOS DE MERCANCIAS EN EMPRESAS CON SISTEMA DE INVENTARIO PERIODICO Al finalizar el periodo contable, es necesario calcular el costo de ventas para determinar la utilidad bruta en ventas este valor se obtiene mediante el siguiente proceso: Acreditar 6205 y debitar 6135(comercio costo ventas) Debitar 6225 y acreditar 6135. Acreditar 1435 y debitar 6135. Debitar la cuenta de 1435 y acreditar 6135 por el mismo concepto. Con estos asientos queda registrado el costo de ventas que se obtiene mediante el juego de inventarios. 1 2 324 AJUSTES POR INVENTARIO DE MERCANCIAS EN LA EMPRESA CON SISTEMA DE INVENTARIO PERMANENTE INVENTARIO DE MERCANCAS Al presentarse un descuadre de los saldos de los libros y el inventario fsico se pueden presentar los siguientes eventos: 1. Inventario fsico (saldo mayor) 2. Libros (saldo menor) Ocurre cuando los proveedores entregan ms mercanca o a los clientes se les despacha menos, esto ocasiona un sobrante y se debe realizar un ajuste por la diferencia. EJEMPLO: En una tienda de barrio se compran 5 cubetas de huevos tipo AA con un valor por cubeta de 5.000 y 5 cubetas huevos tipo jumbo a un valor de 6.500. Se hace un conteo fsico de la mercanca existente y se compara con los registros en libros, se halla Un faltante en los huevos tipo jumbo, ya que en los libros hay un saldo de 5 cubetas y en el conteo fsico se encuentran 4 cubetas Jumbo. Un sobrante en los huevos tipo AA, ya que en los libros hay un saldo de 4 cubetas AA, y en el conteo fsico se encuentran 5 cubetas AA. Esto es ocasionado por error del vendedor ya que entrega una cubeta tipo jumbo pensando que era una cubeta AA. El valor faltante ser asumido por parte del vendedor. CODIGO CUENTA DEBITO CREDITO 1435 Mcia no fabricada por la empresa 5.000 4295 Diversos 5.000 Inventario fsico mayor que el valor en libros de la cuenta de mercancas Cuando por error los proveedores entregan mas mercancia o en caso contrario a los clientes se les despacha menos y no habiendo reclamo se presenta un sobrante y se realiza un ajuste por la diferencia. EJEMPLO: En al cuenta de mercancias se presenta un sobrante $ 250.000 por entregar menos mercancia y el cliente no reclamo esto se considera un ingreso. CODIGO CUENTA DEBITO CREDITO 1435 Mcia no fabricada por la empresa 250.000 4295 Diversos 250.000 429505 Aprovechamientos Inventario fsico mayor que el valor en libros de la cuenta de mercancas Se dan dos casos: 1. Porque las mercancas perdieron su peso de forma natural sea por deshidratacin etc. EJEMPLO: Se realizo el inventario fsico de mercanca se presenta un faltante de $ 245.000, ocasionado por deshidratacin. CODIGO CUENTA DEBITO CREDITO 6135 Comercio al por mayor y menor 245.000 1435 Mercanca no fabricada por la empresa 245.000 2. Perdida de mercancas por la irresponsabilidad del almacenista es eneste caso, el faltante va a cuenta de empleados. EJEMPLO: En el inventario fsico se presento un faltante de $ 500.000 ocasionado por descuido del almacenista. CODIGO CUENTA DEBITO CREDITO 1365 Cuentas por cobrar a trabajadores 500.000 16530 Responsabilidades 1435 Mercanca no fabricada por la empresa 500.000 CODIGO CUENTA DEBE HABER 6135 COMERCIO AL X + Y - 245.000 1435 MCIA NO FAB. POR LA EMP 245.000 TASA DE CAMBIO Son los valores presentados en moneda extranjera, debe ajustarse con base en la tasa de cambio de la respectiva moneda COTIZACION DE UVR Los valores expresados en UVR se ajustan con base en su cotizacin al final del mes o ao con cargo o gastos AJUSTES A LA UNIDAD DE MEDIDA COTIZACION DE UVR Los valores expresados en UVR se ajustan con base en su cotizacin al final del mes o ao con cargo o gastos PACTO DE REAJUSTE Cuando los ttulos, derechos o inversiones y deudas tengan un pacto de reajuste deben ajustarse por el valor del % pactado ACTIVOS EN MONEDA EXTRANJERA O POSEIDOS EN EL EXTERIOR El valor del ajuste es igual al valor del activo representado segn la tasa de cambio ACTIVOS EN UVR CON PACTO DE REAJUSTE Cuando el valor de activo se encuentre re expresado en UVR se debe reajustar la diferencia con base en unas tablas COMPROBANTE DE AJUSTES Es el documento que resume los ajustes correspondientes a un periodo contable. Las partes y el proceso de elaboracin son las mismas del comprobante de contabilidad por contener nicamente y se traslada a la columna de ajustes de la hoja de trabajo como ajustes. HOJA DE TRABAJO Es un informe en borrador preparado por el contador al final de cada periodo contable y que le permite obtener los datos exactos para la elaboracin de los estados financieros. Este informe puede diligenciarse a lpiz utilizando una hoja columnaria en la cual se registraran los siguientes elementos: 1 razon social o nombre de la empresa y la fecha de corte de cuentas 2 columna sencilla identificada como cdigo en la cual se escriben loscdigos numricos de cada una de las cuentas(4 dgitos) utilizadas en lacontabilidad de la empresa de acuerdo con el plan nico de cuentas. 3 columna sencilla identificada como cuentas, en la cual se escriben losnombres de cada una de las cuentas utilizadas en la contabilidad de laempresa durante el perodo contable. 4 columna doble identificada como balance de prueba o balance decomprobacin, en la cual se escribirn los saldos dbitos o crditos antesde ajustes de cada una de las cuentas utilizadas en la contabilidad de laempresa, valores que son tomados del libro mayor y balances. 5 columna doble identificada como ajustes, en la cual se registrarn losmovimientos tanto dbitos como crditos de las cuentas que seafectaron con los ajustes contables y ajustes integrales por inflacin,valores que se toman directamente de los comprobantes de ajustes. 6 columna doble identificada como balance ajustado, en la cual seescribirn los saldos dbitos o crditos de cada una de las cuentas.estos saldos se calcularn as:si la cuenta es de naturaleza dbito, se toma el saldo de comprobacindbito, se le suman el ajuste debito y se le resta el ajuste crdito.si la cuenta es de naturaleza crdito, se toma el saldo de comprobacincrdito, se le resta el ajuste dbito y se le suma el ajuste crdito 7 columna doble identificada como cierres, en la cual se trasladarnen forma contraria los saldos ajustados de todas las cuentas deresultado, es decir aquellas cuentas que presenten saldo ajustadodbito, este saldo se escribir en la columna crdito, y las cuentas quepresenten saldo ajustado crdito, su saldo se escribir en la columnadbito.