Od Aprovechamiento Del Tiempo

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  • 1. Aprovechamiento del tiempo Curso: Administración Efectiva del Tiempo
2. El Tiempo
  • Una de las habilidades de mayor importancia para optimizar las posibilidades de éxito, es saber utilizar el más valioso recurso que se tiene:EL TIEMPO .
  • Nos vemos esclavos del tiempo, porque a veces carecemos de una cultura de la Administración del Tiempo y nos dedicamos a atender lo urgente en lugar de lo importante.
3. Algunos mitos sobre el tiempo
    • Todos los trabajadores independientemente de su labor tiene mitos sobre la utilización del tiempo.Veamos algunos de ellos.
    • Las decisiones lentas y demoradas son mejores.
    • Quien tiene mucho trabajo es más productivo.
    • El tiempo está en contra nuestra.
    • No hay tiempo suficiente.
    • Que rápido se ha ido el tiempo.
4. Las realidades
    • Las mejores decisiones son las que se planean, se evalúan, se ejecutan y se controlan.
    • El más productivo es el que es más eficiente y eficaz.
    • El tiempo está de nuestro lado... cuando lo organizamos.
    • Todos contamos con el mismo tiempo.
    • El tiempo se queda, nosotros nos vamos.
5. Las tres pruebas del tiempo
  • Vamos a analizar tres pruebas que se relacionan con la capacidad de hacer un uso efectivo del tiempo.
  • Antes veamos algunos aspectos que se deben considerar para lograr superar estas pruebas.
6. Primer paso
  • El primer paso para lograr unmejor control del tiempo esanalizar la forma en que actualmente lo utilizo .
  • Se debe contar con información específica y confiable antes de que pueda determinar las oportunidades para mejorarlo.
  • La mejor manera de reunir la información es llevarse un registro del tiempo.
7. Segundo paso
  • Una vez anotada la información, debes de examinarla desde tres puntos de vista: necesidad, aptitud y eficiencia.
  • Esto le permitirá suspender ciertas tareas, delegar otras y/o encontrar formas de incrementar su eficiencia a través de la tecnología, procedimientos nuevos hábitos de trabajo personales.
8. Tercer paso
  • Con frecuencia, un cuidadoso análisis pueden proporcionarte otras ocho o diez horas a la semana para que puedas aprovecharlas en actividades de tu elección.
9. Primera prueba:
  • LA PRUEBA DE LA NECESIDAD:Primero, se debe examinar cada actividad para asegurarse de que sea necesaria (no solo agradable).
  • Es muy común seguir haciendo cosas que ya no son útiles.
  • Esta “prueba de la necesidad” debe ayudarle a reducir sus tareas a los elementos esenciales.
10. Segunda prueba:
  • LA PRUEBA DE LA APTITUD:Una vez identificadas las tareas esenciales, el siguiente paso es determinar quien debe hacerlas (por ejemplo, alguien que sea apropiado desde el punto de vista departamental y/o de nivel habilidad).
  • Es probable que descubra actividades que pudieran darse a otros, o que esté realizando actividades por debajo de su nivel de habilidad, las cuales podrían ser reasignadas.
11. Tercera prueba:
  • LA PRUEBA DE LA EFICIENCIA:EL tercer análisis estudia las tareas restantes, una vez satisfecho con el trabajo que le tocó hacer pregunte “¿Hay alguna forma mejor de hacerlo?”.
  • Esto e animará a buscar cómo realizar más rápidamente el trabajo, usar tecnologíam ás apropiada o establecer procedimientos para manejar actividades repetitivas.
12. Entonces
  • Para poder combatir los problemas que se enfrentan a diario en la utilización de este importante recurso, vamos a conocer algunos principios básicos que pueden ser útiles para administrarlo en forma eficiente.
13. Principios
  • Hacer una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilización efectiva del tiempo.
14. Principios
  • Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeación del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados.
15. Principios
  • Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20 minutos de labores,en planear el día siguiente.
16. Principios
  • El tiempo del ejecutivo rara vez se utiliza exactamente como el lo planea.
  • Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos.
17. Principios
  • Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, más que por la pura casualidad.
18. Principios
  • El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los ejecutivos deben utilizar su tiempo en relación a la importancia de sus actividades
19. Principios
  • El establecer un determinado tiempo o fechas limites para cumplir con los compromisos de los ejecutivos, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisión y a la tardanza.
20. Principios
  • Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad.
21. Principios
  • No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con resultados.
22. Principios
  • El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situación en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.
23. Principios
  • Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito que desperdicia tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presión de las fechas límite establecidas.
24. Principios
  • Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible.
25. Principios
  • Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repetición de acciones y reducir las interrupciones a un mínimo como contestar o hacer llamadas telefónicas.
26. Principios
  • El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar correctamente el tiempo.
27. Principios
  • El registro de como se piensa utilizar el tiempo en el día, en la semana o en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del registro del tiempo, como confiar en la memoria o establecer metas irreales.
28. Características del quienes administran eficientemente el tiempo:
  • Ahora vamos a analizar las características de personas eficientes.
  • Analizaremos algunos elementos que son fundamentales y que todo buen profesional debe tomar en consideración en su trabajo.
29. Características del quienes administran eficientemente el tiempo:
  • El 80% de los asuntos que llegan al escritorio los manejan en forma inmediata, los eliminan si no tiene ninguna utilidad, los delegan si es el caso y los toman bajo su control si lo consideran necesario.
30. Características del quienes administran eficientemente el tiempo:
  • Recopilan toda la información existente sobre el tema en cuestión, e invitan a una mesa de trabajo a los involucrados y expertos en la materia de la empresa.
31. Características del quienes administran eficientemente el tiempo:
  • Delegan con claridad y precisión para asegurase que se ha comprendido lo asignado.
32. Características del quienes administran eficientemente el tiempo:
  • Establecen los objetivos de las decisiones que se tomen.
33. Características del quienes administran eficientemente el tiempo:
  • Establecen los posibles cursos de acción que permitan alcanzar los objetivos en el tiempo más corto.
34. Características del quienes administran eficientemente el tiempo:
  • Definen alternativas de acción y previenen posibles consecuencias positivas y negativas.
35. Características del los ejecutivos que administran eficientemente el tiempo:
  • Analizan y eligen la que parece la mejor opción en cada caso.
36. Características del quienes administran eficientemente el tiempo:
  • Llevan un control de lo delegado, mediante informes sobre lo realizado, para asegurase que se están logrando los resultados planeados.
37. Características del quienes administran eficientemente el tiempo:
  • Dan seguimiento diario a la lista de pendientes importantes.
38. Recuerde que:
  • La administración del tiempo es esencialmente un esfuerzo de grupo que requiere la coordinación de actividades, el ayudarse unos a otros, la sincronización conjunta de esfuerzos para asegurar los resultados esperados.
39. Recuerde que:
  • Administrar el tiempo eficazmente, es un “don”, que se puede desarrollar por la mayoría de las personas que se lo propongan.
40. Más información en www.auladeeconomia.com
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Presentación sobre el tema de la administración del tiempo