Manejo Efectivo del Tiempo

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Manejo Efectivo del Tiempo

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  • 1. Manejo Efectivo del Tiempo Sistema Universitario Ana G. Mndez Vicepresidencia de Recursos Humanos Sra. Marisol Muiz, Recurso 18 de abril de 2007

2. Presentacin de los Asistentes

  • Duracin: 10 minutos.
  • Proceso
    • Mencionar
      • Decir su nombre
      • Area de trabajo
      • Mencionar un adjetivo positivo que empiece con la primera letra de su nombre.
    • Cada 5 personas damos un aplauso

3. En qu piensa cuando escucha la palabra tiempo? 4. El tiempo es oro 5. Tiempo

  • Todo el mundo tiene 24 horas diarias y 168 horas en la semana para: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

6. Por que hay personas que hacen ms cosas en la misma cantidad de horas laborales.

  • Por hbitos personales que han desarrollado.
  • Trabajan ms inteligentemente.
  • Conocen como lo invierten
  • Controlan su tiempo
  • Aceptan la realidad del tiempo
  • No malgastan el tiempo

7. Realidad

  • El tiempo es el recurso ms escaso que existe a menos que se maneje adecuadamente.
  • No se puede hacer nada para crear ms tiempo.
  • No se puede volver a encontrar el tiempo perdido.
  • No debemos malgastarlo.
  • Debemos valorarlo.

8. Desarrollando Hbitos (Steven Covey, 7 Hbitos de la Gente Eficaz) Habitos Conocimiento que, por que Deseo Querer Habilidad Como 9. Requisitos para que el cambio sea exitoso

  • Convencimiento
  • Compromiso
  • Disciplina
  • Cooperacion

conocimiento 10. Registro del tiempo

  • Escriba todas las cosas que hizo el da de ayer.
  • Sea especfico en identificar los horarios y el tiempo que invirtio en cada una de las actividades.
  • Con quin la realiz.Si aplica
  • Que calificacin se dara, del 1 al 5.Donde 5 es la calificacin ms alta.

11. Registro de tiempo Actividad Tiempo Persona(s) Calificacin (1-5) 12. Cmo invertir mejor nuestro tiempo?Cumpliendo prioridades

  • Consegu realizar mis tareas prioritarias
  • Qu fue lo que me impidi realizarlas
  • Quin o qu me occasiona las principales interrupciones
  • Cmo puedo eliminarlas
  • Qu puedo hacer para evitar que vuelvan a producirse esos elementos que me hacen perder el tiempo
  • Qu puedo hacer para ser ms eficaz y productivo
  • Cunto tiempo perd en actividades que no tena que hacer
  • Qu actividades odia hacer otra persona

13. Dedico tiempo a las cosas importantes para m

  • De acuerdo a lo que es importante para m es que establezco las prioridades.
  • Qu aspectos valora?
    • Profesional
    • Financiero
    • Familiar
    • Social
    • Espiritual
    • Intelectual
    • Fsico

14. Recuerda

  • Establecer un balance entre tus valores y los de la instituci 162n.
  • Tienes que organizar tu tiempo para cumplir con lo que la organizacin espera de t y con lo que para ti es importante.

15. Beneficios de manejar efectivamente el Tiempo

  • Nos sentimos realizados al hacer todo lo que tenamos que hacer.
  • El manejo de tiempo provee estructura a la vida y paz a la mente.
  • El manejo adecuado de tiempo ayuda a acordarse de las obligaciones, reuniones y eventos o fechas especiales.
  • El manejo adecuado de tiempo le ofrece a la gente un sentido de control a la vida.

16. Beneficios de administrar efectivamente el Tiempo

  • El manejo adecuado del tiempo reduce el estrs que nos provoca el tener que cumplir con tantas demandas en 24 horas.
  • Los empleados pueden realizar mejor calidad en su horario diario.
  • Los departamentos y equipos pueden cumplir con las fechas mas facilmente.
  • La institucion puede atender mejor los clientes sin aumentar el personal, el equipo o el espacio de oficina.

17. CuestionarioCun bien manejas el tiempo? 18. Los Robatiempos

  • Identifica todas las situaciones internas o externas que te quitan tiempo para realizar los deberes y responsabilidades.

19. Robatiempos

  • Socializacin excesiva con los colegas.
  • Llegar tarde e irse temprano.
  • LLamadas personales al trabajo o al celular.
  • Revizar constantemente los correos electrnicos.
  • Bajar el nivel de productividad.
  • Falta de adiestramiento formal.
  • Reuniones innecesarias o mal planificadas.
  • Hacer negocios durante horas laborales.
  • No delegar.
  • Distracciones personales.

20. Robatiempos

  • Visitantes
  • Llamadas telefnicas
  • Vagancia
  • Crisis
  • Cambios de prioridades
  • Esperas
  • Comunicacin inefectiva
  • Desorganizacin
  • Fallas mecnicas
  • Tapn
  • Indecisiones
  • Chismes

21. Robatiempos

  • No delegar
  • Falta de objetivos claros
  • No gustarle su trabajo
  • Personalidad
  • Autoridad confusa
  • Incapacidad de decirNo
  • Falta de autodisciplina
  • Perfeccionismo
  • Irse al detalle
  • Compromisos sociales
  • Preocupaciones
  • Chismes
  • Chistes
  • Procrastinar
  • Desorganizacin
  • Actitudes negativas

22. Ejercicio

  • Coloque en la Matriz de Administracin del Tiempo las actividades que realiz ayer.
  • Considere su importancia y urgencia.

23. Matriz de Administracin del Tiempo Urgente No urgente Importante No importante Urgente / Importante No Urgente / Importante Urgente / No Importante No Urgente / No Importante 24. Cmo invertir mejor nuestro tiempo?

  • Prevenir urgencias
  • Decir no
  • Establecer prioridades
  • Delegar
  • No procrastinar
  • Mentalidad de Mejoramiento Continuo
  • Evaluar nuestro registro de tiempo
  • Leer los emails en AM
  • Organizarse (Outlook)
  • Tener las metas claras
  • Controlar las reuniones
  • Compromiso con la Vision y Mision
  • Actitudes correctas
  • Mentalidad de trabajo en equipo
  • Evitar interrupciones
  • Revisar el calendario de trabajo antes de irse
  • Tener o Proveer agenda para todas las reuniones
  • Puntualidad
  • Realizar reuniones efectivas

25. Cmo invertir mejor nuestro tiempo?

  • Calendarizares el secreto para que las cosas ocurran.Planificar es la intencin.
    • Planificar es decidir qu vamos a hacer.
    • Calendarizar es decidir cundo lo vamos a hacer.

26. Cmo invertir mejor nuestro tiempo?

  • Delegando efectivamente
    • Carifique la tarea
    • Especifique el mbito de restriccin
    • Permita que el empleado participe
    • Comunique al mbito de poder las tareas que deleg
    • Establezca controles
    • De surgir problemas insista en recomendaciones

27. Delegar con responsabilidad

  • Delegarnosinifica renunciar a la responsabilidad personal como supervisor.
  • Significa obtener los resultados motivando a los empleados para lograr que se inspiren a realizar un trabajo que es responsabilidad del supervisor.

28. Beneficios al delegar

  • Tener ms tiempo para realizar las tareas que no se pueden delegar.
  • Motivar al desarrollo de lderes con conocimiento.
  • Establecer relaciones de confianza.
  • Cumplir con las metas y objetivos de su rea de trabajo.

29. Puedo delegar si:

  • Hay alguna persona que puede hacer el trabajo mejor que yo.
  • Hay alguna persona que aunque realice las tareas mas lentas puede realizarlas efectivamente y las actividades no son urgentes.
  • Hay alguna persona que puede beneficiarse en su desarrollo.
  • Hay alguna persona que tiene el deseo de aprender.
  • Yo no puedo realizar esa actividad hoy.

30. Recuerde

  • Delegar en la persona adecuada
  • Evaluar lo delegado
  • Delegar los trabajos que a usted le gusta realizar y los que no.
  • Ser proactivo. Prevenir
  • Delegar actividades completas
  • Especificar los resultados esperados.
  • Verificar que la persona sabe realizar el trabajo.
  • Confiar en la persona.
  • Permitir la participacin en el proceso.
  • Informar a los dems que deleg esa tarea.

31. Encuentre

  • Mencione todos los participantes del adiestramiento que:
    • tienen reloj de oro
    • tienen las uas pintadas de rojo
    • tienen espejuelos
    • cumplen aos este mes
    • tienen pauelo
    • tienen mascotas en su hogar
    • tienen agenda

32. Reflexin

  • El ayer se fu para siempre, el da de hoy durar un instante, el maana depende de lo que se haga hoy
  • El pasado es historia .
    • El futuro es misterio.
    • Hoy es un regalo,
    • Por eso se le llama
    • Presente .
    • Fish