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Fases de la auditoria administrativa

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Descripción del de las fases y elementos a revisar y llevar a cabo en una auditoria administrativa
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  • 1. ETAPAS PLANEACIÓN Son lineamientos de carácter general que regulan la aplicación de la auditoria administrativa, para garantizar que la cobertura sea suficiente, pertinente y relevante. Se determinan los objetivos y alcance de la auditoria, el tiempo que requerirá, los criterios a seguir, la metodología a aplicarse y la definición de los recursos que serán necesarios para garantizar que el examen cubra las actividades más importantes de la empresa, los sistemas y sus correspondientes controles gerenciales OBJETIVO:Establecer las acciones que se deben desarrollar para instrumentar o llevar a cabo la auditoria en forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para lograr en tiempo y forma los objetivos establecidos. PLANEACION EVALUACION EXAMEN PRESENTACIÓN IMPLANTACION SEGUIMIENTO
  • 2. FASES DE PLANEACIÓN: 1. Factores a revisar 2. Fuentes de información • Internas • Externas 3. Investigación preliminar 4. Preparación del proyecto de auditoría • Propuesta técnica • Programa de trabajo • Asignación de la responsabilidad 5. Diagnóstico preliminar CARACTERÍSTICAS PARTICULARES:  Definición del objetivo/Estudio  Secuencia de su desarrollo (Diagnostico Administrativo)  Elaboración del programa de diagnostico  Aprobación del programa  Desarrollo del diagnostico  Definición del objetivo (P.A., F.P.)  Determinación:  Alcance  Personal  Tiempo  Técnicas, medios a utilizar y herramientas  Aprobación del plan de auditoria FACTORES A REVISAR: A) PROCESO ADMINISTRATIVO: Verificar si se incorporan las etapas del proceso administrativo y se definen los componentes que los fundamentan o complementan, los cuales permiten realizar un análisis lógico de la organización de su secuencia y relación. (Razón de ser de cada fase) 1. Planes y objetivos 2. Estructura organizacional 3. Políticas y practicas 4. Sistemas y procedimientos 5. Métodos de control 6. Formas de operación 7. Potencial humano y elementos físicos empleados
  • 3. PLANEACIÓN. Propósito estratégico: Definir el marco de actuación de la organización Factores a revisar: • Visión • Misión • Objetivos y metas • Estrategias/Tácticas • Políticas y procedimientos • Programas • Enfoques • Niveles • Horizonte ORGANIZACIÓN. Propósito estratégico: Diseñar e instrumentar la infraestructura para el funcionamiento de la organización Factores a revisar: • Estructura organizacional • División de funciones • Distribución de funciones • Cultura organizacional • Recursos humanos • Cambio organizacional • Estudios administrativos • Instrumentos técnicos de apoyo DIRECCIÓN. Propósito estratégico: Tomar las decisiones pertinentes para normar la gestión de la organización Factores a revisar: • Liderazgo • Comunicación • Motivación • Grupos/equipos de trabajo • Manejo del stress, conflicto y crisis • Información y tecnología • Toma de decisiones • Creatividad e innovación CONTROL. Propósito estratégico: Medición del progreso de las acciones en función del desempeño.
  • 4. Factores a revisar: • Naturaleza • Sistemas • Niveles • Proceso • Áreas de aplicación • Herramientas • Calidad B) ELEMENTOS QUE COMPLEMENTAN SU PROCESO O QUE SON PARTE DE SU FUNCIONAMIENTO: Verificar si se es Incluyen los elementos específicos que complementan el proceso administrativo, que enmarcan su fin y su función, permitiendo determinar su contribución particular al proceso en su conjunto y funcionamiento de la organización. - Sistemas - Proyectos - Coordinación - Proveedores - Almacén e Inventarios - Servicios generales - Distribución del espacio - Adquisiciones - Importaciones - Recursos financieros y contables - Producción - Comercialización - Investigación y desarrollo - Servicio a clientes - Asesoría interna - Asesoría externa  Adquisiciones: Abastecimiento de recursos  Distribución del espacio: Disposición de instalaciones para el trabajo  Proveedores: Suministro de Insumos  Recursos financieros y contabilidad: Manejo de registros y control de recursos  Informática: Manejo alterno de información  Asesoría interna: Asistencia para mejorar el desempeño FUENTES DE INFORMACION: Son las Instancias a las que se puede recurrir para captar información que se registra en P.T., • Internas • Órganos de gobierno • Órganos de control interno
  • 5. • Socios • Niveles de organización • Unidades estratégicas de negocio • Órganos colegiados y equipos de trabajo • Sistemas de información • Externas • Órganos normativos (oficiales y privados) • Competidores , proveedores, clientes o usuarios actuales y potenciales • Grupos de interés • Organizaciones lideres en el mismo giro industrial, nacionales e internacionales que dicten normas regulatorias de calidad • Redes de información en el mercado global INVESTIGACION PRELIMINAR: En esta fase es necesario revisar la documentación técnica y legal, información del campo de trabajo y toda clase de documentos relacionados con los factores predeterminados, así como el primer contacto con la realidad. Se lleva a cabo la formulación de los objetivos, estrategias, acciones a seguir o tiempos de ejecución, permite perfilar algunos problemas que podrían surgir y brindar otra perspectiva Para llevarla a cabo de forma adecuada es necesario tomar los siguientes criterios Necesidad De Criterios: 1. Determinar las necesidades especificas 2. Identificar los factores que requieren atención 3. Definir estrategias de acción 4. Jerarquizar prioridades en función del fin que persigue 5. Describir la ubicación, naturaleza y extensión de los factores 6. Especificar el perfil del auditor Es importante estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido. PREPARACIÓN DEL PROYECTO DE AUDITORÍA En base a la información preliminar se procede a preparar la información para su instrumentación, Incluyendo: 1. Propuesta técnica 2. Programa de trabajo 3. Asignación de la responsabilidad
  • 6. 1. PROPUESTA TÉCNICA:  Naturaleza (tipo)  Alcance (áreas)  Antecedentes (recuentos previos y mejoramientos)  Objetivos (logros pretendidos)  Estrategia (orientación-acción-asignación)  Justificación (necesidad de instrumentación)  Acciones (actividades necesarias)  Recursos (h-m-t)  Costo (recursos financieros)  Resultados (beneficios esperados)  Información Complementaria (material-investigación-apoyo) 2. PROGRAMA DE TRABAJO:  Identificación (nombre)  Responsable (s) (a cargo)  Área (universo bajo estudio)  Clave (numero progresivo)  Actividades (pasos captación-examen información)  Fases (orden secuencial actividades)  Calendario (asignación-inicio-final-cada fase)  Representación gráfica (descripción cuadros-imágenes)  Formato (presentación)  Reportes de avance (seguimiento)  Periodicidad (tiempos-avances-información). 3. ASIGNACIÓN DE LA RESPONSABILIDAD Con base a la magnitud o grado de complejidad, se asignará al auditor o equipo de auditores que se estime conveniente. Debiendo reunir los conocimientos necesarios y la experiencia necesaria para una implementación. - Capacitación: Información, proceso, preparación-aplicación-implementación - Actitud: Labor de investigación-amabilidad-discreción. Para el personal asignado:  Objetivo que se persigue  Áreas involucradas  Calendarización de actividades  Documentos soporte  Inventario estimado de información a captar  Distribución de cargas de trabajo  Registro de información  Forma de reportar  Mecanismos de coordinación y supervisión.
  • 7. Integrando el personal y niveles de decisión, mandos, operativos, según el área, equipo de trabajo, apoyos visuales, técnicos y pedagógicos, promoviendo un clima de confianza y colaboración. DIAGNOSTICO PRELIMINAR. Es la percepción que el auditor tiene de la organización como producto de su experiencia y visión; en base a esto se prepara un marco de referencia el cual fundamente la necesidad de auditar, considerando para ellos los siguientes elementos:  Génesis de la organización. (Creación, cambios, manejo, delegación de facultades)  Infraestructura. (Procesos-funciones, modificaciones de estructura, nivel de desarrollo tecnológico)  Formas de operación. ( Desempeños, logros, expectativas, procesos de toma de decisiones)  Posición competitiva. (Naturaleza, dimensión, sector, giro, competencias centrales, clientes, proveedores) EXAMEN:  Recopilación de información:  Técnicas de recolección o Investigación documental o Observación directa o Acceso a redes de información o Entrevista o Cuestionarios o Cédulas Medición  Papeles de trabajo  Evidencia  Supervisión del trabajo En esta etapa se inicia la ejecución de los programas para obtener la información necesaria del área sujeta a revisión. Es de selección y aplicación de las técnicas de recolección que se estimen viables de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoria, selección de instrumentos de medición que se emplearan, manejo de papeles de trabajo y evidencia, así como supervisión para una coordinación eficaz.
  • 8. Esto es: RECOPILACION DE INFORMACION TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN: Es la manera de enfocarse al registro de todo tipo de hallazgo y evidencia que haga posible su exámen objetivo. Esta Información es para emplear sola o en combinación de las siguientes técnicas. A) Investigación documental:  Normativa  Administrativa  Mercado  Ubicación geográfica  Estudios financieros  Situación económica  Comportamiento del consumidor B) Observación directa: Revisión física, para conocer las condiciones laborales y clima organizacional imperante. C) Acceso a redes de información: Para detectar información operativa o normativa y facilitar el intercambio electrónico de datos, manteniendo una relación interactiva. D) Entrevistas: - Saber que se quiere y tener claro el propósito y sentido - Establecer anticipadamente la distribución del trabajo - Concertar previamente la cita - Atender el compromiso - Clasificar la información obtenida - Registrar la información por escrito en una bitácora E) Cuestionarios: Serie de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por capítulos con el propósito de mostrar la interrelación y conexión entre las diferentes áreas y rubros que brinden un perfil completo de la organización F) Cédulas: Están integradas por formularios que incluyen casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupación y división de su contenido para su revisión y análisis. Permiten abrir el rango de captación de información y comparar conceptos en las respuestas facilitando su análisis de resultados
  • 9. Métodos o escalas de Medición. Escalas de medición para garantizar la confiabilidad y validez de información registrada.  Papeles de trabajo  Evidencia  Supervisión del trabajo Estipuladas en la planeación, y su variedad, uso y precisión = acciones del auditor. EVALUACIÓN:  Propósito  Procedimiento  Técnicas de análisis administrativo  Formulación del diagnostico administrativo PROPOSITO Y PROCEDIMIENTO: En esta etapa, se aplican procedimientos y técnicas de análisis administrativo para evaluar la información obtenida en la fase de instrumentación-exámen para emitir conclusiones tomando en cuenta lo siguiente: a) Concentración de información obtenida b) Clasificación de la información c) Evaluación de resultados d) Determinación de soluciones TECNICAS DE ANALISIS ADMINISTRATIVO: Se realiza en base a una: A. Base conceptual.- Establecer naturaleza y magnitud de necesidades, identificación de factores en sus funciones, determinación de recursos disponibles, cauce de acciones B. Marco de referencia.- Partiendo del diagnostico preliminar se determinan las bases de actuación de las variables y estrategias. C. Contenido.- Para que el diagnostico administrativo aporte elementos de decisión se deben incorporar los siguientes aspectos:
  • 10. • Contexto: Fisonomía de la empresa de acuerdo a su situación actual y su trayectoria • Información operativa: Gestión de funciones, procesos y proyectos, análisis del proceso administrativo • Desempeño: Comportamiento, resultados, manejo de indicadores y de gestión • Estrategia competitiva: Enfoques, procesos, habilidades, propósitos • Liderazgo: Cultura organizacional, trabajo en equipo, calidad de vida • Perspectivas: Estructura, oportunidades de negocio, potencial de innovación, control estratégico. FORMULACION DEL DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO. Para realizar adecuadamente el Diagnóstico Administrativo, es necesario llevar un orden lógico para lograr recopilar e interpretar adecuadamente la información y cumplir con los objetivos deseados, difícilmente se podrán obtener si no existen parámetros de evaluación que indiquen los aspectos que se deben evaluar. PRESENTACION (INFORME).  Aspectos operativos  Lineamientos generales para su preparación  Tipos de informe – General – Ejecutivo – De aspectos relevantes  Propuesta de implantación • Programa • Métodos • Integración de recursos • Ejecución del programa  Presentación del informe INFORME: Es la narración escrita sobre los resultados que se obtienen de una revisión. Es la prueba de sugerencias y acuerdos tomado; señalando los hallazgos, conclusiones y recomendaciones de la auditoria; debiendo contener información respecto de la magnitud de los hallazgos, y la frecuencia con que se presentan en relación con el número de casos o transacciones revisadas en función de las operaciones realizadas, sustentadas por evidencia competente, relevante y debidamente documentada, debiendo reunir: - Objetividad: Visión imparcial de los hechos - Oportunidad: Disposición de la información en tiempo y lugar - Claridad: Fácil comprensión del contenido - Calidad: Apego a las Normas de calidad - Lógica: Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas
  • 11. ASPECTOS OPERATIVOS: Revisar antes de la entrega final los siguientes aspectos: • Introducción (criterios emprender y ejecutar) • Antecedentes (génesis y actualidad) • Justificación (necesidad de aplicación) • Objetivos de la auditoria (razones y fines) • Estrategias (acciones y recursos) • Recursos (requerimientos) • Costo (R.F. utilizados) • Alcance (ámbito, profundidad, cobertura) • Acciones (actividades) • Metodología (técnicas-indicadores) • Resultados (hallazgos y evidencia) • Conclusiones y Recomendaciones • Alterativas de implantación (programas y métodos) • Desviaciones significativas (según Normas) • Opiniones de los responsables de las áreas auditadas (puntos de vista) • Asuntos especiales (asuntos de estudio) LINEAMIENTOS GENERALES PARA SU PREPARACION. Es necesario que el informe se presente de forma oportuna, prestando atención a la formulación de criterios susceptibles de llevarse a la práctica y con visión estratégica, tomando en cuenta los siguientes aspectos: a) Objetiva al llegar a las conclusiones y recomendaciones finales b) Ponderar las soluciones propuestas para determinar su practicidad y viabilidad c) Explorar diferentes alternativas para transmitir las causas y efectos inherentes a los hallazgos, para traducirlas en recomendaciones preventivas o correctivas d) Homogeneizar la integración y presentación de los resultados para que exista coherencia entres los hallazgos y los criterios para su atención e) Aprovechar el apoyo para fundamentar sólidamente los resultados f) Establecer las bases para constituir un mecanismo de información permanente g) Crear conciencia en los niveles de decisiones, de la importancia del cumplimiento de las medidas recomendadas h) Establecer forma y contenido de los reportes para el seguimiento de acciones i) Tomar en cuenta los resultados de auditorías anteriores, para evaluación del tratamiento y acciones tomadas en la implementación de resultados.
  • 12. TIPOS DE INFORME  Informe general  Informe ejecutivo  Informe de aspectos relevantes INFORME GENERAL. Debe contener:  Responsable  Introducción  Antecedentes  Técnicas empleadas  Diagnostico  Propuesta  Estrategia de implementación  Seguimiento  Conclusiones y recomendaciones  Apéndices o anexos INFORME EJECUTIVO Debe contener:  Responsable  Periodo de revisión  Objetivos  Alcance  Metodología  Síntesis  Conclusiones INFORME DE ASPECTOS RELEVANTES: Se integra con base a un criterio de selectividad que considerando aspectos que reflejan obstáculos, deficiencias o desviaciones captadas durante el examen de una empresa, mediante este informe se puede analizar y evaluar: • Proceso de aplicación de la auditoria • Observaciones relevantes • Auditoria en proceso, reprogramada o replanteada • Horas hombre utilizadas • Causa y efectos de las observaciones formuladas • Posibles causas que se pueden derivar de las observaciones formuladas Para la ayuda en la toma de decisiones se puede presentar acompañado de un informe general o ejecutivo.
  • 13. PROPUESTA DE IMPLEMENTACION La implementación de las recomendaciones constituye uno de los aspectos clave para afectar en forma efectiva a la organización, ya que representa el momento de transformar las propuestas en acciones específicas para cumplir con el propósito de la auditoria Se realiza en 3 fases: 1. Preparación del programa: 2. Métodos de implementación 3. Integración de recursos PREPARACIÓN DEL PROGRAMA:  Determinar las actividades que deben efectuarse y la secuencia de su realización  Establecer el tiempo de duración de cada actividad y el total de la implementación  Estimar los requerimientos de personal, instalaciones, mobiliario y equipo  Delimitar claramente las responsabilidades del personal responsable de la ejecución MÉTODOS DE IMPLEMENTACIÓN o Instantáneo o Proyecto piloto o En paralelo o Parcial o por aproximaciones sucesivas o Combinación de métodos SEGUIMIENTO:  Objetivo general  Lineamientos generales  Acciones específicas  Criterios para la ejecución de auditorías de seguimiento OBJETIVO GENERAL: Comprobar los resultados de las medidas implantadas y en su caso sugerir las medidas correctivas necesarias para su mejor efectividad.
  • 14. LINEAMIENTOS GENERALES  La responsabilidad de seguimiento debe ser definida por escrito dentro del informe o por medio de un manual  Las actividades de seguimiento deberán ser incluidas en el plan de trabajo del grupo de auditoria  Diseñar los programas específicos de seguimiento a fin de asegurar la cobertura de todo el proceso  La administración es responsable de tomar las acciones correctivas sobre los hallazgos u observaciones de auditoría reportados ACCIONES ESPECÍFICAS Enfocarse a cierta área o función, definiendo por escrito, las acciones a seguir en cuanto a: - Personal - Actividades - Papeles de trabajo - Tiempo - Programas o proceso - Avances y resultados CRITERIOS PARA LA EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS DE SEGUIMIENTO. Hacer una revisión periódica del sistema para evitar la obsolescencia del mismo, lo cual afectaría en forma directa la eficiencia de la organización.
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